Tóm tắt Luận văn thạc sĩ Quản lý công: Hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân huyện Lương Tài, Bắc Ninh

Chia sẻ: Hinh Duyệt | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:31

Thêm vào BST

Báo xấu

51
lượt xem 5
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục đích của luận văn nhằm làm rõ những vấn đề và phân tích đánh giá thực trạng hoạt động của Văn phòng HĐNDUBND huyện Lƣơng Tài từ đó tìm ra nguyên nhân, tồn tại của Văn phòng. Đề xuất một số giải pháp hoạt động của Văn phòng HĐND-UBND huyện Lương Tài hiệu quả hơn.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Tóm tắt Luận văn thạc sĩ Quản lý công: Hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân huyện Lương Tài, Bắc Ninh

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA PHÙNG ĐỨC LUÂN HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÕNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN - ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN LƢƠNG TÀI TỈNH BẮC NINH TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÍ CÔNG Chuyên ngành: Quản lí công Mã số: 60 34 04 03 HÀ NỘI - 2016
Công trình đƣợc hoàn thành tại: HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: TS. ĐOÀN THỊ HÕA Phản biện 1: ...…………..........................................……………………. ……………………………………………………………….. Phản biện 2: .............................................………………………………. ……………………………………………………………….. Luận văn được bảo vệ tại Hội đồng chấm luận văn thạc sĩ, Học viện Hành chính Quốc gia Địa điểm: Phòng họp, Nhà A - Hội trƣờng bảo vệ luận văn thạc sĩ, Học viện Hành chính Quốc gia Số: 77 - Đường Nguyễn Chí Thanh - Quận Đống Đa – TP Hà Nội Thời gian: vào hồi giờ tháng năm 2016 Có thể tìm hiểu luận văn tại Thƣ viện Học viện Hành chính Quốc gia hoặc trên trang Web Khoa Sau đại học, Học viện Hành chính Quốc gia 1
MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN MỤC LỤC DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU MỞ ĐẦU............................................................. Error! Bookmark not defined. CHƢƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÕNG VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÕNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN - ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP HUYỆN ............................................................................. Error! Bookmark not defined. 1.1. Lý luận chung về Văn phòng ................. Error! Bookmark not defined. 1.1.1.Khái niệm............................................. Error! Bookmark not defined. 1.1.2. Chức năng nhiệm vụ của Văn phòng.. Error! Bookmark not defined. 1.1.3. Vị trí, vai trò của Văn phòng .............. Error! Bookmark not defined. 1.2. Hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân cấp quận, huyện ................................................... Error! Bookmark not defined. 1.2.1. Chức năng của Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân cấp quận, huyện ............................................ Error! Bookmark not defined. 1.2.2. Nhiệm vụ của Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân cấp quận, huyện ................................................... Error! Bookmark not defined. 1.2.3. Nguyên tắc lãnh đạo, hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân cấp quận, huyện ............. Error! Bookmark not defined. 1.2.4. Quan hệ phối họp của Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân cấp quận, huyện với các đơn trong và ngoài cơ quan ................. Error! Bookmark not defined. 1.3. Hiệu quả hoạt động của Văn phòng và yêu cầu của cải cách hành chính đối với việc nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòngError! Bookmark not defined. 1.3.1. Khái niệm hiệu quả ............................. Error! Bookmark not defined. 2
1.3.2. Các tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động của Văn phòng ....... Error! Bookmark not defined. Tiểu kết chƣơng 1 .............................................. Error! Bookmark not defined. CHƢƠNG 2 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÕNG ... Error! Bookmark not defined. HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN - ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN LƢƠNG TÀI ............................................................................. Error! Bookmark not defined. 2.1. Khái quát chung về UBND huyện Lương Tài và Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân huyện Lương TàiError! Bookmark not defined. 2.1.1. Khái quát về UBND huyện Lương TàiError! Bookmark not defined. 2.1.2. Khái quát về Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân huyện Lương Tài........................................... Error! Bookmark not defined. 2.2. Thực trạng hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân huyện Lương Tài .................................... Error! Bookmark not defined. 2.2.1. Thực trạng hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân huyện Lương Tài........................... Error! Bookmark not defined. 2.3. Đánh giá hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân huyện Lƣơng Tài ........... Error! Bookmark not defined. 2.3.1. Trình độ, năng lực đội ngũ cán bộ, công chức làm việc tại Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân huyệnError! Bookmark not defined. 2.3.2. Xây dựng kế hoạch chiến lược, chương trình công tác của Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân huyện Lương Tài ....... Error! Bookmark not defined. 2.3.3. Công tác thu thập, xử lý và cung cấp thông tinError! Bookmark not defined. 2.3.4. Công tác tổ chức hội họp ................... Error! Bookmark not defined. 2.3.5. Việc ứng dụng CNTT và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng trong hoạt động của Văn phòng ............................. Error! Bookmark not defined. 3
2.3.6. Mức độ đáp ứng trang thiết bị, cơ sở vật chấtError! Bookmark not defined. 2.3.7. Đánh giá chung .................................. Error! Bookmark not defined. Tiểu kết chƣơng 2 .............................................. Error! Bookmark not defined. CHƢƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG Hội ĐỒNG NHÂN DÂN - ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN LƢƠNG TÀI HIỆU QUẢ HƠN....................... Error! Bookmark not defined. 3.1. Nhóm giải pháp đối với công tác quản lý nhà nướcError! Bookmark not defined. 3.1.1. Thay đổi nhận thức về Văn phòng ...... Error! Bookmark not defined. 3.1.2. Hoàn thiện về thể chế ......................... Error! Bookmark not defined. 3.2. Nhóm giải pháp đối với UBND, Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân huyện Lương Tài .................... Error! Bookmark not defined. 3.2.1. Hoàn thiện đội ngũ cán bộ, công chức làm việc công tác tại Văn phòng ............................................................ Error! Bookmark not defined. 3.2.2. Giải pháp hoàn thiện các hoạt dộng cụ thể của Văn phòng ..... Error! Bookmark not defined. 3.2.3. Tăng cường đầu tư trang thiết bị kỹ thuậtError! Bookmark not defined. 3.2.4. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin tại Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân huyện ............. Error! Bookmark not defined. 3.2.5. Đẩy mạnh việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO ................................................................ Error! Bookmark not defined. Tiểu kết chƣơng 3 .............................................. Error! Bookmark not defined. KẾT LUẬN ........................................................ Error! Bookmark not defined. TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................ Error! Bookmark not defined. PHỤ LỤC 01 MẪU PHIẾU XỬ LÝ VĂN BẢNError! Bookmark not defined. PHỤ LỤC 02 PHIẾU KHẢO SÁT .................. Error! Bookmark not defined. 4
PHỤ LỤC 03 BẢNG TỔNG HỢP KẾT QUẢ KHẢO SÁT ............... Error! Bookmark not defined. 5
MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Trong những năm qua dưới sự lãnh đạo của Đảng, Việt Nam đang từng bước tiến hành cải cách nền hành chính trên các lĩnh vực, đặc biệt là cải cách tổ chức bộ máy và đội ngũ cán bộ công chức hành chính. Việc đổi mới và hoàn thiện phương thức tổ chức, điều hành hoạt động của các cơ quan hành chính Nhà nước giữ một vai trò hết sức quan trọng, nó góp phần nâng cao hiệu quả phục vụ vụ và thúc đẩy sự phát triển kinh tế - xã hội của đất nước. Đối với Chính phủ của mỗi quốc gia đó là cải cách hành chính để đáp ứng nhu cầu thực tiễn khách quan, Việt Nam cũng không nằm ngoài xu thế phát triển đó. Hiện đại hóa nền hành chính được xác định là một trong những nội dung trọng tâm của công cuộc cải cách hành chính Việt Nam. Cùng với cải cách hành chính của cả nước, tỉnh Bắc Ninh đang đẩy mạnh công cuộc cải cách hành chính để hội nhập, thu hút đầu tư và phát triển kinh tế - xã hội. Tỉnh ủy, Hội đồng nhân dân ( HĐND), Ủy ban nhân dân ( UBND) tỉnh Bắc Ninh đã, đang và sẽ tiếp tục thực hiện cải cách hành chính, quản lý lề lối làm việc, nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan hành chính các cấp, từng bước thực hiện nền hành chính hiện đại, lấy mục tiêu phục vụ nhân dân làm trọng tâm. Văn phòng HĐND và UBND có nhiệm vụ tham mưu tổng hợp, giúp việc trực tiếp cho thường trực HĐND và UBND; tham mưu cho Chủ tịch, các phó chủ tịch UBND về chỉ đạo, điều hành các công việc thường xuyên; có trách nhiệm thông báo những quyết định quản lý của HĐND và UBND của huyện đến các phòng ban chuyên môn, UBND các xã thị trấn. Có thể nói Văn phòng HĐND và UBND hoạt động giống như một cấp trung gian giữa các phòng ban chuyên môn, thường trực HĐND và lãnh đạo UBND các xã, thị trấn. Chính vì vậy, hiệu quả hoạt động của HĐND và UBND huyện nói chung và của lãnh đạo UBND huyện nói riêng, đòi hỏi Văn phòng phải nâng cao hiệu quả hoạt động, có phương thức diều hành khoa học, biện pháp kỹ thuật thích hợp. Thực tế hoạt động của Văn phòng HĐND-UBND huyện Lương Tài chưa thực sự hiệu quả, còn những tồn tại, hạn chế như: Nhận thức chưa đúng về chức năng, nhiệm vụ, vai trò của Văn phòng, phối hợp chưa tốt, sự phân công công việc còn có sự chồng chéo, bỏ trống, quy chế làm việc chưa chặt chẽ, hoạt động phục vụ nhân dân chưa được coi trọng, việc ứng dụng thông tin còn nhiều bất cập; trình độ, năng lực đội ngũ cán bộ, công chức, nhân viên còn nhiều hạn chế, bố trí một số cán bộ, công chức chưa khoa học; việc tham mưu đề xuất các giải pháp để thực hiện các chương trình, kế hoạch chưa được sâu sắc, toàn diện, thiếu sự sắc sảo, nhạy bén; việc thực hiện báo cáo chưa nghiêm, nội dung báo cáo chưa đảm bảo nội dung theo yêu cầu; việc quản lý Văn bản thiếu chặt chẽ, còn để làm thất lạc nhiều Văn bản, không xác định được trách nhiệm của cá nhân; còn lãng phí trong việc sử dụng tài sản công ……đã làm ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND ở huyện Lương Tài. Vì vậy, việc đánh giá một cách đầy đủ thực trạng làm cơ sở đưa ra các giải 6
pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND huyện Lương Tài là yêu cầu cấp thiết, để hoạt động chuyên nghiệp, hiện đại và phục vụ tốt sự lãnh đạo HĐND, UBND huyện cũng như phục vụ nhân dân. Từ những lý do trên tác giả chọn đề tài: “ Hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân huyện Lương Tài tỉnh Bắc Ninh” nghiên cứu làm luận Văn thạc sĩ Quản lý công của mình. 2.Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài Các công trình chủ yếu cung cấp những kiến thức lý luận cơ bản nhất về Văn phòng và quản trị Văn phòng, khái niệm, chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng; các nghiệp vụ công tác Văn phòng và công tác Văn phòng trong cơ quan hành chính Nhà nước. Nhìn góc độ thực tiễn của hoạt động Văn phòng thì các công trình trên chưa đề cập đến. Nhìn chung các công trình nghiên cứu chủ yếu đề cập về chất lượng hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND quận, huyện, thị xã; Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng cấp quận tại thành phố Hải Phòng. Trong đó các công trình nghiên cứu nêu trên chưa có công trình nào nghiên cứu hiệu quả hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND huyện Lương Tài tỉnh Bắc Ninh. Chính vì vậy việc nghiên cứu hiệu quả hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND huyện Lương Tài tỉnh Bắc Ninh trong bối cảnh hiện nay là hết sức cần thiết. 3. Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu 3.1. Mục đích nghiên cứu Làm sáng tỏ cơ sở khoa học về tổ chức và hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND cấp quận, huyện. Làm rõ và phân tích đánh giá thực trạng tổ chức và hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND huyện Lương Tài từ đó tìm ra nguyên nhân, tồn tại của Văn phòng. Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND huyện Lương Tài. 3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu Để đạt được mục tiêu nghiên cứu nêu trên. Luận Văn thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể sau: Những vấn đề chung về Văn phòng, hoạt động của Văn phòng. Những vấn đề lý luận, pháp lý về tổ chức và hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND cấp quận, huyện. Thực trạng tổ chức, hoạt động của Văn phòng HDND – UBND huyện Lương Tài. Nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND huyện Lương Tài. 4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu 4.1. Đối tượng nghiên cứu Nghiên cứu tổ chức hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND huyện Lương Tài tỉnh Bắc Ninh. 7
4.2. Phạm vi nghiên cứu Phạm vi nội dung: Nghiên cứu cách thức tổ chức, hoạt động, công việc vủa Văn phòng. Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng caop hiệu quả hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND huyện Lương Tài. Phạm vi thời gian: từ năm 2011 – 2015 5. Phƣơng pháp luận và phƣơng pháp nghiên cứu 5.1. Phương pháp luận: Phương pháp luận của chủ nghĩa Mác – Lênin về nhận thức khoa học. Phương pháp này giúp cho người nghiên cứu có sự đối chiếu giữa lý luận và thực tiễn một cách biện chứng, từ đó sẽ có cách nhìn về vấn đề một cách toàn diện, là cơ sở cho những đánh giá cũng như kết quả mà đề tài đưa ra. 5.2. Phương pháp nghiên cứu: Để đạt được mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu nêu trên, luận văn sử dụng một số phương pháp nghiên cứu cụ thể như sau: Phương pháp nghiên cứu điều tra thực tế, phương pháp thống kê; Phương pháp phân tích, tổng hợp; Phương pháp phân tích định tính, phân tích định lượng. 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn Hệ thống hóa cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý về Văn phòng và hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND huyện Lương Tài; Kết quả nghiên cứu của luận văn sẽ góp phần làm cơ sở để Văn phòng HĐND – UBND huyện Lương Tài nâng cao hiệu quả hoạt động nhằm đáp ứng được đòi hỏi của thực tế; Luận Văn bảo vệ thành công có thể được sử dụng làm tài liệu tham khảo cho Văn phòng HĐND – UBND huyện Lương Tài, các cơ quan tổ chức khác khi tiến hành hoàn thiện nâng cao hiệu quả hoạt động. Những dữ liệu thực tiễn về hoạt động của Văn phòng huyện nói chung và Văn phòng HĐND – UBND huyện Lương Tài nói riêng có thể giúp các nhà hoạch định chính sách tham khảo để xây dựng chính sách phù hợp với thực tiễn hơn. 7. Cấu trúc của luận văn Ngoài phần mở đầu, kết luận và tài liệu tham khảo, luận Văn được chia thành 3 chương như sau: Chương 1. Cơ sở lý luận về Văn phòng và hiệu quả của Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân huyện Lương Tài. Chương 2. Thực trạng tổ chức, hoạt động Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân huyện Lương Tài. Chương 3. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân huyện Lương Tài. 8
CHƢƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÒNG VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÕNG HĐND – UBND CẤP HUYỆN 1.1. Lý luận chung về Văn phòng 1.1.1.Khái niệm Mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị dù lớn hay nhỏ đều cần có sự hoạt động của Văn phòng. Đó là bộ phận không thể thiếu trong cơ cấu tổ chức bất kỳ cơ quan nào trong hệ thống cơ quan hành chính các cấp. Khái niệm “Văn phòng” bao gồm các nội dung sau: Một là: Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp trực tiếp của một cơ quan chức năng, phục vụ cho điều hành của lãnh đạo. Hai là: Văn phòng còn được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, địa điểm gao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó. Ba là: Văn phòng là nơi làm việc cụ thể của những người có chức vụ, có tầm cỡ như nghị sĩ, tổng giám đốc, giám đốc,…… Bốn là: Văn phòng là một dạng hoạt động trong các cơ quan, tổ chức, trong đó diễn ra việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loại Văn bản, giấy tờ, tức là công việc liên quan đến công tác Văn thư. [15, tr9] Văn phòng là bộ máy cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo, đồng thời đảm bảo cho các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt dộng chung của toàn cơ quan, tổ chức đó. [15, tr12] 1.1.2. Chức năng nhiệm vụ của Văn phòng 1.1.2.1. Chức năng của Văn phòng * Chức năng tham mƣu tổng hợp Tham mưu tổng hợp được hiểu là việc thu thập xử lý, tổng hợp thông tin, đưa ra những kiến nghị và những ý kiến đống góp phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo. Ngoài ra công tác tham mưu tổng hợp của Văn phòng còn bao gồm cả hoạt động giám sát, đánh giá việc thi hành các kết luận, quyết định của cấp trên, kịp thời báo cáo đề xuất những biện pháp giải quyết thích hợp. * Chức năng hậu cần Văn phòng vừa là đơn vị nghiên cứu, đề xuất ý kiến với lãnh đạo, vừa là đơn vị trực tiếp thực hiện công việc sau khi lãnh đạo cho ý kiến phê duyệt. Văn phòng mua sắm, quản lý, tổ chức sử dụng toàn bộ cơ sở vật chất, kỹ thuật của cơ quan. Các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, trang thiết bị, tài chính,…. 1.1.2.2. Nhiệm vụ của Văn phòng Ở mỗi đặc thù các cơ quan khác nhau nên Văn phòng của cơ quan đó có thể được giao nhiệm vụ cụ thể khác nhau. Nhưng nhìn chung Văn phòng đều chung một số nhiệm vụ cụ thể. 1.1.3. Vị trí, vai trò của Văn phòng 9
Văn phòng đóng vai trò quan trọng đối với hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước. Do vậy việc nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng, đặc biệt là công tác tham mưu tổng hợp của Văn phòng cần được quan tâm chú trọng. 1.2. Hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND cấp quận, huyện 1.2.1. Chức năng của Văn phòng HĐND – UBND cấp quận, huyện Nghị định 14/2008/NĐ – CP ngày 04/02/2008 của Chính phủ quy định tại Điều 7 các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, quận, thị xã trực thuộc tỉnh “ Văn phòng HĐND – UBND là cơ quan tham mưu tổng hợp cho UBND về hoạt động của UBND; tham mưu, giúp UBND cấp quận, huyện về công tác dân tộc; tham mưu cho Chủ tịch UBND về chỉ đạo, điều hành của chủ tịch UBND; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của HĐND – UBND và các cơ quan nhà nước ở địa phương; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của HDDN – UBND”. Như vậy, với yêu cầu về chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng HĐND – UBND quận, huyện được quy định tại Nghị định 14 có thể thấy chức năng tham mưu tổng hợp cho UBND về hoạt động của UBND được đặt vị trí hàng đầu Chức năng tham mưu tổng hợp của Văn phòng có điểm khác biệt so với chức năng tham mưu tổng hợp của các đơn vị chuyên môn trong UBND quận, huyện. Nếu như các đơn vị chuyên môn tham mưu cho lãnh đạo chuyên sâu vào từng lĩnh vực cụ thể như công tác tài chính, kế hoạch, xây dựng cơ bản, tổ chức cán bộ,…. Thì năng lực tham mưu tổng hợp của Văn phòng chủ yếu về tổ chức điều hành công việc trong cơ quan. 1.2.2. Nhiệm vụ của Văn phòng HĐND – UBND cấp quận, huyện Tùy theo đặc thù mà mỗi quận, huyện có những quy định khác nhau về nhiệm vụ cụ thể của Văn phòng. Tuy nhiên, nhìn chung Văn phòng HĐND – UBND quận, huyện có những nhiệm vụ chủ yếu sau: 1.2.3. Nguyên tắc lãnh đạo, hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND cấp quận, huyện Chánh Văn phòng là thủ trưởng, lãnh đạo và điều hành mọi hoạt động của Văn phòng theo chức năng, nhiệm vụ được giao; chịu trách nhiệm cá nhân trước HĐND – UBND quận, huyện về toàn bộ công tác Văn phòng. Giúp việc cho CVP và các Phó chánh Văn phòng, những người này được CVP phân công phụ trách từng bộ phận cụ thể và chịu trách nhiệm trước CVP và trước pháp luật về nhiệm vụ được giao. Thủ trưởng các bộ phận trực thuộc Văn phòng chịu trách nhiệm trước CVP hoặc Phó chánh Văn phòng phụ trách lĩnh vực về tổ chức thực hiện nhiệm vụ được giao, tổ chức và phân công công việc vụ thể cho công chức, viên chức, nhân viên thuộc bộ phận được giao phụ trách. 1.2.3.2. Nguyên tắc làm việc theo chế độ thủ trưởng kết hợp nguyên tắc lãnh đạo lãnh đạo tập thể Chánh Văn phòng và các Phó chánh Văn phòng bàn bạc và quyết định tập thể những loại công việc. 10
1.2.3.3. Nguyên tắc đảm bảo kỷ luật lao động Đây là một trong các nguyên tắc hoạt động của Văn phòng. Cán bộ, công chức làm việc tại Văn phòng HĐND – UBND quận, huyện phải bảo đảm kỷ luật lao động; tự giác, chịu trách nhiệm trong việc thực hiện các nhiệm vụ, bảo đảm thực hiện đầy đủ các quy định, quy chế, nội quy, chế độ công tác. 1.2.4. Quan hệ phối họp của Văn phòng HĐND – UBND cấp quận, huyện với các đơn trong và ngoài cơ quan Văn phòng HĐND – UBND quận, huyện với tư cách là bộ phận thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp tình hình hoạt động, theo dõi, đôn đốc việc thực hiện chương trình công tác của HĐND – UBND quận, huyện; sự phối hợp nhịp nhàng, có hiệu quả của Văn phòng với các đơn vị trong và ngoài cơ quan có ý nghĩa vô cùng quan trọng để Văn phòng có thể tham mưu đề xuất cho lãnh đạo một cách chính xác trong chỉ đạo, điều hành hoạt động của cơ quan. 1.3. Hiệu quả hoạt động của Văn phòng và yêu cầu của cải cách hành chính đối với việc nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng 1.3.1. Khái niệm hiệu lực, hiệu quả Khái niệm “ hiệu quả” trong phạm vi quản lý hành chính nhà nước được hiểu là mối tương quan giữa kết quả thu được tối đa so với chi phí thực hiện kết quả đó ở mức tối thiểu. 1.3.2. Các tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động của Văn phòng Một số tiêu chí đánh giá hoạt động hiệu quả hoạt động của Văn phòng trong đó tiêu chí con người là quan trọng và một số tiêu chí. 11
CHƢƠNG 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÕNG HĐND – UBND HUYỆN LƢƠNG TÀI 2.1. Khái quát chung về UBND huyện Lƣơng Tài và Văn phòng HĐND – UBND huyện Lƣơng Tài 2.1.1. Khái quát về UBND huyện Lương Tài 2.1.1.1. Khái quát tình hình kinh tế - xã hội huyện Lương Tài Đặc điểm chung UBND huyện Lương Tài là một đơn vị hành chính được thành lập căn cứ vào Luật tổ chức HĐND và UBND; được UBND tỉnh Bắc Ninh giao cho nhiệm vụ quản lý nhà nước địa bàn. UBND huyện Lương Tài đóng tại thị trấn Thứa – Lương Tài – Bắc Ninh. Tổng diện tích của huyện là 101.2km2; dân số là 105.000 người Huyện gồm 13 xã, 01 thị trấn: Các xã; Minh Tân, Lai Hạ, Mỹ Hương, Trung Kênh, An Thịnh, Phú Hòa, Trừng Xá, Trung Chính, Phú Lương, Lâm Thao, Bình Định, Quảng Phú, Tân Lãng, thị trấn Thứa. Tình hình phát triển kinh tế - xã hội, an ninh, quốc phòng của huyện Lƣơng Tài năm 2011 - 2015 2.1.2. Khái quát về Văn phòng HĐND – UBND huyện Lƣơng Tài 2.1.2.1. Vị trí của Văn phòng HĐND – UBND huyện Lương Tài Tên đơn vị: Văn phòng HĐND-UBND huyện Lương Tài Địa điểm trụ sở: Thị trấn Thứa Điện thoại: 0241.3867.201 Với chức năng tham mưu, tổng hợp giúp TT HĐND, UBND Huyện, từ khi tái lập huyện Lương Tài năm 1999, Văn phòng HĐND-UBND Huyện. Tên đơn vị: Văn phòng HĐND & UBND huyện Lương Tài Địa điểm trụ sở: Thị trấn Thứa Điện thoại: 0241.3867.201 Với chức năng tham mưu, tổng hợp giúp TT HĐND, UBND Huyện, từ khi tái lập huyện Lương Tài năm 1999, Văn phòng HĐND & UBND Huyện luôn được kiện toàn về tổ chức, chất lượng công tác từng bước được nâng cao, đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ chính trị của địa phương. Hiện tại, Văn phòng HĐND & UBND Huyện có tổng số 24 công chức và nhân viên, hợp đồng lao động, trong đó: Lãnh đạo 04 đồng chí, chuyên viên 04, cán bộ và nhân viên phục vụ 16. Trình độ chuyên môn: Cao học 03; Đại học 11; đang học đại học 04 Cao đẳng 02; Trung cấp 04. Dưới sự lãnh đạo của TT HĐND và trực tiếp là UBND Huyện. 2.1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 12
Văn phòng HĐND-UBND là cơ quan chuyên môn trực thuộc UBND huyện, hoạt động theo cơ chế “một cửa” chịu sự lãnh đạo và quản lý trực tiếp, toàn diện của UBND huyện, có chức năng tham mưu tổng hợp và tổ chức làm việc cho UBND huyện trong việc quản lý nhà nước trên địa bàn huyện, đồng thời chịu sự hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ của Văn phòng HĐND-UBND Tỉnh. 2.2. Thực trạng hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND huyện Lƣơng Tài 2.2.1. Thực trạng hoạt động của Văn phòng HĐND-UBND huyện Lương Tài. 2.2.2.1. Xây dựng kế hoạch, chương trình công tác - Đối với việc xây dựng kế hoạch, chiến lƣợc: Hiện nay công tác xây dựng kế hoạch, chiến lược Văn phòng thực hiện các công việc cụ thể sau: + Thu thập đầy đủ số liệu cho công việc dự định sẽ làm cho toàn bộ các hoạt động của UBND huyện, từ đó đưa ra những nhận định ban đầu về kế hoạch. + Thảo luận và thu thập ý kiến của cơ quan, đơn vị liên quan để hình thành kế hoạch; xác định mục tiêu các vấn đề cần thiết phải giải quyết để thực hiện kế hoạch, các phương án hành động. + Trình lãnh đạo UBND huyện xem xét, thông qua kế hoạch. - Đối với việc xây dựng chƣơng trình công tác Chương trình công tác của UBND huyện bao gồm: Chương trình công tác tuần, tháng, quý, năm. Văn phòng HĐND-UBND huyện tổng hợp dự kiến chương trình công tác năm của UBND huyện, gửi các cơ quan liên quan tham gia ý kiến. 2.2.2.2. Công tác thu thập, xử lý và cung cấp thông tin Thông tin của Văn phòng HĐND-UBND huyện chủ yếu lấy từ các nguồn. - Xây dựng và tổ chức nguồn tin: Dựa trên yêu cầu của Lãnh Đạo UBND huyện về thông tin; căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, phạm vi hoạt động của cơ quan, Văn phòng sẽ định hướng trong việc xác định nguồn tin, loại tin, phương pháp xử lý thông tin. - Thu thập thông tin: Việc thu thập thông tin của Văn phòng HĐND-UBND huyện hiện nay chưa có tính chủ động. Đa số vẫn dựa vào các nguồn tin được gửi đến, Văn phòng chỉ làm công việc tổng hợp là chính hoặc Văn phòng chủ động tìm kiếm thông tin nhưng cũng chỉ là theo yêu cầu của lãnh đạo. - Nghiên cứu và xử lý thông tin: - Xác định đối tượng nhận tin và thực hiện truyền tin 2.2.2.3.Công tác tổ chức hội họp Hàng năm, Văn phòng HĐND-UBND huyện Lương Tài tổ chức, phụ vụ gần 80 cuộc họp, hội nghị. Để thực hiện công tác này, Văn phòng HĐND-UBND huyện Lương Tài tiến hành những công việc cụ thể như sau: 13
Bảng 2.1 – Bảng khảo sát đánh giá chất lượng công tác tổ chức hội họp của Văn phòng HĐND-UBND huyện Lương Tài. Stt Mức độ đánh giá Số lượng ( người) Tỷ lệ (%) 1 Tốt 12 12 2 Đáp ứng được yêu cầu 85 85 3 Chưa đáp ứng được yêu cầu 3 3 Tổng cộng 100 100 2.2.2.4. Công tác xây dựng văn bản Văn phòng HĐND-UBND huyện Lương Tài là cơ quan tham mưu cho UBND huyện trong việc soạn thảo và ban hành văn bản như: Các quyết định, chỉ thị, công văn, báo cáo,… Văn phòng vừa tham mưu cho UBND huyện về thẩm quyền, trách nhiệm soạn thảo, thể thức và kỹ thuật trình bày, quy trình ban hành văn bản; vừa trực tiếp tổ chức thu thập, soạn thảo văn bản, in, ban hành văn bản. 2.2.2.5. Công tác văn thư - Lưu trữ Công tác văn thƣ - Đối với việc quản lý văn bản đến: Văn bản đến là tất cả các công văn, giấy tờ do đơn vị nhận được từ nơi khác gửi đến. Nhìn chung số lượng văn bản đến UBND huyện Lương Tài tương đối nhiều, cho nên văn bản đến có ngày, tháng, năm nào thì nhân viên văn thư xếp lại theo thứ tự ngày, tháng, năm đó. Tất cả các tập này được để trong hộp cứng và ghi bên ngoài tên loại văn bản đựng trong. Sau mỗi năm nhân viên văn thư cất vào một tủ gọi là tủ đựng hồ sơ, tài liệu. Bảng 2.2- Số lượng văn bản đến tại UBND huyện Lương Tài Năm 2014 2015 Loại văn bản Trung ương 51 63 Tỉnh 821 1002 Các loại văn bản khác 1161 1223 Bảng 2.3- Số lƣợng văn bản đi tại UBND huyện Lƣơng Tài. Năm 2014 2015 Loại văn bản Quyết định 1964 2012 Nghị quyết 02 03 Kế hoạch 39 45 Thông báo 278 302 Báo cáo 198 215 Tờ trình 49 68 Công văn 555 602 Giấy mời 88 93 14
- Đối với việc quản lý và sử dụng con dấu: Theo quy định tạo Điều 25 Nghị định số Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư, con dấu của cơ quan được giao cho nhân viên văn thư giữ và đóng dấu tại cơ quan. Nhân viên văn thư có trách nhiệm thực hiện những quy định: Tuyệt đối không để mất con dấu, không được giao dấu cho bất cứ ai, chỉ được giao dấu cho người khác khi được sự đồng ý của lãnh đạo và phải làm biên bản bàn giao. Nghiêm cấm việc đóng dấu khống chỉ trên bất kỳ loại công văn tài liệu. 2.2.2.6. Công tác lễ tân giao tiếp Văn phòng HĐND-UBND huyện Lương Tài được lãnh đạo UBND giao cho nhiệm vụ như sau: - Theo đề nghị của thủ trưởng cơ quan chuyên môn, cơ quan thuộc UBND huyện hoặc của khách, Văn phòng phối hợp với các cơ quan liên quan chuẩn bị chương trình, nội dung và tổ chức phục vụ cuộc tiếp, làm việc của Chủ tịch, Phó chủ tịch UBND huyện. - Phối hợp với công đoàn chủ động tổ chức việc hiếu, hỷ của cán bộ, công chức thuộc Văn phòng Uỷ ban; chuẩn bị các điều kiện, phương tiện phục vụ cho công việc hiếu, hỷ của cơ quan. Ngoài ra, thực hiện Luật khiếu nại tố cáo, CVP được giao nhiệm vụ được bố trí lịch tiếp, địa điểm và cử cán bộ có thẩm quyền tiếp các tổ chức, công dân đến trụ sở đưa thư khiếu nại, tố cáo hoặc các kiến nghị, đề xuất với Đảng và Nhà nước; Phối hợp với Chánh thanh tra huyện xây dựng lịch tiếp dân của UBND huyện và trả lời đương sự có đơn, thư khiếu nại, tố cáo khi được Chủ tịch hoặc Phó chủ tịch uỷ quyền. Trong năm ban tiếp dân đã tiếp nhận 245 công dân đến khiếu nại, tố cáo, kiến nghị và phản ánh 38 vụ việc. Kết quả: Tham mưu UBND huyện thực hiện tốt việc tiếp công dân và giải quyết 23/27 đơn thuộc thẩm quyền đạt 85,6% số vụ việc. 2.2.2.7. Công tác thi đua khen thưởng Do nhận thức rõ thi đua là một biện pháp quan trọng nhằm thúc đẩy hoàn thành nhiệm vụ nên Văn phòng HĐND-UBND huyện với nhiệm vụ thường trực Hội đồng thi đua - khen thưởng của huyện đã bám sát vào kế hoạch, xây dựng các chương trình, mục tiêu, các đề án cụ thể để cán bộ, công chức thi đua phấn đấu thực hiện. Nhìn chung, công tác thi đua khen thưởng tại UBND huyện đã đi vào nề nếp, tạo động lực làm việc cho đội ngũ cán bộ, công chức góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động tại Văn phòng HĐND-UBND huyện. Bảng 2.4 - Bảng khảo sát đánh giá chất lƣợng công tác thi đua khen thƣởng cảu Văn phòng HĐND-UBND huyện Stt Mức độ đánh giá Số lƣợng ( ngƣời) Tỷ lệ (%) 1 Tốt 24 24 2 Đáp ứng được yêu cầu 70 70 3 Chưa đáp ứng được yêu cầu 6 6 Tổng cộng 100 100 15
2.2.2.8. Công tác quản lý tài chính, công sản Công tác quản lý tài chính, công sản bao gồm việc quản lý, sử dụng, sửa chữa mua sắm trang thiết bị, đồ dùng, tài sản phục vụ cho hoạt động của HĐND, UBND, quản lý sử dụng nguồn kinh phí hoạt động của bộ máy HĐND, UBND. Phó văn phòng phụ trách quản trị hành chính, Chánh văn phòng là chủ tài khoản UBND, chịu trách nhiệm điều hành chung. Một số cán bộ được giao phục trách nhà ăn, nhà khách, hội trường, lái xe, thủ quỹ giữ tiền,… với yêu cầu, quy định thống nhất, cụ thể. Trong trường hợp ngoại lệ, Chánh văn phòng hoặc phó chánh văn phòng trực tiếp có ý kiến chỉ đạo. 2.3. Đánh giá hiệu quả hoạt động của Văn phòng HĐND-UBND huyện Lƣơng Tài 2.3.1. Trình độ, năng lực đội ngũ cán bộ, công chức làm việc tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Con người là yếu tố tiên quyết cho sự thành công của mọi hoạt động, có một nguồn nhân lực tốt đồng nghĩa với hiệu quả hoạt động của cơ quan, đơn vị sẽ cao và ngược lại nguồn nhân lực kém sẽ làm trì trệ, cản trở sự phát triển của cơ quan, đơn vị. Để đánh giá đội ngũ cán bộ, công chức làm việc tại Văn phòng HĐND-UBND huyện có thể dựa trên một vài số liệu cụ thể sau: Về số lượng: Hiện nay, tổng số cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên Văn phòng HĐND- UBND huyện Lương Tài là 24 người, bao gồm: - Lãnh đạo văn phòng: 04 người ( 01 CVP và 03 PVP) - Bộ phận Chuyên viên tổng hợp: 04 người - Cán bộ và nhân viên phục vụ 16 người Về chất lượng: - Về trình độ văn hóa + Số người được đào tạo trình độ sau Đại học: 03 người + Số người được đào tạo trình độ Cao đẳng, Đại học: 17 người + Số người được đào tạo trình độ Trung cấp: 04 người Qua các số liệu có thể thấy Bảng 2.5- Bảng khảo sát đánh giá chất lƣợng đội ngũ cán bộ, công chức làm việc tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Lƣơng Tài Stt Mức độ đánh giá Số lƣợng ( Tỷ lệ (%) ngƣời) 1 Đáp ứng được yêu cầu 55 55 2 Đáp ứng được yêu cầu nhưng chưa 40 40 chuyên nghiệp 3 Chưa đáp ứng được yêu cầu 5 5 Tổng cộng 100 100 16
Như vậy, Theo khảo sát có 40% cán bộ, công chức làm việc tại Văn phòng đáp ứng được yêu cầu nhưng chưa chuyên nghiệp. Điều này dẫn đến việc thực hiện các hoạt động của Văn phòng đôi khi còn nặng về hình thức tác nghiệp mà chưa mang lại kết quả cao nhất. Nguyên nhân dẫn đến những tồn tại này là do: - Chỉ tiêu biên chế bị giới hạn nên số lượng cán bộ, công chức bị hạn chế. - Văn phòng HĐND-UBND huyện còn thụ động trong việc xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, công chức. - Công tác tuyển dụng chưa thực sự gắn với vị trí việc làm. - Chế độ chính sách đối với đội ngũ cán bộ, công chức, đặc biệt là đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác tham mưu tổng hợp chưa được quan tâm chú trọng. 2.3.2. Xây dựng kế hoạch chiến lược, chương trình công tác của Văn phòng HĐND-UBND huyện Lương Tài, Công tác xây dựng kế hoạch, chiến lược vẫn còn những tồn tại, nhất là đối với hoạt động chiến lược tầm xa (do vậy việc xây dựng cơ sở dữ liệu tại UBND huyện Lương Tài còn nhiều hạn chế). Trong một số kế hoạch, chiến lược do Văn phòng tham mưu đôi khi đưa ra mục tiêu quá cao hoặc quá thấp so với khả năng, năng lực thực tế của UBND huyện; các giải pháp thực hiện đôi khi còn chung chung, thiếu cụ thể,… 2.3.3 Công tác thu thập, xử lý và cung cấp thông tin Qua khảo sát có 22% cho rằng việc công tác thu thập, xử lý và cung cấp thông tin tại Văn phòng HĐND-UBND huyện là nhanh chóng, chính xác, 68% cho rằng đáp ứng được yêu cầu, chưa đáp ứng nhu cầu là 10%. Hiện nay, UBND huyện Lương Tài đã có sự quan tâm, chú trọng đối với nghiệp vụ này, tuy nhiên thực tế việc thực hiện nghiệp vụ này vẫn còn gặp nhiều khó khăn do nó đòi hỏi đội ngũ cán bộ, công chức Văn phòng phải có năng lực trình độ, chuyên môn và khả năng phán đoán công việc. Kiến nghị giải quyết tin: Thực tế ở Văn phòng HĐND-UBND huyện Lương Tài do trình độ cán bộ còn hạn chế, thiếu sự chủ động, sáng tạo nên công tác kiến nghị giải quyết tin chưa đạt hiệu quả cao. 2.3.4. Công tác tổ chức hội họp Tuy nhiên, bên cạnh những mặt đã đạt được, công tác tổ chức hội họp của Văn phòng HĐND-UBND huyện vẫn còn một số tồn tại như: Số lượng cuộc họp vẫn còn nhiều, các cuộc họp mang tính chất hình thức còn cao; việc xây dựng chương trình cuộc họp, việc chuẩn bị các tài liệu liên quan đến cuộc họp vẫn còn những tồn tại, thiếu sót,… 2.3.4. Việc ứng dụng CNTT và áp dựng hệ thống quản lý chất lượng trong hoạt động của Văn phòng Việc ứng dụng CNTT trong hoạt động của Văn Phòng Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đạt được, việc ứng dụng CNTT vào hoạt động ở Văn phòng HĐND-UBND huyện vẫn còn những tồn tại, hạn chế. Văn phòng mới chỉ 17
chú trọng đầu tư phần cứng chứ chưa quan tâm, chú trọng đầu tư, nâng cấp phần mềm máy tính. Nhiều công việc vẫn được thực hiện theo cách thủ công, truyền thống; chưa biết cách khai thác hiệu quả các nguồn tin trên mạng; … Bên cạnh đó, sự hạn chế về năng lực, trình độ của một số cán bộ, công chức cũng là nguyên nhân khiến việc ứng dụng CNTT trong thực hiện các hoạt động tại Văn phòng HĐND-UBND huyện chưa thực sự hiệu quả. Việc áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn ISO Ngày 20/6/2006, Thủ trưởng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 144/2006/QĐ- TTg về việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn việt nam ISO 9001:2000 vào hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước, Thực hiện tốt hoạt động này sẽ góp phần nâng cao uy tín và hình ảnh cảu đội ngũ cán bộ, công chức; giảm bớt chi phí nhờ các quy trình công việc được hoạch đinh tốt và thực hiện có hiệu quả; nâng cao tinh thần làm việc của cán bộ, công chức nhờ sự hiểu rõ đóng góp của bản thân vào mục tiêu chất lượng,… 2.3.5. Mức độ đáp ứng trang thiết bị, cơ sở vật chất Điều kiện vật chất, trang thiết bị văn phòng là điều kiện quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả công tác Văn phòng. Nó có vai trò quan trọng, hỗ trợ đắc lực cho cán bộ, công chức khi thực hiện các nhiệm vụ. Trang thiết bị văn phòng là những máy móc phục vụ công tác Văn phòng như: Máy vi tính, máy fax, điện thoại, ghi âm, máy photocopy, máy scan,… và các trang thiết bị khác như: Bàn, ghế, tủ, điều hòa nhiệt độ,… Qua khảo sát, thu được kết quả như sau: Bảng 2.6 - Bảng khảo sát số lƣợng cơ sở vật chất, trang thiết bị tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Stt Mức độ đánh giá Số lƣợng ( ngƣời) Tỷ lệ (%) 1 Đủ 96 96 2 Thiếu 4 4 3 Thừa 0 0 Tổng cộng 100 100 Bảng 2.7- Bảng khảo sát chất lƣợng cơ sở vật chất, trang thiết bị tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Lƣơng Tài Stt Mức độ đánh giá Số lƣợng ( ngƣời) Tỷ lệ (%) 1 Tốt 90 90 Đáp ứng yêu cầu nhưng chưa cập 10 10 2 nhật công nghệ hiện đại 3 Chưa đáp ứng yêu cầu 0 0 Tổng cộng 100 100 18