QUY ĐỊNH VỀ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN: LẬP KÝ HỢP LỆ<br />
<br />
Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài <br />
chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.<br />
<br />
Sau đây, công ty đào tạo Kế Toán Thiên Ưng xin được chia sẻ các quy định liên quan đến <br />
chứng từ kế toán:<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
1. Nội dung của chứng từ kế toán:<br />
Chứng từ kế toán phải có các nội dung chủ yếu sau đây:<br />
a) Tên và số hiệu của chứng từ kế toán;<br />
b) Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán;<br />
c) Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán;<br />
d) Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán;<br />
đ) Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;<br />
e) Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền <br />
của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ;<br />
g) Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ <br />
kế toán.<br />
Ngoài những nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán quy định tại khoản 1 Điều này, chứng <br />
từ kế toán có thể có thêm những nội dung khác theo từng loại chứng từ.<br />
Theo điều 16 của Luật kế toán số: 88/2015/QH13<br />
2. Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán:<br />
Doanh nghiệp được chủ động xây dựng, thiết kế biểu mẫu chứng từ kế toán phù hợp với <br />
đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của mình nhưng phải đáp ứng được các yêu cầu của <br />
Luật kế toán và đảm bảo nguyên tắc rõ ràng, minh bạch, kịp thời, dễ kiểm tra, kiểm soát và <br />
đối chiếu.<br />
Trường hợp không tự xây dựng và thiết kế biểu mẫu chứng từ cho riêng mình, doanh <br />
nghiệp có thể áp dụng hệ thống biểu mẫu và hướng dẫn nội dung ghi chép chứng từ kế toán <br />
theo hướng dẫn tại chế độ kế toán mà doanh nghiệp áp dụng<br />
Các doanh nghiệp có các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đặc thù thuộc đối tượng điều chỉnh <br />
của các văn bản pháp luật khác thì áp dụng theo quy định về chứng từ tại các văn bản đó.<br />
3. Lập chứng từ kế toán:<br />
<br />
Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán phải <br />
lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài <br />
chính.<br />
Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định <br />
trên mẫu. Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa có mẫu thì đơn vị kế toán được tự lập <br />
chứng từ kế toán nhưng phải bảo đảm đầy đủ các nội dung quy định tại mục 1 nêu trên.<br />
Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không <br />
được tẩy xóa, sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt <br />
quãng, chỗ trống phải gạch chéo. Chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa không có giá trị thanh toán <br />
và ghi sổ kế toán. Khi viết sai chứng từ kế toán thì phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào <br />
chứng từ viết sai.<br />
Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên quy định. Trường hợp phải lập nhiều liên <br />
chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải giống nhau.<br />
Người lập, người duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách <br />
nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán.<br />
Theo điều 18 của Luật kế toán số: 88/2015/QH13<br />
=> Các bạn có thể tham khảo thêm 1 hướng dẫn nữa về lập chứng từ kế toán điều 118 của <br />
Thông tư 200/2014/TTBTC như sau:<br />
Đối với chứng từ lập nhiều liên phải được lập một lần cho tất cả các liên theo cùng một nội <br />
dung. Trường hợp đặc biệt phải lập nhiều liên nhưng không thể viết một lần tất cả các liên <br />
chứng từ thì có thể viết hai lần nhưng phải đảm bảo thống nhất nội dung và tính pháp lý của <br />
tất cả các liên chứng từ.<br />
4. Ký chứng từ kế toán:<br />
<br />
Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ. Chữ ký trên <br />
chứng từ kế toán phải được ký bằng loại mực không phai. Không được ký chứng từ kế toán <br />
bằng mực màu đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một <br />
người phải thống nhất.<br />
Chữ ký trên chứng từ kế toán của người khiếm thị được thực hiện theo quy định của Chính <br />
phủ. <br />
Trường hợp người khiếm thị là người bị mù hoàn toàn thì khi ký chứng từ kế toán phải có <br />
người sáng mắt được phân công của đơn vị phát sinh chứng từ chứng kiến. Đối với người <br />
khiếm thị không bị mù hoàn toàn thì thực hiện ký chứng từ kế toán như quy định tại Luật kế <br />
toán. (Theo khoản 3 điều 5 của Nghị định 174/2016/NĐCP)<br />
Chữ ký trên chứng từ kế toán phải do người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền ký. <br />
Nghiêm cấm ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của <br />
người ký.<br />
Chứng từ kế toán chi tiền phải do người có thẩm quyền duyệt chi và kế toán trưởng hoặc <br />
người được ủy quyền ký trước khi thực hiện. Chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi <br />
tiền phải ký theo từng liên.<br />
Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử. Chữ ký trên chứng từ điện tử có giá trị như chữ <br />
ký trên chứng từ bằng giấy.<br />
Theo điều 19 của Luật kế toán số: 88/2015/QH13<br />
=> Các bạn có thể tham khảo thêm 1 vài hướng dẫn nữa về lập chứng từ kế toán điều 118 <br />
của Thông tư 200/2014/TTBTC và điều 85 của thông tư 133/2016/TTBTC như sau:<br />
+ Mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ mới có giá <br />
trị thực hiện. Riêng chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật. Tất <br />
cả các chữ ký trên chứng từ kế toán đều phải ký bằng bút bi hoặc bút mực, không được ký <br />
bằng mực đỏ, bằng bút chì, chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng <br />
liên. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất và phải giống với chữ ký <br />
đã đăng ký theo quy định, trường hợp không đăng ký chữ ký thì chữ ký lần sau phải khớp với <br />
chữ ký các lần trước đó.<br />
+ Các doanh nghiệp chưa có chức danh kế toán trưởng thì phải cử người phụ trách kế toán <br />
để giao dịch với khách hàng, ngân hàng, chữ ký kế toán trưởng được thay bằng chữ ký của <br />
người phụ trách kế toán của đơn vị đó. Người phụ trách kế toán phải thực hiện đúng nhiệm <br />
vụ, trách nhiệm và quyền quy định cho kế toán trưởng.<br />
+ Chữ ký của người đứng đầu doanh nghiệp (Tổng Giám đốc, Giám đốc hoặc người được <br />
uỷ quyền), của kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) và dấu đóng trên chứng từ phải <br />
phù hợp với mẫu dấu và chữ ký còn giá trị đã đăng ký tại ngân hàng. Chữ ký của kế toán viên <br />
trên chứng từ phải giống chữ ký đã đăng ký với kế toán trưởng.<br />
+ Kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) không được ký “thừa uỷ quyền” của người <br />
đứng đầu doanh nghiệp. Người được uỷ quyền không được uỷ quyền lại cho người khác.<br />
+ Các doanh nghiệp phải mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của thủ quỹ, thủ kho, các nhân viên kế <br />
toán, kế toán trưởng (và người được uỷ quyền), Tổng Giám đốc (và người được uỷ quyền). <br />
Sổ đăng ký mẫu chữ ký phải đánh số trang, đóng dấu giáp lai do Thủ trưởng đơn vị (hoặc <br />
người được uỷ quyền) quản lý để tiện kiểm tra khi cần. Mỗi người phải ký ba chữ ký mẫu <br />
trong sổ đăng ký.<br />
+ Những cá nhân có quyền hoặc được uỷ quyền ký chứng từ, không được ký chứng từ kế <br />
toán khi chưa ghi hoặc chưa ghi đủ nội dung chứng từ theo trách nhiệm của người ký.<br />
+ Việc phân cấp ký trên chứng từ kế toán do Tổng Giám đốc (Giám đốc) doanh nghiệp quy <br />
định phù hợp với luật pháp, yêu cầu quản lý, đảm bảo kiểm soát chặt chẽ, an toàn tài sản.<br />
5. Hóa đơn<br />
Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận <br />
thông tin bán hàng, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật.<br />
Nội dung, hình thức hóa đơn, trình tự lập, quản lý và sử dụng hoá đơn thực hiện theo quy <br />
định của pháp luật về thuế.<br />
6. Chứng từ điện tử<br />
Chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán khi có các nội dung quy định tại Điều 16 <br />
của Luật này và được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thay <br />
đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính, mạng viễn thông hoặc trên vật mang tin như <br />
băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán.<br />
Chứng từ điện tử phải bảo đảm tính bảo mật và bảo toàn dữ liệu, thông tin trong quá trình <br />
sử dụng và lưu trữ; phải được quản lý, kiểm tra chống các hình thức lợi dụng khai thác, xâm <br />
nhập, sao chép, đánh cắp hoặc sử dụng chứng từ điện tử không đúng quy định. Chứng từ <br />
điện tử được quản lý như tài liệu kế toán ở dạng nguyên bản mà nó được tạo ra, gửi đi hoặc <br />
nhận nhưng phải có đủ thiết bị phù hợp để sử dụng.<br />
Khi chứng từ bằng giấy được chuyển thành chứng từ điện tử để giao dịch, thanh toán hoặc <br />
ngược lại thì chứng từ điện tử có giá trị để thực hiện nghiệp vụ kinh tế, tài chính đó, chứng <br />
từ bằng giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi và kiểm tra, không có hiệu lực để giao <br />
dịch, thanh toán.<br />
7. Quản lý, sử dụng chứng từ kế toán<br />
Thông tin, số liệu trên chứng từ kế toán là căn cứ để ghi sổ kế toán.<br />
Chứng từ kế toán phải được sắp xếp theo nội dung kinh tế, theo trình tự thời gian và bảo <br />
quản an toàn theo quy định của pháp luật.<br />
Chỉ cơ quan nhà nước có thẩm quyền mới có quyền tạm giữ, tịch thu hoặc niêm phong <br />
chứng từ kế toán. Trường hợp tạm giữ hoặc tịch thu chứng từ kế toán thì cơ quan nhà nước <br />
có thẩm quyền phải sao chụp chứng từ bị tạm giữ, bị tịch thu, ký xác nhận trên chứng từ sao <br />
chụp và giao bản sao chụp cho đơn vị kế toán; đồng thời lập biên bản ghi rõ lý do, số lượng <br />
từng loại chứng từ kế toán bị tạm giữ hoặc bị tịch thu và ký tên, đóng dấu.<br />
Cơ quan có thẩm quyền niêm phong chứng từ kế toán phải lập biên bản, ghi rõ lý do, số <br />
lượng từng loại chứng từ kế toán bị niêm phong và ký tên, đóng dấu.<br />
8. Xử phạt vi phạm quy định về chứng từ kế toán:<br />
Theo điều 8 của Nghị định 41/2018/NĐCP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế <br />
toán thì:<br />
1. Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:<br />
a) Mẫu chứng từ kế toán không có đầy đủ các nội dung chủ yếu theo quy định;<br />
b) Tẩy xóa, sửa chữa chứng từ kế toán;<br />
c) Ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ, mực phai màu;<br />
d) Ký chứng từ kế toán bằng đóng dấu chữ ký khắc sẵn;<br />
đ) Chứng từ chi tiền không ký theo từng liên.<br />
2. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:<br />
a) Lập chứng từ kế toán không đủ số liên theo quy định của mỗi loại chứng từ kế toán;<br />
b) Ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký;<br />
c) Ký chứng từ kế toán mà không đúng thẩm quyền;<br />
d) Chữ ký của một người không thống nhất hoặc không đúng với sổ đăng ký mẫu chữ ký;<br />
đ) Chứng từ kế toán không có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ;<br />
e) Không dịch chứng từ kế toán bằng tiếng nước ngoài ra tiếng Việt theo quy định;<br />
g) Để hư hỏng, mất mát tài liệu, chứng từ kế toán đang trong quá trình sử dụng.<br />
3. Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:<br />
a) Giả mạo, khai man chứng từ kế toán nhưng chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự;<br />
b) Thỏa thuận hoặc ép buộc người khác giả mạo, khai man chứng từ kế toán nhưng chưa <br />
đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự;<br />
c) Lập chứng từ kế toán có nội dung các liên không giống nhau trong trường hợp phải lập <br />
chứng từ kế toán có nhiều liên cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;<br />
d) Không lập chứng từ kế toán khi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;<br />
đ) Lập nhiều lần chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;<br />
e) Thực hiện chi tiền khi chứng từ chi tiền chưa có đầy đủ chữ ký của người có thẩm quyền <br />
theo quy định của pháp luật về kế toán.<br />
4. Biện pháp khắc phục hậu quả:<br />
a) Bổ sung các yếu tố chưa đầy đủ của chứng từ đối với hành vi quy định tại điểm a khoản 1 <br />
Điều này;<br />
b) Buộc hủy các chứng từ kế toán bị khai man, giả mạo đối với hành vi quy định tại điểm a <br />
khoản 3 Điều này;<br />
c) Buộc lập bổ sung chứng từ chưa được lập khi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đối <br />
với hành vi quy định tại điểm d khoản 3 Điều này;<br />
d) Buộc hủy các chứng từ kế toán đã được lập nhiều lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài <br />
chính phát sinh đối với hành vi quy định tại điểm đ khoản 3 Điều này.<br />