Tiểu luận: Khảo sát, đánh giá về vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định của UBND huyện Núi Thành

Chia sẻ: Thanh Phan | Ngày: | Loại File: DOCX | Số trang:36

Thêm vào BST

Báo xấu

1.038
lượt xem 122
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Đề tài được thực hiện nghiên cứu nhằm mục tiêu tìm hiểu về vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định, đồng thời đưa ra giải pháp để nâng cao vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định của UBND huyện Núi Thành. Mời các bạn cùng tham khảo.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Tiểu luận: Khảo sát, đánh giá về vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định của UBND huyện Núi Thành

LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành bài tiểu luận này em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo đã tận tình hướng dẫn, giảng dạy trong suốt quá trình học tập, nghiên cứu và rèn luyện ở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phân hiệu Quảng Nam. Em xin gửi lời cảm ơn chân thành và sâu sắc nhất đến giảng viên ThS. Nguyễn Hữu Danh hướng dẫn đã tận tình chỉ bảo, hướng dẫn trực tiếp em hoàn thành bài tiểu luận này. Mặc dù đã có nhiều cố gắng để thực hiện đề tài một cách hoàn chỉnh nhất nhưng bài tiểu luận không tránh khỏi nhiều thiếu sót mà em chưa thấy được. Em rất mong nhận được sự đóng góp của thầy cô và các bạn sinh viên để bài tiểu luận của em hoàn thiện hơn.
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam kết toàn bộ nội dung của đề tài là kết quả nghiên cứu của riêng tôi. Các kết quả trong đề tài là trung thực và hoàn toàn khách quan.
BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT Chữ viết tắt Phòng HC TC Phòng Hành chính Tổ chức UBND Ủy ban nhân dân HDBT Hội đồng bộ trưởng
MỤC LỤC 4
MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Văn phòng là một bộ phận không thể thiếu được trong cơ cấu tổ chức của cơ quan nhà nước. Cho dù có thể khác nhau về tên gọi (ở một số cơ quan bộ phận này gọi là Phòng Hành chính hoặc Phòng HCTC, Phòng HCQT). Hành chính văn phòng là đối tượng nghiên cứu của nhiều ngành khoa học. Trong quá trình quản lý nhà nước, hành chính văn phòng vừa là phương tiện, vừa là sản phẩm của quá trình đó, nó được dùng để ghi chép và truyền đạt các quyết định quản lý, các thông tin từ hệ thống quản lý đến hệ thống bị quản lý và ngược lại. Trong thời kỳ đẩy mạnh Công nghiệp hóa Hiện đại hóa đất nước, đòi hỏi phải có một nền hành chính đủ mạnh, giải quyết nhanh gọn, đảm bảo tính chính xác, hiệu quả công việc trong nhiều mặt của đời sống kinh tế, xã hội. Đặc biệt là công cuộc cải cách hành chính Nhà nước giai đoạn hiện nay, trong đó công tác hành chính văn phòng cũng góp phần quan trọng trong việc không ngừng cải tiến, phát huy hiệu quả và chất lượng trong quản lý, điều hành công việc của mỗi cơ quan, đơn vị. Tùy từng khía cạnh, quy mô khác nhau mà có nhiều định nghĩa về văn phòng, nhưng chung nhất có thể nói: văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo, đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ chức đó. 2. Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu Để đạt được mục tiêu nghiên cứu và giải quyết tốt những vấn đề đã đặt ra trong bài tiểu luận. Đối tượng nghiên cứu và mục đích nghiên cứu của tiểu luận được xác định và giới hạn như sau: 5
Đối tượng nghiên cứu: giải pháp nâng cao văn hóa đọc của sinh viên. Mục tiêu nghiên cứu: tôi đã chọn đề tài: “Khảo sát, đánh giá về vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định của UBND huyện Núi Thành” làm đề tài tiểu luận môn Kỹ năng hoạch định trong quản trị văn phòng. Tôi lựa chọn đề tài này nhằm mục tiêu tìm hiểu về vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định, đồng thời đưa ra giải pháp để nâng cao vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định của UBND huyện Núi Thành. 3. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng Các công trình nghiên cứu đều được bắt đầu từ thực trạng và mục đích cuối cùng là đưa ra những giải pháp nâng cao vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định. Các đề tài nghiên cứu trước đây ở một phạm vi rộng hoặc nghiên cứu trong phạm vi trường, tôi tập trung nghiên cứu đề tài ở phạm vi hẹp hơn: “Khảo sát, đánh giá về vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định của UBND huyện Núi Thành”. Tôi đi sâu tìm hiểu thực trạng, nguyên nhân những hạn chế và đề ra những giải pháp để nâng cao vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định của UBND huyện Núi Thành. Phương pháp nghiên cứu: Phương pháp quan sát, phương pháp phân tích, tổng hợp. 4. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài Ý nghĩa lý luận: Xác định rõ vai trò và tầm quan trọng của công tác tham mưu tổng hợp cũng như vai trò khác của văn phòng; 6
Đề xuất phương pháp đánh giá vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định; Đề xuất phương pháp nhằm đổi mới nhăm nâng cao ch ̀ ất lượng xây dựng chương trình công tác, chế độ thông tin báo cáo; ứng dụng công nghệ thông tin; đổi mới lề lối làm việc, nâng cao chất lượng đội ngũ ….; Đề xuất giải pháp nâng cao vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định của cơ quan. Ý nghĩa thực tiễn: Kết quả nghiên cứu giúp đánh giá vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định ở cơ quan; Kết quả nghiên cứu có thể được dùng để định hướng được phần nào hướng phát triển cho vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định. 5. Cấu trúc của đề tài Ngoài phần Mở đầu và Kết luận, nội dung bài tiểu luận gồm ba chương: Chương 1: Khái quát về tổ chức và hoạt động của UBND huyện Núi Thành. Chương 2: Vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định tại UBND huyện Núi Thành. Chương 3: Giải pháp nâng cao vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định. 7
Chương 1 KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA UBND HUYỆN NÚI THÀNH 1.1. Lịch sử hình thành Huyện Núi Thành là một huyện nằm ở phía Nam của tỉnh Quảng Nam Đà Nẵng (cũ), là huyện có truyền thống cách mạng, tên Núi Thành vang dội trong kháng chiến chống Mỹ cứu nước với tám chữ vàng được Đảng và Bác Hồ phong tặng: “Trung dũng, kiên cường, đi đầu diệt mỹ”. Sau ngày Miền Nam hoàn toàn giải phóng đến năm 1983 căn cứ theo Quyết định số 144/HDBT ngày 03/12/1983 của HDBT “V/v chia huyện Tam Kỳ thành 02 đơn vị hành chính lấy tên là Thị xã Tam Kỳ và huyện Núi Thành: Phía Đông giáp với sông Trường Giang và biển Đông. Phía Nam giáp với tỉnh Quảng Ngãi. Phía Tây giáp với huyện Trà My. Phía Bắc giáp với Thị xã Tam Kỳ (cũ) nay là thành phố Tam Kỳ. Huyện Núi Thành có 16 xã và 01 thị trấn. Tổng diện tích: 533.0269 Km2. Dân số: tính đến ngày 31/12/2013 toàn huyện có 138.769 người. Có hai dân tộc chủ yếu là người Kinh và người Cor (sống tại các thôn 4; 6; 8 xã Tam Trà). Huyện Núi Thành là một huyện vùng cát ven biển, thế mạnh của huyện là đánh bắt và nuôi trồng thủy sản. Con người Núi Thành cần cù, chịu khó, luôn bám đất bám biển làm giàu cho bản thân và quê hương. 8
Huyện có khu kinh tế mở Chu Lai đã được phê duyệt và bước đầu đi vào hoạt động. Đây là vùng kinh tế mới mẻ và đầy triển vọng cho miền Trung, Núi Thành và cả nước. 1.2. Cơ cấu tổ chức Để đảm bảo thực hiện tốt các nhiệm vụ và quyền hạn của UBND huyện theo quy định của pháp luật, cơ cấu tổ chức bộ máy của UBND huyện núi thành như sau: Chủ Tịch UBND chỉ đạo, điều hành chung; Phó Chủ Tịch UBND phụ trách kinh tế; Phó Chủ Tịch UBND phụ trách văn hoá xã hội; Uỷ viên uỷ ban: Trưởng công an huyện, chỉ huy trưởng ban chấp hành quân sự huyện, chánh văn phòng HĐND và UBND huyện, Chánh thanh tra huyện; Các phòng ban trực thuộc huyện gồm 13 phòng ban, chịu sự chỉ đạo của UBND huyện về công tác chuyên môn tham mưu đề xuất những vấn đề quan trọng liên quan đến lợi ích địa phương và UBND huyện về lĩnh vực hoạt động của ngành; Các cơ quan thuộc ngành: Công an, Quân sự, Giáo dục, Y tế, Văn hoá vừa chịu sự chỉ đạo quản lý của UBND huyện về quản lý Nhà nước thuộc thẩm quyền của của địa phương và UBND huyện về lĩnh vực hoạt động của ngành; Cơ quan tư pháp: Toà án, Viện Kiểm sát là những cơ quan hoạt động xét xử và giám sát việc chấp hành pháp luật cũng có mối quan hệ chặt chẽ với UBND huyện nhằm phối hợp kiểm tra thường xuyên việc thực hiện pháp luật, tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa, giữ nghiêm kỷ luật, kỷ cương. 9
Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của UBND huyện Núi Thành 10
1.3. Chức năng nhiệm vụ 1.3.1. Chức năng UBND huyện do HĐND cùng cấp bầu ra là cơ quan chấp hành của HĐND, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương chịu trách nhiệm thi hành hiến pháp, luật và các văn bản của cơ quan, Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND huyện, UBND huyện thực hiện chức năng quản lí Nhà nước trên địa bàn huyện. Đồng thời báo cáo tình hình thực hiện của mình trước HĐND huyện; UBND huyện giải quyết công việc theo nhiệm vụ,quyền hạn,quy định tại Luật Tổ chức HĐND và UBND năm 2003. UBND huyện thảo luận tập thể và quyết định theo đa số các vấn đề được quy định tại điều 124 Luật Tổ chức HĐND và UBND năm 2003 và những vấn đề khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền của UBND huyện; UBND huyện phối hợp cùng UBND tỉnh, thường trực HĐND và các ban của HĐND cùng cấp chuẩn bị nội dung các kỳ họp HĐND, xây dựng đề án để HĐND xem xét và quyết định. 1.3.2. Nhiệm vụ, quyền hạn UBND huyện thực hiện các nhiệm vụ của mình bằng những văn bản quản lý, tổ chức chỉ đạo các phòng, ban trong huyện thực hiện nhiệm vụ theo từng lĩnh vực chuyên môn. UBND huyện vừa thực hiện chức năng quản lý hành chính, vừa thực hiện chức năng quản lý kinh tế xã hội cụ thể là: Tổ chức và chỉ đạo việc thi hành hiến pháp, luật, các văn bản của các cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND huyện. Đồng thời chỉ đạo hoạt động của cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện và UBND các xã, thị trấn; 11
Trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn do pháp luật quy định, UBND huyện ra các quyết định, chỉ thị và tổ chức thực hiện, kiểm tra việc thi hành các văn bản đó. Quản lý nhà nước ở địa phương trong các lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, thương mại, dịch vụ, văn hoá, giáo dục, y tế, khoa học, công nghệ và môi trường, thể dục, thể thao, báo chí, phát thanh, truyền hình và các lĩnh vực xã hội khác, quản lý Nhà nước về đất đai và các nguồn tài nguyên thiên nhiên khác, quản lý việc thực hiện tiêu chuẩn đo lường chất lượng sản phẩm hàng hoá; Phối hợp với thường trực HĐND huyện và các ban của HĐND huyện chuẩn bị nội dung các kỳ họp của HĐND; xây dựng các đề án trình HĐND xem xét, quyết định; Tuyên truyền giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành hiến pháp, luật, các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng cẩp trong cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân và công dân ở trong huyện; Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản của nhà nước và của công dân, chống tham nhũng, buôn lậu, làm hàng giả và các tệ nạn khác; Đảm bảo an ninh chính trị, trật tự, an toàn xã hội, thực hiện nhiệm vụ xây dựng lực lượng vũ trang và xây dựng quốc phòng toàn dân; thực hiện chế độ nghĩa vụ quân sự, nhiệm vụ hậu cần tại chỗ, quản lý hộ khẩu, hộ tịch ở địa phương, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương; 12
Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động tiền lương, đào tạo đội ngũ viên chức nhà nước và cán bộ cấp xã, bảo hiểm xã hội theo sự phân cấp của chính phủ; Tổ chức và chỉ đạo thực hiện công tác thi hành án ở địa phương theo quy định của pháp luật; Tổ chức thực hiện việc thu chi ngân sách của địa phương theo quy định của pháp luật; UBND huyện chịu trách nhiệm và báo cáo công tác trước HĐND huyện và UBND Tỉnh; Quản lý địa giới hành chính ở địa phương; xây dựng đề án phân vạch, điều chỉnh địa giới đơn vị hành chính ở địa phương đưa ra HĐND huyện thông qua để trình cấp trên xét. 13
Tiểu kết Chương 1 là chương nêu khái quát về cơ cấu và hoạt động của UBND huyện Núi Thành vì thế nội dung của chương này chỉ xoay quanh cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Núi Thành. Thông qua các văn bản quy phạm pháp luật quy định chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của cơ quan từ đó hiểu sâu hơn về vai trò của cơ quan cũng như vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định của cơ quan. 14
Chương 2 VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH TẠI UBND HUYỆN NÚI THÀNH Hoạch định là một chức năng của quản trị bao gồm các hoạt động xác định ra các mục tiêu cho tương lai và các phương tiện thích hợp để hoàn thành các mục tiêu đó. Kết quả của hoạch định là một bản kế hoạch nghĩa là một tài liệu được viết ra xác định rõ ràng các chuỗi hoạt động mà công ty hay tổ chức sẽ thực hiện. .Có 3 loại hoạch định: Hoạch định chiến lược; hoạch định chiến thuật và hoạch định tác vụ, tác nghiệp. 2.1. Vai trò trong công tác thu thập các căn cứ Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, tổ chức; là nơi thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho hoạt dộng quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực phục vụ hậu cần đám bảo các diều kiện cần thiết cho hoạt động của cơ quan, tổ chức dó. Hành chính văn phòng là một chức năng tạo sự thuận lợi cho các bộ phận khác trong cơ quan, đơn vị. Văn phòng phải tuân theo những quy định nghiêm ngặt về văn thư, lưu trữ khi thu nhận, xử lý, bảo quản và chuyến phát thông tin. Thông tin được thu thập đầy đủ, kịp thời, được xử lý khoa học, đáp ứng yêu cầu của quản lý là cơ sở để thủ trưởng, lãnh đạo lựa chọn quyết định quản lý. Thông tin là quá trình trao đổi giữa người gửi và người nhận, là sự truyền tín hiệu , truyền tin tức về những sự kiện, hoạt động đã, đang và sẽ xảy ra cho nhiều người cùng biết. 15
Thông tin trong hoạt động quản lý là tập hợp tất cả các thông báo khác nhau về các sự kiện xảy ra trong hoạt động quản lý và môi trường bên ngoài có liên quan đến hoạt động quản lý đó, về những thay đổi thuộc tính của hệ thống quản lý và môi trường xung quanh, nhằm kiến tạo các biện pháp tổ chức các yếu tố vật chất , nguồn lực, không gian và thời gian với các khách thể quản lý. Thông tin quản lý nhà nước rất đa dạng, trong đó thông tin pháp lý chiếm vị trí đặc biệt bên cạnh những thông tin phản ánh việc triển khai và kết quả của quá trình quản lý xã hội. Thông tin pháp lý tạo điều kiện để các cơ quan hoạt động đúng pháp luật hiện hành, còn thông tin thực tiễn cho phép các cơ quan tiếp cận được thường xuyên các nhu cầu về xã hội , với đời sống chính trị kinh tế của đất nước. Thông tin là căn cứ để thủ trưởng, lãnh đạo đưa ra quyết đinh kịp thời và đúng đắn. Thông tin bao gồm nhiều loại và từ nhiều nguồn khác nhau. Nhiều khi khối lượng thông tin rất lớn, phức tạp, đa dạng, đa chiều. Việc thu thập và xử lý lượng thông tin này cần phải có bộ phận trợ giúp, đó chính là văn phòng. Các thõng tin, công văn, giấy tờ đi và đến đều được văn phòng thu thập, xử lý, phân loại theo những kênh thích hợp để sau đó chuyến phát đi hay lưu trữ. Căn cứ vào yêu cầu của lãnh đạo và quản lý về thông tin, tiến hành xây dựng và tổ chức nguồn tin. Nguồn thu thập thông tin bao gồm: Thông tin từ văn bản, bao gồm: Văn bản từ cấp trên hoặc từ các nơi khác gửi đến (còn gọi là công văn đến) và văn bản do cơ quan sản sinh ra (còn gọi là công văn đi). Đây là nguồn thông tin chính thức, quan trọng hàng đầu; 16
Thông tin từ sách báo, tạp chí, đài phát thanh, vô tuyến truyền hình, internet…; Thông tin truyền miệng (qua các ý kiến đóng góp hoặc phản ánh từ các cuộc họp, qua điện thoại, qua trao đổi trực tiếp; Thông tin qua khảo sát, đo đạc, quan sát, phán đoán, tổng hợp các số liệu…. Phương pháp lấy tin: Đọc và ghi chép; Sao chụp một phần hoặc toàn bộ văn bản, tài liệu; Thống kê số liệu, tính tỷ lệ, tính xác suất; Đo đạc, quan sát, so sánh và đối chiếu thông tin. Tuy nhiên, dù áp dụng phương pháp nào thì các thông tin đều phải có ghi rõ xuất xứ để tiện cho lãnh đạo hoặc các bộ phận quản lý có thể xác minh, tra tìm khi cần thiết. Nghiên cứu, phân tích và xử lý thông tin: Tập hợp và hệ thống hoá thông tin theo từng vấn đề, lĩnh vực: Thư ký VP phải có khả năng tóm tắt tin và phân loại thông tin theo nhóm như thông tin kinh tế, thông tin chính trị xã hội, thông tin quá khứ, hiện tại, dự đoán….; Tóm tắt những thông tin cơ bản, những thông tin mới, thông tin có điểm khác biệt với những thông tin trước; Phân tích và kiểm tra độ chính xác của các thông tin, tính hợp lý của các tài liệu, số liệu: xác định độ tin cậy của các nguồn tin, lý giải được sự mâu 17
thuẫn giữa các thông tin (nếu có) và chọn ra những thông tin đầy đủ hơn, có độ tin cậy cao hơn, chỉnh lý chính xác tài liệu, số liệu. Cung cấp, phổ biến thông tin: thông tin phải được cung cấp nhanh chóng, kịp thời, đúng đối tượng bằng các hình thức thích hợp như: phổ biến tại hội nghị, văn bản, qua các kênh thông tin đại chúng. Bảo quản. lưu trữ thông tin: Việc bảo quản và lưu trữ thông nhằm đảm bảo cho tài liệu thông tin không bị hư hỏng và phục vụ cho công tác hàng ngày và lâu dài . Việc bảo quản , lưu trữ thông tin cần được bảo đảm về cơ sở vật chất, những thiết bị tiên tiến… Các căn cứ để hoạch định: Chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng và pháp luật của nhà nước; Các chỉ tiêu của Nhà nước, quyết định của cấp trên trực tiếp; Yêu cầu thực tế đặt ra trong từng giai đoạn lịch sử tương ứng với chức năng, nhiệm vụ cụ thể của từng cơ quan; Chương trình, kế hoạch dài hạn, trung hạn, ngắn hạn của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Ngoài ra còn phải quan tâm nghiên cứu những vấn đề sau: Tình hình giao dịch với các cơ quan khác; Sự trưởng thành và phát triển của tổ chức công sở Sự thay đổi nhân sự (lãnh đạo, biên chế…); 18
Những biến động chính trị, kinh tế, xã hội nói chung có tác động đến hoạt động của cơ quan, đơn vị. Nguồn thông tin chính là nơi cung cấp căn cứ cho các quyết định, các kế hoạch, dự án của cơ quan. Mà văn phòng chính là nơi thu thập, xử lý, tổng hợp và cung cấp nguồn thông tin này. Vì vậy, có thể nhìn thấy được tầm quan trọng của văn phòng trong công tác thu thập các căn cứ tại cơ quan. Chỉ khi công tác thu thập, xử lý và cung cấp thông tin của văn phòng thực hiện tốt thì nguồn căn cứ phục vụ cho hoạt động của cơ quan mới đầy đủ và hoàn chỉnh. 2.2. Vai trò trong công tác xác định mục tiêu Một trong những chức năng của văn phòng là tham mưu tổng hợp, chức năng này được thể hiện ở việc tổng hợp, xử lý và cung cấp thông tin mọi mặt về tình hình hoạt động của cơ qua và tham mưu cho lãnh đạo về các biện pháp giải quyết và xử lý cũng như đưa ra các quyết định, các mục tiêu, kế hoạch. Tham mưu là một hoạt động cần thiết cho công tác quản lý. Người quản lý phải quán xuyến mọi đối tượng trong đơn vị và kết nối được các hoạt động của họ một cách nhịp nhàng, khoa học. Muốn vậy đòi hỏi người quản lý phải tinh thông nhiều lính vực, phải có mặt ở mọi lúc, mọi nơi, phải quyết định chính xác kịp thời mọi vấn đề…Điều đó vượt quá khả năng hiện thực của các nhà quản lý. Do đó, đòi hỏi phải có một lực lượng trợ giúp các nhà quản lý trước hết là công tác tham mưu tổng hợp. Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyết định tối ưu cho quá trình quản lý để đạt kết quả cao nhất. chủ thể làm công tác tham mưu trong cơ quan đơn vị có thể là cá nhân hay tập thể tồn tại độc lập tương đối với chủ thể quản lý. Trong thực tế, các cơ quan, đơn vị thường đặt bộ phận tham mưu tại văn phòng để giúp cho công tác này được thuận lợi. Để 19
có ý kiến tham mưu, văn phòng phải tổng hợp các thông tin bên trong và bên ngoài, phân tích, quản lý sử dụng các thông tin đó theo những nguyên tắc trình tự nhất định. Ngoài bộ phận tham mưu tại văn phòng còn có các bộ phận nghiệp vụ cụ thể làm tham mưu cho lãnh đạo từng vấn đề mang tính chuyên sâu như công nghệ, tiếp thị, tài chính, kế toán…. Cách thức tổ chức này cho phép tận dụng khả năng của các chuyên giá ở từng lĩnh vực chuyên môn song cũng có lúc làm tản mạn nội dung tham mưu, gây khó khăn trong việc hình thành phương án điều hành tổng hợp. Để khắc phục tình trạnh này, văn phòng là đầu mối tiếp nhận các phương án tham mưu từ các bộ phận chuyên môn, nghiệp vụ tập hợp thành hệ thống thống nhất trình hoặc đề xuất với lãnh đạo những phương án hành động tổng hợp trên cơ sở các phương án riêng biệt của các bộ phận nghiệp vụ. Như vậy văn phòng vừa là nơi thực hiện công tác tham mưu vừa là nơi thu thập tiếp nhận, tổng hợp các ý kiến của các bộ phận khác cung cấp cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị. Văn phòng thực hiện chức năng tham mưu chính là thực hiện vai trò của mình trong công tác hoạch định của UBND huyện Núi Thành vì đầu mối tiếp nhận các phương án tham mưu từ các bộ phận chuyên môn, nghiệp vụ tập hợp thành hệ thống thống nhất trình hoặc đề xuất với lãnh đạo những phương án hành động tổng hợp trên cơ sở các phương án riêng biệt của các bộ phận nghiệp vụ. Giúp giảm thiểu lãng phí công sức, thời gian, tiền bạc; tránh việc trùng lắp và giẫm chân nhau; giúp người thực hiện thấy rõ mục tiêu, hướng đi của cơ quan. Từ tham mưu, lãnh đạo và các phòng, ban, đơn vị sẽ xây dựng được các kế hoạch hoạt động của mình. Dựa vào chương trình hoạt động chung của văn phòng, các đơn vị, cá nhân sẽ có căn cứ để lên chương trình, kế hoạch, mục tiêu 20