Tóm tắt Luận văn Thạc sĩ Công nghệ thông tin: Dự án số hóa tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

1<br /> ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI<br /> VIỆN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN<br /> <br /> NGUYỄN THANH HIẾU<br /> <br /> DỰ ÁN SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ<br /> TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III<br /> <br /> Ngành: Công nghệ thông tin<br /> Chuyên ngành: Quản lý hệ thống thông tin<br /> Mã số: Chuyên ngành đào tạo thí điểm<br /> <br /> TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN<br /> <br /> Hà Nội – 2015<br /> <br /> 2<br /> PHẦN MỞ ĐẦU<br /> 1. Đặt vấn đề<br /> Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III được thành lập theo quyết<br /> định số 118/TCCB-TC ngày 10 tháng 6 năm 1995 của Bộ<br /> trưởng - Trưởng ban Tổ chức Cán bộ Chính Phủ (nay là bộ Nội<br /> vụ). Một trong những nhiệm vụ quan trọng của trung tâm là sưu<br /> tầm, bổ sung; bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng tài liệu, tư<br /> liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức Trung ương; các nhân vật<br /> lịch sử, cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu của nước Việt Nam<br /> dân chủ cộng hòa và Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam có<br /> trụ sở đóng trên lãnh thổ từ tỉnh Quảng Bình trở ra phía Bắc; cơ<br /> quan, tổ chức cấp kỳ, cấp liên khu, cấp khu của nước Việt Nam<br /> dân chủ cộng hoà từ năm 1945 đến năm 1976; hồ sơ địa giới<br /> hành chính, bản đồ địa giới và mốc địa giới hành chính các cấp<br /> theo quy định của pháp luật. Tài liệu Lưu trữ quốc gia đã phục<br /> vụ có hiệu quả các nhu cầu nghiên cứu, góp phần thiết thực vào<br /> việc khôi phục nhiều công trình quan trọng sau chiến tranh,<br /> cũng như cho sự nghiệp xây dựng, bảo vệ và phát triển kinh tế<br /> văn hoá xã hội của đất nước<br /> Hiện nay, sự phát triển nhanh chóng của công nghệ thông<br /> tin đã hỗ trợ đắc lực cho nhu cầu truyền tin và khai thác thông<br /> tin dữ liệu của nhân loại. Trong đó, hệ thống Internet được mọi<br /> người quan tâm sử dụng nhiều nhất nhờ tính thông dụng trong<br /> việc giao tiếp, tìm kiếm và đọc thông tin bằng tính năng ưu việt<br /> của các phần mềm ứng dụng về quản lý, số hóa tài liệu.<br /> Do yêu cầu của quá trình hội nhập đang diễn ra mạnh mẽ,<br /> việc công khai minh bạch các văn bản, chính sách của nhà nước<br /> đến mọi đối tượng trở thành vấn đề bắt buộc. Đặc biệt việc nâng<br /> cao chất lượng thông tin phục vụ nhu cầu nghiên cứu quyết<br /> định đầu tư, sản xuất cho các nhà đầu tư trong và ngoài nước<br /> <br /> 3<br /> trên lĩnh vực quản lý nhà nước, kinh tế, văn hóa, xã hội, lịch sử<br /> truyền thống cũng như nhu cầu tra cứu tài liệu khoa học phải<br /> được chú trọng. Một trong những nguồn thông tin được mọi<br /> người quan tâm nhiều nhất là thông tin từ tài liệu lưu trữ.<br /> Mặt khác theo thời gian, lượng tài liệu lưu trữ tăng lên,<br /> dưới góc độ quản lý nhà nước, việc bảo quản và sử dụng có<br /> hiệu quả giá trị tài liệu lưu trữ có ý nghĩa cực kỳ quan trọng đối<br /> với kinh tế, xã hội, lịch sử của mỗi quốc gia và địa phương. Vì<br /> vậy, song song với chương trình cung cấp thông tin không thụ<br /> động thông qua hệ thống Internet (Trang Web điện tử) và hệ<br /> thống thông tin viễn thông thì việc ứng dụng các công nghệ, kĩ<br /> thuật hiện đại vào bảo quản lâu dài các tài liệu có giá trị để dần<br /> thay thế cho phương pháp bảo quản truyền thống đã trở thành<br /> một nhiệm vụ cấp bách của công tác lưu trữ.<br /> Số hóa tài liệu lưu trữ là biện pháp tối ưu, giúp giải quyết<br /> việc lưu trữ, truy xuất, chia sẻ hay tìm kiếm thông tin hết sức dễ<br /> dàng. Cắt giảm chi phí tối đa cho việc quản lý và không gian<br /> lưu trữ. Ngoài ra số hóa tài liệu giúp chúng ta có thể chỉnh sửa<br /> và tái sử dụng tài liệu, linh hoạt trong việc chuyển đổi sang các<br /> dạng tài liệu số khác nhau.<br /> Quá trình số hóa tài liệu đã được bắt đầu từ khá lâu trên thế<br /> giới. Và đến nay, hầu hết những thư viện lớn và các cơ quan lưu<br /> trữ trên thế giới đều đã thực hiện song song hai loại hình truyền<br /> thống và số hóa. Với hệ thống lưu trữ số hóa điện tử, tài liệu lưu<br /> trữ đã phát huy tối đa hiệu quả trong việc phục vụ cho lợi ích<br /> phát triển kinh tế, văn hóa và giáo dục truyền thống lịch sử cho<br /> thế hệ trẻ.<br /> Nhận thức được vấn đề trên, tác giả đã lựa chọn đề tài “Dự<br /> án số hóa tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III”<br /> làm đề tài nghiên cứu cho luận văn tốt nghiệp của mình.<br /> <br /> 4<br /> 2. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu<br /> Mục tiêu chính của đề tài là nghiên cứu đề xuất giải pháp để<br /> xây dựng dự án số hóa khối tài liệu lưu trữ hành chính đang bảo<br /> quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.<br /> Để có thể thực hiện mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu của đề<br /> tài bao gồm:<br /> -<br /> <br /> Tiến hành khảo sát thực tế tình hình tài liệu lưu trữ<br /> đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.<br /> <br /> -<br /> <br /> Nghiên cứu, tổng hợp cơ sở lý luận, kinh nghiệm về số<br /> hóa tài liệu lưu trữ với mục đích bảo quản và tổ chức<br /> khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ của các nước có nền<br /> lưu trữ tiến bộ như: Mỹ, Nga, Úc... Trên cơ sở đó khái<br /> quát một cách hệ thống, lựa chọn hợp lý và vận dụng<br /> sáng tạo vào hoàn cảnh thực tế của Trung tâm Lưu trữ<br /> Quốc gia III và làm nền tảng trong suốt quá trình<br /> nghiên cứu luận văn.<br /> <br /> -<br /> <br /> Trên cơ sở đó đề xuất các giải pháp nhằm xây dựng dự<br /> án số hóa khối tài liệu lưu trữ hành chính đang bảo<br /> quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đảm bảo theo<br /> mục tiêu đã đề ra<br /> <br /> 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu<br /> a. Đối tượng nghiên cứu của đề tài<br /> -<br /> <br /> Các phông tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Trung<br /> tâm Lưu trữ Quốc gia III.<br /> <br /> -<br /> <br /> Các tài liệu trong và ngoài nước liên quan đến việc<br /> thực hiện dự án số hóa trong ngành lưu trữ như: tài<br /> liệu về tiêu chuẩn, báo cáo thực hiện dự án, cẩm<br /> nang thực hiện và quản lý dự án số hóa…<br /> <br /> 5<br /> -<br /> <br /> Các phương pháp, công nghệ, quy trình số hóa tài<br /> liệu.<br /> <br /> b. Phạm vi nghiên cứu của đề tài<br /> -<br /> <br /> Đối với tài liệu lưu trữ: Đề tài tập trung nghiên cứu<br /> việc số hóa khối tài liệu lưu trữ hành chính trên vật<br /> mang tin bằng giấy đang bảo quản tại Trung tâm<br /> Lưu trữ Quốc gia III do đây là tài liệu lưu trữ chiếm<br /> số lượng nhiều nhất trong các loại hình đang bảo<br /> quản tại Trung tâm. Các loại hình tài liệu lưu trữ<br /> trên vật mang tin khác như: phim, ảnh, ghi âm,<br /> băng, tài liệu xây dựng cơ bản, tài liệu khoa học kỹ<br /> thuật… sẽ không thuộc phạm vi nghiên cứu của đề<br /> tài này.<br /> <br /> -<br /> <br /> Đối với phương pháp số hóa: chủ yếu tập trung<br /> nghiên cứu và sử dụng phương pháp số hóa bằng hệ<br /> thống quản lý và tự động số hóa tài liệu<br /> (ITISCANNER) để triển khai số hóa, còn các hệ<br /> thống, thiết bị số hóa khác sẽ không được đề cập<br /> chi tiết tại đề tài này.<br /> <br /> 4. Lịch sử nghiên cứu<br /> Công nghệ kỹ thuật số hóa đã hình thành vào cuối thế kỷ<br /> XX và phát triển rất nhanh vào đầu thế kỷ XXI. Công nghệ kỹ<br /> thuật số nói chung, kỹ thuật số hóa nói riêng đã mở ra kỷ<br /> nguyên mới về sự tiến bộ của nhân loại, là thời đại kỹ thuật số.<br /> Những ưu điểm nổi bật của nó đã làm cho kỹ thuật mới này<br /> nhanh chóng phổ biến trên toàn thế giới, nhiều nước đã và đang<br /> nghiên cứu và tiến hành dự án số hóa tài liệu với quy mô khác<br /> nhau. Trong số đó phải kể đến một số nước tiêu biểu với quy<br /> mô lớn như: Mỹ, Nga, Đức, Trung Quốc, Úc… Lĩnh vực tiêu<br /> <br />