Tổ chức và quản lý công tác lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức - TS. Nguyễn Lệ Nhung

Tổ chức và quản lý công tác lưu trữ trong các cơ <br /> quan, tổ chức<br /> <br /> I. Nguyên tắc quản lý công tác lưu trữ<br /> Theo quan điểm của nhiều quốc gia, trong đó có Việt Nam, tài liệu <br /> lưu trữ được xem là tài sản của toàn dân, vì vậy cần được nhà <br /> nước quản lý tập trung thống nhất. Nguyên tắc này được thể hiện <br /> cụ thể như sau:<br /> <br /> 1. Quản lý tập trung thống nhất tài liệu lưu trữ quốc gia<br /> <br /> Tài liệu lưu trữ là di sản văn hóa dân tộc, là tài sản quốc gia nên <br /> cần có sự quản lý thống nhất của nhà nước.<br />  <br /> Theo Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia 2001, tài liệu lưu trữ quốc gia là <br /> những tài liệu có giá trị về chính trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh, <br /> ngoại giao, văn hóa, giáo dục, khoa học và công nghệ được hình <br /> thành trong các thời kỳ lịch sử của dân tộc Việt Nam, trong quá <br /> trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ <br /> chức chính trị ­ xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội ­ nghề <br /> nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân và các nhân vật <br /> lịch sử, tiêu biểu phục vụ việc nghiên cứu lịch sử, khoa học và <br /> hoạt động thực tiễn.<br /> <br /> Cũng theo Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia, toàn bộ tài liệu lưu trữ <br /> quốc gia được tập hợp lại thành Phông Lưu trữ Quốc gia Việt <br /> Nam do cơ quản của Đảng và Nhà nước thống nhất quản lý. Hiện <br /> nay, Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam gồm hai phông lớn: Phông <br /> Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và Phông Lưu trữ Nhà nước <br /> Việt Nam. Trong đó, Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam do <br /> Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng quản lý và Phông Lưu <br /> trữ Nhà nước Việt Nam do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước <br /> (trực thuộc Bộ Nội vụ) quản lý. Tuy nhiên, hai phông này đều chịu <br /> sự điều chỉnh chung của hệ thống các văn bản quy phạm pháp <br /> luật về công tác lưu trữ như: Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia 2001; <br /> Nghị định 111/2004/NĐ­CP của Chính phủ ngày 08 tháng 4 năm <br /> 2004 quy định thi hành chi tiết một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ <br /> Quốc gia; Các thông tư hướng dẫn như: Thông tư số 30/2004/TT­<br /> BTC ngày 07/4/2004 của Bộ Tài chính hướng dẫn về chế độ thu, <br /> nộp, quản lý, sử dụng phí khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ… <br /> Nói cách khác, toàn bộ tài liệu lưu trữ của các cơ quan thuộc <br /> Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam cho dù được bảo quản ở lưu <br /> trữ lịch sử, lưu trữ cố định hay lưu trữ hiện hành đều chịu sự quản <br /> lý thống nhất của Đảng và Nhà nước.<br /> <br /> Theo Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia, trong thời gian tới cần có một <br /> cơ quan lưu trữ quốc gia quản lý tập trung thống nhất toàn bộ tài <br /> liệu của Đảng và Nhà nước đặt dưới sự lãnh đạo của Đảng và sự <br /> quản lý thống nhất của Nhà nước (Điều 3).<br /> <br /> 2. Quản lý tập trung thống nhất về tổ chức và nghiệp vụ lưu <br /> trữ<br /> <br /> Để quản lý tập trung thống nhất tài liệu lưu trữ, cần phải thiết <br /> lập một hệ thống các cơ quan lưu trữ từ trung ương tới địa <br /> phương bao gồm: các cơ quan quản lý ngành lưu trữ và mạng lưới <br /> các kho, các trung tâm lưu trữ.<br /> <br /> ­ Hệ thống các cơ quan quản lý ngành lưu trữ ở Việt Nam bao <br /> gồm:<br /> <br /> + Đứng đầu là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước (thuộc Bộ Nội <br /> vụ): Đây là cơ quan thực hiện chức năng quản lý nhà nước về lĩnh <br /> vực văn thư, lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ quốc gia thuộc <br /> Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam theo quy định của Pháp luật.<br /> + Cơ quan, bộ phận phụ trách công tác lưu trữ ở các Bộ, ngành và <br /> các địa phương được tổ chức thống nhất theo các văn bản hướng <br /> dẫn của Nhà nước. Trước đây, theo Thông tư số 40/1998/TT­<br /> TCCP ngày 20 tháng 01 năm 1998 của Ban Tổ chức Cán bộ Chính <br /> phủ (nay là Bộ Nội vụ) thì tại các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan <br /> thuộc chính phủ thành lập các Phòng Lưu trữ. Phòng Lưu trữ Bộ, <br /> ngành có chức năng quản lý toàn bộ tài liệu lưu trữ hình thành <br /> trong quá trình hoạt động của cơ quan,  các đơn vị trực thuộc cơ <br /> quan và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ tại cơ quan trong giai <br /> đoạn hiện hành trước khi nộp lưu vào lưu trữ quốc gia. Hiện nay, <br /> ở tất cả các Bộ, ngành đều có Phòng Lưu trữ.<br /> + Tại địa phương: Ở cấp tỉnh có Trung tâm Lưu trữ tỉnh trực <br /> thuộc Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh. Ở cấp huyện có Phòng <br /> lưu trữ huyện trực thuộc Uỷ ban nhân dân huyện.<br /> Sau khi ban hành Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia Việt Nam, năm 2001 <br /> và Nghị định số 111/2004/NĐ­CP của Chính phủ quy định chi tiết <br /> thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia Việt Nam <br /> ngày 08 tháng 4 năm 2004, Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tư số <br /> 21/2005/TT­BNV ngày 01 tháng 02 năm 2005 hướng dẫn chức <br /> năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của bộ phận phụ trách văn <br /> thư lưu trữ tại các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính <br /> phủ và Uỷ ban nhân dân.<br /> Thông tư này quy định như sau:<br /> Tại các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ thành lập <br /> Phòng Văn thư ­ Lưu trữ thuộc Văn phòng. Phòng Văn thư ­ Lưu <br /> trữ Bộ có chức năng giúp Chánh Văn phòng tham mưu cho Bộ <br /> trưởng quản lý và tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của <br /> Bộ.<br /> Tại các cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân, là đơn vị trực <br /> thuộc Bộ có Văn phòng thì có thể lập Phòng Văn thư – Lưu trữ <br /> hoặc bộ phận chuyên trách làm công tác văn thư, lưu trữ.<br /> Tại cấp tỉnh: Văn phòng Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh kiện toàn, sáp <br /> nhập các phòng, tổ và người làm công tác văn thư, lưu trữ để <br /> thành lập Phòng Văn thư ­ Lưu trữ và Trung tâm Lưu trữ tỉnh.<br /> Trung tâm Lưu trữ tỉnh thuộc Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh có <br /> chức năng của lưu trữ lịch sử; Trung tâm Lưu trữ tỉnh là đơn vị sự <br /> nghiệp có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản theo quy <br /> định của pháp luật.<br /> Như vậy là, hệ thống các cơ quan quản lý nhà nước về công tác <br /> văn thư – lưu trữ cũng như hệ thống các kho, trung tâm để bảo <br /> quản tài liệu lưu trữ đã được tổ chức thống nhất trong cả nước.<br /> ­ Để quản lý thống nhất về mặt nghiệp vụ lưu trữ, Đảng và Nhà <br /> nước đã nghiên cứu và ban hành các văn bản quy phạm pháp luật <br /> để hướng dẫn, chỉ đạo công tác lưu trữ của các cơ quan trong toàn <br /> quốc. Chính vì vậy, các nghiệp vụ lưu trữ như: Thu thập, bổ sung <br /> tài liệu; Phân loại tài liệu; Xác định giá trị tài liệu; Chỉnh lý tài <br /> liệu; Bảo quản tài liệu; Tổ chức công cụ tra cứu khoa học tài liệu, <br /> Ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ… tại lưu trữ quốc gia <br /> và lưu trữ các cơ quan từ trung ương đến địa phương đều thực <br /> hiện theo sự hướng dẫn, chỉ đạo của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà <br /> nước và các cơ quan chuyên môn trên cơ sở quy định của các văn <br /> bản nói trên.<br /> Tài liệu Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam có hệ thống các <br /> cơ quan quản lý riêng và hệ thống các văn bản chỉ đạo, hướng <br /> dẫn nghiệp vụ riêng của Đảng Cộng sản Việt Nam song cũng <br /> được tổ chức và thực hiện thống nhất từ trung ương đến địa <br /> phương.<br /> Nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất trên đây hiện đang được <br /> áp dụng đối với tất cả các cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội <br /> và các doanh nghiệp nhà nước. Riêng các doanh nghiệp ngoài quốc <br /> doanh, nguyên tắc này có một số điểm cần chú ý. Xét trên tầm vĩ <br /> mô, tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các <br /> doanh nghiệp (trong đó có các doanh nghiệp ngoài quốc doanh) đã <br /> được Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001 xác định là thuộc <br /> thành phần Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam. Vì thế, công tác lưu <br /> trữ ở các doanh nghiệp cũng cần phải tuân theo những quy định <br /> chung trong Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia như: Việc chuyển tài liệu <br /> lưu trữ ra nước ngoài, thu thập, quản lý, bảo vệ, khai thác, sử <br /> dụng và công bố tài liệu lưu trữ quốc gia thuộc bí mật nhà nước <br /> và tài liệu đặc biệt quý hiếm được thực hiện theo quy định của <br /> pháp luật; Nghiêm cấm việc chiếm giữ, tiêu huỷ trái phép, làm hư <br /> hại tài liệu lưu trữ quốc gia hoặc sử dụng tài liệu lưu trữ quốc gia <br /> vào mục đích trái với lợi ích của nhà nước, quyền và lợi ích hợp <br /> pháp của tổ chức, cá nhân. Song đến nay, nhà nước vẫn chưa có <br /> những quy định cụ thể trong việc quản lý công tác lưu trữ trong <br /> các doanh nghiệp ngoài quốc doanh. Vì vậy, để quản lý thống <br /> nhất tổ chức lưu trữ, tài liệu lưu trữ và việc thực hiện các nghiệp <br /> vụ lưu trữ trong doanh nghiệp thì trước mắt các doanh nghiệp cần <br /> căn cứ vào những quy định của nhà nước để ban hành các quy chế, <br /> quy định cụ thể về công tác lưu trữ trong doanh nghiệp.<br /> <br /> Trong các doanh nghiệp, nguyên tắc tập trung quản lý thống nhất <br /> tài liệu lưu trữ được thể hiện ở việc tập trung toàn bộ tài liệu lưu <br /> trữ hình thành trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp và các <br /> đơn vị trực thuộc tạo thành Phông Lưu trữ của doanh nghiệp đó. <br /> Việc quản lý tài liệu lưu trữ trong phông và việc thực hiện các <br /> nghiệp vụ lưu trữ được thực hiện thống nhất theo những quy <br /> định, quy chế của doanh nghiệp về quản lý tài liệu lưu trữ và công <br /> tác lưu trữ, dựa trên nguyên tắc tuân thủ pháp luật của nhà nước <br /> Việt Nam.<br /> <br /> II. Các biện pháp tổ chức, quản lý công tác lưu trữ trong các <br /> cơ quan<br />  <br /> 1. Tổ chức bộ phận quản lý công tác lưu trữ<br /> <br /> Bộ phận quản lý công tác lưu trữ là một bộ phận không thể thiếu <br /> trong cơ cấu tổ chức của một cơ quan. Bộ phận quản lý công tác <br /> lưu trữ có chức năng giúp lãnh đạo quản lý công tác lưu trữ trong <br /> cơ quan bằng việc thực hiện các nhiệm vụ cụ thể như: Xây dựng <br /> những văn bản quy định về công tác lưu trữ trong cơ quan; quản lý <br /> và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ <br /> quan; đề xuất các phương án đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lưu trữ <br /> cho cơ quan và hàng năm báo cáo tình hình thực hiện công tác lưu <br /> trữ trong cơ quan, lập kế hoạch thực hiện công tác lưu trữ của cơ <br /> quan trong thời gian tới.<br /> <br /> Đối với các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, tổ chức chính <br /> trị xã hội, việc tổ chức bộ phận quản lý lưu trữ được thực hiện <br /> theo những quy định cụ thể của nhà nước. Cụ thể là:<br /> <br /> 1.1. Ở các cơ quan cấp Bộ<br /> <br /> Tại Thông tư số 21/2005/TT­BNV (đã trích dẫn ở trên), bộ phận <br /> quản lý công tác lưu trữ tại các cơ quan cấp Bộ là Phòng Văn thư <br /> – Lưu trữ Bộ thuộc Văn phòng Bộ. Phòng Văn thư – Lưu trữ Bộ <br /> có nhiệm vụ:<br /> ­ Căn cứ vào quy định của pháp luật, giúp Chánh Văn phòng xây <br /> dựng các văn bản của Bộ hướng dẫn thực hiện công tác văn thư ­ <br /> lưu trữ;<br /> ­ Giúp Chánh văn phòng Bộ xây dựng kế hoạch phát triển ngắn <br /> hạn, dài hạn về văn thư, lưu trữ;<br /> ­ Giúp Chánh văn phòng Bộ xây dựng kế hoạch ứng dụng khoa <br /> học công nghệ vào văn thư, lưu trữ; phối hợp với các cơ quan, tổ <br /> chức khác thuộc Bộ thực hiện việc đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ <br /> cho cán bộ văn thư, lưu trữ;<br /> ­ Giúp Chánh văn phòng Bộ phối hợp với Thanh tra Bộ trong việc <br /> giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về văn <br /> thư, lưu trữ;<br /> ­ Thực hiện thống kê, báo cáo thống kê về văn thư và lưu trữ theo <br /> quy định của pháp luật.<br /> <br /> 1.2. Ở cấp tỉnh và thành phố trực thuộc Trung ương<br /> <br /> Cũng theo Thông tư này, bộ phận quản lý công tác lưu trữ ở cấp <br /> tỉnh là Phòng Văn thư ­ Lưu trữ tỉnh:<br /> Phòng Văn thư ­ Lưu trữ tỉnh có chức năng giúp Chánh Văn phòng <br /> tỉnh tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý và tổ <br /> chức thực hiện công tác văn thư lưu trữ của tỉnh.<br /> <br /> Phòng Văn thư ­ Lưu trữ tỉnh có nhiệm vụ:<br /> ­ Giúp Chánh văn phòng xây dựng kế hoạch dài hạn, ngắn hạn và <br /> hàng năm về công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh và hướng dẫn tổ <br /> chức thực hiện khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt;<br /> ­ Căn cứ vào những văn bản quy phạm pháp luật về văn thư, lưu <br /> trữ và hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước xây dựng <br /> các văn bản hướng dẫn thực hiện chế độ, quy định về công tác <br /> văn thư, lưu trữ để Chánh văn phòng trình Chủ tịch Ủy ban nhân <br /> dân tỉnh ban hành.<br /> ­ Giúp Chánh văn phòng trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh phê <br /> duyệt kế hoạch tổ chức thực hiện và kiểm tra việc thực hiện chế <br /> độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, tổ <br /> chức thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh; các cơ quan, tổ chức có tài liệu <br /> là nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh.<br /> ­ Giúp Chánh văn phòng xây dựng kế hoạch ứng dụng khoa học <br /> công nghệ vào văn thư, lưu trữ; phối hợp với các cơ quan, tổ chức <br /> khác thuộc Ủy ban thực hiện việc đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ <br /> cho cán bộ văn thư, lưu trữ;<br /> ­ Thực hiện thống kê, báo cáo thống kê về văn thư và lưu trữ theo <br /> quy định của pháp luật;<br /> ­ Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ lưu trữ hiện hành của cơ quan <br /> Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh.<br /> <br /> 1.3. Ở cấp huyện<br /> <br /> Tại Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp huyện có bộ phận văn thư – <br /> lưu trữ chuyên trách, giúp Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân <br /> huyện tổ chức thực hiện và quản lý công tác văn thư, lưu trữ đối <br /> với các cơ quan chuyên môn và các tổ chức thuộc huyện và đối <br /> với Ủy ban nhân dân cấp xã; thu thập, chỉnh lý, bảo quản và phục <br /> vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ được bảo quản ở  kho lưu <br /> trữ lịch sử của huyện; thực hiện các nhiệm vụ lưu trữ hiện hành <br /> tại Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện.<br /> Thông thường bộ phận thực hiện công tác lưu trữ được đặt dưới <br /> sự quản lý của Văn phòng và dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Chánh <br /> văn phòng cơ quan. Những cơ quan có bộ phận lưu trữ được đặt <br /> ngang với Văn phòng hoặc Phòng Hành chính của cơ quan thì bộ <br /> phận quản lý công tác lưu trữ được đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp <br /> của Thủ trưởng cơ quan hoặc Phó thủ trưởng cơ quan. Ví dụ <br /> Phòng Văn thư Lưu trữ Bộ đặt trong Văn phòng Bộ và dưới sự chỉ <br /> đạo trực tiếp của Chánh Văn phòng Bộ; Trung tâm Lưu trữ tỉnh <br /> thuộc Văn phòng UBND tỉnh và cũng chịu sự quản lý của Chánh <br /> văn phòng tỉnh….<br /> <br /> 2. Tuyển dụng và bố trí cán bộ làm công tác lưu trữ<br /> <br /> Cán bộ là nhân tố đóng vai trò quan trọng trong công tác văn thư, <br /> lưu trữ ở các cơ quan. Trình độ của cán bộ lưu trữ có tác động <br /> trực tiếp đến phương pháp, cách thức tổ chức khoa học tài liệu <br /> trong kho lưu trữ cơ quan. Cán bộ có trình độ chuyên môn nghiệp <br /> vụ cao sẽ tìm ra phương pháp phân loại và sắp xếp tài liệu của cơ <br /> quan một cách khoa học hợp lý, dễ tra tìm. Ngược lại trình độ cán <br /> bộ chuyên môn thấp sẽ ảnh hưởng không tốt đến cách phân loại <br /> và sắp xếp tài liệu của cơ quan ảnh hưởng đến hiệu quả của <br /> công tác khai thác và sử dụng tài liệu. Chính vì vậy, việc tuyển <br /> dụng và bố trí cán bộ làm công tác lưu trữ ở cơ quan là một việc <br /> làm cần thiết cần được sự quan tâm trực tiếp sát sao của lãnh đạo <br /> văn phòng và lãnh đạo cơ quan.<br /> Theo Thông tư số 40/1998/TT­TCCP ngày 24 tháng 01 năm 1998 <br /> của Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ (nay là Bộ Nội vụ) hướng <br /> dẫn tổ chức lưu trữ ở các cơ quan nhà nước các cấp thì số lượng <br /> và trình độ cán bộ làm công tác lưu trữ được bố trí và quy định <br /> như sau:<br /> ­ Phòng Lưu trữ Bộ có một trưởng phòng, tuỳ theo khối lượng và <br /> yêu cầu công tác có thể có phó trưởng phòng. Biên chế của Phòng <br /> Lưu trữ Bộ tối thiểu là hai người có trình độ trung học lưu trữ trở <br /> lên do Bộ trưởng quyết định trong tổng số biên chế hành chính sự <br /> nghiệp được giao cho Bộ.<br /> ­ Trung tâm Lưu trữ tỉnh do Giám đốc phụ trách, giúp việc cho <br /> giám đốc có một phó giám đốc.<br /> Trung tâm lưu trữ tỉnh có bộ phận quản lý nghiệp vụ và bộ phận <br /> quản lý kho lưu trữ.<br /> <br /> Biên chế của trung tâm lưu trữ tỉnh có tối thiểu là năm người, có <br /> trình độ trung học lưu trữ trở lên do Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh <br /> quyết định trong tổng số biên chế hành chính sự nghiệp được giao <br /> của tỉnh.<br /> ­ Ở cấp huyện bố trí từ một đến hai người, có trình độ trung học <br /> lưu trữ trở lên làm công tác lưu trữ chuyên trách thuộc văn phòng <br /> Ủy ban nhân dân huyện (tính trong tổng số biên chế hành chính sự <br /> nghiệp được giao của huyện).<br /> ­ Ở cấp xã có cán bộ văn phòng Ủy ban nhân dân xã kiêm nhiệm <br /> công tác lưu trữ.<br /> Nhưng hiện nay, tại Thông tư số 21/2005/TT­BNV ngày 01 tháng <br /> 02 năm 2005 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, <br /> quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơ quan <br /> ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Uỷ ban nhân dân thì việc <br /> bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ có sự điều chỉnh như sau:<br /> ­ Phòng Văn thư – Lưu trữ Bộ có trưởng phòng, các phó trưởng <br /> phòng và một số cán bộ, công chức, viên chức nghiệp vụ;<br /> Biên chế của Phòng Văn thư – Lưu trữ Bộ do Bộ trưởng quyết <br /> định theo đề nghị của Chánh Văn phòng trong tổng số biên chế <br /> của Bộ để đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ được giao.<br /> Cán bộ, công chức, viên chức của Phòng Văn thư – Lưu trữ Bộ <br /> phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công chức văn thư, <br /> lưu trữ theo quy định của pháp luật.<br /> ­ Tại các cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài <br /> khoản trực thuộc Bộ có Văn phòng thì tuỳ theo khối lượng công <br /> việc của công tác văn thư, lưu trữ có thể lập Phòng Văn thư – Lưu <br /> trữ hoặc bộ phận chuyên trách làm công tác văn thư, lưu trữ.<br /> ­ Tại các cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài <br /> khoản trực thuộc Bộ, nếu không có văn phòng thì bố trí bộ phận <br /> chuyên trách làm công tác văn thư, lưu trữ.<br /> Cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ ở các <br /> cơ quan tổ chức này phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch <br /> công chức văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật.<br /> ­ Trung tâm Lưu trữ tỉnh có Giám đốc, các Phó giám đốc và một số <br /> cán bộ, công chức, viên chức nghiệp vụ. Giám đốc, Phó Giám đốc <br /> Trung tâm Lưu trữ tỉnh do Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh bổ <br /> nhiệm theo đề nghị của Chánh văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh và <br /> Giám đốc Trung tâm (với chức danh Phó Giám đốc);<br /> Biên chế của Trung tâm Lưu trữ tỉnh là biên chế sự nghiệp do Chủ <br /> tịch Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định trong tổng số biên chế sự <br /> nghiệp của tỉnh;<br /> Cán bộ, công chức, viên chức của Trung tâm Lưu trữ tỉnh phải có <br /> đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công chức văn thư, lưu trữ <br /> theo quy định của pháp luật.<br /> ­ Tại các cơ quan chuyên môn và các tổ chức có tư cách pháp nhân, <br /> có dấu và tài khoản thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh có bộ phận chuyên <br /> trách công tác văn thư, lưu trữ. Biên chế cụ thể làm văn thư lưu <br /> trữ do Thủ trưởng cơ quan đó quy định theo hướng dẫn của Ủy <br /> ban nhân dân tỉnh và các quy định của pháp luật.<br /> ­ Ở cấp huyện: Biên chế của bộ phận Văn thư, lưu trữ do Chủ <br /> tịch Ủy ban nhân dân huyện quyết định theo thẩm quyền trong <br /> tổng số biên chế hành chính sự nghiệp của huyện.<br /> ­ Tại các phòng, ban chuyên môn của huyện và cấp xã có cán bộ <br /> kiêm nhiệm làm công tác văn thư, lưu trữ.<br /> Cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ của <br /> huyện và xã phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công <br /> chức văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật.<br /> Theo thông tư này, trình độ của cán bộ làm công tác văn thư, lưu <br /> trữ ở các cơ quan nhà nước phải đáp ứng được tiêu chuẩn nghiệp <br /> vụ của các ngạch công chức quản lý văn thư lưu trữ ban hành kèm <br /> theo Quyết định số 650­TCCP/CV ngày 20 tháng 8 năm 1993 của <br /> Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ (nay là Bộ Nội vụ) và đáp ứng <br /> được những yêu cầu về cán bộ, công chức, viên chức ở các văn <br /> bản hiện hành khác như: Pháp lệnh Cán bộ công chức và các Nghị <br /> định hướng dẫn thi hành.<br /> Thông tư số 21/2005/TT­BNV ngày 01 tháng 02 năm 2005 của Bộ <br /> Nội vụ được ban hành thay thế cho Thông tư số 40/1998/TT­<br /> TCCP ngày 24 tháng 01 năm 1998 của Ban Tổ chức Cán bộ Chính <br /> phủ. Tuy nhiên, hiện nay thông tư số 21/2005/TT­BNV chưa được <br /> triển khai thực hiện mà các cơ quan nhà nước vẫn đang thực hiện <br /> theo Thông tư 40/1998/TT­TCCP.<br /> Trong những năm qua, hầu hết các cơ quan từ trung ương đến địa <br /> phương đều tổ chức bộ phận lưu trữ và bố trí nhân sự làm công <br /> tác lưu trữ theo thông tư hướng dẫn trên. Các cơ quan nhà nước từ <br /> trung ương đến địa phương đều đã bố trí cán bộ làm công tác lưu <br /> trữ. Những cán bộ làm công tác lưu trữ được bố trí trước khi thông <br /> tư 40 được ban hành, nếu chưa có trình độ chuyên môn thì các cơ <br /> quan đều đã có kế hoạch đào tạo hoặc đào tạo lại về nghiệp vụ <br /> lưu trữ bằng việc tạo điều kiện cho các cán bộ này tham gia học <br /> đại học tại chức, trung học tại chức hoặc học các lớp nghiệp vụ <br /> ngắn hạn. Đến nay, hầu hết cán bộ lưu trữ của các cơ quan nhà <br /> nước đều có tr×nh độ chuyên môn nhất định song vẫn chưa đáp <br /> ứng được yêu cầu của công tác lưu trữ ở các cơ quan.<br /> <br /> Về vấn đề tuyển dụng cán bộ làm công tác lưu trữ: Hiện nay hệ <br /> thống các cơ sở đào tạo cán bộ làm công tác lưu trữ ở nước ta đã <br /> bước đầu đáp ứng được yêu cầu của ngành lưu trữ. Trước đây ở <br /> Việt Nam chỉ có một cơ sở đào tạo cán bộ có trình độ đại học về <br /> lưu trữ là: Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng thuộc Trường <br /> Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Hà Nội. Gần đây, năm <br /> 2004, tại Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Thành <br /> phố Hồ Chí Minh cũng vừa thành lập Khoa Lưu trữ học và Quản <br /> trị Văn phòng. Hệ Trung học có hai cơ sở đào tạo là Trường Trung <br /> học Văn thư Lưu trữ Trung ương I Hà Nội, Trường Trung học <br /> Văn thư Lưu trữ Trung ương II tại thành phố Hồ Chí Minh và một <br /> số cơ sở dạy nghề và đào tạo các lớp ngắn hạn về nghiệp vụ văn <br /> phòng, nghiệp vụ văn thư – lưu trữ…<br /> Một số năm gần đây, việc tuyển dụng cán bộ lưu trữ vào làm việc <br /> tại các cơ quan nhà nước đã có chiều hướng coi trình độ chuyên <br /> môn đáp ứng yêu cầu công tác lưu trữ cơ quan là tiêu chuẩn hàng <br /> đầu. Vì vậy, hầu hết các học sinh, sinh viên được đào tạo về <br /> nghiệp vụ lưu trữ và nghiệp vụ văn phòng đều có nhiều khả năng <br /> tìm được việc làm hơn một số ngành khác. Số lượng và trình độ <br /> cán bộ lưu trữ làm việc trong các cơ quan nhà nước tương đối ổn <br /> định. Đồng thời nhu cầu về cán bộ làm công tác lưu trữ tại các <br /> doanh nghiệp, các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị xã hội, tổ <br /> chức xã hội nghề nghiệp cũng ngày càng lớn đòi hỏi việc đào tạo <br /> và cung cấp cán bộ có trình độ chuyên môn cao về lĩnh vực lưu trữ <br /> cần được quan tâm, chú trọng và đẩy mạnh.<br /> <br /> 3. Tổ chức kho tàng, trang thiết bị cho công tác lưu trữ<br /> <br /> Tài liệu lưu trữ là di sản văn hóa của dân tộc cần phải được bảo <br /> quản an toàn, tránh hư hỏng, mất mát.<br /> Để thực hiện chủ trươgn trên, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước <br /> đã có những hướng dẫn cụ thể về công tác bảo quản tài liệu. Đó <br /> là Công văn số 111/LTNN­NVĐP ngày 04 tháng 4 năm 1995 về <br /> việc hướng dẫn bảo quản tài liệu lưu trữ; ban hành một số tiêu <br /> chuẩn về bảo quản tài liệu như: tiêu chuẩn hộp đựng tài liệu; tiêu <br /> chuẩn bìa hồ sơ; tiêu chuẩn giá đựng tài liệu….<br /> Tại các lưu trữ lịch sử, nhà nước đã rất quản tâm đến công tác <br /> bảo quản những tài liệu lưu trữ quý hiếm của dân tộc bằng việc <br /> phê duyệt nhiều đề án lớn như: Đề án xây dựng Kho lưu trữ <br /> Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III; Đề án Cải tạo nâng cấp kho lưu <br /> trữ trung tâm tưu trữ quốc gia I; Đề án cấp cứu tài liệu châu bản; <br /> Đề án nâng cấp Phông Lưu trữ Quốc hội Việt Nam; Đề án Bảo <br /> hiểm Tài liệu lưu trữ Quốc gia… Đồng thời Nhà nước cũng cấp <br /> kinh phí cho các trung tâm mua sắm các trang thiết bị hiện đại để <br /> bảo quản tài liệu như: Tủ đựng tài liệu bản đồ; giá di động để <br /> đựng tài liệu giấy; hệ thống điều hòa nhiệt độ tại kho…<br /> Tại các lưu trữ cơ quan, việc xây dựng kho tàng, mua sắm các <br /> trang thiết bị phục vụ cho công tác bảo quản tài liệu phụ thuộc <br /> vào sự quan tâm của lãnh đạo cơ quan và lãnh đạo văn phòng đối <br /> với công tác lưu trữ. Tuy nhiên, mặc dù hầu hết các lưu trữ hiện <br /> hành đều chưa xây dựng được kho lưu trữ chuyên dụng song cũng <br /> đã có đầy đủ các trang thiết bị như; giá, tủ, hộp, cặp, hệ thống <br /> điều hoà nhiệu độ… đảm bảo ở mức tương đối yêu cầu bảo <br /> quản tài liệu ở giai đoạn hiện hành.<br /> Đối với các cơ quan có tài liệu chuyên môn, đặc thù mà phương <br /> pháp và vật liệu chế tác khác tài liệu giấy như: tài liệu phim, ảnh, <br /> ghi âm, ghi hình; tài liệu địa chất, khoáng sản, khí tượng thuỷ văn <br /> và một số ngành đặc thù khác thì việc bảo quản tài liệu cũng <br /> mang tính khác biệt và cần có các trang thiết bị riêng do các ngành <br /> đó trang bị.<br /> <br /> 4. Ban hành văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ công tác <br /> lưu trữ<br /> Một trong những yếu tố làm căn cứ pháp lý cho việc thực hiện <br /> nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất về công tác lưu trữ trong <br /> toàn quốc là hệ thống văn bản quy pham pháp luật của ngành lưu <br /> trữ. Hiện nay, nhà nước ta đã xây dựng và ban hành một hệ thống <br /> văn bản  quy phạm pháp luật tương đối đầy đủ về công tác lưu <br /> trữ, cụ thể như sau:<br /> Văn bản pháp lý có giá trị cao nhất ngành lưu trữ là: Pháp lệnh <br /> Lưu trữ Quốc gia 2001, được Uỷ ban Thường vụ Quốc hội ban <br /> hành ngày 28 tháng 4 năm 2001. Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia là văn <br /> bản mang tính bao quát, quy định được những vấn đề cơ bản của <br /> ngành lưu trữ cần có sự điều chỉnh của pháp luật như: Tổ chức <br /> lưu trữ quốc gia; Quản lý công tác lưu trữ; Thu thập và Bổ sung <br /> tài liệu lưu trữ; Xác định giá trị tài liệu; Bảo quản tài liệu; Khai <br /> thác và sử dụng tài liệu lưu trữ; Khen thưởng và kỷ luật trong <br /> ngành lưu trữ…. Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia ra đời đánh dấu <br /> bước phát triển mới của ngành lưu trữ Việt Nam, là tiền đề cơ <br /> bản để thực hiện những chuyển biến của ngành lưu trữ trong giai <br /> đoạn cải cách nền hành chính nhà nước.<br /> Tiếp đó Nghị định số 111/2004/NĐ­CP ngày 08 tháng 4 năm 2004  <br /> của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp <br /> lệnh Lưu trữ Quốc gia; Thông tư số 40/2004/TT­BTC ngày 07 <br /> tháng 4 năm 2004 do Bộ Tài chính hướng dẫn việc thu và sử dụng <br /> phí khai thác tài liệu lưu trữ quốc gia; Thông tư số 21/2005/TT­<br /> BNV ngày 01 tháng 02 năm 2005 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức <br /> năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu <br /> trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Uỷ ban <br /> nhân dân; Quyết định số 13/2005/QĐ­BNV ngày 06 tháng 5 năm <br /> 2005 của Bộ Nội vụ về việc ban hành chế độ báo cáo thống kê cơ <br /> sở công tác văn thư, lưu trữ; Quyết định số 14/2005/QĐ­BNV ngày <br /> 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ về việc ban hành chế độ báo <br /> cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ; và một số văn <br /> bản hướng dẫn nghiệp vụ của Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước <br /> như: Công văn số 283/VTLTNN­NVTW ngày 19 tháng 3 năm 2004 <br /> về việc ban hành hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính; Công văn <br /> số 260/VTLTNN­NVĐP ngày 06 tháng 5 năm 2005 về việc hướng <br /> dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư và lưu trữ cơ quan…<br /> Tại các cơ quan, tổ chức ngoài việc tuân theo những quy định của <br /> những văn bản trên cần phải thực hiện những quy định cụ thể của <br /> cơ quan ban hành. Những cơ quan được lãnh đạo quan tâm sát sao <br /> đến công tác lưu trữ thường ban hành những quy chế quy định một <br /> số điều cụ thể về quản lý công tác lưu trữ, việc thực hiện các <br /> nghiệp vụ lưu trữ và trách nhiệm của các cán bộ, công chức, viên <br /> chức cơ quan đối với công tác lưu trữ. Cũng có nhiều cơ quan ban <br /> hành những công văn hướng dẫn về việc thực hiện các nghiệp vụ <br /> lưu trữ trên cơ sở những quy định, hướng dẫn của nhà nước như: <br /> Quyết định số 16/2003/QĐ­BCN ngày 03 tháng 3 năm 2003 của <br /> Bộ trưởng Bộ Công nghiệp về việc ban hành Quy chế tiếp nhận, <br /> xử lý, ban hành và lưu trữ văn bản của cơ quan Bộ Công nghiệp; <br /> Chỉ thị số 06/2001/CT­BTS ngày 14 tháng 9 năm 2001 của Bộ <br /> trưởng Bộ Thuỷ sản về việc tăng cường công tác quản lý và chỉ <br /> đạo nghiệp vụ Văn thư Lưu trữ trong ngành thuỷ sản….<br /> Cán bộ chuyên trách lưu trữ tại cơ quan có nhiệm vụ tham mưu <br /> cho lãnh đạo trong việc ban hành những văn bản về công tác lưu <br /> trữ cơ quan đồng thời cũng là người trực tiếp thực hiện những <br /> quy định đề ra trong văn bản và hướng dẫn mọi người trong cơ <br /> quan cùng thực hiện. Có như vậy công tác lưu trữ cơ quan mới đi <br /> vào nề nếp và hoạt động có hiệu quả.<br /> <br /> 5. Công tác thanh tra, kiểm tra và xử lý các vi phạm trong công <br /> tác lưu trữ<br /> <br /> Công tác thanh tra, kiểm tra trong ngành lưu trữ do Thanh tra Cục <br /> Văn thư Lưu trữ Nhà nước đảm nhận dựa theo những quy định <br /> của pháp luật về công tác lưu trữ. Hàng năm, Thanh tra Cục Văn <br /> thư và Lưu trữ nhà nước tiến hành thanh tra, kiểm tra các cơ quan <br /> lưu trữ từ Trung ương đến địa phương và việc thực hiện các văn <br /> bản quy phạm pháp luật tại lưu trữ các cơ quan, sau đó báo cáo <br /> với Lãnh đạo Cục và Vụ Pháp chế của Bộ Nội vụ.<br /> Thanh tra, kiểm tra là khâu quan trọng trong việc thực hiện chức <br /> năng quản lý nhà nước của mỗi cơ quan. Thanh tra, kiểm tra có <br /> mục đích, ý nghĩa như sau:<br /> ­ Thanh tra, kiểm tra việc thực hiện các quy định của văn bản nhà <br /> nước trong thực tế xem có chính xác không, chính xác bao nhiêu <br /> phần trăm và có cần chỉnh sửa, bổ sung gì không.<br /> ­ Thanh tra kiểm tra để phát huy những điểm tích cực, kịp thời <br /> phát hiện những sai lệch (nếu có), từ đó tìm biện pháp khắc phục <br /> cho phù hợp với tình hình thực tế của từng cơ quan, đơn vị cụ thể.<br /> ­ Thanh tra, kiểm tra để đưa ra những kết luận, đánh giá về kết <br /> quả đạt được của từng đơn vị, cá nhân từ đó xây dựng cơ chế <br /> khen thưởng và kỷ luật khách quan, công bằng.<br /> Công tác thanh tra, kiểm tra được tiến hành thường xuyên liên tục <br /> theo định kỳ và trong những trường hợp cần thiết thì tiến hành <br /> kiểm tra đột xuất. Tuy nhiên, hiện nay chúng ta vẫn chưa có <br /> những quy định cụ thể về công tác thanh tra, kiểm tra và xử lý các <br /> vi phạm trong ngành lưu trữ. Điều đó cũng  phần nào gây khó khăn <br /> cho công tác thanh tra, kiểm tra của ngành.<br /> Trong các văn bản quy phạm pháp luật về công tác lưu trữ, việc <br /> khen thưởng và xử lý các vi phạm trong công tác lưu trữ cũng đã <br /> được đề cập. Chương 4, Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia quy định về <br /> việc khen thưởng và xử lý vi phạm như sau:<br /> Điều 28. Cơ quan, tổ chức, cá nhân có thành tích trong việc thu <br /> thập, quản lý, bảo vệ tài liệu lưu trữ; phát hiện, giao nộp, tặng <br /> cho tài liệu lưu trữ có giá trị, tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm <br /> cho cơ quan lưu trữ thì được khen thëng theo quy định của pháp <br /> luật.<br /> Điều 29. Người nào chiếm giữ, tiêu huỷ trái phép làm hư hại tài <br /> liệu lưu trữ quốc gia hoặc có hành vi khác vi phạm những quy <br /> định của pháp lệnh này thì tuỳ theo tính chất, mức độ vi phạm mà <br /> bị xử phạt hành chính hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự; nếu <br /> gây thiệt hại thì phải båi thường theo quy định của pháp luật.<br /> Người nào lợi dụng chức vụ, quyền hạn vi phạm các quy định của <br /> pháp lệnh này thì tuỳ theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý <br /> kỷ luật hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự; nếu gây thiệt hại thì <br /> phải bồi thường theo pháp luật.<br /> Nghị định số 111/2004/NĐ­CP cũng quy định các cơ quan, tổ chức, <br /> cá nhân hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ; phát hiện, giao nộp, tặng <br /> tài liệu cho cơ quan lưu trữ; phát hiện, tố giác kịp thời hành vi <br /> chiếm đoạt, làm hư hại hoặc tiêu huỷ trái phép tài liệu lưu trữ <br /> quốc gia sẽ được khen thưởng theo quy định của pháp luật. Cơ <br /> quan nào, người nào vi phạm thì bị kỷ luật theo quy định của pháp <br /> luật; các tổ chức, cá nhân có quyền tố cáo, khiếu nại những hành <br /> vi vi phạm pháp luật trong lĩnh vực lưu trữ; việc giải quyết khiến <br /> nại, tố cáo theo quy định của pháp luật.<br /> Đối với lưu trữ cơ quan, ngoài việc chịu sự thanh tra, kiểm tra và <br /> xử lý các vi phạm pháp luật của Thanh tra Cục Văn thư và Lưu trữ <br /> nhà nước còn chịu sự thành tra, kiểm tra thường xuyên của bộ <br /> phận làm công tác thanh tra, kiểm tra của cơ quan. Bộ phận thanh <br /> tra, kiểm tra của cơ quan lấy những quy định pháp luật của nhà <br /> nước về công tác lưu trữ làm căn cứ pháp lý đồng thời dựa trên <br /> những quy định cụ thể về công tác lưu trữ của cơ quan.<br /> Đối với các doanh nghiệp không chịu sự thanh tra, kiểm tra của <br /> Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước thì lãnh đạo doanh nghiệp căn <br /> cứ vào những quy định của pháp luật và những quy định, quy chế <br /> của cơ quan về công tác lưu trữ để làm căn cứ tiến hành thanh tra <br /> kiểm tra thường xuyên theo định kỳ hoặc đột xuất. Từ đó có <br /> những đánh gía chính xác để phát huy điểm tích cực, điều chỉnh <br /> những sai sót nếu có và xây dựng cơ chế khen thưởng, kỷ luật <br /> thích đáng.<br /> Trên đây là những vấn đề cơ bản về tổ chức và quản lý công tác <br /> lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức. Cán bộ lưu trữ cần nắm vững <br /> kiến thức của chương này để tham mưu, tư vấn cho lãnh đạo <br /> trong việc tổ chức công tác lưu trữ và tuyển dụng cán bộ chuyên <br /> môn làm công tác lưu trữ ở cơ quan. Ngoài ra cán bộ lưu trữ cũng <br /> cần nắm vững những yêu cầu về trình độ của cán bộ lưu trữ để <br /> quyết định việc tham dự các chương trình đào tạo cho phù hợp.<br /> TS. Nguyễn Lệ Nhung<br />