Microsoft Excel trong kế toán trình bày về tổng quan về Microsoft Excel, các thành phần cơ bản, sổ sách, báo cáo kế toán... Tài liệu hay và hữu ích cho các bạn sinh viên ngành kinh tế.
AMBIENT/
Chủ đề:
Nội dung Text: Microsoft Excel trong kế toán
- Microsoft Excel trong kế toán
1
- Chương 1: Tổng quan về Microsoft Excel
1. Khởi động và kết thúc:
Tập tin chính để chạy phần mềm Excel có tên là excel.exe, cho thi hành
chương trình này để khởi động Excel. Thông thường, khi cài đặt, phần mềm cũng tạo
ra các biểu tượng khởi động nhanh (shortcut), chọn các biểu tượng này để khởi động
Excel cũng là cách làm phổ biến.
Nếu muốn mở tập tin nào ngay sau khi khởi động, tập tin đó phải đặt trong thư
mục XLStart
Kết thúc làm việc với Excel bằng các cách phổ biến như khi thoát một cửa sổ
ứng dụng bất kỳ nào của Microsoft
2. Các thành phần cơ bản
2
- Chương Tổng quan về Excel kế toán
1. Tổ chức dữ liệu
a. Tập tin dữ liệu
Tùy thuộc qui mô và yêu cầu của doanh nghiệp, nếu:
Khối lượng nghiệp vụ ít và yêu cầu thông tin không tức thời, dùng một
tập tin chứa dữ liệu cho một niên độ kế toán.
Khối lượng nghiệp vụ nhiều và yêu cầu thông tin không tức thời: một
file chứa dữ liệu cho một kỳ kế toán, tùy theo tổ chức của doanh nghiệp
Trong ví dụ trên, doanh nghiệp Kim Hưng mở cho mỗi năm tài chính
một thư mục để lưu trữ các tập tin dữ liệu kế toán, trong đó, mỗi tập tin dữ
liệu sẽ lưu trữ dữ liệu kế toán của 1 tháng hoạt động
b. Các bảng tính (sheet) cần thiết
Dữ liệu chứa trong các bảng tính, được đặt tên theo tên của các bảng
dữ liệu, các bảng này chứa thông tin của các đối tượng kế toán, trong đó:
Dòng tiêu đề là cấu trúc bảng, mô tả các thuộc tính của các đối
tượng kế toán, mỗi cột là thành phần cơ bản của thông tin cần
lưu trữ
Dữ liệu về thực thể kế toán được chứa trong các dòng
Trong tập tin thực hành, có tổ chức các sheet như sau:
TKC1 chứa dữ liệu của tài khoản cấp 1, bảng này có địa chỉ
A1:B88
TKC2 cột A là số hiệu tài khoản cấp 1, cột B là SHTK cấp 2 và
C chứa tên tài khoản cấp 2. Bảng này có địa chỉ A1:C183
3
- TKC3 chứa dữ liệu của tài khoản chi tiết, có địa chỉ A1:D193
SDD lưu trữ số dư đầu năm tài chính của tất cả các TK chi tiết có
địa chỉ A1:E114
CtuKToan ghi chép chứng từ và các bút toán phát sinh có địa chỉ
A1:J415, bảng này lưu trữ các nghiệp vụ phát sinh trong qúy 1
năm 2006; Mỗi bút toán phải ghi trên 1 dòng trong bảng, không
ghi làm 2 dòng như cách ghi chép thủ công.
Ví dụ: Rút tiền gởi Ngân hàng Á Châu 2.545.410.000
Thủ công ghi:
Nợ 111 2.545.410.000
Có 2.545.410.000
Trong Excel:
Nếu định khoản phức tạp (một nợ nhiều có hoặc một có nhiều
nợ) thì phải tách từng số tiền “phía một” cho từng đối tượng theo
dõi chi tiết ở “phía nhiều”
Ví dụ: Xuất kho nguyên liệu cho bộ phận quản lý phân xưởng
148.853.700 cho bộ phận bán hàng 59.823.000, cho quản lý
doanh nghiệp 81.992.700
Thủ công: Nợ 627 148.853.700
Nợ 641 59.823.000
Nợ 641 81.992.700
Có 152 290.669.400
4
- Trong Excel:
Hệ thống mã số tài khoản chi tiết phải được xây dựng để ghi chép số
liệu kế toán. Việc xây dựng hệ thống mã số tài khoản chi tiết tùy vào từng
doanh nghiệp cụ thể.
2. Ghi chép số liệu
Dữ liệu thường được nhập trực tiếp vào bảng, do vậy:
Kế toán viên phải nắm vững các định dạng và qui tắc nhập liệu
Ở dạng này, dữ liệu có nhiều nguy cơ bị mất mát, sai sót trong quá trình
nhập và hiệu chỉnh
Hoặc dùng chức năng Data.Form để nhập và hiệu chỉnh dữ liệu
Ngoài ra, các nghiên cứu sâu hơn và một chút ít công sức có thể tạo ra
các mẫu nhập liệu thân thiện, đẹp mắt và phần nào được kiểm tra
3. Khai thác số liệu
a. Trên 1 bảng dữ liệu
Chức năng Auto Filter
Dùng tập hợp số phát sinh một bên của tài khoản
Ví dụ: Tập hợp phát sinh chi phí quản lý doanh nghiệp mua ngoài
5
- Tập hợp phát sinh bên nợ tài khoản này ghi có (các) tài khoản khác,
trong khoảng thời gian tùy chọn - và ngược lại.
Ví dụ:
Trong ví dụ trên, cần tập hợp các chi phí quản lý doanh nghiệp mua
ngoài được trả bằng tiền gởi ngân hàng:
Chức năng này tuân theo phép toán VÀ - AND nên không thể dùng để
tập hợp theo các điều kiện HOẶC - OR, chẳng hạn ta muốn tập hợp các
phát sinh nợ lẫn phát sinh có ở 1 tài khoản.
6
- Chức năng Advanced Filter
Có đầy đủ các chức năng của Auto Filter và còn khắc phục được
nhược điểm của Auto Filter để tập hợp số phát sinh ở một tài khoản theo
phép toán OR. Ví dụ tập hợp số phát sinh trong kỳ tháng 02 năm 2006 ở
tài khoản tiền VNĐ gởi tại ngân hàng Á Châu, điều kiện:
Cho thực hiện ta có kết quả:
Chức năng này còn cho phép lọc dữ liệu trong và ngoài bảng, chọn dữ
liệu muốn trích lọc, sao chép đến nơi khác...
b. Trên nhiều bảng dữ liệu
Điều kiện phải có sự liên hệ giữa các bảng, dựa trên một hay nhiều
vùng được chọn để thiết lập mối quan hệ ấy
7
- Dùng các hàm tham chiếu
Là phương pháp thông dụng và đơn giản nhất. Hầu hết các
công thức sử dụng các hàm tham chiếu đến các bảng khác như
hàm VLOOKUP, INDEX, MATCH…
Dùng các công thức liên kết
Cũng là phương pháp thông dụng và đơn giản. Hầu hết các
công thức sẽ tham chiếu đến các vùng địa chỉ ở các bảng dữ
liệu khác
Dùng thao tác Paste link – sao chép có liên kết
Paste link làm cho số liệu được tự động cập nhật theo sự thay
đổi của dữ liệu nguồn
Dùng Hyperlink – siêu liên kết, cũng cho phép khai thác số liệu
từ bảng khác nhưng ít được dùng
4. Sổ sách và báo cáo kế toán
Sổ cái
Sổ chi tiết
Sổ nhật ký chung
Sổ nhật ký đặc biệt
Bảng cân đối số phát sinh
Bảng cân đối số phát sinh kiểu bàn cờ
Bảng phân tích đối ứng các tài khoản
Bảng cân đối kế toán
Kết quả hoạt động kinh doanh
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
5. Bảo mật, bảo vệ dữ liệu
Thường xuyên sao lưu
8
- Đặt mật mã
Qui chế sử dụng
Sao chép và bảo quản
9
- Chương Thực hành Excel kế toán
1. Sổ kế toán
a. Sổ cái tài khoản
i. Dạng thông thường:
Sổ cái tài khoản dạng thông thường có mẫu như sau:
Thực hiện lập sổ như sau:
Tạo 1 sheet mới, đặt tên (VD: SoCai)
Tạo tiêu đề cho sổ
A1 nhập tên đơn vị
A2 nhập “Sổ cái”
10
- A3 số hiệu TK cần lập sổ (Ví dụ: 111); sau đó format cell;
number: custom, type:”Tài khoản” 0
A4 =VLOOKUP(tkX, HTTK, 2, 0)1
A6 nhập “Chứng từ”; E6 nhập “Số tiền”
A7 đến F7 lần lượt: Ngày, Số, Diễn giải, TKĐƯ, Nợ, Có
E8 =SUMIF(SDTK1, tkX, SoDuNo)2
F8 =SUMIF(SDTK1, tkX, SoDuCo)3
C9 nhập “Số dư đầu”
E9 =MAX(E8-F8, 0)
F9 =MAX(F8-E8, 0); Dấu dòng 8 sheet SoCai
Rút trích số phát sinh
Trong Sheet CtuKToan: vào thực đơn Data; Filter; Auto
Filter; Chọn trong danh sách tại cột TK1N giá trị số hiệu
TK cần lập sổ; Sao chép dữ liệu lọc được (bỏ dòng tiêu đề)
của Ngày, SốCT, Diễn giải, TK1C, Số Tiền sang sheet
SoCai (VD chép bắt đầu từ SoCai!A10 đến dòng 28)
Sheet CtuKToan: Chọn mục All trong danh sách tại cột
TK1N; Chọn trong danh sách tại cột TK1C giá trị số hiệu
TK cần lập sổ; Sao chép khối dữ liệu lọc được (không chép
dòng tiêu đề) của Ngày, SốCT, Diễn giải, TK1N, Số Tiền
sang sheet SoCai, nối tiếp vào dữ liệu đang có (VD từ dòng
29 đến dòng 72). Di chuyển phần dữ liệu Số Tiền vừa mới
chép sang, đang ở cột Nợ (VD E29:E72)
Sắp xếp toàn bộ khối dữ liệu đã trích lọc (VD A10:F72)
theo trật tự tăng dần của cột ngày
Tính tổng phát sinh Nợ, Có. VD: E75=SUM(E10:E72);
F75= SUM(F10:F72)
Tính số dư cuối kỳ.
VD E76=MAX(DuNo+PSNo-DuCo-PSCo, 0)
F76=MAX(DuCo+ PSCo-DuNo-PSNo,0)
Định dạng, kẻ khung cho sổ.
Trong thao tác rút trích số phát sinh, trong thực tế ta nên sử
dụng chức năng Advanced Filter của Excel nhằm làm giảm bớt
thao tác khi cần lập và in nhiều sổ cái. Thực hiện:
Trong sheet SoCai, ta tạo vùng điều kiện, ví dụ:
Vùng điều kiện cho thấy ta muốn lọc các phát sinh nợ lẫn phát sinh có
của tài khoản 111
1
tkX: SoCai!A3; HTTK: TKC1!A2:B88
2
SDTK1: SDD!A2:A114; SoDuNo: SDD!D2:D114
3
SoDuCo: SDD!E2:E114
11
- Tạo thêm vùng chỉ định dữ liệu trích ra sẽ sao chép đến và chỉ lấy
những cột cần thiết:
Vùng này nên nằm chung dòng với dòng có số liệu của số dư đầu, vì
dữ liệu phát sinh trích lọc về sẽ bắt đầu từ dòng ngay bên dưới.
Tiến hành trích lọc:
Đánh dấu khối vùng điều kiện (K1:L3)
Vào thực đơn Data; Filter; Advanced Filter, xuất hiện:
Trong “List range” nhập địa chỉ vùng dữ liệu bút toán
(CtuKtoan!A1:J415). Criteria range là địa chỉ vùng điều kiện và Copy to
là địa chỉ vùng dữ liệu trích ra sẽ sao chép đến. Chọn OK để thực hiện. Dữ
liệu trích ra có dạng:
12
- Nhập các công thức sau lần lượt vào dòng phát sinh đầu tiên của sổ,
trong ví dụ, ta nhập ở dòng 12 rồi sao chép xuống đến dòng cuối cùng còn
dữ liệu phát sinh:
Phần tổng của sổ thực hiện như ở dạng trước
ii. Dạng lũy kế:
Sổ cái tài khoản dạng lũy kế là sổ được trình bày phần phát sinh chỉ
trong một kỳ nào đó (tháng, quý…).
Phần tiêu đề của sổ ghi rõ sổ lập trong kỳ nào, như thế ngoài số dư đầu
năm, sổ phải có thêm phần số lũy kế phát sinh từ đầu năm tài chính đến
đầu kỳ lập sổ và số dư đầu kỳ lập sổ. Sổ có dạng sau:
13
- Trong A5, ta nhập ngày đầu kỳ lập sổ và định dạng cho hiển thị như
trong hình mẫu. Trong ví dụ này
Trong E10, nhập công thức tính số lũy kế phát sinh nợ từ đầu năm, sử
dụng công thức mảng:
{=SUM(IF(PSTK1No=tkX, SoTienPS, 0)*IF(NgayCT
- o Nếu thực hiện trích lọc bằng Advanced Filter, trong vùng điều
kiện, ta nhập thêm điều kiện về ngày chứng từ như sau
b. Sổ chi tiết tài khoản
i. Dạng thông thường:
Sổ chi tiết tài khoản ghi chép các nghiệp vụ liên quan đến đối tượng kế
toán cụ thể. Để thuận tiện cho việc nhập công thức, ta cần thực hiện một
số công việc chuẩn bị cho lần đầu tiên bằng việc tạo ra mã số chi tiết cho
các đối tượng chi tiết:
Chèn thêm 1 cột vào bên trái hết của sheet TKC3, đặt tên cột là
SHTKC3 rồi nhập công thức TKC1*100.000+TKC2*10.000+TKC3
15
- Công thức này cho phép ta ghi nhận số liệu cho 9.999 đối tượng kế
toán chi tiết ở mỗi tài khoản cấp 2.
Thực hiện tương tự ở sheet SDD, ta có:
Trong sheet CtuKToan, ta cũng cần tạo thêm 2 cột để làm ra mã số cho
các tài khoản chi tiết phát sinh nợ/có
Chèn thêm 1 cột vào sau cột TK3N, đặt tên cột là CtietNo, nhập công
thức tạo mã số cho tài khoản chi tiết phát sinh nợ:
TK1N*100.000+TK2N*10.000+TK3N, rồi sao chép cho toàn bảng
Tương tự, chèn thêm 1 cột vào sau cột TK3C, đặt tên cột là CtietCo,
nhập công thức tạo mã số cho tài khoản chi tiết phát sinh có:
TK1C*100.000+TK2C*10.000+TK3C
16
- Công thức này cũng phải sao chép cho toàn bảng, như thế ta đã hoàn
tất bước chuẩn bị
Sổ chi tiết cũng có thể có ở dạng thông thường hoặc dạng lũy kế, hình
sau đây minh họa cho dạng lũy kế
Cách thực hiện lập sổ chi tiết tương tự như lập sổ cái, trong đó, ta quan
tâm đến những khác biệt sau:
Số hiệu tài khoản cần lập sổ (trong ô A3) là số hiệu chi tiết,
không phải là số tài khoản cấp 1, vì thế ta phải nhập đầy đủ dãy
17
- số hiệu chi tiết, ví dụ: 11210001. Để thuận tiện và đảm bảo sự
chính xác của mã số, ta nên dùng công thức giống như ở phần
chuẩn bị. Ví dụ:
vì trong các ô M1, N1 và O1 ta lần lượt nhập số hiệu tài khoản cấp 1,
cấp 2 và chi tiết của tài khoản như trong hình:
Như vậy, khi cần lập sổ cho tài khoản khác, ta sẽ thay đổi giá trị trong
các ô này theo chi tiết của tài khoản
Trong công thức tìm tên tài khoản (ô A4), ta cũng dùng hàm
VLOOKUP() nhưng sẽ tìm trên sheet TKC3, VLOOKUP(tkX, HTTK3, 2,
0)6
Công thức tính số dư đầu năm cũng dùng hàm SUMIF(),
E8 =SUMIF(SDTK3, tkX, SoDuNo)7
F8 =SUMIF(SDTK3, tkX, SoDuCo)8
Trong E10, nhập công thức tính số lũy kế phát sinh nợ từ đầu năm, sử
dụng công thức mảng
{=SUM(IF(CtuKToan!H2:H415=SoChiTiet!A3,SoTienPhatSinh,0)*IF
(CtuKToan!A2:A415
- Và công thức mảng tính số lũy kế phát sinh có từ đầu năm trong F10:
{=SUM(IF(CtuKToan!M2:M415=SoChiTiet!A3,SoTienPhatSinh,0)*IF(C
tuKToan!A2:A415
- Chèn 1 sheet mới, đặt tên là NKCT (Nhật Ký Chi Tiền).
Nhập tiêu đề cho sổ như mẫu trình bày trên. Các tài khoản
nhập trong vùng “Ghi nợ các TK” tùy thuộc vào yêu cầu
của từng doanh nghiệp. Trong sheet CtuKtoan, dùng chức
năng Auto Filter, ta chọn số hiệu TK 111 trong danh sách
tại cột TK1C. Sao chép dữ liệu lọc được (có dòng tiêu đề)
của Ngày, SốCT, Diễn giải, TK1N, Số Tiền sang sheet
NKCT (VD chép bắt đầu từ dòng 5 đến dòng 49), ví dụ:
20
Thêm vào BST
Báo xấu
Download
Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ
