MICROSOFT OFFICE EXCEL 2003

Chia sẻ: Comtrau Com | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:59

Thêm vào BST

Báo xấu

945
lượt xem 432
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Thao tác căn bản: Nhập dữ liệu, chọn vùng dữ liệu, nhập số thứ tự tự động, sử dụng các lệnh Copy/Cut/Paste, chỉnh sửa nội dung, cách chèn dòng/cột/ô, trộn nhiều ô thành 1 ô. Định dạng dữ liệu: Sử dụng lệnh Format Cells để biết cách định dạng kiểu số (Number), kiểu chữ (Font), vị trí và hướng xoay của văn bản (Alignment), cách kẻ khung cho bảng tính (Border), tạo màu nền cho bảng tính (Patterns). ...

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: MICROSOFT OFFICE EXCEL 2003

Mục Lục 1 Mục tiêu đào tạo ........................................................................................................................... 6 2 Bài 1: Giới thiệu Microsoft Excel và màn hình giao diện................................ ............................ 6 Giới thiệu.............................................................................................................................. 6 2.1 2.1.1 Cách khởi động chương trình Microsoft Excel ........................................................... 6 2.1.2 Cách thoát chương trình Microsoft Excel ................................ ................................ ... 6 Màn hình giao diện ............................................................................................................... 6 2.2 Bảng tính (Workbook) và trang bảng tính (Sheet) .................................................................. 7 2.3 Tóm tắt ................................................................................................................................. 7 2.4 2.4.1 Câu hỏi ................................ ................................ ................................ ..................... 7 3 Bài 2: Nhập dữ liệu và hiệu chỉnh bảng tính trong Excel................................ ............................ 8 Nhập dữ liệu ................................ ......................................................................................... 8 3.1 Các kiểu dữ liệu trong Excel ................................................................................................. 9 3.2 3.2.1 Kiểu chữ ................................................................................................................... 9 3.2.2 Kiểu số...................................................................................................................... 9 3.2.3 Kiểu công thức ................................ ................................ ................................ .......... 9 3.2.4 Kiểu ngày.................................................................................................................. 9 Các toán tử ................................................................ ............................. 10 3.2.4.1 3.2.4.2 Hàm ....................................................................................................... 10 Hiệu chỉnh bảng tính ........................................................................................................... 10 3.3 Các thao tác trên tập tin ....................................................................................................... 11 3.4 Tóm tắt ............................................................................................................................... 11 3.5 3.5.1 Câu hỏi ................................ ................................ ................................ ................... 11 Bài tập ................................................................................................................................ 11 3.6 3.6.1 Bài tập 1.................................................................................................................. 11 3.6.2 Bài tập 2.................................................................................................................. 12 4 Bài 3: Định dạng dữ liệu và bảng tính ....................................................................................... 13 Định dạng cách hiển thị dữ liệu kiểu số và ngày tháng ......................................................... 13 4.1 Định dạng Font chữ............................................................................................................. 14 4.2 Định dạng vị trí và hướng xoay của văn bản trong ô ............................................................ 14 4.3 Kẻ khung cho bảng tính ...................................................................................................... 15 4.4 Trang 1 / 59
Tạo màu nền cho ô .............................................................................................................. 17 4.5 Tóm tắt ............................................................................................................................... 17 4.6 4.6.1 Câu hỏi ................................ ................................ ................................ ................... 17 Bài tập ................................................................................................................................ 17 4.7 5 Bài 4: Các thao tác dữ liệu đặc biệt trong Excel................................ ................................ ........ 19 5.1 Các thao tác Copy và Paste Special ..................................................................................... 19 5.2 Thao tác trên Sheet.............................................................................................................. 20 Liên kết dữ liệu ................................ ................................ ................................ ................... 20 5.3 Sắp xếp cơ sở dữ liệu .......................................................................................................... 21 5.4 Tóm tắt ............................................................................................................................... 22 5.5 5.5.1 Câu hỏi ................................ ................................ ................................ ................... 22 Bài tập ................................................................................................................................ 22 5.6 6 BÀI 5: Giới thiệu hàm trong Excel ............................................................................................ 24 Giới thiệu............................................................................................................................ 24 6.1 Một số hàm Logic ................................ ................................ ................................ ............... 24 6.2 6.2.1 Hàm AND ................................ ................................ ................................ ............... 24 6.2.2 Hàm OR ................................................................................................................. 24 6.2.3 Hàm điều kiện IF ................................................................................................ .... 24 Các hàm xử lý chuỗi ........................................................................................................... 25 6.3 6.3.1 Hàm trích chuỗi....................................................................................................... 25 6.3.1.1 Hàm LEFT................................................................ ............................. 25 6.3.1.2 Hàm RIGHT ................................ ................................ .......................... 25 6.3.1.3 Hàm MID............................................................................................... 25 6.3.2 Hàm đổi chuỗi ......................................................................................................... 25 6.3.2.1 Hàm LOWER ........................................................................................ 25 6.3.2.2 Hàm UPPER ................................ ................................ .......................... 26 6.3.2.3 Hàm PROPER ....................................................................................... 26 Toán tử nối chuỗi: & .............................................................................. 26 6.3.2.4 Tóm tắt ............................................................................................................................... 26 6.4 6.4.1 Câu hỏi ................................ ................................ ................................ ................... 26 Bài tập ................................................................................................................................ 27 6.5 6.5.1 Bài tập 1.................................................................................................................. 27 6.5.2 Bài tập 2.................................................................................................................. 28 6.5.3 Bài tập 3.................................................................................................................. 28 Trang 2 / 59
6.5.4 Bài tập 4.................................................................................................................. 29 6.5.5 Bài tập 5.................................................................................................................. 30 7 Bài 6: Các hàm truy tìm dữ liệu, hàm số học và thống kê......................................................... 30 Các hàm truy tìm dữ liệu ................................ ................................ ..................................... 30 7.1 7.1.1 Hàm VLOOKUP ................................................................................................ .... 30 7.1.2 Hàm HLOOKUP ................................................................................................... 31 Một số hàm số học .............................................................................................................. 31 7.2 7.2.1 Hàm INT ................................................................................................................ 31 7.2.2 Hàm MOD .............................................................................................................. 31 7.2.3 Hàm ROUND ................................ ................................ ................................ ........ 31 7.2.4 Hàm MAX .............................................................................................................. 32 7.2.5 Hàm MIN ................................ ................................ ................................ ............... 32 7.2.6 Hàm AVERAGE ................................................................................................ .... 32 7.2.7 Hàm SUM................................ ................................ ................................ ............... 32 7.2.8 Hàm RANK ................................ ................................ ................................ ............ 33 7.2.9 Hàm COUNT ......................................................................................................... 33 7.2.10 Hàm COUNTA ...................................................................................................... 33 7.2.11 Hàm COUNTIF ................................ ................................ ..................................... 33 7.2.12 Hàm SUMIF........................................................................................................... 33 Tóm tắt ............................................................................................................................... 34 7.3 7.3.1 Câu hỏi ................................ ................................ ................................ ................... 34 Bài tập ................................................................................................................................ 35 7.4 7.4.1 Bài tập 1.................................................................................................................. 35 7.4.2 Bài tập 2 : Tạo tập tin và lưu với tên KQ_THI.XLS. ................................................ 36 7.4.3 Bài tập 3.................................................................................................................. 37 7.4.4 Bài tập 4.................................................................................................................. 38 7.4.5 Bài tập 5.................................................................................................................. 38 7.4.6 Bài tập 6.................................................................................................................. 39 8 Bài 7: M ột số hàm ngày giờ và hàm cơ sở dữ liệu ................................ ..................................... 40 Các hàm ngày giờ ................................ ................................ ................................ ............... 40 8.1 8.1.1 Các hàm ngày tháng ................................................................................................ 40 8.1.1.1 Hàm DATE ............................................................................................ 40 8.1.1.2 Hàm DAY ................................ .............................................................. 41 8.1.1.3 Hàm MONTH ........................................................................................ 41 8.1.1.4 Hàm YEAR ............................................................................................ 41 8.1.2 Các hàm giờ ................................ ................................ ................................ ............ 41 Trang 3 / 59
8.1.2.1 Hàm NOW ................................................................ ............................. 41 8.1.2.2 Hàm HOUR ........................................................................................... 41 8.1.2.3 Hàm MINUTE ....................................................................................... 41 8.1.2.4 Hàm SECOND....................................................................................... 41 Một số hàm cơ sở dữ liệu ................................................................................................ .... 42 8.2 8.2.1 Giới thiệu ................................ ................................ ................................ ............... 42 8.2.2 Một số hàm cụ thể ................................................................................................... 42 8.2.2.1 Hàm DSUM ........................................................................................... 42 8.2.2.2 Hàm DMIN ............................................................................................ 42 8.2.2.3 Hàm DMAX........................................................................................... 42 8.2.2.4 Hàm DAVERAGE ................................................................................. 42 8.2.2.5 Hàm DCOUNT ................................ ................................ ...................... 43 8.2.2.6 Hàm DCOUNTA ................................ ................................ ................... 43 Rút trích dữ liệu .................................................................................................................. 43 8.3 8.3.1 Cách 1: Sử dụng AutoFilter ..................................................................................... 43 8.3.2 Cách 2: Sử dụng Advanced Filter ................................ ................................ ............ 44 Tóm tắt ............................................................................................................................... 44 8.4 8.4.1 Câu hỏi ................................ ................................ ................................ ................... 44 Bài tập ................................................................................................................................ 44 8.5 8.5.1 Bài tập 1.................................................................................................................. 44 9 Bài 8: Vẽ biểu đồ trong Excel ................................ ................................ ..................................... 46 Giới thiệu............................................................................................................................ 46 9.1 Cách vẽ biểu đồ trong Excel ................................................................................................ 47 9.2 Cách hiệu chỉnh biểu đồ ...................................................................................................... 49 9.3 Tóm tắt ............................................................................................................................... 50 9.4 9.4.1 Câu hỏi ................................ ................................ ................................ ................... 50 Bài tập ................................................................................................................................ 50 9.5 9.5.1 Bài tập 1:................................................................................................................. 50 9.5.2 Bài tập 2.................................................................................................................. 51 10 Bài 9: Phụ lục ................................................................................................ ............................. 51 11 Đáp án câu hỏi ............................................................................................................................ 56 11.1 Bài 1: Trả lời................................................................. ................................ ...................... 56 11.2 Bài 2: Trả lời................................................................. ................................ ...................... 57 11.3 Bài 3: Trả lời................................ ....................................................................................... 57 Trang 4 / 59
11.4 Bài 4: Trả lời................................ ....................................................................................... 57 11.5 Bài 5 Trả lời........................................................................................................................ 57 11.6 Bài 6 : Trả lời................................................................ ................................ ...................... 58 11.7 Bài 7 : Trả lời................................................................ ................................ ...................... 58 11.8 Bài 8: Trả lời................................................................ ................................ ...................... 58 Trang 5 / 59
MICROSOFT OFFICE EXCEL 2003 1 Mục tiêu đào tạo 1. Các thao tác soạn thảo dữ li ệu bảng tính :  T hao tác căn bản: Nhập dữ liệu, ch ọn v ùng dữ liệu, nhập số thứ tự tự động, s ử dụng c ác lệnh Copy/Cut/Paste , chỉnh sửa nội dung, cách chèn d òng/cột/ô, t rộn nhiều ô thành 1 ô.  Định dạng dữ liệu: Sử dụng lệnh Format Cells để biết cách định dạng ki ểu số (Number), ki ểu chữ (Font), vị trí v à hướng xoay của văn bản (Alignment), c ách kẻ khung cho bảng tính (Border), tạo màu nền cho bảng tính (Patterns). 2. Các thao tác d ữ liệu đặc biệt:  Sử dụng lệnh dán đặc biệt (Paste Special).  Đổi/xóa tên Sheet.  Liên k ết dữ liệu giữa các bảng tính.  Sắp xếp dữ liệu trong bảng tính (Sort). 3. Cách sử dụng các h àm:  Các hàm Logic: AND, OR, IF.  Hàm trích chuỗi: LEFT, RIGHT, MID.  Hàm đổi chuỗi: LOWER, UPPER, PROPER.  Các hàm truy tìm dữ liệu: VLOOKUP, HLOOKUP.  Các hàm số học: INT, MOD, ROUND, MAX, MIN, AVERAGE, SUM, RANK, COUNT.  Các hàm ngày gi ờ: DATE, DAY, MONTH, YEAR, NOW, HOUR, MINUTE, SECOND. 4. Sử dụng lệnh AutoFilter v à Advanced Filter để rút trích dữ liệu. 5. Bi ết cách vẽ đồ thị trong Excel bằng việc sử dụng Chart Wizard. 2 B ài 1: Giới thiệu Microsoft Excel và màn hình giao diện 2.1 Giới thiệu Chức năng của Microsoft Excel là một phần mềm tính toán. Microsoft Excel cung cấp khá đầy đủ các công cụ và các hàm giúp người dùng lập các bảng tính một cách dễ dàng. Cách khởi động chương trình Microsoft Excel 2.1.1  Click vào nút Start  Programs  Microsoft Office  Microsoft Office Excel 2003.  Click vào nút Start  Run, gõ chữ Excel trong hộp thoại Open. Cách thoát chương trình Microsoft Excel 2.1.2  Chọn File  Exit.  Nhấn tổ hợp phím Alt + F4.  Nhấn v ào nút Close ở góc trên bên phải màn hình. 2.2 Màn hình giao diện Trang 6 / 59
Các thành phần của cửa sổ như: Thanh tiêu đề (Title Bar) Thanh thực đơn lệnh (Menu Bar) Các thanh công cụ (Toolbars) Thanh công thức (Formula Bar) Ô làm việc (Cell) Tiêu đề cột (Title Column) Tiêu đề dòng (Title Row) Trang bảng tính (Sheet Tab) Thanh trạng thái (Status Bar)  Vùng làm việc của Excel được chia ra l àm các dòng (Row) và các cột (Column), giao điểm của các dòng và các cột tạo thành ô (Cell).  Dòng: Có 65.536 dòng được đánh số từ 1 đến 65.536.  Cột: Có 256 cột được đánh số từ A đến Z rồi lại AA… đến IV.  Ô: Mỗi ô đều có địa chỉ. Địa chỉ của ô là chỉ số cột và chỉ số dòng. Ví dụ ô ở cột B dòng số 2 có địa chỉ là B2.  Vùng: Một vùng bao gồm các ô liên tiếp nhau tạo thành hình chữ nhật. Địa chỉ của vùng là địa chỉ của ô đầu tiên bên trái và ô cuối cùng bên phải.  Các thanh công cụ: Cũng như các phần mềm ứng dụng khác, Microsoft Excel cung cấp cho người sử dụng nhiều thanh công cụ chẳng hạn thanh Standard, thanh Formatting, thanh Drawing, … Để bật hoặc tắt các thanh công cụ: Dùng View  Toolbars  Chọn các thanh công cụ cần bật hoặc tắt. 2.3 Bảng tính ( Workbook) và trang b ảng tính (Sheet)  Một tập tin Excel tương đương v ới một bảng tính (Workbook).  Trên một Workbook có thể có nhiều trang bảng tính (Sheet). Mặc định, một Workbook khi mới tạo ra sẽ có 3 Sheet. Các Sheet sẽ được đánh số từ Sheet1 đến Sheet3. Số l ượng Sheet trong một Workbook tùy thuộc vào bộ nhớ cho phép. 2.4 Tóm tắt Câu hỏi 2.4.1 Trang 7 / 59
1. Nêu ra hai cách khởi động Microsoft Excel? 2. Sheet là gì ? 3. Mặc định, một Workbook có bao nhi êu Sheet? Bài 2: Nh ập dữ liệu và hiệu chỉnh bảng tính trong Excel 3 3.1 Nh ập dữ liệu  Nhập dữ liệu Nhập dữ liệu bình thường vào các ô của bảng tính.  Dùng các phím điều khiển để di chuyển con trỏ giữa các ô.  Xóa ký tự: Nhấn Delete để xóa ký tự bên phải điểm chèn hoặc phím Backspace  để xóa ký tự bên trái điểm chèn. Các thao tác về lệnh cũng giống Word, có nghĩa là lệnh có thể thực hiện qua  thực đơn lệnh hoặc qua các thanh công cụ lệnh.  Các lệnh chọn vùng dữ liệu Chọn một dòng: Click vào tiêu đề của dòng cần chọn.  Chọn nhiều dòng liên tiếp: Nhấn và giữ chuột vào tiêu đề của dòng đầu tiên  trong vùng cần chọn, kéo rê chuột để chọn được nhiều dòng. Chọn một cột: Click vào tiêu đề của cột cần chọn.  Chọn nhiều cột li ên tiếp: Nhấn và giữ chuột vào tiêu đề của cột đầu tiên trong  vùng cần chọn, kéo rê chuột để chọn được nhiều cột. Chọn một vùng bất kỳ: Nhấn và giữ chuột, đồng thời di chuyển chuột để chọn.  Chọn nhiều vùng không liên tiếp: Chọn vùng thứ nhất, nhấn và giữ phím Ctrl,  chọn vùng thứ hai.  Nhập số thứ tự tự động Nhập v ào hai số 1 v à 2 cho hai ô liên tiếp nhau.  Đánh dấu chọn hai ô chứa 2 số đó.  Đặt chuột góc dưới bên phải của khối vừa chọn cho xuất hiện dấu cộng đậm  nét (+). Drag (gi ữ v à kéo) chuột tới các ô cần đánh số thứ tự.   Lệnh Copy Đối với dữ liệu ở ô cần nhập hoặc cần tính toán có nội dung tương tự với nội  dung hiện có thì ta dùng lệnh Copy. Cách làm:  Chọn các ô chứa dữ liệu cần Copy.  Nhấn Ctrl + C, hoặc Edit  Copy, hoặc Click v ào biểu tượng trên  thanh công cụ chuẩn (Standard). Dời con trỏ đến ô cần Copy tới, Click phải chuột, chọn Paste, hoặc Ctrl +  V, hoặc chọn biểu tượng trên thanh công cụ chuẩn để dán.  Lưu ý: Nếu các ô chứa công thức hoặc nội dung kề nhau, bạn có thể đặt chuột tại vị trí bên phải của ô cho xuất hi ện dấu cộng đậm nét, sau đó Drag chuột đến các ô cần Copy tới.  Di chuyển Trang 8 / 59
Chọn các ô chứa dữ liệu cần di chuyển.  Nhấn Ctrl + X, hoặc Edit  Cut, hoặc Click vào biểu tượng trên thanh công  cụ chuẩn. Dời con trỏ đến ô cần di chuyển tới, Click phải chuột, chọn Paste, hoặc nhấn tổ  hợp phím Ctrl + V hoặc chọn thanh công cụ trên thanh công cụ chuẩn để dán.  Xóa khối dữ liệu Dùng chuột xác định vùng dữ liệu cần xóa.  Nhấn Delete (hoặc Edit  Clear  Contents).  3.2 Các kiểu dữ liệu trong Excel Đối với Microsoft Excel, trong một ô chỉ có thể có một kiểu dữ liệu. Kiểu chữ 3.2.1 Dữ liệu kiểu chữ l à dữ liệu sau khi nhập xong mặc định dữ liệu sẽ được canh trái trong ô. Kiểu số 3.2.2 Dữ liệu kiểu số là dữ liệu sau khi nhập xong mặc định dữ liệu sẽ được canh phải. Kiểu công thức 3.2.3 Bắt đầu bằng dấu = hoặc dấu +. Kết quả trong ô dữ liệu dạng công thức không phải là những ký tự nhập vào mà là kết quả trả về của các toán tử và các hàm sử dụng trong công thức. Sau khi nhấn Enter công thức nhập vào chỉ thể hiện trên thanh công thức còn kết quả của nó được thể hiện trong ô. Nếu thấy Có thể do Cột quá hẹp #######: #DIV/0!: Chia cho 0 Thực hiện phép tính với một biến không xác định (tên không #NAME?: gắn với một ô hay một vùng nào cả) hoặc sai tên hàm Tham chi ếu đến một ô rỗng hoặc không có trong danh sách #N/A: Sai về kiểu của toán hạng (Ví dụ lấy số chia cho chuổi hoặc #VALUE!: ngày tháng) Kiểu ngày 3.2.4 Trong cách trình bày dưới đây: DD: là 2 con số chỉ ngày MM: là 2 con số chỉ tháng YY: là 2 con số chỉ năm Nhập theo dạng dd/mm/yy hoặc mm/dd/yy tùy thuộc v ào việt thiết lập thông số của Windows, v í dụ nếu đặt thông số kiểu pháp ta gõ vào 27/09/06, trường hợp dùng ki ểu mỹ (mặc định) ta gõ vào 09/27/06. Khi nhập sai dạng thức, Excel tự động chuyển sang dạng chuổi (canh trái ô) và ta không thể dùng dữ liệu này để tính toán. Có thể nhập ngày bằng cách =Date(yy,mm,dd) đây l à cách nhập ngày tốt nhất. Trang 9 / 59
3.2.4.1 Các toán tử Gồm có phép toán cộng (+), trừ (-), nhân (*), chia (/) và các phép toán quan hệ, so sánh. 3.2.4.2 Hàm Excel cung cấp rất nhiều hàm có sẵn. Cách viết hàm theo quy ước chung như sau: Tên_hàm (các tham số). Ví dụ: Hàm tính tổng  Cú pháp: = SUM(các thành phần được liệt kê).   Tính tổng các ô kề nhau. Ví dụ: = SUM(C2:C10)  Tính tổng các ô rời nhau (không kề nhau). = SUM(C2:F2, G2) Phần này được giải thích thêm trong bài tiếp theo.  Lưu ý: Để cho dữ liệu trong ô dạng số được hiểu là dữ liệu dạng chữ ta thêm dấu ' (dấu nháy đơn) trước khi nhập các số. 3.3 Hi ệu chỉnh bảng tính  Hi ệu chỉnh nội dung của 1 ô Đặt con trỏ tại vị trí cần chỉnh sửa.  Click chuột lên thanh Formula Bar, hoặc Double Click vào ô cần chỉnh sửa,  hoặc nhấn phím F2.  Chèn thêm cột Đặt con trỏ tại vị trí cần chèn.  Chọn Insert  Columns, hoặc Click phải chọn Insert  Entire column, hoặc  dùng tổ hợp phím Ctrl + Shift + dấu +  Chọn Entire column.  Chèn thêm dòng Đặt con trỏ tại vị trí cần chèn.  Chọn Insert  Rows, hoặc Click phải chọn Insert  Entire row, hoặc dùng tổ  hợp phím Ctrl + Shift + dấu +  Chọn Entire row.  Chèn thêm ô Đặt con trỏ tại vị trí cần chèn.  Chọn Insert  Cells  Shift cells down, hoặc dùng tổ hợp phím Ctrl + Shift +  dấu +  Shift cells down.  Lưu ý: Nếu muốn chèn thêm nhiều dòng, hoặc cột, hoặc ô thì chọn nhiều dòng, hoặc cột, hoặc ô trước khi chèn.  Xóa cột Chọn các cột cần xóa.  Chọn Edit  Delete, hoặc Click phải lên vùng chọn, chọn Delete.   Xóa dòng Chọn các dòng cần xóa.  Chọn Edit  Delete, hoặc Click phải l ên vùng chọn, chọn Delete.   Xóa ô Chọn các ô cần xóa.  Chọn Edit  Delete, hoặc Click phải lên vùng chọn, chọn Delete.  Trang 10 / 59
 Ghép nhiều ô thành một ô Cách 1:  Chọn các ô cần ghép.  Chọn Format  Cells  Alignment, đánh dấu vào mục Merge cells.  Cách 2:  Chọn các ô cần ghép.  Sử dụng biểu tượng (Merge and Center) trên thanh công cụ  Formatting.  Xóa bỏ việc ghép ô Chọn ô cần bỏ ghép.  Chọn Format  Cells  Alignment, bỏ chọn mục Merge cells.   Tìm kiếm v à thay thế dữ liệu Chọn phạm vi vùng dữ liệu cần tìm kiếm và thay thế.  Chọn Edit  Replace, xuất hiện hộp thoại:  Nhập v ào từ cần tìm trong mục Find what.  Nhập v ào từ muốn thay thế trong mục Replace with.  Chọn Replace All để thay thế tất cả.  3.4 Các thao tác trên tập tin  Các thao tác như lưu, mở, tạo mới tập tin tương tự như Microsoft Word.  Các thao tác trên tập tin trong bộ Microsoft Office đều giống nhau. 3.5 Tóm tắt Câu hỏi 3.5.1 1. Để chèn thêm cột trong bảng tính ta làm như thế nào? 2. Để xóa cột trong bảng tính ta làm như thế nào? 3. T rộn nhiều ô thành một ô ta thực hiện như thế nào? 4. Để chỉnh sửa nội dung trong 1 ô, ta thực hiện nh ư th ế n ào? 3.6 Bài t ập Bài tập 1 3.6.1 Trang 11 / 59
B ẢNG LƯƠNG NHÂN VIÊN A B C D E F Lương Họ Và Tên Chức Vụ Phụ Cấp Tiền Lãnh 1 STT CB Kế Toán - Điều Hành 2 Phạm Đăng Báu Giám Đốc 3 1 792,000 250,000 Trần Sang Nam KT Trưởng 2 591,000 250,000 4 Phạm Thị Hằng Thủ Quỹ 5 3 430,000 250,000 Ngô Minh Tuấn KT Tổng Hợp 4 484,000 250,000 6 Trần Minh Thủy 7 5 KT Thu Chi 430,000 250,000 Tổ Kỹ Thuật 8 Đào Thanh Tâm Xưởng Trưởng 9 1 405,000 250,000 Lưu Thị Mai Xưởng Phó 2 376,000 250,000 10 Tạ Thị Lan Hóa Nghiệm 11 3 376,000 250,000 Huỳnh Tấn Kiệt Thợ Hàn 4 484,000 250,000 12 Tổ Vật Tư 13 Phạm Thanh Tùng CH Trưởng 1 340,000 250,000 14 Vũ Quang Đông Cung Ứng 15 2 430,000 250,000 Phạm Đình Tứ Thủ Kho 3 376,000 250,000 16 T ổng Cộng 17 Yêu c ầu: 1. T ạo và lưu tập tin với tên LUONG1.xls. 2. Nh ập v à trình bài bảng tính như nội dung trên. 3. T ính số tiền lãnh được = l ương căn bản + phụ cấp phương tiện. 4. T ính tổng số tiền l ương cơ bản v à số tiền thực sự l ãnh c ủa từng bộ phận v à toàn bộ c ông ty. 5. Gi ả sử trong tháng sau công ty có sự thay đổi nh ư sau:  Số tiền phụ cấp phương ti ện được giám đốc thay đổi lại l à 300,000.  Mỗi nhân vi ên ph ải trả tiền bảo hiểm xã hội = 5% l ương cơ b ản.  T iền lãnh được = lương căn bản + phụ cấp ph ương ti ện – bảo hiểm xã hội.  Hãy l ập và tính toán lại bảng tính.  L ưu l ại với tên LUONG2 .xls. Bài tập 2 3.6.2 Y êu c ầu: Tạo v à lưu bảng tính với tên là: Bang thu vien phi.xls Ti ền trả =đơn giá x số ngày + chi phí khác BẢNG THU VIỆN PHÍ NHẬP CHI PHÍ ĐƠN MS-BN DIỆN BN RA VIỆN SỐ NGÀY TIỀN TRẢ VIỆN KHÁC GIÁ BH-01 Thu Nga 5/7/2000 10/7/2000 153 50,000 Trang 12 / 59
100,000 Quế Trân BH-02 10/7/2000 20/7/2000 44 60,000 Trần Tâm KBH-04 15/6/2000 16/8/2000 52 30,000 1,500,000 Văn Khoa BH-05 20/7/2000 23/7/2000 3 80,000 Mỹ Hạnh KBH-06 25/7/2000 27/7/2000 2 50,000 30,000 Hùng Nguyễn KBH-07 20/7/2000 30/7/2000 10 40,000 350,000 BH-08 Chu Chu 21/7/2000 21/7/2000 0 50,000 52,000 BH-09 Hùng Lâm 19/7/2000 10/8/2000 81 30,000 BH-10 Quang Hà 22/7/2000 23/8/2000 32 50,000 KBH-11 Anh Kiêt 14/7/2000 15/8/2000 32 60,000 850,000 Bài 3: Đ ịnh d ạng dữ liệu và bả ng tính 4 4.1 Định dạng cách hiển thị dữ liệu kiểu số và ngày tháng  Xác định khối cần định dạng số.  Chọn Format  Cells, chọn Tab Number.  Chọn kiểu số (Number) hoặc ngày tháng (Date) cần hiển thị, chọn OK.  Lưu ý: Có thể dùng một số ký hiệu định dạng trên thanh Formatting.  Một số kiểu hiển thị dữ liệu: Trang 13 / 59
Comma Style : Định dạng số kiểu tài chính (cứ 3 chữ số được phân cách bởi  , dấu (dấu phẩy), và nếu số âm thì chuyển thành dạng: ([giá trị]), số 0 (Zero) chuyển thành dấu gạch nối (-)). : Định số kiểu tiền tệ. Currency Style  : Định số kiểu phần trăm. Percent Style  : Tăng chữ số thập phân. Increase Decimal  : Gi ảm chữ số thập phân. Decrease Decimal  Bạn cũng có thể trở lại ngay dạng đầu ti ên khi chưa định dạng bằng cách dùng:  Format  Cells  Number  General. 4.2 Định dạng Font chữ  Xác định khối cần định dạng.  Chọn Format  Cells, chọn Tab Font.  Xuất hiện hộp thoại sau:  Cách định dạng Font chữ trong bảng hộp thoại trên tương tự cách định dạng Font chữ trong Microsoft Word và các chương trình ứng dụng khác trên Windows.  Lưu ý: Có thể dùng một số ký hiệu định dạng trên thanh Formatting. 4.3 Định dạng vị trí và hướng xoay của văn bản trong ô  Vị trí của dữ liệu trong ô được phân bố dựa vào 3 thành phần: Phân bố ngang (Horizontal ).  Phân bố dọc (Vertical).  Hướng xoay (Orientation).   Ta có thể xác lập vị trí, canh biên dữ liệu trong ô bằng cách sau: Chọn khối dữ liệu cần định dạng.  Trang 14 / 59
Chọn Format  Cells, chọn Tab Alignment.   Trong mục Horizontal chọn một trong các vị trí: Left: Canh trái trong ô.  Right: Canh phải trong ô.  Center: Canh giữa trong ô.   Trong mục Vertical chọn một trong các vị trí: Top: Canh trên.  Bottom: Canh dưới.  Center: Canh giữa.   Trong mục Orientation xác định độ xoay của dữ liệu trong ô.  Lưu ý: Có thể dùng một số ký hiệu định dạng trên thanh Formatting. 4.4 Kẻ khung cho bảng tính  Xác định khối cần vẽ khung.  Chọn Format  Cells, chọn Tab Border. Trang 15 / 59
 Định dạng đường kẻ trước khi kẻ: Kiểu đường kẻ chọn trong Style.  Màu đường kẻ chọn Color.   Kẻ khung: Sau khi chọn kiểu và màu sắc cho đường kẻ, Click vào các biểu tượng kẻ khung để kẻ khung cho khối dữ liệu đã chọn.  Lưu ý: Có thể sử dụng biểu tượng Borders trên thanh Formatting. Bật/tắt các đường kẻ ô trong bảng tính: Dùng Tools  Options  View  Gridlines Chọn Gridlines để hiện đường lưới Trang 16 / 59
4.5 Tạo m àu nền cho ô  Đánh dấu nội dung cần tạo màu nền.  Dùng Format  Cells, chọn Tab Patterns hoặc chọn biểu tượng (Fill Color) trên thanh Formatting. 4.6 Tóm tắt Câu hỏi 4.6.1 1. Nêu cách mở hộp thoại Format Cells? 2. T rong hộp thoại Format Cells gồm những Tab nào? 3. Để định dạng cách hiển thị dữ liệu ki ểu số v à ngày tháng ta s ử dụng Tab n ào? 4. Để định dạng kiểu chữ ta sử dụng Tab nào? 5. Để định dạng vị trí, căn biên và hướng xoay của văn bản ta sử dụng Tab n ào? 6. Để kẻ khung cho bảng tính ta sử dụng Tab n ào? 7. Để tạo màu nền cho ô ta sử dụng Tab nào? 4.7 Bài t ập B ài 1: BÁO CÁO BÁN HÀNG THÁNG 8 NĂM 2005 A B C D E F G Trang 17 / 59
STT Tỷ Lệ Số Thành Đơn Giá 1 Tên Hàng Ngày Bán Lượng T iền Xi măng 2 1 8/8/2005 123 USD 15 Sắt 3 2 9/8/2005 12 USD 20 4 3 Thép 11/8/2005 158 USD 54 5 4 Cát 15/08/05 1456 USD 25 6 5 Vôi 17/08/05 1236 USD 10 Gạch 7 6 20/08/05 1236 USD 24 Gạch thẻ 8 7 21/08/05 1569 USD 15 Gạch bông 9 8 22/08/05 1456 USD 12 Sơn 10 9 27/08/05 12 USD 67 Tổng Cộng 11 Yêu c ầu: 1. Nh ập v à lưu lại tập tin với tên BAOCAO.xls. 2. Đị nh dạng bảng tính như trên. 3. T hành ti ền = số l ượng * đ ơn giá. 4. T ỷ lệ = tiền của từng mặt hàng / tổng tiền của các mặt hàng. B ài 2 Y êu c ầu: 1. Tạo tập tin và lưu v ới tên PHANBOHH.XLS. 2. Nhập dữ liệu và trình bày bảng tính như trên. 3. Định dạng sao cho có chữ “VNĐ” trong cột ĐƠN GIÁ. 4. Thành tiền của từng đại lý = số lượng * đơn giá. 5. Cộng thành tiền: Là tổng thành tiền của từng mặt hàng của các đại lý. 6. Tỷ lệ: Là tỷ lệ thành tiền của từng mặt hàng so với giá trị của toàn bộ mặt hàng. 7. Copy các công thức cho các ô còn l ại. Trang 18 / 59
B ài 3 Y êu c ầu: 8. Tạo tập tin và lưu trên đĩa C:\BAOCAO.XLS. 9. Nhập dữ liệu và trình bày bảng tính như trên. 10. Định dạng sao cho có chữ “USD” trong cột ĐƠN GIÁ. 11. Thành tiên = số lượng * đơn giá. 12. Tỷ lệ = tiền của mặt hàng / tổng số tiền. 13. Copy các công thức cho các ô còn l ại. Bài 4: Các thao tác dữ liệu đặc b iệt trong Excel 5 5.1 Các thao tác Copy và Paste Special Trong một ô dữ liệu có thể gồm nhiều thành phần: Giá trị (Value), công thức (Formula), định dạng (Format). Microsoft Excel cho phép sao chép một trong các thành phần đó từ ô này qua ô khác.  Cách thức Copy các thành phần dữ liệu: Chọn v ùng cần sao chép.  Chọn Edit  Copy (hoặc nhấn Ctrl + C).  Chọn v ùng đích.  Chọn Edit  Paste Special, hộp thoại Paste Special xuất hiện:  Trang 19 / 59
Chọn Formulas: Chép công thức trong ô.  Chọn Values: Chép giá trị trong ô.  Chọn Formats: Chép định dạng trong ô.  Chọn All: Chép toàn bộ.  Transpose: Chuyển đổi dòng thành cột, cột thành dòng.  5.2 Thao tác trên Sheet  Chọn Sheet: Click vào tên Sheet để chọn Sheet làm việc.  Đổi tên Sheet Click phải chuột l ên Sheet cần đổi tên.  Chọn mục Rename.  Nhập v ào tên mới, nhập xong nhấn Enter để hoàn thành vi ệc đổi tên.   Chèn thêm Sheet Click phải lên Sheet phía bên phải Sheet cần chèn.  Chọn Insert.   Xoá bỏ Sheet Click phải lên Sheet cần xoá.  Chọn Delete.  Xuất hiện hộp thoại, chọn Delete.  5.3 Liên k ết dữ liệu Trong Microsoft Excel ta có thể Copy hoặc liên kết dữ liệu giữa các bảng tính với nhau.  Chép dữ liệu giữa 2 bảng tính (hoặc trang bảng tính). Mở 2 bảng tính (hoặc trang bảng tính) trên 2 của sổ.  Đến bảng tính nguồn, chọn vùng muốn chép.  Thực hiện lệnh Edit  Copy.  Đến bảng tính đích.  Trang 20 / 59