Thủ tục hành chính-tư pháp (Tập 5): Phần 2

Chia sẻ: Hương Hoa Cỏ Mới | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:179

Thêm vào BST

Báo xấu

32
lượt xem 6
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Tiếp nội dung phần 1, Thủ tục hành chính-tư pháp (Tập 5): Phần 2 giới thiệu về công tác văn thư và hoạt động soạn thảo, ban hành các văn bản hành chính cá biệt; công tác thi hành án và trách nhiệm của chính quyền cấp xã trong công tác thi hành án; pháp luật về giải quyết khiếu kiện hành chính tại Tòa án và một số vấn đề liên quan tới chính quyền cấp xã. Mời các bạn cùng tham khảo!

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Thủ tục hành chính-tư pháp (Tập 5): Phần 2

PhÇn IV. C«ng t¸c v¨n th vµ ho¹t ®éng so¹n th¶o, ban hµnh c¸c v¨n b¶n hµnh chÝnh c¸ biÖt PhÇn IV C¤NG T¸C V¡N TH¦ Vµ HO¹T §éNG SO¹N TH¶O, BAN HµNH C¸C V¡N B¶N HµNH CHÝNH C¸ BIÖT I. MéT Sè VÊN §Ò CHUNG VÒ C¤NG T¸C V¡N TH¦ Vµ HO¹T §éNG BAN HµNH V¡N B¶N HµNH CHÝNH 1. C«ng t¸c v¨n th 1.1. Kh¸i niÖm c«ng t¸c v¨n th - C«ng t¸c v¨n th bao gåm c¸c c«ng viÖc vÒ so¹n th¶o, ban hµnh v¨n b¶n; qu¶n lý v¨n b¶n vµ tµi liÖu kh¸c h×nh thµnh trong qu¸ tr×nh ho¹t ®éng cña c¸c c¬ quan, tæ chøc; qu¶n lý vµ sö dông con dÊu trong c«ng t¸c v¨n th. - C«ng t¸c v¨n th ®îc thùc hiÖn theo c¸c quy ®Þnh cña NghÞ ®Þnh sè 110/2004/N§-CP ngµy 08/4/2004 cña ChÝnh phñ vÒ c«ng t¸c v¨n th (sau ®©y viÕt t¾t lµ NghÞ ®Þnh sè 110/2004/N§-CP), trong ®ã quy ®Þnh vÒ c«ng t¸c v¨n th vµ qu¶n lý nhµ níc vÒ c«ng t¸c v¨n th; ®îc ¸p dông ®èi víi c¸c c¬ quan nhµ níc, tæ chøc chÝnh trÞ, tæ chøc chÝnh trÞ - x· héi, tæ chøc x· héi, tæ chøc x· héi - nghÒ nghiÖp, tæ chøc kinh tÕ vµ ®¬n vÞ vò trang nh©n d©n (sau ®©y gäi chung lµ c¬ quan, tæ chøc). 1.2. Néi dung cña c«ng t¸c v¨n th Néi dung cña c«ng t¸c v¨n th bao gåm nh÷ng c«ng viÖc cô thÓ sau ®©y: - X©y dùng vµ ban hµnh c¸c v¨n b¶n, trong ®ã, b¶o ®¶m c¸c 201
KiÕn thøc ph¸p luËt TËp 5: Thñ tôc hµnh chÝnh - t ph¸p nguyªn t¾c vµ tiªu chuÈn khoa häc vÒ: thÓ thøc c¸c lo¹i v¨n b¶n; hÖ thèng v¨n b¶n vµ thÈm quyÒn ban hµnh tõng lo¹i; quy tr×nh x©y dùng b¶n th¶o, tõ khi míi khëi th¶o söa ch÷a ®Õn duyÖt b¶n th¶o; nh©n b¶n, sao in, ®¸nh m¸y; nguyªn t¾c ký, ®ãng dÊu (bao gåm c¶ viÖc qu¶n lý vµ sö dông dÊu) vµ ban hµnh v¨n b¶n. - Tæ chøc qu¶n lý vµ gi¶i quyÕt v¨n b¶n trong ho¹t ®éng cña c¬ quan, gåm: tæ chøc qu¶n lý vµ göi v¨n b¶n ®i; xö lý th«ng tin, qu¶n lý vµ theo dâi gi¶i quyÕt v¨n b¶n ®Õn; tæ chøc qu¶n lý v¨n b¶n h×nh thµnh trong ho¹t ®éng néi bé c¬ quan; tæ chøc qu¶n lý vµ xö lý v¨n b¶n mËt; ®¨ng ký, thèng kª lµm c«ng cô tra cøu; kiÓm tra viÖc thùc hiÖn v¨n b¶n. - X©y dùng danh môc hå s¬, lËp hå s¬ vµ giao nép hå s¬ gåm: thùc hiÖn c¸c quy tr×nh x©y dùng danh môc hå s¬ vµ lËp hå s¬; phèi hîp víi lu tr÷ c¬ quan (lu tr÷ hiÖn hµnh) x¸c ®Þnh thêi h¹n b¶o qu¶n cña tµi liÖu vµ x¸c ®Þnh tµi liÖu cã gi¸ trÞ lu tr÷ lÞch sö, gi¸ trÞ lu tr÷ hiÖn hµnh; chuyÓn giao tµi liÖu ®· sö dông ®Ó gi¶i quyÕt c«ng viÖc xong ë v¨n th vµo lu tr÷ c¬ quan. - B¶o qu¶n an toµn vµ phôc vô sö dông tµi liÖu. - Nghiªn cøu øng dông c¸c ph¬ng tiÖn hiÖn ®¹i trong c«ng t¸c v¨n th vµo lu tr÷ c¬ quan. 1.3. Tr¸ch nhiÖm cña c¬ quan, tæ chøc trong c«ng t¸c v¨n th Theo quy ®Þnh t¹i §iÒu 3 NghÞ ®Þnh sè 110/2004/N§-CP, ngêi ®øng ®Çu c¬ quan, tæ chøc - trong ph¹m vi quyÒn h¹n ®îc giao - cã tr¸ch nhiÖm chØ ®¹o c«ng t¸c v¨n th, chØ ®¹o viÖc nghiªn cøu, øng dông khoa häc vµ c«ng nghÖ vµo c«ng t¸c v¨n th. §ång thêi, mäi c¸ nh©n trong qu¸ tr×nh theo dâi, gi¶i quyÕt c«ng viÖc cã liªn quan ®Õn c«ng t¸c v¨n th, ph¶i thùc hiÖn nghiªm chØnh quy ®Þnh t¹i NghÞ ®Þnh nµy vµ quy ®Þnh kh¸c cña ph¸p luËt vÒ c«ng t¸c v¨n th. 202
PhÇn IV. C«ng t¸c v¨n th vµ ho¹t ®éng so¹n th¶o, ban hµnh c¸c v¨n b¶n hµnh chÝnh c¸ biÖt C¨n cø khèi lîng c«ng viÖc, c¸c c¬ quan, tæ chøc ph¶i thµnh lËp phßng, tæ v¨n th hoÆc bè trÝ ngêi lµm v¨n th (cã thÓ gäi chung lµ v¨n th c¬ quan). Theo §iÒu 29 NghÞ ®Þnh sè 110/2004/N§-CP, v¨n th c¬ quan cã nh÷ng nhiÖm vô cô thÓ sau: - TiÕp nhËn, ®¨ng ký v¨n b¶n ®Õn; - Tr×nh, chuyÓn giao v¨n b¶n ®Õn cho c¸c ®¬n vÞ, c¸ nh©n; - Gióp Ch¸nh V¨n phßng, Trëng phßng Hµnh chÝnh hoÆc ngêi ®îc giao tr¸ch nhiÖm theo dâi, ®«n ®èc viÖc gi¶i quyÕt v¨n b¶n ®Õn; - TiÕp nhËn c¸c dù th¶o v¨n b¶n tr×nh ngêi cã thÈm quyÒn xem xÐt, duyÖt, ký ban hµnh; - KiÓm tra thÓ thøc, h×nh thøc vµ kü thuËt tr×nh bµy; ghi sè vµ ngµy, th¸ng; ®ãng dÊu møc ®é khÈn, mËt; - §¨ng ký, lµm thñ tôc ph¸t hµnh, chuyÓn ph¸t vµ theo dâi viÖc chuyÓn ph¸t v¨n b¶n ®i; - S¾p xÕp, b¶o qu¶n vµ phôc vô viÖc tra cøu, sö dông b¶n lu; - Qu¶n lý sæ s¸ch vµ c¬ së d÷ liÖu ®¨ng ký, qu¶n lý v¨n b¶n; lµm thñ tôc cÊp giÊy giíi thiÖu, giÊy ®i ®êng cho c¸n bé, c«ng chøc, viªn chøc; - B¶o qu¶n, sö dông con dÊu cña c¬ quan, tæ chøc vµ c¸c lo¹i con dÊu kh¸c. Ngêi ®îc bè trÝ lµm v¨n th ph¶i cã ®ñ tiªu chuÈn nghiÖp vô cña ng¹ch c«ng chøc v¨n th theo quy ®Þnh cña ph¸p luËt. Theo quy ®Þnh t¹i Th«ng t sè 21/2005/TT-BNV ngµy 01/02/2005 cña Bé trëng Bé Néi vô híng dÉn chøc n¨ng, nhiÖm vô, quyÒn h¹n vµ tæ chøc cña tæ chøc v¨n th, lu tr÷ bé, c¬ quan ngang bé, c¬ quan thuéc ChÝnh phñ vµ Uû ban nh©n d©n, t¹i Uû ban nh©n 203
KiÕn thøc ph¸p luËt TËp 5: Thñ tôc hµnh chÝnh - t ph¸p d©n cÊp x· cã bé phËn lµm c«ng t¸c v¨n th, lu tr÷ hiÖn hµnh vµ bè trÝ c«ng chøc v¨n phßng - thèng kª phô tr¸ch c«ng t¸c v¨n th, lu tr÷. C¸n bé, c«ng chøc cÊp x· kiªm nhiÖm lµm c«ng t¸c v¨n th, lu tr÷ ph¶i thùc hiÖn theo híng dÉn chuyªn m«n nghiÖp vô cña V¨n phßng Uû ban nh©n d©n cÊp tØnh vµ cÊp huyÖn, chÞu tr¸ch nhiÖm tríc Uû ban nh©n d©n cÊp x· vÒ qu¶n lý vµ tæ chøc thùc hiÖn c«ng t¸c v¨n th, lu tr÷ cña x·, phêng, thÞ trÊn. C¸n bé, c«ng chøc cÊp x· kiªm nhiÖm lµm c«ng t¸c v¨n th, lu tr÷ ph¶i cã ®ñ tiªu chuÈn nghiÖp vô theo quy ®Þnh cña ph¸p luËt. 1.4. Néi dung qu¶n lý nhµ níc vÒ c«ng t¸c v¨n th Theo quy ®Þnh t¹i §iÒu 27 NghÞ ®Þnh sè 110/2004/N§-CP, néi dung qu¶n lý nhµ níc vÒ c«ng t¸c v¨n th bao gåm: - X©y dùng, ban hµnh vµ chØ ®¹o, híng dÉn thùc hiÖn c¸c v¨n b¶n quy ph¹m ph¸p luËt vÒ c«ng t¸c v¨n th; - Qu¶n lý thèng nhÊt vÒ nghiÖp vô c«ng t¸c v¨n th; - Qu¶n lý nghiªn cøu khoa häc, øng dông khoa häc vµ c«ng nghÖ trong c«ng t¸c v¨n th; - Qu¶n lý ®µo t¹o, båi dìng c¸n bé, c«ng chøc, viªn chøc v¨n th; qu¶n lý c«ng t¸c thi ®ua, khen thëng trong c«ng t¸c v¨n th; - Thanh tra, kiÓm tra, gi¶i quyÕt khiÕu n¹i, tè c¸o vµ xö lý vi ph¹m ph¸p luËt vÒ c«ng t¸c v¨n th; - Tæ chøc s¬ kÕt, tæng kÕt c«ng t¸c v¨n th; - Hîp t¸c quèc tÕ trong lÜnh vùc v¨n th. 1.5. Tr¸ch nhiÖm, quyÒn h¹n cña c¸c c¬ quan nhµ níc, tæ chøc trong c«ng t¸c v¨n th - Bé Néi vô chÞu tr¸ch nhiÖm tríc ChÝnh phñ thùc hiÖn qu¶n 204
PhÇn IV. C«ng t¸c v¨n th vµ ho¹t ®éng so¹n th¶o, ban hµnh c¸c v¨n b¶n hµnh chÝnh c¸ biÖt lý nhµ níc vÒ c«ng t¸c v¨n th. - Côc V¨n th vµ Lu tr÷ nhµ níc cã tr¸ch nhiÖm gióp Bé trëng Bé Néi vô thùc hiÖn qu¶n lý nhµ níc vÒ c«ng t¸c v¨n th. - Trong ph¹m vi nhiÖm vô, quyÒn h¹n cña m×nh, c¸c bé, c¬ quan ngang bé, c¬ quan thuéc ChÝnh phñ; c¬ quan trung ¬ng cña tæ chøc chÝnh trÞ, tæ chøc chÝnh trÞ - x· héi, tæ chøc x· héi, tæ chøc x· héi - nghÒ nghiÖp, tæ chøc kinh tÕ vµ uû ban nh©n d©n c¸c cÊp cã tr¸ch nhiÖm: + C¨n cø quy ®Þnh cña ph¸p luËt, ban hµnh vµ híng dÉn thùc hiÖn c¸c chÕ ®é, quy ®Þnh vÒ c«ng t¸c v¨n th; + KiÓm tra viÖc thùc hiÖn c¸c chÕ ®é, quy ®Þnh vÒ c«ng t¸c v¨n th ®èi víi c¸c c¬ quan, tæ chøc thuéc ph¹m vi qu¶n lý cña m×nh; gi¶i quyÕt khiÕu n¹i, tè c¸o vµ xö lý vi ph¹m ph¸p luËt vÒ c«ng t¸c v¨n th theo thÈm quyÒn; + Tæ chøc, chØ ®¹o viÖc nghiªn cøu, øng dông khoa häc vµ c«ng nghÖ vµo c«ng t¸c v¨n th; + Tæ chøc ®µo t¹o, båi dìng c¸n bé, c«ng chøc, viªn chøc v¨n th; qu¶n lý c«ng t¸c thi ®ua, khen thëng trong c«ng t¸c v¨n th; + Tæ chøc s¬ kÕt, tæng kÕt vÒ c«ng t¸c v¨n th trong ph¹m vi ngµnh, lÜnh vùc vµ ®Þa ph¬ng. 2. QuyÕt ®Þnh hµnh chÝnh c¸ biÖt vµ c¸c v¨n b¶n hµnh chÝnh kh¸c 2.1. Kh¸i niÖm §iÒu 4 NghÞ ®Þnh sè 110/2004/N§-CP vÒ c«ng t¸c v¨n th quy ®Þnh c¸c h×nh thøc v¨n b¶n h×nh thµnh trong ho¹t ®éng cña c¸c c¬ quan, tæ chøc bao gåm: - V¨n b¶n quy ph¹m ph¸p luËt theo quy ®Þnh cña LuËt Ban hµnh v¨n b¶n quy ph¹m ph¸p luËt n¨m 1996 vµ LuËt söa ®æi, bæ 205
KiÕn thøc ph¸p luËt TËp 5: Thñ tôc hµnh chÝnh - t ph¸p sung mét sè ®iÒu cña LuËt Ban hµnh v¨n b¶n quy ph¹m ph¸p luËt n¨m 2002; - V¨n b¶n hµnh chÝnh: quyÕt ®Þnh (c¸ biÖt), chØ thÞ (c¸ biÖt), th«ng c¸o, th«ng b¸o, ch¬ng tr×nh, kÕ ho¹ch, ph¬ng ¸n, ®Ò ¸n, b¸o c¸o, biªn b¶n, tê tr×nh, hîp ®ång, c«ng v¨n, c«ng ®iÖn, giÊy chøng nhËn, giÊy uû nhiÖm, giÊy mêi, giÊy giíi thiÖu, giÊy nghØ phÐp, giÊy ®i ®êng, giÊy biªn nhËn hå s¬, phiÕu göi, phiÕu chuyÓn; - V¨n b¶n chuyªn ngµnh (do Bé trëng, Thñ trëng c¬ quan qu¶n lý ngµnh quy ®Þnh sau khi tho¶ thuËn thèng nhÊt víi Bé trëng Bé Néi vô); - V¨n b¶n cña tæ chøc chÝnh trÞ, tæ chøc chÝnh trÞ - x· héi (do ngêi ®øng ®Çu c¬ quan trung ¬ng cña tæ chøc chÝnh trÞ, tæ chøc chÝnh trÞ - x· héi quy ®Þnh). C¸c h×nh thøc v¨n b¶n nªu trªn còng ®îc quy ®Þnh t¹i Th«ng t liªn tÞch sè 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngµy 06/5/2005 cña Bé Néi vô vµ V¨n phßng ChÝnh phñ híng dÉn vÒ thÓ thøc vµ kü thuËt tr×nh bµy v¨n b¶n (Th«ng t liªn tÞch sè 55/2005/TTLT- BNV-VPCP): - C¸c v¨n b¶n quy ph¹m ph¸p luËt bao gåm: luËt, ph¸p lÖnh, lÖnh, nghÞ quyÕt, nghÞ quyÕt liªn tÞch, nghÞ ®Þnh, quyÕt ®Þnh, chØ thÞ, th«ng t, th«ng t liªn tÞch; - C¸c v¨n b¶n hµnh chÝnh bao gåm: quyÕt ®Þnh (c¸ biÖt), chØ thÞ (c¸ biÖt), th«ng c¸o, th«ng b¸o, ch¬ng tr×nh, kÕ ho¹ch, ph¬ng ¸n, ®Ò ¸n, b¸o c¸o, biªn b¶n, tê tr×nh, hîp ®ång, c«ng ®iÖn, giÊy chøng nhËn, giÊy uû nhiÖm, giÊy mêi, giÊy giíi thiÖu, giÊy nghØ phÐp, giÊy ®i ®êng, giÊy biªn nhËn hå s¬, phiÕu göi, phiÕu chuyÓn; - Ngoµi ra cßn cã c¸c b¶n sao v¨n b¶n, gåm b¶n sao y b¶n chÝnh, b¶n trÝch sao, b¶n sao lôc. Theo quy ®Þnh t¹i kho¶n 2 §iÒu 3 NghÞ ®Þnh sè 161/2005/N§- 206
PhÇn IV. C«ng t¸c v¨n th vµ ho¹t ®éng so¹n th¶o, ban hµnh c¸c v¨n b¶n hµnh chÝnh c¸ biÖt CP ngµy 27/12/2005 cña ChÝnh phñ quy ®Þnh chi tiÕt vµ híng dÉn thi hµnh LuËt Ban hµnh v¨n b¶n quy ph¹m ph¸p luËt n¨m 1996 söa ®æi, bæ sung n¨m 2002 (NghÞ ®Þnh sè 161/2005/N§-CP) nh÷ng v¨n b¶n sau ®©y do c¬ quan nhµ níc, ngêi cã thÈm quyÒn ban hµnh nhng kh«ng cã ®Çy ®ñ c¸c yÕu tè cña v¨n b¶n quy ph¹m ph¸p luËt vµ kh«ng ph¶i lµ v¨n b¶n quy ph¹m ph¸p luËt: - NghÞ quyÕt cña Quèc héi vÒ ch¬ng tr×nh x©y dùng luËt, ph¸p lÖnh vµ nghÞ quyÕt vÒ ®iÒu chØnh ch¬ng tr×nh x©y dùng luËt, ph¸p lÖnh; - NghÞ quyÕt cña ChÝnh phñ vÒ ch¬ng tr×nh x©y dùng nghÞ quyÕt, nghÞ ®Þnh; nghÞ quyÕt vÒ ®iÒu chØnh ch¬ng tr×nh x©y dùng nghÞ quyÕt, nghÞ ®Þnh cña ChÝnh phñ; - NghÞ ®Þnh cña ChÝnh phñ phª chuÈn ®¬n vÞ bÇu cö vµ sè lîng ®¹i biÓu Héi ®ång nh©n d©n cÊp tØnh; - NghÞ quyÕt cña Quèc héi vÒ miÔn nhiÖm, b·i nhiÖm hoÆc phª duyÖt kÕt qu¶ bÇu cö ®¹i biÓu Quèc héi vµ c¸c chøc vô kh¸c; - QuyÕt ®Þnh phª duyÖt ®Ò ¸n kho¸n biªn chÕ vµ kinh phÝ qu¶n lý hµnh chÝnh cña c¬ quan, ®¬n vÞ; - QuyÕt ®Þnh vÒ thµnh lËp c¬ quan, ®¬n vÞ; - QuyÕt ®Þnh giao chØ tiªu kinh tÕ - x· héi cho c¬ quan, ®¬n vÞ; quyÕt ®Þnh thµnh lËp c¸c ban chØ ®¹o, héi ®ång, Uû ban l©m thêi ®Ó thùc hiÖn nhiÖm vô trong mét thêi gian x¸c ®Þnh; - LÖnh c«ng bè luËt, ph¸p lÖnh cña Chñ tÞch níc; - QuyÕt ®Þnh phª duyÖt ®iÒu lÖ cña héi, tæ chøc phi chÝnh phñ; - QuyÕt ®Þnh lªn l¬ng, khen thëng, kû luËt, ®iÒu ®éng c«ng t¸c; - QuyÕt ®Þnh bæ nhiÖm, miÔn nhiÖm, c¸ch chøc, cho tõ chøc, t¹m ®×nh chØ c«ng t¸c c¸n bé, c«ng chøc; 207
KiÕn thøc ph¸p luËt TËp 5: Thñ tôc hµnh chÝnh - t ph¸p - QuyÕt ®Þnh phª chuÈn kÕt qu¶ bÇu cö c¸c thµnh viªn Uû ban nh©n d©n cÊp tØnh; - QuyÕt ®Þnh xö lý vi ph¹m hµnh chÝnh; - V¨n b¶n quy ph¹m néi bé cña c¬ quan, ®¬n vÞ; - V¨n b¶n c¸ biÖt ®Ó ph¸t ®éng phong trµo thi ®ua, biÓu d¬ng ngêi tèt, viÖc tèt; - V¨n b¶n c¸ biÖt cã tÝnh chÊt chØ ®¹o, ®iÒu hµnh hµnh chÝnh hoÆc ®Ó híng dÉn chuyªn m«n, nghiÖp vô; - C¸c v¨n b¶n c¸ biÖt kh¸c ®Ó gi¶i quyÕt vô viÖc cô thÓ ®èi víi ®èi tîng cô thÓ. Trong sè c¸c lo¹i v¨n b¶n nªu trªn, cã c¸c lo¹i v¨n b¶n sau ®©y lµ quyÕt ®Þnh hµnh chÝnh c¸ biÖt: - QuyÕt ®Þnh phª duyÖt ®Ò ¸n kho¸n biªn chÕ vµ kinh phÝ qu¶n lý hµnh chÝnh cña c¬ quan, ®¬n vÞ; - QuyÕt ®Þnh vÒ thµnh lËp c¬ quan, ®¬n vÞ; - QuyÕt ®Þnh giao chØ tiªu kinh tÕ - x· héi cho c¬ quan, ®¬n vÞ; quyÕt ®Þnh thµnh lËp c¸c ban chØ ®¹o, héi ®ång, Uû ban l©m thêi ®Ó thùc hiÖn nhiÖm vô trong mét thêi gian x¸c ®Þnh; - QuyÕt ®Þnh phª duyÖt ®iÒu lÖ cña héi, tæ chøc phi ChÝnh phñ; - QuyÕt ®Þnh lªn l¬ng, khen thëng, kû luËt, ®iÒu ®éng c«ng t¸c; - QuyÕt ®Þnh bæ nhiÖm, miÔn nhiÖm, c¸ch chøc, cho tõ chøc, t¹m ®×nh chØ c«ng t¸c c¸n bé, c«ng chøc; - QuyÕt ®Þnh xö lý vi ph¹m hµnh chÝnh. C¸c v¨n b¶n c¸ biÖt kh¸c bao gåm: - V¨n b¶n c¸ biÖt ®Ó ph¸t ®éng phong trµo thi ®ua, biÓu d¬ng ngêi tèt, viÖc tèt; 208
PhÇn IV. C«ng t¸c v¨n th vµ ho¹t ®éng so¹n th¶o, ban hµnh c¸c v¨n b¶n hµnh chÝnh c¸ biÖt - V¨n b¶n c¸ biÖt cã tÝnh chÊt chØ ®¹o, ®iÒu hµnh hµnh chÝnh hoÆc ®Ó híng dÉn chuyªn m«n, nghiÖp vô; - C¸c v¨n b¶n c¸ biÖt kh¸c ®Ó gi¶i quyÕt vô viÖc cô thÓ ®èi víi ®èi tîng cô thÓ. QuyÕt ®Þnh hµnh chÝnh c¸ biÖt (cßn gäi lµ v¨n b¶n ¸p dông quy ph¹m ph¸p luËt) lµ quyÕt ®Þnh b»ng v¨n b¶n cña c¬ quan hµnh chÝnh nhµ níc hoÆc cña ngêi cã thÈm quyÒn trong c¬ quan hµnh chÝnh nhµ níc, ®îc ¸p dông mét lÇn ®èi víi mét hoÆc mét sè ®èi tîng cô thÓ vÒ mét vÊn ®Ò cô thÓ trong ho¹t ®éng qu¶n lý hµnh chÝnh. QuyÕt ®Þnh hµnh chÝnh c¸ biÖt cã nh÷ng ®Æc ®iÓm c¬ b¶n sau: - Lµ quyÕt ®Þnh b»ng v¨n b¶n (th«ng thêng, theo tõng lo¹i mÉu thèng nhÊt), ngoµi ra, cã khi chØ lµ mét lêi phª duyÖt cã tÝnh quyÕt ®Þnh trong mét tê ®¬n cña c¸ nh©n, tæ chøc hay mét c«ng v¨n, mét th«ng b¸o trong ®ã cã néi dung quyÕt ®Þnh...; - Do c¸c c¬ quan hµnh chÝnh nhµ níc hoÆc ngêi cã thÈm quyÒn trong c¬ quan hµnh chÝnh nhµ níc ban hµnh; - §îc ban hµnh trªn c¬ së quyÕt ®Þnh quy ph¹m ph¸p luËt cña c¬ quan nhµ níc cã thÈm quyÒn hoÆc trªn c¬ së quyÕt ®Þnh c¸ biÖt cña cÊp trªn; cã nhiÒu lo¹i víi sè lîng lín ®Ó ®iÒu chØnh hÇu hÕt mäi quan hÖ x· héi thuéc qu¸ tr×nh hµnh ph¸p; - ChØ ®îc ¸p dông mét lÇn ®èi víi mét hoÆc mét sè ®èi tîng cô thÓ trong ho¹t ®éng qu¶n lý hµnh chÝnh; ®èi tîng ¸p dông lµ c¸ nh©n hoÆc tæ chøc cã quyÒn, lîi Ých hîp ph¸p liªn quan trùc tiÕp vµ ®îc ghi nhËn trong néi dung cña quyÕt ®Þnh. 2.2. Ph©n biÖt quyÕt ®Þnh hµnh chÝnh c¸ biÖt vµ v¨n b¶n quy ph¹m ph¸p luËt cña chÝnh quyÒn cÊp x· - QuyÕt ®Þnh hµnh chÝnh c¸ biÖt cÇn ph¶i ®îc ph©n biÖt víi 209
KiÕn thøc ph¸p luËt TËp 5: Thñ tôc hµnh chÝnh - t ph¸p quyÕt ®Þnh quy ph¹m (cßn gäi lµ v¨n b¶n quy ph¹m ph¸p luËt) lµ v¨n b¶n do c¬ quan nhµ níc cã thÈm quyÒn ban hµnh theo tr×nh tù, thñ tôc luËt ®Þnh, trong ®ã cã c¸c quy t¾c xö sù chung ®iÒu chØnh mét lÜnh vùc quan hÖ x· héi nhÊt ®Þnh, ®îc ¸p dông nhiÒu lÇn víi nhiÒu ®èi tîng kh¸c nhau, ®îc Nhµ níc b¶o ®¶m thùc hiÖn. - ë chÝnh quyÒn cÊp x·, hÖ thèng v¨n b¶n quy ph¹m ph¸p luËt bao gåm: + NghÞ quyÕt cña Héi ®ång nh©n d©n cÊp x·: NghÞ quyÕt cña Héi ®ång nh©n d©n x·, thÞ trÊn ®îc ban hµnh ®Ó quyÕt ®Þnh chñ tr¬ng, biÖn ph¸p trong c¸c lÜnh vùc kinh tÕ, gi¸o dôc, y tÕ, x· héi, ®êi sèng, v¨n ho¸, th«ng tin, thÓ dôc thÓ thao, b¶o vÖ tµi nguyªn vµ m«i trêng, quèc phßng, an ninh, trËt tù an toµn x· héi, thùc hiÖn chÝnh s¸ch d©n téc vµ chÝnh s¸ch t«n gi¸o, thi hµnh ph¸p luËt, x©y dùng chÝnh quyÒn ®Þa ph¬ng trªn ®Þa bµn x·, thÞ trÊn quy ®Þnh t¹i c¸c ®iÒu 29, 30, 31, 32, 33 vµ 34 cña LuËt Tæ chøc Héi ®ång nh©n d©n vµ Uû ban nh©n d©n vµ c¸c v¨n b¶n quy ph¹m ph¸p luËt kh¸c cã liªn quan cña c¬ quan nhµ níc cÊp trªn. NghÞ quyÕt cña Héi ®ång nh©n d©n phêng ®îc ban hµnh ®Ó quyÕt ®Þnh chñ tr¬ng, biÖn ph¸p nh nªu trªn vµ chñ tr¬ng, biÖn ph¸p kh¸c vÒ x©y dùng, ph¸t triÓn ®« thÞ trªn ®Þa bµn phêng quy ®Þnh t¹i §iÒu 35 LuËt Tæ chøc Héi ®ång nh©n d©n vµ Uû ban nh©n d©n vµ c¸c v¨n b¶n quy ph¹m ph¸p luËt kh¸c cã liªn quan cña c¬ quan nhµ níc cÊp trªn. + QuyÕt ®Þnh cña Uû ban nh©n d©n cÊp x·: QuyÕt ®Þnh cña Uû ban nh©n d©n x·, thÞ trÊn ®îc ban hµnh ®Ó thùc hiÖn chñ tr¬ng, biÖn ph¸p trong c¸c lÜnh vùc kinh tÕ, gi¸o dôc, y tÕ, x· héi, v¨n ho¸, thÓ dôc thÓ thao, quèc phßng, an ninh, trËt tù an toµn x· héi, thùc hiÖn chÝnh s¸ch d©n téc vµ chÝnh s¸ch t«n gi¸o, thi hµnh ph¸p luËt trªn ®Þa bµn x·, thÞ trÊn quy ®Þnh t¹i 210
PhÇn IV. C«ng t¸c v¨n th vµ ho¹t ®éng so¹n th¶o, ban hµnh c¸c v¨n b¶n hµnh chÝnh c¸ biÖt c¸c ®iÒu 111, 112, 113, 114, 115, 116 vµ 117 cña LuËt Tæ chøc Héi ®ång nh©n d©n vµ Uû ban nh©n d©n vµ c¸c v¨n b¶n quy ph¹m ph¸p luËt kh¸c cã liªn quan cña c¬ quan nhµ níc cÊp trªn. QuyÕt ®Þnh cña Uû ban nh©n d©n phêng ®îc ban hµnh ®Ó thùc hiÖn chñ tr¬ng, biÖn ph¸p nh nªu trªn vµ thùc hiÖn chñ tr¬ng, biÖn ph¸p kh¸c vÒ x©y dùng, ph¸t triÓn ®« thÞ trªn ®Þa bµn phêng quy ®Þnh t¹i §iÒu 118 LuËt Tæ chøc Héi ®ång nh©n d©n vµ Uû ban nh©n d©n vµ c¸c v¨n b¶n quy ph¹m ph¸p luËt kh¸c cã liªn quan cña c¬ quan nhµ níc cÊp trªn. + ChØ thÞ cña Uû ban nh©n d©n cÊp x·: ChØ thÞ cña Uû ban nh©n d©n cÊp x· ®îc ban hµnh ®Ó quy ®Þnh biÖn ph¸p chØ ®¹o, kiÓm tra ho¹t ®éng cña c¬ quan, tæ chøc, c¸ nh©n thuéc ph¹m vi qu¶n lý trong viÖc thùc hiÖn v¨n b¶n cña c¬ quan nhµ níc cÊp trªn, cña Héi ®ång nh©n d©n cïng cÊp vµ quyÕt ®Þnh cña m×nh. C¸c v¨n b¶n quy ph¹m ph¸p luËt nªu trªn cã ®Æc ®iÓm, tÝnh chÊt riªng, kh¸c biÖt so víi quyÕt ®Þnh hµnh chÝnh c¸ biÖt vµ cã tr×nh tù, thñ tôc ban hµnh riªng, ®îc quy ®Þnh cô thÓ t¹i LuËt Ban hµnh v¨n b¶n quy ph¹m ph¸p luËt cña Héi ®ång nh©n d©n vµ uû ban nh©n d©n n¨m 2004. II. QUY §ÞNH PH¸P LUËT VÒ C¤NG T¸C V¡N TH¦ Vµ SO¹N TH¶O, BAN HµNH V¡N B¶N HµNH CHÝNH C¸ BIÖT 1. Tæ chøc thùc hiÖn c«ng t¸c v¨n th 1.1. Nguyªn t¾c tæ chøc gi¶i quyÕt vµ qu¶n lý v¨n b¶n ViÖc gi¶i quyÕt vµ qu¶n lý v¨n b¶n cÇn ®îc thùc hiÖn trªn c¬ së ®¸nh gi¸ c¸c v¨n b¶n, phï hîp víi c¸c nguyªn t¾c luËt ®Þnh vµ khoa häc nhÊt ®Þnh. 211
KiÕn thøc ph¸p luËt TËp 5: Thñ tôc hµnh chÝnh - t ph¸p NghiÖp vô qu¶n lý v¨n b¶n ®Õn, ®i ®îc thùc hiÖn theo híng dÉn cña Côc trëng Côc V¨n th vµ Lu tr÷ nhµ níc. VÒ tæng thÓ, viÖc qu¶n lý vµ xö lý v¨n b¶n cÇn tu©n thñ nh÷ng nguyªn t¾c ph©n c«ng nh sau: - Ch¸nh V¨n phßng, Trëng phßng Hµnh chÝnh gióp Thñ trëng c¬ quan qu¶n lý v¨n b¶n ®Õn, v¨n b¶n ®i vµ viÖc sao in v¨n b¶n t¹i c¬ quan; ®«n ®èc vµ lËp hå s¬ theo dâi thêi gian xö lý v¨n b¶n theo quy chÕ ho¹t ®éng cña c¬ quan t¹i c¸c ®¬n vÞ, bé phËn trong c¬ quan; b¸o c¸o tæng hîp t×nh h×nh xö lý v¨n b¶n trong c¸c buæi häp giao ban hµng tuÇn cña c¬ quan. - Trëng c¸c ®¬n vÞ, bé phËn chÞu tr¸ch nhiÖm tríc Thñ trëng c¬ quan vÒ t×nh h×nh xö lý v¨n b¶n, qu¶n lý hå s¬, tµi liÖu cña ®¬n vÞ m×nh; kiÓm tra vµ ký x¸c nhËn b¸o c¸o thèng kª t×nh h×nh xö lý v¨n b¶n hµng tuÇn cña ®¬n vÞ do bé phËn v¨n th chuyÓn ®Õn. - C¸c chuyªn viªn, c¸n bé chuyªn m«n cã tr¸ch nhiÖm nghiªn cøu, thÈm tra, xö lý v¨n b¶n ®Õn, so¹n th¶o v¨n b¶n ®óng thñ tôc quy ®Þnh, ®óng thêi h¹n vµ chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ néi dung v¨n b¶n m×nh so¹n th¶o, qu¶n lý hå s¬, tµi liÖu vµ gi÷ bÝ mËt vÒ vÊn ®Ò m×nh theo dâi xö lý theo ®óng quy ®Þnh. - Th ký l·nh ®¹o c¬ quan cã tr¸ch nhiÖm gióp l·nh ®¹o theo dâi, qu¶n lý hå s¬, tµi liÖu göi ®Õn l·nh ®¹o; kiÓm tra thñ tôc tr×nh, néi dung phiÕu tr×nh vµ néi dung dù th¶o v¨n b¶n tr×nh ký do v¨n th chuyÓn ®Õn. - Trëng bé phËn tin häc (nÕu cã) cã tr¸ch nhiÖm qu¶n lý viÖc sö dông m¹ng tin häc, híng dÉn ch¬ng tr×nh qu¶n lý v¨n b¶n, qu¶n lý c¸c th«ng tin theo chÕ ®é b¶o mËt trong m¹ng, b¶o ®¶m m¹ng tin häc ho¹t ®éng th«ng suèt, liªn tôc, phôc vô kÞp thêi, cã hiÖu qu¶ sù chØ ®¹o, ®iÒu hµnh cña l·nh ®¹o c¬ quan. - V¨n th c¸c ®¬n vÞ, bé phËn (nÕu cã) cã tr¸ch nhiÖm gióp trëng 212
PhÇn IV. C«ng t¸c v¨n th vµ ho¹t ®éng so¹n th¶o, ban hµnh c¸c v¨n b¶n hµnh chÝnh c¸ biÖt c¸c ®¬n vÞ theo dâi, ®èi chiÕu kÕt qu¶ xö lý v¨n b¶n cña ®¬n vÞ víi b¸o c¸o thèng kª hµng tuÇn cña v¨n phßng; cËp nhËt ®Çy ®ñ v¨n b¶n ®Õn, v¨n b¶n ®i cña ®¬n vÞ vµo m¸y tÝnh (nÕu cã) theo ch¬ng tr×nh qu¶n lý v¨n b¶n, th«ng tin cña c¬ quan; chÞu sù kiÓm tra, híng dÉn, qu¶n lý vÒ nghiÖp vô c«ng t¸c v¨n th cña v¨n phßng vµ vÒ kü thuËt tin häc cña bé phËn chuyªn tr¸ch vÒ tin häc (nÕu cã). 1.2. Tæ chøc gi¶i quyÕt vµ qu¶n lý v¨n b¶n ®Õn - TÊt c¶ v¨n b¶n, kÓ c¶ ®¬n, th do c¸ nh©n göi ®Õn c¬ quan, tæ chøc (sau ®©y gäi chung lµ v¨n b¶n ®Õn) ph¶i ®îc qu¶n lý theo c¸c quy ®Þnh t¹i NghÞ ®Þnh sè 110/2004/N§-CP (c¸c ®iÒu tõ §iÒu 12 ®Õn §iÒu 16, Môc 1 Ch¬ng III), theo ®ã tr×nh tù qu¶n lý v¨n b¶n ®Õn bao gåm c¸c bíc sau ®©y: tiÕp nhËn, ®¨ng ký v¨n b¶n ®Õn; tr×nh, chuyÓn giao v¨n b¶n ®Õn; gi¶i quyÕt vµ theo dâi, ®«n ®èc viÖc gi¶i quyÕt v¨n b¶n ®Õn. - V¨n b¶n ®Õn tõ bÊt kú nguån nµo ®Òu ph¶i ®îc tËp trung t¹i v¨n th c¬ quan, tæ chøc ®Ó lµm thñ tôc tiÕp nhËn, ®¨ng ký. Nh÷ng v¨n b¶n ®Õn kh«ng ®îc ®¨ng ký t¹i v¨n th, c¸c ®¬n vÞ, c¸ nh©n kh«ng cã tr¸ch nhiÖm gi¶i quyÕt. - V¨n b¶n ®Õn ph¶i ®îc kÞp thêi tr×nh cho ngêi cã tr¸ch nhiÖm vµ chuyÓn giao cho c¸c ®¬n vÞ, c¸ nh©n gi¶i quyÕt. V¨n b¶n ®Õn cã dÊu chØ c¸c møc ®é khÈn ph¶i ®îc tr×nh vµ chuyÓn giao ngay sau khi nhËn ®îc. ViÖc chuyÓn giao v¨n b¶n ph¶i b¶o ®¶m chÝnh x¸c vµ gi÷ g×n bÝ mËt néi dung v¨n b¶n. - Trong gi¶i quyÕt vµ theo dâi, ®«n ®èc viÖc gi¶i quyÕt v¨n b¶n ®Õn, ngêi ®øng ®Çu c¬ quan, tæ chøc cã tr¸ch nhiÖm chØ ®¹o gi¶i quyÕt kÞp thêi v¨n b¶n ®Õn. CÊp phã cña ngêi ®øng ®Çu c¬ quan, tæ chøc ®îc giao chØ ®¹o gi¶i quyÕt nh÷ng v¨n b¶n ®Õn theo sù uû nhiÖm cña ngêi ®øng ®Çu vµ nh÷ng v¨n b¶n ®Õn thuéc c¸c lÜnh vùc ®îc ph©n c«ng phô tr¸ch. 213
KiÕn thøc ph¸p luËt TËp 5: Thñ tôc hµnh chÝnh - t ph¸p - C¨n cø néi dung v¨n b¶n ®Õn, ngêi ®øng ®Çu c¬ quan, tæ chøc giao cho ®¬n vÞ hoÆc c¸ nh©n gi¶i quyÕt. §¬n vÞ hoÆc c¸ nh©n cã tr¸ch nhiÖm nghiªn cøu, gi¶i quyÕt v¨n b¶n ®Õn theo thêi h¹n ®îc ph¸p luËt quy ®Þnh hoÆc theo quy ®Þnh cña c¬ quan, tæ chøc. Ngêi ®øng ®Çu c¬ quan, tæ chøc cã thÓ giao cho Ch¸nh V¨n phßng, Trëng phßng Hµnh chÝnh hoÆc ngêi ®îc giao tr¸ch nhiÖm thùc hiÖn nh÷ng c«ng viÖc sau: + Xem xÐt toµn bé v¨n b¶n ®Õn vµ b¸o c¸o vÒ nh÷ng v¨n b¶n quan träng, khÈn cÊp; + Ph©n v¨n b¶n ®Õn cho c¸c ®¬n vÞ, c¸ nh©n gi¶i quyÕt; + Theo dâi, ®«n ®èc viÖc gi¶i quyÕt v¨n b¶n ®Õn. Quy tr×nh xö lý v¨n b¶n ®Õn vÒ tæng thÓ ®îc tr×nh bµy t¹i s¬ ®å 1. L·nh ®¹o: V¨n b¶n ®Õn xem xÐt, ph©n phèi, gi¶i quyÕt V¨n th Ph©n Bãc Nh©n lo¹i §ãng dÊu ®Õn, vµo sæ ®¨ng ký Lu b× b¶n s¬ bé §¶ng, §oµn thÓ §¬n vÞ, c¸n bé gi¶i quyÕt 1 x 214
PhÇn IV. C«ng t¸c v¨n th vµ ho¹t ®éng so¹n th¶o, ban hµnh c¸c v¨n b¶n hµnh chÝnh c¸ biÖt CÇn lu ý, gi¶i quyÕt v¨n b¶n ®Õn lµ nhiÖm vô cña thñ trëng c¬ quan, Thñ trëng c¸c ®¬n vÞ vµ c¸n bé chuyªn m«n. V¨n th chØ cã thÓ ®îc giao gi¶i quyÕt mét sè c«ng v¨n giÊy tê ®¬n gi¶n. KÕt qu¶ cña viÖc gi¶i quyÕt v¨n b¶n thuéc mét quy tr×nh kh¸c cña c«ng t¸c v¨n th: so¹n th¶o vµ ban hµnh v¨n b¶n. - Sau khi c«ng viÖc ®îc gi¶i quyÕt xong cÇn lËp hå s¬ c«ng viÖc vµ chuyÓn giao hå s¬ ®ã vµo lu tr÷ hiÖn hµnh. 1.3. Tæ chøc vµ gi¶i quyÕt v¨n b¶n ®i - TÊt c¶ v¨n b¶n do c¬ quan, tæ chøc ph¸t hµnh (sau ®©y gäi chung lµ v¨n b¶n ®i) ph¶i ®îc qu¶n lý theo c¸c quy ®Þnh t¹i NghÞ ®Þnh sè 110/2004/N§-CP (c¸c ®iÒu tõ §iÒu 17 ®Õn §iÒu 20 Môc 2 Ch¬ng III), theo ®ã tr×nh tù qu¶n lý v¨n b¶n ®i bao gåm c¸c bíc sau ®©y: KiÓm tra thÓ thøc, h×nh thøc vµ kü thuËt tr×nh bµy; ghi sè, ký hiÖu vµ ngµy, th¸ng cña v¨n b¶n; §ãng dÊu c¬ quan vµ dÊu møc ®é khÈn, mËt (nÕu cã); §¨ng ký v¨n b¶n ®i; Lµm thñ tôc, chuyÓn ph¸t vµ theo dâi viÖc chuyÓn ph¸t v¨n b¶n ®i; Lu v¨n b¶n ®i. - V¨n b¶n ®i ph¶i ®îc hoµn thµnh thñ tôc v¨n th vµ chuyÓn ph¸t ngay trong ngµy v¨n b¶n ®· ®îc ký, chËm nhÊt lµ trong ngµy lµm viÖc tiÕp theo. V¨n b¶n ®i cã thÓ ®îc chuyÓn cho n¬i nhËn b»ng Fax hoÆc chuyÓn qua m¹ng ®Ó th«ng tin nhanh. - Khi lu v¨n b¶n ®i cÇn lu ý: mçi v¨n b¶n ®i ph¶i lu Ýt nhÊt hai b¶n chÝnh; mét b¶n ®Ó lËp hå s¬ vµ theo dâi c«ng viÖc ë ®¬n vÞ thõa hµnh, mét b¶n lu t¹i v¨n th c¬ quan, tæ chøc ®Ó tra t×m, phôc vô khi cÇn thiÕt. B¶n lu v¨n b¶n ®i t¹i v¨n th c¬ quan, tæ chøc ph¶i ®îc s¾p xÕp theo tõng lo¹i, thø tù ®¨ng ký, v¨n b¶n cña n¨m nµo ®Ó riªng n¨m Êy. Riªng b¶n lu v¨n b¶n quy ph¹m ph¸p luËt vµ v¨n b¶n quan träng kh¸c cña c¬ quan, tæ chøc ph¶i ®îc lµm b»ng lo¹i giÊy tèt, cã ®é PH trung tÝnh vµ ®îc in b»ng mùc bÒn l©u. Tuú theo tÝnh chÊt vµ néi dung c«ng viÖc mµ cã thÓ lu 215
KiÕn thøc ph¸p luËt TËp 5: Thñ tôc hµnh chÝnh - t ph¸p thªm mét sè b¶n sao nhÊt ®Þnh. - V¨n b¶n ph¸t hµnh cã néi dung mËt vµ c¸c v¨n b¶n kh¸c do l·nh ®¹o c¬ quan ký cÇn ®îc tËp trung ®¸nh m¸y t¹i bé phËn ®¸nh m¸y chuyªn tr¸ch cña c¬ quan; c¸c v¨n b¶n kh¸c cã thÓ do c¸n bé, chuyªn viªn so¹n th¶o tù ®¸nh m¸y theo ®óng quy ®Þnh vÒ thÓ thøc v¨n b¶n theo quy ®Þnh chung. Chuyªn viªn so¹n th¶o chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ néi dung b¶n th¶o, phßng ®¸nh m¸y ®äc so¸t b¶n ®¸nh m¸y, b¶o ®¶m ®óng víi néi dung vµ c©u ch÷ trong b¶n th¶o, nÕu ph¸t hiÖn trong b¶n th¶o cã lçi th× th«ng b¸o ngay cho chuyªn viªn so¹n th¶o biÕt. - V¨n b¶n ®i nhÊt thiÕt ph¶i qua v¨n th ®Ó ®¨ng ký, ®ãng dÊu vµ lµm thñ tôc göi ®i. V¨n th chØ tiÕp nhËn ®Ó ph¸t hµnh nh÷ng v¨n b¶n ®· ®îc ®¸nh m¸y ®óng quy ®Þnh, s¹ch sÏ, kh«ng söa ch÷a, tÈy xãa vµ ph¶i kiÓm tra thñ tôc hµnh chÝnh, ®¨ng ký sè, ngµy, th¸ng cña v¨n b¶n tríc khi chuyÓn bé phËn ®¸nh m¸y nh©n b¶n ®óng sè lîng vµ thêi gian yªu cÇu. - TÊt c¶ c¸n bé, c«ng chøc, nh©n viªn cã tr¸ch nhiÖm qu¶n lý vµ gi÷ g×n v¨n b¶n, hå s¬, tµi liÖu. HÕt giê lµm viÖc, v¨n b¶n, hå s¬, tµi liÖu ph¶i ®îc cÊt gi÷ vµo tñ cã khãa; nh÷ng ®ît nghØ lÔ, tÕt dµi ngµy ph¶i niªm phong tñ ®ùng v¨n b¶n, hå s¬, tµi liÖu vµ phßng lµm viÖc. Kh«ng cung cÊp cho nh÷ng c¬ quan, tæ chøc, c¸ nh©n kh«ng cã tr¸ch nhiÖm biÕt nh÷ng th«ng tin vÒ v¨n b¶n, hå s¬, tµi liÖu ®ang cßn trong qu¸ tr×nh xö lý. 1.4. Tæ chøc qu¶n lý vµ sö dông con dÊu Con dÊu lµ mét trong nh÷ng c«ng cô quan träng ®Ó thùc hiÖn c«ng t¸c qu¶n lý nhµ níc ®èi víi mäi mÆt cña ®êi sèng x· héi. Trong ho¹t ®éng cña c¸c c¬ quan, v¨n b¶n ban hµnh ®îc ®¶m b¶o gi¸ trÞ ph¸p lý b»ng mét yÕu tè thÓ thøc quan träng lµ con dÊu. Con dÊu thÓ hiÖn quyÒn lùc cña chÝnh quyÒn c¸c cÊp. 216
PhÇn IV. C«ng t¸c v¨n th vµ ho¹t ®éng so¹n th¶o, ban hµnh c¸c v¨n b¶n hµnh chÝnh c¸ biÖt ViÖc qu¶n lý vµ sö dông con dÊu trong c«ng t¸c v¨n th ®îc thùc hiÖn theo quy ®Þnh cña ph¸p luËt vÒ qu¶n lý vµ sö dông con dÊu vµ c¸c quy ®Þnh cña NghÞ ®Þnh sè 110/2004/N§-CP (c¸c ®iÒu tõ ®iÒu 25 ®Õn ®iÒu 26 Môc 4 Ch¬ng III). Con dÊu cña c¬ quan, tæ chøc ph¶i ®îc giao cho nh©n viªn v¨n th gi÷ vµ ®ãng dÊu t¹i c¬ quan, tæ chøc. Nh©n viªn v¨n th cã tr¸ch nhiÖm thùc hiÖn nh÷ng quy ®Þnh sau: - Kh«ng giao con dÊu cho ngêi kh¸c khi cha ®îc phÐp b»ng v¨n b¶n cña ngêi cã thÈm quyÒn; - Ph¶i tù tay ®ãng dÊu vµo c¸c v¨n b¶n, giÊy tê cña c¬ quan, tæ chøc; - ChØ ®îc ®ãng dÊu vµo nh÷ng v¨n b¶n, giÊy tê sau khi ®· cã ch÷ ký cña ngêi cã thÈm quyÒn; - Kh«ng ®îc ®ãng dÊu khèng chØ. Néi dung cña con dÊu ph¶i trïng víi tªn c¬ quan ban hµnh v¨n b¶n, tøc lµ nh÷ng v¨n b¶n do c¬ quan, tæ chøc ban hµnh ph¶i ®ãng dÊu cña c¬ quan, tæ chøc; nh÷ng v¨n b¶n do v¨n phßng hay ®¬n vÞ ban hµnh trong ph¹m vi quyÒn h¹n ®îc giao ph¶i ®ãng dÊu cña v¨n phßng hay dÊu cña ®¬n vÞ ®ã. DÊu ®ãng ph¶i râ rµng, ngay ng¾n, ®óng chiÒu vµ dïng ®óng mùc dÊu quy ®Þnh. Khi ®ãng dÊu lªn ch÷ ký th× dÊu ®ãng ph¶i trïm lªn kho¶ng 1/3 ch÷ ký vÒ phÝa bªn tr¸i. ViÖc ®ãng dÊu lªn c¸c phô lôc kÌm theo v¨n b¶n chÝnh do ngêi ký v¨n b¶n quyÕt ®Þnh vµ dÊu ®îc ®ãng lªn trang ®Çu, trïm lªn mét phÇn tªn c¬ quan, tæ chøc hoÆc tªn cña phô lôc. ViÖc ®ãng dÊu gi¸p lai, ®ãng dÊu næi trªn v¨n b¶n, tµi liÖu chuyªn ngµnh ®îc thùc hiÖn theo quy ®Þnh cña Bé trëng, Thñ trëng c¬ quan qu¶n lý ngµnh. 217
KiÕn thøc ph¸p luËt TËp 5: Thñ tôc hµnh chÝnh - t ph¸p DÊu ®ãng mê ph¶i ®îc ®ãng l¹i. Kh«ng ®îc lµm biÕn d¹ng con dÊu. NÕu ®Ó mÊt con dÊu, ®ãng dÊu kh«ng ®óng quy ®Þnh, lîi dông viÖc b¶o qu¶n, sö dông con dÊu ®Ó ho¹t ®éng ph¹m ph¸p sÏ bÞ xö lý hµnh chÝnh hoÆc truy tè tríc ph¸p luËt; khi mÊt con dÊu ph¶i b¸o c¸o ngay cho c¬ quan C«ng an cÊp giÊy phÐp kh¾c dÊu biÕt ®Ó phèi hîp truy t×m vµ th«ng b¸o huû bá con dÊu ®ã. Con dÊu ®ang sö dông bÞ mßn, háng hoÆc mÉu dÊu kh«ng ®óng víi quy ®Þnh ph¶i xin phÐp kh¾c l¹i con dÊu míi, nép l¹i con dÊu cò. Nghiªm cÊm dïng con dÊu gi¶, sö dông con dÊu kh«ng ®óng quy ®Þnh. 2. C«ng t¸c lËp hå s¬ 2.1. Sù cÇn thiÕt cña c«ng t¸c lËp hå s¬ - §Ó gióp cho mçi c¸n bé, nh©n viªn s¾p xÕp v¨n b¶n cã khoa häc, thuËn tiÖn cho viÖc nghiªn cøu, ®Ò xuÊt ý kiÕn vµ gi¶i quyÕt c«ng viÖc khi cÇn thiÕt, qu¶n lý chÆt chÏ, gi÷ g×n bÝ mËt c«ng v¨n, giÊy tê, n©ng cao hiÖu suÊt c«ng t¸c, chuÈn bÞ tèt cho viÖc lu tr÷ hå s¬, tµi liÖu, ®ång thêi ®Ó t¹o ®iÒu kiÖn cho l·nh ®¹o c¬ quan qu¶n lý toµn bé c«ng viÖc cña c¬ quan, nhÊt thiÕt ph¶i tiÕn hµnh c«ng t¸c lËp hå s¬. §©y lµ mét kh©u quan träng, kh©u cuèi cïng cña c«ng t¸c v¨n th, ®ång thêi, còng lµ kh©u then chèt cña c«ng t¸c lu tr÷. - §èi tîng cña c«ng t¸c lËp hå s¬ lµ c¸c hå s¬. Hå s¬ lµ mét tËp v¨n b¶n, tµi liÖu cã liªn quan víi nhau vÒ mét vÊn ®Ò, mét sù viÖc, mét ®èi tîng cô thÓ hoÆc cã mét (hoÆc mét sè) ®Æc ®iÓm chung nh tªn lo¹i v¨n b¶n; c¬ quan, tæ chøc ban hµnh v¨n b¶n; thêi gian hoÆc nh÷ng ®Æc ®iÓm kh¸c h×nh thµnh trong qu¸ tr×nh theo dâi, gi¶i quyÕt c«ng viÖc thuéc ph¹m vi chøc n¨ng, nhiÖm vô cña mét c¬ quan, tæ chøc hoÆc cña mét c¸ nh©n. 218
PhÇn IV. C«ng t¸c v¨n th vµ ho¹t ®éng so¹n th¶o, ban hµnh c¸c v¨n b¶n hµnh chÝnh c¸ biÖt - C«ng t¸c lËp hå s¬ lµ qu¸ tr×nh c¨n cø vµo chøc n¨ng, nhiÖm vô c«ng viÖc cô thÓ ®îc giao, dùa trªn mét sè ®Æc trng phæ biÕn gièng nhau cña v¨n b¶n (®Æc trng vÊn ®Ò, ®Æc trng tªn gäi, ®Æc trng t¸c gi¶, ®Æc trng giao dÞch, ®Æc trng ®Þa d, ®Æc trng thêi gian) hoÆc dùa vµo danh môc hå s¬ (nÕu c¬ quan cã) mµ tËp hîp v¨n b¶n ®îc ban hµnh trong qu¸ tr×nh gi¶i quyÕt c«ng viÖc, s¾p xÕp thµnh tõng vÊn ®Ò, tõng sù viÖc (hoÆc tõng ngêi) hoÆc thµnh tõng tËp v¨n kiÖn ®Ó phôc vô c«ng viÖc tríc m¾t vµ nghiªn cøu sau nµy. NghiÖp vô lËp hå s¬ hiÖn hµnh vµ giao nép hå s¬, tµi liÖu vµo lu tr÷ hiÖn hµnh ®îc thùc hiÖn theo híng dÉn cña Côc trëng Côc V¨n th vµ Lu tr÷ nhµ níc. - Ngêi ®øng ®Çu c¬ quan, tæ chøc cã tr¸ch nhiÖm chØ ®¹o c«ng t¸c lËp hå s¬ vµ giao nép hå s¬, tµi liÖu vµo lu tr÷ hiÖn hµnh ®èi víi c¸c c¬ quan, tæ chøc thuéc ph¹m vi qu¶n lý cña m×nh. Ch¸nh V¨n phßng, Trëng phßng Hµnh chÝnh, ngêi ®îc giao tr¸ch nhiÖm cã nhiÖm vô: tham mu cho ngêi ®øng ®Çu c¬ quan, tæ chøc trong viÖc chØ ®¹o, kiÓm tra, híng dÉn viÖc lËp hå s¬ vµ giao nép hå s¬, tµi liÖu vµo lu tr÷ hiÖn hµnh ®èi víi c¸c c¬ quan, tæ chøc cÊp díi; tæ chøc thùc hiÖn viÖc lËp hå s¬ vµ giao nép hå s¬, tµi liÖu vµo lu tr÷ hiÖn hµnh t¹i c¬ quan, tæ chøc m×nh. - Thñ trëng c¸c ®¬n vÞ trong c¬ quan, tæ chøc chÞu tr¸ch nhiÖm tríc ngêi ®øng ®Çu c¬ quan, tæ chøc vÒ viÖc lËp hå s¬, b¶o qu¶n vµ giao nép hå s¬, tµi liÖu cña ®¬n vÞ vµo lu tr÷ hiÖn hµnh cña c¬ quan, tæ chøc. - Trong qu¸ tr×nh theo dâi, gi¶i quyÕt c«ng viÖc, mçi c¸ nh©n ph¶i lËp hå s¬ vÒ c«ng viÖc ®ã. 2.2. Quy tr×nh lËp hå s¬ - ViÖc lËp hå s¬ hiÖn hµnh vµ giao nép tµi liÖu vµo lu tr÷ hiÖn 219
KiÕn thøc ph¸p luËt TËp 5: Thñ tôc hµnh chÝnh - t ph¸p hµnh cña c¬ quan, tæ chøc cÇn ®îc thùc hiÖn theo c¸c quy ®Þnh t¹i NghÞ ®Þnh sè 110/2004/N§-CP (c¸c ®iÒu tõ ®iÒu 21 ®Õn ®iÒu 24 Môc 3 Ch¬ng III), theo ®ã quy tr×nh lËp hå s¬ hiÖn hµnh bao gåm: + Më hå s¬; + Thu thËp, cËp nhËt v¨n b¶n, tµi liÖu h×nh thµnh trong qu¸ tr×nh theo dâi, gi¶i quyÕt c«ng viÖc vµo hå s¬; + KÕt thóc vµ biªn môc hå s¬. - Mçi hå s¬ ®îc lËp ph¶i ®¶m b¶o ph¶n ¸nh ®óng chøc n¨ng, nhiÖm vô cña ®¬n vÞ hoÆc cña c¬ quan, tæ chøc; v¨n b¶n, tµi liÖu ®îc thu thËp vµo hå s¬ ph¶i cã sù liªn quan chÆt chÏ víi nhau vµ ph¶n ¸nh ®óng tr×nh tù diÔn biÕn cña sù viÖc hay tr×nh tù gi¶i quyÕt c«ng viÖc; ph¶i cã gi¸ trÞ b¶o qu¶n t¬ng ®èi ®ång ®Òu. - §Ó thùc hiÖn cã hiÖu qu¶ viÖc giao nép tµi liÖu vµo lu tr÷ hiÖn hµnh cña c¬ quan, tæ chøc, c¸c ®¬n vÞ vµ c¸ nh©n cã tr¸ch nhiÖm giao nép nh÷ng hå s¬, tµi liÖu cã gi¸ trÞ lu tr÷ vµo lu tr÷ hiÖn hµnh cña c¬ quan, tæ chøc theo thêi h¹n ®îc quy ®Þnh nh sau: + Tµi liÖu hµnh chÝnh: sau mét n¨m kÓ tõ n¨m c«ng viÖc kÕt thóc; + Tµi liÖu nghiªn cøu khoa häc, øng dông khoa häc vµ c«ng nghÖ: sau mét n¨m kÓ tõ n¨m c«ng tr×nh ®îc nghiÖm thu chÝnh thøc; + Tµi liÖu x©y dùng c¬ b¶n: sau ba th¸ng kÓ tõ khi c«ng tr×nh ®îc quyÕt to¸n; + Tµi liÖu ¶nh, phim ®iÖn ¶nh; mi-cr«-phim; tµi liÖu ghi ©m, ghi h×nh vµ tµi liÖu kh¸c: sau ba th¸ng kÓ tõ khi c«ng viÖc kÕt thóc. - Trêng hîp ®¬n vÞ hoÆc c¸ nh©n cÇn gi÷ l¹i nh÷ng hå s¬, tµi liÖu ®· ®Õn h¹n nép lu th× ph¶i lËp danh môc göi cho lu tr÷ hiÖn hµnh cña c¬ quan, tæ chøc nhng thêi h¹n gi÷ l¹i kh«ng ®îc qu¸ hai n¨m. 220