OJS (Open Journal Systems) và ứng dụng trong hoạt động quản lý tạp chí khoa học trường Đại học Tây Bắc

TẠP CHÍ KHOA HỌC<br /> Khoa học Tự nhiên và Công nghệ, Số 8(3/2017) tr. 126 - 131<br /> <br /> OJS (OPEN JOURNAL SYSTEMS) VÀ ỨNG DỤNG<br /> TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ TẠP CHÍ KHOA HỌC<br /> TRƢỜNG ĐẠI HỌC TÂY BẮC<br /> Nguyễn Văn Long, Nguyễn Văn Hải16<br /> Trường Đại học Tây Bắc<br /> Tóm tắt: Trong bài báo này, chúng tôi nghiên cứu hệ thống quản lý Tạp chí mở OJS (Open Journal<br /> Systems) và ứng dụng nó trong hoạt động quản lý Tạp chí Khoa học Trường Đại học Tây Bắc. Trong đó việc<br /> ứng dụng OJS vào các khâu nhận bài, phản biện, biên tập, xuất bản làm tăng hiệu quả hoạt động quản lý chất<br /> lượng Tạp chí và giảm thời gian xử lý một bài báo.<br /> Từ khóa: OJS, tạp chí, trường Đại học Tây Bắc.<br /> <br /> 1. Mở đầu<br /> Hệ thống OJS được phát hành lần đầu tiên vào năm 2002 với tư cách là một sáng kiến<br /> nghiên cứu và phát triển của Dự án Tri thức Công cộng (Public Knowledge Project) [1] của<br /> Trường Đại học British Columbia, với sự hỗ trợ của Hội đồng Nghiên cứu Khoa học Xã hội và<br /> Nhân văn Canada, Quỹ Max Bell, Quỹ Pacific Press Endowment, và Quỹ MacArthur. Hiện tại,<br /> phần mềm tiếp tục được phát triển dưới sự đồng bảo trợ của Dự án Kiến thức Công cộng Đại học<br /> British Columbia và Trung tâm Nghiên cứu Xuất bản Canada và Thư viện Đại học Simon Fraser.<br /> OJS là một hệ thống quản lý, xuất bản website và Tạp chí. Phần mềm bao quát tất cả<br /> các khía cạnh của xuất bản Tạp chí trực tuyến, từ việc thiết lập một website Tạp chí tới các tác<br /> vụ vận hành như quá trình nộp bài của tác giả, phản biện chuyên gia, biên tập, xuất bản, lưu<br /> kho và lập chỉ mục cho Tạp chí. OJS còn có thể giúp phân quyền người dùng trong việc tổ<br /> chức một Tạp chí, gồm cả việc theo dõi công việc của Biên tập viên (BTV), người phản biện,<br /> tác giả, thông báo cho bạn đọc và hỗ trợ trong trao đổi liên hệ. OJS có tính linh hoạt và khả<br /> biến. Một phiên bản cài đặt OJS có thể hỗ trợ hoạt động của nhiều Tạp chí.<br /> Hiện nay Tạp chí Khoa học Trường Đại học Tây Bắc vẫn thực hiện thủ công với nhiều<br /> biểu mẫu, sổ sách dẫn tới khó khăn khi triển khai, lưu trữ, quản lý và tổng hợp. Điều này gây<br /> lãng phí về thời gian. Trong bài viết này chúng tôi đã nghiên cứu OJS (Open Journal Systems)<br /> và ứng dụng nó trong hoạt động quản lý Tạp chí Khoa học Trường Đại học Tây Bắc nhằm<br /> giải quyết những bất cập nêu trên.<br /> 2. Nội dung<br /> 2.1. Hoạt động quản lý Tạp chí Khoa học Trường Đại học Tây Bắc hiện nay<br /> 2.1.1. Cơ cấu tổ chức<br /> Tạp chí khoa học Trường Đại học Tây Bắc gọi tắt là Tạp chí được nâng cấp lên từ<br /> Thông tin khoa học và công nghệ của Nhà trường với cơ cấu:<br /> Lãnh đạo Tạp chí: Bao gồm Tổng Biên tập và Phó Tổng Biên tập<br /> 16<br /> <br /> Ngày nhận bài: 25/8/2016. Ngày nhận đăng: 25/9/2016<br /> Liên lạc: Nguyễn Văn Long, e - mail: thanhlong868@gmail.com<br /> <br /> 126<br /> <br /> Hội đồng biên tập: Bao gồm các nhà khoa học có chuyên môn sâu được mời tham gia từ<br /> trong và ngoài trường.<br /> Ban Thư ký: Các chuyên viên phòng Khoa học Công nghệ và Hợp tác quốc tế chịu trách<br /> nhiệm biên tập và xuất bản Tạp chí.<br /> <br /> Lãnh đạo Tạp chí<br /> <br /> Hội đồng biên tập<br /> <br /> Ban Thư ký<br /> <br /> 2.1.2. Quy trình hoạt động<br /> Giai đoạn nhận bài: Ban thư ký nhận bài báo tác giả gửi về theo địa chỉ tapchi@utb.edu.vn.<br /> Giai đoạn sơ loại: Ban thư ký tổng hợp các bài báo gửi về trình Hội đồng biên tập sơ<br /> duyệt về hình thức và nội dung.<br /> Giai đoạn gửi phản biện: Sau khi sơ loại Ban Thư ký trình Lãnh đạo Tạp chí duyệt<br /> người phản biện.<br /> Giai đoạn chỉnh sửa: Sau khi có ý kiến nhận xét của phản biện Ban Thư ký gửi lại thông<br /> tin cho tác giả chỉnh sửa. Quá trình này được lặp lại đến khi phản biện đồng ý với bản chỉnh<br /> sửa cuối cùng của tác giả.<br /> Giai đoạn biên tập xuất bản: Sau khi bài báo đã được chấp nhận đăng Ban Thư ký biên<br /> tập kĩ thuật xuất bản bài báo.<br /> 2.1.3. Đánh giá hoạt động Tạp chí<br /> Tạp chí mới được thành lập còn nhiều hạn chế, việc tổ chức biên tập xuất bản chưa có<br /> hệ thống trang thiết bị, phần mềm hỗ trợ dẫn đến hiệu quả chưa cao. Vì vậy cần có một hệ<br /> thống quản lý Tạp chí chuyên nghiệp giải quyết các hạn chế nêu trên.<br /> 2.2. Hệ thống OJS (Open Journal Systems)<br /> 2.2.1. Quy trình nhận, gửi bài báo trên OJS<br /> Các tác giả, phản biện muốn tham gia gửi bài báo đăng lên Tạp chí Khoa học Trường<br /> Đại học Tây Bắc cần làm theo các bước như sau:<br /> Đăng ký tài khoản: với Hệ thống OJS người dùng có thể lựa chọn quyền gửi bài cũng<br /> như đăng ký làm phản biện trong cùng một tài khoản.<br /> Sau khi đăng ký tài khoản người dùng đăng nhập và thực hiện quá trình gửi bài. Một<br /> điểm mạnh của OJS đó là trước khi gửi bài tác giả bắt buộc phải đọc thể lệ gửi bài cũng như<br /> lựa chọn lĩnh vực bài báo.<br /> 127<br /> <br /> Hình 1. Quy trình đăng ký tài khoản trên OJS<br /> 2.2.2. Quy trình phản biện, biên tập một bài báo trên OJS<br /> Quá trình gồm 5 bước, có thể quản lý bởi một hoặc nhiều BTV [2].<br /> Bước 1: Các bài báo được phân công cho một BTV.<br /> Bước 2: Các bài báo trải qua quá trình phản biện chuyên gia và quyết định có được biên<br /> tập hay không.<br /> Bước 3: Sau khi đuợc chấp nhận biên tập, các bài báo trải qua quá trình biên tập bản<br /> thảo và hiệu đính.<br /> Bước 4: Các bài báo được chỉ định xuất hiện tại một ấn bản.<br /> Bước 5: Bài báo được xuất bản.<br /> Sơ đồ quy trình biên tập được thể hiện hình 2 [2]:<br /> 128<br /> <br /> Hình 2. Quá trình phản biện, biên tập bài báo trên OJS [2]<br /> 2.3. Kết quả thử nghiệm triển khai hệ thống OJS vào hoạt động Tạp chí Khoa học<br /> trường Đại học Tây Bắc<br /> 2.3.1. Giao diện hệ thống OJS<br /> <br /> Hình 3. Giao diện hệ thống OJS<br /> Trong bài báo này, chúng tôi đã triển khai thử nghiệm 16 bài báo trong Số 1 Khoa học<br /> Xã hội và Nhân văn tháng 6 năm 2015. Dữ liệu được lấy từ Ban Thư ký của Tạp chí Khoa học<br /> Trường Đại học Tây Bắc. Với mỗi số của Tạp chí được xuất bản, bạn đọc có thể xem, tìm<br /> kiếm thông tin hoặc tải về bài báo lựa chọn.<br /> 129<br /> <br /> Hình 4. Xuất bản 01 số của Tạp chí<br /> 2.3.2. Thống kê và báo cáo<br /> OJS tính toán các dữ liệu sau đây của Tạp chí. “Số ngày phản biện” được tính từ ngày<br /> nộp bài (hoặc ngày giao bản Phản biện) tới Quyết định của BTV lần đầu tiên, trong khi “số<br /> ngày xuất bản” được tính đối với những bài nộp được chấp nhận tính từ thời điểm tải lên lần<br /> đầu tới khi xuất bản.<br /> Lựa chọn những chuyên mục cần tính số liệu thống kê về phản biện chuyên gia của Tạp chí.<br /> Lưu ý: Tỷ lệ phần trăm bài nộp được phản biện chuyên gia có thể không đạt tới 100%<br /> vì bài viết nộp cho Tạp chí hoặc sẽ được chấp nhận, từ chối hoặc đang còn xử lý.<br /> OJS lập các báo cáo theo dõi những chi tiết của quá trình xử lý các bài viết nộp cho Tạp<br /> chí từ góc độ của bài nộp, BTV, người phản biện và chuyên mục, trong một khoảng thời gian<br /> nhất định. Các báo cáo được lập dưới định dạng CSV (Comma Separated Values, các giá trị<br /> định giới bằng dấu phẩy).<br /> 2.3.3. Hỗ trợ thanh toán<br /> OJS cung cấp công cụ hỗ trợ thanh toán nhanh chóng và tiện lợi. Với trên 20 loại tiền tệ<br /> trên thế giới giúp cho Tạp chí thanh toán kinh phí nhuận bút cho Tác giả, thù lao phản biện trở<br /> nên dễ dàng thuận tiện.<br /> 3. Kết luận<br /> Bài báo tập trung đi tìm hiểu phân tích, đánh giá hoạt động Tạp chí Khoa học Trường<br /> Đại học Tây Bắc. Bên cạnh đó nghiên cứu quy trình nhận bài, phản biện, biên tập, xuất bản<br /> bài báo trên hệ thống OJS và khả năng ứng dụng nó vào trong hoạt động quản lý Tạp chí<br /> Khoa học Trường Đại học Tây Bắc. Từ đó triển khai hệ thống OJS vào hoạt động của Tạp chí<br /> Khoa học Trường Đại học Tây Bắc tại địa chỉ: http://tapchi.utb.edu.vn.<br /> 130<br /> <br />