Tóm tắt luận văn Thạc sĩ Lưu trữ và Quản trị văn phòng: Tổ chức quản lý hồ sơ hành chính ở UBND thành phố Ninh Bình - Thực trạng và giải pháp

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI<br /> TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN<br /> ..<br /> <br /> NGUYỄN HẰNG THUỶ<br /> <br /> TỔ CHỨC QUẢN LÝ HỒ SƠ HÀNH CHÍNH<br /> Ở UBND THÀNH PHỐ NINH BÌNH<br /> THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP<br /> <br /> Chuyên ngành: Lưu trữ<br /> Mã số: 60 32 24<br /> <br /> LUẬN VĂN THẠC SỸ NGÀNH<br /> LƯU TRỮ VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG<br /> <br /> Người hướng dẫn khoa học : PGS.TS Vũ Thị Phụng<br /> <br /> HÀ NỘI, 2009<br /> <br /> PHẦN MỞ ĐẦU<br /> <br /> 1- Lý do chọn đề tài.<br /> Trong việc thực hiện Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước<br /> giai đoạn 2001-2010 thì cải cách thủ tục hành chính đã và đang là yêu cầu bức<br /> xúc của nhân dân, của các tổ chức và các nhà đầu tư nước ngoài, là khâu đột phá<br /> của tiến trình cải cách hành chính nhà nước. Những năm gần đây, các thủ tục<br /> hành chính trong việc giải quyết công việc của công dân và tổ chức, các cơ quan<br /> hành chính nhà nước đã có những cải tiến đáng kể, trong đó có những cải cách<br /> về thủ tục hồ sơ. Tuy nhiên thực tế cho thấy, nhiều cơ quan hành chính nhà nước<br /> chưa đánh giá đúng vai trò, vị trí và tác dụng của hồ sơ trong hoạt động của cơ<br /> quan nói chung, đối với việc cải cách thủ tục hành chính nói riêng, nên chưa<br /> quan tâm, đầu tư đúng mức tới vấn đề này, chưa xem việc tổ chức quản lý hồ sơ<br /> là một trong những nội dung quan trọng của cải cách thủ tục hành chính. Điều<br /> đó dẫn đến tình trạng quản lý hồ sơ của đa số cơ quan hành chính nhà nước hiện<br /> nay còn khá nhiều bất cập và tồn tại.<br /> Thành phố Ninh Bình là trung tâm chính trị, kinh tế, văn hoá của tỉnh, là<br /> nơi khối lượng giao dịch của các tổ chức và cá nhân với cơ quan quản lý Nhà<br /> nước các cấp tương đối nhiều. Chính vì vậy Thành phố Ninh Bình đã từng bước<br /> triển khai thực hiện cải cách hành chính mà trọng tâm là cải cách một bước các<br /> thủ tục hành chính trong một số lĩnh vực dịch vụ hành chính công. Thực hiện<br /> chương trình cải cách hành chính giai đoạn 2001-2010, UBND thành phố Ninh<br /> Bình đã thiết lập bộ phận tiếp nhận và hoàn trả hồ sơ hành chính.<br /> Sau hơn 5 năm hoạt động, mô hình này đã đạt được những kết quả nhất<br /> định, tạo sự chuyển biến quan trọng trong công tác quản lý hành chính nhà<br /> nước. Hồ sơ hành chính bước đầu đã được cải tiến một bước và hoàn thiện hơn,<br /> tạo điều kiện thuận lợi cho giao dịch giữa nhân dân và các cơ quan chức năng<br /> thuộc UBND thành phố. Tuy nhiên trong quá trình thực hiện cho thấy việc tổ<br /> chức quản lý hồ sơ hành chính còn có nhiều điều cần phải xem xét, cải tiến, rút<br /> kinh nghiệm để hoàn thiện hơn, đáp ứng yêu cầu cải cách nền hành chính nhà<br /> nước trong giai đoạn tới.<br /> Bản thân nhận thức được những vấn đề trên đồng thời là một cán bộ công<br /> tác tại Thành uỷ Ninh Bình, tỉnh Ninh Bình. Sau 3 năm nghiên cứu, học tập<br /> chương trình thạc sỹ tại khoa Lưu trữ và Quản trị văn phòng, tôi mạnh dạn chọn<br /> đề tài: “Tổ chức quản lý hồ sơ hành chính ở UBND thành phố Ninh Bình Thực trạng và giải pháp” làm luận văn tốt nghiệp thạc sỹ của mình nhằm nâng<br /> cao nhận thức và rèn luyện khả năng ứng dụng lý luận vào thực tiễn.<br /> 1<br /> <br /> 2. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của luận văn.<br /> - Mục tiêu nghiên cứu: đề xuất phương hướng, nhiệm vụ và giải pháp tiếp<br /> tục hoàn thiện việc quản lý hồ sơ hành chính ở UBND thành phố Ninh Bình<br /> trong những năm tiếp theo.<br /> - Nhiệm vụ nghiên cứu: Những vấn đề lý luận cơ bản về hồ sơ hành chính.<br /> + Khảo sát, đánh giá thực trạng việc giải quyết thủ tục hành chính và quản<br /> lý hồ sơ hành chính đang được áp dụng ở UBND thành phố Ninh Bình hiện nay.<br /> + Đề xuất các giải pháp tổng thể và trước mắt nhằm tiếp tục hoàn thiện quy<br /> trình giải quyết thủ tục hành chính và việc quản lý hồ sơ hành chính ở thành phố<br /> Ninh Bình trong thời gian tới.<br /> 3. Đối tượng và giới hạn phạm vi nghiên cứu của luận văn.<br /> - Đối tượng nghiên cứu của luận văn là hồ sơ hành chính đang được áp<br /> dụng thực hiện theo cơ chế “một cửa” tại UBND thành phố Ninh Bình.<br /> - Phạm vi nghiên cứu của luận văn: giới hạn nghiên cứu đến loại hình hồ sơ<br /> hành chính hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc quan hệ giữa<br /> cơ quan hành chính nhà nước với các tổ chức, cá nhân đang được áp dụng thực<br /> hiện theo cơ chế “một cửa” tại UBND thành phố Ninh Bình.<br /> 4- Lịch sử nghiên cứu vấn đề .<br /> - Về mặt lý luận: đây là hướng nghiên cứu phổ biến trong các công trình<br /> nghiên cứu của các giảng viên, học viên của Học viện Hành chính Quốc gia. Các<br /> kết quả nghiên cứu thường thể hiện trong các sách, giáo trình, các bài viết trên<br /> tạp chí chuyên ngành hoặc các luận án, luận văn, khoá luận. Tuy nhiên có rất ít đề<br /> tài nghiên cứu sâu, riêng về hồ sơ hành chính.<br /> - Hướng nghiên cứu vận dụng lý luận vào thực tiễn nhằm làm sáng tỏ lý<br /> luận hoặc vận dụng lý luận để giải quyết các vấn đề thực tiễn và đưa ra một số<br /> đề xuất. Các kết quả nghiên cứu thường thể hiện trong các tạp chí chuyên ngành,<br /> thông tin của các địa phương, một số đề tài nghiên cứu của các giảng viên, sinh<br /> viên, học viên. Ví dụ: “Thủ tục hành chính một cửa và vấn đề tổ chức lại công<br /> tác văn thư, lưu trữ tại các đơn vị có liên quan” của GS.TSKH Nguyễn Văn<br /> Thâm đăng trên Tạp chí Văn thư – Lưu trữ, tháng 1 năm 2006; “Bàn về hồ sơ<br /> hành chính và vấn đề chuẩn hóa hồ sơ hành chính” của tác giả Hoàng Minh<br /> Cường đăng trên tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 4 năm 2003; Cải cách thủ tục hồ<br /> sơ hành chính theo cơ chế “một cửa” tại UBND các quận của Thành phố Hà<br /> Nội, luận văn thạc sỹ, chuyên ngành Lưu trữ của Phạm Thị Hồng Quyên…<br /> Những đề tài này phần lớn theo hướng mô tả, phân tích tình hình thực tế, đánh<br /> giá và đưa ra các giải pháp, đề xuất, kiến nghị.<br /> 2<br /> <br /> 5. Đóng góp của luận văn.<br /> - Hệ thống hoá lý luận cũng như thực tiễn, đề xuất lên cấp trên để các nhà<br /> quản lý và hoạch định chính sách có cái nhìn tổng quát và sâu sắc về thực tiễn.<br /> - Góp phần chứng minh ý nghĩa và vai trò của hồ sơ hành chính và tổ chức<br /> quản lý hồ sơ hành chính đối với việc hiện đại hoá nền hành chính hiện nay.<br /> - Cung cấp cho những người quan tâm đến vấn đề cải cách thủ tục hành<br /> chính một số hiểu biết, kinh nghiệm từ thực tế ở UBND thành phố Ninh Bình.<br /> 6. Phương pháp nghiên cứu :<br /> - Phương pháp luận của chủ nghĩa Mác - Lê nin (chủ nghĩa duy vật biện<br /> chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử).<br /> - Các phương pháp cụ thể: phương pháp phân tích, phương pháp tổng hợp,<br /> phương pháp so sánh, phương pháp điều tra xã hội học, phương pháp xử lý<br /> thông tin, phương pháp phỏng vấn...<br /> <br /> 3<br /> <br /> Chương 1<br /> NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HỒ SƠ HÀNH CHÍNH<br /> 1.1. Những khái niệm cơ bản.<br /> - Khái niệm hồ sơ.<br /> - Khái niệm hành chính.<br /> - Khái niệm hồ sơ hành chính.<br /> 1.2. Các loại hồ sơ hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND<br /> thành phố Ninh Bình.<br /> 1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của UBND thành phố Ninh<br /> Bình.<br /> 1.2.2. Các loại hồ sơ hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND<br /> thành phố Ninh Bình.<br /> a. Các loại hồ sơ hành chính.<br /> Hiện nay các loại hồ sơ hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của<br /> UBND thành phố Ninh Bình gồm các hồ sơ cụ thể như sau:<br /> - Hồ sơ thuộc lĩnh vực quản lý đất đai, gồm:<br /> + Hồ sơ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất ở.<br /> + Hồ sơ chuyển đổi, chuyển nhượng quyền sở hữu nhà và quyền sử dụng đất.<br /> + Hồ sơ thừa kế đất ở và chuyển nội bộ trong gia đình.<br /> + Hồ sơ đăng ký thế chấp và xoá thế chấp bằng quyền sử dụng đất.<br /> - Hồ sơ thuộc lĩnh vực tư pháp gồm :<br /> + Hồ sơ đăng ký thay đổi, bổ sung, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc,<br /> xác định lại giới tính.<br /> + Hồ sơ cấp bản sao giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch .<br /> + Hồ sơ cấp lại bản chính giấy khai sinh.<br /> + Hồ sơ chứng thực bản sao từ bản chính.<br /> + Hồ sơ chứng thực chữ ký.<br /> - Hồ sơ thuộc lĩnh vực cấp giấy phép xây dựng gồm:<br /> + Hồ sơ cấp phép xây dựng cho công trình, nhà ở riêng lẻ ở đô thị.<br /> + Hồ sơ thẩm định, phê duyệt dự án đầu tư, xây dựng cơ bản.<br /> - Hồ sơ thuộc lĩnh vực đăng ký kinh doanh gồm:<br /> + Hồ sơ đăng ký kinh doanh cá thể.<br /> + Hồ sơ đăng ký kinh doanh hợp tác xã.<br /> + Hồ sơ đăng ký kinh doanh bán lẻ (hoặc đại lý bán lẻ) rượu, thuốc lá.<br /> - Hồ sơ thuộc lĩnh vực chính sách xã hội gồm:<br /> + Hồ sơ xác nhận con thương binh, liệt sĩ và đối tượng hưởng chế độ đối<br /> với người có công.<br /> 4<br /> <br />