Tìm hiểu về ngành hành chính văn phòng

Chia sẻ: Nguyen Van Quyen | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:55

Thêm vào BST

Báo xấu

837
lượt xem 210
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Hành chính văn phòng bao gồm những công việc hàng ngày như quản lý công tác lễ tân, khánh tiết, đưa đón và tiếp khách cho công ty; sắp xếp lịch làm việc, lịnh họp, đảm bảo tốt cơ sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện làm việc cho cán bộ; mua sắm trang thiết bị, văn phòng phẩm cho công ty, quản lý và thực hiện việc đặt báo chí phục vụ nhu cầu của các phòng ban; chăm sóc sức khỏe cho cán bộ nhân viên, tổ chức khám sức khỏe định kỳ...

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Tìm hiểu về ngành hành chính văn phòng

z CTT: Nghành Hành Chính Văn Phòng  Trường TC kinh tế -Kỹ thuật Bắc thăng long Tìm hiểu về ngành hành chính văn phòng SV: Phạm Thị Loan -1- M SV:06-1484
CTT: Nghành Hành Chính Văn Phòng  Trường TC kinh tế -Kỹ thuật Bắc thăng long LỜI CẢM ƠN Lời cảm ơn đầu tiên Em xin gửi tới quý thầy cô trường Trung Cấp Kinh Tế - Kỹ Thuật Bắc Thăng Long đã tận tụy truyền dạy kiến thức cho Em trong trong thời gian qua để Em có thể hoàn thành được quá trình thực tập này. Và hơn hết Em xin cảm ơn cô giáo: Lê Thị Na người trực tiếp hướng dẫn em hoàn thành bài thực tập này. Bài báo cáo thực tập này hoàn thành còn nhờ sự giúp đỡ của ban lãnh đạo công ty, các cô chú, anh chị của văn phòng Công Ty Cổ Phần xây lắp & Ứng Dụng Công Nghệ cota,.jsc , bạn bè đã cùng tôi sát cánh trong thời gian qua. Tôi xin chân thành cảm ơn tất cả. Với thời gian cho phép, khả năng nghiên cứu và kinh nghiệm thực tế còn hạn chế ắt hẳn bài Báo cáo thực tập sẽ có nhiều thiếu sót. Nhưng với sự nghiên cứu nghiêm túc, sự đam mê tìm tòi học hỏi, tôi rất mong nhận được chỉ bảo tận tình của quý thầy cô. Sinh viên thực hiện Phạm Thị Loan SV: Phạm Thị Loan -2- M SV:06-1484
CTT: Nghành Hành Chính Văn Phòng  Trường TC kinh tế -Kỹ thuật Bắc thăng long MỤC LỤC Lời cảm ơn………………………………………………………………….......1 Mục lục……………………………………………………………………........2 Lời mở đầu…………………………………………………………………......4 Chương I. Những vấn đề chung về thể thức văn bản…………………….....6 I. Khái niệm chung về văn bản………………………………………..............6 1. Khái niệm văn bản…………………………………………………….…......6 2. Chức năng của văn bản………………………………………………….......6 3. Phân loại văn bản………………………………………………………........8 II. Yêu cầu thể thức văn bản…………………………………………...........13 1. Khái niệm về thể thức văn bản quản lý nhà nước……………...………......13 2. Tác dụng của việc quy định thể thức văn bản…………………………......13 3. Cách trình bày các yếu tố thể thức trong văn bản……………………….....14 3.1 Quốc hiệu......................................................................................................15 3.2 Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.......................................................16 3.3 Số, ký hiệu của văn bản................................................................................17 3.4 Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản........................................19 3.5 Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản..................................................21 3.6. Nội dung văn bản.........................................................................................21 3.7. Thể thức chữ ký...........................................................................................23 3.8. Dấu của cơ quan, tổ chức............................................................................24 3.9 Nơi nhận.......................................................................................................25 3.10 Dấu chỉ mức độ khẩn, mật..........................................................................26 3.11 Các thành phần thể thức khác.....................................................................26 3.12 Thể thức bản sao.........................................................................................27 SV: Phạm Thị Loan -3- M SV:06-1484
CTT: Nghành Hành Chính Văn Phòng  Trường TC kinh tế -Kỹ thuật Bắc thăng long chương II.Thực trạng công tác văn phòng tại công ty cổ phần xây lắp và ứng dụng công nghệ cota.,jsc..................................................................28 A : Thực trạng về tổ chức hoạt động của công ty.........................................28 I. Hình thành và phát triển của công ty cổ phần và ứng dụng công nghệ cota.,jsc..............................................................................................................28 1 .Địa chỉ trụ sở chính........................................................................................28 2. Quá trình thành lập và phát triển................................................................... 28 3. Các ngành nghề kinh doanh chính..................................................................29 II. Chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần xây lắp và ứng dụng công nghệ cota.,jsc...........................................................................30 1. Chức năng.......................................................................................................30 2. Nhiệm vụ ......................................................................................................30 3. Cơ cấu tổ chức................................................................................................31 III. Chức năng, nhiệm vụ cơ cấu tổ chức của văn phòng công ty cổ phần xây lắp và ứng dụng công nghệ cota.,jsc........................................................34 1. Chức năng.......................................................................................................34 2. Nhiệm vụ của văn phòng................................................................................34 3. Cơ cấu tổ chức văn phòng..............................................................................35 B. Thực trạng thể thức văn bản tại công ty cổ phần xây lắp và ứng dụng công nghệ cota.,jsc............................................................................................36 I. Hoạt động chuyên môn của công ty cổ phần xây lắp và ứng dụng công nghệ cota.,jsc........................................................................................................................36 II. Cách trình bày thể thức văn bản tại công ty cổ phần xây lắp và ứng dụng công nghệ cota.,jsc......................................................................................................37 1. Chức năng.......................................................................................................37 2. Tên cơ quan ban hành văn bản.......................................................................38 3. Số và ký hiệu văn bản.....................................................................................39 4. Địa danh..........................................................................................................39 5. Tên loại và trích yếu văn bản.........................................................................39 6. Nội dung của văn bản.....................................................................................40 7. Thể thức để ký................................................................................................40 8. Nơi nhận.........................................................................................................41 III. Ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân những hạn chế.................................41 1. Ưu điểm..........................................................................................................41 2. Hạn chế...........................................................................................................42 IV. Các giải pháp nhằm nâng cao thể thức văn bản tại công ty cổ phần xây lắp và ứng dụng công nghệ cota,.jsc...............................................................44 1. Chức năng và nhiệm vụ………………………………………………..........44 2. Pháp lý và chính sách…………………………………………………….....45 SV: Phạm Thị Loan -4- M SV:06-1484
CTT: Nghành Hành Chính Văn Phòng  Trường TC kinh tế -Kỹ thuật Bắc thăng long 3. Cập nhật liên tục các thông tin về Luật ban hành VBQPPL …………….....45 4. Hoàn thiện quy chế và quy trình trình bày thể thức văn bản……………......46 5. Nâng cao năng lực cán bộ làm việc tại Công Ty ……………………….....46 Kêt luận..............................................................................................................50 Nhận xét của giáo viên hướng dẫn.....................................................................51 LỜI MỞ ĐẦU Như chúng ta đã biết, văn bản là một phương tiện lưu trữ và truyền đạt thông tin hữu hiệu. Hiện nay, tất cả các cơ quan, đơn vị đều phải sử dụng phương tiện này trong điều hành hoạt động quản lý của mình. Do tính năng và tác dụng của văn bản rất lớn nên khi sử dụng văn bản, để điều chỉnh các mối quan hệ giữa chủ thể quản lý với đối tượng bị quản lý về kinh tế, chính trị – xã hội .vv…. phải tuân thủ theo quy định một cách chặt chẽ về việc lưu trữ và lưu hành văn bản. Hiện nay, ở nước ta đã có luật ban hành văn bản Quy phạm pháp luật để điều chỉnh các mối quan hệ phát sinh liên quan đến văn bản của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Căn cứ vào luật, chính phủ, các Bộ, ngành.vv… đã ban hành một số văn bản quan trọng liên quan đến các hoạt động kinh tế, chính trị, xã hội của cơ quan, đơn vị, tổ chức như hợp đồng kinh tế, hợp đồng dân sự, quyết định, báo cáo .vv…văn bản luật và pháp quy trên sẽ là căn cứ để các cơ quan, đơn vị ban hành những văn bản nội bộ như : điều lệ, nội quy, quy chế làm việc, các quyết định quản lý và những văn bản thường nhật. Để ban hành được những văn bản có nội dung đầy đủ, hợp tình, hợp lý, đúng với chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của mình và có tác động đích thực đến đối tượng điều chỉnh cần phải có những bộ phận, nhân viên chuyên trách trợ giúp các nhà lãnh đạo trong cơ quan, đơn vị. SV: Phạm Thị Loan -5- M SV:06-1484
CTT: Nghành Hành Chính Văn Phòng  Trường TC kinh tế -Kỹ thuật Bắc thăng long Xuất phát từ nhu cầu thực tiễn về văn bản, em đã lựa chọn đề tài “tìm hiểu về thể thức của văn bản Công Ty Cổ Phần & Ứng Dụng Công Nghệ cota,.jsc ”. Nhằm khẳng định vai trò to lớn của văn bản trong quá trình hoạt động của Công Ty Cổ Phần xây lắp & Ứng Dụng Công Nghệ cota,.jsc Đợt thực tập tốt nghiệp lần này giúp em hiểu thêm rất nhiều công việc mà một nhân viên hành chính văn phòng phải làm . Đó là bài học kinh nhiệm quý báu để em có thể định hướng rõ công việc mà em phải làm sau này Và có thể đến với thành công ấy là nhờ sự dạy bảo nhiệt tình của thầy cô. Em xin chân thành cảm ơn quý thầy cô luôn luôn hết lòng vì thế hệ trẻ chúng em, đặc biệt tổ môn hành chính văn phòng. Cảm ơn ban lãnh đạo công ty, cảm ơn các cô chú, anh chị của văn phòng Công Ty Cổ Phần xây lắp & Ứng Dụng Công Nghệ cota,.jsc đã giúp đỡ em hoàn thành kỳ thực tập này. và lời cảm ơn trân trọng nhất em xin gửi tới cô: Lê Thị Na người trực tiếp hướng dẫn em hoàn thành bài thực tập này. Tuy nhiên do thời gian và trình độ còn hạn chế nên bản báo cáo này của em không tránh khỏi những thiếu sót và sơ sài. Em rất mong nhận được nhiều ý kiến đóng góp của quý thầy cô và các bạn để bài báo cáo của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn. Ngày 15 tháng 07 năm 2010 Sinh Viên Phạm Thị Loan SV: Phạm Thị Loan -6- M SV:06-1484
CTT: Nghành Hành Chính Văn Phòng  Trường TC kinh tế -Kỹ thuật Bắc thăng long CHƯƠNG I NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ THỂ THỨC VĂN BẢN I. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN BẢN 1. Khái niệm văn bản Theo nghĩa rộng, văn bản được hiểu là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu hay ngôn ngữ nhất định, nghĩa là bất cứ phượng tiện nào dùng để ghi nhận và truyền đạt thông tin từ chủ thể này đến chủ thể khác. Theo cách hiểu này, bia đá, câu đối, ở đền chùa; Chúc thư, văn khế, thư tịch cổ; Tác phẩm văn học hoặc khoa học kỹ thuật, công văn, giấy tờ, khẩu hiệu, băng ghi âm, bản vẽ…vv. ở các cơ quan đều được gọi là văn bản. khái niệm này được sử dụng một cách phổ biến trong giới nghiên cứu về văn bản học, ngôn ngữ học, văn học, sử học ở nước ta từ trước tới nay. Theo nghĩa hẹp, văn bản được hiểu là văn bản,giấy tờ, hồ sơ được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội, các tổ chức kinh tế. Theo nghĩa này, các loại giấy tờ dùng để quản lý và điều hành các hoạt động của cơ quan, tổ chức như chỉ thị, thông tư, nghị định, quyết định, đề án công tác, báo cáo.vv… đều được gọi là văn bản. Ngày nay, khái niệm này được dùng một cách rộng rãi trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. 2. Chức năng của văn bản a. Chức năng thông tin Trong đời sống con người, thông tin là một nhu cầu rất căn bản. Nhu cầu đó không ngừng tăng lên cùng với sự gia tăng của các mối quan hệ trong xã hội. Mỗi người sử dụng thông tin lại tạo ra một thông tin mới. Các thông tin đó lại được truyền đạt lại cho người khác. Trong quá trình thảo luận, truyền đạt mệnh lệnh, trong thư từ hoặc trong tài liệu hay các phương diện truyền đạt khác. Chính vì vậy mà: Chức năng thông tin là chức năng chính của văn bản, các loại văn bản là phương tiện truyền tải các thông tin nhằm mục tiêu phục vụ hoạt động chấp hành và điều hành của các cơ quan tổ chức hoặc cá nhân. SV: Phạm Thị Loan -7- M SV:06-1484
CTT: Nghành Hành Chính Văn Phòng  Trường TC kinh tế -Kỹ thuật Bắc thăng long Các thông tin chứa đựng trong văn bản là một trong những nguồn của cải quý giá của một quốc gia, là sản phẩm hành hóa đặc biệt quan trọng có vai trò to lớn trong việc tạo ra của cải vật chất và tinh thần cho xã hội; là yếu tố quyết định đưa ra những chủ chương chính sách nhằm giải quyết công việc của các cơ quan cũng như các công việc liên quan đến quyền lợi và lợi ích của một cá nhân và của các công dân. Giá trị của văn bản phụ thuộc vào nội dung thông tin có trong văn bản; giá trị của thông tin phụ thuộc vào độ chính xác, đầy đủ, kịp thời của thông tin và các thông tin trong văn bản bao gồm : thông tin quá khứ, thông tin hiện tại, thông tin tương lai ( hay còn gọi là thông tin dự báo). b. Chức năng quản lý của văn bản Quản lý là sự tác động của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý nhằm đạt được những mục tiêu nhất định trong điều kiện biến động của môi trường. chính vì vậy chức năng quản lý của văn bản được thể hiện như sau : Văn bản là công cụ tổ chức các hoạt động quản lý giúp các cơ quan và lãnh đạo điều hành các hoạt động của bộ máy trong phạm vi không gian và thời gian cụ thể. Văn bản là cơ sở tổ chức thông tin giúp các cơ quan và lãnh đạo điều hành các quyết định, muốn ra kế hoạch gì ? Định hướng như thế nào ? tất cả phải trình bày bằng văn bản. Văn bản là công cụ để kiểm tra, giám sát, đôn đốc các công việc đã ban hành. c. Chức năng pháp lý của văn bản Chức năng pháp lý là chức năng thứ 3 của văn bản – chức năng pháp lý được thể hiên qua 2 phương diện : Phương diện 1 : Được dùng để làm phương tiện ghi chép luật pháp của nhà nước để điều tiết mối quan hệ xã hội. Phương diện 2 : Văn bản là chứng cứ pháp lý để quản lý và điều hành. d. Chức năng sử liệu SV: Phạm Thị Loan -8- M SV:06-1484
CTT: Nghành Hành Chính Văn Phòng  Trường TC kinh tế -Kỹ thuật Bắc thăng long Chức năng sử liệu được thể hiện : Văn bản là phương tiện ghi chép các thông tin về đời sống văn hoá xã hội. Ngoài ra văn bản sử liệu có giá trị to lớn, quan trọng đặc biệt đối với những người làm công tác nghiên cứu lịch sử. Như Trung tâm lưu trữ quốc gia… Tài liệu lưu trữ có giá trị hơn tài liệu thông thường. e. Chức năng văn hoá - xã hội Văn bản thể hiện bản sắc văn hoá của các dân tộc, văn bản là hoạt động sáng tạo của con người. Đó là 5 chức năng của văn bản, trong đó có 3 chức năng chính đó là : chức năng thông tin, chức năng quản lý, chức năng pháp lý. 3. Phân loại văn bản Việc phân loại văn bản có vai trò rất quan trọng, giúp cho người soạn thảo văn bản lựa chọn loại văn bản phù hợp với mục đích sử dụng của mình vì mỗi loại văn bản khác nhau thường có nội dung, hình thức và chức năng khác nhau. Văn bản đươc phân loại theo nhiều cách dựa vào nhiều tiêu trí như tính chất của văn bản, chủ thể ban hành văn bản, chức năng của văn bản, thuộc tính pháp lý của văn bản, hình thức của văn bản. Theo nghị định số 110/2004/NĐ- CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của chính phủ, hệ thống văn bản được chia thành các loại : hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và hệ thống văn bản hành chính. a. Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật Văn bản quy phạm pháp luật là loại văn bản thể hiện những quyết định quản lý nhà nước do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo một hình thức và trình tự pháp luật quy định, thể hiện ý chí nhà nước mang tính bắt buộc chung, buộc các đối tượng có liên quan phải thi hành được nhà nước đảm bảo thực hiện bằng các biện pháp cưỡng chễ. Văn bản quy phạm pháp luật được quy định theo luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 12 tháng 11 năm 1996 và luật sửa đổi, bổ sung một số điều của luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 16 tháng 12 năm 2002. Văn bản quy phạm pháp luật được quy định như sau: Là loại văn bản do cơ quan nhà nước hoặc cá nhân được nhà nước quy định theo chức năng ban hành theo đúng hình thức, thủ tục, trình tự được quy định. SV: Phạm Thị Loan -9- M SV:06-1484
CTT: Nghành Hành Chính Văn Phòng  Trường TC kinh tế -Kỹ thuật Bắc thăng long Là văn bản quy định những quy tắc xử sự chung, được áp dụng nhiều lần, đối với mọi đối tượng, có hiệu lực trong phạm vi toàn quốc hoặc từng địa phương. Quy tắc xự sự chung là những chuẩn mực mà mọi cơ quan, tổ chức, cá nhân khi tham gia quan hệ xã hội được quy tắc đó điều chỉnh. Là văn bản được nhà nước đảm bảo thi hành bằng các biện pháp tuyên truyền, giáo dục, thuyết phục; các biện pháp về tổ chức, hành chính, kinh tế; trong trường hợp cần thiết nhà nước áp dụng biện pháp cưỡng chễ bắt buộc thi hành và quy định chế tài đối với người có hành vi vi phạm. Theo thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của bộ nội vụ và văn phòng chính phủ (hướng dẫn thi hành nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của chính phủ ), văn bản quy phạm pháp luật gồm các loại sau đây : Luật (Lt): Là văn bản được ban hành để cụ thể hoá hiến pháp nhằm mục đích điều chỉnh các quan hệ xã hội trong các lĩnh vực đối nội, đối ngoại, nhiệm vụ kinh tế xã hội và hoạt động của bộ máy nhà nước; quy định những nguyên tắc chủ yếu về tổ chức và hoạt động của bộ máy nhà nước, về quan hệ xã hội và hoạt động của công dân. Luật có tính cố định, không thể sửa đổi, bổ sung mà chỉ có thể thay thế bằng vă bản luật mới. Luật được quốc hội thông qua và Chủ tịch nước ký lệnh công bố. Pháp lệnh (PL) : Là văn bản có giá trị pháp lý như luật, cụ thể hoá những nguyên tắc được quy định trong hiến pháp, quy định những vấn đề được quốc hội giao, sau một thời gian thực hiện trình quốc hội xem xét quyết định ban hành thành luật. Pháp lệnh có thể sửa đổi, bổ sung trong quá trình thực hiện, do UBTVQH thông qua và chủ tịch nước ký quyết định công bố. Lệnh (L) : Là văn bản dùng để công bố hiến pháp, luật, pháp lệnh; để tổng động viên hoặc động viên cục bộ; để công bố tình trạng khẩn cấp trong cả nước hoặc từng địa phương; để công bố lệnh đặc xá hoặc ân xá; để phong cấp hàm ngoại giao hoặc quân sự. Lệnh do Chủ Tịch nước ban hành. Nghị định (NĐ) : Là văn bản dùng để quyết định chủ trương, chính sách của chính phủ, thông qua các dự án, kế hoạch và ngân sách nhà nước; phê duyệt các điều ước quốc tế thuộc thẩm quyền của chính phủ; cụ thể hoá các chương trình hoạt động của quốc hội, hội đồng nhân dân và uỷ ban nhân dân; thông qua ý kiến kết luận tại các kỳ họp của các cơ quan quản lý nhà nước. Nghị quyết là cơ sở để tổ chức và ban hành các văn bản về quản lý nhà nước SV: Phạm Thị Loan - 10 - M SV:06-1484
CTT: Nghành Hành Chính Văn Phòng  Trường TC kinh tế -Kỹ thuật Bắc thăng long như hiến pháp, luật, pháp lệnh, nghị quyết do quốc hội, chính phủ, hội đồng nhân dân các cấp ban hành. Nghị quyết liên tịch(NQLT) : Là nghị quyết do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền phối hợp ban hành, thống nhất ý kiến trong quá trình tham gia quản lý nhà nước. Thẩm quyền ban hành của các văn bản liên tịch gồm có thủ trưởng các bộ, cơ quan ngang bộ, các tổ chức CT - XH cấp trung ương có thẩm quyền tham gia quản lý nhà nước theo luật định. Nghị định (NĐ) : Là văn bản quy định chi tiết thi hành luật, nghị quyết của quốc hội, pháp lệnh, nghị quyết của uỷ ban thường vụ quốc hội; lệnh , quyết định của chủ tịch nước; quy định nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức bộ máy của các cơ quan nhà nước ở cấp trung ương; quy định những vẫn đề cấp thiết nhưng chưa được quy định thành luật hoặc pháp lệnh. Nghị định do chính phủ ban hành. Quyết định (QĐ) : Là văn bản dùng để quy định hay định ra chế độ chính sách trong phạm vi của cơ quan có thẩm quyền ( chính phủ, bộ, UBND tỉnh, thành phố, quận, huyện); điều chỉnh những công việc về tổ chức nhân sự thuộc thẩm quyền của Chủ tịch nước, Thủ tướng chính phủ, Bộ trưởng hoặc Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, UBND các cấp. Quyết định do Chủ tịch nước, Thủ tướng chính phủ, Bộ trưởng hoặc thủ trưởng cơ quan ngang bộ, UBND các cấp ban hành. Chỉ thị (CT) : Là văn bản dùng để truyền đạt chủ trương, quy định các biện pháp chỉ đạo, đôn đốc, phối hợp và kiểm tra hoạt động của các bộ phận do cơ quan có thẩm quyền phụ trách. Chỉ thị do Thủ tướng, Bộ trưởng, UBND các cấp ban hành. Thông tư (TT) : Là văn bản dùng để hưỡng dẫn thực hiện, giải thích và đề ra biện pháp thi hành các quy định của những văn bản quy phạm pháp luật có giá trị pháp lý cao hơn như luật, pháp lệnh, nghị quyết, nghị định, quyết định và chỉ thị của thủ tướng chính phủ. Thông tư do bộ trưởng hoặc thủ trưởng các cơ quan ngang bộ ban hành. Thông tư liên tịch (TTLT) : Là thông tư do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền ( bộ, cơ quan ngang bộ, các tổ chức chính trị - xã hội cấp trung ương được tham gia quản lý nhà nước theo luật định) cùng phối hợp ban hành, SV: Phạm Thị Loan - 11 - M SV:06-1484
CTT: Nghành Hành Chính Văn Phòng  Trường TC kinh tế -Kỹ thuật Bắc thăng long để hướng dẫn thi hành các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các cơ quan đó. b. Hệ thống văn bản hành chính Các văn bản hành chính thông thường là những văn bản mang tính thông tin quy phạm nhằm thực thi các văn bản quy phạm pháp luật, hoặc dùng để thực hiện các tác nghiệp hành chính trong hoạt động của các cơ quan quản lý hành chính nhà nước, các tổ chức khác. Đây là hình thức văn bản được sử dụng trong các cơ quan, tổ chức. Trong hệ thống văn bản hành chính, ngoại trừ thông cáo quy định chủ thể ban hành, các văn bản hành chính khác không xác định thẩm quyền ban hành theo tên loại của văn bản. Các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân tuỳ theo thẩm quyền giải quyết công việc có thể ban hành loại văn bản phù hợp. Hệ thống văn bản hành chính bao gồm các loại: văn bản hành chính cá biệt, văn bản hành chính thông thường có tên loại, văn bản hành chính thông thường không có tên loại. Văn bản hành chính cá biệt - Quyết định cá biệt (QĐ) : Là loại văn bản dùng để quy định các vấn đề về chế độ, chính sách, tổ chức bộ máy, nhân sự và giải quyết những vấn đề khác dưới hình thức áp dụng các văn bản quy phạm pháp luật. Việc áp dụng này chỉ thực hiện một lần cho một cá nhân, một sự việc hay một vẫn đề cụ thể. Do đặc điểm nói trên, chủ thể ban hành quyết định là thủ trưởng các cơ quan quản lý nhà nước ( Thủ tướng, Bộ trưởng hoặc Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, UBND các cấp ), Thủ trưởng các cơ quan hành chính sự nghiệp, Thủ trưởng các doanh nghiệp nhà nước và doanh nghiệp liên doanh. - Chỉ thị cá biệt (CT) : Là loại văn bản dùng để giải quyết những công việc mang tính chất cá biệt của các cơ quan quản lý nhà nước. Văn bản hành chính thông thường có tên loại - Thông cáo (TC) : Là loại văn bản do các cơ quan quản lý nhà nước trung ương dùng để công bố với nhân dân một quyết định hoặc một sự kiện quan trọng về đối nội, đối ngoại của quốc gia. Thông cáo do quốc hội, uỷ ban thường vụ quốc hội, chính phủ, ban chấp hành trung ương đảng cộng sản Việt Nam ban hành. SV: Phạm Thị Loan - 12 - M SV:06-1484
CTT: Nghành Hành Chính Văn Phòng  Trường TC kinh tế -Kỹ thuật Bắc thăng long Thông báo (TB) : Là loại văn bản dùng để thông tin các vẫn đề trong hoạt động của các cơ quan , đơn vị , tổ chức , cá nhân….để các đối tượng có liên quan biết hoặc thực thi. Chương trình (CTr) : Là loại văn bản dùng để xắp xếp nội dung công tác, lịch làm việc cụ thể theo một trình tự nhất định và trong một thời gian nhất định. Kế hoạch (KH) : Là loại văn bản được dùng để xác định mục tiêu , yêu cầu, chỉ tiêu của nhiệm vụ cần hoàn thành trong một thời gian nhất định và các biện pháp về tổ chức, nhân sự, cơ sở vật chất cần thiết để thực hiện nhiệm vụ đó. Phương án (PA) : Là loại văn bản nêu dự kiến về cách thức , trình tự tiến hành công việc trong hoàn cảnh , điều kiện nhất định. Đề án (ĐA): Là loại văn bản dùng để trình bày dự định , mục tiêu , kế hoạch thực hiện công tác trong một khoảng thời gian nhất định dựa trên cơ sở những đặc điểm, tình hình thực tiễn của cơ quan, đơn vị . Báo cáo (BC) : Là loại văn bản dùng để phản ánh tình hình , sự việc , vụ việc , hoạt động của các cơ quan , tổ chức , đơn vị , cá nhân trong một khoảng thời gian cụ thể nhằm kiến nghị các giải pháp hoặc đề nghị cấp trên cho phương hướng xử lý. Biên bản ( BB ) : Là loại văn bản dùng để ghi lại sự việc, vụ việc đã hoặc đang xảy ra để làm chứng cứ pháp lý. Tờ trình ( TTr) : Là loại văn bản dùng để đề xuất với cấp trên phê duyệt. Hợp đồng ( HĐ) : Là loại văn bản dùng để ghi lại sự thoả thuận giữa hai hay nhiều bên bằng văn bản. Công điện (CĐ) : Là loại văn bản dùng để truyền đạt nhanh một mệnh lệnh, một nội dung công việc đến cơ quan , đơn vị , tổ chức để thực hiện trong trường hợp khẩn cấp. Giấy chứng nhận ( CN) : Là văn bản dùng để xác nhận một vụ việc, một đối tượng liên quan đến hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp. SV: Phạm Thị Loan - 13 - M SV:06-1484
CTT: Nghành Hành Chính Văn Phòng  Trường TC kinh tế -Kỹ thuật Bắc thăng long Giấy uỷ nhiệm (UN) : Là văn bản dùng để ghi nhận sự thoả thuận giữa người có quyền (hoặc người đại diện theo pháp luật) và người được uỷ nhiệm. Theo đó ,người được uỷ nhiệm thực hiện quyền hoặc nghĩa vụ thay cho người có quyền (hoặc người đại diện theo pháp luật). Giấy mời (GM) : Là loại văn bản dành cho cơ quan nhà nước sử dụng khi cần triệu tập công dân đến trụ sở cơ quan để giải quyết những vấn đề có liên quan đến yêu cầu hoặc khiếu nại của công dân đó. Giấy giới thiệu (GT) : là loại dùng để cấp cho cán bộ nhân viên . Giấy nghỉ phép (NP) :Là loại văn bản để cấp cho cán bộ nhân viên được nghỉ phép theo luật lao động để giải quyết các công việc của cá nhân. Giấy đi đường (ĐĐ) : Là loại dùng để cấp cho cán bộ nhân viên khi đi công tác để tính phụ cấp đi dường. Giấy biên nhận hồ sơ (BN) : Là loại văn bản dùng để xác nhận số lương và loại hồ sơ, giấy tờ do cơ quan hoặc cá nhân khác gửi đến. Phiếu gửi ( BG) : Là loại vản bản dùng để gửi tài liệu của cơ quan . Phiếu chuyển (PC) : Là loại văn bản dùng để chuyển hồ sơ tài liệu của cơ quan ,đơn vị tổ chức cá nhân đến bộ phận khác để tiếp tục giải quyết . Văn bản hành chính thông thường không có tên loại : Công văn (hành chính) là loại văn bản không có tên loại dùng làm phương tiện giao dịch hành chính giữa các cơ quan, tổ chức hoặc giữa cơ quan tổ chức với công dân. Phạm vi sử dụng của công văn rất rộng, liên quan đến các lĩnh vực hoạt động thường xuyên của cơ quan, tổ chức. II. YÊU CẦU VỀ THỂ THỨC VĂN BẢN 1. Khái niệm về thể thức văn bản quản lý nhà nước Thể thức văn bản quản lý nhà nước là toàn bộ các yếu tố cấu thành và cách thể hiện các yếu tố cấu thành văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định nhằm đảm bảo văn bản có giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành thực tiễn. 2. Tác dụng của việc quy định thể thức văn bản Đảm bảo tính kỷ cương và thống nhất trong việc xây dựng ban hành văn bản quản lý nhà nước của các cơ quan. Đảm bảo tính chân thực và hiệu lực pháp lý của văn bản. Thực hiện quyền uy và tinh thần trách nhiệm của cơ quan và người ký văn bản. Tạo thuận lợi cho việc quản lý giải quyết văn bản một cách nhanh chóng và thuận lợi. SV: Phạm Thị Loan - 14 - M SV:06-1484
CTT: Nghành Hành Chính Văn Phòng  Trường TC kinh tế -Kỹ thuật Bắc thăng long 3. Cách trình bày các yếu tố thể thức trong văn bản SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN (Trên một trang giấy khổ A4: 210 mm x 297 mm) (Kèm theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ) 11 2 1 3 4 5b 5a 10a 9a 10b 12 30-35 mm 15-20mm 6 7a 9b 13 8 7c 14 20-25mm SV: Phạm Thị Loan - 15 - M SV:06-1484
CTT: Nghành Hành Chính Văn Phòng  Trường TC kinh tế -Kỹ thuật Bắc thăng long Ghi chú: Ô số : Thành phần thể thức văn bản 1 : Quốc hiệu 2 : Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản 3 : Số, ký hiệu của văn bản 4 : Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản 5a : Tên loại và trích yếu nội dung văn bản 5b : Trích yếu nội dung công văn hành chính 6 : Nội dung văn bản 7a, 7b, 7c : Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền 8 : Dấu của cơ quan, tổ chức 9a, 9b : Nơi nhận 10a : Dấu chỉ mức độ mật 10b : Dấu chỉ mức độ khẩn 11 : Dấu thu hồi và chỉ dẫn về phạm vi lưu hành 12 : Chỉ dẫn về dự thảo văn bản 13 : Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành 14 : Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-Mail; địa chỉ Website; số điện thoại, số Telex, số Fax 3.1 Quốc hiệu a. Vị trí - Ở ô số 1 đặt ở phía trên cùng trang đầu đi từ giữa trang giấy ở phía bên phải và song song với tên cơ quan ban hành văn bản. b. Nội dung quốc hiệu và tiêu ngữ Quốc hiệu: biểu thị tên nước chế độ chính trị. Tiêu ngữ: thể hiện mục tiêu phấn đấu của cách mạng Việt Nam về dân tộc, dân quyền, dân sinh. - Quốc hiệu của nước Việt Nam lần 1 năm 1946: VIỆT NAM DÂN CHỦ CỘNG HÒA. - Quốc hiệu của nước Việt Nam lần 2 năm 1976: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGĨA VIỆT NAM. SV: Phạm Thị Loan - 16 - M SV:06-1484
CTT: Nghành Hành Chính Văn Phòng  Trường TC kinh tế -Kỹ thuật Bắc thăng long c. Cách trình bày - Dòng trên được trình bày bằng phông chữ VNtimeH, cỡ chữ từ 12 – 13 kiểu chữ đúng in đậm. - Dòng dưới được trình bày bằng phông chữ VNtime, cỡ chữ từ 13 – 14 kiểu chữ đứng đậm, chữ cái đầu cụm từ viết hoa giữa các cụm từ được ngăn cách với nhau bởi dấu gạch ngang nhỏ phía dưới có đường kẻ ngang nét liền hết dòng chữ. Ví dụ: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc 3.2 Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản a. Vị trí - Ở ô số 2 đặt ở phía trên cùng trang đầu ở phía bên trái và song song với quốc hiêu. b. Nội dung Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và tên của cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp (nếu có) căn cứ quy định của pháp luật hoặc căn cứ văn bản thành lập, quy định tổ chức bộ máy của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền, trừ trường hợp đối với các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; Văn phòng Quốc hội, Hội đồng dân tộc và các Uỷ ban của Quốc hội. Tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ theo tên gọi chính thức căn cứ văn bản thành lập, quy định tổ chức bộ máy, phê chuẩn, cấp giấy phép hoạt động hoặc công nhận tư cách pháp nhân của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền; tên của cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp có thể viết tắt những cụm từ thông dụng như Uỷ ban nhân dân (UBND), Hội đồng nhân dân (HĐND). Ví dụ: - Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản: BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI BỘ NỘI VỤ TỔNG CÔNG TY UỶ BAN NHÂN DÂN ĐIỆN LỰC VIỆT NAM THÀNH PHỐ HÀ NỘI - Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản (trường hợp có cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp): SV: Phạm Thị Loan - 17 - M SV:06-1484
CTT: Nghành Hành Chính Văn Phòng  Trường TC kinh tế -Kỹ thuật Bắc thăng long BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI UBND THÀNH PHỐ HÀ NỘI CỤC HÀNG HẢI VIỆT NAM SỞ XÂY DỰNG VIỆN KHOA HỌC XÃ HỘI TỔNG CÔNG TY VIỆT NAM ĐIỆN LỰC VIỆT NAM VIỆN DÂN TỘC HỌC CÔNG TY ĐIỆN LỰC 1 * chú ý. - Đối với UBNN và HĐNN được phép cho viết tắt khi nó là cơ quan chủ quản, còn khi là cơ quan ban hành thì không được viết tắt. * Ví dụ 1: BỘ TÀI CHÍNH * Ví dụ 2: TỔNG CÔNG TY SÔNG ĐÀ CÔNG TY XÂY DỰNG SỐ 6 * Ví dụ 3: TẬP ĐOÀN DỆT MAY VIỆT NAM CÔNG TY MAY CHIẾN THẮNG - Đối với chủ tịch nước khi ban hành văn bản chỉ cần ghi tên chức danh và tên cơ quan ban hành văn bản. * Ví dụ 4: CHỦ TỊCH NƯỚC * Ví dụ 5: VĂN PHÒNG CHỦ TỊCH NƯỚC - Đối với bộ cơ quan ngang bộ cơ quan trực thuộc chính phủ khi ban hành văn bản cũng chỉ ghi tên cơ quan ban hành. * Ví dụ 5: ĐÀI TRUYỀN HÌNH VIỆT NAM - Đối với viện kiểm sát, tòa án Nhân Dân các cấp khi ban hành văn bản cũng chỉ ghi tên cơ quan mình. c, Cách trình bày - Tên cơ quan chủ quản phông chữ VntimeH cỡ chữ 12 – 13, đứng không in đậm. - Tên cơ quan ban hành văn bản phông chữ VntimeH cỡ chữ 12 – 13, in đậm phía dưới đường kẻ ngang nét liền từ 1/3 – 1/2 và làm cân đối giữa so với dòng chữ. 3.3 Số, ký hiệu của văn bản a. Vị trí - Số và kí hiệu được trình bày ở ô số 3 dưới tên cơ quan ban hành và nằm cân đối phía dưới tên cơ quan ban hành. b. Nội dung SV: Phạm Thị Loan - 18 - M SV:06-1484
CTT: Nghành Hành Chính Văn Phòng  Trường TC kinh tế -Kỹ thuật Bắc thăng long Bước1. Cách đánh số, ký hiệu văn bản quy phạm pháp luật Số, ký hiệu của văn bản quy phạm pháp luật do Quốc hội, Uỷ ban thường vụ Quốc hội và các cơ quan nhà nước có thẩm quyền khác ở Trung ương ban hành được thực hiện theo quy định tại Điều 3 của Nghị định số 101/CP ngày 23 tháng 9 năm 1997 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật và hướng dẫn tại Thông tư này, cụ thể như sau: - Số của văn bản quy phạm pháp luật bao gồm số thứ tự đăng ký được đánh theo từng loại văn bản do cơ quan ban hành trong một năm và năm ban hành văn bản đó. Bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm; năm ban hành phải ghi đầy đủ các số, ví dụ: 2004, 2005; - Ký hiệu của văn bản quy phạm pháp luật bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản theo Bảng chữ viết tắt tên loại văn bản và bản sao kèm theo Thông tư này (Phụ lục I) và chữ viết tắt tên cơ quan hoặc chức danh nhà nước (Chủ tịch nước, Thủ tướng Chính phủ) ban hành văn bản. Số, ký hiệu của văn bản quy phạm pháp luật do Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân ban hành được thực hiện theo quy định tại Điều 7 của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân số 31/2004/QH11 ngày 03 tháng 12 năm 2004. Bước 2. Cách đánh số, ký hiệu của văn bản hành chính Số của văn bản hành chính là số thứ tự đăng ký văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành trong một năm. Tuỳ theo tổng số văn bản và số lượng mỗi loại văn bản hành chính được ban hành, các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể việc đăng ký và đánh số văn bản. Bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm. Ký hiệu của văn bản hành chính - Ký hiệu của quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt) và của các hình thức văn bản có tên loại khác bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản theo Bảng chữ viết tắt tên loại văn bản và bản sao kèm theo Thông tư này (Phụ lục I) và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành văn bản. - Ký hiệu của công văn bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo công văn đó (nếu có), ví dụ: Công văn của Chính phủ do Vụ Hành chính Văn phòng Chính phủ soạn thảo: Số: ... /CP-HC; Công văn của Thủ tướng Chính phủ do Vụ Văn xã Văn phòng Chính phủ soạn thảo: Số: ... /TTg-VX; SV: Phạm Thị Loan - 19 - M SV:06-1484
CTT: Nghành Hành Chính Văn Phòng  Trường TC kinh tế -Kỹ thuật Bắc thăng long Công văn của Bộ Xây dựng do Cục Quản lý nhà Bộ Xây dựng soạn thảo: Số: .../BXD-QLN; Công văn của Uỷ ban nhân dân tỉnh … do tổ chuyên viên (hoặc thư ký) theo dõi lĩnh vực văn hoá - xã hội soạn thảo: Số: ... /UBND-VX; Công văn của Sở Công nghiệp tỉnh ... do Văn phòng Sở soạn thảo: Số: ... /SCN-VP. Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và chữ viết tắt tên các đơn vị trong mỗi cơ quan, tổ chức phải được quy định cụ thể, bảo đảm ngắn gọn, dễ hiểu. c. Cách trình bày - Được trình bày bằng phông chữ Vntime cỡ chữ 13 kiểu chữ đứng. - Ký hiệu văn bản được trình bày bằng phông chữ Vntime cỡ chữ 13 kiểu chữ đứng. 3.4 Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản a. Vị trí Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày ở ô số 4 trình bày dưới quốc hiệu và tiêu ngữ. b. Nội dung b1. Địa danh Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính (tên riêng của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; xã, phường, thị trấn) nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở; đối với những đơn vị hành chính được đặt tên theo tên người hoặc bằng chữ số thì phải ghi tên gọi đầy đủ của đơn vị hành chính đó, cụ thể như sau: Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức Trung ương là tên của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương hoặc tên của thành phố thuộc tỉnh (nếu có) nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở, ví dụ: Văn bản của Bộ Công nghiệp, của Cục Xuất bản thuộc Bộ Văn hoá - Thông tin, của Công ty Điện lực 1 thuộc Tổng công ty Điện lực Việt Nam (có trụ sở tại thành phố Hà Nội): Hà Nội, ngày tháng năm Văn bản của Nhà máy Thuỷ điện Hoà Bình (có trụ sở tại thị xã Hoà Bình, tỉnh Hoà Bình): Hoà Bình, ngày tháng năm; của Phân xã Thông tấn xã Việt Nam tại tỉnh Quảng Trị thuộc Thông tấn xã Việt Nam (có trụ sở tại thị xã Đông Hà, tỉnh Quảng Trị): Quảng Trị, ngày tháng năm; của Trường Cao đẳng Quản trị kinh doanh thuộc Bộ Tài chính (có trụ sở tại thị trấn Như Quỳnh, huyện Mỹ Văn, tỉnh Hưng Yên): Hưng Yên, ngày tháng năm. SV: Phạm Thị Loan - 20 - M SV:06-1484