Quyết định số 81/2008/QĐ-BVHTTDL

Chia sẻ: Son Nguyen | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:14

Thêm vào BST

Báo xấu

73
lượt xem 5
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Tham khảo tài liệu 'quyết định số 81/2008/qđ-bvhttdl', văn bản luật, tiền tệ - ngân hàng phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu và làm việc hiệu quả

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Quyết định số 81/2008/QĐ-BVHTTDL

B VĂN HÓA, TH THAO VÀ DU L CH C NG HÒA XÃ H I CH NGHĨA VI T NAM ----- Đ c l p - T do - H nh phúc ------- S : 81/2008/QĐ-BVHTTDL Hà N i, ngày 15 tháng 9 năm 2008 QUY T Đ NH BAN HÀNH QUY CH CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ LƯU TR C AB VĂN HÓA, TH THAO VÀ DU L CH B TRƯ NG B VĂN HÓA, TH THAO VÀ DU L CH Căn c Pháp l nh B o v bí m t nhà nư c ngày 28 tháng 12 năm 2000; Căn c Pháp l nh Lưu tr qu c gia ngày 04 tháng 4 năm 2001; Căn c Ngh đ nh s 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 c a Chính ph v qu n lý và s d ng con d u; Căn c Ngh đ nh s 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 c a Chính ph v công tác văn thư; Căn c Ngh đ nh s 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 c a Chính ph quy đ nh chi ti t thi hành m t s đi u c a Pháp l nh Lưu tr qu c gia; Căn c Ngh đ nh s 185/2007/NĐ-CP ngày 25 tháng 12 năm 2007 c a Chính ph quy đ nh ch c năng, nhi m v , quy n h n và cơ c u t ch c c a B Văn hóa, Th thao và Du l ch; Căn c Thông tư s 21/2005/TT-BNV ngày 01 tháng 02 năm 2005 c a B N i v hư ng d n ch c năng, nhi m v , quy n h n và t ch c c a t ch c Văn thư, Lưu tr B , cơ quan ngang B , cơ quan thu c Chính ph và U ban nhân dân; Xét đ ngh c a Chánh Văn phòng, QUY T Đ NH: Đi u 1. Ban hành kèm theo Quy t đ nh này: 1. Quy ch Công tác văn thư và lưu tr c a B Văn hóa, Th thao và Du l ch. 2. Ph l c v th th c văn b n: a) Tên vi t t t và ký hi u các đơn v thu c B Văn hóa, Th thao và Du l ch; b ng ch vi t t t tên lo i văn b n và quy đ nh v th th c văn b n; b) M u trình bày các lo i văn b n; c) Th th c và m u trình bày b n sao văn b n. Đi u 2. Quy t đ nh này có hi u l c sau 15 ngày, k t ngày đăng Công báo. Các văn b n sau đây không còn hi u l c k t ngày Quy t đ nh này có hi u l c thi hành: 1. Quy t đ nh s 36/2001/QĐ-BVHTT ngày 25 tháng 4 năm 2001 c a B trư ng B Văn hóa - Thông tin ban hành Quy ch v công tác văn thư và lưu tr c a B Văn hóa - Thông tin; 2. Quy t đ nh s 1076/2004/QĐ-UBTDTT ngày 15 tháng 7 năm 2004 c a B trư ng, Ch nhi m y ban Th d c Th thao ban hành Quy ch công tác văn thư - lưu tr c a y ban Th d c Th thao. Đi u 3. Chánh Văn phòng, Th trư ng các cơ quan, đơn v và cán b , công ch c tr c thu c B Văn hóa, Th thao và Du l ch ch u trách nhi m thi hành Quy t đ nh này./. B TRƯ NG Nơi nh n: - Văn phòng Chính ph ; - Lãnh đ o B ; - Đ ng y, Công đoàn, Đoàn TNCSHCM B ; - Th trư ng các cơ quan, đơn v thu c B ; - C c Văn thư và Lưu tr nhà nư c; Hoàng Tu n Anh - C c Ki m tra VBQPPL, B Tư pháp; - Công báo, Website Chính ph ; - Lưu: VT, VP, H.180. QUY CH
2 CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ LƯU TR C AB VĂN HÓA, TH THAO VÀ DU L CH (Ban hành kèm theo Quy t đ nh s 81/2008/QĐ-BVHTTDL ngày 15 tháng 9 năm 2008 c a B trư ng B Văn hóa, Th thao và Du l ch) Chương I. QUY Đ NH CHUNG Đi u 1. Ph m vi và đ i tư ng đi u ch nh 1. Quy ch này quy đ nh công tác văn thư và công tác lưu tr c a B Văn hoá, Th thao và Du l ch (sau đây g i chung là B ) đư c áp d ng th ng nh t trong các cơ quan, đơn v thu c B (sau đây g i chung là đơn v ). 2. Công tác văn thư bao g m các công vi c v so n th o, ban hành văn b n, qu n lý văn b n và các tài li u khác đư c hình thành trong quá trình ho t đ ng c a B ; l p h sơ, giao n p h sơ vào lưu tr đơn v ; qu n lý và s d ng con d u. 3. Công tác lưu tr bao g m các công vi c v thu th p, b o qu n và t ch c s d ng tài li u lưu tr hình thành trong quá trình ho t đ ng c a B . Đi u 2. Trách nhi m qu n lý, th c hi n công tác văn thư và lưu tr 1. Chánh Văn phòng B ch u trách nhi m trư c B trư ng qu n lý công tác văn thư và lưu tr c a B , ch đ o vi c nghiên c u, ng d ng khoa h c, công ngh vào công tác văn thư và lưu tr c a B ; t ch c, qu n lý công tác văn thư và lưu tr c a Văn phòng B . 2. Th trư ng các cơ quan, đơn v thu c B (sau đây g i chung là Th trư ng đơn v ) ch u trách nhi m t ch c qu n lý, ch đ o công tác văn thư và lưu tr ; tri n khai vi c ng d ng khoa h c công ngh vào công tác văn thư và lưu tr c a đơn v . 3. Cán b , công ch c, viên ch c thu c B (sau đây g i chung là cán b , công ch c) trong quá trình theo dõi, gi i quy t công vi c có liên quan đ n công tác văn thư và lưu tr ch u trách nhi m th c hi n các quy đ nh t i Quy ch này và các quy đ nh khác c a pháp lu t v công tác văn thư và lưu tr ; th c hi n ng d ng khoa h c công ngh vào công tác văn thư và lưu tr c a đơn v . Đi u 3. T ch c, nhi m v c a văn thư và lưu tr 1. T ch c: a) T i Văn phòng B có b ph n chuyên trách làm công tác văn thư (sau đây g i là văn thư B ) thu c Phòng Hành chính-T ch c và Phòng Lưu tr -Thư vi n chuyên trách làm công tác lưu tr (sau đây g i là lưu tr B ); b) T i các đơn v , tuỳ vào ch c năng, nhi m v , cơ c u t ch c c a t ng đơn v , theo quy đ nh chung c a pháp lu t hi n hành v công tác t ch c cán b mà Th trư ng đơn v b trí đ s lư ng cán b làm công tác văn thư và lưu tr (sau đây g i là văn thư đơn v và lưu tr đơn v ) thu c Phòng Hành chính ho c tương đương (sau đây g i chung là Phòng Hành chính). 2. Nhi m v c a văn thư: a) Th c hi n quy trình văn b n đi; b) Th c hi n quy trình văn b n đ n; c) S p x p, b o qu n b n lưu và ph c v tra c u, s d ng trư c khi n p lưu tr ; d) B o qu n và s d ng con d u; đ) ng d ng khoa h c công ngh vào công tác văn thư; e) Th c hi n ch đ báo cáo th ng kê đ nh kỳ và báo cáo đ t xu t v công tác văn thư. 3. Nhi m v c a lưu tr : a) Hư ng d n cán b , công ch c l p h sơ công vi c; b) Thu nh n h sơ, tài li u đã đ n h n n p lưu vào lưu tr ; c) Th c hi n ch đ báo cáo th ng kê đ nh kỳ và báo cáo đ t xu t v công tác lưu tr ; d) Th c hi n đ nh kỳ n p lưu tài li u vào Trung tâm Lưu tr Qu c gia theo quy đ nh c a pháp lu t; đ) ng d ng khoa h c công ngh vào công tác lưu tr ; e) B o qu n tài li u lưu tr trong kho;
3 g) Xây d ng các công c th ng kê, tra c u, t ch c s d ng tài li u lưu tr ; h) L p k ho ch xây d ng, c i t o, nâng c p kho, mua s m trang thi t b , d trù kinh phí thư ng xuyên cho ho t đ ng lưu tr . Đi u 4. Tiêu chu n cán b làm công tác văn thư và lưu tr Cán b làm công tác văn thư và lưu tr (sau đây g i là cán b văn thư, cán b lưu tr ) ph i đ m b o tiêu chu n nghi p v ng ch công ch c ngành văn thư và lưu tr theo quy đ nh c a pháp lu t. Đi u 5. B o v bí m t nhà nư c trong công tác văn thư và lưu tr 1. M i ho t đ ng nghi p v v văn thư, lưu tr c a B và đơn v ph i th c hi n theo quy đ nh c a pháp lu t hi n hành v b o v bí m t c a Nhà nư c, c a B và quy đ nh t i Quy ch này. 2. Chánh Văn phòng B , Th trư ng đơn v có trách nhi m qu n lý văn b n đ “M t”. Cán b văn thư, cán b lưu tr có nhi m v b o v bí m t cơ quan, bí m t nhà nư c theo lu t đ nh. Đi u 6. Báo cáo th ng kê công tác văn thư và lưu tr 1. Hàng năm cán b văn thư, cán b lưu tr ph i l p báo cáo th ng kê công tác văn thư và lưu tr theo Quy t đ nh s 13/2005/QĐ-BNV và Quy t đ nh s 14/2005/QĐ-BNV ngày 06/01/2005 c a B N i v ban hành ch đ báo cáo th ng kê cơ s và báo cáo th ng kê t ng h p công tác văn thư, lưu tr . 2. Văn thư B , lưu tr B có nhi m v giúp Chánh Văn phòng B hư ng d n các đơn v làm báo cáo th ng kê công tác văn thư và lưu tr , đ ng th i t ng h p báo cáo công tác văn thư và lưu tr c a B g i v C c Văn thư và Lưu tr nhà nư c theo quy đ nh. Đi u 7. Kinh phí đ u tư cho ho t đ ng văn thư và lưu tr 1. Kinh phí đ u tư cho ho t đ ng văn thư và lưu tr bao g m: a) Ngân sách nhà nư c; b) Tài tr c a các t ch c, cá nhân trong và ngoài nư c. 2. Hàng năm, Chánh Văn phòng B , Th trư ng đơn v có trách nhi m xây d ng k ho ch kinh phí, trang b các thi t b chuyên dùng, nghiên c u ng d ng khoa h c công ngh và t ch c các ho t đ ng nghi p v đáp ng yêu c u c a công tác văn thư và lưu tr theo quy đ nh c a Lu t Ngân sách. Chương II. CÔNG TÁC VĂN THƯ M c 1. SO N TH O, BAN HÀNH VĂN B N Đi u 8. Hình th c văn b n, th m quy n ban hành văn b n 1.Văn b n c a B đư c ban hành dư i các hình th c: văn b n quy ph m pháp lu t, văn b n hành chính, văn b n chuyên ngành. 2. Hình th c văn b n quy ph m pháp lu t thu c th m quy n ban hành c a B trư ng B Văn hóa, Th thao và Du l ch th c hi n theo quy đ nh c a Lu t Ban hành văn b n quy ph m pháp lu t và các văn b n hư ng d n thi hành Lu t. 3. Hình th c văn b n hành chính thu c th m quy n ban hành c a B và đơn v g m: quy t đ nh (cá bi t), ch th (cá bi t), thông báo, thông cáo, công văn, báo cáo, t trình, đ án, k ho ch, phương án, chương trình, biên b n, h p đ ng, công đi n, gi y gi i thi u, gi y ch ng nh n, gi y m i, gi y đi đư ng, gi y ngh phép, gi y u nhi m, phi u g i, phi u chuy n, gi y biên nh n h sơ. 4. Hình th c văn b n chuyên ngành do B trư ng B Văn hóa, Th thao và Du l ch quy đ nh sau khi th a thu n th ng nh t v i B trư ng B N i v . Đi u 9. Th th c văn b n 1. Văn b n khi ban hành ph i đư c th c hi n đúng th th c quy đ nh (Ph l c I và II). 2. Th th c và k thu t trình bày văn b n chuyên ngành do các đơn v đăng ký v i B đ qu n lý, ban hành sau khi có th a thu n th ng nh t v i B N i v . 3. Th th c và k thu t trình bày văn b n trao đ i v i cơ quan, t ch c cá nhân nư c ngoài đư c th c hi n theo thông l qu c t a) Công văn, công hàm, thư m i, đi n thư chính th c g i đi các Đ i s quán nư c ngoài, các t ch c qu c t ho c t ch c, cá nhân nư c ngoài ph i đư c vi t b ng ti ng Vi t và có b n d ch (không chính
4 th c) b ng th ti ng nư c ngoài tương ng mà nơi nh n văn b n thư ng dùng đ giao d ch v i các cơ quan c a Vi t Nam; b) Đi n thư giao d ch đ x lý công vi c, tài li u, công văn mang tính trao đ i thông tin không chính th c có th vi t b ng ti ng nư c ngoài tương ng ho c m t th ti ng thông d ng khác; c) Các tài li u d án v i nư c ngoài ph i so n th o b ng ti ng Vi t và ti ng nư c ngoài tương ng. Đi u 10. So n th o văn b n 1. So n th o văn b n quy ph m pháp lu t đư c th c hi n theo quy đ nh c a Lu t Ban hành văn b n quy ph m pháp lu t và các văn b n hư ng d n thi hành Lu t. 2. So n th o văn b n khác a) Căn c tính ch t, n i dung c a văn b n c n so n th o mà lãnh đ o B , Th trư ng đơn v giao cho đơn v ho c cán b , công ch c so n th o ho c ch trì so n th o; b) Đơn v và cán b , công ch c đư c giao so n th o văn b n có trách nhi m th c hi n các công vi c sau: - Xác đ nh hình th c, n i dung và đ m t, đ kh n, nơi nh n c a văn b n; - Thu th p, x lý thông tin có liên quan; - So n th o văn b n; - Trư ng h p c n thi t, đ xu t v i lãnh đ o B , Th trư ng đơn v tham kh o ý ki n c a các cơ quan, đơn v , t ch c ho c cá nhân có liên quan; nghiên c u ti p thu ý ki n đ hoàn ch nh b n th o; - Trình duy t d th o văn b n. Đi u 11. Duy t, s a ch a, b sung b n th o đã duy t 1. B n th o văn b n ph i do ngư i có th m quy n ký văn b n duy t. Các văn b n do đơn v so n th o đ thông báo ý ki n k t lu n c a lãnh đ o B ph i đư c thông qua lãnh đ o B trư c khi Th trư ng đơn v ký ban hành. 2. Trư ng h p s a ch a, b sung b n th o văn b n đã đư c duy t ph i trình ngư i ký duy t xem xét, quy t đ nh. Đi u 12. Đánh máy, nhân b n Vi c đánh máy, nhân b n ph i đ m b o nh ng yêu c u sau: 1. Đánh máy ph i đúng nguyên văn b n th o, đúng th th c và k thu t trình bày văn b n. Trư ng h p phát hi n có sai sót ho c không rõ ràng trong b n th o thì ngư i đánh máy ph i h i ý ki n ngư i so n th o văn b n đó. 2. Nhân b n đúng v i s lư ng quy đ nh phát hành a) S lư ng văn b n nhân b n đ phát hành đư c xác đ nh trên cơ s s lư ng t i nơi nh n văn b n; n u g i đ n nhi u nơi mà trong văn b n không li t kê đ danh sách thì đơn v so n th o ph i có ph l c nơi nh n kèm theo đ lưu văn thư; b) Nơi nh n ph i đư c xác đ nh c th trong văn b n trên nguyên t c văn b n ch g i đ n cơ quan, đơn v có ch c năng, th m quy n gi i quy t, t ch c th c hi n, ph i h p th c hi n, giám sát, ki m tra liên quan đ n n i dung văn b n; không g i vư t c p, không g i nhi u b n cho m t đ i tư ng, không g i đ n các đ i tư ng khác ch đ bi t tham kh o ho c thay cho báo cáo công vi c. 3. Gi gìn bí m t n i dung văn b n và th c hi n đánh máy, nhân b n theo đúng th i gian quy đ nh. 4. Vi c nhân b n văn b n m t do Th trư ng đơn v quy t đ nh và đư c th c hi n theo quy đ nh t i kho n 1, Đi u 8 c a Ngh đ nh s 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 c a Chính ph quy đ nh chi ti t thi hành Pháp l nh B o v bí m t nhà nư c. Đi u 13. Ki m tra văn b n trư c khi ký ban hành 1. Th trư ng đơn v ho c cán b , công ch c ch trì so n th o văn b n ph i ki m tra và ch u trách nhi m v đ chính xác c a n i dung văn b n, đ xu t m c đ kh n, đ i chi u quy đ nh c a pháp lu t v b o v bí m t nhà nư c xác đ nh vi c đóng d u m t, đ i tư ng nh n văn b n, trình ngư i ký văn b n quy t đ nh. 2. Trư ng Phòng Hành chính ph i ch u trách nhi m v th th c và k thu t trình bày văn b n. Đi u 14. Ký t t
5 1. Văn b n trình lãnh đ o B ký ban hành ph i do Th trư ng đơn v trình ký ký t t vào cu i n i dung văn b n (c p Phó ch ký t t các văn b n thu c m ng vi c đư c phân công ho c đư c u quy n khi c p Trư ng đi v ng). 2. Văn b n do Th trư ng đơn v ký ban hành thì Trư ng Phòng (đ i v i đơn v có phòng ph trách) ho c cán b , công ch c đư c giao nhi m v so n th o ph i ký t t vào cu i c a n i dung văn b n. 3. Văn b n c a các đơn v s nghi p, doanh nghi p trình lãnh đ o B ký ban hành ph i do Th trư ng đơn v ký t t vào cu i n i dung văn b n và ph i có ý ki n, ch ký t t c a lãnh đ o T ng c c, V , C c ch c năng qu n lý v lĩnh v c đó. Trư ng h p không thu c ph m vi tham mưu qu n lý c a T ng c c ho c V , C c nào thì ph i có ý ki n và ch ký c a Chánh Văn phòng B . Đi u 15. Ký văn b n 1. Th m quy n ký ban hành văn b n th c hi n theo Quy ch làm vi c c a B , Quy ch làm vi c c a đơn v . 2. Ký văn b n không dùng bút chì, bút m c đ ho c các th m c d phai. 3. Ch c v , h và tên, ch ký c a ngư i có th m quy n a) Vi c ghi quy n h n c a ngư i ký đư c th c hi n như sau: - Trư ng h p c p Phó ký thay c p Trư ng thì ph i ghi ch vi t t t "KT." (ký thay) vào trư c ch c v c a c p Trư ng; - Trư ng h p ký th a l nh Th trư ng thì ph i ghi ch vi t t t "TL." (th a l nh) vào trư c ch c v c a Th trư ng; - Trư ng h p ký th a y quy n Th trư ng thì ph i ghi ch vi t t t "TUQ." (th a y quy n) vào trư c ch c v Th trư ng. Ngư i đư c y quy n không đư c y quy n l i cho ngư i khác; - Trư ng h p ký thay m t t p th thì ghi ch vi t t t "TM." (thay m t) vào trư c tên t p th lãnh đ o ho c tên đơn v . b) Ch c v c a ngư i ký - Ch c v ghi trên văn b n là ch c danh lãnh đ o chính th c c a ngư i ký văn b n. Ch ghi ch c danh như B trư ng, Th trư ng, Giám đ c, Phó Giám đ c... không ghi l i tên B , đơn v , tr các văn b n liên t ch, văn b n do hai hay nhi u B , ngành ban hành; - Ch c v ghi trên văn b n c a các t ch c tư v n như Ban, H i đ ng c a Nhà nư c ho c c a B , đơn v ban hành là ch c danh lãnh đ o c a ngư i ký văn b n trong Ban, H i đ ng đó. Đ i v i nh ng Ban, H i đ ng không đư c phép s d ng con d u c a B , đơn v thì ch ghi ch c danh c a ngư i ký văn b n trong Ban ho c H i đ ng. Trư ng h p Ban ho c H i đ ng đư c phép s d ng con d u c a B , đơn v thì có th ghi thêm ch c danh lãnh đ o trong B , đơn v c a ngư i ký dư i; c) H và tên bao g m: h , tên đ m (n u có) và tên c a ngư i ký văn b n. Đ i v i nh ng văn b n quy ph m pháp lu t và văn b n hành chính, trư c h và tên c a ngư i ký, không ghi h c hàm, h c v và các danh hi u khác (GS, TS, NSND...). Đi u 16. B n sao văn b n 1. Các hình th c b n sao g m: sao y b n chính, trích sao và sao l c. 2. Th th c b n sao th c hi n theo Thông tư liên t ch s 55/2005/TTLT-BNV-VPCP, ngày 06/5/2005 c a B N i v và Văn phòng Chính ph hư ng d n v th th c và k thu t trình bày văn b n (Ph l c III). 3. Vi c trích sao, sao l c văn b n c a c p trên ho c c a các B , cơ quan ngang B do lãnh đ o B ho c Chánh Văn phòng B quy t đ nh (tr văn b n m t, t i m t, tuy t m t th c hi n quy đ nh c a Nhà nư c v qu n lý, công văn tài li u m t). 4. Th trư ng đơn v ký sao và nhân b n theo nơi nh n nh ng văn b n có n i dung thu c ph m vi, ch c năng, nhi m v , lĩnh v c đư c phân công. 5. B n sao y b n chính, trích sao, sao l c th c hi n đúng quy đ nh pháp lu t có giá tr pháp lý như b n chính. 6. B n sao ch p (photocopy c d u và ch ký c a văn b n chính) không th c hi n theo đúng quy đ nh t i kho n 1 c a đi u này ch có giá tr thông tin, tham kh o.
6 7. Không đư c sao, ch p, chuy n phát ra ngoài cơ quan nh ng ý ki n ghi bên l văn b n. Trư ng h p nh ng ý ki n c a lãnh đ o B ho c Th trư ng đơn v ghi bên l văn b n c n thi t cho vi c giao d ch, trao đ i công tác ph i đư c th ch hóa b ng văn b n hành chính. M c 2. QU N LÝ VĂN B N Đi u 17. Nguyên t c chung 1. Văn b n đi, văn b n đ n ph i đư c qu n lý t p trung th ng nh t t i văn thư đơn v . 2. Văn b n đi, văn b n đ n thu c ngày nào ph i đư c đăng ký phát hành ho c chuy n giao trong ngày, ch m nh t là đ u gi c a ngày làm vi c ti p theo. 3. Văn b n đ n có đóng d u đ kh n ph i đư c đăng ký, trình và chuy n giao ngay sau khi nh n đư c. 4. Văn b n, tài li u bí m t Nhà nư c đư c đăng ký qu n lý theo pháp lu t hi n hành v b o v bí m t nhà nư c và hư ng d n c th t i Quy ch này. Đi u 18. Trình t qu n lý văn b n đ n Văn b n đ n ph i đư c qu n lý theo trình t sau: 1. Ti p nh n, đăng ký văn b n đ n; 2. Trình, chuy n văn b n đ n; 3. Gi i quy t và theo dõi, đôn đ c vi c gi i quy t văn b n đ n. Đi u 19. Ti p nh n, đăng ký văn b n đ n 1. Văn b n đ n t b t kỳ ngu n nào đ u ph i đư c t p trung t i văn thư làm th t c ti p nh n, đăng ký. Cán b văn thư có trách nhi m bóc bì, phân lo i, vào s , đăng ký s văn b n đ n. Nh ng văn b n không đăng ký t i văn thư, các đơn v và cá nhân không có trách nhi m gi i quy t. Trư ng h p phát hi n sai sót, văn thư ph i k p th i thông báo cho nơi g i ho c báo cáo ngư i đư c giao trách nhi m xem xét gi i quy t. 2. Đ i v i b n fax, ch p l i trư c khi đóng d u Đ n; đ i v i văn b n đư c chuy n phát qua m ng, trong trư ng h p c n thi t, có th in ra và làm th t c đóng d u Đ n. 3. Văn b n kh n đ n ngoài gi làm vi c, ngày l , ngày ngh , b o v cơ quan có trách nhi m ký nh n và báo cáo ngay v i Th trư ng đơn v ho c Chánh Văn phòng B (đ i v i các văn b n đ n B ) đ x lý. 4. Văn b n đ n đư c đăng ký vào s đăng ký văn b n ho c cơ s d li u văn b n đ n trên máy vi tính. Đi u 20. Trình, chuy n giao văn b n đ n 1. Văn b n đ n sau khi đư c đăng ký t i văn thư, k p th i trình ngư i có th m quy n ho c đơn v có ch c năng x lý. 2. Căn c vào ý ki n ch đ o gi i quy t, văn thư vào s ho c cơ s d li u văn b n đ n trên máy vi tính, chuy n ti p theo ý ki n ch đ o ho c lưu t i văn thư. 3. Vi c chuy n giao văn b n ph i đ m b o nhanh chóng, đúng đ i tư ng, chính xác và gi gìn bí m t n i dung văn b n. Đi u 21. Gi i quy t và theo dõi, đôn đ c vi c gi i quy t văn b n đ n 1. Khi nh n văn b n đ n, đơn v , cá nhân có trách nhi m ch đ o, gi i quy t k p th i theo th i h n yêu c u c a văn b n ho c theo quy đ nh c a pháp lu t. 2. Trư ng h p văn b n đ n không có yêu c u v th i h n tr l i thì th i h n gi i quy t không quá 10 ngày làm vi c. 3. Văn thư có trách nhi m t ng h p s li u văn b n đ n, văn b n đ n đã đư c gi i quy t, văn b n đ n đã đ n h n nhưng chưa đư c gi i quy t. 4. Trư ng Phòng Hành chính có trách nhi m đôn đ c, báo cáo Th trư ng đơn v v ti n đ và k t qu gi i quy t văn b n đ n. 5. Chánh Văn phòng B có trách nhi m t ng h p tình hình gi i quy t văn b n đã chuy n đ n các đơn v ; giúp lãnh đ o B đôn đ c các đơn v x lý văn b n và gi i quy t công vi c theo s ch đ o c a lãnh đ o B ; hàng tu n báo cáo lãnh đ o B v tình hình x lý văn b n c a đơn v thu c cơ quan B , thông báo cho các đơn v liên quan t i cu c h p giao ban đ nh kỳ c a B .
7 Đi u 22. Trình t gi i quy t văn b n đi Văn b n đi ph i đư c qu n lý theo trình t sau: 1. Ki m tra th th c, hình th c và k thu t trình bày; ghi s ký hi u và ngày, tháng, năm c a văn b n; 2. Đóng d u đơn v và d u m c đ kh n, m t (n u có); 3. Đăng ký văn b n đi; 4. Làm th t c, chuy n phát và theo dõi vi c chuy n phát văn b n đi; 5. Lưu văn b n đi. Đi u 23. Ki m tra th th c, hình th c và k thu t trình bày văn b n 1. Trư c khi phát hành văn b n, cán b văn thư c n ki m tra l i v th th c, hình th c và k thu t trình bày văn b n; n u phát hi n có sai sót ph i k p th i báo cáo ngư i đư c giao trách nhi m xem xét, gi i quy t. 2. Vi c đánh s văn b n quy ph m pháp lu t đư c th c hi n theo quy đ nh t i đi m a, kho n 3 m c II c a Thông tư liên t ch s 55/2005/TTLT-BNV-VPCP. 3. Vi c đánh s văn b n hành chính đư c th c hi n theo quy đ nh t i đi m b, kho n 3, m c II c a Thông tư liên t ch s 55/2005/TTLT-BNV-VPCP và hư ng d n t i ph l c Quy ch này. 4. Văn b n m t đi đư c đánh s và đăng ký vào s riêng. Đi u 24. Đóng d u đơn v và d u m c đ kh n, m t 1. Đóng d u đơn v đư c th c hi n theo quy đ nh t i Đi u 33 c a Quy ch này. 2. Đóng d u ch m c đ kh n, m t th c hi n theo quy đ nh t i Thông tư liên t ch s 55/2005/TTLT- BNV-VPCP và Thông tư s 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 c a B Công an hư ng d n th c hi n Ngh đ nh s 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 c a Chính ph quy đ nh chi ti t thi hành Pháp l nh B o v bí m t nhà nư c. 3. D u ch m c đ kh n ch th c hi n v i các văn b n trong n i thành Hà N i. Đi u 25. Đăng ký văn b n đi 1. T t c văn b n đi tr trư ng h p pháp lu t có quy đ nh khác, đ u đư c đăng ký vào s đăng ký văn b n ho c cơ s d li u văn b n đi trên máy vi tính, ghi ngày, tháng (v i nh ng s ch ngày nh hơn mư i, tháng nh hơn 3 ph i ghi thêm s 0 trư c) theo h th ng chung c a đơn v do văn thư th ng nh t qu n lý. 2. Không c p s văn b n trư c. Đi u 26. Làm th t c, chuy n phát và theo dõi vi c chuy n phát văn b n đi 1. Làm th t c phát hành văn b n: a) L a ch n bì; b) Trình bày bì và vi t bì; c) Vào bì và dán bì; d) Đóng d u đ kh n, d u ch ký hi u đ m t và d u khác lên bì (n u có). 2. Chuy n phát văn b n đi: a) Nh ng văn b n đã làm đ y đ các th t c hành chính theo quy đ nh trư c 16 gi hàng ngày ph i đư c phát hành ngay trong ngày làm vi c, nh ng văn b n hoàn ch nh th t c hành chính sau 16 gi hàng ngày, s phát hành vào đ u gi làm vi c c a ngày làm vi c ti p theo; b) Chuy n giao tr c ti p cho các đơn v , cá nhân trong cơ quan, đơn v ; c) Chuy n giao tr c ti p cho các cơ quan, đơn v , cá nhân bên ngoài; d) Chuy n phát văn b n đi qua bưu đi n; đ) Chuy n phát văn b n đi b ng máy fax, qua m ng; e) Chuy n phát văn b n m t th c hi n theo quy đ nh t i Đi u 10 và Đi u 16 c a Ngh đ nh s 33/2002/NĐ-CP và quy đ nh t i kho n 3 c a Thông tư s 12/2002/TT-BCA (A11). 3. Theo dõi vi c chuy n phát văn b n đi
8 a) Cán b văn thư có trách nhi m theo dõi vi c chuy n phát văn b n đi; b) Trư ng h p phát hi n văn b n b th t l c, ph i k p th i báo cáo Trư ng phòng Hành chính. Đi u 27. Lưu văn b n đi 1. M i văn b n đi ph i lưu ít nh t 02 b n chính và các ph l c kèm theo (n u có); 01 b n lưu văn thư đơn v và 01 b n lưu trong h sơ. B n lưu t i văn thư là b n có ch ký tr c ti p c a ngư i có th m quy n và đư c s p x p theo th t đăng ký. 2. Các văn b n liên B , ngành mà không l y s t i văn thư thì sau khi đóng d u văn thư có trách nhi m theo dõi lưu b n chính. 3. B n lưu văn b n quy ph m pháp lu t và văn b n quan tr ng khác c a cơ quan ph i đư c làm b ng gi y t t có đ PH trung tính và đư c in b ng m c b n màu. M c 3. L P H SƠ HI N HÀNH VÀ GIAO N P H SƠ, TÀI LI U VÀO LƯU TR ĐƠN V Đi u 28. N i dung vi c l p h sơ và yêu c u đ i v i h sơ đư c l p 1. N i dung vi c l p h sơ: a) M h sơ Căn c vào danh m c h sơ c a đơn v và th c t công vi c đư c giao mà cán b , công ch c chu n b các bìa h sơ, ghi tiêu đ h sơ lên bìa. Trong quá trình gi i quy t vi c, s l n lư t đưa các văn b n hình thành có liên quan vào bìa h sơ đó. b) Thu th p văn b n đưa vào h sơ - Cán b , công ch c có trách nhi m l p h sơ c n thu th p đ y đ các văn b n, gi y t và các tư li u có liên quan đ n s vi c đư c ghi s n tên vào bìa h sơ; - Các văn b n trong h sơ ph i đư c s p x p theo m t trình t h p lý, tùy theo đ c đi m khác nhau c a văn b n đ ch n m t cách s p x p cho thích h p. c) K t thúc và biên m c h sơ Khi công vi c gi i quy t xong thì h sơ cũng k t thúc, cán b , công ch c có trách nhi m l p h sơ ph i ki m tra xem xét, b sung nh ng văn b n, gi y t còn thi u và lo i ra văn b n trùng th a, b n nháp, các tư li u, sách báo không c n đ trong h sơ. 2. Yêu c u đ i v i m i h sơ đư c l p: a) H sơ đư c l p ph i ph n ánh đúng ch c năng, nhi m v c a đơn v hình thành h sơ; b) Văn b n, tài li u đư c thu th p vào h sơ có s liên quan ch t ch v i nhau và ph n ánh đúng trình t di n bi n c a s vi c hay trình t gi i quy t vi c; c) Văn b n trong h sơ có giá tr b o qu n tương đ i đ ng đ u; Đi u 29. Giao n p h sơ, tài li u vào lưu tr đơn v 1. Trách nhi m cán b , công ch c: a) Cán b , công ch c ph i giao n p h sơ, tài li u vào lưu tr B , lưu tr đơn v theo th i h n đư c quy đ nh t i kho n 2 Đi u này. Trư ng h p c n gi l i h sơ, tài li u đ n h n n p lưu ph i thông báo b ng văn b n cho lưu tr đơn v bi t và ph i đư c s đ ng ý c a Th trư ng đơn v , th i h n gi l i không quá 2 năm; b) Cán b , công ch c khi chuy n công tác, thôi vi c, ngh hư ng ch đ b o hi m xã h i ph i bàn giao h sơ, tài li u cho đơn v công tác, không đư c gi h sơ, tài li u c a đơn v làm c a riêng ho c mang sang cơ quan, đơn v khác. 2. Th i h n giao n p: a) Tài li u hành chính sau 1 năm k t năm công vi c k t thúc; b) Tài li u nghiên c u khoa h c, ng d ng khoa h c và công ngh sau 1 năm k t khi công trình đư c nghi m thu; c) Tài li u xây d ng cơ b n sau 3 tháng k t khi công trình đư c quy t toán; d) Tài li u nh, phim đi n nh, micrôphim, tài li u ghi âm, ghi hình và tài li u khác sau 3 tháng k t khi công vi c k t thúc. 3. Th t c giao n p:
9 Đơn v , cán b , công ch c khi giao n p h sơ, tài li u ph i l p hai b n M c l c h sơ, tài li u n p lưu và Biên b n giao nh n tài li u, hai bên gi m i lo i m t b n. Đi u 30. Trách nhi m đ i v i vi c l p h sơ và giao n p h sơ, tài li u vào lưu tr đơn v 1. Trách nhi m c a Th trư ng đơn v : Hàng năm Th trư ng đơn v có trách nhi m xây d ng danh m c h sơ, tài li u c a đơn v , ch đ o công tác l p h sơ và giao n p h sơ, tài li u vào lưu tr đ i v i các đơn v thu c ph m vi qu n lý c a mình. 2. Trách nhi m c a Chánh Văn phòng, Trư ng phòng Hành chính đơn v a) Tham mưu cho lãnh đ o B , Th trư ng đơn v trong vi c ch đ o, ki m tra, hư ng d n l p h sơ và giao n p h sơ, tài li u vào lưu tr đ i v i các đơn v c p dư i. b) T ch c th c hi n vi c l p h sơ và giao n p h sơ, tài li u vào lưu tr t i đơn v mình. 3. Trách nhi m c a cán b , công ch c: a) Cán b , công ch c có trách nhi m l p h sơ công vi c đư c phân công theo dõi, gi i quy t; b) Thư ký B trư ng và cán b giúp vi c lãnh đ o B có trách nhi m l p h sơ nh ng vi c do lãnh đ o ph trách (n u đư c lãnh đ o giao) ho c nh ng h sơ hình thành trong ho t đ ng c a lãnh đ o B . 3. Trách nhi m c a lưu tr : Phòng Lưu tr - Thư vi n Văn phòng B , cán b lưu tr chuyên trách ho c kiêm nhi m c a đơn v thu c B có trách nhi m hư ng d n cho các đơn v và cán b , công ch c l p h sơ công vi c theo đúng quy đ nh c a C c Văn thư và Lưu tr nhà nư c. M c 4. QU N LÝ VÀ S D NG CON D U Đi u 31. Qu n lý con d u 1. Chánh Văn phòng B ch u trách nhi m trư c B trư ng vi c qu n lý, s d ng con d u c a B . Th trư ng đơn v ch u trách nhi m trư c B trư ng vi c qu n lý và s d ng con d u c a đơn v . 2. Con d u c a B , con d u đơn v đư c giao cho cán b văn thư qu n lý và s d ng. Cán b văn thư đư c giao s d ng và b o qu n con d u ch u trách nhi m trư c Th trư ng đơn v vi c qu n lý và s d ng con d u, có trách nhi m th c hi n nh ng quy đ nh sau: a) Con d u ph i đư c b o qu n t i phòng làm vi c c a cán b văn thư, không đưa con d u ra kh i phòng làm vi c. Con d u ph i đư c b o qu n an toàn trong gi cũng như ngoài gi làm vi c. Khi đóng d u xong, con d u đư c c t ngay vào t , khi ra ngoài phòng làm vi c, văn thư ph i khóa t d u; b) Không giao con d u cho ngư i khác khi chưa đư c phép b ng văn b n c a ngư i có th m quy n; c) Ph i t tay đóng d u vào các văn b n, gi y t c a B , đơn v . 3. Khi nét d u b mòn ho c bi n d ng, cán b văn thư ph i báo cáo ngư i có trách nhi m làm th t c đ i con d u. Trư ng h p con d u b m t, Th trư ng đơn v ph i báo cáo cơ quan công an phư ng, xã nơi x y ra m t con d u, l p biên b n và báo cáo lãnh đ o B . 4. Khi đơn v có quy t đ nh chia, tách ho c sáp nh p ph i n p con d u cũ và làm th t c xin kh c con d u m i. Đ i v i đơn v gi i th có con d u riêng, V T ch c cán b có trách nhi m thu h i con d u c a đơn v gi i th . Đi u 32. S d ng con d u 1. Vi c s d ng con d u c a B , đơn v đư c th c hi n theo Quy ch làm vi c c a B , đơn v . 2. Nh ng văn b n đư c đóng d u c a B : là nh ng văn b n do B trư ng ký; các Th trư ng ký thay B trư ng; Th trư ng đơn v ký th a l nh B trư ng và ngư i đư c B trư ng u quy n (TUQ.); các trư ng h p ký TUQ c a B trư ng ph i đư c B trư ng y quy n t ng vi c c th b ng văn b n. 3. Văn b n c a các V đ thông tin, xin ý ki n, trao đ i nh ng v n đ trong ph m vi n i b cơ quan B thì V trư ng ký tr c ti p không ký th a l nh B trư ng, không đóng d u Qu c huy. 4. Nh ng văn b n đóng d u c a đơn v do Th trư ng đơn v ký và y quy n ký. Đi u 33. Đóng d u 1. Nghiêm c m vi c đóng d u kh ng ch .
10 2. D u đóng ph i rõ ràng, ngay ng n, đúng chi u và dùng m c d u màu đ tươi theo quy đ nh. 3. Đóng d u trên văn b n chính th c: a) Văn thư ch đóng d u khi văn b n đúng th th c và có ch ký c a ngư i có th m quy n ký văn b n; b) Khi d u đóng lên ch ký thì d u ph i trùm lên kho ng 1/3 ch ký v phía bên trái. 4. Đóng d u vào ph l c kèm theo: a) Đóng d u treo tên đơn v vào góc trên bên trái ph l c trùm lên hàng ch đ u c a trang đ u tiên kho ng 1/3 đư ng kính con d u; b) N u văn b n, ph l c có t 2 t tr lên ph i đóng d u giáp lai. D u đư c đóng vào kho ng gi a l ph i c a văn b n. 5. Khi đóng d u các văn b n, tài li u không l y s văn b n văn thư ph i l p s theo dõi riêng. Chương III. CÔNG TÁC LƯU TR M c 1. THU TH P, B SUNG TÀI LI U Đi u 34. Thu th p h sơ, tài li u vào lưu tr đơn v Hàng năm lưu tr B và lưu tr đơn v có nhi m v t ch c thu th p h sơ, tài li u đã đ n h n n p lưu vào kho lưu tr , c th : 1. L p k ho ch thu th p h sơ, tài li u; 2. Ph i h p v i các đơn v , cán b , công ch c xác đ nh nh ng lo i h sơ, tài li u c n thu th p vào lưu tr ; 3. Hư ng d n các đơn v , cán b , công ch c chu n b h sơ, tài li u và l p “M c l c h sơ, tài li u n p lưu”; 4. Chu n b kho tàng và các phương ti n b o qu n đ ti p nh n h sơ, tài li u; 5. T ch c ti p nh n h sơ, tài li u, ki m tra đ i chi u gi a M c l c h sơ, tài li u n p lưu v i th c t tài li u và l p Biên b n giao nh n tài li u. Đi u 35. Qu n lý h sơ, tài li u c a các đơn v khi chia, tách, sáp nh p và gi i th Tài li u c a các đơn v khi chia, tách, sáp nh p và gi i th th c hi n theo Thông tư s 46/2005/TT- BNV ngày 27 tháng 4 năm 2005 c a B N i v hư ng d n qu n lý tài li u khi chia, tách, sáp nh p cơ quan, t ch c, đơn v hành chính và t ch c l i, chuy n đ i hình th c s h u doanh nghi p nhà nư c. Đi u 36. Ch nh lý tài li u 1. Lưu tr B và Lưu tr đơn v có nhi m v t ch c ch nh lý tài li u b o qu n t i kho lưu tr . 2.Tài li u sau khi ch nh lý ph i đ t yêu c u: a) Phân lo i và l p h sơ hoàn ch nh; b) Xác đ nh th i h n b o qu n cho h sơ, tài li u; c) H th ng hóa h sơ, tài li u; d) L p công c tra c u: m c l c h sơ, cơ s d li u và các công c tra c u khác ph c v cho vi c qu n lý và tra c u s d ng tài li u; e) L p danh m c tài li u h t giá tr . Đi u 37. Xác đ nh giá tr tài li u 1. Lưu tr B có nhi m v giúp Chánh Văn phòng biên so n b ng th i h n b o qu n tài li u trình lãnh đ o B ban hành sau khi th o thu n th ng nh t v i C c Văn thư và Lưu tr nhà nư c. 2. Vi c xác đ nh giá tr tài li u ph i đ t đư c yêu c u sau: a) Xác đ nh tài li u c n b o qu n vĩnh vi n và tài li u b o qu n có th i h n; b) Xác đ nh tài li u h t giá tr đ tiêu h y.
11 Đi u 38. H i đ ng xác đ nh giá tr tài li u 1. Khi ti n hành xác đ nh giá tr tài li u, B và đơn v ph i thành l p H i đ ng xác đ nh giá tr tài li u. 2. H i đ ng xác đ nh giá tr tài li u do lãnh đ o B (đ i v i cơ quan B ), Th trư ng đơn v (đ i v i đơn v thu c B ) quy t đ nh thành l p: a) T i cơ quan B : - Chánh Văn phòng - Ch t ch H i đ ng; - Lãnh đ o đơn v có tài li u - y viên; - Đ i di n c a lưu tr B - y viên (thư ký H i đ ng). b) T i đơn v : - Phó Th trư ng đơn v - Ch t ch H i đ ng, - Lãnh đ o Phòng, ban có tài li u - y viên, - Đ i di n lưu tr đơn v - y viên (Thư ký H i đ ng). 3. Nhi m v c a H i đ ng xác đ nh giá tr tài li u: H i đ ng xác đ nh giá tr tài li u có nhi m v tư v n cho Th trư ng đơn v quy t đ nh m c l c h sơ, tài li u gi l i b o qu n và danh m c tài li u h t giá tr . 4. Phương th c làm vi c c a H i đ ng xác đ nh giá tr tài li u: a) T ng thành viên H i đ ng xem xét, đ i chi u danh m c tài li u h t giá tr v i M c l c h sơ, tài li u gi l i. Ki m tra th c t tài li u (n u c n); b) H i đ ng th o lu n bi u quy t theo đa s v tài li u d ki n lo i. Biên b n cu c h p có đ ch ký c a các thành viên trong H i đ ng và đư c l p thành 2 b n, m t b n lưu t i h sơ h y tài li u, m t b n đưa vào h sơ trình c p có th m quy n th m tra tài li u h t giá tr ; c) Thông qua biên b n trình Th trư ng đơn v quy t đ nh. Đi u 39. Tiêu h y tài li u h t giá tr 1. Nghiêm c m các đơn v , cá nhân t tiêu h y h sơ, tài li u c a đơn v dư i b t kỳ hình th c nào và bán tài li u tiêu h y ra th trư ng t do. 2. Quy trình tiêu h y tài li u: a) L p danh m c tài li u h t giá tr và vi t b n thuy t minh tài li u h t giá tr ; b) Trình lãnh đ o B (đ i v i lưu tr B ), Th trư ng đơn v (đ i v i lưu tr đơn v ) h sơ xét h y tài li u h t giá tr ; d) H i đ ng xác đ nh giá tr tài li u th c hi n vi c xét h y tài li u h t giá tr ; đ) Th m tra tài li u h t giá tr khi tiêu h y; e) Hoàn thi n h sơ trình c p có th m quy n ra quy t đ nh tiêu h y tài li u h t giá tr ; g) T ch c tiêu h y tài li u h t giá tr ; h) L p và lưu h sơ v vi c tiêu h y tài li u h t giá tr . 3. H sơ trình xét h y tài li u h t giá tr : a) T trình v vi c tiêu h y tài li u h t giá tr ; b) Danh m c tài li u h t giá tr ; c) B n thuy t minh tài li u h t giá tr ; d) M c l c h sơ, tài li u gi l i; đ) D th o quy t đ nh v vi c thành l p H i đ ng xác đ nh giá tr tài li u (n u đơn v chưa thành l p H i đ ng xác đ nh giá tr tài li u). 4. Th m tra tài li u h t giá tr trư c khi h y: a) Đ i v i đơn v là ngu n n p lưu vào Trung tâm Lưu tr Qu c gia khi h y tài li u h t giá tr ph i do C c Văn thư và Lưu tr nhà nư c th m tra;
12 b) Đ i v i các đơn v không là ngu n n p lưu vào Trung tâm Lưu tr Qu c gia khi h y tài li u ph i do lưu tr B th m tra; c) H sơ đ ngh th m tra tài li u h t giá tr : - Công văn đ ngh th m tra tài li u h t giá tr ; - Danh m c tài li u h t giá tr ; - B n thuy t minh tài li u h t giá tr ; - Biên b n h p H i đ ng xác đ nh giá tr tài li u. 5. Th m quy n quy t đ nh tiêu h y tài li u: a) B trư ng, Th trư ng đơn v thu c ngu n n p lưu tài li u vào Trung tâm Lưu tr Qu c gia quy t đ nh cho phép tiêu h y tài li u h t giá tr c a B , đơn v sau khi có ý ki n th m tra c a C c Văn thư và Lưu tr nhà nư c; b) Th trư ng đơn v không thu c ngu n n p lưu tài li u vào Trung tâm Lưu tr Qu c gia quy t đ nh cho phép tiêu h y tài li u h t giá tr c a đơn v sau khi có ý ki n th m tra c a lưu tr B . 6. H sơ tiêu h y tài li u h t giá tr bao g m: a) T trình v vi c tiêu h y tài li u h t giá tr ; b) Danh m c tài li u h t giá tr kèm theo b n thuy t minh; c) Biên b n h p H i đ ng xác đ nh giá tr ; d) Quy t đ nh thành l p H i đ ng xác đ nh giá tr tài li u (đ i v i cơ quan, đơn v chưa thành l p H i đ ng xác đ nh giá tr tài li u); đ) Văn b n c a c p có th m quy n v vi c th m tra tài li u h t giá tr ; e) Quy t đ nh c a ngư i có th m quy n cho phép tiêu h y tài li u h t giá tr ; g) Biên b n bàn giao tài li u h t giá tr ; h) Biên b n v vi c tiêu h y tài li u h t giá tr ; i) Các tài li u khác có liên quan. 7. H sơ h y tài li u h t giá tr ph i đư c b o qu n t i đơn v có tài li u h y trong th i h n ít nh t 20 năm k t ngày tài li u đư c tiêu h y. Đi u 40. N p lưu h sơ, tài li u vào Trung tâm Lưu tr Qu c gia 1. Trư ng Phòng Lưu tr -Thư vi n B , Trư ng phòng Hành chính đơn v là ngu n n p lưu h sơ, tài li u vào Trung tâm Lưu tr Qu c gia có trách nhi m giao n p nh ng h sơ, tài li u có giá tr vĩnh vi n vào Trung tâm Lưu tr Qu c gia theo đúng quy đ nh t i kho n 4 Đi u này. 2. Th t c giao n p h sơ, tài li u th c hi n theo Công văn s 319/VTLTNN-NVTW ngày 01 tháng 6 năm 2004 c a C c Văn thư và Lưu tr nhà nư c v vi c hư ng d n th c hi n giao n p tài li u lưu tr vào lưu tr l ch s các c p. 3. Thành ph n h sơ, tài li u n p lưu th c hi n theo Công văn s 262/LTNN -NVTW ngày 12 tháng 6 năm 2001 c a C c Lưu tr nhà nư c v vi c ban hành Hư ng d n thành ph n h sơ, tài li u c a các cơ quan hành chính nhà nư c trung ương thu c di n n p lưu vào các Trung tâm Lưu tr Qu c gia. 4. Th i h n: a) Tài li u hành chính, tài li u nghiên c u khoa h c, ng d ng khoa h c và công ngh , tài li u xây d ng cơ b n: sau 10 năm k t năm tài li u đư c giao n p vào lưu tr đơn v ; b) Tài li u phim, nh, phim đi n nh, mi-crô-phim, tài li u ghi âm, ghi hình, tài li u khác: sau 2 năm k t năm tài li u đư c giao n p vào lưu tr đơn v ; 5 M c l c h sơ, tài li u n p lưu và Biên b n giao nh n tài li u đư c l p thành hai b n theo m u th ng nh t do C c Văn thư và Lưu tr nhà nư c hư ng d n. Lưu tr đơn v và Trung tâm Lưu tr Qu c gia gi m i lo i m t b n. M c 2. B O QU N, T CH C S D NG TÀI LI U LƯU TR Đi u 41. B o qu n tài li u lưu tr 1. Nguyên t c:
13 a) H sơ, tài li u chưa đ n h n n p lưu vào lưu tr đơn v do các cán b , công ch c, đơn v b o qu n và ph i đ m b o an toàn cho các h sơ, tài li u đó; b) H sơ, tài li u lưu tr t p trung b o qu n trong kho lưu tr đơn v . Kho lưu tr ph i đư c trang b đ y đ các thi t b , phương ti n c n thi t theo qui đ nh đ m b o an toàn cho tài li u. 2. Trách nhi m a) Chánh Văn phòng B và Th trư ng đơn v có trách nhi m ch đ o th c hi n các quy trình v b o qu n tài li u lưu tr : - Xây d ng ho c b trí kho lưu tr theo đúng tiêu chu n qui đ nh; - Th c hi n các bi n pháp phòng ch ng cháy, n , phòng ch ng thiên tai, phòng gian, b o m t đ i v i kho lưu tr và tài li u lưu tr ; - Trang b đ y đ các thi t b k thu t, phương ti n b o qu n tài li u lưu tr ; - Duy trì nhi t đ , đ m, ánh sáng phù h p v i t ng lo i tài li u lưu tr . b) Lưu tr B , lưu tr đơn v có trách nhi m: - B trí, s p x p khoa h c tài li u lưu tr ; h sơ, tài li u trong kho đ trong h p (c p), dán nhãn ghi đ y đ thông tin theo quy đ nh đ ti n th ng kê, ki m tra và tra c u; - Thư ng xuyên ki m tra tình hình tài li u có trong kho đ n m đư c s lư ng, ch t lư ng tài li u trên cơ s đó có k ho ch b o qu n và tu b ph c ch . 3. K thu t b o qu n tài li u lưu tr đư c th c hi n theo hư ng d n c a C c trư ng C c Văn thư và Lưu tr nhà nư c. Đi u 42. Đ i tư ng và th t c khai thác s d ng tài li u 1. Tài li u lưu tr c a B đư c s d ng đ ph c v nhu c u công tác c a cán b , công ch c trong, ngoài cơ quan và các nhu c u riêng chính đáng. 2. Cán b , công ch c trong kh i cơ quan B có nhu c u khai thác, s d ng tài li u lưu tr vì m c đích công v ph i có ý ki n c a Th trư ng đơn v . Cán b , công ch c ngoài kh i cơ quan B ph i có gi y gi i thi u ghi rõ m c đích nghiên c u tài li u. 3. Cá nhân khai thác s d ng tài li u vì m c đích riêng ph i có đơn xin s d ng tài li u và có gi y ch ng minh thư nhân dân, h chi u (đ i v i ngư i nư c ngoài). Đi u 43. Các hình th c t ch c s d ng tài li u lưu tr 1. Tài li u lưu tr ch đư c nghiên c u t i phòng đ c. 2. Trư ng h p đ c bi t do nhu c u công tác c n s d ng tài li u ngoài phòng đ c ph i đư c Th trư ng đơn v qu n lý tài li u cho phép b ng văn b n. Ngư i mư n tài li u ph i ch u trách nhi m b o qu n an toàn tài li u và tr đúng h n. 3. Đơn v , cá nhân khi s d ng tài li u lưu tr ph i ch p hành nghiêm ch nh các quy đ nh v b o m t thông tin và ph i gi gìn b o đ m an toàn tài li u. Đi u 44. Th m quy n cho phép khai thác s d ng tài li u lưu tr 1. Tài li u lưu tr b o qu n t i kho lưu tr B : a) Chánh Văn phòng B cho phép s d ng tài li u lo i m t; b) Trư ng Phòng Lưu tr -Thư vi n cho phép s d ng tài li u lo i thư ng. 2. Tài li u lưu tr b o qu n t i kho lưu tr đơn v : a) Th trư ng đơn v cho phép s d ng tài li u lưu tr lo i m t; b) Trư ng Phòng Hành chính cho phép s d ng tài li u lưu tr lo i thư ng. 3. B trư ng B Văn hóa, Th thao và Du l ch cho phép s d ng tài li u lưu tr c a B đ i v i ngư i nư c ngoài. 4. Vi c sao ch p tài li u lưu tr ph i đư c ngư i có th m quy n cho phép s d ng duy t. Đi u 45. Qu n lý vi c s d ng tài li u lưu tr
14 Lưu tr B , lưu tr đơn v ph i l p các s nh p, xu t tài li u, s đăng ký m c l c h sơ và s đăng ký đ c gi theo đúng quy đ nh c a C c Văn thư và Lưu tr nhà nư c đ qu n lý tài li u lưu tr và ph c v khai thác tài li u. Chương IV. KHEN THƯ NG, X LÝ VI PH M VÀ KHI U N I, T CÁO Đi u 46. Khen thư ng và x lý vi ph m 1. Các đơn v , cá nhân có thành tích trong công tác văn thư và lưu tr đư c xét khen thư ng theo quy đ nh c a pháp lu t. 2. Cán b , công ch c vi ph m các quy đ nh c a Quy ch này thì tuỳ theo tính ch t, m c đ vi ph m mà b x lý k lu t, x lý vi ph m hành chính ho c truy c u trách nhi m hình s theo quy đ nh c a pháp lu t. 3. Trư ng h p cán b , công ch c vi ph m các quy đ nh t i Quy ch này mà gây thi t h i v t ch t cho t ch c, cá nhân liên quan ph i b i thư ng thi t h i theo quy đ nh c a pháp lu t hi n hành v trách nhi m v t ch t đ i v i cán b , công ch c. Đi u 47. Khi u n i, t cáo 1. Đơn v , cá nhân có quy n khi u n i đ i v i các hành vi vi ph m pháp lu t v công tác văn thư và lưu tr . 2. Cá nhân có quy n t cáo đ i v i các hành vi vi ph m pháp lu t v công tác văn thư và lưu tr . 3. Vi c gi i quy t khi u n i, t cáo trong công tác văn thư và lưu tr đư c th c hi n theo quy đ nh c a pháp lu t v khi u n i t cáo. Chương V. ĐI U KHO N THI HÀNH Đi u 48. T ch c th c hi n 1. Chánh Văn phòng B có trách nhi m t ch c theo dõi, đôn đ c ki m tra các đơn v thu c B th c hi n Quy ch này. 2. Th trư ng đơn v thu c B ch u trách nhi m ph bi n, tri n khai th c hi n các quy đ nh t i Quy ch này và căn c Quy ch xây d ng quy ch công tác văn thư và lưu tr c a đơn v . 3. Trong quá trình th c hi n, n u có v n đ phát sinh ho c c n s a đ i, b sung các đơn v , cán b , công ch c ph n ánh v Văn phòng B đ t ng h p báo cáo B trư ng xem xét, quy t đ nh./. FILE ĐƯ C ĐÍNH KÈM THEO VĂN B N Phu luc