Tóm tắt Luận văn Thạc sĩ Kế toán: Kiểm soát nội bộ chi phí tại Công ty Điện lực Quảng Ngãi

Chia sẻ: Tabicani12 | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:26

Thêm vào BST

Báo xấu

18
lượt xem 2
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài là trên cơ sở nghiên cứu thực trạng kiểm soát nội bộ chi phí kinh doanh tại Công ty Điện lực Quảng Ngãi và phát hiện những tồn tại trong kiểm soát nội bộ chi phí của Công ty, từ đó đưa ra các giải pháp nhằm tăng cường kiểm soát nội bộ chi phí tại Công ty.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Tóm tắt Luận văn Thạc sĩ Kế toán: Kiểm soát nội bộ chi phí tại Công ty Điện lực Quảng Ngãi

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ NGUYỄN THU TRÂM KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ TẠI CÔNG TY ĐIỆN LỰC QUẢNG NGÃI TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN Mã số: 8.34.03.01 Đà Nẵng - 2019
Công trình đƣợc hoàn thành tại TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ, ĐHĐN Ngƣời hƣớng dẫn KH: PGS.TS. HOÀNG TÙNG Phản biện 1: GS.TS. TRƢƠNG BÁ THANH Phản biện 2: PGS.TS. BÙI VĂN DƢƠNG Luận văn đƣợc bảo vệ trƣớc Hội đồng chấm Luận văn tốt nghiệp Thạc sĩ Kế toán họp tại Trƣờng Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng vào ngày 24 tháng 8 năm 2019 Có thể tìm hiểu luận văn tại: - Trung tâm Thông tin - Học liệu, Đại học Đà Nẵng - Thƣ viện trƣờng Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng
1 MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài: Trong lịch sử 60 năm của ngành điện, Điện lực Việt Nam với vị trí là một ngành kinh tế trọng điểm của đất nƣớc đã chứng tỏ đƣợc vai trò chủ đạo trong việc cung cấp điện cho quá trình phát triển kinh tế - xã hội, đảm bảo an ninh năng lƣợng quốc gia. Công ty Điện lực Quảng Ngãi là đơn vị trực thuộc Tổng Công ty Điện lực miền Trung. Công ty Điện lực Quảng Ngãi có ngành, nghề kinh doanh chính là: Truyền tải và phân phối điện, sản xuất, xây dựng công trình điện, hoạt động kiến trúc và tƣ vấn kỹ thuật có liên quan. Ngoài việc đảm bảo cung ứng đủ điện cho nhu cầu phát triển kinh tế - xã hội của đất nƣớc, ngành điện còn góp phần chuyển dịch cơ cấu ngành nghề, phục hồi và tăng trƣởng kinh tế, đảm bảo quốc phòng an ninh….Bên cạnh những thành tựu quan trọng đã đạt đƣợc trong những năm vừa qua, hàng loạt thách thức cũng nhƣ những vấn đề khó khăn trong thời gian sắp đến nhƣ: thiếu điện, tình hình thời tiết không ổn định dẫn đến nhiều khó khăn trong công tác vận hành, hệ thống lƣới điện ở một số khu vực cần đầu tƣ nâng cấp để đảm bảo an toàn, công tác kiểm soát chi phí còn nhiều hạn chế về các thủ tục kiểm soát, môi trƣờng kiểm soát, tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát, chƣa phát huy hết lợi ích và hiệu quả của công tác kiểm soát nội bộ trong tình hình hiện nay. Trong khi đó, kiểm soát chi phí là một chức năng quản lý có ý thức trong quá trình quản lý của doanh nghiệp; việc đặt ra mục tiêu kiểm soát hay xây dựng các tiêu chuẩn, định mức chi phí nhƣ thế nào để giảm thiểu thấp nhất những chi phí phát sinh không cần thiết nhằm quản lý các khoản chi phí hiệu quả. Do vậy, công tác kiểm soát
2 nội bộ chi phí vừa có vai trò quan trọng, vừa mang tính cấp tiết trong quản lý hiện nay. Xuất phát từ những lý do trên nên tôi đã chọn đề tài: “Kiểm soát nội bộ chi phí tại Công ty Điện lực Quảng Ngãi” làm đề tài luận văn tốt nghiệp. 2. Mục tiêu nghiên cứu: Trên cơ sở nghiên cứu thực trạng kiểm soát nội bộ chi phí kinh doanh tại Công ty Điện lực Quảng Ngãi và phát hiện những tồn tại trong kiểm soát nội bộ chi phí của Công ty, từ đó đƣa ra các giải pháp nhằm tăng cƣờng kiểm soát nội bộ chi phí tại Công ty. 3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu: Đối tƣợng nghiên cứu: Công tác kiểm soát nội bộ về chi phí. Trong đó đề tài tập trung vào kiểm soát chi phí sản xuất kinh doanh. Phạm vi nghiên cứu: Công ty Điện lực Quảng Ngãi. 4. Phƣơng pháp nghiên cứu: Để nghiên cứu công tác kiểm soát nội bộ chi phí tại Công ty Điện lực Quảng Ngãi, phƣơng pháp cụ thể là phỏng vấn, quan sát trực tiếp, thu thập thông tin tài liệu, suy luận để phác họa công tác kiểm soát nội bộ chi phí tại Công ty từ đó đƣa ra những giải pháp nhằm hoàn thiện các thủ tục kiểm soát chi phí tại Công ty Điện lực Quảng Ngãi. 5. Bố cục đề tài Nội dung luận văn đƣợc chia thành 3 chƣơng: Chƣơng 1: Cơ sở lý thuyết về kiểm soát nội bộ chi phí trong doanh nghiệp Chƣơng 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ chi phí tại Công ty Điện lực Quảng Ngãi Chƣơng 3: Một số giải pháp hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chi phí tại Công ty Điện lực Quảng Ngãi
3 6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu: Hiện nay, đã có rất nhiều công trình nghiên cứu về kiểm soát nội bộ chi phí, doanh thu trong doanh nghiệp, nhƣ: - Luận văn của thạc sĩ Lê Thị Khánh Nhƣ (2012), đề tài “Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ chi phí và doanh thu tại Công ty TNHH MTV Cấp thoát nƣớc Phú Yên”: Trong phạm vi nghiên cứu, luận văn đã đƣa ra thực trạng về kiểm soát nội bộ đối với chi phí và doanh thu tại Công ty TNHH MTV Cấp thoát nƣớc Phú Yên. Qua đó luận văn đã đƣa ra những giải pháp hoàn thiện các thủ tục kiểm soát trên ba phƣơng diện: hoàn thiện môi trƣờng kiểm soát, hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán và hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ chi phí và doanh thu tiền nƣớc. - Luận văn của thạc sĩ Trần Ngọc Tuyết (2010), đề tài: “Hoàn thiện kiểm soát chi phí tại Công ty Xăng dầu khu vực V”: Trong phạm vi nghiên cứu, luận văn đã trình bày các nội dung về kiểm soát nội bộ chi phí kinh doanh của công ty Xăng dầu khu vực V bao gồm kiểm soát giá vốn hàng bán: các quy trình kiểm soát chu trình mua hàng và nhập kho hàng hóa, quy trình kiểm soát chu trình xuất kho hàng hóa; kiểm soát chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp: quy trình kiểm soát chi phí tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng của nhân viên bán hàng, quy trình kiểm soát chi phí vận chuyển, quy trình kiểm soát chi phí thiết bị, CCDC, bao bì dùng cho vận chuyển, quy trình kiểm soát chi phí khấu hao TSCĐ, quy trình kiểm soát chi phí bảo hiểm, quy trình kiểm soát chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ bán hàng và chi phí bằng tiền khác. - Luận văn của thạc sĩ Phạm Thị Hồng (2012), đề tài: “Hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chi phí tại Công ty TNHH môi trƣờng đô thị Quy Nhơn”: Trong phạm vi nghiên cứu, luận văn đã
4 đƣa ra thực trạng về kiểm soát chi phí tại Công ty TNHH môi trƣờng đô thị Quy Nhơn về hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát nhƣ: kiểm soát chi phí nguyên vật liệu, kiểm soát chi phí nhân công, kiểm soát chi phí chung; đồng thời nêu rõ những ƣu điểm, nhƣợc điểm trong công tác kiểm soát nội bộ chi phí tại Công ty. Các giải pháp đƣợc đƣa ra nhằm nâng cao hiệu quả các hoạt động dịch vụ, tăng cƣờng kiểm tra việc tuân thủ các thủ tục kiểm soát, hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ, hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý, chính sách nhân sự và công tác kế hoạch, tiết kiệm mọi chi phí, nâng cao sức cạnh tranh của doanh nghiệp trong giai đoạn hội nhập kinh tế hiện nay. Nhìn chung, đây là những đề tài nghiên cứu khoa học rất quý báu về lý luận cũng nhƣ giá trị thực tiễn trong công tác kiểm soát nội bộ chi phí. Qua đó, việc nghiên cứu giúp cho doanh nghiệp nâng cao năng lực quản lý, kiểm soát tình hình sản xuất kinh doanh một cách hiệu quả, giảm thiểu tối đa những sai sót, cúng nhƣ gian lận trong kiểm soát chi phí tại đơn vị. Ở đề tài này, luận văn tập trung nghiên cứu thực tiễn kiểm soát nội chi phí tại Công ty Điện lực Quảng Ngãi. Qua đó giúp cho công tác kiểm soát nội bộ chi phí tại Công ty hoàn thiện hơn.
5 CHƢƠNG 1 CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1.1 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ Qua quá trình phát triển nhận thức, dƣới góc độ quản lý và các nghiên cứu về kiểm soát nội bộ đã hình thành nhiều định nghĩa khác nhau nhƣng có thể định nghĩa hệ thống kiểm soát nội bộ nhƣ sau: Kiểm soát nội bộ là một hệ thống gồm các chính sách, thủ tục đƣợc thiết lập tại đơn vị nhằm đảm bảo thực hiện các mục tiêu bảo vệ tài sản của đơn vị không bị sử dụng lãng phí, gian lận hoặc không hiệu quả; cung cấp dữ liệu kế toán chính xác và đáng tin cậy; thúc đẩy và đánh giá sự chấp hành các chính sách của đơn vị; đánh giá hiệu quả hoạt động của đơn vị. 1.1.2 Ý nghĩa của hệ thống kiểm soát nội bộ Giúp cho việc quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị hiệu quả, giảm bớt mọi nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong quá trình sản xuất kinh doanh. Đảm bảo mọi nhân viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt động của tổ chức cũng nhƣ các quy định của pháp luật. Đảm bảo tổ chức hiệu quả, sử dụng tối ƣu các nguồn lực và đạt đƣợc mục tiêu đề ra. Bảo về tài sản có thể bị hƣ hỏng, mất mát, hao hụt, gian lận, sử dụng sai mục đích. Đảm bảo tính chính xác, kịp thời các số liệu, các báo cáo kế toán. 1.1.3 Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ a. Môi trường kiểm soát b. Đánh giá rủi ro
6 c. Hoạt động kiểm soát d. Thông tin và trao đổi thông tin e. Hoạt động giám sát 1.2 KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP 1.2.1 Khái niệm và phân loại chi phí a. Khái niệm Chi phí là biểu hiện về giá trị của toàn bộ những hao phí về lao động sống và lao động vật hóa mà doanh nghiệp đã thực sự tiêu dùng để phục vụ cho hoạt động của doanh nghiệp nhằm tạo ra doanh thu và thu nhập khác của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định. b. Phân loại chi phí: - Phân loại chi phí theo nội dung kinh tế - Phân loại chi phí theo hoạt động kinh doanh - Phân loại chi phí theo cách ứng xử của chi phí - Phân loại chi phí theo quan hệ với quá trình sản xuất kinh doanh - Phân loại chi phí theo công cụ kinh tế của chi phí 1.2.2 Tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát nội bộ chi phí a. Tổ chức thông tin dự toán chi phí b. Tổ chức thông tin kế toán phục vụ kiểm soát chi phí 1.2.3 Các thủ tục kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất kinh doanh a. Thủ tục kiểm soát nội bộ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp b. Thủ tục kiểm soát nội bộ chi phí nhân công c. Thủ tục kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất chung d. Thủ tục kiểm soát nội bộ chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp
7 KẾT LUẬN CHƢƠNG 1 Để thực hiện tốt việc quản lý chi phí trong doanh nghiệp cũng nhƣ ngăn chặn và phát hiện kịp thời các sai phạm, lãng phí và đề ra các phƣơng pháp ngăn ngừa cụ thể, đƣa các hoạt động vào khuôn khổ thì kiểm soát nội bộ là vô cùng quan trọng và cần thiết. Ba yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau là: môi trƣờng kiểm soát, hệ thống kế toán, thủ tục kiểm soát. Nhằm giúp cho hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động một cách hữu hiệu thì doanh nghiệp cần phải thiết kế các thủ tục kiểm soát một cách chặt chẽ, chi tiết, phù hợp với tình hình thực tế của đơn vị. Các nội dung đƣợc nêu trong Chƣơng 1 làm cơ sở cho việc nghiên cứu thực trạng về kiểm soát nội bộ chi phí và từ đó tìm ra các giải pháp để hoàn thiện hơn trong công tác kiểm soát nội bộ chi phí của doanh nghiệp.
8 CHƢƠNG 2 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ TẠI CÔNG TY ĐIỆN LỰC QUẢNG NGÃI 2.1. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY ĐIỆN LỰC QUẢNG NGÃI 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Điện lực Quảng Ngãi a. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Tên viết bằng tiếng việt: CÔNG TY ĐIỆN LỰC QUẢNG NGÃI Tên giao dịch quốc tế: QUANG NGAI POWER COMPANY Tên viết tắt tiếng Anh: QNPC Website: https://pcquangngai.cpc.vn Email: pcquangngai@cpc.vn Địa chỉ: 270 Trần Hƣng Đạo, phƣờng Nghĩa Lộ, TP. Quảng Ngãi Công ty Điện lực Quảng Ngãi là đơn vị trực thuộc Tổng Công ty Điện lực miền Trung, đƣợc thành lập theo Quyết định số 230/QĐ- EVN ngày 14/4/2010 của Hội đồng Quản trị Tập đoàn Điện lực Việt Nam. b. Chức năng và nhiệm vụ của Công ty Công ty Điện lực Quảng Ngãi có chức năng quản lý và kinh doanh điện năng phục vụ phát triển kinh tế -xã hội của tỉnh Quảng Ngãi, cụ thể là: Sản xuất, truyền tải và phân phối điện; Quản lý vận hành lƣới điện phân phối; Thiết kế nguồn điện và lƣới điện theo phân cấp; Khảo sát, thiết kế các công trình lƣới điện đến 35kV; Giám sát thi công các công trình lƣới điện đến 35kV; Xây lắp các công trình lƣới điện đến 35kV; Xây lắp đƣờng dây và trạm biến thế theo phân
9 cấp; Sửa chữa, thí nghiệm các thiết bị điện đến cấp điện áp 35kV;... Với nhiệm vụ là: Tổ chức sản xuất kinh doanh điện năng theo kế hoạch Tổng công ty Điện lực miền Trung giao, thực hiện các hợp đồng mua bán điện năng. Xây dựng các kế hoạch kinh doanh hằng năm và dài hạn, tổ chức và quản lý hoạt động kinh doanh của các đơn vị trực thuộc. 2.1.2 Đặc điểm tổ chức quản lý tại Công ty Điện lực Quảng Ngãi Bộ máy tổ chức của Công ty theo mô hình trực tuyến chức năng, gồm: - Ban Giám đốc: Giám đốc, Phó Giám đốc phụ trách kinh doanh, Phó Giám đốc phụ trách kỹ thuật, Phó Giám đốc phụ trách đầu tƣ xây dựng, Kế toán trƣởng. - 13 phòng, ban chức năng; 11 Điện lực trực thuộc và 1 Đội Quản lý vận hành lƣới điện cao thế. - Tổng số cán bộ công nhân viên chức là 709 ngƣời. 2.1.3 Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Điện lực Quảng Ngãi Công ty áp dụng mô hình tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung, vừa phân tán. Hiện nay Công ty đang áp dụng hệ thống quản lý nguồn lực (ERP) trong công tác kế toán tại đơn vị. 2.2. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ TẠI CÔNG TY ĐIỆN LỰC QUẢNG NGÃI 2.2.1 Khái quát về hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty - Môi trƣờng kiểm soát - Đánh giá rủi ro - Hoạt động kiểm soát
10 - Thông tin và trao đổi thông tin - Hoạt động giám sát 2.2.2 Mục tiêu kiểm soát nội bộ chi phí tại Công ty Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh tại Công ty, cùng với sự tham mƣu của các phòng chức năng tùy theo chức năng nhiệm vụ đã tham mƣu cho Ban giám đốc đƣa ra những định hƣớng, mục tiêu trọng tâm trọng điểm, điều hành tất cả các khâu một cách nhanh chóng và hiệu quả. Theo dõi sát sao công tác tài chính kế toán sao cho những nghiệp vụ kinh tế phát sinh đƣợc phản ánh một cách chính xác, kịp thời và thực hiện đúng quy định của Nhà nƣớc, của ngành. 2.2.3 Tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát nội bộ chi phí Công ty hạch toán chi phí sản xuất trên chƣơng trình ERP, đƣợc thể hiện qua chứng từ sử dụng, quy trình luân chuyển chứng từ và hệ thống báo cáo kế toán về chi phí. Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều đƣợc phản ảnh một cách kịp thời và đƣợc tập hợp thành các khoản mục chi phí: Chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công, chi phí sản xuất chung, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Các số liệu về chi phí sẽ đƣợc tổng hợp vào cuối tháng, cuối quý, cuối năm. Kế toán tổng hợp làm công tác báo cáo, xác định kết quả kinh doanh. Báo cáo cho lãnh đạo Công ty và Tổng công ty. 2.2.4 Kiểm soát nội bộ chi phí tại Công ty Điện lực Quảng Ngãi a. Kiểm soát nội bộ về chi phí nguyên vật liệu Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu thực hiện qua nhiều bƣớc và nhiều cách thức đƣợc quy định trong quy trình quản lý vật tƣ đƣợc
11 công ty ban hành. Yêu cầu tất cả các bộ phận chức năng phải thực hiện một cách tuần tự và theo phân cấp. Nội dung kiểm soát bao gồm: - Kiểm soát số lƣợng, chất lƣợng, giá trị, tình trạng vật tƣ thiết bị để nhập xuất kho phục vụ sản xuất kinh doanh. - Kiểm soát việc sử dụng vật tƣ thiết bị đúng mục đích, tránh lãng phí và phải thực hiện theo dự toán/ phƣơng án đã đƣợc thẩm định cũng nhƣ lãnh đạo phê duyệt. - Kiểm soát hạn mức đƣợc phép mua sắm theo phân cấp của Công ty. - Kiểm soát danh mục các vật tƣ thiết bị đƣợc mua sắm theo phân cấp của Công ty. - Kiểm soát các hình thức tổ chức mua sắm đối với từng gói thầu: Mua lẻ trực tiếp qua báo giá, chào hàng cạnh tranh rút gọn, chào hàng cạnh tranh rộng rãi, chỉ định thầu rút gọn, đấu thầu qua mạng v.v… - Thành lập các Tổ chuyên giá đấu thầu để thực hiện nhiệm vụ lập hồ sơ yêu cầu, đánh giá hồ sơ đề suất, xét chào giá và tham mƣu xử lý các tình huống trong quá trình lựa chọn nhà thầu v.v… - Kiểm soát các chứng từ:  Dự toán/ phƣơng án đƣợc phê duyệt theo phân cấp  Kế hoạch/nhu cầu vật tƣ thiết bị cần trang bị trong kỳ kế hoạch đã đƣợc Giám đốc Công ty phê duyệt.  Giấy đề nghị nhập/ xuất kho, bảng quyết toán công trình  Hóa đơn  Chứng từ khác Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu bao gồm: quy trình kiểm soát chu trình mua hàng và nhập kho vật tƣ thiết bị, quy trình kiểm
12 soát chu trình xuất kho vật tƣ thiết bị. - Quy trình kiểm soát chu trình mua hàng và nhập kho vật tư thiết bị Đăng Phê duyệt kế ký nhu hoạch mua cầu sắm VTTB VTTB Tổ chức mua sắm theo từng hình thức Hóa đơn + Nhập kho Thẻ chứng từ VTTB kho kèm theo Sơ đồ 2.3: Quy trình kiểm soát chu trình mua hàng và nhập kho vật tư thiết bị + Lập kế hoạch mua sắm VTTB: Căn cứ vào các dự án, công trình, công tác sản xuất kinh doanh và đầu tƣ xây dựng trong năm kế hoạch, đơn vị sẽ lập kế hoạch vật tƣ thiết bị. Hạn chế ở quy trình lập kế hoạch mua sắm đó là việc lập kế hoạch không chính xác về khối lƣợng và thời gian cung ứng VTTB gây nên những khó khăn cho bộ phận tổng hợp nhu cầu và mua sắm VTTB. + Tổ chức mua sắm vật tƣ thiết bị: Căn cứ vào kế hoạch đƣợc duyệt, đơn vị tổ chức mua sắm dựa trên quy định mua sắm vật tƣ thiết bị do Công ty ban hành.
13 + Tiếp nhận vật tƣ: Đơn vị tổ chức tiếp nhận vật tƣ theo theo đúng hợp đồng đã ký hoặc chứng từ nhập kho theo quy định và lập biên bản giao nhận và kiểm tra vật tƣ. Hồ sơ và chứng từ cần thiết để làm thủ tục giao nhận và kiểm tra vật tƣ: Bảng liệt kê chi tiết hàng hóa, hóa đơn GTGT, các tài liệu kỹ thuật và chứng chỉ quy định kèm theo Hợp đồng (nếu có) + Nhập kho vật tƣ: Tất cả vật tƣ nhập kho đều phải có chứng từ chứng minh nguồn gốc. Đối với VTTB mua mới: hạn chế ở khâu nhập kho thƣờng xảy ra đó là bộ phận làm công tác nhập liệu tiến hành nhập kho trên phần mềm bị sai về số lƣợng, số tiền hàng hóa, hoặc Hóa đơn bị sai thông tin nhƣng lại không kiểm tra đến khi chuyển hóa đơn gốc cho bộ phận kế toán mới phát hiện sai sót thì lúc đó bộ phận nhập kho vật tƣ phải xuất toàn bộ VTTB của hóa đơn đó. Việc này gây mất thời gian không đáng có cho đơn vị. - Quy trình kiểm soát chu trình xuất kho vật tư thiết bị: Giấy đề Thủ kho nghị cấp Xuất tiến hành Thẻ (Hoặc kho công tác kho chứng từ xuất kho khác) dựa trên phiếu xuất Sơ đồ 2.4: Quy trình kiểm soát chu trình xuất kho vật tư thiết bị Căn cứ kế hoạch vật tƣ, dự toán công trình, đơn vị lập giấy đề nghị cấp vật tƣ. Giấy đề nghị cấp vật tƣ phải nêu rõ thời gian đề nghị cấp. Bộ phận vật tƣ lập phiếu xuất kho theo đúng tiến độ trong Giấy đề nghị cấp vật tƣ. Hạn chế ở khâu xuất kho VTTB của bộ phận nhập liệu trên chƣơng trình phần mềm đó là: xuất kho sai mã, tên VTTB so với bảng kê chi tiết đƣợc lập, hoặc xuất nhiều lần cho một công
14 trình. Vì chƣơng trình phần mềm sử dụng đơn giá bình quân gia quyền, nên tất cả VTTB nhập xuất điều chỉnh không đúng số tiền sẽ gây mất thời gian cho bộ phận thực hiện điều chỉnh đơn giá tồn kho (thời gian không đáng có). Công tác luân chuyển chứng từ còn chậm gây ảnh hƣởng đến công tác kiểm tra, đối chiếu sổ sách. b. Kiểm soát nội bộ về chi phí nhân công Kiểm Chấm tra, Bảng Phiếu Chứng công soát lƣơng chi từ ghi xét sổ Sơ đồ 2.5: Quy trình kiểm soát nội bộ về chi phí nhân công Thực hiện rà soát, kiểm tra trong thanh toán tiền nhân công, không để xảy ra các sai phạm nhƣ: chấm công không đúng thực tế, chấm công không đúng với kết quả xếp loại hàng tháng. Tuân thủ các quy định của nhà nƣớc liên quan đến quản lý lao động và tiền lƣơng. Nội dung kiểm soát: - Phân chia nhiệm vụ cụ thể cho từng đơn vị: Phòng Tổ chức và nhận sự, phòng Tài chính kế toán, các phòng chức năng Công ty, các đơn vị trực thuộc. - Thời gian thực hiện phân phối và chi trả tiền lƣơng - Thực hiện quyết toán tiền lƣơng - Quy định đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ cho các đơn vị - Quy định xét hệ số thành tích để đánh giá mức độ đóng góp hoàn thành công việc của cán bộ công nhân viên - Hƣớng dẫn chấm công hàng tháng
15 - Ban hành các biểu mẫu chấm công c. Kiểm soát nội bộ về chi phí sản xuất chung Theo dõi việc phân bổ chi phí, trích khấu hao TSCĐ, các khoản chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác. Những khoản chi phí dễ gian lận và xảy ra sai sót, nên việc kiểm tra phải hết sức chặt chẽ, thận trọng và thực hiện theo đúng quy định của Công ty. Khi phát sinh chi phí, tùy theo phân cấp của Công ty mà bộ phận mua hàng hóa, dịch vụ sẽ tiến hành làm thủ tục thanh toán. Tất cả chi phí phát sinh đều phải lập kế hoạch, hoặc dự trù đƣợc phê duyệt theo phân cấp định mức. Kiểm soát chi phí văn phòng phẩm, chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác: Hiện tại Công ty đã ban hành Quy định quản lý tài chính, trong đó có những quy định về chi tiêu nội bộ, định mức chi phí cho từng đơn vị. d. Kiểm soát chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp  Kiểm soát chi phí bán hàng: Thực hiện kiểm tra kiểm soát các chi phí bán hàng: - Kiểm soát chi phí tuyên truyền tiết kiệm điện: Hàng năm tổ chức lập kế hoạch chi phí tuyên truyền tiết kiệm điện, lập dự toán/ phƣơng án thực hiện một cách cụ thể, rõ ràng và theo hạn mức đƣợc quy định. Công tác thanh toán phải thực hiện một cách hợp lý hợp lệ và theo quy định. - Kiểm soát chi phí tổ chức tri ân, chăm sóc khách hàng: tƣơng tự nhƣ việc kiểm soát chi phí tuyên truyền tiết kiệm điện, thực hiện kiểm soát chặt chẽ. - Kiểm soát chi phí kiểm định vật tƣ thiết bị.
16 - Kiểm soát chi phí tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng cho bộ phận bán hàng. Hạn chế trong việc kiểm soát chi phí bán hàng: Việc tổ chức tri ân, chăm sóc khách hàng diễn ra trong toàn tỉnh, trong đó việc quản lý các chi phí ở các huyện miền núi còn gặp nhiều khó khăn do địa hình hiểm trở. Chi phí tuyên truyền tiết kiệm điện có nhiều khoản mục phát sinh ngoài dự toán. Các gian lận có thể xảy ra bằng cách hợp thức hóa chứng từ để thanh toán.  Kiểm soát chi phí quản lý doanh nghiệp: Thực hiện kiểm tra kiểm soát các chi phí quản lý doanh nghiệp: - Kiểm soát chi phí tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng cho bộ phận quản lý doanh nghiệp. - Kiểm soát chi phí công cụ dụng cụ. - Kiểm soát chi phí khấu hao tài sản cố định - Kiểm soát chi phí thuế, lệ phí, chi phí dich vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác. - Kiểm soát chi phí nhiên liệu phục vụ công tác quản lý. - Kiểm soát chi phí tiếp khách, công tác phí. Hạn chế trong việc kiểm soát chi phí quản lý doanh nghiệp: việc phát sinh các chi phí tiếp khách tăng đột biến trong các kỳ nghỉ lễ do các đoàn tham quan của các đơn vị thành viên. Kiểm soát chƣa chặt chẽ chi phí nhiên liệu. 2.2.5 Đánh giá tổng quát về công tác kiểm soát nội bộ chi phí tại Công ty Điện lực Quảng ngãi a. Ưu điểm: - Công ty đã ban hành các quy trình, quy định cụ thể, từ đó giúp cho các công tác thực hiện và kiểm soát tất cả các khoản chi phí
17 một cách dễ dàng và đúng quy định. - Lãnh đạo luôn quan tâm đến mục tiêu tối ƣu hóa chi phí trong sản xuất kinh doanh, phân cấp mạnh mẽ đến các đơn vị Điện lực. - Công ty đã đặt ra các chỉ tiêu tài chính, từ đó yêu cầu các đơn vị nghiêm túc thực hiện. Luôn khích lệ, động viên, thƣởng đối với các đơn vị thực hiện đúng theo quy định, và tiến hành trừ điểm đối với những đơn vị còn lơ là trong công tác quản lý tài chính dẫn đến thất thoát hay sai quy định của Công ty. - Hệ thống kế toán và quản lý vật tƣ (ERP) hạn chế đƣợc sai sót trong công tác nhập xuất vật tƣ thiết bị, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. - Hệ thống sổ sách, chứng từ, báo cáo đều tuân thủ quy định của Nhà nƣớc, của ngành. - Lãnh đạo Công ty tổ chức các khóa đào tạo nhằm nâng cao kỹ năng, năng lực làm việc. Giải quyết các vƣớng mắc trong công tác từ đó nâng cao trình độ của CBCNV. Tổ chức sát hạch theo từng ngành nghề để bố trí công tác một cách hợp lý. b. Hạn chế, nguyên nhân - Công tác lập kế hoạch nhu cầu vật tƣ thiết bị còn nhiều sai sót, chƣa đƣợc chú trọng, chƣa kiểm soát chặt chẽ đƣợc khối lƣợng vật tƣ thiết bị tồn kho, ảnh hƣởng đến hiệu quả sử dụng vốn. - Nhu cầu VTTB phát sinh không theo kế hoạch dẫn đến việc không tập trung mua sắm mà phải mua theo từng đợt nhỏ lẻ. - Bộ phận kế toán vẫn chƣa kiểm soát chặt chẽ chứng từ cũng nhƣ nắm rõ các quy trình quy định dẫn đến sai sót. - Việc vận dụng chƣơng trình kế toán mới (ERP) còn nhiều khó khăn do các bộ phận chƣa tìm hiểu, ghi chép tốt dẫn đến sai sót
18 trong quá trình nhập liệu, tốn kém thời gian điều chỉnh, ảnh hƣởng đến công tác báo cáo tài chính. - Công tác quyết toán các công trình còn chậm, và thƣờng dồn vào thời điểm cuối quý, cuối năm, gây khó khăn trong công tác kiểm tra, kiểm soát.