Tổ chức và quản lý, hệ thống cơ sở dữ liệu số, bộ sưu tập tài liệu số

TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ, HỆ THỐNG CƠ SỞ DỮ LIỆU SỐ,<br /> BỘ SƯU TẬP TÀI LIỆU SỐ<br /> <br /> 1. MỘT SỐ YÊU CẦU VỀ PHẦN MỀM QUẢN LÝ CƠ SỞ DỮ LIỆU SỐ<br /> <br /> Trong thời đại bùng nổ thông tin hiện nay, tài liệu số đang là một trong<br /> những xu thế của hoạt động thông tin thư viện hiện đại. Để quản lý và khai<br /> thác, sử dụng các nguồn tài liệu số, các cơ quan thông tin, thư viện nói<br /> chung và thông tin, thư viện trong quân đội nói riêng cần chú trọng đầu tư<br /> nghiên cứu phát triển phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu (CSDL) số.<br /> <br /> I<br /> O<br /> D<br /> N<br /> <br /> 1.1 Yêu cầu về phần mềm quản lý CSDL số<br /> Yêu cầu chung<br /> <br /> - Có khả năng lưu trữ các dạng dữ liệu số hoá, bao gồm hình ảnh, âm<br /> thanh, text, video;<br /> <br /> A<br /> U<br /> <br /> - Có khả năng hỗ trợ việc tìm kiếm toàn văn đối với tất cả các loại tài liệu<br /> điện tử, như Microsoft Word, Excel, WordPerfect, Acrobat PDF, HTML,<br /> XML...;<br /> <br /> Q<br /> N<br /> <br /> - Có khả năng tự xác định các thuộc tính của các file dữ liệu số hoá được<br /> đưa vào để cho phép tra cứu theo các thuộc tính đó, thí dụ kích cỡ file, loại<br /> nén (với hình ảnh, âm thanh và video), MIME type, cỡ và độ sâu (đối với hình<br /> ảnh), độ dài (đối với âm thanh và hình ảnh video)...;<br /> <br /> E<br /> I<br /> V<br /> U<br /> <br /> H<br /> T<br /> <br /> - Phần mềm phải cung cấp khả năng mô tả siêu dữ liệu cho các tư liệu<br /> số theo DCMI (Dublin Core Meta Data Initiative), cung cấp khả năng tra<br /> cứu và trao đổi siêu dữ liệu (metadata) bằng định dạng XML theo chuẩn<br /> Resource Description Format (RDF) của W3C.<br /> - Phần mềm phải cung cấp các tính năng quản lý truy cập để đảm bảo tính<br /> bảo mật và phân quyền sử dụng các tư liệu số.<br /> - Phần mềm có khả năng hỗ trợ thực hiện các chức năng cơ bản sau:<br /> Thu thập và bổ sung các tư liệu;<br /> Số hoá và xử lý các dữ liệu thu thập được;<br /> Biên mục, nhập vào CSDL, tạo các điểm truy cập để tìm kiếm;<br /> Tổ chức thông tin và khai thác, tra cứu các tài liệu liệu số;<br /> Quản trị hệ thống và bảo mật thông tin.<br /> <br /> 155<br /> <br /> Yêu cầu về kĩ thuật<br /> Phần mềm quản lý CSDL số phải đáp ứng yêu cầu cập nhật và nâng cấp<br /> thuận tiện, có khả năng mở rộng và là hệ thống đa người dùng, an toàn;<br /> Hệ thống thư viện số cung cấp cho người sử dụng không chỉ khả năng truy<br /> cập đến các dữ liệu truyền thống như text, mà còn có khả năng hỗ trợ người<br /> sử dụng truy cập đến các nguồn dữ liệu số hoá trong hệ thống như văn bản, sơ<br /> đồ, hình ảnh, âm thanh...;<br /> Hệ thống được xây dựng dựa trên các tiêu chuẩn mở, do đó dễ dàng nâng<br /> cấp, mở rộng cũng như tích hợp với các hệ thống khác.<br /> <br /> A<br /> U<br /> <br /> Q<br /> N<br /> <br /> E<br /> I<br /> V<br /> U<br /> <br /> I<br /> O<br /> D<br /> N<br /> <br /> H<br /> T<br /> <br /> Sơ đồ cấu trúc hệ thống<br /> OPAC: không chỉ cung cấp các chức năng truyền thống như khả năng tra<br /> cứu, truy cập dữ liệu, mà còn trở thành cổng thông tin chung cho hầu hết<br /> mọi truy cập đến hệ thống thư viện điện tử;<br /> <br /> 156<br /> <br /> Authority Control: cung cấp các chức năng kiểm soát truy cập, ghi nhận<br /> truy cập. Ngoài ra, Module này còn thực hiện các chức năng AAA:<br /> authorization (cấp quyền), authentication (xác thực) và accouting (tính tiền);<br /> Library Server: cung cấp các thông tin liên quan đến bạn đọc, tư liệu;<br /> Object Server: lưu trữ và cung cấp nội dung các tài liệu số. Các máy chủ<br /> có thể mở rộng theo nhu cầu (nâng cấp, thêm các máy chủ...).<br /> Thông qua OPAC, bạn đọc tiến hành các thao tác tra cứu tư liệu. Sau khi<br /> yêu cầu tra cứu được gửi đến Library Server, Library server trả lại kết quả,<br /> chỉ rõ nội dung tư liệu tại địa chỉ (URL)/ đường dẫn. Bạn đọc gửi địa chỉ/<br /> đường dẫn đến nội dung tư liệu, OPAC chuyển cho AAA Control để kiểm<br /> tra quyền truy cập. Trong trường hợp được quyền truy cập, Object Server sẽ<br /> trả lại nội dung và chuyển kết quả về cho bạn đọc thông qua OPAC, bao<br /> gồm cả việc thông báo lỗi truy cập.<br /> <br /> I<br /> O<br /> D<br /> N<br /> <br /> 1.2 Các bước xây dựng CSDL số<br /> <br /> A<br /> U<br /> <br /> - Thu thập, bổ sung các tư liệu cần số hoá<br /> <br /> Đây là công đoạn chủ yếu do các cán bộ thư viện thực hiện. Các cán bộ<br /> thư viện sẽ phải xác định ra các loại tài liệu hoặc những phần tài liệu cần<br /> phải số hoá, sau đó tiến hành phân loại tài liệu tuỳ theo thuộc tính của<br /> chúng để xử lý. Có rất nhiều loại tài liệu khác nhau nhưng các tài liệu có<br /> thể được phân theo các nhóm: text, hình ảnh (images), audio, video và các<br /> dạng tài liệu khác (chương trình máy tính...).<br /> <br /> Q<br /> N<br /> <br /> E<br /> I<br /> V<br /> U<br /> <br /> - Số hoá và xử lý các tài liệu (xem bảng dưới đây)<br /> <br /> H<br /> T<br /> <br /> Bản gốc<br /> Hình ảnh số<br /> Dạng vật Vật thể, vật<br /> chất<br /> chất (sách,<br /> video...)<br /> Định<br /> Đa<br /> dạng<br /> dạng<br /> (văn<br /> bản<br /> (format)<br /> tiếng Anh,<br /> VHS, ...)<br /> <br /> File máy tính<br /> <br /> Thông tin số<br /> File máy tính<br /> <br /> File đồ hoạ File có cấu trúc<br /> (.BMP,<br /> (.DOC, .MPG)<br /> .MPG,...)<br /> biểu ghi chỉ số<br /> và cơ sở dữ<br /> liệu.<br /> Khả năng Người hoặc Các chương Các<br /> chương<br /> đọc<br /> là các thiết trình đồ hoạ trình máy tính<br /> bị<br /> chuyên máy tính<br /> như văn bản,<br /> dụng<br /> video hay cơ sở<br /> dữ liệu.<br /> 157<br /> <br /> Khả năng Nhân<br /> bản Copy file và<br /> nhân bản vật<br /> chất in các bản sao<br /> (photocopy) theo số lượng<br /> mong muốn<br /> <br /> Xử lý<br /> <br /> Thay<br /> đổi<br /> bằng<br /> tay<br /> (viết vào lề<br /> sách, cắt và<br /> nối băng)<br /> <br /> Đánh<br /> dấu<br /> bằng<br /> máy<br /> tính và xử lý<br /> đồ hoạ (thêm<br /> vào các ghi<br /> chú<br /> của<br /> người dùng,<br /> phóng to/thu<br /> nhỏ, thay đổi<br /> màu sắc, thay<br /> bằng các hình<br /> ảnh khác).<br /> <br /> I<br /> O<br /> D<br /> N<br /> <br /> A<br /> U<br /> <br /> Q<br /> N<br /> <br /> E<br /> I<br /> V<br /> U<br /> <br /> Tạo các thông<br /> tin của bản gốc<br /> theo các định<br /> dạng khác nhau<br /> (in lại sách theo<br /> chữ in nghiêng,<br /> chơi video với<br /> các track âm<br /> thanh<br /> khác<br /> nhau).<br /> Sửa đổi lại các<br /> thông tin gốc,<br /> tạo ra các tài<br /> liệu mới từ tài<br /> liệu gốc, copy<br /> và phân phối.<br /> <br /> Số hoá và xử lý tài liệu là công đoạn quan trọng nhất để tạo nên một thư<br /> viện điện tử. Có rất nhiều dạng tài liệu gốc (sách, video, audio, hình ảnh...).<br /> Sách có thể bao gồm cả chữ và hình ảnh, video bao gồm cả audio và hình ảnh...<br /> Với mỗi dạng tài liệu thì có các cách xử lý khác nhau, nhưng tựu chung lại<br /> chúng đều phải qua các giai đoạn số hoá (tạo ra các hình ảnh số) và sau đó tiến<br /> hành xử lý để tạo ra các thông tin số - đối tượng của thư viện điện tử.<br /> <br /> H<br /> T<br /> <br /> - Biên mục, nhập vào CSDL, tạo các điểm truy cập để tìm kiếm<br /> Nguyên tắc chung của việc biên mục dữ liệu số là xây dựng các bộ nhãn<br /> trường cá biệt cho mỗi loại tài liệu cần số hoá. Các nhãn trường này phải<br /> tuân thủ theo các thành phần do tổ chức Sáng kiến siêu dữ liệu Dublin Core<br /> (DCMI) qui định. DCMI qui định 15 thành tố cần mô tả cho các nguồn tư<br /> liệu (không nhất thiết là các tư liệu điện tử). So với MARC21, DCMI đã<br /> được đơn giản hoá nhằm tăng khả năng chuyển tải và khai thác đối với các<br /> bản ghi thư mục. Ngoài ra, DCMI còn qui định phương pháp mở rộng, tuy<br /> <br /> 158<br /> <br /> nhiên các trường mở rộng này cần thuộc vào 15 thành tố đã qui định trong<br /> DCMES (Dublin Core Metadata Element Set).<br /> 1.3 Tổ chức thông tin và khai thác, tra cứu<br /> Sau khi kết thúc quá trình số hoá, biên mục tài liệu, các tài liệu sẽ<br /> được đưa vào khai thác. Theo đó, hệ thống cung cấp cho người dùng tin<br /> khả năng tra cứu đầy đủ theo các tiêu chí chung (như đã mô tả trong<br /> phần OPAC), người dùng tin có thể tìm kiếm theo tiêu đề, từ khoá, tác<br /> giả… Đối với dữ liệu số, hệ thống còn cung cấp các khả năng tra cứu<br /> đặc trưng riêng cho từng kiểu dữ liệu, ví dụ với kiểu văn bản, người<br /> dùng tin có thể thực hiện tìm kiếm toàn văn; kiểu hình ảnh: có thể tra<br /> cứu theo màu sắc... Hệ thống quản lý quyền truy cập đến từng tài liệu sẽ<br /> kiểm soát và ghi lại mọi yêu cầu truy cập, bảo đảm người dùng tin chỉ<br /> được tra cứu các tài liệu được cấp phép và thực hiện chức năng AAA<br /> (dịch vụ bán thông tin và tính tiền).<br /> <br /> I<br /> O<br /> D<br /> N<br /> <br /> Có hai phương thức truy cập (thể hiện) dữ liệu: một là, người dùng tin<br /> có thể tải (download) toàn bộ dữ liệu về máy trạm, sau đó mới xem tư<br /> liệu. Phương pháp này cho phép người dùng tin có thể xem lại nhiều lần<br /> mà không cần truy cập lại. Tuy nhiên, hạn chế của phương pháp này là<br /> người dùng tin sẽ phải chờ cho đến khi toàn bộ tư liệu được tải xuống,<br /> quá trình tải xuống sẽ phải mất nhiều thời gian tùy thuộc vào tốc độ<br /> đường truyền và dung lượng file dữ liệu; hai là, ứng dụng công nghệ<br /> streaming. Ưu điểm của công nghệ này là, sau khi đã nhận được các thông<br /> tin mô tả cần thiết, bạn đọc có thể xem tư liệu ngay lập tức, đồng thời hệ<br /> thống tiếp tục tải các gói dữ liệu tiếp theo về máy trạm. Công nghệ<br /> streaming không đòi hỏi đường truyền tốc độ cao, cho phép xem theo thời<br /> gian thực, nên khắc phục những nhược điểm của phương pháp thứ nhất.<br /> <br /> A<br /> U<br /> <br /> Q<br /> N<br /> <br /> E<br /> I<br /> V<br /> U<br /> <br /> H<br /> T<br /> <br /> 1.4 Quản trị hệ thống và bảo mật thông tin<br /> Module quản trị dữ liệu số cần cung cấp các chức năng chính sau:<br /> <br /> - Phân quyền truy cập cho người sử dụng: cho phép định nghĩa các tài<br /> liệu (loại tài liệu) mà bạn đọc (nhóm bạn đọc) được phép truy cập;<br /> - Kiểm soát truy cập;<br /> - Bảo trì hệ thống: cung cấp các khả năng theo dõi tình trạng hệ thống<br /> trong quá trình vận hành.<br /> Phần mềm thư viện số đưa ra một phương pháp chung cho việc biên<br /> mục các tư liệu số. Thư viện có thể xây dựng các bộ sưu tập số hoá theo<br /> mục đích riêng. Các bản ghi thư mục đối với các nguồn tư liệu số hoá có<br /> <br /> 159<br /> <br />