Luận văn tốt nghiệp Kinh tế xây dựng: Quản lý chi phí dự án Hồng Thịnh Residence Project bằng hệ thống PMS - ERP

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:154

Thêm vào BST

Báo xấu

22
lượt xem 15
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Đề tài "Quản lý chi phí dự án Hồng Thịnh Residence Project bằng hệ thống PMS - ERP" nghiên cứu giới thiệu khái quát cơ sở pháp lý về Quản lý chi phí thực hiện dự án của nhà thầu; giới thiệu về Tập đoàn Hòa Bình và dự án Hồng Thịnh Residence Project; quản lý chi phí dự án Hồng Thịnh Residence Project bằng hệ thống PMS

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn tốt nghiệp Kinh tế xây dựng: Quản lý chi phí dự án Hồng Thịnh Residence Project bằng hệ thống PMS - ERP

TRƯỜNG ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI TP. HỒ CHÍ MINH KHOA KINH TẾ VẬN TẢI LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN HỒNG THỊNH RESIDENCE PROJECT BẰNG HỆ THỐNG PMS - ERP Ngành: KINH TẾ XÂY DỰNG Chuyên ngành: KINH TẾ XÂY DỰNG Giảng viên hướng dẫn : Th.S Trần Phú Lộc Sinh viên thực hiện : Trần Thị Diễm My MSSV: 1754020099 Lớp: KX17 TP. Hồ Chí Minh, 2022 Trang 1 | 154
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan luận văn “Quản lý dự án” là bài luận văn của tôi. Bảng khảo sát, kết quả khảo sát và phân tích dữ liệu đều mang tính trung thực. Kết quả cuối cùng mà luận văn này đạt được không có bất kỳ sự sao chép nào từ những bài báo hay luận văn trước đây. Sinh viên thực hiện Trang 2 | 154
MỤC LỤC CHƯƠNG 1 .......................................................................................................................... 9 CƠ SỞ PHÁP LÝ VỀ QUẢN LÝ CHI PHÍ ...................................................................... 9 1. Vòng đời dự án (Project Life Cycle) ............................................................ 9 2. Quản lý chi phí thực hiện dự án của nhà thầu .......................................... 10 2.1 Kế hoạch quản lý chi phí dự án của nhà thầu ............................................... 11 2.2 Lập dự toán chi phí ....................................................................................... 12 2.3 Quyết định ngân sách .................................................................................... 14 2.4 Kiểm soát chi phí ........................................................................................... 15 CHƯƠNG 2 ........................................................................................................................ 26 1. Giới thiệu về Tập đoàn Xây dựng Hòa Bình ............................................. 26 2. Giới thiệu về sự án ....................................................................................... 39 CHƯƠNG 3 ........................................................................................................................ 41 1. Giới thiệu chung về hệ thống quản lý chi phí............................................ 41 2. Quản lý chi phí dự án Hồng Thịnh bằng hệ thống PMS - ERP .............. 45 3. Kết luận. ...................................................................................................... 140 Trang 3 | 154
LỜI CẢM ƠN  Quá trình thực hiện luận văn tốt nghiệp là giai đoạn quan trọng nhất trong quãng đời mỗi sinh viên. Luận văn tốt nghiệp là tiền đề nhằm trang bị cho sinh viên những kỹ năng nghiên cứu, những kiến thức quý báu trước khi lập nghiệp. Đi qua những năm tháng của Giao thông vận tải, ta mới biết tuổi trẻ đáng trân trọng như thế nào. Trân trọng, không hẳn là vì có những lúc khó khăn tưởng chừng như gục ngã, không hẳn vì ta biết mình trưởng thành đến đâu mà đơn giản là vì ta đã làm tất cả điều đó cùng ai. Cảm ơn Giao thông vận tải! 4 năm, có lẽ chẳng đáng gì so với cuộc đời nhưng có thể đã là tất cả tuổi thanh xuân. Ai đó đã nói: “Không có ai đơn độc trên đỉnh thành công”, tốt nghiệp ra trường đâu đã phải thành công, nhưng có lẽ một mình cũng không làm được điều đó. Lời cảm ơn em xin chân thành gửi đến quý Thầy, Cô đã dành cho em tất cả sự tận tình, yêu thương. Cảm ơn thầy Trần Phú Lộc đã giúp em hoàn thành luận văn này một cách trọn vẹn nhất. Do kiến thức và khả năng lý luận còn nhiều hạn chế nên luận văn vẫn còn những thiếu sót nhất định. Rất mong nhận được những đóng góp của các thầy cô để luận văn tốt nghiệp của em được hoàn thiện hơn. Cuối cùng, em xin kính chúc các thầy cô giáo Ban lãnh đạo và các phòng ban chức năng Trường Đại học Giao thông vận tải TP.Hồ Chí Minh dồi dào sức khỏe và thành công trong sự nghiệp. TP.Hồ Chí Minh, ngày....tháng....năm 2022 Sinh viên thực hiện TRẦN THỊ DIỄM MY Trang 4 | 154
NHẬN XÉT GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… TP. Hồ Chí Minh, tháng 08 năm 2022 Chữ ký của GVHD TRẦN PHÚ LỘC Trang 5 | 154
NHẬN XÉT GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ..……………………………………………………………………………………………… … ………………………………………………………………………………………………… .. ………………………………………………………………………………………………… .. TP. Hồ Chí Minh, tháng 01 năm 2022 Chữ ký của GVPB Trang 6 | 154
LỜI MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài: Trong những năm qua, hoạt động xây dựng đã có sự phát triển mạnh mẽ, nhiều công trình xây dựng lớn được hoàn thành và đưa vào sử dụng đem lại những hiệu quả kinh tế - xã hội to lớn góp phần vào thành tựu chung của đất nước. Tuy nhiên so với tốc độ phát triển cao của hoạt động xây dựng thì việc hoàn thiện các văn bản pháp quy cũng như việc đào tạo nhân lực cho công tác lập, kiểm soát và quản lý chi phí xây dựng đã bộc lộ những bất cập cần có sự quan tâm, điều chỉnh thay đổi cho phù hợp. Có thể nhận thấy việc lập và quản lý chi phí xây dựng của nhiều dự án lớn trong thời gian vừa qua đã gặp nhiều khó khăn, không kiểm soát được. Đây là nhân tố gây ảnh hưởng nhiều tới tiến độ, chất lượng, là một trong những nguyên nhân gây lãng phí về thời gian, chi phí và ảnh hưởng đến hiệu quả đầu tư chung cần được nhìn nhận, đề cập một cách đúng mức. Một cách tổng quát, ngay từ yếu tố con người, từ hệ thống đào tạo loại hình nhân lực thực hiện công tác lập và quản lý chi phí trong xây dựng đến các văn bản pháp quy trong lĩnh vực này, hệ thống định mức áp dụng đã chưa thực sự đáp ứng được yêu cầu. Việc phân tích tổng hợp những nguyên nhân để tìm biện pháp giải quyết khắc phục, đổi mới trong lập và quản lý chi phí xây dựng là công việc cấp thiết cần làm. Ở trong nước, vấn đề kế hoạch nguồn lực gắn với tiến độ là một khó khăn thực sự khi mà hầu hết các nhà thầu phụ, nhà cung cấp đều có quy mô từ tầm trung trở xuống, hệ thống quản lý chưa được như mong muốn. Hệ thống PMS của HBC là công cụ hiệu quả để giải quyết vấn đề này. Nhận thức của Tập đoàn Hòa Bình là để tham gia cuộc chơi lớn thì đầu tiên phải nghĩ được điều lớn và khai thác được sự phát triển như vũ bão của công nghệ quản lý. Hệ thống PMS của Hòa Bình chính là điều mà Hòa Bình nghĩ và làm trong công cuộc áp dụng mô hình Công ty số hóa của thế hệ 4.0 vào một lĩnh vực không hề dễ là ngành xây dựng 2. Tình hình nghiên cứu Đã tìm hiểu và đang hoàn thành nội dung nghiên cứu. 3. Mục đích nghiên cứu: - Tổng quan thực trạng việc quản lý chi phí của cá dự án xây dựng. - Tìm hiểu khái niệm, quy trình của hệ thống PMS. Đồng thời nghiên cứu, đánh giá, quản lý dự án Hồng Thịnh Residence Project. 4. Nhiệm vụ nghiên cứu: Quản lý dự án bao gồm: quản lý hợp đồng, thanh quyết toán, tiến độ, rủi ro, nhân sự,.... Trang 7 | 154
5. Phương pháp nghiên cứu: - Là QS công trình tại dự án Hồng Thịnh Residence Project của tập đoàn Hòa Bình, trực tiếp làm việc và nghiên cứu trên hệ thống PMS. 6. Dự kiến kết quả nghiên cứu: 20/06/2022 – 27/06/2022 7. Tài liệu tham khảo: - Tài liệu ISO về hệ thống PMS của HBC và hệ thống quy chuẩn, tiêu chuẩn xây dựng hiện hành. - Biên dịch: Nguyễn Văn Tịnh (2014). Quản lý chi phí, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, Paul Roberts. 8. Kết cấu của LVTN: Gồm 3 chương Chương 1: Giới thiệu khái quát cơ sở pháp lý về Quản lý chi phí thực hiện dự án của nhà thầu Chương 2: Giới thiệu về Tập đoàn Hòa Bình và dự án Hồng Thịnh Residence Project Chương 3: Quản lý chi phí dự án Hồng Thịnh Residence Project bằng hệ thống PMS Trang 8 | 154
CHƯƠNG 1 CƠ SỞ PHÁP LÝ VỀ QUẢN LÝ CHI PHÍ Trong hoạt động đầu tư xây dựng, để nâng cao hiệu quả đầu tư xây dựng công trình thì công tác kiểm soát chi phí đầu tư xây dựng công trình phải được xem xét và coi trọng. Chi phí đầu tư xây dựng được hình thành gắn liền với các giai đoạn đầu tư xây dựng công trình, đảm bảo việc chi tiêu phù hợp với kế hoạch ngân sách, kịp thời ngăn chặn những thay đổi không đúng với dự án và kế hoạch ngân sách của dự án. Việc nghiên cứu các nguyên nhân tồn tại, bất cập của công tác tư vấn kiểm soát chi phí đầu tư xây dựng công trình, đưa ra các giải pháp khắc phục, trong các giai đoạn đầu tư xây dựng là cần thiết. 1. Vòng đời dự án (Project Life Cycle) Là một chuỗi các giai đoạn mà dự án phải trải qua để hoàn thành các mục tiêu hoặc chỉ tiêu của dự án. Các chu trình này có điểm bắt đầu, kết thúc, bị kiểm soát và bị hạn chế bởi thời gian. Vòng đời của dự án bao gồm 4 giai đoạn:  Giai đoạn bắt đầu  Giai đoạn lập kế hoạch  Giai đoạn thực hiện  Giám sát, kiểm soát và kết thúc Hình 1.1 Vòng đời của một dự án Trang 9 | 154
Vòng đời dự án có thể được xác định và sửa đổi theo nhu cầu và tính chất của tổ chức. Mọi dự án đều có sự khởi đầu và kết thúc nhất định, các mục tiêu cụ thể, các sản phẩm và các hoạt động khác nhau. 2. Quản lý chi phí thực hiện dự án của nhà thầu Quản lý chi phí (Project Cost Management) là quy trình lập kế hoạch, dự toán, ngân sách, tài chính, tài trọ, quản lý và kiểm soát chi phí để dự án có thể hoàn tất trong vòng ngân sách được duyệt. - Kế hoạch quản lý chi phí: quy trình thiết lập chính sách thủ tục và tài liệu hướng dẫn lập kế hoạch, quản lý, mở rộng, và kiểm soát chi phí dự án. - Lập dự toán chi phí: quy trình phát triển các nguồn lực tài chính tương đối cần thiết để hoàn thành hoạt động dự án. - Quyết định ngân sách: quy trình tổng hợp chi phí dự toán cho hoạt động cá nhân hoặc gói công việc để thiết lập một mốc cơ sở chi phí được giao. - Kiểm soát chi phí: Quy trình theo dõi tình trạng dự án để cập nhật các chi phí dự án và quản lý những thay đổi trong mốc cơ sở chi phí. Ở một số dự án, đặc biệt là những phạm vi nhỏ hơn, dự toán chi phí và ngân sách chi phí được liên kết chặt chẽ và có thể xem là một quy trình đơn lẻ có thể được thực hiện bởi một người duy nhất trong khoảng thời gian tương đối ngắn. Chúng được trình bày ở đây như các quy trình riêng biệt bởi vì các công cụ và kỹ thuật cho mỗi quy trình đều khác nhau. Khả năng ảnh hưởng đến chi phí lớn nhất là ở giai đoạn đầu của dự án, làm cho định nghĩa phạm vi quan trọng. Quản lý chi phí dự án dự án của nhà thầu nên xem xét yêu cầu của các bên liên quan trong việc quản lý chi phí. Các bên liên quan khác nhau sẽ đo lường chi phí dự án theo những cách khác nhau tại thời điểm khác nhau. Ví dụ chi phí của một mặt hàng mua được đo khi thực hiện hoặc cam kết quyết định mua lại, đặt các đơn hàng, giao hàng, hoặc các chi phí thực tế phát sinh hoặc lưu lại cho mục đích kế toán dự án. Chi phí quản lý dự án chủ yếu là liên quan đến chi phí của các nguồn lực cần thiết dể hoàn thành các hoạt động dự án. Quản lý chi phí dự án cũng nên xem xét các tác động quyết định dự án trên chi phí định kỳ tiếp theo của việc sử dụng, bảo trì và hỗ trợ các sản phẩm, dịch vụ, hoặc kết quả của dự án. Ví dụ, hạn chế của số ý kiến thiết kế có thể làm giảm chi phí của dự án nhưng có thể làm tăng kết quả chi phí hoạt động của sản phẩm. Trang 10 | 154
Trong nhiều tổ chức, dự đoán và phân tích hiệu suất tài chính tiềm năng của sản phẩm của dự án được thực hiện bên ngoài của dự án. Trong những tổ chức khác, chẳng hạn như một dự án vốn cơ sở, quản lý chi phí dự án có thể bao gồm các công việc này. Khi dự đoán và phân tích như vậy bao gồm, quản lý chi phí dự án có thể giải quyết các quy trình bổ sung và nhiều kỹ thuật quản lý tài chính chung như hoàn vốn đầu tư, giảm giá luồng tiền mặt và phân tích hoàn vốn đầu tư. Các nổ lực lập kế hoạch quản lý chi phí có mặt sớm trong việc lập kế hoạch và thiết lập khuôn khổ cho từng công đoạn quản lý chi phí để thực hiện hiện quả và phối hợp các quy trình này. 2.1 Kế hoạch quản lý chi phí dự án của nhà thầu Kế hoạch quản lý chi phí là quy trình thiết lập các chính sách, thủ tục và tài liệu hướng dẫn lập kế hoạch, quản lý mở rộng, và kiểm soát chi phí dự án. Lợi ích quan trọng của quy trình này là cung cấp hướng dẫn và chỉ đạo về cách quản lý chi phí dự án trong suốt dự án. Các quy trình quản lý chi phí và các công cụ kỹ thuật liên quan của chúng được ghi trong kế hoạch quản lý chi phí. Kế hoạch quản lý chi phí là một phần của kế hoạch quản lý dự án. Kế hoạch quản lý dự án có chứa thông tin dùng để xây dựng kế hoạch quản lý chi phí, trong đó có nhưng không giới hạn: - Phạm vi cơ sở: Bao gồm các bản tuyên bố phạm vi dự án và cấu trúc phân cấp công việc cho việc lập và quản lý chi tiết cho các chi phí. - Tiến độ cơ sở: Mốc cơ sở tiến độ xác định khi phát sinh chi phí dự án. - Thông tin khác: Lập chi phí khác liên quan đến tiến độ, rủi ro, và các quyết định truyền thông từ kế hoạch quản lý dự án. Các yếu tố môi trường doanh nghiệp ảnh hưởng tới quy trình quản lý chi phí kế hoạch bao gồm, nhưng không giới hạn: - Văn hóa và cơ cấu tổ chức có thể ảnh hưởng đến quản lý chi phí; - Điều kiện thị trường mô tả các sản phẩm, dịch vụ và kết quả sẵn có trong khu vực và toàn cầu; - Tỷ giá hối đoái cho các chi phí dự án có nguồn gốc từ nhiều quốc gia; - Thông tin thương mại được đăng như thông tin tỷ lệ chi phí nguồn lực thưởng có sẵn từ cơ sở dữ liệu thương mại có kỹ năng truy xuất và các chi phí nguồn nhân lực, và Trang 11 | 154
cung cấp chi phí tiêu chuẩn cho các vật liệu và thiết bị. Danh sách giá bán ra được công bố là một nguồn thông tin khác; - Hệ thống thông tin quản lý đự án, cung cấp khả năng thay thế cho việc quản lý chi phí. Các kế hoạch quản lý chi phí là một phần của kế hoạch quản lý dự án và mô tả cách thức quy hoạch, cấu trúc, và kiểm soát chi phí dự án. Các quy trình quản lý chi phí và các công cụ và kỹ thuật liên quan của chúng được ghi trong kế hoạch quản lý chi phí. - Mẫu báo cáo: Xác định các định dạng và tần số cho các báo cáo chi phí khác nhau - Mô tả quy trình:Lập tài liệu mô tả từng công đoạn quản lý chi phí khác nhau - Các chi tiết bổ sung: Chi tiết bổ sung về các hoạt động quản lý chi phí bao gồm: Mô tả các lựa chọn tài trợ chiến lược; Thủ tục lập tài khoản cho biến động trong tỷ giá hối đoái; Thủ tục lưu lại chi phí dự án. 2.2 Lập dự toán chi phí Dự toán chi phí là quy trình phát triển các nguồn lực tài chính tương đối cần thiết để hoàn thành các hoạt động dự án. Lợi ích quan trọng của quy trình này là xác định chi phí cần thiết để hoàn thành công việc dự án. Dự toán chi phí là một dự đoán dựa trên các thông tin được biết đến tại một thời điểm nào đó. Dự toán chi phí bao gồm các nhận diện và xem xét chi phí thay thế để bắt đầu và hoàn thành dự án. Chi phí trao đổi và rủi ro cần được xem xét, chẳng hạn như làm so với mua, mua so với thuê, và chia sẽ các nguồn lực để đạt được chi phí tối ưu cho dự án. Dự toán chi phí thưởng được thể hiện trong vài đơn vị tiền tệ. Mặc dù trong một số trường hợp đơn vị đo lường khác, chẳng hạn như giờ hoặc ngày làm việc của nhân viên, được sử dụng để tạo điều kiện so sánh bằng cách loại bỏ những ảnh hưởng của dao động tiền tệ. Dự toán chi phí cần được xem xét và xác định trong quy trình của dự án để phản ánh chi tiết bổ sung khiến nó có sẵn và các giả định được kiểm tra. Sự chính xác của dự toán dự án sẽ được tang lên khi dự án tiến triển thông qua vòng đời dự án. Loại và số lượng các nguồn lực và số lượng thời gian mà các nguồn lực được áp dụng để hoàn thành công việc của dự án là yếu tố chính trong việc xác định chi phí dự án. Tiến độ và thời gian hoạt động nguồn lực của mình được sử dụng như là đầu vào quan trọng cho quy trình này. Dự toán nguồn lực hoạt động liên quan đến việc xác định tính sẵn có của nhân Trang 12 | 154
viên, số giờ nhân viên yêu cầu và số lượng của vật liệu và thiết bị cần thiết để thực hiện các hoạt động theo đúng tiến dộ. Chúng được phối hợp chặt chẽ với dự toán chi phí. Dự toán thời gian hoạt động sẽ ảnh hưởng đến dự toán chi phí trên bất kì dự án nào mà ngân sách dự án bao gồm trợ cấp chi phí tài chính (bao gồm cả chi phí lãi vay) và khi nguồn lực được áp dụng trên một đơn vị thời gian trong suốt thời gian hoạt động. Dự toán thời gian hoạt động cũng có thể ảnh hưởng đến dự toán có chi phí thời gian nhạy cảm trong chúng, chẳng hạn như công đoàn lao động thường xuyên hết hạn thỏa ước tập thể hoặc các tài liệu với các biến thể chi phí theo mùa. Đăng ký rủi ro cần xem xét lại để cân nhắc chi phí ứng phó rủi ro. Rủi ro, có thể là mối đe dọa hay cơ hội, thường có ảnh hưởng đến cả hoạt động và chi phí chung dự án. Theo nguyên tắc chung, khi dự án trải qua một sự kiện có nguy cơ tiêu cực, chi phí ngắn hạn của dự án sẽ tăng lên, và đôi khi có sự chậm trễ trong tiến độ dự án. Theo cách tương tự, đội dự án nhạy cảm với các cơ hội tiềm năng có thể mang lại lợi ích cho các doanh nghiệp bằng cách giảm chi phí hoạt động trực tiếp bằng cách đẩy nhanh tiến độ. Các yếu tố ảnh hưởng đến quy trình dự toán chi phí, bao gồm: - Điều kiện thị trường: Mô tả các sản phẩm, dịch vụ và kết quả có sẵn trên thị trường. Điều kiện cung và cầu thuộc khu vực và toàn cầu ảnh hưởng đến chi phí nguồn lực. - Công bố thông tin thương mại: Thông tin tỷ lệ chi phí nguồn lực thường có sẵn từ cơ sở dữ liệu thương mại có chi phí dành cho các kỹ năng truy xuất và nguồn lực, và cung cấp chi phí tiêu chuẩn cho các tài liệu và trang thiết bị. Danh sách giá bán được công bố là một nguồn thông tin khác. Dự toán chi phí có thể bao gồm dự phòng rủi ro (đôi khi được gọi là phụ cấp dự phòng) để giải thích cho sự không chắc chắn chi phí. Dự phòng rủi ro là ngân sách trong các cơ sở chi phí được phân bổ cho các rủi ro xác định, được chấp nhận và do đó phát triển ứng phó ngẫu nhiên hoặc giảm nhẹ. Dự phòng rủi ro thường được xem như là một phần của ngân sách dự định để giải quyết “biết rõ - ẩn số” có thể ảnh hưởng đến dự án. Ví dụ làm lại cho một số chuyển giao dự án có thể được dự đoán trước, trong khi số lượng việc làm lại này là không rõ. Dự phòng rủi ro có thể được dự toán vào tài khoản cho số tiền không rõ để làm lại. Dự phòng rủi ro có thể cung cấp cho một hoạt động đặc biệt, cho toàn bộ dự án, hoặc cả hai. Khoản dự phòng bất ngờ có thể là một tỷ lệ phần trăm của chi phí dự toán, một con số thực, hoặc có thể được phát triển bằng cách sử dụng phương pháp phân tích định lượng. Trang 13 | 154
Là thông tin chính xác hơn về dự án có sẵn, khoản dự phòng có thể được sử dụng giảm, hoặc loại bỏ. Dự phòng nên được xác định rõ ràng trong tài liệu hướng dẫn chi phí. Dự phòng rủi ro là một phần của mốc cơ sở chi phí và các yêu cầu tổng thể tài trợ cho dự án. Dự toán cũng có thể được tạo ra với số lượng dự trữ quản lý được tài trợ cho dự án. Dự trữ quản lý là một số lượng ngân sách dự án đã khấu trừ cho mục đích kiểm soát quản lý và được dành riêng cho công việc không lường trước được đó là trong phạm vi của dự án. Quản lý dự trữ được dự định để giải quyết các “ẩn số chưa biết” có thể ảnh hưởng đến một dự án. Dự trữ quản lý không được bao gồm trong các mốc cơ sở chi phí nhưng là một phần của ngân sách dự án tổng thể và yêu cầu tài trợ. Khi một lượng dự trữ quản lý được sử dụng để tài trợ cho công việc không lường trước được, lượng dự trữ quản lý được sử dụng thêm vào mốc cơ sở chi phí, do đó đòi hỏi một sự phương sai đã phê duyệt đến mốc cơ sở chi phí. Quản lý dự án ứng dụng phần mềm quản lý, bảng tính toán, mô phỏng các công cụ thống kê được sử dụng để hỗ trợ dự toán chi phí. Những công cụ này có thể đơn giản hóa việc sử dụng một số kỹ thuật chi phí dự toán và do đó tạo điều kiện xem xét nhanh chóng các phương án dự toán. Dự toán chi phí hoạt động được đánh giá định lượng các chi phí có thể có cần thiết để hoàn thành công việc của dự án. Dự toán chi phí có thể được trình bày dưới dạng tóm tắt hoặc chi tiết. Chi phí được dự toán cho tất cả các nguồn lực được áp dụng cho các dự toán chi phí hoạt động. Điều này bao gồm, nhưng không giới hạn, lao động trực tiếp, vật liệu, thiết bị, dịch vụ, cơ sở vật chất, công nghệ thông tin, và loại đặc biệt như chi phí tài chính (bao gồm cả tiền lãi), trợ cấp lạm phát, tỷ giá, hoặc chi phí dự phòng. Chi phí gián tiếp, nếu được bao gồm trong dự toán cho dự án, có thể được bao gồm ở mức độ hoạt động hoặc ở các cấp độ cao hơn. 2.3 Quyết định ngân sách Quyết định ngân sách là quy trình tổng hợp dự toán chi phí hoạt động cá nhân hoặc gói công việc thiết lập một mốc cơ sở chi phí được giao. Lợi ích quan trọng của quy trình này là nó sẽ xác định mốc cơ sở chi phí để dựa vào đó theo dõi và kiểm soát việc quản lý chi phí. Một ngân sách dự bao gồm tất cả các khoản tiền có thẩm quyền để thực hiện dự án. Mốc cơ sở chi phí là phiên bản đã được phê duyệt ngân sách dự án theo từng giai đoạn thời gian, nhưng không bao gồm khoản dự trữ. Trang 14 | 154
Mốc chi phí cơ sở là phiên bản đã được phê duyệt ngân sách dự án theo thời gian từng giai đoạn, không bao gồm bất kỳ dự trữ quản lý nào, mà chỉ có thể được thay đổi thông qua các thủ tục kiểm soát thay đổi chính thức và được sử dụng như một cơ sở để so sánh với kết quả thực tế. Nó được phát triển như một tổng kết của ngân sách đã được phê duyệt cho các hoạt động tiến độ khác nhau. Dự toán chi phí hoạt động cho các hoạt động dự án khác nhau cùng với bất kỳ dự phòng bất trắc nào cho các hoạt động này được tổng hợp vào chi phí gói công việc liên quan của chúng. Dự toán gói công việc, cùng với bất kỳ dự phòng rủi ro được dự toán cho gói công việc, được tổng hợp vào tài khoản kiểm soát. Tổng kết các tài khoản kiểm soát tạo nên cơ sở chi phí. Một khi dự toán chi phí tạo nên cơ sở chi phí được gắn kết trực tiếp vào hoạt động tiến độ, điều này cho phép một cái nhìn mốc cơ sở chi phí theo từng giai đoạn thời gian, thường được hiển thị dưới dạng một đường cong S. Tài liệu dự án có thể sẽ được cập nhật, bao gồm: - Đăng ký rủi ro; - Dự toán chi phí hoạt động - Tiến độ dự án. 2.4 Kiểm soát chi phí Kiểm soát chi phí là quy trình theo dõi tình trạng của dự án để cập nhật các chi phí dự án và quản lý thay đổi đối với mốc cơ sở chi phí. Lợi ích quan trọng của quy trình này là cung cấp các phương tiện để nhận ra sự thay đổi so với kế hoạch để có hành động khắc phục và giảm thiểu rủi ro. Cập nhật ngân sách đòi hỏi phải có kiến thức về các chi phí thực tế chi tiêu cho đến nay. Bất cứ việc tăng ngân sách có thẩm quyền cũng chỉ được chấp thuận thông qua quy trình kiểm soát thay đổi thực hiện tích hợp. Theo dõi việc chi tiêu của các kinh phí mà không quan tâm đến giá trị của công việc thực hiện cho khoản chi đó có ít giá trị cho dự án, ngoài việc cho phép các nhóm dự án có trong ngân sách cho phép. Phần lớn các nỗ lực kiểm soát chi phí liên quan đến việc phân tích mối quan hệ giữa việc tiêu thụ các nguồn vốn dự án cho công việc được thực hiện đối với khoản chi đó. Chìa khóa để kiểm soát chi phí hiệu quả là việc quản lý các cơ sở chi phí đã được phê duyệt và những thay đổi cơ bản đó. Kiểm soát chi phí dự án bao gồm: - Các yếu tố ảnh hưởng tạo ra sự thay đổi trong mốc cơ sở chi phí được giao; - Đảm bảo rằng tất cả các yêu cầu thay đổi được thực hiện theo kịp thời; Trang 15 | 154
- Quản lý thay đổi thực tế khi và như chúng xảy ra; - Đảm bảo rằng các khoản chi phí không vượt quá kinh phí được giao theo giai đoạn, bởi thành phần cấu trúc phân cấp công việc, bởi hoạt động, trong tổng thể dự án; - Thực hiện chi phí giám sát để minh họa và hiểu các thay đổi từ mốc cơ sở chi phí được phê duyệt - Thực hiện công việc giám sát để nhằm chống chi tiêu các kinh phí; - Ngăn chặn những thay đổi không được chấp thuận từ việc bao gồm trong chi phí đã báo cáo hoặc sử dụng nguồn lực; - Thông báo cho các bên liên quan thích hợp về tất cả các thay đổi đã được phê duyệt và chi phí liên quan; - Đem lại vượt mức chi phí dự kiến trong giới hạn chấp nhận được. 2.4.1 Quản lý giá trị thu được (EVM) Là phương pháp kết hợp phạm vi, tiến độ và các phép đo nguồn lực để đánh giá hoạt động và tiến độ dự án. Đó là phương pháp dùng để đo lường hiệu suất cho các dự án. Nó tích hợp các cơ sở phạm vi với các cơ sở chi phí, cùng với các cơ sở tiến độ, để tạo ra cơ sở thực hiện, giúp đội ngũ quản lý dự án đánh giá và đo lường hiệu suất và tiến độ dự án. Đó là một kỹ thuật quản lý dự án đòi hỏi sự hình thành của một cơ sở tích hợp mà dựa vào đó có thể đo lường hiệu suất trong suốt thời gian dự án. Các nguyên tắc của EVM có thể được áp dụng cho tất cả các dự án trong bất kỳ ngành công nghiệp nào. EVM phát triển và giám sát ba khía cạnh quan trọng đối với mỗi gói công việc và kiểm soát tài khoản.  Giá trị theo kế hoạch (PV): Là ngân sách có thẩm quyền đã phân quyền cho một công việc theo tiến độ. Đây là ngân sách có thẩm quyền lên kế hoạch cho công việc được thực hiện cho một hoạt động hay thành phần cấu trúc chi tiết công việc không bao gồm quản lý dự trữ. Ngân sách này được phân bố theo giai đoạn xuyên suốt vòng đời dự án, nhưng tại một thời điểm, giá trị theo kế hoạch xác định công việc hữu hình cần phải được thực hiện. Tổng số của PV đôi khi được gọi là mốc cơ sở đo lường hiệu suất (Ban QLDA). Tổng giá trị dự kiến cho dự án còn được gọi là ngân sách tại điểm hoàn thành (BAC).  Giá trị thu được (EV): Là một thước đo công việc thực hiện bằng ngân sách được giao cho công việc đó. Đây là ngân sách liên quan đến công việc được giao đã hoàn thành. EV được đo theo nhu cầu có liên quan đến Ban QLDA, và EV được đo lường không thể lớn hơn ngân sách PV được giao cho một thành phần. EV thường được sử dụng để tính toán tỷ lệ phần trăm hoàn thành dự án. Tiêu Trang 16 | 154
chuẩn đo lường tiến độ nên thiết lập cho mỗi thành phần WBS để đo lường công việc trong tiến độ. QLDA giám sát EV, cả hai từng bước quyết định tình trạng hiện tại và tích lũy để quyết định xu hướng hiệu suất dài hạn.  Chi phí thực tế (AC): Là chi phí thực hiện phát sinh cho công việc thực hiện trên một hoạt động trong một khoảng thời gian đặc biệt. Đó là tổng chi phí phát sinh trong việc hoàn thành công việc mà EV được đo lường. AC cần phải tương ứng trong định nghĩa những gì đã được lập ngân sách trong PV và đo lường trong EV. AC sẽ không có giới hạn trên, bất cứ phí hao để đạt được EV sẽ được đo lường. Chênh lệch từ mốc cơ sở đã phê duyệt cũng được giám sát:  Phương sai tiến độ (SV): Là thước đo hiệu suất tiến độ biểu diễn như chênh lệch giữa giá trị thu được và giá trị kế hoạch. Đây là khoản tiền mà dự án là trước hoặc sau ngày giao hàng dự kiến tại một thời điểm nào đó. Đó là thước đo hiệu suất tiến độ trong một dự án. Nó bằng với giá trị thu được (EV) trừ đi giá trị kế hoạch (PV). Tiến độ phương sai là một thước đo hữu ích ở chỗ nó có thể cho biết khi một dự án đang tụt lại phía sau hoặc tiến lên trước thời hạn ban đầu của nó. Phương sai tiến độ cuối cùng sẽ bằng không khi dự án hoàn thành bởi vì tất cả các giá trị dự kiến sẽ đạt được một giá trị. Tốt nhất là sử dụng kết hợp với phương pháp con đường quan trọng (CPM) lập kế hoạch và quản trị rủi ro. Phương trình: SV=EV-PV  Phương sai chi phí (CV): Là khoản thiếu hụt ngân sách hoặc thặng dư tại một thời điểm nào đó, thể hiện như sự khác biệt giữa giá trị thu được và chi phí thực tế. Đó là thước đo hiệu suất chi phí trên một dự án. Nó bằng với giá trị thu được (EV) trừ đi chi phí thực tế (AC). Phương sai chi phí vào cuối dự án sẽ là sự khác biệt giữa ngân sach tại điểm hoàn thành (BAC) và số tiền chi tiêu thực tế. Phương sai chi phí CV đặc biệt quan trọng vì nó cho thấy mối quan hệ giữa hoạt động thể chất với chi phí bỏ ra. CV tiêu cực thường khó khăn để thu hồi dự án. Phương trình: CV=EV-AC Giá trị SV và CV có thể được chuyển đổi sang chỉ số hiệu quả để phản ánh chi phí và hiệu suất tiến độ của bất kỳ dự án nào để so sánh với tất cả các dự án khác hoặc trong một danh mục đầu tư của dự án. Sự chênh lệch rất hữu ích để xác định tình trạng dự án.  Chỉ số hiệu suất tiến độ (SPI): Là một thước đo của việc thể hiện tiến độ đầy đủ như tỷ lệ của giá trị đạt được so với giá trị theo kế hoạch. Nó đo lường cách mà Trang 17 | 154
đội dự án sử dụng thời gian hiệu quả. Đôi khi nó được dùng kết hợp với các chỉ số hiệu suất chi phí (CPI) dể dự báo dự toán hoàn thành dự án cuối cùng. Một giá trị SPI ít hơn 1,0 thể hiện ít công việc hoàn hành hơn so với kế hoạch. Kể từ khi SPI đo lường tất cả công việc dự án, việc thực hiện trên con đường quan trọng cũng cần được phân tích để quyết định xem dự án kết thúc trước hay sau so với ngày đã lên kế hoạch. SPI tương đương với tỷ lệ của EV với PV Phương trình: SPI = EV / PV  Chỉ số hiệu suất chi phí (CPI): Là một thước đo chi phí đầy đủ của nguồn lực ngân sách, thể hiện dưới dạng một tỷ lệ của giá trị thu được so với chi phí thực tế. Nó được coi là số hiệu EVM quan trọng nhất và các biện pháp chi phí đầy đủ cho các công việc hoàn thành. Một giá trị chỉ số CPI dưới 1,0 cho thấy chi phí vượt công việc hoàn thành. Một giá trị chỉ số CPI lớn hơn 1,0 cho thấy chi phí dưới mức thực hiện cho đến nay. Chỉ số CPI tương đương với tỷ lệ của EV với AC. Các chỉ số rất hữu ích để quyết định tình trạng dự án và cung cấp một cơ sở để dự toán chi phí dự án và hiệu quả tiến độ. Phương trình: CPI = EV / AC Ba thông số của giá trị kế hoạch, đạt được giá trị và chi phí thực tế có thể được theo dõi và báo cáo trên cả một cơ sở thời gian theo thời gian và trên cơ sở tích lũy. Như tiến độ dự án, đội dự án có thể phát triển dự báo cho dự toán tại hoàn thành (EAC) có thể khác với ngân sách tại hoàn thành (BAC) dựa trên việc thực hiện dự án. Nếu rõ ràng rằng BAC không còn khả thi, người quản lý dự án nên xem xét các EAG dự báo. Dự báo EAC liên quan đến các điều kiện và các sự kiện trong tương lai của dự án dựa trên thông tin hiệu suất hiện tại và kiến thức khác sẵn có tại thời điểm sự báo. Dự báo được tạo ra, cập nhật và tái phát dựa trên dữ liệu hiệu suất làm việc được cung cấp. Thông tin hiệu suất công việc bao gồm hiệu suất trước đây của dự án và bất kỳ thông tin nào có thể ảnh hưởng đến dự án trong tương lai. EAC thường dựa trên chi phí thực tế phát sinh cho công việc hoàn thành, cộng với dự toán để hoàn thành (ETC) các công việc còn lại. Phận sự của các đội dự án là dự đoán những gì có thể gặp phải để thực hiện ETC, dựa trên kinh nghiệm của mình cho đến nay. Phương pháp EVM hoạt động tốt cũng với các cẩm nay dự án của chi phí EAC cần thiết. Phương pháp dự báo EAC phổ biến nhất là một cẩm nang, do người quản lý dự án và đội dự án tổng kết từ dưới lên. Trang 18 | 154
Phương pháp EAC từ dưới lên của người quản lý dự án xây dựng dựa trên chi phí thực tế và kinh nghiệm phát sinh cho công việc hoàn thành, và đòi hỏi một dự toán mới để hoàn thành công việc dự án còn lại. Phương trình: EAC = AC + từ dưới lên. Cẩm nang EAC của người quản lý dự án nhanh chóng được so sánh với một loạt các cách tính EACs đại diện cho các tình huống rủi ro khác nhau. Khi tính toán giá trị EAC, chỉ số CPI lũy tiến và giá trị SPI thường được sử dụng. Trong khi dữ liệu EVM nhanh chóng cung cấp nhiều thống kê EACs, chỉ có ba trong những phương pháp phổ biến được mô tả như sau:  Dự báo EAC cho việc thực hiện công việc ETC theo tỷ giá ngân sách: Phương pháp EAC này chấp nhận việc thực hiện dự án thực tế cho đến nay với đại diện là các chi phí thực tế, và dự đoán rằng tất cả công việc ETC tương lai sẽ được thực hiện theo tỷ giá ngân sách. Khi việc thực hiện thực tế không thuận lợi, giả định rằng nếu hiệu suất trong tương lai sẽ được cải thiện nên chỉ được chấp nhận khi được hỗ trợ bởi phân tích rủi ro dự án Phương trình: EAC = AC + (BAC – EV)  Dự báo EAC cho việc thực hiện công việc ETC ở chỉ số CPI hiện tại: Phương pháp này giả định những gì dự án có kinh nghiệm cho đến nay có thể dự kiến sẽ tiếp tục trong tương lai. Công việc ETC giả định được thực hiện ở cùng một chỉ số hiệu suất chi phí tích lũy (CPI) như phát sinh bởi dự án cho đến nay. Phương trình: EAC = BAC / CPI  Dự báo EAC cho việc thực hiện công việc ETC xem xét cả hai yếu tố SPI và CPI: Trong dự báo này, công việc ETC sẽ được thực hiện với tỷ lệ đầy đủ mà xem xét cả việc thực hiện chi phí và chỉ số đúng tiến độ. Phương pháp này là hữu ích nhất khi tiến độ dự án là một yếu tố ảnh hưởng đến nỗ lực ETC. Các biến thể của phương pháp trọng lượng này chỉ số CPI và SPI tại các giá trị khác nhau theo đánh giá của quản lý dự án. Phương trình: EAC = AC + [(BAC – EV) / (CPI x SPI)] Mỗi phương pháp có thể áp dụng cho bất kỳ dự án nhất định nào và sẽ cung cấp cho đội ngũ quản lý dự án với một tín hiệu “cảnh báo sớm” nếu dự báo EAC không trong phạm vi dung sai chấp nhận được. 2.4.2 Chỉ số hiệu suất để hoàn thành (TCPI) Trang 19 | 154
Chỉ số hiệu suất hoàn tất (TCPI) là thước đo hiệu suất chi phí đòi hỏi phải đạt được với các nguồn lực còn lại để đáp ứng mục tiêu quản lý đặc biệt, thể hiện dưới sạng tỷ lệ chi phí để hoàn tất công việc tồn đọng với ngân sách còn lại. TCPI là chỉ số hiệu suất chi phí được tính toán có thể đạt tới ở các công việc còn lại để đáp ứng mục tiêu quản lý đặc biệt, như BAC hoặc EAC. Nếu hiển nhiên rằng BAC không khả thi, người quản lý dự án nên xem xét dự báo EAC. Một khi được chấp nhận, EAC có thể thay thế BAC trong việc tính toán TCPI. Phương trình cho TCPI dựa trên BAC: (BAC – EV) / (BAC – AC). TCPI được khai niệm hiển thị trong hình 1.14. Phương trình TCPI được thể hiện ở bên trái thấp hơn các công việc còn lại chia cho số tiền còn lại. Nếu tiền tích lũy CPI giảm xuống dưới mốc cơ sở, tất cả các công việc tương lai của dự án sẽ cần phải được thực hiện ngay trong phạm vị của TCPI (BAC) ở lại trong vòng BAC có thẩm quyền. Cho dù mức độ hiệu suất đạt được là một cuộc gọi bản án dựa trên một con số cân nhắc bao gồm rủi ro, tiến độ và hiệu suất kỹ thuật. Mức độ hiệu suất được hiển thị như là dòng TCPI (EAC). 2.4.3 Chỉ số hiệu suất để hoàn thành (TCPI) Xem xét hiệu suất so sánh hiệu suất chi phí theo thời gian, các hoạt động tiến độ hoặc gói công việc vượt và dưới ngân sách và kinh phí dự toán cần thiết để hoàn thành công việc được tiến hành. Nếu sử dụng EVM các thông tin sau được xác định:  Phân tích phương sai: Là lời giải thích cho chi phí, tiến độ và chênh lệch tại điểm hoàn thành. Chênh lệch chi phí và tiến độ thường phân tích để đo lường. Đối với dự án không sử dụng quản lý giá trị đạt được, phân tích phương sai tương tự có thể thực hiện bằng cách so sánh chi phí hoạt động theo kế hoạch với chi phí hoạt động thực tế để xác định chênh lệch giữa mốc cơ sở chi phí và việc thực hiện dự án thực tế. Phân tích sâu hơn có thể được thực hiện để xác định nguyên nhân và mức độ chênh lệch so với mốc cơ sở tiến độ và bất kỳ hành động khắc phục hoặc phòng ngừa cần thiết nào. Việc đo lường hiệu suất chi phí được dùng để đánh giá tầm quan trọng của phương sai cơ sở giá gốc. Một khía cạnh quan trọng của kiểm soát chi phí dự án bao gồm việc xác định nguyên nhân và mức độ chênh lệch so với chi phí ban đầu và quyết định xem hành động khắc phục hay phòng ngừa là cần thiết. Phạm vi tỷ lệ của phương sai chấp nhận được sẽ có xu hướng giảm dần khi thực hiện nhiều công việc. Trang 20 | 154