Tóm tắt luận văn thạc sĩ: Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty thương mại và dịch vụ tổng hợp Hòa Khánh

Chia sẻ: Vdfv Vdfv | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:13

Thêm vào BST

Báo xấu

236
lượt xem 61
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Luận văn tổng hợp những vấn đề lý luận cơ bản về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền và đặc điểm của doanh nghiệp thương mại. Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty thương mại và dịch vụ tổng hợp Hòa Khánh.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Tóm tắt luận văn thạc sĩ: Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty thương mại và dịch vụ tổng hợp Hòa Khánh

-1- -2- B GIÁO D C VÀ ĐÀO T O Công trình ñã ñư c hoàn thành t i Đ I H C ĐÀ N NG Đ I H C ĐÀ N NG Ngư i hư ng d n khoa h c: T.S NGUY N PHÙNG DƯƠNG TH THANH HI N Ph n bi n 1: T.S Đư ng Nguy n Hưng HOÀN THI N KI M SOÁT N I B CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TI N T I CÔNG TY Ph n bi n 2: PGS, TS Lê Huy Tr ng THƯƠNG M I VÀ D CH V T NG H P HÒA KHÁNH Lu n văn ñư c b o v trư c H i ñ ng ch m Lu n văn t t nghi p th c Chuyên ngành: K toán sĩ Qu n tr kinh doanh h p t i Đ i h c Đà N ng vào ngày 07 tháng Mã s : 60.34.30 01 năm 2012. TÓM T T LU N VĂN TH C SĨ QU N TR KINH DOANH Có th tìm hi u lu n văn t i: - Trung tâm Thông tin – H c li u, Đ i h c Đà N ng - Thư vi n trư ng Đ i h c Kinh t , Đ i h c Đà N ng Đà N ng – Năm 2011
-3- -4- M Đ U c a các doanh nghi p thương m i, d ch v ñ i v i công tác ki m soát 1. Tính c p thi t c a ñ tài n i b bán hàng – thu ti n. Chu trình bán hàng – thu ti n trong các doanh nghi p thương m i V m t th c ti n: Lu n văn nghiên c u công tác ki m soát n i hay d ch v ñ u mang nh ng b n ch t chung c a quá trình trao ñ i b v bán hàng – thu ti n t i Công ty thương m i và d ch v t ng h p hàng hóa, d ch v hoàn thành; hàng hóa hay d ch v ñ u là nh ng tài Hòa Khánh trong ñi u ki n kinh doanh hi n t i c a công ty, qua ñó s n ch a ñ ng giá tr và có th bán ñư c theo nhi u hình th c khác v n d ng nh ng ñ c ñi m c a ngành thương m i d ch v nh m tăng nhau. Chính vì v y, vi c ki m soát chu trình bán hàng – thu ti n m t cư ng hoàn thi n hơn công tác ki m soát n i b v chu trình bán cách h u hi u s có ý nghĩa ñ c bi t quan tr ng trong ho t ñ ng kinh hàng – thu ti n cho công ty. doanh c a doanh nghi p, h n ch ñư c các sai ph m, cung c p thông 3. Đ i tư ng và ph m vi nghiên c u tin k p th i, chính xác, trung th c nh m ñ t ñư c các m c tiêu mà Đ i tư ng nghiên c u: Ki m soát v m t k toán: Ki m soát chu nhà qu n lý ñ ra. trình bán hàng và thu ti n t i công ty, bao g m vi c tiêu th xăng, Là doanh nghi p tư nhân v i m ng lư i phân ph i xăng, d u, d u, nh t bán buôn và bán l . nh t r ng kh p mi n Trung Vi t Nam, công ty thương m i và d ch v Ph m vi nghiên c u: Tìm hi u th c tr ng công tác ki m soát n i t ng h p Hòa Khánh ñã có 11 c a hàng xăng d u n m r i rác trên b chu trình bán hàng và thu ti n t i công ty thương m i và d ch v qu c l 1A thu c ñ a bàn thành ph Đà N ng và m ng lư i khách t ng h p Hòa Khánh; trong ñó t p trung ch y u vào ho t ñ ng bán hàng tiêu th xăng d u t khu v c Qu ng Bình ñ n Bình Đ nh. Bán buôn và m t ph n c a ho t ñ ng bán l t i công ty. hàng và thu ti n là giai ño n quan tr ng nh t, quy t ñ nh ñ n s t n 4. Phương pháp nghiên c u t i c a công ty. Vi c hoàn thi n công tác ki m soát n i b chu trình Trong quá trình nghiên c u tác gi d a trên cơ s phương pháp bán hàng và thu ti n v a ñ m b o tuân th các quy ñ nh c a Nhà lu n duy v t bi n ch ng và s d ng các phương pháp: phương pháp nư c, v a phù h p v i chu n m c k toán Vi t Nam, v a ñáp ng th ng kê, t ng h p, phân tích, ñ i chi u, ch ng minh, so sánh gi a lý các yêu c u qu n lý là m t yêu c u mang tính c p thi t. lu n và th c ti n công tác ki m soát n i b chu trình bán hàng và thu Nh n th c ñư c t m quan tr ng ñó, tác gi ñã nghiên c u và ti n t i công ty thương m i và d ch v t ng h p Hòa Khánh. ch n ñ tài lu n văn th c sĩ c a mình v i tiêu ñ "Hoàn thi n ki m 5. Nh ng ñóng góp c a lu n văn soát n i b chu trình bán hàng và thu ti n t i công ty thương m i & Lu n văn ñã góp ph n h th ng hóa và làm rõ các lý lu n cơ b n d ch v t ng h p Hòa Khánh" v ki m soát n i b , ki m soát n i b chu trình bán hàng và thu ti n, 2. M c tiêu nghiên c u ñ c bi t là ki m soát n i b ñ i chu trình bán hàng và thu ti n trong V m t lý lu n: Lu n văn t ng h p nh ng v n ñ lý lu n cơ các doanh nghi p kinh doanh xăng, d u, nh t. b n v ki m soát n i b chu trình bán hàng – thu ti n và ñ c ñi m
-5- -6- Lu n văn ñã phân tích, ñánh giá th c tr ng ki m soát n i b chu + Đ m b o s tin c y và trung th c c a thông tin, trình bán hàng và thu ti n t i công ty thương m i và d ch v t ng h p + Đ m b o vi c th c hi n các ch ñ pháp lý Hòa Khánh, ch ra nh ng t n t i, h n ch ñ i v i ki m soát n i b v + Đ m b o hi u qu các ho t ñ ng và hi u năng qu n lý. bán hàng và thu ti n t i công ty, t ñó ñ ra các bi n pháp tương ñ i 1.1.3. Vai trò c a ki m soát n i b trong qu n lý ñ ng b ñ hoàn thi n chu trình này t i công ty. Th c hi n các bi n 1.1.4. Các b ph n c u thành c a h th ng ki m soát n i b pháp này s giúp cho công ty tăng cư ng hi u qu ho t ñ ng c a h 1.1.4.1. Môi trư ng ki m soát th ng ki m soát n i b ñ i v i chu trình bán hàng và thu ti n. 1.1.4.2 H th ng k toán 6. K t c u c a lu n văn M t h th ng k toán bao g m các b ph n: Ngoài ph n m ñ u, k t lu n, n i dung lu n văn ñư c k t c u a. H th ng ch ng t thành 3 chương: b. H th ng s sách k toán Chương 1: T ng quan v ki m soát n i b chu trình bán hàng và thu c. H th ng báo cáo n i b và báo cáo tài chính ti n 1.1.4.3 Các th t c ki m soát Chương 2: Th c tr ng ki m soát n i b chu trình bán hàng và thu 1.2. Ki m soát n i b chu trình bán hàng – thu ti n trong doanh nghi p ti n t i công ty thương m i và d ch v t ng h p Hòa Khánh 1.2.1. B n ch t, ch c năng c a chu trình bán hàng – thu ti n Chương 3: Hoàn thi n ki m soát n i b chu trình bán hàng và thu 1.2.1.1. B n ch t c a chu trình bán hàng – thu ti n ti n t i công ty thương m i và d ch v t ng h p Hòa Khánh Chu trình bán hàng – thu ti n (tiêu th ) là quá trình chuy n quy n s h u c a hàng hóa qua quá trình trao ñ i hàng – ti n gi a ch hàng Chương 1 và khách hàng c a h , bao g m các quy t ñ nh và các quá trình c n T NG QUAN V KI M SOÁT N I B CHU TRÌNH BÁN thi t cho s chuy n như ng quy n s h u hàng hóa và d ch v khi HÀNG VÀ THU TI N chúng ñã s n sàng ch bán. 1.1. Khái quát chung v h th ng ki m soát n i b V i ý nghĩa như v y, quá trình này ñư c b t ñ u t yêu c u mua 1.1.1. S c n thi t và l i ích c a h th ng ki m soát n i b (KSNB) c a khách hàng (ñơn ñ t hàng, h p ñ ng mua hàng…) và k t thúc 1.1.2. Khái ni m h th ng ki m soát n i b b ng vi c thu ti n. Theo liên ñoàn k toán qu c t (IFAC), h th ng ki m soát n i b 1.2.1.2. Ch c năng c a chu trình bán hàng – thu ti n là m t h th ng bao g m các chính sách, tiêu chu n, th t c ñư c 1.2.2. M c tiêu ki m soát n i b chu trình bán hàng – thu ti n thi t l p t i ñơn v nh m cung c p m t s ñ m b o h p lý trong vi c 1.2.2.1 Đ i v i nghi p v bán hàng th c hi n các m c tiêu sau: Doanh thu ghi s là có th t + B o v tài s n c a ñơn v , Các nghi p v bán hàng ñư c phê chu n ñúng ñ n
-7- -8- Các nghi p v bán hàng hi n h u ñư c ghi s ñ y ñ a. Tính h p lý c a doanh thu ghi s Doanh thu ghi s ñã ñư c tính toán ñúng và ph n ánh chính - Các nghi p v ghi s ñ u d a trên các hóa ñơn, ch ng t v n xác chuy n và ñơn ñ t hàng ñã ñư c phê chu n. Các nghi p v bán hàng ñư c phân lo i ñúng ñ n - Hóa ñơn ph i ñư c ñánh s th t trư c và ñư c theo dõi, ghi Các nghi p v bán hàng ñư c ghi ñúng th i gian phát sinh chép ñúng ñ n. (g n v i ngày x y ra nghi p v ) - Các b ng cân ñ i bán hàng – thu ti n ñư c g i h ng tháng cho Các nghi p v bán hàng ñư c ghi chép, t ng h p chính xác khách hàng và vi c ti p nh n ý ki n ngư i mua ñư c th c hi n ñ c và c ng d n ñúng. l p v i k toán ph trách. 1.2.2.2. Đ i v i nghi p v thu ti n b. Các nghi p v bán hàng ñư c phê chu n ñúng ñ n Các kho n ti n ñã ghi s th c t ñã nh n - Xét duy t bán ch u trư c khi g i hàng Các kho n ti n chi t kh u ñã ñư c xét duy t ñúng ñ n - Chu n y vi c g i hàng S ti n thu ñư c ñã ghi ñ y ñ vào s qu và nh t ký thu ti n - Phê duy t giá bán và phương th c bán hàng, phương th c v n Các kho n ti n thu ñư c g i vào tài kho n ngân hàng và ghi chuy n và các kho n chi t kh u. s theo s ti n nh n ñư c c. Các nghi p v bán hàng ñư c ghi s ñ y ñ Các kho n ti n thu ñư c ñ u ñư c phân lo i ñúng ñ n - Th c hi n vi c ñánh s trư c ñ i v i nh ng tài li u và Hóa ñơn Các kho n ti n thu ñư c ñ u ñư c ghi ñúng th i gian bán hàng, ghi l i t t c nh ng s li u này. Các kho n ti n thu ñư c ghi chép, t ng h p chính xác và - Ghi chép ngay t t c các nghi p v vào h th ng máy tính và c ng d n ñúng gán mã duy nh t cho nghi p v b ng các ng d ng c a máy tính. 1.2.3. T ch c thông tin ph c v ki m soát n i b chu trình bán - Đ i chi u s li u t Hóa ñơn v n chuy n v i Hóa ñơn bán hàng – thu ti n hàng, các s sách k toán có liên quan. 1.2.3.1. T ch c h th ng ch ng t k toán d. Doanh thu bán hàng ghi s ñư c ñánh giá ñúng 1.2.3.2. T ch c h th ng tài kho n và s sách k toán - Gi i h n quy n truy c p ñ i v i các file t i vi c phê chu n c a 1.2.3.3. T ch c h th ng báo cáo k toán cá nhân. 1.2.4. Nh ng r i ro ch y u thư ng x y ra trong chu trình bán - In m t b n danh sách s thay ñ i v giá ñ chính b ph n phê hàng – thu ti n chu n giá ki m tra l i. 1.2.5. Các th t c ki m soát n i b trong chu trình bán hàng – - Gi i h n vi c phê chu n ñ i v i giám ñ c marketing ho c m t thu ti n vài cá nhân khác có trách nhi m v giá bán. 1.2.5.1 Đ i v i nghi p v bán hàng
-9- - 10 - e. Doanh thu bán hàng ñư c phân lo i ñúng ñ n - L p và g i ñ u ñ n b ng cân ñ i bán hàng – thu ti n cho khách - S d ng sơ ñ tài kho n ñ y ñ , chi ti t cho các nghi p v . hàng. - Xem xét và ki m tra l i vi c ghi các nghi p v vào tài kho n. - Ki m tra n i b vi c thu ti n: Đ i chi u gi y báo nh n ti n, f. Doanh thu bán hàng ñư c ghi s ñúng lúc b ng kê , gi y báo c a ngân hàng v i s sách tương ng. So sánh sánh ngày trên các hóa ñơn v n chuy n v i ngày trên b n sao d. Các kho n thu ti n ñã ghi s ñư c ñem g i và ghi s theo s hóa ñơn bán hàng, s nh t ký bán hàng và các s khác có liên quan. ti n nh n ñư c g. Các nghi p v bán hàng ñư c ghi chép, t ng h p và c ng d n ñúng - Theo dõi chi ti t các kho n thu theo nghi p v và ñ i chi u - Cách ly trách nhi m ghi s nh t ký bán hàng v i ghi s các chúng v i m c giá ñã duy t trên các ch ng t bán hàng. kho n ph i thu. - Đ i chi u ñ c l p, ñ u ñ n s ph v i tài kho n ngân hàng. - G i ñ u ñ n các báo cáo hàng tháng cho khách hàng. - Ki m tra n i b vi c ñ nh giá, các phép tính 1.2.5.2. Đ i v i nghi p v thu ti n e. Các kho n thu ti n ñư c phân lo i ñúng Các th t c KSNB c n có ñ ñ t ñư c các m c tiêu v : - S d ng sơ ñ tài kho n ñ y ñ . a. Các kho n thu ti n ñã ghi s th c t ñã nh n - Ki m tra các ch ng t ch ng minh các kho n thu ti n m t và so - C n cách ly trách nhi m gi a nhân viên qu n lý ti n m t và ghi sánh v i th c t trên sơ ñ tài kho n. s sách. f. Các kho n thu ti n m t ñư c ghi s ñúng th i gian - Phân công công vi c ñ i chi u v i ngân hàng ñ c l p v i k - Các nghi p v thu ti n ph i ñư c quy ñ nh ghi s hàng ngày khi toán ngân hàng có ch ng t ch ng minh. b. Các kho n chi t kh u ñư c xét duy t ñúng ñ n - C nhân viên ñ c l p ki m soát vi c ghi s và thu ti n. - Chính sách v chi t kh u ph i th c s t n t i trong công ty. g. Các kho n thu ti n m t ñư c ghi s ñúng ñ n và ñư c t ng - Các kho n chi t kh u ph i ñư c các c p có th m quy n phê h p chính xác chu n và phù h p v i chính sách c a công ty. - Cách ly trách nhi m gi a vi c ghi s nh t ký thu ti n m t v i c. Ti n m t thu ñư c ñã ghi s ñ y ñ vào S qu và Nh t ký thu vi c ghi s ph các kho n ph i thu và s qu . ti n m t - G i ñ u ñ n các kho n cân ñ i thu ti n cho khách hàng. - Cách ly trách nhi m gi a nhân viên thu ti n và k toán ti n. - Đ i chi u các bút toán s qu v i nh t ký thu ti n và s ph . - S d ng gi y báo nh n ti n ho c b ng kê ti n m t ñánh s trư c K T LU N CHƯƠNG 1 kèm quy ñ nh c th v ch ñ nh n báo cáo k p th i. - Tr c ti p xác nh n Séc thu ti n.
- 11 - - 12 - Chương 2 2.1.3. H th ng ki m soát n i b c a công ty TH C TR NG KI M SOÁT N I B CHU TRÌNH BÁN 2.1.3.1. Môi trư ng ki m soát HÀNG VÀ THU TI N T I CÔNG TY THƯƠNG M I & D CH a. Đ c thù v qu n lý V T NG H P HÒA KHÁNH b. Cơ c u t ch c 2.1. Khái quát chung v Công ty thương m i và d ch v t ng h p Giám ñ c Hòa Khánh 2.1.1. Quá trình hình thành và phát tri n c a công ty Phó giám ñ c 2.1.1.1. Quá trình hình thành công ty Tháng 1 năm 1990 ñ i lý xăng d u Hòa Khánh ñư c thành l p v i c a hàng ñ u tiên là Hòa Khánh 1 (khu công nghi p Hòa Khánh, Phòng vi Phòng t Phòng k Phòng tính ch c toán kinh Đà N ng). Năm 1994, ñư c s cho phép c a UBND t nh Qu ng Nam – Đà N ng cũ, ngày 21 tháng 01 năm 1994 Công ty thương m i và d ch v Các c a hàng tr c thu c t ng h p Hòa Khánh ñư c thành l p. 2.1.1.2. Quá trình phát tri n Hình 2.1: Sơ ñ t ch c b máy qu n lý t i công ty Năm 1990, c a hàng xăng d u Hòa Khánh ch t m c p phát xăng c. Chính sách nhân s d u v i hơn 10 nhân viên, v a tr c ti p v a gián ti p. d. Công tác k ho ch Hơn 10 năm qua, công ty thương m i và d ch v Hòa Khánh là e. Các nhân t bên ngoài công ty tư nhân v i m ng lư i phân ph i xăng, d u, nh t r ng kh p 2.1.3.2. H th ng k toán mi n Trung Vi t Nam. Công ty ñã có 11 c a hàng xăng d u n m r i a. T ch c b máy k toán c a công ty rác trên qu c l 1A thu c ñ a bàn thành ph Đà N ng và m ng lư i Công ty ñã áp d ng mô hình t ch c k toán t p trung. khách hàng tiêu th xăng d u t khu v c Qu ng Bình ñ n Bình Đ nh. b. T ch c ch ng t , s sách và báo cáo k toán c a công ty 2.1.2. Ch c năng và nhi m v c a công ty H th ng ch ng t k toán 2.1.2.1. Ch c năng H th ng tài kho n và s sách k toán 2.1.2.2. Nhi m v H th ng báo cáo k toán Kinh doanh xăng, d u, nh t; s d ng v n có hi u qu nh m hoàn Áp d ng hình th c ch ng t ghi s , v i s tr giúp c a ph n thành các m c tiêu góp ph n th c hi n các ch tiêu kinh t xã h i. m m máy tính cao c p EFFECT.
- 13 - - 14 - K TOÁN TRƯ NG 2.2.1.2. Đ c ñi m t ch c m ng lư i kinh doanh Hi n nay th trư ng kinh doanh c a công ty TM & DVTH Hòa Khánh tương ñ i r ng, ñ ñáp ng nhu c u v qu n lý. Ngoài văn phòng công ty chính ñ t t i 14 Nguy n Tri Phương – H i Châu – Đà K toán t ng h p kiêm k toán ti n lương, TSCĐ, thu N ng, công ty còn có hơn 10 c a hàng n m r i rác trên qu c l 1A và ñ a bàn thành ph Đà N ng. 2.2.1.3. Các phương th c bán hàng t i công ty Công ty có 2 phương th c bán hàng, ñó là: K K K K K Th toán toán - Bán hàng thông qua h th ng t i các c a hàng bán l . toán toán toán qu tiêu mua ti n ti n hàng th hàng - Bán hàng theo phương th c bán buôn. m t g i hóa và và ngân n n Tuy nhiên bán buôn v n chi m t tr ng l n hơn v c doanh thu hàng ph i ph i thu tr l n s lư ng. 2.2.2. Th c tr ng ki m soát n i b chu trình bán hàng – thu ti n t i công ty 2.2.2.1. M c tiêu ki m soát n i b chu trình bán hàng – thu ti n K toán các c a hàng t i công ty Hình 2.2: Sơ ñ t ch c b máy k toán t i công ty 2.2.2.2. S phân công trách nhi m Ghi chú: Quan h tr c tuy n 2.2.2.3. H th ng ch ng t s d ng trong chu trình bán hàng và Quan h ch c năng thu ti n t i công ty 2.1.3.3. Các th t c ki m soát chung t i công ty 2.2.2.4. Ki m soát n i b chu trình bán hàng – thu ti n 2.2. Th c tr ng ki m soát n i b chu trình bán hàng – thu ti n t i a. Đ i v i nghi p v bán hàng: công ty thương m i và d ch v t ng h p Hòa Khánh * Hình th c bán buôn: 2.2.1. Đ c ñi m v tình hình tiêu th và t ch c m ng lư i kinh • Đơn ñ t hàng ñư c áp d ng cho các khách hàng m i, l n ñ u tiên doanh c a công ty nh hư ng ñ n quá trình ki m soát n i b giao d ch v i công ty nhưng không áp d ng v i các khách hàng quen 2.2.1.1. Các m t hàng kinh doanh c a công ty thu c. - Xăng d u • Hi n t i công ty không có m t b ph n ñ c l p ñ làm nhi m v - Nh t ti p nh n ñơn ñ t hàng c a khách hàng. - Thi t b
- 15 - - 16 - • Đơn ñ t hàng không có m u s n, các ñơn này ñ u do các khách b. Đ i v i nghi p v thu ti n: hàng có nhu c u l p và g i ñ n; m i m t khách hàng có m t m u ñơn Đ i v i m i hình th c bán bán buôn và bán l , công ty cũng th c ñ t hàng khác nhau. hi n các th t c ki m soát khác nhau: • H p ñ ng mua bán ñư c l p trư c khi xem xét các ñi u kho n * Thu ti n t bán buôn: bán ch u. - Đ i v i nghi p v thu ti n ngay: có hai phương th c thanh toán ti n: • Các ch ng t như l nh xu t hàng, phi u xu t kho, Hóa ñơn + Trư ng h p khách hàng thanh toán tr c ti p b ng ti n m t: GTGT và biên b n giao nh n hàng hóa sau khi l p không có m t b • Chưa có s quan tâm nhi u khâu ki m tra ch ng t . ph n ñ c l p ki m tra l i. • Chưa th hi n s ki m tra, ñ i chi u gi a S chi ti t ti n m t do • Vi c ñ i chi u công n gi a khách hàng và công ty ch ñư c ti n k toán ti n m t và s chi ti t công n do k toán công n th c hi n hành khi khách hàng có th c m c v công n , chưa th c s ñư c ñ i và không có m t m u biên b n nào th hi n s ñ i chi u thư ng chi u thư ng xuyên ñ mang tính ch t ki m tra, ñôn ñ c công n . xuyên này. * Hình th c bán l và KSNB ñ i v i hình th c này: • S qu do k toán ti n m t ghi và qu n lý là chưa th c s h p lý. • Hóa ñơn không ph i do k toán c a hàng vi t mà do nhân viên • Th qu làm nhi m v thu chi và lên báo cáo thu chi là chưa th bán hàng tr c ti p vi t t i nơi khách hàng ñ xăng. Đi u này vi ph m hi n h t vai trò c a mình. m t trong 3 nguyên t c thi t k các th t c ki m soát ñó là: nguyên + Trư ng h p khách hàng thanh toán qua ngân hàng: t c b t kiêm nhi m. • Đ ng tác ki m tra gi y báo Có c a k toán còn h n ch . • M t khác vi c ñ xăng cho khách hàng là khách vãng lai cũng có • S ph ngân hàng chưa ñư c s d ng tri t ñ trong vi c ñ i th x y ra gian l n. Ch ng h n, trong quá trình ñ xăng, th a lúc chi u và s d ng . khách hàng không chú ý, nhân viên có th ñánh c p xăng c a khách • S chi ti t ti n g i ngân hàng do k toán ti n g i ngân hàng ghi hàng b ng cách không d p cò bơm v v trí zero sau khi ñã ñ xăng và qu n lý chưa có s ki m tra ñ i chi u ch t ch , thư ng xuyên v i cho khách hàng trư c ñó, mà c ñ như v y r i ñ xăng ti p cho s chi ti t công n do k toán công n theo dõi. khách hàng khác. - Đ i v i nghi p v thu ti n sau m t kho ng th i gian th a thu n: • Vi c bán l xăng d u h ng ngày do c a hàng trư ng qu n lý, cu i T i công ty vi c bán hàng ch p nh n n ñư c theo dõi thư ng ngày thu ti n ñ sáng hôm sau g i l i k toán, k toán không th c s xuyên trên các s chi ti t công n ph i thu. theo dõi sát kho n thu này, không có b ng kê bán l m i ngày ñ theo * Thu ti n t bán l : dõi c th s lư ng, doanh thu c a ngày ñó. • Nhân viên bán hàng s là ngư i tr c ti p bán và thu ti n, vai trò • D n ñ n cu i tháng k toán g i b ng t ng h p doanh thu và b ng c a k toán c a hàng còn h n ch , ch d ng l i vi c nh n ti n t cân ñ i hàng hóa v công ty là hơi tr và s li u k toán s khá nhi u.
- 17 - - 18 - c a hàng trư ng và ghi s theo dõi, ñi u này v n có kh năng x y ra 2.3.2.3 Ki m soát n i b ñ i v i chu trình bán hàng – thu ti n gian l n. a. Bán hàng: • K toán c a hàng ñ d n ñ n cu i ngày m i ghi chép lư ng ti n - S phân công công vi c chưa rõ ràng gi a các b ph n. thu ñư c, trong khi ñó c m i bu i là s ti n bán ñư c ñã khá l n, - Các báo cáo bán hàng ñ c thù c a các b ph n còn h n ch . v n có kh năng d n ñ n hi n tư ng chi m d ng ti n t m th i. - Chưa th hi n ch t ch vi c ki m tra, ñ i chi u gi a s chi ti t • B ph n bán hàng không có báo cáo v tình hình th c hi n bán ti n m t, ti n g i ngân hàng và s chi ti t công n . hàng và thu ti n h ng ngày. - Chưa th hi n ch t ch vi c ki m tra, ñ i chi u gi a s chi ti t 2.3. Đánh giá công tác ki m soát n i b chu trình bán hàng – thu ti n m t, ti n g i ngân hàng và s chi ti t công n . ti n t i công ty thương m i và d ch v t ng h p Hòa Khánh - Công ty ch căn c vào uy tín c a KH truy n th ng ñ quy t ñ nh 2.3.1. Nh ng k t qu ñ t ñư c trong công tác ki m soát n i b bán ch u, d x y ra trư ng h p n khó ñòi khi KH g p khó khăn. chu trình bán hàng – thu ti n t i công ty b. Thu ti n: 2.3.2. Nh ng t n t i trong công tác ki m soát n i b chu trình - Vi c ñ i chi u hàng ngày gi a k toán ti n m t và th qu di n bán hàng – thu ti n t i công ty ra không thư ng xuyên, không có ki m tra ch t ch . 2.3.2.1 Môi trư ng ki m soát - Vi c ñ i chi u gi a k toán ti n g i ngân hàng và ngân hàng - Công tác y quy n phê chu n v n còn có ch không h p lý. không ñư c th c hi n thư ng xuyên, nghiêm túc. - Công tác l p k ho ch chưa hi u qu . Đ i v i chu trình bán - Đ i v i công tác thu ti n t bán l : vi c thu ti n ñư c th c hi n hàng – thu ti n, công tác l p k ho ch tiêu th cũng chưa ñư c quan qua ngày hôm sau d d n ñ n tình tr ng chi m d ng ti n t m th i. tâm ñúng m c. - Hóa ñơn do nhân viên bán hàng tr c ti p l p th hi n tính 2.3.2.2 T ch c công tác k toán không chuyên nghi p trong nghi p v và tính ki m soát y u. - Không có m t tài kho n s d ng và m t m t kh u riêng ñ - Vai trò c a k toán các c a hàng bán l còn h n ch , ch d ng ch ng tình tr ng các d li u k toán có th b s a ñ i, sao chép l i vi c thu ti n và l p báo cáo. - Các t p tin ho c b n ghi không ñư c l p b n sao d phòng . - Công ty không có m u ñơn ñ t hàng th ng nh t. K T LU N CHƯƠNG 2 - Phòng kinh doanh l i b qua giai ño n nh n và xét duy t ñơn ñ t hàng ñ i v i ñ i tư ng khách quen. Vi c b qua như v y d gây r i ro trong công n , cũng như ch quan, nh m l n ho c b soát ñơn ñ t hàng c a khách.
- 19 - - 20 - Chương 3 - Có th thành l p m t b ph n th m ñ nh tín d ng ñ i v i khách HOÀN THI N KI M SOÁT N I B CHU TRÌNH BÁN hàng. HÀNG VÀ THU TI N T I CÔNG TY THƯƠNG M I & D CH * L p k ho ch tiêu th : V T NG H P HÒA KHÁNH Cơ s l p d toán tiêu th : Căn c vào s lư ng hàng tiêu th c a kì trư c, chu kì s n xu t kinh doanh, tiêu th s n ph m, chính 3.1. Yêu c u c n hoàn thi n công tác ki m soát n i b chu trình sách giá c , chính sách qu ng cáo, khuy n mãi... bán hàng – thu ti n t i Công ty thương m i & d ch v t ng h p Phương pháp l p: Hòa Khánh Doanh thu tiêu th d ki n = S lư ng tiêu th d ki n * Đơn giá - S phân công công vi c chưa rõ ràng gi a các b ph n. bán d ki n - Công ty không có m u ñơn ñ t hàng th ng nh t. B ng 3.1: D toán tiêu th - H th ng các ch ng t như phi u thu, hàng hóa không ñư c ñánh s trư c. D TOÁN TIÊU TH - Quý 4 năm 2010 ĐVT: 1.000 ñ - Phòng kinh doanh thư ng b qua giai ño n nh n và xét duy t Ch tiêu Tháng C quý ñơn ñ t hàng. 10 11 12 - Các báo cáo bán hàng ñ c thù c a các b ph n còn h n ch . S lít d u tiêu th 25.000 35.000 40.000 100.000 - Đ i v i công tác thu ti n: vi c thu ti n ñư c th c hi n qua ngày d ki n (lít) hôm sau d d n ñ n tình tr ng chi m d ng ti n t m th i. Đơn giá bán d 16 16 16 16 ki n - Vi c giám sát bán hàng t i c a hàng l i không ñư c th c hi n Doanh thu d 400.000 560.000 640.000 1.600.000 ki n h ng ngày. Ti n thu GTGT 40.000 56.000 64.000 160.000 Và nhi u v n ñ gian l n, sai sót, m t mát, không h p lý khác Ngoài ra, d toán tiêu th còn ñính kèm v i b n d ki n l ch thu v n có th x y ra... ti n c a t ng tháng trong kì k ho ch. S ti n d ki n thu ñư c c a kì 3.2. Hoàn thi n công tác ki m soát n i b chu trình bán hàng – này s ñư c tính theo t l % s ti n trên doanh thu ñã th c hi n trong thu ti n t i Công ty thương m i & d ch v t ng h p Hòa Khánh kì trư c + T l % s ti n thu ñư c trên doanh thu d toán th c hi n 3.2.1. Hoàn thi n môi trư ng ki m soát kì này. - Ban hành các quy t c, chính sách, quy ñ nh dư i d ng văn b n. 3.2.2. Hoàn thi n t ch c công tác k toán bán hàng – thu ti n - C n có s ñ c l p tương ñ i trong vi c ki m tra gi a các b ph n. 3.2.2.1. Ch ng t , s sách liên quan - Xây d ng m t h th ng văn b n th ng nh t quy ñ nh chi ti t - M i ngư i có s d ng máy tính c n có m t tài kho n s d ng cho t ng ñ u vi c. và m t m t kh u riêng.
- 21 - - 22 - - Các t p tin ho c b n ghi c n thư ng xuyên l p b n sao d T các s li u ñã ñư c báo cáo lên, ti n hành ki m tra, ñ i chi u phòng. tình hình th c hi n so v i d toán ñã l p. - Công ty nên s d ng l nh xu t hàng trong t t c các trư ng h p 3.2.3.3. So sánh k t qu th c t v i k ho ch bán hàng. So sánh k t qu th c hi n doanh thu bán hàng và thu ti n so v i - Đ i v i h th ng ch ng t như: Phi u thu, hóa ñơn GTGT công d toán ñã ñư c l p, c n s d ng phương pháp so sánh ñ phân tích ty nên th c hi n vi c ñánh s th t trư c khi s d ng. s chênh l ch - Công ty nên có m t m u ñơn ñ t hàng chu n và m u này nên 3.2.3.4. Hoàn thi n ki m soát n i b ñ i v i nghi p v bán hàng ñư c ñánh s th t trư c và ph i ñư c ngư i có th m quy n kí a. Đ i v i hình th c bán buôn: duy t khi ch p nh n ñơn ñ t hàng. • Khách hàng có nhu c u mua hàng dù là khách hàng cũ hay khách - Đ nh kì c n ph i l p b ng phân tích tu i n ñ xem xét các kho n hàng m i thì công ty cũng nên s d ng ñơn ñ t hàng. Đơn ñ t hàng ph i thu t ng khách hàng theo tu i n . B ng phân tích tu i n do k toán do công ty thi t k s n, khách hàng ch c n ñi n theo m u là ñư c. công n ph i thu l p và l p cho t ng ñ i tư ng khách hàng. Sau khi xem xét yêu c u c a khách hàng và kh năng cung ng c a 3.2.2.2. T ch c s theo dõi n ph i thu công ty, phòng kinh doanh s chuy n lên cho giám ñ c ñ th c hi n T ch c S theo dõi n ph i thu: t s này ñưa s li u vào B ng vi c phê duy t bán ch u. (1) phân tích tu i n . • Vi c ký k t h p ñ ng mua bán ph i do chính giám ñ c ký duy t, 3.2.3. Hoàn thi n ki m soát n i b ñ i v i chu trình bán hàng – ñ c bi t là h p ñ ng có giá tr l n. Ch trong trư ng h p ñi v ng thì thu ti n giám ñ c m i y quy n cho phó giám ñ c ho c trư ng phòng kinh 3.2.3.1 Xác ñ nh m c tiêu ki m soát doanh ký duy t. (2) Doanh thu bán hàng là có th t và ñ t ñư c m c mong mu n theo • Ph i xem xét k hơn các ñi u kho n bán ch u trư c khi xét duy t d toán tiêu th ñã ñư c l p. H p ñ ng mua bán, như: kh năng thanh toán, tình hình kinh doanh Ti n thu ñư c t bán hàng ñ m b o thu ñ , ñúng như l ch d c a ñ i tác... ki n thu ti n ñã ñư c l p kèm theo d toán tiêu th . • Phòng kinh doanh sau khi l p các ch ng t như l nh xu t hàng, 3.2.3.2. Ki m tra ñ i chi u phi u xu t kho và Hóa ñơn GTGT, biên b n giao nh n hàng hóa ph i K toán tiêu th và công n ph i thu ph i th ng kê ñư c doanh có m t b ph n ñ c l p ki m tra l i trư c khi lưu hành. (3) thu các nghi p v bán hàng ñã x y ra trong kì, th hi n trên báo cáo • Phòng kinh doanh chuy n l nh xu t hàng, phi u xu t kho cho th doanh thu tiêu th . Th ng kê tình hình thanh toán ti n c a khách kho làm căn c xu t hàng. Th kho s căn c vào l nh xu t hàng, hàng, th hi n trên báo cáo tình hình thu ti n hàng. phi u xu t kho và xu t ñúng s lư ng, ch ng lo i ñã ghi trên phi u xu t. Nhân viên v n chuy n s căn c vào Hóa ñơn ñ nh n hàng t
- 23 - - 24 - th kho. Khi xu t hàng xong, căn c vào phi u xu t kho này, th kho • H ng ngày, k toán c a hàng l p b ng kê bán hàng, thu ti n theo s ghi vào th kho và chuy n l nh xu t hàng, phi u xu t kho cho k bu i và lưu tr c n th n. toán hàng hóa làm căn c ghi s . Cu i tháng, th kho và k toán hàng • Cu i tháng, k toán c a hàng g i các báo cáo, b ng t ng h p v hóa s ti n hành ñ i chi u gi a th kho và s sách ñư c in ra. (4) phòng k toán công ty. K toán hàng hóa t i công ty s ti n hành • N u bán hàng v i s lư ng l n thì thay vì cu i tháng, th kho và ki m tra và nh p d li u vào máy. (4) k toán hàng hóa s ti n hành ñ i chi u gi a th kho và s sách ñư c 3.2.3.5. Hoàn thi n ki m soát n i b ñ i v i nghi p v thu ti n in ra; thì ñ ng tác này có th ñư c ti n hành thư ng xuyên hơn. a. Thu ti n t bán buôn: • Vi c ñ i chi u công n gi a khách hàng và và công ty c n ñư c + Trư ng h p khách hàng thanh toán tr c ti p b ng ti n m t: ti n hành thư ng xuyên hơn và công tác ñôn ñ c tr n ph i ñư c • K toán ti n m t ki m tra ch ng t ngư i n p ti n mang ñ n. th c hi n theo k ho ch ñ ñ m b o các kho n doanh thu. N u ch ng t h p l s ti n hành l p phi u thu. N u không h p l s • K toán các ph n hành s căn c vào Hóa ñơn, phi u xu t kho ñ tr l i cho ngư i n p ti n. (1) ti n hành nh p vào máy tính. T i phòng k toán, k toán hàng hóa s • K toán trư ng ký duy t phi u thu.(2) ñ i chi u s lư ng th c xu t trên phi u xu t và s lư ng trên l nh • Giám ñ c ký duy t phi u thu. (3) xu t xem th có trùng kh p v i nhau không. Sau ñó, căn c vào • Th qu thu ti n và ghi s qu , báo cáo thu chi. K toán ti n m t phi u xu t kho k toán s nh p vào máy, ph n m m s t ñ ng c p ghi vào s chi ti t ti n m t, k toán công n ghi gi m n ph i thu nh t vào s chi ti t hàng hóa, b ng t ng h p chi ti t, k toán tiêu th , khách hàng s chi ti t n ph i thu khách hàng. (4) công n ph i căn c vào Hóa ñơn c p nh t vào s chi ti t doanh thu, • Cu i ngày th qu và k toán ti n m t ph i ti n hành ki m tra ñ i ph i thu khách hàng và b ng t ng h p chi ti t. K toán t ng h p s chi u v i nhau và k toán công n cũng ph i ñ i chi u gi a s chi c p nh t vào ch ng t ghi s và s Cái TK 156, TK511. Đ n cu i ti t ti n m t và s chi ti t công n . (5) tháng, k toán ch th c hi n các thao tác ñơn gi n trong ph n m m thì + Trư ng h p khách hàng thanh toán qua ngân hàng: ph n m m s cho ra các s li u chính xác v giá v n. (5) • K toán ngân hàng nh n ñư c gi y báo Có do ngân hàng g i ñ n. (1) b. Đ i v i hình th c bán l • K toán ngân hàng ti n hành ki m tra gi y báo Có và ñ i chi u • Khi khách hàng c n l y Hóa ñơn, k toán c a hàng ph i ti n v i các ch ng t có liên quan. Đúng thì s vào s chi ti t ti n g i, sai hành l p Hóa ñơn GTGT cho khách. (2) thì k toán ngân hàng chuy n tr l i cho ngân hàng. Đ ng th i k • Hóa ñơn có ñ y ñ ch ký c a khách hàng, c a hàng trư ng và toán công n ph i thu vào s chi ti t công n ñ ghi gi m n cho ngư i l p. Liên 2 c a hóa ñơn s ñư c giao cho khách hàng, 2 liên khách hàng. (2) còn l i s do k toán c a c a hàng gi làm căn c l p b ng cân ñ i hàng hóa và b ng t ng h p doanh thu. (3)
- 25 - - 26 - • Do lư ng ti n thu trong ngày nhi u nên cu i m i ngày k toán K T LU N ngân hàng ph i ñ i chi u v i s ph ngân hàng và ñ i chi u v i s chi ti t công n ñ ñ phòng sai sót có th x y ra. (3) Vi c hoàn thi n công tác ki m soát n i b nói chung và ki m b. Thu ti n t bán l : soát n i b chu trình bán hàng – thu ti n nói riêng là m t yêu c u h t • K toán các c a hàng c n th hi n vai trò ki m soát ch t ch và s c c n thi t. Công tác ki m soát n i b t t s gi m thi u các gian l n theo dõi sát sao lư ng ti n t các nhân viên bán hàng thu ñư c. Yêu có th x y ra, ñáp ng yêu c u qu n lý, nâng cao ñ tin c y c a các c u nhân viên bán hàng b m tr v v trí s 0 m i khi có khách hàng thông tin tài chính, ñem l i hi u qu kinh doanh m t cách t t nh t. m i ñ ti p ñ th hi n tính trung th c c a nhân viên cũng như tác Trên cơ s nghiên c u lý lu n và th c ti n v ki m soát n i phong làm vi c c n th n, có trách nhi m v i khách hàng. b ñ i v i chu trình bán hàng – thu ti n, ñ tài ñã ñưa ra ñư c m t s • Cu i m i bu i sáng, bu i chi u, bu i t i k toán các c a hàng gi i pháp có cơ s , thi t th c, h p lý, góp ph n hoàn thi n chu trình ph i có báo cáo s lư ng, cũng như lư ng ti n thu ñư c ñ t ng h p bán hàng – thu ti n ñ i v i công ty thương m i và d ch v t ng h p vào cu i ngày, tránh tình tr ng s li u th ng kê d n vào cu i ngày, Hòa Khánh. V cơ b n, lu n văn gi i quy t ñư c m t s v n ñ có cu i tháng nhi u d d n ñ n sai sót và kh năng chi m d ng ti n th v n d ng hi u qu t i công ty nói riêng cũng như ñ i v i nh ng trong th i gian ng n. Đi u này cũng làm cho công tác qu n lý và doanh nghi p ho t ñ ng trong thương m i d ch v nói chung là: ki m tra t t hơn. Trư c nh t, ñưa ra h th ng nh ng v n ñ lý lu n cơ b n v • N u lư ng ti n thu v t 3 ñ n 5 ngày l n và ñ a ñi m các c a ki m soát n i b nói chung và ki m soát n i b ñ i v i chu trình bán hàng xa công ty, k toán c a hàng ph i g i ti n v ngân hàng công ty hàng – thu ti n nói riêng trong các doanh nghi p thương m i d ch v . ñ ñ m b o s an toàn Ti p theo, ñ tài ph n ánh thi t th c và ñánh giá th c tr ng • Nên c n thi t thi t l p nhân viên b o v t i các c a hàng có ñông công tác ki m soát n i b v bán hàng – thu ti n t i công ty thương khách, ñ m b o an toàn cho c a hàng và b o v tài s n c a c a hàng m i và d ch v t ng h p Hòa Khánh m t cách toàn di n, qua ñó ñưa t t hơn. ra ñư c nh ng ñánh giá v th c tr ng công tác này t i ñơn v . Cu i cùng, ch ra ñư c s c n thi t ph i hoàn thi n công tác K T LU N CHƯƠNG 3 ki m soát n i b chu trình bán hàng – thu ti n t i công ty thương m i và d ch v t ng h p Hòa Khánh, ñưa ra m t s gi i pháp nh m qu n lý ch t ch nghi p v thu chi, gi m thi u gian l n, sai sót và tăng s c c nh tranh c a ñơn v trong giai ño n phát tri n m i.