Tóm tắt Luận văn thạc sĩ Quản lý công: Hiệu quả hoạt động của văn phòng Hôi đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân thành phố Vĩnh Yên, tỉnh Vĩnh Phúc

Chia sẻ: Hinh Duyệt | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:29

Thêm vào BST

Báo xấu

50
lượt xem 6
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Để đạt được mục tiêu nghiên cứu nêu trên. Luận văn thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể sau: Hệ thống hóa cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý và làm rõ một số vấn đề lý luận khoa học và thực tiễn về công tác văn phòng nói chung. Phân tích tình hình hoạt động của văn phòng HĐND – UBND của thành phố Vĩnh Yên, tỉnh Vĩnh Phúc. Đánh giá tình hình thực tế, những kết quả đã đạt được, những hạn chế và nguyên nhân trong quá trình hoạt động của Văn Phòng HĐND – UBND trên địa bàn.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Tóm tắt Luận văn thạc sĩ Quản lý công: Hiệu quả hoạt động của văn phòng Hôi đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân thành phố Vĩnh Yên, tỉnh Vĩnh Phúc

1 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ …………/………… ……/…… HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA NGUYỄN NGỌC TUẤN HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN - ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ VĨNH YÊN TỈNH VĨNH PHÚC LUẬN VĂN THẠC SĨ HÀ NỘI- NĂM 2016
2 MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Trong xu hướng toàn cầu hóa và hội nhập kinh tế, một đòi hỏi tất yếu đối với Chính phủ của mỗi quốc gia đó là cải cách hành chính để đáp ứng nhu cầu thực tiễn khách quan, Việt Nam cũng không nằm ngoài xu thế phát triển đó. Cùng với cải cách hành chính của cả nước, tỉnh Vĩnh Phúc đang đẩy mạnh công cuộc cải cách hành chính để hội nhập, thu hút đầu tư và phát triển kinh tế - xã hội. Văn phòng HĐND và UBND có nhiệm vụ và vai trò vô cùng quan trọng trong công việc quản lý, chỉ đạo, điều hành các công việc dưới sự chỉ đạo của các cán bộ đứng đầu HĐND, UBND. Chính vì lẽ đó, công việc cấp thiết trước mắt đối với khối văn phòng là phải nâng cao hiệu quả hoạt động, có phương thức điều hành khoa học, biện pháp kỹ thuật thích hợp. Trong thời gian qua, hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vĩnh Yên đã hoạt động có hiệu quả, văn phòng làm khá tốt các công tác chức năng nhiệm vụ được giao. Mặc dù vậy vẫn còn một số tồn tại, hạn chế như: Cơ chế phối hợp chưa tốt, sự phân công công việc còn có sự chồng chéo, bỏ trống, quy chế làm việc chưa chặt chẽ,…đã làm ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vĩnh Yên. Trước những tình hình thực tế đang diễn ra, bên cạnh đó nhận thấy chưa có đề tài nghiên cứu về hoạt động của Văn phòng HĐND, YBND thành phố Vĩnh Yên, tỉnh Vĩnh Phúc nên tôi đã chọn đề tài: “ Hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân thành phố Vĩnh Yên tỉnh Vĩnh Phúc” làm đề tài nghiên cứu làm luận văn thạc sĩ. 2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài - Lưu Kiếm Thanh ( 2009) “ Hành chính văn phòng trong cơ quan nhà nước”. Nxb thống kê, Hà Nội; Lưu Kiếm Thanh ( 2009) “ Nghiệp vụ hành chính văn phòng”,Nxb thống kê, Hà Nội; Nguyễn Hữu Thân ( chủ biên) , “ Quản trị hành chính văn phòng”, NXb thống kê, Hà Nội; Học viện hành chính Quốc gia ( 2006 ).
3 “ Điều hành công sở hành chính Nhà nước”, Nxb Khoa học và kỹ thuật Hà Nội; Nguyễn Đăng Thành ( chủ biên ) ( 2013), “ Đo lường và đánh giá hiệu quả quản lý hành chính Nhà nước những thành tựu trên thế giới và ứng dụng Việt Nam”, Nxb Lao động; Nguyễn Văn Thâm ( 2001), “ Tổ chức điều hành hoạt động của các công sở”, Nxb lao động; Nguyễn Văn Thâm (2001) “ Tổ chức điều hành hoạt động của các công sở” , Nxb chính trị Quốc gia.; Thái Thùy Linh (2010) “ Nâng cao năng lực điều hành văn phòng UBND quận Hà Đông trong bối cảnh hiện nay”, Luận văn thạc sĩ quản lý hành chính công Học viện hành chính Hà Nội… 3. Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu Dựa trên những lý luận khoa học và tình hình thực tiễn về hoạt động của Văn phòng HĐND-UBND thành phố Vĩnh Yên, tỉnh Vĩnh Phúc, đề tài đánh giá những kết quả đã đạt được, những hoạt động còn hạn chế để tìm ra nguyên nhân và đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên tỉnh Vĩnh Phúc trong thời gian tới. + Hệ thống hóa cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý và làm rõ một số vấn đề lý luận khoa học và thực tiễn về công tác văn phòng nói chung. + Phân tích tình hình hoạt động của văn phòng HĐND – UBND của thành phố Vĩnh Yên, tỉnh Vĩnh Phúc. Đánh giá tình hình thực tế, những kết quả đã đạt được, những hạn chế và nguyên nhân trong quá trình hoạt động của Văn Phòng HĐND – UBND trên địa bàn. + Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên, tỉnh Vĩnh Phúc. 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4.1. Đối tượng nghiên cứu: Nghiên cứu hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên tỉnh Vĩnh Phúc. 4.2. Phạm vi nghiên cứu: Luận văn nghiên cứu các hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên, tỉnh Vĩnh Phúc và phân tích tình hình hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND thành phố trong giai đoạn 2012 - 2015 để đánh giá kết quả đã đạt được, những hoạt động còn hạn chế để tìm ra nguyên nhân
4 và đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên tỉnh Vĩnh Phúc trong giai đoạn 2016 – 2020. 5. Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu 5.1. Phương pháp luận: 5.2. Phương pháp nghiên cứu: Phương pháp nghiên cứu khoa học, phương pháp phân tích, tổng hợp, phương pháp thu thập và xử lý dữ liệu, phương pháp thống kê, mô tả, phương pháp đối chiếu so sánh… 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn - Hệ thống hóa cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý nắm rõ các vấn đề về văn phòng và hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND một cách hệ thống và khoa học nhất. - Kết quả nghiên cứu của luận văn sẽ góp phần làm cơ sở để Văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên nâng cao hiệu quả hoạt động nhằm đáp ứng được đòi hỏi của thực tế; - Luận văn bảo vệ thành công có thể được sử dụng làm tài liệu tham khảo cho Văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên, các cơ quan tổ chức khác khi tiến hành hoàn thiện nâng cao hiệu quả hoạt động. - Những dữ liệu thực tiễn về hoạt động của Văn phòng cấp huyện nói chung và Văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên nói riêng có thể giúp các nhà hoạch định chính sách tham khảo để xây dựng chính sách phù hợp với thực tiễn hơn. 7. Cấu trúc của luận văn Chương 1: Cơ sở lý luận và thực tiễn về hoạt động của văn phòng hội đồng nhân dân - uỷ ban nhân dân cấp huyện; Chương 2: Thực tiễn hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân thành phố Vĩnh Yên; Chương 3: Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân thành phố Vĩnh Yên.
8 Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN - UỶ BAN NHÂN DÂN CẤP HUYỆN 1.1. Những vấn đề chung về văn phòng 1.1.1. Quan niệm về văn phòng, văn phòng HĐND – UBND cấp huyện * Văn phòng có thể hiểu một cách đơn giản theo như quan sát của mỗi người trong đời sống thực tế thường hay bắt gặp, văn phòng là trụ sở làm việc, là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của các cơ quan, đơn vị do văn phòng thường gắn với một địa điểm cụ thể, gắn liền với tên của cơ quan, đơn vị đó. Tại văn phòng, các công việc hàng ngày, hành chính của các cơ quan, đơn vị liên quan đến công văn, giấy tờ, con dấu hoặc các công việc phục vụ, hậu cần, bảo vệ…được thực hiện. Có thể có nhiều cách hiểu khác nhau về văn phòng, nhưng có thể hiểu theo một nghĩa chung nhất đó là: Văn phòng là một bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, doanh nghiệp; là nơi thu thập và xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần, đảm vảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. * Hiệu quả hoạt động của văn phòng là một phạm trù phản ánh trình độ sử dụng các nguồn lực của văn phòng trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ và mục tiêu đề ra. * Hiệu quả của hoạt động hành chính là kết quả quản lý đạt được của bộ máy hành chính trong sự tương quan với mức độ chi phí các nguồn lực, trong mối quan hệ giữa hiệu quả kinh tế với hiệu quả xã hội. Hiệu quả của nền hành chính được thế hiện trên các phương diện: đạt mục tiêu quản lý hành chính tối đa với mức độ chi phí các nguồn lực nhất định;đạt mục tiêu nhất định với mức độ chi phí các nguồn lực tối thiểu; đạt mục tiêu không chỉ tỏng quan hệ với chi phí nguồn lực mà còn trong quan hệ với hiệu quả xã hội.
9 * Văn phòng HĐND – UBND cấp huyện Văn phòng Hội đồng nhân dân và UBND huyện là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, có chức năng tham mưu tổng hợp, cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của Hội đồng nhân dân, UBND và các cơ quan nhà nước ở địa phương; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND và UBND. Văn phòng HĐND và UBND có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của UBND huyện đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Văn phòng UBND thành phố. Về tổ chức, văn phòng HĐND và UBND huyện có Chánh Văn phòng và các Phó Chánh Văn phòng. Tổ chức biên chế của Văn phòng HĐND và UBND huyện do Chủ tịch UBND huyện quyết định trong tổng biên chế được giao. Vai trò của văn phòng HĐND và UBND huyện là làm trung gian giữa lãnh đạo với các bộ phận có liên quan, một số phòng ban, cơ quan trong huyện, là nơi chuyển giao các công việc giữa cá nhân và lãnh đạo. Văn phòng được ví là cửa ngõ của UBND và HĐND cấp huyện bởi vì đối với mỗi tổ chức này, luôn có mối quan hệ đối nội, đối ngoại thông qua các văn bản hệ thống đi đến và văn bản nội bộ. Mặt khác, văn phòng cũng được ví là nơi cung cấp các dịch vụ tổng hợp giúp ích cho UBND và HĐND. Bên cạnh đó văn phòng HĐND và UBND cấp huyện là nơi tiếp nhận các mối quan hệ nhất là mối quan hệ đối ngoại. 1.1.2. Chức năng của văn phòng HĐND – UBND cấp huyện Thứ nhất, chức năng tham mưu, tổng hợp Nghị định 14 đặt vị trí hàng đầu của Văn phòng là "tham mưu tổng hợp cho UBND về hoạt động của UBND với yêu cầu: tham mưu tổng hợp; tham mưu, giúp và tham mưu cho. Nhiệm vụ lớn nhất và khó khăn nhất của văn phòng là: "tham mưu tổng hợp cho UBND về hoạt động của UBND". Tham mưu tổng hợp có nghĩa là tham mưu ngay chính trong nhiệm vụ tổng hợp, vì tổng hợp hàm chứa chất liệu tham mưu đề xuất giải pháp xử lý công việc ngay trong công tác tổng hợp chứ
10 không phải tổng hợp riêng rẽ. Việc tham mưu tổng hợp bao gồm cả về kinh tế, văn hóa, xã hội, an ninh trật tự, quốc phòng địa phương, tài nguyên, môi trường... Nhiệm vụ "Tham mưu, giúp UBND cấp huyện về công tác dân tộc". Đây là nhiệm vụ mới có nghĩa là nhà nước xác định vị trí, ý nghĩa đặc biệt của vấn đề dân tộc trong tình hình hiện. Nhiệm vụ "tham mưu cho Chủ tịch UBND về chỉ đạo, điều hành" giúp Chủ tịch hoàn thành nhiệm vụ, Văn phòng có trách nhiệm tham mưu "trúng việc và đúng người" vì Chủ tịch UBND là người lãnh đạo và điều hành công việc của UBND. Nhiệm vụ cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của HĐND, UBND và các cơ quan nhà nước ở địa phương". Nhiệm vụ cuối cùng, là: "Đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND và UBND”. Ngoài ra, văn phòng UBND – HĐND huyện còn "cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của HĐND... Thứ hai, chức năng hậu cần Mọi hoạt động hậu cần gắn liền với việc sử dụng cơ sở vật chất, chuẩn bị các chương trình, hoạt động phục vụ chung trong văn phòng đều được cấp trên có thẩm quyền hướng dẫn, quy định cụ thể, có định mức rõ ràng trong việc thực hiện các hoạt động liên quan đến hoạt động tài chính hay số lượng cũng như chất lượng gắn liền với các hoạt động nhiệm vụ. 1.1.3. Nhiệm vụ và quyền hạn * Đối với chức năng là cơ quan chuyên môn của Ủy ban nhân dân Văn phòng trình UBND huyện chương trình làm việc, kế hoạch công tác hàng tháng, hàng quý, sáu tháng và cả năm của UBND huyện. Đôn đốc, kiểm tra các phòng, ban chuyên môn, UBND cấp xã, thị trấn, công tác phối hợp giữa các phòng chuyên môn, UBND xã, thị trấn theo quy định của pháp luật; Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của UBND và
11 Chủ tịch UBND huyện theo quy định của pháp luật. Thực hiện công tác thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất được giao theo quy định của pháp luật… * Đối với việc tổ chức phục vụ hoạt động của HĐND, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của HĐND và đại biểu Hội đồng nhân dân huyện thì Văn phòng HĐND và UBND huyện tham mưu xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch hoạt động hàng tháng, hàng quý, sáu tháng và cả năm của HĐND, Thường trực HĐND; tổ chức phục vụ việc thực hiện chương trình, kế hoạch đã được phê duyệt; tham mưu, phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân điều hành công việc chung; điều hoà, phối hợp hoạt động các Ban của Hội đồng nhân dân; bảo đảm việc thực hiện quy chế hoạt động, giúp Thường trực HĐND xây dựng chương trình, tổ chức phục vụ kỳ họp HĐND; đôn đốc cơ quan, tổ chức hữu quan chuẩn bị tài liệu phục vụ các kỳ họp. 1.2. Nội dung hoạt động của văn phòng HĐND – UBND cấp huyện 1.2.1. Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan Lập kế hoạch, xây dựng chương trình là quá trình xây dựng các mục tiêu và xác định các nguồn lực, quyết định cách tốt nhất để thực hiện các mục tiêu đã đề ra. Bằng việc sắp xếp, bố trí các công việc, các hoạt động, các giải pháp để sử dụng và phối hợp các nguồn lực theo trình tự thời gian, nhằm thực hiện các chức năng, nhiệm vụ và đạt tới các mục tiêu của mỗi tổ chức, cơ quan hay cá nhân đó. Cần xác định trước phải làm gì, làm như thế nào, vào khi nào và ai sẽ làm. Việc làm kế hoạch là bắc một nhịp cầu từ trạng thái hiện tại tới chỗ mà chúng ta muốn có trong tương lai. Văn phòng phải trực tiếp xây dựng các chương trình, kế hoạch công tác hàng tháng, hàng quý, hàng năm cho chính văn phòng và cho lãnh đạo cơ quan trực thuộc triển khai kế hoạch đó để tránh được việc chồng chéo, trùng lặp các công việc hàng ngày, ảnh hưởng đến chất lượng và tiến độ của công việc. Sau cùng, văn phòng cần phải thưởng xuyên tổng kết các công việc đã làm, đã thực hiện được, những kế hoạch còn tồn đọng và lý do liên quan để có kế hoạch thực hiện bổ sung kịp thời.
12 1.2.2. Thu thập, xử lý, quản lý và sử dụng các thông tin chung Trong công tác quản lý hành chính Nhà nước thì thông tin là phương tiện để ra các quyết định, xác định phương hướng, chỉ đạo sát thực với thực tế, nâng cao hiệu quả hoạt động. Văn phòng HĐND – UBND huyện luôn cần hiểu, biết chính xác nhu cầu thông tin phục vụ quản lý. Xác định được đối tượng có nhu cầu cần được cung cấp thông tin và sử dụng thông tin. Tìm hiểu chính xác nguồn thông tin để khai thác, thu thập, cung cấp hợp lý, đúng lúc, đúng mục đích, phù hợp với quy định của pháp luật. Trong việc xử lý thông tin cần loại bỏ thông tin nhiễu, liên kết thông tin theo những mối liên hệ bản chất, vốn có, nhằm rút ra những thông tin thật sự có giá trị, phục vụ cho việc giải quyết nhiệm vụ quản lý hành chính. Trong quy trình xử lý thông tin diễn ra các hoạt động và các phương pháp cơ bản sau: Tiếp nhận thông tin  Tóm lược thông tin  Xác nhận, kiểm tra độ tin cậy của thông tin thu thập từ các nguồn tin khác nhau  Phân tích, tổng hợp, kiến nghị giải quyết. 1.2.3. Soạn thảo, phát hành, quản lý văn bản Văn bản hành chính là văn bản của các cơ quan nhà nước dùng để ghi chép, truyền đạt các quyết định quản lý và các thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý theo đúng thể thức, thủ tục, và thẩm quyền luật định. Các hình thức văn bản hình thành trong hoạt động của UBND huyện và cơ quan trực thuộc UBND huyện bao gồm: các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính. * Nguyên tắc soạn thảo văn bản quy định: - Nội dung văn bản phải hợp hiến, hợp pháp. - Văn bản phải được soạn thảo đúng thể thức - Văn bản phải được soạn thảo đúng thẩm quyền quy định
13 - Văn bản phải đảm bảo tính khả thi - Văn bản phải được trình bày bằng phong cách hành chính công vụ 1.2.4. Lưu trữ Công việc lưu trữ bao gồm: phân loại, chọn lọc, đánh giá, sắp xếp thông tin một cách có hệ thống theo những phương pháp khoa học nhằm bảo quản an toàn và phục vụ việc kiểm tra, điều tra khi cần, hoặc công tác tra cứu thông tin, khai thác sử dụng thông tin có hiệu quả phục vụ nhu cầu khác nhau của văn phòng. Các thông tin, tài liệu lưu trữ bao gồm: bản chính, bản gốc của những tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân, được bảo quản trong các kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử… của toàn xã hội. Trong trường hợp không còn tài liệu bản chính, bản gốc thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp. Nghiệp vụ lưu trữ sẽ bao hàm các nội dung về tổ chức bộ phận, nhân sự làm công tác lưu trữ trong cơ quan và ban hành những văn bản quy phạm pháp luật, những văn bản hướng dẫn về công tác lưu trữ; thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ, cuối cùng là kiểm tra, đánh giá về công tác lưu trữ. 1.2.5. Tổ chức giao tiếp, đối nội, đối ngoại Đây là nhiệm vụ quan trọng, trong đó có tổ chức các phòng làm việc, tiếp khách và sắp xếp nhân lực phù hợp với từng loại công việc của cơ quan. Mức độ giao tiếp của nhân viên trong văn phòng có thể là rộng hoặc hẹp, nhiều hoặc ít và chủ yếu diễn ra tại văn phòng và do văn phòng tổ chức. Yêu cầu chung đặt ra trong giao tiếp, đối nội, đối ngoại là: công việc lễ tân, tiếp khách phải đảm bảo tính trang trọng, văn minh, lịch sự nhưng phải đảm bảo sự tiết kiệm, thực thi đúng quy định, chế độ, quy chế của cơ quan.
14 1.2.6. Bảo quản vật tư, tài sản, kinh phí cho cơ quan Trong văn phòng HĐND – UBND cấp huyện, mọi đồ dùng, thiết bị, các tài liệu được văn phòng nắm giữ cũng như kinh phí hoạt động được Nhà nước giao cho hàng năm cần phải được bảo quản, sử dụng đúng mục đích, có hiệu quả. Việc đảm bảo về vật chất và kinh phí chính là đảm bảo việc diễn ra các hoạt động trong cơ quan. 1.2.7. Tổ chức hội họp Họp là một hình thức của hoạt động quản lý nhà nước, một cách thức giải quyết công việc, thông qua đó thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước trực tiếp thực hiện sự chỉ đạo, lãnh đạo, điều hành hoạt động mọi công việc giải quyết các công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của cơ quan mình theo quy định của pháp luật. Mục tiêu của hội họp là để tạo cơ hội cho các thành viên tham gia được thảo luận, tranh luân, tranh đấu về những những vấn đề/chủ đề thiết yếu được nêu ra, nâng cao kỹ năng làm việc nhóm, lấy ý kiến của một nhóm sau khi đã bàn bạc. Là nơi đưa ra các quyết định quyết đoán và cam kết tập thể nhằm phát huy dân chủ nói chung và cụ thể là thực hiện các quy chế dân chủ. 1.3. Mối quan hệ giữa văn phòng HĐND – UBND cấp huyện và các phòng, ban chuyên môn thuộc UBND huyện Các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện được quy định rõ theo Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 02 năm 2008 của Chính phủ quy định tổ chức, các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh. Bao gồm: phòng nội vụ, phòng tư pháp, phòng Tài chính – kế hoạch, phòng tài nguyên và môi trường, phòng lao động - Thương binh và xã hội, phòng văn hóa và thông tin, phòng GD&ĐT, phòng y tế, thanh tra huyện, văn phòng HĐND – UBND cấp huyện.
15 Trong hệ thống hành chính nhà nước, các cơ quan có mối quan hệ mật thiết với nhau, đặc trưng của mối quan hệ này đó là: Mang tính quyền lực đặc biệt là tình hình tổ chức cao và tính mệnh lệnh đơn phương, ngoài ra có tính hệ thống thức bậc chặt chẽ, chuyên môn hóa về nghề nghiệp cao. Điển hình của mối quan hệ giữa Văn phòng HĐND và UBND huyện và bộ phận văn thư của phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện là mối quan hệ hướng dẫn giúp đỡ lẫn nhau, còn mối quan hệ giữa Văn phòng HĐND và UBND huyện với các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện là mối quan hệ giữa các cơ quan tham mưu, giúp việc của UBND huyện. 1.4. Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động của văn phòng HĐND – UBND cấp huyện 1.4.1. Môi trường bên trong Thứ nhất, tổ chức văn phòng Thứ hai, nguồn nhân lực Thứ ba, cơ chế làm việc Thứ tư, điều kiện làm việc 1.4.2. Môi trường bên ngoài Thứ nhất, các chính sách, pháp luật Thứ hai, điều kiện kinh tế- xã hội 1.5. Quản trị văn phòng HĐND – UBND cấp huyện 1.5.1. Khái niệm quản trị văn phòng Quản trị là sự phối hợp tất cả các tài nguyên, thông qua tiến trình: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra nhằm đạt các mục tiêu đã đề ra. Việc quản trị văn phòng bao gồm nhiều công việc quan trọng bao gồm công tác hoạch định, xây dựng chương trình, mục tiêu chiến lược, kế hoạch hoạt động; tổ chức: (organizing), lãnh đạo (leading) và kiểm soát (controlling).
16 Quản trị hành chính văn phòng là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa và kiểm soát các hoạt động xử lý thông tin. Có thể nói, quản trị văn phòng là các công việc cụ thể hàng ngày liên quan tới hoạt động tổ chức, quản lý, điều hành một văn phòng nhằm giải quyết hiệu quả, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng đó. 1.5.2. Chức năng quản trị văn phòng Với mỗi chức năng quản trị nhằm thực hiện những mục tiêu khác nhau như: đối với chức năng hoạch định nhằm đề ra các mục tiêu công việc cụ thể, xác định các biện pháp thực hiện và soạn thảo thành các kế hoạch để triển khai trong văn phòng. Trong tổ chức nhằm tuyền chọn, huấn luyện, sắp xếp bộ máy nhân sự của văn phòng nhằm thực hiện hiệu quả các mục tiêu công việc. Việc lãnh đạo là việc phân công nhiệm vụ, hướng dẫn, động viên, tạo động lực cho nhân viên văn phòng thực hiên tốt nhiệm vụ đã xác định trong kế hoạch. Và cuooics cùng chức năng kiểm soát là theo dõi, kiểm tra kết quả thực hiện công việc trên thực tế, phát hiện các vấn đề phát sinh và đề ra các biện pháp xử lý kịp thời. 1.5.3. Nội dung quản trị văn phòng: Trong công tác quản trị văn phòng, nội dung cơ bản các công việc thực hiện bao gồm: + Lập kế hoạch quản trị văn + Xây dựng quy chế văn phòng + Xây dựng và tiến hành cơ cấu tổ chức văn phòng hợp lý + Phân công công việc và tổ chức phối hợp các bộ phận, phòng ban. + Xây dựng và đổi mới quy trình thực hiện các nghiệp vụ của văn phòng + Kiểm tra, giám sát và đánh giá kết quả hoạt động văn phòng + Xây dựng hệ thống thông tin và hệ thống thông tin quản lý của văn phòng. + Xây dựng văn hóa tổ chức tích cực, hỗ trợ tốt cho các vấn đề phát sinh trong thực tế. + Cung cấp và đảm bảo các điều kiện làm việc cho văn phòng.
17 1.6. Khái niệm hiệu quả hoạt động và những tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND cấp huyện 1.6.1. Khái niệm hiệu quả Khái niệm “hiệu quả” trong phạm vi quản lý hành chính nhà nước được hiểu là mối tương quan giữa kết quả thu được tối đa so với chi phí thực hiện kết quả đó ở mức tối thiểu. 1.6.2. Những tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND cấp huyện Hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng nói chung bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố khác nhau: Một là: Ảnh hưởng đến công tác Văn phòng chính là con người làm việc trong cơ quan. Nếu cán bộ trong cơ quan hiểu rõ và hỗ trợ cho công tác văn phòng thì hoạt động của Văn phòng sẽ được thực hiện thuận lợi và ngược lại. Hai là: Hoạt động của Văn phòng là lệ thuộc vào quy chế hoạt động của cơ quan nói chung và các quy định về công tác Văn phòng nói riêng. Ba là: Nó bị chi phối bởi các tổ chức cơ quan. Cơ quan càng có nhiều đơn vị bên trong thì công việc càng phức tạp. Nhưng cũng có khi công việc văn phòng bị chi phối ngay cả những trường hợp cơ quan không có nhiều đơn vị mà là do chức năng của đơn vị được phân định chưa rõ ràng. Bốn là: Thiết bị Văn phòng là điều kiện quan trọng của công việc, làm ảnh hưởng đến năng suất lao động hành chính trong cơ quan. Do vậy, việc đánh giá hiệu quả hoạt động Văn phòng HĐND – UBND cấp huyện có thể dựa trên một số tiêu chí cụ thể sau: Trình độ, năng lực đội ngũ cán bộ, công chức làm việc tại Văn phòng. Việc quy chế hóa và mức độ quy chế hóa của các hoạt động của Văn phòng. Sự phù hợp về cơ cấu tổ chức.
18 Việc áp dụng CNTT và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng trong hoạt động của Văn phòng. Mức độ đáp ứng trang thiết bị, cơ sở vật chất. Tiểu kết chương 1 Trong chương 1, nội dung chính là hệ thống hóa những cơ sở lý luận về hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND cấp huyện. Làm rõ các khái niệm cơ bản về hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND cấp huyện. Thông qua các luận cứ, trong chương này đã làm rõ hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND cấp huyện. Tất cả những căn cứ trên làm nên hệ thống cơ sở lý luận để tiến hành nghiên cứu thực tiễn hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên, tỉnh Vĩnh Phúc trong giai đoạn hiện nay.
19 Chương 2: THỰC TIỄN HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN - ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ VĨNH YÊN, TỈNH VĨNH PHÚC 2.1. Giới thiệu khái quát về UBND thành phố Vĩnh Yên, tỉnh Vĩnh Phúc 2.1.1. Cơ cấu tổ chức của UBND thành phố Vĩnh Yên 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ 2.2. Giới thiệu khái quát về văn phòng HĐND - UBND thành phố Vĩnh Yên, tỉnh Vĩnh Phúc 2.2.1. Cơ cấu tổ chức văn phòng HĐND - UBND thành phố Vĩnh Yên Văn phòng UBND thành phố Vĩnh Yên có Chánh văn phòng và hai Phó chánh Văn phòng; Căn cứ chức năng, nhiệm vụ và tình hình thực tế, Văn phòng được chia thành các bộ phận sau: bộ phận chuyên viên tham mưu tổng hợp; bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính; bộ phận tiếp dân; bộ phận công nghệ thông tin; bộ phận kế toán, thủ quỹ; bộ phận Văn thư, lưu trữ và bộ phận hành chính, quản trị, phục vụ. 2.2.2. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ và vai trò của văn phòng HĐND - UBND thành phố Vĩnh Yên, tỉnh Vĩnh Phúc * Chức năng: Văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên có chức năng nhiệm vụ và quyền hạn chung theo quy định đối với văn phòng HĐND – UBND huyện ngoài ra tùy theo đặc điểm của địa phương, văn phòng thực hiện một số công việc chuyên biệt khác nhằm hỗ trợ các cơ quan chức năng, các phòng ban chuyên môn thực hiện tốt vai trò của mình, kiện toàn bộ máy hành chính nhà nước cấp huyện.
20 2.2.3. Nhân sự Văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên có 9 đồng chí đảm nhiệm các nhiệm vụ khác nhau, phụ trách các mảng chuyên môn khác nhau. Trong đó, cán bộ quản lý với các chức danh: Chánh Văn phòng – 1 đồng chí, 1 Phó Chánh Văn phòng phụ trách công tác nghiên cứu, tham mưu, tổng hợp, 1 Phó Chánh Văn phòng phụ trách HĐND, đối ngoại, 1 Phó Chánh Văn phòng phụ trách hành chính-Quản trị và 6 chuyên viên Tổng hợp. 2.2.4. Điều kiện làm việc tại văn phòng HĐND - UBND thành phố Vĩnh Yên Văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên được trang bị đầy đủ máy móc thiết bị bao gồm những thiết bị, máy móc dùng cho công việc của nhân viên văn phòng như: Máy vi tính, Máy in, Máy Fax, máy photocopy, máy Scan, máy hủy tài liệu...để ứng dụng tối đa yêu cầu công việc. Văn hóa công sở: thực hiện tốt các quyết định về việc ban hành Quy chế văn hoá công sở tại cơ quan hành chính nhà nước và Quy chế Văn hoá công sở, áp dụng quy tắc ứng xử, lề lối, tác phong làm việc của cán bộ, công chức. Thực hiện các quy định về thời gian làm việc và văn hóa trang phục đối với cán bộ công nhân viên. Văn hóa giao tiếp có quy định rõ ràng theo quy định của pháp luật những việc công chức, viên chức được làm, và không được làm. máy chính quyền địa phương. Ngoài ra tổ chức tốt các hoạt động tổ chức đoàn thể, quần chúng tại cơ quan, đơn vị, và hoạt động giao lưu văn hóa, văn nghệ. 2.3. Nội dung hoạt động văn phòng ở văn phòng HĐND - UBND thành phố Vĩnh Yên Thứ nhất, công tác thu thập và xử lý thông tin Cán bộ công chức luôn trang bị cho mình kiến thức xã hội, và chuyên môn nghiệp vụ để phục vụ cho công tác, nhiệm vụ được giao. Thuần thục kỹ năng hành chính văn phòng. Nghe và trả lời điện thoại tiết kiệm, chính xác, soạn thảo văn bản,
21 soạn thảo công văn, thư, thư điện tử chuyên nghiệp, hiệu quả, quản lý thông tin hồ sơ tài liệu bảo mật, an toàn, chính xác; biết sử dụng các thiết bị máy móc văn phòng, công nghệ hiện đại. Ngoài các kỹ năng vốn có, cần phải nhắc đến kĩ năng mềm mà mỗi người nhân viên nên có: Kiên trì nhẫn lại; chịu khó tỉ mỉ, kỹ năng biết lắng nghe, trả lời hiệu quả; kỹ năng trao đổi thông tin; kỹ năng đọc phản hồi; ... Thứ hai, công tác soạn thảo văn bản Được đào tạo bài bản, cán bộ, chuyên viên Văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên đều là những người soạn thảo văn bản, tài liệu rất là giỏi: Đánh máy 10 ngón rất là giỏi với tốc độ và độ chính xác rất cao. Cán bộ, chuyên viên có khả năng phân tích thực tế , trung thực phản ánh đúng sự thực khách quan, nêu đúng ưu điểm, khuyết điểm. Không mảy may thiên vị, không thêm bớt bóp méo sự thật. Nêu bật nội dung cần được giải quyết. Thứ ba, công tác tiếp nhận và quản lý văn bản Hình 2. 1. Quy trình tiếp nhận và quản lý văn bản đến Loại không phải vào sổ Chuyển trực tiếp đăng ký cho người nhận Nhận văn bản, phân loại, bóc Đóng dấu đến bì văn bản Loại vào sổ đăng ký Đôn đốc, theo Trình, chuyển Vào sổ đăng ký dõi việc giải giao văn bản đến văn bản đến quyết văn bản Bước 1: Nhận văn bản, phân loại văn bản, bóc vì văn bản Bước 2: Đóng dấu đến: Bước 3: Vào sổ đăng ký văn bản đến
22 Bước 4: Trình, chuyển giao văn bản đến Bước 5: Đôn đốc, theo dõi việc giải quyết văn bản Hình 2. 2. Quy trình quản lý văn bản đi Đăng ký văn Kiểm tra Đóng dấu bản đi văn bản Lưu văn bản đi Chuyển phát văn và sắp xếp bảo bản và theo dõi quản văn bản lưu việc chuyển phát văn bản Bước 1: Kiểm tra văn bản Bước 2: Đóng dấu cơ quan, đóng dấu khẩn, mật (nếu có) Bước 3: Đăng ký văn bản đi: Bước 4: Chuyển phát văn bản và theo dõi việc chuyển phát văn bản Bước 5: Lưu văn bản đi và sắp xếp bảo quản văn bản Thứ tư, công tác quản lý và sử dụng con dấu Chánh văn phòng chịu trách nhiệm quản lý, sử dụng, bảo quản con dấu của HĐND – UBND thành phố và con dấu của cơ quan. Cán bộ văn thư tại văn phòng HĐND UBND thành phố đã thực hiện tốt nhiệm vụ về bảo quản con dấu chặt chẽ, không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền. Thứ năm, công tác lưu trữ Việc lưu trữ tại văn phòng HĐND-UBND thành phố phải luôn đảm bảo các nội dung về phân loại tài liệu lưu trữ, các cán bộ phụ trách công tác lưu trữ đã phân chia tài liệu thành các nhóm điều kiện thuận lợi cho việc bảo quản và tổ chức sử dụng.
23 Về bảo quản, bảo vệ tài liệu lưu trữ: các cán bộ phụ trách thực hiện áp dụng các biện pháp xử lý kỹ thuật nhằm kéo dài tuổi thọ, chống hư hại đối với tài liệu lưu trữ. Về tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ không chỉ bảo quản đóng kín mà chúng còn được khai thác, phục vụ cho toàn xã hội. Thứ sáu, công tác xây dựng chương trình, kế hoạch cho cơ quan và lãnh đạo Tại UBND thành phỗ Vĩnh Yên đã và đang thực hiện rất tốt, mỗi nhân viên đều nắm trong mình kỹ năng lập kế hoạch, tổ chức và triển khai công việc rất tốt. Thứ bảy, công tác tổ chức hội họp Quy trình tổ chức hội họp: Hình 2. 3.. Quy trình tổ chức hội họp Xây dựng kế hoạch tổ chức cuộc họp Chuẩn bị Tiến hành cuộc họp Kết thúc cuộc họp Bước 1: Xây dựng kế hoạch tổ chức các cuộc họp Bước 2: Chuẩn bị cuộc họp Bước 3: Gửi giấy mời họp