Một góc nhìn mới về tổ chức vận hành doanh nghiệp

Một góc nhìn mới về tổ chức-vận hành doanh nghiệp<br /> 9h30 19.11.2015<br /> Đỗ Hải<br /> <br /> Nói về tầm quan trọng của tổ chức, trong bài “Một việc mà các cơ quan lãnh đạo cần thực hiện<br /> ngay” năm 1948, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã viết: “Chính sách đúng là nguồn gốc của thắng lợi.<br /> Song từ nguồn gốc đi đến thắng lợi thực sự còn phải tổ chức, còn phải đấu tranh. Khi đã có chính<br /> sách đúng, thì sự thành công hoặc thất bại của chính sách đó là do nơi cách tổ chức công việc,<br /> nơi lựa chọn cán bộ…”.<br /> <br /> Để có cái nhìn tổ chức ở thời đại hiện nay, như Albert Einstein đã viết: “những vấn đề quan trọng<br /> mà chúng ta đối mặt không thể được giải quyết ở cùng một cấp độ tư duy đã tạo ra chúng”. Bởi<br /> vậy, việc tư duy lại tổ chức theo những kiến thức mới hiện đại là một việc rất cần thiết.<br /> <br /> 1. Khái niệm về tổ chức<br /> 1.1. Định nghĩa<br /> Từ góc độ triết học, tổ chức được xem xét theo nghĩa rộng có ý nghĩa bao quát cả phần tự nhiên<br /> và xã hội: Tổ chức là cơ cấu tồn tại của sự vật. Sự vật không thể tồn tại mà không có một hình<br /> thức liên kết nhất định các yếu tố thuộc nội dung. Tổ chức vì vậy là thuộc tính bản thân các sự<br /> vật.<br /> <br /> Có một định nghĩa khác về tổ chức theo chức năng quản lý như sau: Tổ chức là một tập hợp xã<br /> hội được phối hợp có ý thức trong một giới hạn tương đối về chức năng cơ bản liên quan để<br /> thực hiện nhiệm vụ chung của tập hợp xã hội, nhằm đạt được mục tiêu xác định.<br /> <br /> Hay: Tổ chức là một tập hợp của nhiều người cùng làm việc vì những mục đích chung trong hình<br /> thái cơ cấu ổn định, là quá trình đảm bảo nguồn lực cho việc thực hiện kế hoạch trong các hình<br /> thái cơ cấu nhất định<br /> <br /> Về bản chất, tổ chức là phân chia công việc, sắp xếp các nguồn lực và phối hợp các hoạt động<br /> nhằm đạt được các mục tiêu chung<br /> <br /> 1.2. Những thuộc tính cơ bản của cơ cấu tổ chức:<br /> 1.2.1. Chuyên môn hoá.<br /> Chuyên môn hoá là quá trình nhận diện cụ thể và phân công cá nhân hay nhóm làm việc đã<br /> được huấn luyện thích hợp để đảm nhận chúng.<br /> <br /> 1.2.2. Tiêu chuẩn hoá<br /> Là quá trình phát triển các thủ tục của tổ chức mà theo đó các cá nhân có thể hoàn thành công<br /> việc của họ theo một cách thống nhất thích hợp.<br /> <br /> <br /> <br /> 1<br />  1.2.3. Sự phối hợp<br /> Là những thủ tục chính thức và phi chính thức để liên kết những hoạt động do các nhóm riêng rẽ<br /> trong tổ chức đảm nhận.<br /> <br /> 1.2.4 Quyền lực<br /> Là quyền ra quyết định và điều khiển người khác, mỗi tổ chức thường có cách phân bổ quyền<br /> lực khác nhau .<br /> <br /> <br /> Tổ chức<br /> - Phân chia công việc<br /> - Sắp xếp nguồn lực<br /> - Phối hợp hoạt động<br /> <br /> <br /> <br /> <br /> Lập kế hoạch Lãnh đạo<br /> thiết lập định hướng Khởi động nỗ lực<br /> <br /> <br /> <br /> <br /> Kiểm tra<br /> Đảm bảo kết quả<br /> <br /> <br /> <br /> <br /> Hình 1: Chức năng tổ chức trong mối quan hệ với các chức năng quản lý khác<br /> <br /> <br /> <br /> <br /> Cấu trúc<br /> <br /> <br /> <br /> <br /> Kiểm tra<br /> & Con người Quá trình<br /> Động viên<br /> <br /> <br /> <br /> <br /> Văn Hóa<br /> <br /> <br /> <br /> <br /> Hình 2: Sơ đồ kết cấu tổ chức<br /> <br /> <br /> <br /> 2<br /> 2. Kiến trúc tổ chức/Kiến trúc doanh nghiệp<br /> Ở Việt Nam, khái niệm “Kiến trúc tổ chức” (Organization Architecture), “Kiến trúc doanh nghiệp”<br /> (Enterprise Architecture) rất ít người biết đến, đó là một sự hạn chế lớn đối với các nhà lãnh<br /> đạo, quản lí, các chiến lược gia của đất nước. Để đơn giản hóa về mặt ngôn ngữ, ở đây chỉ sử<br /> dụng thuật ngữ công ty/doanh nghiệp. Tuy nhiên nội dung thể hiện vẫn phù hợp cho các loại hình<br /> tổ chức: dù quy mô lớn hay nhỏ, lợi nhuận hay phi lợi nhuận, và tổ chức chính quyền.<br /> <br /> 2.1. Định nghĩa:<br /> Kiến trúc doanh nghiệp (Enterprise Architecture) là logic tổ chức các quy trình kinh doanh và hạ<br /> tầng cơ sở công nghệ thông tin (IT), để phản ánh các yêu cầu tích hợp và chuẩn hóa các mô<br /> hình hoạt động doanh nghiệp.<br /> <br /> Chìa khóa của kiến trúc doanh nghiệp hiệu quả nằm ở việc xác định các quy trình, dữ liệu, công<br /> nghệ và giao diện khách hàng để đưa mô hình hoạt động từ tầm nhìn trở thành hiện thực.<br /> <br /> Kiến trúc doanh nghiệp không phải là vấn đề của IT - mà phải hiểu đây là vấn đề thuộc về<br /> kinh doanh.<br /> <br /> 2.2. Để thực thi chiến lược, trước hết phải xây dựng nền tảng vận hành<br /> Trong môi trường cạnh tranh toàn cầu khốc liệt, một số doanh nghiệp không những vẫn tiếp tục<br /> tồn tại, mà còn lớn mạnh hơn, điển hình như: Intel, Apple, Samsung, Microsoft, GE, Del, Wal-<br /> Mart … đang lớn mạnh hơn và thu được lợi nhuận nhiều hơn. Các doanh nghiệp này có các<br /> nhân viên làm việc hiệu quả hơn, thu lợi nhuận cao hơn từ các dự án đầu tư và thành công hơn<br /> trong việc thực hiện các chiến lược kinh doanh. Vậy điều gì đã làm nên những sự khác biệt này?<br /> Đó là các doanh nghiệp này hoạt động tốt hơn vì họ có nền tảng vận hành tốt hơn. Họ đã áp<br /> dụng công nghệ vào các quy trình để có thể vận hành các hoạt động “lõi” của doanh nghiệp một<br /> cách hiệu quả và ổn định hơn. Lãnh đạo các doanh nghiệp này đã đưa ra những quyết định cứng<br /> rắn trong việc lựa chọn các hoạt động nào họ phải thực thi thật tốt, họ đã triển khai các hệ thống<br /> IT cần thiết để số hóa các hoạt động đó. Điều này đã biến IT trở thành một tài sản, chứ không<br /> phải là một đồ chơi, một món nợ, và do đó đã tạo lập nên một nền tảng vận hành giúp doanh<br /> nghiệp hoạt động trở nên linh hoạt.<br /> Tóm lại, nền tảng vận hành là cơ sở hạ tầng IT và các quy trình kinh doanh tự động hóa các khả<br /> năng “lõi” của doanh nghiệp. Một nền tảng vận hành hiệu quả phụ thuộc vào sự điều chỉnh chặt<br /> chẽ giữa các mục tiêu kinh doanh và các khả năng IT.<br /> <br /> Để xây dựng một nền tảng vận hành hiệu quả, các doanh nghiệp cần nắm vững 3 nguyên tắc cơ<br /> bản sau:<br /> - Mô hình hoạt động<br /> Là mức độ cần thiết của sự tích hợp và chuẩn hóa quy trình kinh doanh trong việc cung cấp sản<br /> phẩm và dịch vụ tới khách hàng. Tích hợp giúp thực hiện hoàn chỉnh các quy trình một cách<br /> chính xác và khép kín. Chuẩn hóa quy trình nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Bởi<br /> vậy, mô hình này đòi hỏi một sự cam kết của ban lãnh đạo về cách thức doanh nghiệp sẽ vận<br /> hành.<br /> 3<br />  - Kiến trúc doanh nghiệp<br /> Kiến trúc doanh nghiệp cung cấp một tầm nhìn dài hạn về các quy trình, hệ thống và công nghệ<br /> vận hành doanh nghiệp. Nội dung thiết kế các quy trình kinh doanh gồm 5 giai đoạn: Silo, Chuẩn<br /> hóa công nghệ, Tối ưu hóa lõi , Đơn thể doanh nghiệp, Kinh doanh năng động.<br /> <br />  Mô hình gắn kết IT<br /> Là hệ thống cơ cấu điều hành để đảm bảo hoạt động kinh doanh và các dự án IT đạt được các<br /> mục tiêu của các bộ phận cũng như của toàn doanh nghiệp. Mô hình thiết lập các mối liên hệ<br /> giữa các quyết định IT ở cấp cao, ví dụ như xét mức độ ưu tiên trong dự án, thiết kế quy trình<br /> toàn doanh nghiệp cũng như các quyết định ở cấp triển khai dự án.<br /> <br /> <br /> <br /> Các đề xuất Các đề xuất Các đề xuất<br /> Các đề xuất chiến lược<br /> Chiến lược Chiến lược Chiến lược<br /> <br /> <br /> Xác định các giới hạn chiến lược<br /> <br /> <br /> <br /> <br /> Mô hình hoạt động<br /> Thiết lập các<br /> Kiến trúc Doanh nghiệp ưu tiên<br /> Xác định yêu cầu<br /> Học hỏi<br /> Tích hợp và chuẩn<br /> Và<br /> Tìm hiểu<br /> <br /> <br /> Cập nhật và phát triển<br /> Xác định các khả năng lõi<br /> kiến trúc<br /> Mô hình gắn kết<br /> Quy trình đầu tư IT, tuân thủ kiến trúc doanh nghiệp, chủ sở hữu quy trình lõi<br /> <br /> <br /> <br /> <br /> Nền tảng vận hành<br /> · Các quy trình kinh doanh lõi<br /> · Cơ sở hạ tầng IT<br /> <br /> <br /> <br /> <br /> Hình 3: Nền tảng vận hành của tổ chức doanh nghiệp<br /> <br /> <br /> <br /> <br /> Hình 3: Minh họa cách thức các doanh nghiệp có thể vận dụng 3 nguyên tắc trên để xây dựng và<br /> ứng dụng nền tảng vận hành. Dựa vào tầm nhìn về cách thức doanh nghiệp sẽ hoạt động, các<br /> lãnh đạo kinh doanh và IT có thể xác định các yêu cầu kiến trúc cơ bản của nền tảng vận hành<br /> (kiến trúc doanh nghiệp). Sau đó, khi các lãnh đạo kinh doanh xác định được các chương trình<br /> <br /> <br /> 4<br /> kinh doanh, mô hình gắn kết IT sẽ chỉ ra từng dự án có thể hưởng lợi từ nền tảng vận hành hoặc<br /> đóng góp vào nền tảng đó.<br /> <br /> Hình 4: Mô tả hoạt động của nền tảng chính quyền Washington D.C., bao gồm các khái niệm về<br /> cung cấp dịch vụ chất lượng cao. Mô hình hoạt động tích hợp từ A đến Z các quy trình cũng như<br /> chia sẻ các dữ liệu liên quan. Trung tâm kiến trúc của D.C. là 9 chương trình hiện đại hóa dịch<br /> vụ, đại diện cho các nhóm chức năng khác nhau của các hệ thống đa cơ quan. Mỗi hệ thống<br /> trong 370 hệ thống sẽ thuộc về một trong 9 chương trình này: hành pháp, hành chính, tài chính,<br /> khách hàng, giáo dục, nhân sự, tài sản, lái xe và giao thông. Các chương trình dịch vụ này tạo ra<br /> các quy trình chuẩn hóa cơ quan từ A đến Z cho D.C.<br /> <br /> Chương trình hiện đại hóa PSMP Ứng dụng Chính phủ điện tử<br /> Dịch vụ hành chính<br /> CSMP PSMP<br /> Chương trình hiện đại hóa<br /> Dịch vụ về con người<br /> MSMP TSMP<br /> Xác định các giới hạn chiến lược<br /> <br /> Xác định các khả năng lõi Xác định các giới hạn chiến lược<br /> Dự án chú<br /> trọng xây<br /> dựng dịch<br /> Các ý Mô hình hoạt động vụ khách<br /> tưởng về hàng ổn<br /> cách thức Chuẩn hóa quy trình Kiến trúc Doanh nghiệp định hơn và<br /> Sử dụng giữa các chương trình; tạo điều<br /> dịch vụ tích hợp trong từng kiện để chia<br /> cơ sở hạ chương trình và giữa các sẻ giữa các<br /> tầng chương trình hiện đại cơ quan<br /> hóa với nhau<br /> Cập nhật và phát triển<br /> Xác định các khả năng lõi<br /> kiến trúc<br /> Mô hình gắn kết<br /> Khái niệm về các hoạt động, tầm nhìn kiến trúc tổ chức, các thước đo chuẩn<br /> <br /> <br /> <br /> <br /> Nền tảng vận hành<br /> · Thăm dò các hoạt động tĩnh · Các chuẩn phát triển IT<br /> · Các hệ thống mạng có dây và · Kho dữ liệu<br /> không dây · Cổng dữ liệu Web<br /> · Các quy trình thu mua · Hệ thống thông tin về vị trí địa lý<br /> · Các quy trình tuyển dụng nhân<br /> sự<br /> <br /> <br /> <br /> Hình 4: Nền tảng vận hành của chính quyền DC<br /> <br /> <br /> <br /> <br /> 2.3. Hoạt động doanh nghiệp thay đổi trong 5 giai đoạn kiến trúc<br /> <br /> Silo doanh Chuẩn hóa công Đơn thể doanh Kinh doanh<br /> nghiệp nghệ Tối ưu hóa lõi nghiệp năng động<br /> Khả năng IT Các ứng dụng IT Nền tảng công Qui trình hoặc dữ Mô-đun kinh Sát nhập dễ<br /> cục bộ nghệ chung liệu chuẩn cho doanh "gắn là dàng vào hệ<br /> toàn doanh nghiệp chạy" thống đối tác<br /> Mục tiêu kinh Lợi nhuận trên Giảm chi phí IT Chi phí và chất Thời gian đưa ROI của các dự<br /> doanh vốn đầu tư (ROI) lượng của hoạt sản phẩm ra thị án kinh doanh<br /> của các đề xuất động kinh doanh trường; tính linh mới<br /> kinh doanh cục bộ hoạt chiến lược<br /> 5<br /> Các ưu tiên Các ứng dụng Các dịch vụ cơ Các ứng dụng Các thành phần Các thành phần<br /> về đầu tư riêng lẻ sở hạ tầng chung toàn DN quy trình kinh quy trình kinh<br /> có thể tái sử có thể tái sử<br /> dụng dụng<br /> Khả năng Quản lí sự thay Thiết kế và nâng Định nghĩa và đo Quản lí các quy Tạo ra các<br /> quản lí chủ đổi dựa trên công cấp các chuẩn lường quy trình trình kinh doanh thành phần kinh<br /> yếu nghệ đầu tư vào các DN lõi có thể tái sử doanh độc lập<br /> dịch vụ chia sẻ dụng<br /> Người xác Lãnh đạo kinh Lãnh đạo kinh Ban quản trị cấp Lãnh đạo kinh Lãnh đạo kinh<br /> định các ứng doanh cục bộ doanh và IT cao và lãnh đạo doanh, lãnh đạo doanh, IT, quản<br /> dụng quy trình IT và lãnh đạo lý ngành và các<br /> ngành đối tác<br /> Các vấn đề Đo lường và Thiết lập trách Kết hợp các ưu Xác định, tìm Điều hành liên<br /> chính trong truyền đạt giá trị nhiệm cục bộ, tiên về dự án với kiếm tiền đầu tư doanh<br /> điều hành IT khu vực và toàn mục tiêu kiến trúc vào các mô-đun<br /> cầu kinh doanh<br /> Hệ quả chiến Tối ưu hóa mang Hiệu quả IT Hiệu quả hoạt Tính linh hoạt Cấu hình hữu<br /> lược tính cục động kinh doanh chiến lược cơ<br /> bộ hoặc chức<br /> năng<br /> <br /> <br /> 3. Các dấu hiệu của nền tảng vận hành doanh nghiệp không hiệu quả<br />  Một câu hỏi của khách hàng có nhiều câu trả lời;<br />  Thực hiện các quy định mới đòi hỏi phải mất nhiều công sức;<br />  Tính linh hoạt trong kinh doanh yếu và các đề xuất tăng trưởng không sinh lời;<br />  IT luôn là khâu trì trệ;<br />  Các quy trình kinh doanh và hệ thống khác nhau nhưng lại thực hiện một công việc giống<br /> nhau;<br />  Thiếu thông tin cần thiết để đưa ra quyết định;<br />  Nhân viên chuyển dữ liệu từ hệ thống này sang hệ thống khác;<br />  Ban quản trị cấp cao sợ phải bàn bạc về các vấn đề IT;<br />  Ban quản trị không hiểu biết về việc IT có đem lại giá trị cao hay không?<br /> <br /> 4. 10 nguyên tắc lãnh đạo để xây dựng và vận hành EA (Enterprise Architecture)<br />  Cam kết vào nền tảng;<br />  Bắt đầu thay đổi từ trên xuống và tháo dỡ các rào cản;<br />  Tạo điều kiện cho lõi-Thử nghiệm;<br />  Sử dụng kiến trúc như công cụ la bàn và giao tiếp;<br />  Không nhảy cóc các giai đoạn;<br />  Triển khai nền tảng theo từng dự án;<br />  Không nên tự làm, hãy thuê ngoài;<br />  Đầu tư vào con người;<br />  Khen thưởng các ý tưởng ở cấp doanh nghiệp;<br />  Phân quyền cho nhân viên trong nền tảng vận hành.<br /> <br /> 5. Kết luận<br /> Tổ chức là chức năng thứ hai của quá trình quản lý. Khi các kế hoạch đã được xác lập thì phải<br /> đảm bảo được cơ cấu của các nguồn lực cho việc thực hiện kế hoạch, đó chính là phần việc của<br /> 6<br /> chức năng tổ chức. Đây là nhiệm vụ khó khăn đối với các nhà quản trị, vì phải hiểu được năng<br /> lực của nguồn lực, có khả năng thu hút nhân lực, biết phối hợp các chức năng chuyên môn khác<br /> nhau, gắn kết được nguồn nhân lực với các nguồn lực khác để đạt được mục tiêu kế hoạch<br /> trong điều kiện mọi nguồn lực đều hạn chế.<br /> <br /> Kiến trúc doanh nghiệp là việc tổ chức hợp lý các quy trình kinh doanh và cơ sở hạ tầng IT, thể<br /> hiện các yêu cầu chuẩn hóa và tích hợp mô hình hoạt động trong doanh nghiệp thông qua việc<br /> số hóa. Nền tảng vận hành cho phép doanh nghiệp tự động hóa các quy trình có khả năng dự<br /> đoán được, để ban quản trị tập trung vào các hoạt động có giá trị cao hơn như đổi mới sáng tạo,<br /> mở rộng và thiết lập các đối tác để xây dựng các cơ hội kinh doanh mới. Khi đó, doanh nghiệp sẽ<br /> có vị thế tốt hơn để tận dụng cơ hội trên thị trường, phát triển bền vững và tăng trưởng lợi<br /> nhuận…<br /> <br /> Tài liệu tham khảo:<br /> 1. PGS. TS. Nguyễn Hữu Trí. Lý thuyết tổ chức. NXB Chính trị Quốc gia. 2013.<br /> 2. PGS. TS. Nguyễn Thị Ngọc Huyền, Đoàn Thị Thu Hà, TS. Đỗ Thị Hải Hà. Giáo trình Quản<br /> lý học. NXB Đại học Kinh tế Quốc dân. 2012.<br /> 3. Harold Kootz, Cyril Odonnell, Heinz Weihrich. Essentials of management. Tata McGray-<br /> Hill Publishing company LTD, New Dehli. 1989.<br /> 4. Jeanne W. Ross, David C. Robertson, Peter D. Weill. Enterprise architecture as strategy.<br /> Harvard Business Press. 2006.<br /> 5. Gareth Morgan. Images of Organization. SAGE Publications, Inc.2007.<br /> 6. John McAuley, Joanne Duberley, Phil Johnson. Organization Theory: Chalenges and<br /> Perspectives. Pearson Education Limited. 2007.<br /> <br /> <br /> <br /> <br /> 7<br />