Tài liệu Giảng dạy Tin văn phòng

Chia sẻ: Nguyễn Quốc Tùng | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:226

Thêm vào BST

Báo xấu

506
lượt xem 159
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Tài liệu Giảng dạy tin văn phòng hướng dẫn cho bạn các kiến thức cơ bản về sử dụng word, excel, access, powerpoint hiệu quả để chuẩn bị tốt cho kì thi cuối khóa hoặc thi chứng chỉ quốc gia.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Tài liệu Giảng dạy Tin văn phòng

I H C THĂNG LONG B môn Tin h c TÀI TÀI LI U GI NG D Y TIN VĂN PHÒNG HÀ N I - 2008 1 Giáo trình TIN VĂN PHÒNG
L I NÓI U K hoa h c máy tính (Computer Science) là ngành khoa h c nghiên c u v cơ s lý thuy t c a thông tin (information) và tính toán (computation) cũng như ng d ng c a cơ s lý thuy t vào các h th ng máy tính. u nh ng năm 1930, n n t ng c a Khoa h c máy tính ã ư c nghiên T c u b i các nhà khoa h c tiên phong như Kurt Gödel, Alonzo Church và Alan Turing. Sau ó v i s ra i c a các máy tính i n t hi n i, các ng d ng c a Khoa h c máy tính tr nên ngày càng ph bi n và thâm nh p vào m i lĩnh v c như kinh t , văn hóa, khoa h c, quân s , th thao, y h c, v.v…. Chúng tôi biên so n tài li u "TIN VĂN PHÒNG" v i m c ích cung c p cho sinh viên, c bi t là nh ng sinh viên m i s d ng máy tính m t cái nhìn t ng th v máy tính và các khái ni m liên quan, c trên khía c nh lý thuy t cũng như th c hành. Tài li u ư c chia thành 4 chương chính và m t s ph l c i kèm: Chương I: Gi i thi u các khái ni m cơ b n và H i u hành MS Windows. Chương II: Chương trình so n th o văn b n MS WORD Chương III: Làm vi c v i b ng tính MS EXCEL. Chương IV: Công c trình chi u MS POWERPOINT Nhóm Tin văn phòng- Tin qu n lý, BM Tin h c 2 Giáo trình TIN VĂN PHÒNG
CHƯƠNG I CÁC KHÁI NI M CƠ B N & H I U HÀNH MS WINDOWS I. MÁY TÍNH VÀ CÁC THÀNH PH N CƠ B N C A MÁY TÍNH 1. Máy tính là gì? Vai trò c a máy tính và tin h c trong i s ng Máy tính, cũng còn ư c g i là máy vi tính hay máy i n toán, là nh ng thi t b hay h th ng dùng tính toán hay ki m soát các ho t ng mà có th bi u di n dư i d ng s hay quy lu t lôgic. Máy tính ư c c u thành b i các thành ph n có th th c hi n ư c các ch c năng ơn gi n ã nh nghĩa trư c. Quá trình tác ng tương h ph c t p c a các thành ph n này t o cho máy tính m t kh năng x lý thông tin. N u ư c thi t l p chính xác (thông thư ng b i các chương trình máy tính) máy tính có th mô ph ng l i m t s khía c nh c a m t v n hay c a m t h th ng. Trong trư ng h p này, khi ư c cung c p m t b d li u thích h p nó có th t ng gi i quy t v n hay d oán trư c s thay i c a h th ng. Khoa h c nghiên c u v lý thuy t, thi t k và ng d ng c a máy tính ư c g i là khoa h c máy tính, hay khoa h c i n toán. Tin h c là ngành nghiên c u v vi c t ng hóa x lý thông tin b i m t h th ng máy tính c th ho c tr u tư ng. V i cách hi u hi n nay, tin h c bao hàm t t c các nghiên c u và k thu t có liên quan n vi c x lý thông tin. Trong nghĩa thông d ng, tin h c còn có th bao hàm c nh ng gì liên quan n các thi t b máy tính hay các ng d ng tin h c văn phòng. nh nghĩa th nào là tin h c, Edsger Dijkstra ã tóm t t b ng câu sau ây: V “Quan h gi a tin h c v i máy tính không khác gì quan h gi a thiên văn h c v i kính vi n v ng”. Hi n nay, máy tính và tin h c ang ư c ng d ng r ng rãi trong t t c các ngành ngh khác nhau c a i s ng xã h i chúng ta t khoa h c k thu t, y h c, kinh t , công ngh s n xu t n khoa h c xã h i, ngh thu t v.v.. Chúng ta càng ngày càng không th ph nh n s óng góp c a công ngh , máy tính và tin h c i v i loài ngư i. Có th k ra ây m t s lĩnh v c i n hình mà trong ó, vai trò c a máy tính và tin h c th hi n m t cách rõ nét 3 Giáo trình TIN VĂN PHÒNG
- Giáo d c - Qu c phòng, an ninh -Yt - Kinh t - Công ngh sinh h c - v.v.. Bên c nh ó, cùng v i s phát tri n như vũ bão c a Internet, chúng ta còn ang ư c s d ng r t nhi u nh ng d ch v tiên ti n như: - Thư i n t (Email) - Thư vi n i n t (Elib) - E-Learning - Thương m i i n t (Ecommerce, Ebussiness) - Chính ph i n t (Egoverment) - v.v.. 2. Các thành ph n cơ b n c a máy tính Nhìn t bên ngoài, máy tính có màn hình, bàn phím, chu t... Ngoài ra nó có th ư c n i v i m t s thi t b ngo i vi khác như modem (dùng truy c p m ng Internet), máy quét nh (scanner), máy in (printer), c n i u khi n trò chơi (joystick)... Hình 2.1. Máy tính và các thi t b ngo i vi. 4 Giáo trình TIN VĂN PHÒNG
V m t c u trúc, máy tính g m có các thành ph n cơ b n như sau : B nh (memory) : Là thành ph n lưu d li u trong quá trình x lý c a máy tính. B nh ư c chia thành các ô nh và m i ô nh ch a m t dãy các bit (s nh phân nh n giá tr 0 ho c 1). S lư ng bit trong các ô nh là như nhau, có th là 8, 16, 32 hay 64 bit tuỳ theo t ng lo i máy. Khi nói n b nh , ta thư ng hi u ó là b nh chính (main memory) hay còn g i là b nh truy nh p ng u nhiên-RAM (Random Access Memory). N i dung trong RAM ch ư c duy trì trong khi b t máy tính. Khi t t máy tính, t t c d li u trên RAM u b m t i. Các máy PC ngày nay thông thư ng có t 64, 128, 256 n 512 Mb RAM. Bên c nh RAM còn có b nh ch c-ROM (Read Only Memory) là b nh v i dung lư ng nh ch a m t s chương trình kh i ng máy tính. c imc a ROM là n i dung c a nó không bao gi b m t. Nó thư ng có dung lư ng 16 Kb, 32 Kb hay 64 Kb (trong IBM PC AT). Thi t b lưu tr (mass storage device) : Còn ư c g i là b nh th c p (secondary memory) hay b lưu tr ph (auxiliary storage). ây là thành ph n cho phép lưu tr d li u c a ngư i dùng. Khác v i b nh chính – RAM, thi t b lưu tr có th lưu l i d li u ngay c sau khi ã t t máy tính. M t s ki u thi t b lưu tr ph bi n là : Băng t (magnetic tape) : Giá r và kh năng lưu tr có th - t t i vài gigabyte, tuy nhiên nó ch cho phép truy xu t d li u theo cách tu n t . ĩa t (magnetic disk) : Có 2 lo i là ĩa c ng và ĩa m m. - truy xu t tương i ch m, kh năng lưu tr + ĩa m m (floppy disk) : T c nh (1.44 Mb). Tuy nhiên giá không t và có th mang i mang l i d dàng. + ĩa c ng (hard disk) : Truy xu t d li u nhanh, kh năng lưu tr l n hơn nhi u so v i ĩa m m (t vài n vài ch c gigabyte). Tuy nhiên giá c a ĩa c ng khá t và nói chung không ti n mang i mang l i. ĩa quang (optical disk) : Khác v i ĩa m m và ĩa c ng s d ng hi n tư ng - mã hoá d li u, ĩa quang s d ng laser i nt c và ghi d li u. Nó có kh năng lưu tr tương i l n, th m chí t t i 6 Gb. Có m t s lo i ĩa quang là CD-ROM, WORM (Write Once, Read Many), EO (Erasable Optical). Thi t b nh p (Input devices) : Là thành ph n cho phép ngư i dùng ưa d li u vào cho máy tính. ó thư ng là bàn phím (keyboard), con chu t (mouse), bút quang (light pen)... 5 Giáo trình TIN VĂN PHÒNG
Thi t b xu t (Output devices) : Là thành ph n cho phép bi u di n thông tin t máy tính. Nó có th là màn hình (display screen), máy in (printer), máy v (plotter), hay th m chí m t nh c c i n t (synthesizer). ơn v x lý trung tâm (Central Processing Unit - CPU) : ây chính là b não c a máy tính, nó m nhi m h u h t các tính toán c a máy tính. Trên nh ng máy tính l n, CPU bao g m m t ho c nhi u b ng m ch tính toán (printed circuit board), còn trong các máy vi tính thì CPU ch là m t con chip vi x lý (microprocessor). Hai thành ph n chính c a CPU là: • ơn v x lý toán h c (Arithmetic Logic Unit - ALU) : Có nhi m v th c hi n các tính toán s h c và logic. • ơn v i u khi n (Control Unit) : Có nhi m v l y l nh c n th c hi n t b nh , gi i mã và th c hi n l nh. ơn v này s g i n ALU khi c n n tính toán. Trong máy tính cá nhân, b vi x lý chính là CPU. Có 3 c tính phân bi t các b vi x lý là : • T p l nh (instruction set): T p các câu l nh mà b vi x lý có th th c hi n. Máy tính g i là RISC (Reduced Instruction Set Computer) n u t p l nh c a vi x lý ch g m m t s ít l nh ơn gi n, và CISC (Complex Instruction Set Computer) n u t p l nh c a nó có nh ng câu l nh ph c t p. • D i t n (bandwidth) : S bit ư c x lý trong m t câu l nh. • Tc ng h (clock speed) : Xác nh s l nh mà b vi x lý có th th c hi n trên m t giây. ơn v o là megahertz (MHz) hay gigahertz (GHz). Hình 2.2. Bên trong CASE máy tính. 6 Giáo trình TIN VĂN PHÒNG
II. PH N C NG, PH N M M, H I U HÀNH 1. Ph n c ng và ph n m m Trong máy tính, nh ng b ph n có th “ch m” ư c như bàn phím, màn hình, ĩa... ư c g i là ph n c ng (Hardwares). Ngư c l i, ph n m m (Softwares) là nh ng gì không “ch m” ư c. Nó là t p h p các chương trình ch y trên máy tính. Có th ví ph n c ng như th xác và ph n m m là tinh th n, là tư duy. Như v y, n u máy tính không có ph n m m thì nó ch như m t ng linh ki n i n t g n v i nhau, hoàn toàn vô d ng. Ph n m m ư c chia làm 2 lo i : Ph n m m h th ng (System Software): Là các chương trình thao tác tr c ti p lên ph n c ng máy tính. Chúng thư ng là nh ng ti n ích như nh d ng ĩa c ng (format), theo dõi tài nguyên... M t ph n m m h th ng r t quan tr ng i v i máy tính là h i u hành (operating system). H i u hành là thành ph n r t quan tr ng giúp cho ngư i s d ng d dàng làm vi c v i máy tính. Ph n m m ng d ng (Applications Software): Là nh ng chương trình th c hi n các công vi c thông thư ng c a ngư i s d ng như x lý văn b n (word processing), b ng tính (spreadsheets), nghe nh c... M t s ph n m m ng d ng ư c cài t ph bi n trên các máy PC hi n nay như là MS Office, RealPlayer, AutoCad, Photoshop, Yahoo Messenger, Visual Studio... 2. T ng quan v H i u hành H i u hành là m t ph n m m h th ng ho t ng gi a ngư i s d ng (user) và ph n c ng c a máy tính. M c tiêu c a h i u hành là cung c p m t môi trư ng ngư i s d ng có th thi hành các chương trình. H i u hành giúp cho máy tính d s d ng hơn, thu n l i hơn và hi u qu hơn. Trên th c t , ngư i ta thư ng xem m t h th ng máy tính g m b n ph n chính là : ph n c ng, h i u hành, các chương trình ng d ng và ngư i s d ng. 7 Giáo trình TIN VĂN PHÒNG
User Hình 2.3. H th ng máy tính. M t trong nh ng nhi m v quan tr ng c a h i u hành là phân ph i tài nguyên c a máy tính. Nhi u tài nguyên c a máy tính như th i gian s d ng CPU, b nh , h th ng file, thi t b nh p xu t v.v… luôn ư c các chương trình yêu c u s d ng. H i u hành ho t ng như m t b qu n lý các tài nguyên, nó phân ph i chúng cho các chương trình khi c n thi t. Do có r t nhi u yêu c u nên h i u hành ph i gi i quy t v n tranh ch p và quy t nh xem c p phát tài nguyên theo th t nào ho t ng c a máy tính là hi u qu nh t. Ngoài ra h i u hành cũng có vai trò qu n lý, i u khi n các thi t b ngo i vi cũng như b o m t và làm an toàn d li u. Hình 2.4. Vai trò c a h i u hành. 8 Giáo trình TIN VĂN PHÒNG
S phát tri n c a h i u hành tr i qua 4 th h : Th h th nh t (1945 – 1955) Cũng v i s ra i c a các máy tính s d ng èn chân không, vào th i kì này l p trình viên v a là ngư i vi t chương trình (s d ng ngôn ng máy tuy t i) v a là ngư i ph i thao tác tr c ti p trên ph n c ng (bare hardware) th c thi chương trình. H i u khi n máy tính thông qua các b ng i u khi n và th cl .H i u hành và ngôn ng l p trình chưa xu t hi n. Th h th hai (1955 – 1965) S xu t hi n c a thi t b bán d n vào gi a th p niên 1950 ã làm thay i b c tranh v máy tính. Nó tr nên áng tin c y hơn và vì th ư c s n xu t nhi u hơn cung c p cho khách hàng. L n u tiên có s phân chia rõ ràng gi a ngư i thi t k , ngư i xây d ng, ngư i v n hành, ngư i l p trình, và ngư i b o trì. H th ng x lý theo lô (batch processing) ã ra i vào th i gian này. Các yêu c u (chương trình) c n th c hi n ư c ghi lên m t băng t , ti p theo băng t ư c ưa c và thi hành l n lư t các yêu c u trên băng t . Sau ó, vào máy tính, h th ng s nó s ghi k t qu lên băng t xu t và cu i cùng ngư i s d ng em băng t xu t i in. H th ng x lý theo lô ho t ng dư i s i u khi n c a m t chương trình c bi t là ti n thân c a h i u hành sau này. Ngôn ng l p trình s d ng trong th h 2 ch y u là FORTRAN và h p ng . Th h th ba (1965 – 1980) th h th 3, máy tính dùng m ch tích h p ư c s d ng r ng rãi trong khoa h c cũng như trong thương m i. Kích thư c và giá c c a chúng gi m áng k khi n máy tính ngày càng ư c ph bi n hơn. Các thi t b ngo i vi xu t hi n ngày càng nhi u và a d ng khi n vi c i u khi n máy tính b t u tr nên ph c t p. Chính vì th mà h i u hành ã ra i nh m qu n lý và i u ph i các tài nguyên máy tính. Chương trình h i u hành dài n c tri u dòng l nh h p ng và do hàng ngàn l p trình viên th c hi n. M t s h i u hành n i b t trong th i kì này là CTSS c a MIT năm 1961, MULTICS c a MIT, Bell Labs và General Electric năm 1965. ây là nh ng h i u hành chia s th i gian (time-sharing) u tiên. Ngoài ra còn có UNIX c a AT&T Bell Labs năm 1969 là h i u hành a nhi m (multitasking), VMS c a Digial (nay là Hewlett-Packard) năm 1978 là h i u hành a x lý (multiprocessing)... Th h th tư (1980 - nay) Giai o n này ánh d u s ra i c a máy tính cá nhân, c bi t là IBM PC và Apple II. M t lo t h i u hành do công ty Microsoft phát tri n dành cho IBM PC là MS-DOS năm 1981, Windows 3.1 năm 1992, Windows 95 năm 1995, Windows 9 Giáo trình TIN VĂN PHÒNG
2000, Windows ME năm 2000, Windows XP năm 2001. Trong khi ó lo i máy Apple ch y u s d ng h i u hành Mac OS v i phiên b n u tiên ra i năm 1984 (trư c ó nó s d ng Apple DOS), Mac OS 9 ra i năm 2000 và m i ây nh t là Mac OS X ra i năm 2001. Ngoài các h i u hành k trên còn xu t hi n r t nhi u h i u hành t a Unix như A/UX c a Apple năm 1988, AIX c a IBM năm 1989, Linux-do m t sinh viên ngư i Ph n Lan tên là Linus Torvalds phát tri n năm 1991, Solaris c a Sun Microsystems năm 1992, OpenBSD c a H California Berkely năm 1995... u th p niên 90 cũng ánh d u s phát tri n m nh m c a các h Bên c nh ó, t i u hành m ng và h i u hành phân tán. Hình 2.5. Bi u tư ng c a Windows XP và Linux Penguin, bi u tư ng c a Linux. V phương di n thi t k , h i u hành g m 3 ph n chính là : Shell, Kernel và các ti n ích h th ng m c th p. Ngư i s d ng tương tác v i máy tính thông qua các l nh mà Shell cung c p. Ch ng h n như b n có th dùng l nh MKDIR hay COPY hi n th n i dung c a m t thư m c hay sao chép t p. trong h i u hành DOS Ngoài cung c p kh năng thao tác trên dòng l nh (command line), ph n l n h i u hành hi n nay còn h tr giao di n ho (Graphical User Interface-GUI) cho phép th c hi n l nh thông qua vi c nh n chu t (click) vào các i tư ng trên màn hình, ví d như th c ơn (menu), nút b m (button), bi u tư ng (icon)... Hình 2.6. Giao di n dòng l nh c a DOS. 10 Giáo trình TIN VĂN PHÒNG
3. M t s khái ni m khác 3.1. ĩa ĩa (drive) là m t vùng lưu tr d li u trên thi t b lưu tr . Trên ĩa m m ch có ĩa và ư c kí hi u là A ho c B. Trên ĩa c ng có th có nhi u ĩa và ư c mt kí hi u là C, D, E... tuỳ theo s ĩa. Nói nôm na, ta có th ví ĩa như kho ch a hàng trong m t xí nghi p nào ó. 3.2. Thư m c Thư m c (directory) là m t ph n trên ĩa, gi ng như m t ngăn ch a hàng c a kho hàng. M t thư m c có th ch a các t p tin, các thư m c con, ho c th m chí không ch a gì (thư m c r ng). Có 3 kí hi u thư m c quan tr ng là thư m c g c (thư m c l n nh t) \ (d u g ch ngư c), thư m c hi n th i . (d u ch m) và thư m c cha c a thư m c hi n th i .. (d u hai ch m). Bên c nh ó ngư i ta cũng thư ng th hi n n i dung thư m c thông qua cây thư m c (l nh tree), ví d : Hình 2.8. Hi n th cây thư m c. 3.3. T p tin T p tin (file) là m t t p h p d li u ư c lưu tr trên máy tính, v b n ch t nó là m t dãy các bit ư c lưu tr như m t ơn v riêng r . T p tin ư c ch a trong các thư m c và tên c a nó g m có 2 ph n : ph n tên xác nh n i dung d li u và ph n m r ng xác nh ki u d li u. Ví d : vanban1.txt, vanban2.doc, anh.bmp, anh2.jpeg, phim.mov, chtrinh.exe... T p tin trong thư m c có th ư c ví như hàng hoá trong m t ngăn hàng. 3.4. ư ng d n ư ng d n (path) là m t chu i kí t xác nh v trí c a t p tin ho c thư m c. Có 2 lo i ư ng d n là ư ng d n tương i và ư ng d n tuy t i. ư ng d n tuy t i xác nh v trí tính t thư m c g c còn ư ng d n tương i xác nh v trí tính t thư m c hi n th i. 11 Giáo trình TIN VĂN PHÒNG
ư ng d n tuy t Ví d i: C:\Caycoi\Phonglan\anhpl.bmp (t p tin anhpl.bmp n m trong thư m c Phonglan c a thư m c Caycoi trong thư m c g c c a ĩa C). ư ng d n tương Ví d i: ..\Chimthu\conkhi.doc (t p tin conkhi.doc n m trong thư m c Chimthu trong thư m c cha c a thư m c hi n th i) 4. Nguyên lý ho t ng c a máy tính Năm 1946, nhà toán h c ngư i M John Von Neumann (1903 - 1957) ã ngh m t nguyên lý ho t ng c a máy tính trình bày trong bài báo nhan : Th o lu n sơ b v thi t k logic c a máy tính i n t (Preliminary Discussion of the Logical Design of an Electronic Computing Instrument). Theo nguyên lý này, b nh c a máy tính s ư c a ch hoá và c mã l nh l n d li u u ư c ưa vào b nh m chương trình (program counter) x lý. Máy tính s d ng m t b ch a a ch l nh c n th c hi n. Nó s tìm n a ch c a câu l nh trong b m này, th c ng tăng b hi n l nh ó r i t m ti p t c th c hi n câu l nh ti p theo. Mu n i l nh ta ch c n thay i n i dung b m b ng m t a ch c a l nh c n th c hi n khác. Quá trình CPU x lý m t l nh ngôn ng máy g i là m t chu kì máy, chu kì này g m 4 bư c là nh n l nh t b nh (fetch), gi i mã l nh (decode), th c hi n l nh (execute) và lưu k t qu (store). Bư c 1. Nh n l nh và d li u t b nh Memory Bư c 2. Gi i mã l nh Bư c 4. Lưu k t qu Processor ALU Control Unit Bư c 3. Th c hi n l nh Hình 4.1. Chu kỳ máy. 12 Giáo trình TIN VĂN PHÒNG
IV. LÀM VI C V I H I U HÀNH MICROSOFT WINDOWS 1. Gi i thi u dòng h i u hành c a Microsoft 1.1. H i u hành (H H) là gì ? Trư c tiên, chúng ta kh ng nh l i m t l n n a H i u hành (Operating System) là m t ph n m m h th ng (system software). H i u hành th c hi n các công vi c ng sau, bên dư i c a chương trình ng d ng. H i u hành là n n t ng giao ti p gi a ph n c ng và ph n m m ng d ng, nó qu n lý và khai thác các tài nguyên máy tính như: b nh , ĩa, màn hình, máy in.... ph c v các chương trình ng d ng. Có nhi u h i u hành khác nhau ư c t o ra nh m ph c v cho các m c ích s d ng máy tính khác nhau và dành cho các n n ph n c ng khác nhau. Ví d như DOS dành cho PC, UNIX cho máy ch m ng, MAC cho máy Macintox... 1.2. H i u hành Microsoft Windows u nh ng năm 1990. ó Dòng H H v i giao di n h a c a Microsoft ra i t H H a nhi m, a ngư i dùng và có giao di n c a s . Thay vì ph i gõ là nh ng l nh yêu c u máy tính th c hi n, ta có th ra l nh thông qua các nút b m, bi u tư ng, th c ơn trên c a s . Các s n ph m H H Microsoft Windows bao g m: o Microsoft Windows 3.x o Microsoft Windows 95 o Microsoft Windows 98, Windows 98 SE và ME o Microsoft Windows NT 4.0 Workstation o Microsoft Windows NT 4.0 Server o Microsoft Windows NT 4.0 Enterprise Server o Microsoft Windows 2000 Professional dành cho máy bàn o Microsoft Windows 2000 Server dành cho máy ch o Microsoft Windows 2000 Advanced Server dành cho các máy ch c l n o Microsoft Windows 2000 Data Center Server dành cho các máy ch d li u o Microsoft Windows XP o Microsoft Windows CE 2.2: H i u hành trên các thi t b c m tay Microsoft Windows 2000 Professional là H H tương i hoàn h o, a d ng và m nh m nh t t trư c n nay cho các máy tính bàn. Windows 2000 Professional ư c thi t k trên công ngh NT ( m b o an toàn cho user và qu n tr m ng) và k t h p t t v i công ngh giao di n cao c p c a Windows 98 (d s d ng 13 Giáo trình TIN VĂN PHÒNG
và kh năng tương thích cao v i plug and play). Chính vì nh ng ưu i m như v y mà Windows 2000 Professional ã tr thành H H ư c s d ng nhi u nh t hi n nay cho máy bàn. Windows 2000 Professional bao g m: oH i u hành o Các ti n ích và các công c qu n tr o Các ng d ng ph ki n o H th ng tr giúp o Internet Explorer 5.0 và Outlook Express 2. S d ng MS Windows 2000 Professional 2.1. ăng nh p Khi chúng ta nh n vào nút Power trên CPU, máy s kh i ng và n p h i u hành Windows 2000 Professional n u nó ã ư c cài t. Sau m t kho ng th i gian ng n s xu t hi n m t c a s ăng nh p cho phép ngư i s d ng gõ Username và Password ư c cung c p b i Administator (ngư i qu n tr ), n u chúng ta gõ úng tên và m t kh u (có phân bi t ch hoa và ch thư ng) thì màn hình Desktop s hi n ra: Thanh tác v 14 Giáo trình TIN VĂN PHÒNG
Gi ng như Windows 98 và Windows NT 4.0 v hình th c, ta th y xu t hi n dư i áy màn hình m t thanh h i tho i (taskbar) v i nút Start và trên màn hình xanh v phía trái là m t lo t các bi u tư ng. N u chúng ta kích úp chu t trái vào các bi u tư ng này thì có th m t c a s s ư c m ra ho c m t chương trình ng d ng nào ó có th ch y. Nút Start là nút b t u, khi n vào nó thì m t lo t các th c ơn s hi n ra cho phép chúng ta ch n l a. M i th c ơn có m t ý nghĩa khác nhau. 2.2. M t s thu t ng , thao tác khi s d ng thi t b chu t: + Con tr chu t (Mouse pointer): Khi di chuy n con chu t, có 1 hình tư ng trên màn hình cũng di chuy n theo tương ng, có lúc hình tư ng ó là ch I có lúc là hình mũi tên... ngư i ta g i hình tư ng ó là con tr chu t. + Kích chu t (Click): B m nhanh phím trái chu t m t l n + Kích úp chu t (Double click): B m nhanh 2 l n phím trái chu t + Kích chu t ph i (Right click): B m nhanh phím ph i chu t m t l n + Kéo và th chu t (Drag & Drop): B m gi phím trái, kéo con tr chu t n v trí nào ó trên màn hình r i th phím trái ra 2.3. i m xu t phát (START BUTTON) Chúng ta s b t u v i nút Start: Nút Start ư c t u thanh tác v (taskbar), góc dư i bên trái màn hình. Nút Start là tâm i m c a m i tác v trên Windows: kh i ng các chương trình, m các tài li u, i u ch nh các xác l p h th ng và kích ho t nh ng ch c năng khác. Khi Kích chu t vào nút Start, m t menu theo chi u d c v i nhi u l a ch n khác nhau cùng v i các menu con (submenu hay fly-out menus). N u chúng ta Kích chu t vào các l a ch n này các chương trình tương ng s th c hi n. Nút Start User 15 Giáo trình TIN VĂN PHÒNG
2.4. T p tin và Thư m c trên Microsoft Windows 2000 Windows 2000 Professional cũng như các phiên b n khác c a Windows quan ni m v t p cũng như thư m c không khác m y so v i DOS, có khác chăng ch là cách g i tên và có th dùng tên file dài. T p (hay t p tin): Windows g i là m t File Thư m c: Windows g i là m t File Folder, Còn m t khái ni m khác ó là T p t t: Windows g i là m t Shortcut, Shortcut là m t t p nh ch a ư ng d n n m t t p ho c m t thư m c nào ó. 2.5. Các c a s trên MS Windows Nhân v t chính chúng ta luôn g p ph i trên Windows chính là các c a s C a s là cái gì v y? Microsoft ã quy t nh ch n t "Windows" cho t t c các h i u hành c a mình là b i vì t t c các h i u hành này u áp d ng m t giao di n ch a các "C a s ". i u này ư c hi u là ngư i s d ng s xem các thông tin, i u khi n h i u hành và ch y các ng d ng trong m t lo t các c a s trên màn hình. Vi c s d ng các c a s cho các ng d ng khác nhau trên màn hình (hay còn g i là desktop) có l i i m là cùng m t lúc ngư i s d ng có th theo dõi các ho t ng khác nhau c a các ng d ng mà không b che khu t, có th di chuy n s quan tâm n các c a s khác trên desktop ch b ng cách i u khi n chu t. 2.6. Các thành ph n c a c a s trong MS Windows o Khung c a s 16 Giáo trình TIN VĂN PHÒNG
o Thanh tiêu (Title bar) o H p i u khi n (Control box) o Các nút phóng to thu nh c a s (Maximize, Minimize button) o Thanh menu (Menu bar) o Thanh công c (Tool bar) o Thanh tr ng thái phía dư i c a s (Status bar) o Các thanh cu n ngang và d c (Scroll bar) o Ph n chính bên trong khung c a s s ch a giao di n c a các ng d ng ho c các tài nguyên... 2.7. C a s My Computer Khi ngư i s d ng máy tính mu n bi t r ng hi n trên máy tính c a mình có nh ng gì thì nên vào C a s My Computer. Khi c a s hi n ra nhìn chung ngư i dùng s nhìn th y h u h t các tài nguyên mà máy tính c a mình ch a: ĩa ch a thông tin bên trong: c ng ư c chia s t 1 + Các c ng C, D, máy tính khác trên m ng... ĩa lưu tr thông tin bên ngoài: ĩa m m, CD... + Các + Công c B ng i u khi n (Control Panel): c a s Control Panel ch a h u h t các công c liên quan n h th ng máy tính. T c a s Control Panel ngư i s d ng có th cài t, tháo d ho c thi t l p l i các thi t b ph n c ng, thêm vào ho c xoá i các ph n m m ng d ng, thay i các ch làm vi c c a máy tính ... Cũng t c a s này ngư i s d ng có th tham gia vào công vi c qu n tr m t m ng máy tính, c p phát và chia s các tài nguyên trên m ng như: users, groups, computers, các thông tin và các thi t b khác ... T nh ng kh năng tr giúp r t m nh trên ây, ngư i s d ng th c s hi u bi t rõ ràng hơn v h th ng c a mình ang s d ng, có th can thi p và thay i 1 vài b ph n trong h th ng i u hành máy tính c a mình: i u mà trư c ây v i các h i u hành khác s là công vi c c a các chuyên gia v h th ng. Và cũng chính vì i u này mà Windows ã tr thành H i u hành ph bi n và m nh m nh t. 17 Giáo trình TIN VĂN PHÒNG
Trên c a s My Computer chúng ta cũng có th hi n lên các văn b n ã so n th o c a mình, các máy tính trên m ng c c b (LAN) và nh ng vi c liên quan n k t n i Internet. ĩa: tên , không C a s My Computer còn ch a các thông tin liên quan n các gian ĩa ã s d ng, không gian ĩa còn tr ng... Cũng như c a s Folders khác C a s My Computer cũng có 1 h th ng menu tương i th ng nh t v cách s d ng, 1 thanh ch a các công c ti n ích ... và 1 giao di n ngư i dùng hoàn toàn do ngư i s d ng ch n l a. Chúng ta s trình bày k v n này trong ph n sau. 2.8. C a s các Folders + ây là lo i c a s mà ngư i s d ng r t hay dùng khi quan tâm ĩa, n các Folder (thư m c) và File (t p). + C a s có hình dáng chung c a t t c các c a s khác bao g m: - Khung c a s - Thanh tiêu - H p i u khi n - Các nút phóng to thu nh c a s - Thanh menu - Thanh công c Thanh tr ng thái phía dư i c a s - - Các thanh cu n ngang và d c 18 Giáo trình TIN VĂN PHÒNG
- Ph n chính bên trong khung c a s ch a các tài nguyên: danh sách các Folders và các t p. n ch c năng c a t ng b ph n: + Chúng ta s quan tâm * Khung c a s : là ư ng vi n quanh c a s , chúng ta có th thay i kích c c a c a s này b ng cách ưa tr chu t n ư ng vi n: tr chu t s bi n thành các mũi tên hai u: , , ho c t i các góc c a s là mũi tên chéo hai u. Khi ó chúng ta ch vi c kéo và th chu t là có th thay i ư c kích c . *Thanh tiêu : n m phía trên cùng c a s , thanh ch a tiêu c a s và h p i u khi n, nút phóng to, nút thu nh và nút ph c h i c a s . Tiêu c a s chính là tên Folder và ư ng d n. b m vào bi u tư ng n m *Hp i u khi n: bên trái thanh tiêu * Các nút phóng to: , thu nh : , ph c h i: , và óng: c as n m phía ph i c a thanh tiêu . * Thanh menu: Bao g m các l a ch n File, Edit, View, Favorites, Tool và Help n u chúng ta l a ch n giao di n ngư i dùng là Web. 19 Giáo trình TIN VĂN PHÒNG
L a ch n File s là t t c nh ng gì liên quan n Folder hay File ã ch n: m , ch y, quét Virus, xoá, i tên ho c thay i các thu c tính (Properties) c a Folder hay File ...N u chúng ta không ch n Folder hay File (b ng kích chu t t o thanh sáng trên Folder hay File) khi ó menu File s có d ng khác: t o m i các Folder, Shortcut hay File. L a ch n Edit liên quan n vi c ch n các File hay Folder, c t dán, copy, di chuy n ĩa hay Folder khác chúng sang L a ch n View liên quan n các nh d ng c a các thanh công c , hình dáng c a các bi u tư ng File hay Folder, s s p x p tr t t c a chúng trên c a s , di chuy n n c a s khác... L a ch n Tools bao g m các l a ch n: ĩa ánh x Map Network Drive: Dùng to ĩa ánh x Disconnect Network Drive.: Hu b ng b d li u t c th i v i các máy khác trên m ng n u máy ư c Synchronize...: ng sao lưu (Replicate,Update) t ch t Folder Option: Là c a s cho phép ngư i s d ng thi t l p l i các ch hi n th c a các Folder, File trong c a s Folder 20 Giáo trình TIN VĂN PHÒNG