Tài liệu lưu trữ, công tác lưu trữ và lưu trữ học

Chia sẻ: Lê Na | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:214

Thêm vào BST

Báo xấu

476
lượt xem 70
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Tài liệu có kết cấu gồm 6 chương, bao gồm: Tài liệu lưu trữ, công tác lưu trữ và lưu trữ học; phân loại, xác định giá trị tài liệu; thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ; thống kê và tra cứu tài liệu lưu trữ; chỉnh lý tài liệu lưu trữ; bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. Mời bạn đọc tham khảo.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Tài liệu lưu trữ, công tác lưu trữ và lưu trữ học

Chương I TÀI LIỆU LƯU TRỮ, CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ LƯU TRỮ HỌC Tổng số tiết: 05 (Lý thuyết: 05; Thực hành: 00; Kiểm tra: 00) I. Tài liệu lưu trữ Trong quá trình hoạt động của con người, việc trao đổi thông tin trở thành nhu cầu không thẻ thiếu được. Thông tin được con người trao đổi với nhau bằng nhiều phương tiện khác những chủ yếu nhất là bằng văn bản. Đặc biệt là khi nhà nước ra đời thì văn bản trở thành phương tiện không thể thiếu trong hoạt động quản lý và điều hành xã hội. Văn bản được sử dụng để ghi chép các sự kiện, hiện tượng, truyền đạt các Chỉ thị, mệnh lệnh, là căn cứ để truy cứu trách nhiệm … Chính vì thế, con người ngày càng nhận thấy rõ vai trò của văn bản. Họ đã biết giữ lại các văn bản, giấy tờ quan trọng để sử dụng khi cần thiết và văn bản đã trở thành tài sản quý báu để lưu truyền cho đời sau. Xã hội ngày càng phát triển, nhu cầu trao đổi thông tin của con người ngày càng cao thì các hình thức văn bản ngày càng phong phú. Tuy nhiên, do bộ não con người có giới hạn, họ không thể nhớ nổi các thông tin đã được ghi chép lại. Con người cần nghĩ ra cách lưu giữ các giấy tờ đó. Công tác lưu trữ ra đời nhằm đáp ứng nhu cầu lưu giữ các văn bản, giấy tờ để phục vụ cho hoạt động của xã hội loài người. 1. Khái niệm, đặc điểm, các loại hình tài liệu lưu trữ. 1.1. Khái niệm. Lưu trữ là một thuật ngữ có nguồn gốc từ tiếng Hy Lạp “Arch”, dùng để chỉ nơi làm việc của chính quyền. Về sau dùng để chỉ ngôi nhà bảo quản tài liệu. Hiểu theo nghĩa rộng thì “Lưu trữ” có nghĩa là lưu lại, giữ lại. Đối với công văn giấy tờ thì lưu trữ có nghĩa là lưu lại, giữ lại các văn bản giấy tờ của các cơ quan, đoàn thể, cá nhân để làm bằng chứng tra cứu khi cần thiết. Từ khái niệm lưu trữ, ta có thể nêu lên khái niệm đầy đủ về tài liệu lưu trữ như sau: Tài liệu lưu trữ là tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ qua , đoàn thể, xí nghiệp (gọi chung là cơ quan, tổ chức) và cá nhân, có ý nghĩa trên các phương diện kinh tế, chính trị, văn hoá - xã hội, khoa học công nghệ và các ý nghĩa khác được được tập trung bảo quản trong hệ thống các phòng kho lưu trữ. 1.2. Đặc điểm của tài liệu lưu trữ. 1
Chương II PHÂN LOẠI, XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU Tổng số tiết: 25 (Lý thuyết = 15; Thực hành = 8; Kiểm tra = 2) A. PHÂN LOẠI TÀI LIỆU I. Khái niệm phông lưu trữ Quốc gia và phân loại tài liệu. 1. Phông lưu trữ Quốc gia. 1.1. Phông lưu trữ Quốc gia: Là toàn bộ tài liệu lưu trữ của nước Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam, không phân biệt thời gian, xuất xứ, chế độ xã hội, nơi bảo quản, kỹ thuật làm ra tài liệu đó. (Trích khoản 1, điều 2, pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia số: 34/2001/PL-UBTVQH10, ngày 04/04/2001) Thành phần tài liệu phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam bao gồm bản chính (hoặc bản sao có giá trị như bản chính) của các văn kiện (Chiếu, Chỉ, Sắc, dụ; Hiến pháp, Luật Pháp lệnh, Nghị quyết, Nghị định, Quyết định, Chỉ thị, Thông tư…); tài liệu khoa học kỹ thuật (dự án, đồ án, thiết kế, bản vẽ, bản đồ, công trình nghiên cứu); tài liệu chuyên môn (sổ sách, thống kê, biểu báo, hồ sơ nhân sự …); bản thảo, bản nháp các tác phẩm văn học, nghệ thuật; âm bản, dương bản các bức ảnh, Microfim, tài liệu ghi âm, ghi hình; khuôn đúc đĩa; sổ công tác; nhật ký; hồi ký; tranh vẽ hoặc in; tài liệu viết tay để tuyên truyền cổ động, kêu gọi; sách báo nội bộ và tài liệu khác … hình thành trong quá trình hạot động của các cơ quan, đoàn thể, tổ chức trong các thời kỳ lịch sử của xã hội Việt Nam; các bút tích có ý nghĩa lịch sử, văn hoá của các tập thể, gia đình, cá nhân điển hình, tiêu biểu trên các mặt trong các thời kỳ lịch sử đã được nhà nước quản lý. Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam được thành lập theo Quyết định số: 168/HĐBT, ngày 26/12/1981 của Hội đồng Bộ trưởng. Theo Quyết định này thì phông lưu trữ quốc gia Việt Nam bao gồm phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và Phông lưu trữ nhà nước Việt Nam. + Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam: Là toàn bộ tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức của Đảng Cộng sản Việt Nam, tổ chức tiền thân của Đảng, tổ chức Chính trị - Xã hội; tài liệu về thân thế, sự nghiệp và hoạt động của Chủ tịch Hồ Chí Minh, của các nhân vật lịch sử, tiêu biểu của Đảng, các nhân vật lịch sử, tiêu biểu của Đảng đồng thời là các cán bộ lãnh đạo chủ chốt của nhà nước, của các tổ chức Chính trị - Xã hội.
Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam được tập trung bảo quản trong các phòng kho lưu trữ của Đảng, các tổ chức Chính trị - Xã hội. + Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam: Là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị lực lượng vũ trang, các nhân vật lịch sử, tiêu biểu và các tài liệu khác có ý nghĩa về các lĩnh vực: Chính trị, Kinh tế, Quốc phòng, An ninh, Ngoại giao, Văn hoá, Giáo dục, Khoa học, Công nghệ … Phông lưu trữ nhà nước Việt Nam được tập trung bảo quản trong các phòng kho lưu trữ của nhà nước từ Trung ương đến địa phương. Phông lưu trữ Quốc gia là tài sản của dân tộc, không một cơ quan, tổ chức, cá nhân nào được phép mang tài liệu của phông lưu trữ Quốc gia ra khỏi biên giới nước Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam. Đó là tài sản xã hội chủ nghĩa hết sức quan trọng và quý giá, mọi cơ quan, đoàn thể nhân dân, tổ chức xã hội và mọi công dân Việt Nam có nghĩa vụ và trách nhiệm giữ gìn, bảo vệ chu đáo. 2. Phân loại tài liệu. 2.1. Khái niệm: Phân loại tài liệu là việc vận dụng các đặc trưng cơ bản của việc hình thành tài liệu để phân chia chúng thành các nhóm cơ bản đến các nhóm lớn đến các nhóm nhỏ đến nhóm nhỏ hơn đến nhóm nhỏ nhất (Một nhóm nhỏ nhất tương ứng với một đơn vị bảo quản) Các đặc trưng phân loại tài liệu bao gồm: - Đặc trưng thời kỳ lịch sử - Đặc trưng ý nghĩa toàn quốc, ý nghĩa địa phương - Đặc trưng lãnh thổ hành chính - Đặc trưng ngành hoạt động - Đặc trưng ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác tài liệu - Đặc trưng cơ cấu tổ chức - Đặc trưng Mặt hoạt động Ngoài các đặc trưng nêu trên, trong quá trình phân loại tài liệu ta cong phải vận dụng các đặc trưng khác như: Vấn đề, tác giả, tên gọi, thời gian, địa dư, cơ quan giao
dịch … 2.2. Tác dụng của phân loại tài liệu. Phân loại tài liệu góp phần tổ chức khoa học tài liệu trong các phòng kho lưu trữ, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng một cách nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm được thời gian tra tìm, góp phần nâng cao hiệu suất lao động. Phân loại tài liệu còn góp phần tạo điều kiện thuận lợi cho các hoạt động nghiệp vụ khác như: Thu thập, Bổ sung tài liệu, Xác định giá trị tài liệu, Thống kê, xây dựng công cụ tra cứu, sắp xếp tài liệu trong các phòng kho lưu trữ. Nếu không phân loại tài liệu thì chắc chắn rằng tài liệu trong các phòng kho lưu trữ sẽ tồn tại trong tình trạng chất đống, gây khó khăn cho tra tìm, đồng thời sẽ làm tăng nguy cơ hư hại của tài liệu lưu trữ. 2.3. Các nguyên tắc phân loại tài liệu. Phân loại tài liệu lưu trữc phải đảm bảo các nguyên tắc sau đây: - “Không phân tán phông” (phân loại theo phông). Nguyên tắc này nhằm đảm bảo cho việc phân loại tài liệu của phông nào theo phông đó, tránh được tình trạng lẫn lộn tài liệu giữa phông lưu trữ này với phông lưu trữ khác. - “Tài liệu sau khi phân loại phải đảm bảo giữ gìn được mối quan hệ mật thiết với nhau”. Nguyên tắc này nhằm đảm bảo cho tài liệu trong phông phản ánh được tiến trình hình thành của chúng, giúp cho các đối tượng nghiên cứu dễ dàng nắm bắt nội dung của tài liệu một cách có hệ thống. II. Các cấp độ phân loại tài liệu 1. Phân loại tài liệu phông lưu trữ quốc gia Việt Nam theo mạng lưới các phòng kho lưu trữ. Toàn bộ tài liệu phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam được phân loại theo mạng lưới các phòng kho lưu trữ sau: 1.1. Kho lưu trữ lịch sử: Là kho lưu trữ có nhiệm vụ thu thập, bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng các loại tài liệu có giá trị lịch sử. Ví dụ: - Các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I. II, III IV; Trung tâm lưu trữ các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương… Kho lưu trữ lịch sử thường có quy mô lớn hơn, trang thiết bị đầy đủ, số lượng cán
bộ, nhân viên đông hơn các kho lưu trữ khác. Ở Việt Nam hiện nay, kho lưu trữ lịch sử có số lượng ít hơn so với các kho lưu trữ cơ quan. 1.2. Kho lưu trữ cơ quan: Là kho lưu trữ có nhiệm vụ thu thập, bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng các loại tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của một cơ quan nhất định. Ví dụ: Kho lưu trữ các cơ quan Bộ (Nói chung); kho lưu trữ các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp tỉnh, huyện. Kho lưu trữ cơ quan thường có quy mô nhỏ hơn, trang thiết bị, số lượng cán bộ, nhân viên ít hơn các kho lưu trữ lịch sử. Ở Việt Nam hiện nay, kho lưu trữ cơ quan có số lượng tương đối nhiều. 1.3. Kho lưu trữ đóng: Là kho lưu trữ có nhiệm vụ thu thập, bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng các loại tài liệu của các cơ quan đã ngừng hoạt động. Ví dụ: Các Trung tâm lưu trữ Quốc gia I, II. 1.4. Kho lưu trữ mở: Là kho lưu trữ có nhiệm vụ thu thập, bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng các loại tài liệu của các cơ quan đã và đang hoạt động. 1.5. Kho lưu trữ chuyên ngành: Là kho lưu trữ có nhiệm vụ thu thập, bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng các loại tài liệu của một ngành nhất định. Ví dụ: Kho lưu trữ các cơ quan Công an, Quốc phòng, Ngoại giao … 1.6. Kho lưu trữ chuyên dụng: Là kho lưu trữ có nhiệm vụ thu thập, bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng các loại tài liệu được chế tác bằng các loại vật liệu khác nhau. Ví dụ: Kho lưu trữ tài liệu ảnh; Kho lưu trữ tài liệu phim điện ảnh; ghi âm; ghi hình … Để phân loại tài liệu phông lưu trữ Quốc gia theo mạng lưới các phòng, kho lưu trữ, ta phải vận dụng các đặc trưng sau: * Đặc trưng thời kỳ lịch sử: Vận dụng đặc trưng này thì tài liệu hình thành bởi giai đoạn lịch sử nào sẽ được phân loại theo thời kỳ lịch sử đó. Vận dụng đặc trưng này, tài liệu phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam được phân loại thành các nhóm sau đây: + Nhóm I: Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan thuộc nhà nước Phong kiến Thực dân từ 1945 trở về trước. + Nhóm II: Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan thuộc
chính quyền Mỹ - Ngụy giai đoạn 1954 – 1975. + Nhóm III: Tài liệu của các cơ quan Trung ương thuộc Nhà nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa 1945 – 1076 và Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam từ 1976 – nay. Vận dụng đặc trưng này ta xác định được mạng lưới các kho lưu trữ lịch sử (Trung tâm lưu trữ Quốc gia I, II và III). * Đặc trưng ý nghĩa toàn quốc, ý nghĩa địa phương. Vận dụng đặc trưng này, tài liệu phông lưu trữ Quốc gia được chia thành 02 nhóm: - Tài liệu có ý nghĩa toàn quốc: Là những tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức ở Trung ương và các cá nhân tiêu biểu có ảnh hưởng trong phạm vi cả nước. - Tài liệu có ý nghĩa địa phương: Là những tài liệu do các cơ quan, tổ chức, cá nhân ở địa phương hình thành ra. Lưu ý: Trong thực tế, có những tài liệu do các cơ quan ở địa phương hình thành ra nhưng lại mang ý nghĩa toàn quốc (Tài liệu hình thành bởi các huyện biên giới, hải đảo…). Vận dụng đặc trưng này ta xác định được các phòng kho lưu trữ lịch sử , kho lưu trữ cơ quan ở Trung ương và địa phương. * Đặc trưng lãnh thổ hành chính: Vận dụng đặc trưng này tài liệu phông lưu trữ Quốc gia được phân loại theo từng đơn vị hành chính (Cấp Trung ương, tỉnh, huyện, xã). Tài liệu do các cơ quan, cá nhân thuộc đơn vị hành chính nào được phân loại theo đơn vị hành chính đó. Vân dụng đặc trưng này ta xác định được mạng lưới kho lưu trữ lịch sử và kho lưu trữ cơ quan ở Trung ương và địa phương. * Đặc trưng ngành hoạt động. Ngành hoạt động hay còn gọi là lĩnh vực hoạt hoạt động như: Giáo dục, Y tế, Khoa học, Nông nghiệp, Công nghiệp … Theo đặc trưng này thì tài liệu phông lưu trữ Quốc gia được phân loại theo từng lĩnh vực hoạt động xã hội như: Công an, Quốc phòng, Ngoại giao và một số lĩnh vực chuyên môn khác như: Khí tượng thuỷ văn, Tài liêu địa chất …
Vân dụng đặc trưng này ta xác định được các lưu trữ chuyên ngành. * Đặc trưng ngôn ngữ, vật liệu chế tác tài liệu. Đặc trưng này được vận dụng để phân loại các loại tài liệu được chế tác bằng các loại vật liệu khác như: Ảnh, phim, ghi âm, ghi hình … Vận dụng đặc trưng này ta xác định được mạng lưới các kho lưu trữ chuyên dụng (kho lưu trữ tài liệu ảnh; kho lưu trữ tài liệu phim điện ảnh; kho lưu trữ tài liệu ghi âm, ghi hình…). Có thể nói rằng: Phân loại tài liệu phông lưu trữ Quốc gia là một hoạt đông tương đối phức tạp, đòi hỏi khi tiến hành phải kết hợp linh hoạt các đặc trưng với nhau. Có như vậy công tác phân loại mới đạt kết quả như mong muốn. 2. Phân loại tài liệu trong các kho lưu trữ theo phông lưu trữ. Trong phạm vi một kho lưu trữ, tài liệu được phân loại theo phông lưu trữ. Ta có các phông lưu trữ sau đây: 2.1. Phông lưu trữ cơ quan: 2.1.1. Khái niệm: Phông lưu trữ cơ quan là toàn bộ tài liệu có ý nghĩa trên các phương diện kinh tế, chính trị, văn hoá, khoa học và các ý nghĩa khác được hình thành trong quá trình hoạt động của một cơ quan. Ví dụ: - Phông lưu trữ Ủy ban Nhân dân thành phố Đà Nẵng. - Phông lưu trữ Sở Khoa học – Công nghệ tỉnh Quảng Nam. - Phông lưu trữ trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn Hà Nội 2.1.2. Điều kiện thành lập phông lưu trữ cơ quan. Để thành lập một phông lưu trữ cơ quan, ta cần có các điều kiện sau: - Cơ quan đơn vị hình thành phông phải là một cơ quan hoạt động độc lập, tức là cơ quan đó phải đảm bảo các yếu tố sau: + Phải có văn bản thành lập của cơ quan có thẩm quyền. Trong đó quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của cơ quan. Đây là yếu tố quan trọng nhất khẳng định sự tồn tại hợp pháp của cơ quan. + Phải có văn thư và con dấu riêng để tổ chức quản lý và giải quyết các văn bản giấy tờ hình thành trong hoạt động của cơ quan và để khẳng định vị trí của cơ quan; khẳng định tư cách pháp nhân và giá trị pháp lý của văn bản do cơ quan đó ban hành.
+ Có tổ chức và biên chế riêng, được quyền tuyển dụng cán bộ nhân viên theo tổng số biên chế được cấp trên phân bổ. + Có tài khoản riêng để thực hiện các quan hệ trao đổi, giao dịch với các cơ quan khác. Lưu ý: Trong một số trường hợp, một cơ quan vì một lý do nào đó không đảm bảo các yếu tố nêu trên, ta vẫn có thể xem xét để thành lập một phông lưu trữ. Tuy nhiên, nếu thiếu văn bản thành lập cơ quan thì sẽ không đủ cơ sở pháp lý chứng minh cho sự tồn tại hợp pháp của cơ quan đó. Trong trường hợp này, ta không thể thành lập phông. - Tài liệu trong phông phải có giá trị, có thể bổ sung cho thành phần tài liệu phông lưu trữ Quốc gia. - Tài liệu trong phông phải hoàn chỉnh hoặc tương đối hoàn chỉnh. Phông lưu trữ cơ quan là phông lưu trữ chiếm số lượng lớn nhất trong các phòng kho lưu trữ ở nước ta hiện nay. 2.1.3. Giới hạn phông lưu trữ Muốn phân loại tài liệu phông lưu trữ cơ quan được chính xác, đúng với các nguyên tắc đã đặt ra thì trước hết ta phải xác định được giới hạn phông lưu trữ. Xác định giới hạn phông lưu trữ là xác định thời gian của tài liệu trong phông. Khi xác định giới hạn phông cần phải xác định rõ thời gian bắt đầu và kết thúc của phông đó. Thời gian bắt đầu và kết thúc của một phông thường bị ảnh hưởng của các yếu tố: a. Sự thay đổi chế độ chính trị Khi một chế độ chình trị mới ra đời thay thế cho một chế độ chính trị cũ thì toàn bộ các cơ quan trong hệ thống bộ máy nhà nước của chế độ chính trị sẽ ngừng hoạt động. Thay vào đó là hoạt động của các cơ quan thuộc chế độ chính trị mới. Taìi liệu của các cơ quan ngừng hoạt động sẽ hình thành các phông lưu trữ “đóng”. Tài liệu của các cơ quan mới được thành lập sẽ hình thành nên các phông lưu trữ “mở” Ví dụ: Ở Việt Nam, sau Cách mạng tháng 8 năm 1945, toàn bộ các cơ quan thuộc chính quyền Phong kiến Thực dân đều ngừng hoạt động dẫn đến việc hình thành các phông lưu trữ “đóng”. Các cơ quan thuộc Nhà nước Việt Nam Dân chủ Cộng hoà được thành lập dẫn đến sự ra đời của các phông lưu trữ “mở: b. Sự thay đổi về địa giới hành chính
Trường hợp này thường xảy ra khi có sự chia tách, sáp nhập các đơn vị hành chính cấp tỉnh, huyện, xã. Khi có sự chia tách, sáp nhập các đơn vị hành chính với nhau thường dẫn đến sự kết thúc hoạt động của các cơ quan thuộc đơn vị hành chính cũ, thay vào đó là sự hình thành các cơ quan thuộc đơn vị hành chính mới. Tài liệu của các cơ quan thuộc đơn vị hành chính cũ sẽ được lập phông “đóng”. Tài liệu của các cơ quan thuộc đơn vị hành chính mới sẽ được lập phông “mở” Ví dụ 1: Khi chia tách Quảng Nam Đà Nẵng thành tỉnh Quảng Nam và thành phố Đà Nẵng thì các cơ quan thuộc tỉnh Quảng Nam Đà Nẵng như: Hội đồng nhân dân, Uỷ ban Nhân dân, các Sở, ban ngành … cũng phải chia tách thành các cơ quan thuộc tỉnh Quảng Nam và thành phố Đà Nẵng. Như vậy, có thể thấy rằng: các cơ quan thuộc tỉnh Quảng Nam Đà Nẵng kết thúc hoạt động. Tài liệu của các cơ quan đó sẽ lập thành các phông lưu trữ đóng. Các cơ quan thuộc tỉnh Quảng Nam và thành phố Đà Nẵng được thành lập, tài liệu của các cơ quan đó được lập phông lưu trữ mở Ví dụ 2: Khi sáp nhập hai tỉnh Hà Đông và Sơn Tây thành tỉnh Hà Tây thì các cơ quan thuộc hai tỉnh Hà Đông và Sơn Tây cũng lần lượt được sáp nhập với nhau dẫn đến sự kết thúc hoạt động của các cơ quan thuộc hai tỉnh đó. Các cơ quan thuộc tỉnh Hà Tây đuợc thành lập dẫn đến sự ra đời của các phông lưu trữ mở. c. Sự thay đổi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan. Trường hợp này xảy ra khi có sự chia tách, sáp nhập các cơ quan, tổ chức trong hệ thống bộ máy Nhà nước. Các trường hợp chia tách, sáp nhập các cơ quan sẽ dẫn đến giới hạn của các phông lưu trữ. Ví dụ: Bộ Công nghiệp nặng sáp nhập với bộ Công nghiệp nhẹ sáp nhập với Bộ Năng lượng thành Bộ Công nghiệp. Như vậy tài liệu của 03 cơ quan được sáp nhập sẽ được lập thành 03 phông lưu trữ đóng. Tài liệu của Bộ Công nghiệp được lập thành phông lưu trữ mở. Như vậy, xác định giới hạn phông lưu trữ là một trong những việc làm quan trong trong quá trình phân loại tài liệu. Làm tốt công việc này sẽ giúp cho việc phân loại tài liệu tránh được tình trạng phân tán, lẫn lộn tài liệu giữa phông lưu trữ này với phông lưu trữ khác, đảm bảo cho phân loại tài liệu được thực hiện theo đúng các nguyên tắc đã đặt ra. 2.2. Phông lưu trữ cá nhân: Là toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của một cá nhân tiêu biểu được đưa vào bảo quản trong một kho lưu trữ nhất định.
Đây là loại phông lưu trữ chủ yếu đựoc thành lập đối với những cá nhân tiêu biểu trong các lĩnh vực: Kinh tế, chính trị, văn hoá, khoa học… Ví dụ: - Phông lưu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh. - Phông lưu trữ Tổng Bí thư Trần Phú Cùng dạng với phông lưu trữ cá nhân còn có phông lưu trữ gia đình, Phông lưu trữ dòng họ. Phông lưu trữ gia đình là toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các thành viên tiêu biểu trong một gia đình. Phông lưu trữ dòng họ là toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của nhân vật tiêu biểu trong một dòng họ. 2.3. Phông lưu trữ liên hợp: Là một tập hợp các phông lưu trữ độc lập được liên kết lại với nhau bởi một đặc trưng nào đó như: Cùng một cơ quan chủ quản, cùng một lĩnh vực, một địa bàn hoạt động. 2.4. Sưu tập tài liệu lưu trữ: Là một tập hợp tài liệu có ý nghĩa lịch sử và các ý nghĩa khác được hình thành trong quá trình hoạt động của nhiều cơ quan, cá nhân hoặc được kết hợp lại với nhau theo một đặc trưng nào đó như: Vấn đề, tên gọi, tên gọi, tác giả, thời gian. Ví dụ: Sưu tập tài liệu về phòng trào Xô viết Nghệ Tĩnh 1930 – 1931 3. Phân loại tài liệu phông lưu trữ cơ quan. 3.1. Khái niệm và tác dụng: Phân loại tài liệu phông lưu trữ cơ quan là việc vận dụng các đặc trưng cơ bản của việc hình thành thành tài liệu để phân chia tài liệu của một cơ quan thành các nhóm cơ bản đến nhóm lớn đến nhóm nhỏ đến nhóm nhỏ hơn đến nhóm nhỏ nhất. Phân loại tài liệu phông lưu trữ cơ quan có tác dụng tổ chức khoa học tài liệu trong các phòng kho lưu trữ cơ quan, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, tra tìm sử dụng. Ngoài ra còn góp phần tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện các hoạt động nghiệp vụ khác như: thu thập, bổ sung; xác định giá trị tài liệu; thống kê; bảo quản tài liệu…Góp phân thể hiện trình độ phát triển của công tác lưu trữ … 3.2. Các bước phân loại tài liệu phông lưu trữ cơ quan. 3.2.1. Nghiên cứu, biên soạn Lịch sử đơn vị hình thành phông và Lịch sử phông. 3.2.1.1. Khái niệm:
- Lịch sử đơn vị hình thành phông là bản tóm tắt quá trình hình thành và phát triển của cơ quan hình thành phông lưu trữ. - Lịch sử phông là bản lịch sử về quá trình hình thành và phát triển của tài liệu trong phông. 3.2.1.2. Tác dụng: Lịch đơn vị hình thành phông và lịch sử phông là hai văn bản rất quan trong trong các phông lưu trữ. Thông qua hai văn bản này, ta biết được thời gian bắt đầu và kết thúc của tài liệu trong phông, trên cơ sở đó xác định giới hạn phông được nhanh chóng, chính xác. Hai văn bản này còn cung cấp cho ta các thông tin về chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị, thành phần, nội dung của tài liệu trong phông, trên cơ sở đó giúp ta dễ dàng lựa chon được một phương án phân loại hợp lý cho phông lưu trữ. Mặt khác, Lịch sử đơn vị hình thành phông và Lịch sử phông còn tạo điều kiện thuận lợi cho các nghiệp vụ khác của công tác lưu trữ như: Thu thập bổ sung tài liệu, xác định giá trị tài liệu, Thống kê … Ngoài ra, chúng còn cho ta biết nguyên tắc, lề lối làm việc của cơ quan, từ đó giúp các đối tượng có nhu cầu dễ dàng thực hiện các quan hệ trao đổi, giao dịch công tác… Chính vì những tác dụng to lớn nêu trên cho nên Lịch sử đơn vị hình thành phông và Lịch sử phông là hai văn bản không thể thiếu được trong bất kỳ một phông lưu trữ nào. 3.2.1.3. Nội dung. * Lịch sử đơn vị hình thành phông: Một bản Lịch sử đơn vị hình thành phông phải nêu được những nội dung cơ bản sau đây: - Hoàn cảnh lịch sử, nguyên nhân thành lập cơ quan. Ở nội dung này, phải trình bày được một cách tổng quát hoàn cảnh lịch sử tại thời điểm thành lập cơ quan và các nguyên nhân chủ yếu dẫn đến việc thành lập cơ quan như: nguyên nhân kinh tế, chính trị, văn hóa, giáo dục… - Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của đơn vị hình thành phông. Nội dung này cần nêu rõ loại cơ quan (Cơ quan quản lý hành chính, cơ quan nghiên cứu khoa học, cơ quan đào tạo …). Trong trường hợp cơ quan có sự điều chỉnh về chức năng, nhiệm vụ thì phải làm sáng tỏ nguyên nhân của sự thay đổi đó. - Cơ cấu tổ chức của cơ quan, chức năng, nhiệm vụ của từng đơn vị tổ chức.
Nội dung này cần làm sáng tỏ cơ cấu tổ chức của cơ quan bao gômg những phòng, ban, đơn vị … nào. Khái quát chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của phòng, ban, đơn vị đó. Nếu cơ quan có sự thay đổi về cơ cấu tổ chức thì phải làm sáng tỏ nguyên nhân của sự thay đổi và những ảnh hưởng của sự thay đổi đó đến hoạt động chung của cơ quan. - Chế độ công tác văn thư của cơ quan. Nội dung này phải nêu những đặc điểm về tổ chức công tác văn thư của cơ quan (Tập trung, phân tán hoặc hỗn hợp). Đồng thời phải nêu được các quy định của cơ quan trong việc quản lý văn bản, giấy tờ. - Nguyên tắc lề lối làm việc của cơ quan. Ở nội dung này, cần phải làm sáng tỏ mấy vấn đề sau: + Chế độ làm việc của cơ quan (Tập thể hay Thủ trưởng). + Trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị hoặc người đúng đầu tập thể như thế nào? + Mối quan hệ công tác của cơ quan (chú ý mối quan hệ với cơ các cơ quan cấp trên trực tiếp và với cơ quan cấp dưới). + Chế độ hội họp của cơ quan. - Ngày tháng năm kết thức hoạt động của cơ quan hình thành phông (nếu có), nguyên nhân kết thúc hoạt động. * Lịch sử phông. Một bản Lịch sử phông cần phải thẻ hiện được các nội dung sau đây: - Ngày tháng năm bắt đầu của tài liệu trong phông. - Thành phần, nội dung và khối lượng tài liệu trong phông. + Thành phần tài liệu: Phải làm sáng tỏ thành phần tài liệu trong phông bao gồm những loại tài liệu nào? (Tài liệu hành chính, tài liệu Khoa học kỹ thuật, tài liệu văn học nghệ thuật, tài liệu nghe nhìn …). Trong đó loại tài liệu nào là chủ yếu? + Nội dung: Phải làm sáng tỏ nội dung của tài liệu trong phông phản ánh vấn đề gì? Được chia thành bao nhiêu nhóm? Mỗi nhóm phản ánh vấn đề gì? Đây là nội dung quan trọng nhất của Lịch sử phông vì thông qua nội dung này ta có thể dễ dàng xác định được Phương án phân loại cho phông lưu trữ đồng thời giúp cho các đối tượng nghiên
cứu dễ dàng xác định nhu cầu tra tìm tài liệu của mình. + Khối lượng tài liệu: Phải nêu rõ khối lượng tài liệu trong phông là bao nhiêu mét, cặp, hộp, hồ sơ… - Đặc điểm của tài liệu trong phông. Khi biên soạn nội dung này cần chú ý làm sáng tỏ các vấn đề sau: + Số lần nhập, xuất tài liệu của phông lưu trữ? Mỗi lần nhập, xuất là bao nhiêu tài liệu? + Số lần chỉnh lý tài liệu? Mỗi lần chỉnh lý bao nhiêu? Kết quả chỉnh lý như thế nào? (Bao nhiêu hồ sơ bảo quản vĩnh viễn? bao nhiêu bảo quản lâu dài và bao nhiêu bảo quản tạm thời?). + Tình trạng vật lý của tài liệu trong phông như thế nào? Mức đọ hoàn chỉnh? Tình hình xử lý nghiệp vụ … - Ngày tháng kết thúc của tài liệu trong phông (nếu có). Lưu ý: Đối với Lịch sử đơn vị hình thành phông và Lịch sử phông tóm tắt, ta có thể lượt bỏ những nội dung không cơ bản, chỉ cần trình bày những nội dung chung nhất như: Ngày tháng thành lập cơ quan; chức năng, nhiệm vụ; cơ cấu tổ chức; thành phần, nội dung tài liệu … 3.2.1.4. Phương pháp biên soạn. Nghiên cứu, biên soạn Lịch sử đơn vị hình thành phông và Lịch sử phông là một trong những khâu nghiệp vụ tương đối khó khăn và phức tạp. Vì vậy, việc nghiên cứu và biên soạn chúng cần được tiến hành theo các bước sau đây: Bước 1: Thu tập các tài liệu cần thiết phục vụ việc nghiên cứu và biên soạn. Các tài liệu đó bao gồm: - Các tác phẩm kinh điển của Chủ nghĩa Mác – Lênin và các tác phẩm chuyên bàn về lịch sử. - Các tài liệu của Đảng và Nhà nước về tổ chức bộ máy và phân chia lãnh thổ hành chính (Nghị quyết của Đảng; Luật, Nghị quyết của Quốc hội; Nghị định, Quyết định của Chính phủ và Thủ tướng Chính phủ; các Quyết định của cơ quan có thẩm quyền …). - Tài liệu về lịch sử và tổ chức các cơ quan nhà nước.
- Các văn bản quy định việc thành lập, giải thể; quy định chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của cơ quan. - Chương trình, kế hoạch, báo cáo tổng kết tình hình thực hiện nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị. - Quy chế làm việc của cơ quan. - Sổ sách đăng ký, quản lý văn bản đi, đến; Danh mục hồ sơ; Mục lục hồ sơ; bản kê các tài liệu cần thu; Sổ nhập, sổ xuất tài liệu … - Các loại Tạp chí, bài viết có liên quan đến hoạt động của cơ quan. - Các số liệu khảo sát thực tế. Bước 2: Xác định mức độ biên soạn và xây dựng Đề cương. Khi thực hiện bước này phải xem xét kỹ vị trí của cơ quan đơn vị hình thành phông; thành phần, nội dung khối lượng tài liệu trong phông. Thông thường này, bước này chỉ được thực hiện đối với các phông lưu trữ lớn, có nhiều tài liệu và cơ quan hình thành phông phải là một cơ quan có vị trí cao hoặc có quá trình thành lập dài. Cần lưu ý rằng đề cương càng được biên soạn chi tiết bào nhiêu sẽ càng tạo điều kiện thuận lợi cho việc biên soạn bấy nhiêu. Bước 3: Viết theo Đề cương. Sau khi xây dựng Đề cương, ta phải xử lý các thông tin đã được thu thập sao cho phù hợp với các phần, các mục của Đề cương và tiến hành biên soạn. Việc biên soạn phải được tiến hành thận trọng, đăch biệt phải sử dụng ngôn ngữ văn phong sao cho thích hợp. Bước 4: Chỉnh sửa và hoàn thiện. Lịch sử đơn vị hình thành phông và Lịch sử phông cần phải được chỉnh sửa trước khi hoàn thiện. Việc chỉnh sửa hai văn bản này nên dành cho người có chuyên môn, có thâm niên công tác, đặc biệt là những cán bộ lưu trữ có kinh nghiệm, có như vậy thì chúng mới thật sự hoàn thiện. 3.2.2. Lựa chọn và xây dựng phương án phân loại. 3.2.2.1. Chọn phương án phân loại: - Phương án phân loại: Là bản kê có hệ thống các nhóm tài liệu trong một phông lưu trữ, bắt đầu từ nhóm cơ bản đến các nhóm lớn đến nhóm nhỏ đến nhóm nhỏ hơn đến
nhóm nhỏ nhất. Phương án phân loại đóng vai trò quyết định chất lượng của công tác phân loại, tạo điều kiện cho việc phân loại tài liệu được nha chóng, chính xác. Phương án phân loại còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện các nghiệp vụ khác như: Hệ thống hóa hồ sơ, thống kê, xây dựng công cụ tra cứu, sắp xếp tài liệu trong các phòng kho lưu trữ - Chọn phương án phân loại: Là việc xác định các đặc trưng để phân chia tài liêu trong phông tành các nhóm cơ bản. Trong mỗi nhóm cơ bản tiếp tục phân chia tài liệu thành các nhóm lớn. Nhóm cơ bản là nhóm được hình thành bởi đặc trưng thứ nhất, nhóm lớn là nhóm được hình thành bởi đặc trưng thứ hai. Chọn phương án phân loại đóng vai trò quan trọng trong công tác phân loại tài liệu, giúp cho việc xây dựng phương án phân loại chi tiết được thuận lợi. Nếu chọn phương án phân loại sai thì tất sẽ ảnh hưởng đến tất cả các nghiệp vụ còn lại như: hệ thống hóa hồ sơ, thống kê, sắp xếp tài liệu … - Các kiểu phương án phân loại tài liệu phông lưu trữ cơ quan. + Phương án Thời gian – Cơ cấu tổ chức: Vận dụng phương án này, trước hết ta lấy tài liệu trong phông phân chia theo từng đơn vị thời gian (một năm, một giai đoạn cụ thể nào đó). Sau đó lấy tài liệu trong từng đơn vị thời gian phân chia theo từng đơn vị tổ chức (Tài liệu của một năm hoặc một giai đoạn được xem là một nhóm cơ bản, tài liệu của một đơn vị tổ chức được xem là một nhóm lớn). Ví dụ: Cơ quan A được thành lập năm 1997, cơ cấu tổ chức bao gồm: Phòng Tổ chức – Hành chính, phòng Kế hoạch - Tổng hợp, Phòng Kế toán … Vận dụng phương án phân loại trên, tài liệu cơ quan A được phân loại như sau: I. Năm 1997 1. Phòng Tổ chức – Hành chính. 2. Phòng Kế hoạch – Tổng hợp. 3. Phòng Kế toán. …………………………….. II. Năm 1998 1. Phòng Tổ chức – Hành chính. 2. Phòng Kế hoạch – Tổng hợp.
3. Phòng Kế toán. ……………………………….. III. Năm 1999 1. Phòng Tổ chức – Hành chính. 2. Phòng Kế hoạch – Tổng hợp. 3. Phòng Kế toán. ……………………………….. Phương án này thường được vận dụng đối với những cơ quan có cơ cấu tổ chức rõ ràng nhưng không ổn định, có sự thay đổi và cơ quan đang hoạt động . Ví dụ: Từ ví dụ nêu trên, giả định đến năm 2000, cơ cấu tổ chức của cơ quan có sự thay đổi, cụ thể như sau: Phòng Tổng hợp – Hành chính sáp nhập với Phòng Kế hoạch – Tổng hợp thành Phòng Tổ chức – Hành chính – Tổng hợp. Vận dụng phương, tài liệu cơ quan A được phân loại như sau: I. Năm 1997 1. Phòng Tổ chức – Hành chính. 2. Phòng Kế hoạch – Tổng hợp. 3. Phòng Kế toán. …………………………….. II. Năm 1998 1. Phòng Tổ chức – Hành chính. 2. Phòng Kế hoạch – Tổng hợp. 3. Phòng Kế toán. ……………………………….. III. Năm 1999 1. Phòng Tổ chức – Hành chính.
2. Phòng Kế hoạch – Tổng hợp. 3. Phòng Kế toán. ……………………………….. IV. Năm 2000 1. Phòng Tổ chức – Hành chính – Tổng hợp. 2. Phòng Kế toán. ………………………….. Trong thực tế, có những cơ quan có cơ cấu tổ chức thay đổi và cơ quan đã ngừng hoạt động, ta cũng có thể vận dụng phương án này. Có thể tham khảo ví dụ sau đây: Giả định rằng: Cơ quan A được thành lập năm 1990 với cơ cấu tổ chức bao gồm: - Phòng Tổ chức Cán bộ - Phòng Tổng hợp - Phòng Hành chính - Phòng Kế toán …………… Năm 1995, cơ cấu tổ chức của cơ quan thay đổi như sau: - Phòng Tổ chức cán bộ sáp nhập với Phòng Hành chính thành Phòng Tổ chức - Hành chính. - Phòng Tổng hợp đổi tên thành: Phòng Kế hoạch Tổng hợp. - Phòng kế toán ……………. Năm 2003 cơ quan giải thể. Vận dụng phương án nêu trên, tài liệu phông lưu trữ cơ quan A được phân loại như sau: I. 1990 1. Phòng Tổ chức – Cán bộ 2. Phòng Tổng hợp
3. Phòng Hành chính 4. Phòng Kế toán II. 1991 ………..1995: Tương tự năm 1990. VII . 1996 1. Phòng Tổ chức – Hành chính 2. Phòng Kế hoạch Tổng hợp 3. Phòng Kế toán. VIII. 1997 đến 2003: Phân loại giống như năm 1996. + Phương án Cơ cấu tổ chức - Thời gian : Vận dụng phương án này, trước hết ta lấy tài liệu trong phông phân chia theo từng đơn vị tổ chức. Sau đó lấy tài liệu trong từng đơn vị tổ chức phân chia theo từng đơn vị thời gian (Tài liệu của một đơn vị tổ chức được xem là một nhóm cơ bản, tài liệu của một đơn vị thời gian được xem là một nhóm lớn). Ví dụ: Cơ quan được thành lập năm 1990, cơ cấu tổ chức bao gồm: Phòng Tổ chức – Hành chính, phòng Kế hoạch - Tổng hợp, Phòng Kế toán …Đến năm 2000, cơ quan kết thúc hoạt động (cơ cấu tổ chức không đổi). Vận dụng phương án phân loại trên, tài liệu cơ quan B được phân loại như sau: I. Phòng Tổ chức – Hành chính 1. 1990 2. 1991 3. ……… ……….. 11. 2000. II. Phòng Kế hoạch – Tổng hợp.
4. 1990 5. 1991 6. ……… ……….. 11. 2000. III. Phòng Kế toán. 7. 1990 8. 1991 9. ……… 10. ……. Phương án này thường được vận dụng đối với những cơ quan có cơ cấu tổ chức rõ ràng, ổn định, không có sự thay đổi hoặc có sự thay đổi nhưng vẫn theo dõi được và cơ quan đã ngừng hoạt động. Vận dụng hai phương án nêu trên sẽ góp phần làm sáng tỏ cơ cấu tổ chức của cơ quan. Tài liệu sau khi phân loại sẽ thể hiện được mối quan hệ mật thiết với nhau, phản ánh được trình tự hình thành tài liệu trong từng đơn vị tổ chức. + Phương án Thời gian – Mặt hoạt động: Vận dụng phương án này trước hết ta lấy tài liệu trong phông phân chia theo từng đơn vị thời gian. Sau đó lấy tài liệu trong từng đơn vị thời gian phân chia theo từng lĩnh vực hoạt động của cơ quan. Ví dụ: Ta có thể vận dụng phương án này để phân loại tài liệu phông lưu trữ UBND Quận X như sau: I. 1997 1. Tổng hợp. 2. Kinh tế 3. Văn xã 4. Nội chính 5. …………
II. 1998 1. Tổng hợp. 2. Kinh tế 3. Văn xã 4. Nội chính 5. ………… Phương án này thường được vận dụng đối với những cơ quan không có cơ cấu tổ chức hoặc có cơ cấu tổ chức nhưng không rõ ràng, có sự chồng chéo về chức chức năng, nhiệm vụ giữa các đơn vị tổ chức và cơ quan này đang hoạt động. + Phương án Mặt hoạt động - Thời gian: Vận dụng phương án này trước hết ta lấy tài liệu trong phông phân chia theo từng lĩnh vực hoạt động. Sau đó lấy tài liệu trong từng lĩnh vực hoạt động của cơ quan phân chia theo đơn vị thời gian. Ví dụ: Từ ví dụ ở phương án 3, nếu vận dụng phương án Mặt hoạt động – Thời gian thì phông lưu trữ UBND Quận X được phân loại như sau: I. Tổng hợp. 1. 1997 2. 1998 3. 1999 4. 2000 5. ………… II. Kinh tế 1. 1997 2. 1998 3. 1999 4. 2000