Một số thủ thuật trong soạn thảo văn bản

Chia sẻ: Nguyen Anh | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:34

Thêm vào BST

Báo xấu

599
lượt xem 259
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Cách ngắt trang chuyển sang trang quay hướng khác. Đang đánh ở trang 1 muốn chuyển sang trang khác và quay hướng khác thì. Vào dòng cuối cùng của trang 1 và vào Insert/Break(ngắt trang) vào Next Page bấm OK.nháy vào File/Page Setup vào chọn hướng giấy và xoay sau đó bấm OK.2. làm thế nào để dòng chữ thưa ra gấp 1,5 lần, gấp đôi sau đó lại trở về bình thường được.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Một số thủ thuật trong soạn thảo văn bản

MỘT SỐ THỦ THUẬT TRONG SOẠN THẢO VĂN BẢN Gởi bởi Admin, lúc 19:43 29/09/2011, danh mục | Tin học | 1. Cách ngắt trang chuyển sang trang quay hướng khác. Đang đánh ở trang 1 muốn chuyển sang trang khác và quay hướng khác thì - Vào dòng cuối cùng của trang 1 và vào Insert/Break(ngắt trang) vào Next Page bấm OK. - nháy vào File/Page Setup vào chọn hướng giấy và xoay sau đó bấm OK. 2. làm thế nào để dòng chữ thưa ra gấp 1,5 lần, gấp đôi sau đó lại trở về bình thường được. - Bôi đen dòng chữ sau đó bấm: Ctrl+5 dòng chữ sẽ thưa ra 1,5 lần. - Bôi đen dòng chữ sau đó bấm: Ctrl+0 dòng chữ sẽ thưa ra 2 lần. - Bôi đen dòng chữ sau đó bấm: Ctrl+1 dòng chữ sẽ trở lại bình thường. 3. Tạo chữ mau, - Bôi đen dòng định tạo - Bạn vào Format/Font/Character Spasing. Sau đó vào ô Spasing để bật hộp này và chọn dòng chữ Condened và bấm OK. 4. Tạo chữ thưa. - Bôi đen dòng định tạo - Bạn vào Format/Font/Character Spasing. Sau đó vào ô Spasing để bật hộp này và chọn dòng chữ Expanded và bấm OK. 5. Tạo dòng mau. Bạn đưa vào 6. Dán ảnh vào văn bản nhưng vẫn viết được chữ - tạo khung thành 1 hàng 2 cột sau đó đưa ảnh vào một cột còn một cột
viết chữ - Xoá khung bằng cách chọn nét đường viền 7. Dán ảnh nhưng vẫn di chuyển được - Sử dụng thanh vẽ dưới đáy màn hình vẽ hình vuông sau đó đưa ảnh vào khung - Xoá nét viền khung bằng cách nháy vào khung tạo 8 điểm đen sau đó bấm vào biểu tượng cái bút lông dưới đáy màn hình chọn màu để xoá. 8. Cách đánh tạo công thức như sau: ví dụ tạo công thức - Bạn chọn Insert/Object/Microsoft Equation 3.0 sau đó bấm OK bảng phụ hiện ra bạn chọn cách thức đánh theo công thức trên. 9. Cách tạo ngoặc kép cho đẹp: Tools/Auto Correct Options… hộp thoại hiện ra ban chọn ô AutoFormat As You Type và đánh dấu (x) vào ô Straight quoctes With smart quoctes này sau đó bấm OK. 10. máy tự viết hoa sau dấu chấm: Tools/Auto Correct Options…hộp thoại hiện ra ban chọn ô Autocorret sau đó đánh dấu (x) vào ô Capialize First Letter ô Sentences sau đó bấm OK 10. Tách nhập hàng với bảng - Tách: bôi đen hàng định tách sau đó chọn Table/Split Table - Nhập: đặt con trỏ vào khoảng trống giữa 2 hàng ấn phím Delete 11. Cách tạo hoa văn chìm trong văn bản - Đánh xong văn bản: mở phần tạo tiêu đề: View/Header and Fotter sau đó nháy vào nút thứ 7 từ trái qua. Nháy vào hình vuông dưới thanh vẽ để vẽ khung. Sau đó nháy chuột phải chọn Add Text tiếp theo vào Insert/Pictre chọn ảnh. Sau khi chọn xong thì thoát khỏi tiêu đề. 12. Cách tạo mật khẩu bảo vệ: - Vào văn bản cần bảo vệ chọn: Tools/Options…sau đó chọn nhãn Securety sau đó gõ mật khẩu vào các ô chọn OK bảng phụ hiện ra ta tiếp tục đánh lại mật khẩu chọn OK. Cách xoá: vào Tools/Options…sau đó chọn nhãn Securety sau đó xoá hết các dấu chấm trong ô phụ chọn OK 13. Nhẩy đến trang bất kỳ Mở văn bản có nhiều trang sau đó vào: Edit/Goto sau đó gõ số trang vào hộp và ấn Enter
14. chế độ gõ chèn, gõ đè: gõ chen thì tắt nút OVR ở cuối màn hình và ngược lại bằng cách nháy chuột 2 cái. TT Phím tắt Tác dụng 1 Ctrl+1 Giãn dòng đơn (1) 2 Ctrl+2 Giãn dòng đôi (2) 3 Ctrl+5 Giãn dòng 1,5 Tạo thêm độ giãn dòng đơn trước 4 Ctrl+0 (zero) đoạn 5 Ctrl+L Căn dòng trái 6 Ctrl+R Căn dòng phải 7 Ctrl+E Căn dòng giữa Căn dòng chữ dàn đều 2 bên, 8 Ctrl+J thẳng lề 9 Ctrl+N Tạo file mới 10 Ctrl+O Mở file đã có 11 Ctrl+S Lưu nội dung file 12 Ctrl+p In ấn file 13 F12 Lưu tài liệu với tên khác 14 F7 Kiểm tra lỗi chính tả tiếng Anh Cắt đoạn nội dung đã chọn (bôi 15 Ctrl+X đen) 16 Ctrl+C Sao chép đoạn nội dung đã chọn
17 Ctrl+V Dán tài liệu 18 Ctrl+Z Bỏ qua lệnh vừa làm Khôi phục lệnh vừa bỏ (ngược lại 19 Ctrl+Y với Ctrl+Z) Tạo Style (heading) > Dùng mục 20 Ctrl+Shift+S lục tự động 21 Ctrl+Shift+F Thay đổi phông chữ 22 Ctrl+Shift+P Thay đổi cỡ chữ 23 Ctrl+D Mở hộp thoại định dạng font chữ 24 Ctrl+B Bật/tắt chữ đậm 25 Ctrl+I Bật/tắt chữ nghiêng 26 Ctrl+U Bật/tắt chữ gạch chân đơn Lùi đoạn văn bản vào 1 tab (mặc 27 Ctrl+M định 1,27cm) 28 Ctrl+Shift+M Lùi đoạn văn bản ra lề 1 tab Lùi những dòng không phải là 29 Ctrl+T dòng đầu của đoạn văn bản vào 1 tab Lùi những dòng không phải là 30 Ctrl+Shift+T dòng đầu của đoạn văn bản ra lề 1 tab Lựa chọn (bôi đen) toàn bộ nội 31 Ctrl+A dung file
32 Ctrl+F Tìm kiếm ký tự 33 Ctrl+G (hoặc F5) Nhảy đến trang số 34 Ctrl+H Tìm kiếm và thay thế ký tự 35 Ctrl+K Tạo liên kết (link) 36 Ctrl+] Tăng 1 cỡ chữ 37 Ctrl+[ Giảm 1 cỡ chữ 38 Ctrl+W Đóng file Lùi đoạn văn bản ra sát lề (khi 39 Ctrl+Q dùng tab) 40 Ctrl+Shift+> Tăng 2 cỡ chữ 41 Ctrl+Shift+
50 Ctrl+Alt+O Cửa sổ MS word ở dạng Outline 51 Ctrl+Alt+N Cửa sổ MS word ở dạng Normal Cửa sổ MS word ở dạng Print 52 Ctrl+Alt+P Layout 53 Ctrl+Alt+L Đánh số và ký tự tự động Đánh ghi chú (Footnotes) ở chân 54 Ctrl+Alt+F trang Đánh ghi chú ở ngay dưới dòng 55 Ctrl+Alt+D con trỏ ở đó Đánh chú thích (nền là màu 56 Ctrl+Alt+M vàng) khi di chuyển chuột đến mới xuất hiện chú thích 57 F4 Lặp lại lệnh vừa làm 58 Ctrl+Alt+1 Tạo heading 1 59 Ctrl+Alt+2 Tạo heading 2 60 Ctrl+Alt+3 Tạo heading 3 61 Alt+F8 Mở hộp thoại Macro 62 Ctrl+Shift++ Bật/Tắt đánh chỉ số trên (x2) 63 Ctrl++ Bật/Tắt đánh chỉ số dưới (o2) Trở về định dạng font chữ mặc 64 Ctrl+Space (dấu cách) định 65 Esc Bỏ qua các hộp thoại
Chuyển đổi chữ thường thành chữ 66 Ctrl+Shift+A hoa (với chữ tiếng Việt có dấu thì không nên chuyển) 67 Alt+F10 Phóng to màn hình (Zoom) 68 Alt+F5 Thu nhỏ màn hình Chụp hình hộp thoại hiển thị trên 69 Alt+Print Screen màn hình Chụp toàn bộ màn hình đang 70 Print Screen hiển thị Ngoài ra để sử dụng thanh Menu bạn có thể kết hợp phímAlt+ký tự gạch chân (ví dụ: Alt + F (trên thanh Menu))cũng sẽ xử lý 71 văn bản cũng rất nhanh chóng, hiệu quả không kém gì tổ hợp phím tắt ở trên Những mẹo nhỏ hữu ích với Microsoft Word 09:2209/03/2012 Thực sự là những điêu ̀ rât́ đơn gian, ̉ song nêu ́ "tich ́ cop" ́ cho ̀ minh, ̣ sẽ tiêt́ kiêm ban ̣ được không it́ thời gian khi soạn thảo một văn bản với Microsoft Word. Tự động viết hoa chữ cái đầu tiên Có thể ban ̣ không hay măć phaỉ lôĩ viêt́ thường - viêt́ hoa theo quy tăć chinh ́ ta,̉ nhưng nếu phải soạn một văn bản dài hàng chục trang thì việc viết hoa chữ cái đầu dòng và sau dấu chấm hết câu một cách thủ công sẽ vừa mất thời gian lại rất dễ bỏ sót. Hãy để Microsoft Word làm việc này thay cho bạn.
Đơn giản bạn chỉ cần vào mục Insert/ Auto text/ AutoCorrect, tại bảng tùy chọn bạn vào thẻ AutoCorrect và đánh dấu vào ô vuông Capitalize first letter of sentences, sau đó bấm OK. Bấm AutoText trên thanh thực đơn
Đánh dấu vào ô vuông Capitalize first letter of sentences Sử dụng phím Tab để lùi đầu dòng Không ít người có thói quen sử dụng phím cách (Space Bar) để lùi đầu dòng, cách này vừa mất thời gian lại vừa khiến văn bản của bạn xấu hơn vì đôi khi các đầu dòng không thẳng hàng. Thay vì làm thế, bạn hãy sử dụng phím Tab, các đầu dòng sẽ "đều tăm tắp" khiên ́ văn bản chuyên nghiệp và đẹp mắt hơn nhiều. Để điều chỉnh khoảng cách thụt đầu dòng theo đúng ý mình, bạn vào Format/ Tabs. Mặc định khi bấm Tabs, con trỏ sẽ lùi đầu dòng 1.27cm, bạn có thể tăng giảm khoảng cách này trong ô Default tab stops.
Vào Format, chọn Tabs Thay đổi bước Tabs rất dễ dàng Căn chữ bằng cách tạo bảng
Thông thường rất nhiều người sử dụng phím cách liên tục nhiều lần để tạo ra hai cột chữ song song nhau như dưới đây. Nếu dùng cách này các hàng chữ sẽ bị lệch khi thay đổi khoảng cách lề và cũng rất mất thời gian để căn lề giữa cho hai cột chữ. Làm thế nào để căn chữ như thế này? Cách hiệu quả nhất là bạn hãy tạo bảng gồm 2 cột và 1 hàng bằng cách bấm vào biểu tượng Insert Table trên thanh công cụ. Sau đó nhập nội dung vào bảng này và cuối cùng bạn bôi đen bảng, bấm vào nút Outside Border trên thanh định dạng và chọn NoBorder để ẩn đi đường viền của bảng. Tạo bảng và nhập nội dung
Chọn Noborder để xóa viền của bảng Bạn có thể hoàn toàn yên tâm khi in ấn bởi đường viền này sẽ không hề xuất hiện khi bạn in văn bản. Tạo cỡ chữ lẻ 13.5 Mặc định Microsoft Word chỉ hiển thị các cỡ chữ chẵn như 8, 10, 12, 14… Nếu bạn muốn cỡ chữ lẻ như 13.5 để tiện cho việc căn chỉnh văn bản, hãy bấm vào ô Font Size và nhập vào số 13.5 sau đó ấn Enter. Cỡ chữ lẻ Tắt tính năng tự động chèn chữ
Nếu bạn lỡ tay bấm phải phím Insert, Microsoft Word sẽ bật tính năng ghi đè, các ký tự mới gõ ra sẽ xóa các ký tự bên phải con trỏ. Để tắt tính năng này chỉ đơn giản là bạn hãy bấm phím Insert thêm một lần nữa. Chuyển đổi font chữ từ Vntime sang Unicode Có rất nhiều tài liệu tham khảo trên Internet sử dụng Font chữ Vntime và bạn muốn tái sử dụng chúng nhưng dưới Font chữ chuẩn Unicode như Times New Roman. Hãy tải, cài đặt unikey từ địa chỉ http://unikey.vn/vietnam/ , bộ gõ tiếng Việt nhỏ bé sẽ giúp bạn chuyển đến font chữ trong nháy mắt và dễ dàng sử dụng trong các văn bản khác nhau. Để đổi Font chữ nhanh, bạn chỉ cần copy đoạn văn bản cần chuyển đổi, sau đó nhấp chuột phải vào biểu tượng Unikey trên khay hệ thống, chọn Chuyển mã nhanh, Unikey sẽ thông báo Successfully Converted RTF clipboard, bấm OK và dán đè vào văn bản cần dùng. Tính năng chuyển mã nhanh rất dễ sử dụng
Chuyển mã thành công Thay đổi kích thước chữ nhanh chóng Thông thường, để thay đổi kích cỡ của font chữ bạn thường vào Font Size trên thanh định dạng rồi chọn cỡ chữ nhưng cách sau đây còn thuận tiện hơn nhiều. Đó là bôi đen đoạn văn bản cần thay đổi cỡ chữ rồi bấm Ctrl+] để tăng hoặc Ctrl+[ để giảm kích cỡ chữ, nên nhớ là sử dụng bàn phím bao giờ cũng nhanh hơn chuột. Ctrl + Scroll = Zoom Ctrl + 1: Giãn dòng đơn Ctrl + 2: Giãn dòng đôi Ctrl + 5: Giãn dòng 1,5 Ctrl + 0: Tạo thêm độ giãn dòng đơn trước đoạn Ctrl + L: Căn dòng trái Ctrl + R: Căn dòng phải Ctrl + E: Căn giữa Ctrl + J: Căn dòng chữ dàn đều hai bên, thẳng lề Ctrl + N: Tạo file mới Ctrl + O: Mở File đã có Ctrl + P: In ấn File F12: Lưu tài liệu với tên khác F7: Check grammar and spelling
Ctrl + Z: Bỏ qua lệnh vừa làm Ctrl + Y: Khôi phục lệnh vừa bỏ (Ngược lại với Ctrl + Z) Ctrl + Shift + S: Tạo Style (Heading) để dùng mục lục tự động Ctrl + Shift + F: Thay đổi Font Ctrl + Shift + P: Thay đổi cỡ chữ Ctrl + D: Mở hộp thoại định dạng font chữ Ctrl + M: Lùi đoạn văn bản vào một tab (mặc định 1,27 cm) Ctrl + T: Lùi những dòng không phải là dòng đầu của đoạn văn bản vào 1 Tab Ctrl + Shift + T: Lùi những dòng không phải là dòng đầu của đoạn văn bản ra lề 1 Tab Ctrl + F: Tìm kiếm kí tự Ctrl + G (hoặc F5): Nhảy đến trang số Ctrl + H: Tìm kiếm và thay thế ký tự Ctrl + K: Tạo link Ctrl + ]: Tăng cỡ chữ Ctrl + [: Giảm cỡ chữ Ctrl + W: Đóng File Ctrl + Q: Lùi đoạn văn bản ra sát lề (Khi dùng Tab) Ctrl + Shift + >: Tăng hai cỡ chữ Ctrl + Shift +
F4: Lặp lại lệnh vừa làm Ctrl + Alt + 1: Heading 1 Ctrl + Alt + 2: Heading 2 Ctrl + Alt + 3: Heading 3 Alt + F8: Mở hộp thoại Macro Ctrl + Shift + “+”: Bật/ Tắt chỉ số trên Ctrl + “+”: Bật/Tắt chỉ số dưới Ctrl + Space: Trở về định dạng font chữ mặc định Ctrl + Shift + A: Chuyển đổi chữ thường thành chữ hoa. Alt + F10: Zoom Alt + F5: Thu nhỏ màn hình Alt + Print Screen: Chụp hình hộp thoại hiển thị trên màn hình Các phím di chuyển con trỏ: Ctrl + Alt + PgUp: Lên đầu trang màn hình Ctrl + Alt + PgDn: Xuống cuối trang màn hình Shift + F5: Về vị trí sau cùng của điểm chèn Thao tác chọn khối Ctrl + Shift + Home: Chọn đến đầu văn bản Ctrl + Shift + End: Chọn đến cuối văn bản Các phím thay đổi kiểu chữ Ctrl + Shift + D: Gạch dưới nét đôi Ctrl + Shift + K: Đổi ra chữ hoa nhỏ Ctrl + Shift + A: Đổi ra chữ hoa Ctrl + Shift + W: Gạch dưới mỗi từ. Các phím dóng biên
Ctrl + M: Dời lề trái qua phải 1 Tab (Ngược lại là Ctrl + Shift + M) Ctrl + T: Dời các dòng dưới của đoạn văn bản qua phải 1 Tab (Ngược lại là Ctrl + Shift + T) Ctrl + J: Canh đoạn văn bản đều hai bên Ctrl + Q: Gỡ bỏ các định dạng đoạn, các kiểu đóng biên, điểm dừng Tab. 19/11/11, 10:32 AM Trong thời buổi công nghệ thông tin. Đối với các cơ quan doanh nghiệp, nhân viên văn phòng luôn gặp khó khăn về việc trình bày bố cục văn bản sao cho đẹp và lại nhanh chóng. Hiện ở ngoài có nhiều nơi dạy tin học văn phòng, tuy nhiên tính áp dụng vào thực tế không cao. Hôm nay, mình xin chia sẻ với các bạn những cách trình bày văn bản đẹp mà lại hiệu quả nhé. [/URL]http://upanh.viz.vn/images/03331257469893677896.jpg (http://upanh.viz.vn/images/03331257469893677896.jpg) Phần 1 Chỉnh lề cho văn bản Bước 1: Mở văn bản cần chỉnh sửa ra. Sau đó bạn nhấn vào thước kẻ để hiện khung chỉnh sửa nhé, nếu nó bị tắt đi. http://upanh.viz.vn/images/99844584380187683182.jpg (http://upanh.viz.vn/images/99844584380187683182.jpg) Bước 2: Bạn chọn File. Chọn Page Setup để chỉnh lề cho văn bản. http://upanh.viz.vn/images/68330560160205754752.jpg (http://upanh.viz.vn/images/68330560160205754752.jpg) Bước 3: Bạn thiết lập lề chuẩn cho văn bản. Khổ chuẩn là A4 và kích
thước lề: Top: 2.5 cm Inside: 3 cm Gutter: 0 cm Bottom: 2.5 cm Outside: 2.5 cm http://upanh.viz.vn/images/44339379116354853494.jpg (http://upanh.viz.vn/images/44339379116354853494.jpg) Bước 3: Bạn chọn OK hay Deafull đều được. Nhưng thường chọn Deafull để các văn bản khác chuẩn theo kích thước mà bạn đã chỉnh. Với 3 bước bạn đã có 1 văn bản chỉnh theo kích thước chuẩn với khổ A4 rùi đó. Giờ bạn sang Phần 2 nhé. Phần 2 Chỉnh sửa cho văn bản Đối với các văn bản chỉnh chưa được đẹp. Nội dung bị giãn hoặc nội dung bị thu hẹp. Vậy bạn hãy làm theo các bước sau để chỉnh lại cho đẹp nhé. Bước 1: Trước tiên, bạn thu nhỏ tỷ lệ văn bản xuống 75% để nhìn cho dễ. Bạn phải luôn bật chức năng Drawing để vẽ khung, chỉnh sửa khi cần.
http://upanh.viz.vn/images/54744287737158665494.jpg (http://upanh.viz.vn/images/54744287737158665494.jpg) Bước 2: Đối với văn bản có diện tích hẹp. Bạn cần giãn dòng để nhìn thoáng hơn. Bằng cách bôi đen đoạn văn bản cần giãn dòng. Và chọn phải chuột. Chọn Paragraph. http://upanh.viz.vn/images/91509225318144965451.jpg (http://upanh.viz.vn/images/91509225318144965451.jpg) Chỉnh mục Paragraph: Các bạn chú ý 3 mục chính là Before, After và Line Spacing ở phần Spacing. Nó sẽ giúp văn bản của bạn thoáng hơn nhiều đó. Sau đó nhấn OK để giãn dòng. http://upanh.viz.vn/images/83296754933678895956.jpg (http://upanh.viz.vn/images/83296754933678895956.jpg) Bước 3: Đối với văn bản có khung vẽ nhưng lại chạy lung tung. Khi đó, bạn cần phải chọn vào từng hình vẽ. Rùi nhấn phím Shift. Sau đó chọn từng hình vẽ. Và chọn Draw. Chọn tiếp Group để nhóm lại. Như vậy, khung vẽ sẽ được nhóm lại tiện cho việc di chuyển hơn. Nhần Shift để chọn từng hình. http://upanh.viz.vn/images/09000320457163293876.jpg (http://upanh.viz.vn/images/09000320457163293876.jpg) http://upanh.viz.vn/images/16813850174604859310.jpg (http://upanh.viz.vn/images/16813850174604859310.jpg)
Sau đó nhóm chúng lại để không bị vỡ hình. http://upanh.viz.vn/images/31264673126644194408.jpg (http://upanh.viz.vn/images/31264673126644194408.jpg) Bước 4: Đối với văn bản có chữ hay bảng mà lại thừa ra ngoài. Muốn chỉnh cho đẹp, trước tiên bạn phải cho cả đoạn văn bản về khổ chữ 12. Để chữ vừa đẹp, lại vừa dễ chỉnh. Kéo khung bảng vào đúng lề. Khi bảng bị thừa ra ngoài. http://upanh.viz.vn/images/96208042179102568748.jpg (http://upanh.viz.vn/images/96208042179102568748.jpg) Kéo chữ vào đúng lề. Khi thấy chữ thừa ra ngoài lề. http://upanh.viz.vn/images/79103559541217676185.jpg (http://upanh.viz.vn/images/79103559541217676185.jpg) Bước 5: Đối với văn bản có chữ hay khung thừa 1 dòng ở trên. Bạn chỉ cần nhấn phím Ctrl với bàn phìm Enter cùng lúc để nó xuống dòng nhé. Đây là lỗi. http://upanh.viz.vn/images/49026225809972725798.jpg (http://upanh.viz.vn/images/49026225809972725798.jpg) Bạn chỉ cần nhấn phím Ctrl với bàn phìm Enter cùng lúc để nó xuống dòng sẽ hết lỗi.