Tóm tắt Luận văn Thạc sĩ Quản lý công: Hoàn thiện hoạt động của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai

Chia sẻ: Nhumbien999 Nhumbien999 | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:27

Thêm vào BST

Báo xấu

21
lượt xem 4
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục đích nghiên cứu của luận văn là làm rõ cơ sở lý luận và thực tiễn về hoạt động của Chi cục Văn thư - Lưu trữ. Từ đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện hoạt động của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Tóm tắt Luận văn Thạc sĩ Quản lý công: Hoàn thiện hoạt động của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ --------/-------- -----/----- HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA BÙI PHƢƠNG LOAN HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG CỦA CHI CỤC VĂN THƢ LƢU TRỮ TỈNH LÀO CAI Chuyên ngành: Quản lý công Mã số: 60 34 04 03 TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG HÀ NỘI – 2018
Luận văn được hoàn thành tại: HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA Người hướng dẫn khoa học: TS. VŨ THỊ MINH HƢƠNG Phản biện 1: PGS. TS. Nguyễn Thị Thu Vân Phản biện 2: TS. Lê Thanh Huyền Luận văn được bảo vệ tại Hội đồng chấm luận văn, Học viện Hành chính Quốc gia Địa điểm: Phòng họp D tầng 4 Hội trường bảo vệ Luận văn Thạc sĩ Học viện Hành chính Quốc gia Số: 77, Nguyễn Chí Thanh, Đống Đa, Hà Nội Thời gian: vào hồi 17h ngày 13 tháng 4 năm 2018 Có thể tìm hiểu luận văn tại thư viện Học viện Hành chính Quốc gia hoặc trên trang Web của Khoa Sau đại học, Học viện Hành chính Quốc gia 1
MỞ ĐẦU 1. Lí do chọn đề tài luận văn Công tác văn thư, lưu trữ giữ một vai trò quan trọng không thể thiếu được trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều có một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh văn bản để phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành. Do đó, khi các cơ quan, tổ chức được thành lập, công tác văn thư, lưu trữ sẽ tất yếu được hình thành vì đó là “huyết mạch” trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao, quyết định trực tiếp tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Ngay từ những ngày đầu giành được độc lập, Đảng và Nhà nước ta đã đặc biệt quan tâm đến công văn thư, lưu trữ, coi đây là công cụ để quản lý, điều hành đất nước. Khởi đầu quy định về công tác văn thư lưu trữ là Thông đạt số 1C/VP ngày 03/01/1946 về giữ gìn công văn và hồ sơ do Hồ Chí Minh - Chủ tịch Chính phủ Cách mạng lâm thời nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa ký, trong đó Người đã chỉ rõ “Tài liệu có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia”, Người yêu cầu các Bộ trưởng, ban “chỉ thị cho nhân viên các Sở phải giữ gìn công văn, tài liệu và cấm không được hủy những công văn, tài liệu ấy... Hồ sơ hoặc công văn không cần dùng sau này sẽ phải gửi về những Sở lưu trữ công văn thuộc Bộ Quốc gia Giáo dục để tàng trữ”. Qua các năm qua đã có rất nhiều văn bản của Đảng, Nhà nước quy định về công tác công văn, lưu trữ được ban hành, tạo điều kiện cho sự phát triển của ngành văn thư, lưu trữ từ Trung ương đến địa phương tiêu biểu như: Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ, ban hành kèm theo Nghị định 142/CP năm 1963 của Chính phủ; Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/7/2004 của Chính phủ về công tác Văn thư ; Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/2/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định 110/2004/NĐ-CP; Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia năm 2011; đặc biệt là sự ra đời của Luật Lưu trữ đã tạo khung pháp lý cao nhất về công tác lưu trữ. Cùng với sự phát triển của hệ thống văn bản QPPL về công tác văn thư, lưu trữ, tổ chức văn thư, lưu trữ từ Trung ương đến địa phương trong cả nước cũng được hình thành, phát triển và có những thay đổi theo mỗi nhiệm kỳ của Chính phủ. 2
Ở địa phương từ năm 2008, theo Nghị định số 13/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 của Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, quản lý về văn thư, lưu trữ được chuyển từ Văn phòng UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương về Sở Nội vụ. Theo Thông tư số 15/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 của Bộ Nội vụ: Chi cục Văn thư - Lưu trữ là tổ chức thuộc Sở Nội vụ có chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho UBND tỉnh quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ và trực tiếp quản lý tài liệu Lưu trữ lịch sử của tỉnh, thực hiện các hoạt động dịch vụ công theo quy định của pháp luật. Để thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị, địa phương thì cơ quan quản lý chuyên ngành về văn thư, lưu trữ có vai trò rất quan trọng, Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai cũng không nằm ngoài phạm vi đó. Trong thời gian qua hoạt động của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai đã đạt được những thành tựu nhất định, bên cạnh đó vẫn còn không ít hạn chế và một số nội dung hoạt động chưa thật hiệu quả. Việc đánh giá đầy đủ thực trạng và đưa ra các giải pháp hoàn thiện hoạt động của Chi cục là một yêu cầu cấp thiết góp phần nâng cao hiệu quả quản lý về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Lào Cai nói riêng, góp phần vào công cuộc cải cách hành chính của tỉnh và vào sự nghiệp xây dựng kinh tế - xã hội của địa phương nói chung. Xuất phát từ những lý do nêu trên, học viên chọn đề tài: “Hoàn thiện hoạt động của Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ tỉnh Lào Cai ” làm luận văn Thạc sĩ của mình. 2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn Cho đến nay, đã có nhiều công trình, bài viết nghiên cứu về công tác văn thư, lưu trữ, thể hiện dưới dạng sách, luận án, luận văn tốt nghiệp chuyên ngành văn thư, lưu trữ; các giáo trình giảng dạy về văn thư, lưu trữ; nhiều tham luận khoa học trao đổi về lý luận và thực tiễn công tác văn thư, lưu trữ. Một số tác giả, chuyên gia đầu ngành đã có những công trình, bài nghiên cứu về công tác văn thư, lưu trữ được viết thành sách, nhiều đề tài, luận văn thạc sỹ đã đề cập đến công tác văn thư, lưu trữ. Tuy nhiên chưa có công trình nào nghiên cứu về vấn đề Hoàn thiện hoạt động của một Chi cục Văn thư - Lưu trữ. Luận văn này sẽ nghiên cứu về cơ sở lý luận, thực trạng hoạt động của một cơ quan quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh từ đó đưa ra những giải pháp phù hợp. Trong quá trình thực hiện đề tài luận văn, tác giả đã tham khảo và kế thừa một số nội dung trong các công trình kể trên. Ngoài ra, tác giả đề tài còn khai thác và sử dụng những nguồn tài liệu: - Nhóm tài liệu là hệ thống văn bản quy phạm pháp luật của Đảng và Nhà nước về công tác lưu văn thư, lưu trữ; 3
- Nhóm tài liệu là các văn bản của Bộ, ngành, tỉnh, huyện quy định, hướng dẫn, báo cáo về công tác văn thư, lưu trữ; - Các Báo cáo về công tác Văn thư, Lưu trữ của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước báo cáo Bộ Nội vụ; - Kỷ yếu các Hội nghị công tác Văn thư, Lưu trữ địa phương do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tổ chức. 3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của luận văn 3.1. Mục đích nghiên cứu Mục đích nghiên cứu của luận văn là làm rõ cơ sở lý luận và thực tiễn về hoạt động của Chi cục Văn thư - Lưu trữ. Từ đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện hoạt động của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai. 3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu Nhiệm vụ nghiên cứu của luận văn cần giải quyết những vấn đề cơ bản sau: - Hệ thống hóa cơ sở lý luận về công tác văn thư, lưu trữ và hoạt động của Chi cục Văn thư - Lưu trữ. - Trình bày, đánh giá thực trạng hoạt động của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai và tìm ra nguyên nhân dẫn tới thực trạng đó. - Đề xuất giải pháp hoàn thiện hoạt động của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai. 4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu của luận văn 4.1. Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu của luận văn là hoạt động của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai. 4.2. Phạm vi nghiên cứu - Về nội dung: các vấn đề lý luận và thực tiễn liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ và hoạt động của Chi cục Văn thư - Lưu trữ, từ đó đưa ra giải pháp hoàn thiện hoạt động của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai. - Về thời gian: tổng hợp và báo cáo từ năm 2011 đến 2017. - Về không gian: Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai. 5. Phƣơng pháp luận và phƣơng pháp nghiên cứu của luận văn - Phương pháp luận: Luận văn vận dụng phép duy vật biện chứng của Chủ nghĩa Mác - Lê Nin, tư tưởng Hồ Chí Minh làm nền tảng và cơ sở lý luận để xem xét, giải quyết vấn đề. - Phương pháp nghiên cứu: Luận văn sử dụng phương pháp thu thập và xử lý các thông tin; phương pháp thống kê, so sánh và đối chiếu; phương pháp phân tích, tổng hợp; phương pháp lấy ý kiến nhà quản lý. 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn 4
- Về lí luận: luận văn góp phần làm sâu sắc lý thuyết hoạt động của một cơ quan quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh. - Về thực tiễn: Trên cơ sở nhận thức đúng thực trạng hoạt động của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai, luận văn đưa ra một số kiến nghị và nhóm giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai. - Các địa phương khác có thể xem xét, đề xuất ứng dụng kết quả nghiên cứu từ hoạt động của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai. - Đặc biệt là các kết quả nghiên cứu của luận văn này sẽ đóng góp cho cơ quan quản lý về công tác văn thư, lưu trữ ở Trung ương nguồn tư liệu tham khảo trong quá trình xây dựng văn bản quy phạm pháp luật và văn bản quản lý về tổ chức và hoạt động của một Chi cục Văn thư, Lưu trữ ở địa phương, đồng thời là nguồn tư liệu bổ ích phục vụ việc nghiên cứu, giảng dạy về chuyên ngành Văn thư - Lưu trữ tại các cơ sở đào tạo về văn thư, lưu trữ ở nước ta. 7. Kết cấu của luận văn Ngoài Phần mở đầu, Kết luận, Bảng chữ viết tắt, Danh mục Bảng, Biểu và Danh mục tài liệu tham khảo, Luận văn gồm ba chương: Chương 1. Cơ sở lý luận về công tác văn thư, lưu trữ và hoạt động của Chi cục Văn thư - Lưu trữ Chương 2.Thực trạng hoạt động của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai Chương 3. Giải pháp hoàn thiện hoạt động của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai. 5
Chƣơng 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƢ, LƢU TRỮ VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CHI CỤC VĂN THƢ - LƢU TRỮ 1.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƢ, LƢU TRỮ 1.1.1. Công tác văn thƣ 1.1.1.1 Khái niệm Công tác văn thư là hoạt động liên quan đến văn bản, giấy tờ hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Ngay từ khi Cách mạng tháng tám thành công Nhà nước ta đã có những quy định cụ thể về công tác này. Lần đầu tiên công tác văn thư được đề cập một cách có hệ thống trong Nghị định 527- TTg ngày 02/11/1957 ban hành Bản điều lệ quy định chế độ chung về công văn, giấy tờ ở các cơ quan.. Theo quy định tại Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ, công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư. 1.1.1.2. Vị trí, vai trò của công tác văn thư Công tác văn thư được xác định là một hoạt động của bộ máy quản lý nói chung và là hoạt động không thể thiếu được trong mỗi cơ quan, tổ chức. Công tác văn thư có các vai trò: đảm bảo cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý của các cơ quan; góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng công việc; làm giảm tệ quan liêu, giấy tờ; giữ gìn bí mật nhà nước, bí mật cơ quan. 1.1.2. Công tác lƣu trữ 1.1.2.1. Khái niệm Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của các cơ quan, tổ chức, bao gồm các công việc về thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ. 1.1.2.2. Vị trí, vai trò của công tác lưu trữ Trong những năm qua Đảng và Nhà nước ta luôn coi trọng công tác lưu trữ, coi đó là một ngành hoạt động trong công tác quản lý nhà nước, đồng thời là mắt xích không thể thiếu trong bộ máy quản lý nhà nước của mình. Công tác lưu trữ ra đời là một đòi hỏi khách quan trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và có các vai trò chủ yếu như: góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả của hệ thống thể chế hành chính nhà nước, cung cấp thông tin cho công tác nghiên cứu khoa học quản lý và nghiên cứu lịch sử… 1.1.3. Quản lý nhà nƣớc về văn thƣ, lƣu trữ 6
1.1.3.1. Yêu cầu quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ - Đúng pháp luật: Chính phủ, Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, UBND các cấp thực hiện chức năng quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ trên cơ sở Hiến pháp, các văn bản pháp luật quy định hiện hành về văn thư, lưu trữ và các văn bản khác có liên quan. - Toàn diện: Chính phủ, Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, UBND các cấp thực hiện chức năng quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ trên đầy đủ các mặt, các nội dung hoạt động văn thư, lưu trữ trong phạm vi quản lý, điều hành của mình. - Thống nhất: Quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ được các cơ quan chức năng thực hiện thống nhất trong cả nước từ Trung ương tới địa phương. 1.1.3.2. Các nội dung quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ - Xây dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ; - Xây dựng và chỉ đạo việc thực hiện quy hoạch, kế hoạch phát triển văn thư, lưu trữ; - Quản lý thống nhất về chuyên môn, nghiệp vụ văn thư, lưu trữ; - Quản lý thống nhất tài liệu lưu trữ quốc gia; - Đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ; - Tổ chức, chỉ đạo việc nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa học và công nghệ trong hoạt động văn thư, lưu trữ; - Thống kê nhà nước về văn thư, lưu trữ; - Thực hiện thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo về văn thư, lưu trữ; - Tổ chức sơ kết, tổng kết hoạt động văn thư, lưu trữ; - Hợp tác quốc tế về văn thư, lưu trữ. 1.1.3.3. Thẩm quyền quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ Điều 38 Luật Lưu trữ năm 2011 đã quy định: - Chính phủ thống nhất quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ; - Bộ Nội vụ chịu trách nhiệm trước Chính phủ thực hiện quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ và quản lý tài liệu Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam; - Cơ quan có thẩm quyền của Đảng Cộng sản Việt Nam thực hiện quản lý tài liệu Phông lưu trữ Đảng cộng sản Việt Nam; - Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, cơ quan trung ương của tổ chức chính trị - xã hội trong phạm vi, nhiệm vụ quyền hạn của mình thực hiện quản lý về văn thư, lưu trữ; - Ủy ban nhân dân các cấp trong phạm vị nhiệm vụ, quyền hạn của minh thực hiện quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ ở địa phương. 1.2. CHI CỤC VĂN THƢ-LƢU TRỮ TRONG HỆ THỐNG CÁC CƠ QUAN QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC VỀ VĂN THƢ, LƢU TRỮ 7
1.2.1. Các cơ quan quản lý nhà nƣớc về văn thƣ, lƣu trữ 1.2.1.1. Bộ Nội vụ Theo quy định tại Nghị định 34/2017/NĐ-CP ngày 03/4/2017 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ: “ Bộ Nội vụ là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các ngành, lĩnh vực: Tổ chức hành chính, sự nghiệp nhà nước; chính quyền địa phương, địa giới hành chính; cán bộ, công chức, viên chức nhà nước; đào tạo, bồi dưỡng về chuyên ngành hành chính và quản lý nhà nước; hội, tổ chức phi chính phủ; thi đua, khen thưởng; tôn giáo; văn thư, lưu trữ nhà nước; thanh niên và quản lý nhà nước đối với các dịch vụ công thuộc lĩnh vực quản lý của bộ theo quy định của pháp luật”. 1.2.1.2. Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước Theo Quyết định số 1121/QĐ-BNV ngày 28/10/2014 của Bộ Nội vụ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước trực thuộc Bộ Nội vụ: “Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước là cơ quan thuộc Bộ Nội vụ, thực hiện chức năng tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ trong phạm vi cả nước; quản lý tài liệu lưu trữ quốc gia và thực hiện các dịch vụ công về văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật”. 1.2.1.3. Sở Nội vụ Theo quy định tại Nghị định 24/2014/NĐ-CP ngày 04/4/2014 của Chính phủ và Thông tư số 15/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 của Bộ Nội vụ: “ Sở Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh có chức năng tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý nhà nước về: Tổ chức bộ máy; vị trí việc làm; biên chế công chức, cơ cấu ngạch công chức trong các cơ quan, tổ chức hành chính; vị trí việc làm, cơ cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp và số lượng người làm việc trong các đơn vị sự nghiệp công lập; tiền lương đối với cán bộ, công chức, viên chức, lao động hợp đồng trong cơ quan, tổ chức hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập; cải cách hành chính, cải cách chế độ công vụ, công chức; chính quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, công chức, viên chức và cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là cấp xã); đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức và cán bộ, công chức cấp xã; những người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã; tổ chức hội, tổ chức phi chính phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua - khen thưởng và công tác thanh niên . 1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ Theo Thông tư số 15/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 của Bộ Nội vụ: “ Chi cục Văn thư -Lưu trữ là tổ chức trực thuộc Sở Nội vụ, có chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý nhà nước về 8
văn thư, lưu trữ của tỉnh; trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh và thực hiện các hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật ”. Nhiệm vụ, quyền hạn của Chi cục Văn thư - Lưu trữ: - Tham mưu, giúp Giám đốc Sở Nội vụ thực hiện các nhiệm vụ quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ; - Thực hiện nhiệm vụ của Lưu trữ lịch sử tỉnh; - Cấp, cấp lại, thu hồi Chứng chỉ hành nghề lưu trữ cho cá nhân có đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật; - Thực hiện các hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật; - Quản lý về tổ chức, bộ máy, biên chế, tài chính, tài sản được giao; thực hiện chế độ, chính sách đối với cán bộ, công chức của Chi cục theo quy định của pháp luật; - Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Sở Nội vụ giao hoặc cơ quan có thẩm quyền giao theo quy định của pháp luật. 1.3. HOẠT ĐỘNG CỦA CHI CỤC VĂN THƢ - LƢU TRỮ 1.3.1. Khái niệm hoạt động của Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ Theo Từ điển Tiếng Việt của Viện Ngôn ngữ định nghĩa “ Hoạt động là tiến hành những việc làm có quan hệ với nhau chặt chẽ nhằm một mục đích nhất định trong đời sống xã hội hoặc được hiểu là thực hiện một chức năng nhất định nào đó trong một chỉnh thể ”. Hoạt động của Chi cục Văn thư - Lưu trữ: là việc tiến hành những việc làm có quan hệ với nhau chặt chẽ nhằm một mục đích nhất định trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Chi cục Văn thư - Lưu trữ. 1.3.2. Nội dung hoạt động của Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ 1.3.3.1. Hoạt động quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ 1.3.3.2. Hoạt động quản lý trực tiếp tài liệu Lưu trữ lịch sử của tỉnh 1.3.3.3. Hoạt động quản lý điều hành cơ quan Chi cục Văn thư - Lưu trữ 1.3.3. Yêu cầu đối với hoạt động của Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ - Hoạt động của Chi cục Văn thư - Lưu trữ phải đảm bảo tuân thủ đúng quy định của pháp luật. - Hoạt động của Chi cục Văn thư - Lưu trữ phải đảm bảo các nguyên tắc hoạt động cơ bản của một cơ quan hành chính nhà nước. - Hoạt động của Chi cục phải không ngừng đổi mới nội dung, hình thức hoạt động, xây dựng khung năng lực, xác định vị trí việc làm cho từng vị trí công việc công chức và viên chức thuộc Chi cục vừa nâng cao hiệu quả hoạt động, vừa thực hiện tinh giản biên chế theo đúng lộ trình, mục tiêu cải cách hành chính nhà nước. 1.3.4. Các yếu tố ảnh hƣởng đến hoạt động của Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ 9
Hoạt động của Chi cục Văn thư-Lưu trữ bị ảnh hưởng bởi các yếu tố như: trình độ phát triển kinh tế - xã hội; chế độ chính trị và môi trường thể chế; cơ sở hạ tầng, khoa học công nghệ; yếu tố con người; cơ sở vật chất, trang thiết bị ... Chƣơng 2 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CỦA CHI CỤC VĂN THƢ - LƢU TRỮ TỈNH LÀO CAI 2.1. Khái quát về tỉnh Lào Cai 2.1.1. Đặc điểm địa lý, dân cƣ Lào Cai là tỉnh vùng cao biên giới nằm ở phía Tây Bắc Việt Nam. Phía đông giáp tỉnh Hà Giang, phía tây giáp tỉnh Lai Châu, phía nam giáp tỉnh Yên Bái, phía bắc giáp tỉnh Vân Nam (Trung Quốc). Lào Cai có diện tích 6.383,89 km2; dân số là 626.220 người, bao gồm 13 dân tộc với 25 nhóm ngành khác nhau. Mật độ dân cư: 98 người/km2. 2.1.2. Tình hình kinh tế xã hội Giai đoạn 2011-2015 nền kinh tế - xã hội của tỉnh đã đạt được nhiều thành tựu quan trọng. Tốc độ tăng trưởng kinh tế GDP giai đoạn 2011-2015 đạt bình quân 14,1%/năm. GDP bình quân đầu người đến hết năm 2015 đạt 39,4 triệu đồng/người/năm. Tổng vốn đầu tư toàn xã hội ước đạt 79,3 nghìn tỷ đồng; Thu ngân sách nhà nước trên địa bàn tăng nhanh và ổn định qua các năm, hết năm 2015 đạt 5.505 tỷ đồng. Lĩnh vực y tế, giáo dục phát triển, an ninh quốc phòng không ngừng được củng cố, tăng cường, trật tự an toàn xã hội được bảo đảm. Hoạt động đối ngoại tiếp tục mở rộng, phát triển, đi vào chiều sâu. Xây dựng biên giới hòa bình, hữu nghị; hợp tác toàn diện với tỉnh Vân Nam, Trung Quốc sâu sắc và bền vững. Tuy nhiên, bên cạnh các kết quả đạt được, kinh tế - xã hội của tỉnh vẫn còn một số khó khăn, tồn tại, đó là: Tăng trưởng kinh tế đạt cao nhưng chưa tương xứng với tiềm năng, quy mô nền kinh tế còn nhỏ; Kết cấu hạ tầng chưa đồng bộ; Nguồn nhân lực, đặc biệt là nhân lực chất lượng cao chưa đáp ứng yêu cầu. 2.1. KHÁI QUÁT VỀ CHI CỤC VĂN THƯ-LƯU TRỮ TỈNH LÀO CAI 2.1.1. Lịch sử hình thành Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai được thành lập ngày 19/11/2010 theo Quyết định số 3325/QĐ-UBND của UBND tỉnh Lào Cai trên cơ sở hợp nhất Phòng quản lý Văn thư - Lưu trữ và Trung tâm Lưu trữ tỉnh. Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai chính thức đi vào hoạt động từ ngày 01 tháng 01 năm 2011 đến nay. 2.1.2. Chức năng Căn cứ Quyết định số 04/2016/QĐ-UBND ngày 15/01/2016 của UBND tỉnh Lào Cai về việc ban hành Quy định vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 10
và cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai, Chi cục Văn thư - Lưu trữ là tổ chức trực thuộc Sở Nội vụ có chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu giúp UBND tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của tỉnh; trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh và thực hiện các hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật. 2.1.3. Nhiệm vụ và quyền hạn Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn giống như các Chi cục Văn thư - Lưu trữ khác được quy định tại Thông tư số 15/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 của Bộ Nội vụ đã trình bày ở trên. 2.1.4. Cơ cấu tổ chức bộ máy và biên chế 2.1.4.1. Lãnh đạo Chi cục - Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai hiện nay có Chi Cục trưởng và 01 Phó Chi Cục trưởng. - Chi Cục trưởng là người đứng đầu Chi cục Văn thư - Lưu trữ, chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở Nội vụ và trước pháp luật về thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Chi cục Văn thư - Lưu trữ; thực hiện chức trách nhiệm vụ của Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ theo quy định của pháp luật; - Phó Chi cục trưởng là người giúp Chi Cục trưởng phụ trách, theo dõi, chỉ đạo một số mặt công tác của Chi cục; chịu trách nhiệm trước Chi Cục trưởng và trước pháp luật về công tác được phân công. Khi Chi cục trưởng vắng mặt, Phó Chi cục trưởng được Chi Cục trưởng ủy nhiệm điều hành các hoạt động của Chi cục Văn thư - Lưu trữ. Việc điều động, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật, cho từ chức, nghỉ hưu và thực hiện chế độ, chính sách khác đối với Chi Cục trưởng, Phó Chi Cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ thực hiện theo quy định của pháp luật và phân cấp của Ủy ban nhân dân tỉnh. 2.1.4.2. Các phòng chuyên môn, nghiệp vụ và đơn vị trực thuộc Chi cục - Phòng Hành chính - Tổng hợp; - Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ; - Trung tâm Lưu trữ lịch sử. 2.1.4.3. Biên chế Biên chế của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai nằm trong tổng biên chế của Sở Nội vụ được UBND tỉnh giao trên cơ sở Đề án vị trí việc làm và theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ. Năm 2017, biên chế của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai được giao là 17 biên chế Trình độ đội ngũ công chức, viên chức: trình độ Đại học 09 người, chiếm tỷ lệ 64,7%. 11
Việc tuyển dụng công chức, viên chức thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ tuân thủ theo quy định về tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công chức, viên chức văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật. 2.2. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CỦA CHI CỤC VĂN THƢ - LƢU TRỮ TỈNH LÀO CAI 2.2.1 Hoạt động quản lý nhà nƣớc về văn thƣ, lƣu trữ 2.2.1.1. Tham mưu xây dựng quy hoạch, kế hoạch, văn bản hướng thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ Trong những năm qua Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai đã giúp Giám đốc Sở tham mưu cho UBND tỉnh chỉ đạo, thực hiện tốt công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật, các chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ. Về xây dựng quy hoạch, kế hoạch, chương trình, đề án, dự án, văn bản về công tác văn thư, lưu trữ: Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã tham mưu cho Sở Nội vụ trình UBND tỉnh ban hành Quyết định số 3947/QĐ-UBND ngày 12/12/2014 phê duyệt Quy hoạch ngành văn thư, lưu trữ tỉnh Lào Cai đến năm 2020, tầm nhìn 2030 và Kế hoạch số 148/KH-UBND ngày 05/6/2015 của UBND tỉnh về thực hiện Quy hoạch ngành văn thư, lưu trữ 5 năm (giai đoạn 2015-2020); Quyết định số 3750 /QĐ-UBND ngày 18/12/2012 về việc phê duyệt dự án số hóa cơ sở dữ liệu lưu trữ tỉnh Lào Cai. Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã tham mưu cho Sở Nội vụ, UBND tỉnh thường xuyên rà soát sửa đổi, bổ sung, xây dựng mới các văn bản Quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn nghiệp vụ phù hợp với Luật Lưu trữ, các Thông tư hướng dẫn của Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. Hàng năm Chi cục còn tham mưu cho Sở Nội vụ trình UBND tỉnh ban hành Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ, Quyết định thu tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ Lịch sử tỉnh. 2.2.1.2. Kiểm tra, thanh tra việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ Hàng năm Chi cục Văn thư - Lưu trữ tham mưu cho Giám đốc Sở Nội vụ ban hành Kế hoạch kiểm tra định kỳ thường xuyên đối với các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh và huyện, thành phố. Ngoài công tác kiểm tra định kỳ, hàng năm Chi cục Văn thư - Lưu trữ phối hợp với Thanh tra Sở thực hiện thanh tra công tác Nội vụ tại một số cơ quan, đơn vị, huyện, thành phố trên địa bàn tỉnh. 2.2.1.3. Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Công tác tập huấn, đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ đã được quan tâm, chú trọng tổ chức thực hiện thông qua nhiều Hội nghị tập huấn nghiệp vụ ở cấp tỉnh, cấp huyện, lồng ghép 12
với các Hội nghị chuyên đề ở cơ sở, cử cán bộ tham dự các lớp bồi dưỡng ngắn hạn về văn thư, lưu trữ. Thông qua công tác đào tạo tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ nhận thức của lãnh đạo các cấp, các ngành về công tác lưu trữ được nâng lên; công chức, viên chức thực hiện nhiệm vụ văn thư, lưu trữ được cập nhật kịp thời quy định về văn thư, lưu trữ, các văn bản hướng dẫn thực hiện nhờ đó hoạt động văn thư, lưu trữ ở cơ sở có sự chuyển biến rõ nét, hiệu quả hơn. 2.2.1.4. Thực hiện báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ theo quy định Việc thực hiện báo cáo, thống kế công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ của các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh được thực hiện tốt theo quy định tại Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31/10/2013 của Bộ Nội vụ. Nội dung chế độ báo cáo quy định tại Thông tư được đăng tải rộng rãi trên Cổng thông tin điện tử của Sở Nội vụ tạo điều kiện thuận lợi cho nhu cầu tra cứu, thực hiện của các đơn vị.. Bên cạnh đó Chi cục Văn thư - Lưu trữ tham mưu cho Sở Nội vụ thực hiện tốt chế độ Báo cáo, thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ tỉnh Lào Cai hàng năm với Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đúng thời gian quy định. 2.2.1.5. Tham mưu về công tác quản lý lưu trữ thông tin số, nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã tham mưu cho UBND tỉnh chỉ đạo thực hiện tương đối tốt công tác quản lý lưu trữ thông tin số, ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ, cụ thể: - Đối với các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh: Việc sử dụng hộp thư điện tử trong trao đổi, xử lý công việc đã được triển khai rộng rãi ở hầu hết các cơ quan ở cấp tỉnh, cấp huyện và UBND xã, phường, thị trấn. - Tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh: Hiện đang thực hiện ứng dụng Phần mềm hệ thống Quản lý văn bản và điều hành (do VNPT cung cấp) và Phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ điện tử (do Trung tâm Công nghệ Thông tin - Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước cung cấp), 100% công chức, viên chức của Chi cục đã được đào tạo kỹ năng vận hành Phần mềm quản lý văn bản và điều hành; phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ. Từ năm 2012-2015 Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã triển khai và hoàn thành Đề án Số hóa cơ sở dữ liệu lưu trữ của tỉnh. 2.2.2. Hoạt động quản lý trực tiếp tài liệu Lƣu trữ lịch sử của tỉnh Hiện nay Trung tâm Lưu trữ Lịch sử tỉnh Lào Cai đang bảo quản tổng số 80 Phông tài liệu lưu trữ Tổng số mét giá tài liệu hiện đang bảo quản tại Lưu trữ Lịch sử tỉnh là 461 mét giá; thành phần chủ yếu là tài liệu hành chính. 2.2.2.1. Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh 13
Trên cơ sở Danh mục các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh, cấp huyện thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Lịch sử tỉnh và đề nghị của Sở Nội vụ, hàng năm UBND tỉnh ban hành Quyết định thu tài liệu của các cơ quan, tổ chức theo quy định. Từ năm 2011 đến hết năm 2016 Trung tâm Lưu trữ lịch sử thuộc Chi cục đã thực hiện thu tài liệu đến hạn nộp lưu của 80 cơ quan, tổ chức. 2.2.2.2. Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị hồ sơ, tài liệu - Tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ: + Đối với Lưu trữ cơ quan: Đã thực hiện thu tài liệu đến hạn nộp lưu năm 2014 của các phòng chuyên môn, Trung tâm thuộc Chi cục. + Đối với Trung tâm Lưu trữ lịch sử: đã thực hiện phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu của 80 phông tài liệu lưu trữ (tương ứng 461 mét giá). - Tại các cơ quan, tổ chức: Hàng năm các cơ quan, đơn vị nghiêm túc thực hiện rà soát thu tài liệu đến hạn nộp lưu và Lưu trữ cơ quan đúng thời gian quy định trên cơ sở phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu. Các sở ngành lớn của tỉnh, các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh đã thực hiện triệt để công tác này, tại các huyện, thành phố, xã, phường, thị trấn vẫn còn những hạn chế nhất định. Công tác xác định giá trị tài liệu, tiêu hủy tài liệu hết giá trị sau chỉnh lý cũng được các cơ quan, đơn vị thực hiện nghiêm túc theo quy định của Luật Lưu trữ và hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. 2.2.2.3. Bảo vệ, bảo quản, thống kê tài liệu lưu trữ - Về bảo vệ, bảo quản tài liệu lưu trữ Hiện nay Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh đang làm việc và thực hiện bảo quản tài liệu lưu trữ tại trụ sở mới từ tháng 10 năm 2016, gồm 02 tòa nhà trong đó: Tòa nhà 05 tầng dùng làm việc, tòa nhà 07 tầng dùng làm kho bảo quản tài liệu lưu trữ lịch sử. - Về thống kê tài liệu lưu trữ: Định kỳ Trung tâm Lưu trữ Lịch sử tỉnh thống kê tài liệu lưu trữ theo quy định. Tính đến hết năm 2016 đã thống kê tài liệu bảo quản của 80 phông tài liệu với số lượng 461 mét giá. Các Phông tài liệu được mã hóa, phân theo phòng, khu vực bảo quản, có sơ đồ chỉ dẫn thuận lợi cho phục vụ khai thác tài liệu. 2.2.2.4. Xây dựng công cụ tra cứu và tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã quán triệt, triển khai thực hiện tốt các văn bản hướng dẫn của Trung ương về quy trình, thủ tục, thẩm quyền và trách nhiệm trong việc tổ chức sử dụng tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh đồng thời cụ thể hóa các văn bản quy định của cấp trên vận dụng vào tình hình thực tế của tỉnh. 14
Đã xây dựng và ban hành Quy trình ISO 9001: 2008 “Quy trình thu thập và sử dụng nguồn tài liệu diện nộp lưu”; niêm yết, thực hiện 02 thủ tục hành chính về khai thác sử dụng tài liệu tại Lưu trữ lịch sử. - Công cụ tra cứu tài liệu tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ hiện nay gồm: Sổ Mục lục hồ sơ và Phần mềm Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử. - Các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ: Chủ yếu là sử dụng tài liệu lưu trữ tại chỗ, photocopy, cung cấp bản sao, chứng thực bản sao tài liệu lưu trữ, trung bình mỗi năm Chi cục phục vụ khai thác trên 150 hồ sơ, sao chụp gần 500 trang tài liệu. - Số lượng độc giả đến khai thác: Trung bình hàng năm phục vụ trên 50 lượt độc giả đến khai thác tra cứu. 2.2.3. Hoạt động quản lý, điều hành cơ quan Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ 2.2.3.1. Lập kế hoạch, xây dựng chương trình công tác hoạt động Hàng năm, Chi cục Văn thư - Lưu trữ đều tổ chức triển khai thực hiện tốt các Nghị quyết, Chỉ thị của Chính phủ, UBND tỉnh về chỉ đạo điều hành thực hiện kế hoạch phát triển kinh tế xã hội và dự toán ngân sách nhà nước. Ngay từ đầu năm Chi cục tổ chức cho công chức, viên chức đăng ký kế hoạch công tác; xây dựng và ban hành Kế hoạch công tác, chương trình công tác trọng tâm của Chi cục. 2.2.3.2. Quản lý về tổ chức, bộ máy, biên chế theo phân cấp và quy định của pháp luật Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã thực hiện quản lý về tổ chức bộ máy, biên chế theo phân cấp và đúng quy định của Pháp luật: trong thời gian qua đã thực hiện việc kiện toàn tổ chức bộ máy của Chi cục theo các văn bản hướng dẫn của Trung ương. Phối hợp tham mưu trình UBND tỉnh ban hành Quyết định số 04/2016/QĐ-UBND ngày 15/01/2016 Quy định vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh (thay thế Quyết định số 40/2010/QĐ-UBND);. Căn cứ vào tình hình biến động về tổ chức nhân sự hàng năm của cơ quan đã đề xuất với Giám đốc Sở Nội vụ thực hiện các quy trình bổ nhiệm mới Chi cục trưởng, bổ nhiệm lãnh đạo các Phòng, Trung tâm thuộc Chi cục theo đúng quy trình, quy định. Kiện toàn phân công lại nhiệm vụ đối với lãnh đạo, công chức, viên chức Chi cục hàng năm;. Thực hiện công tác Quy hoạch cán bộ theo hướng dẫn của cấp trên, đề nghị nâng lương sớm, nâng lương thường xuyên cho công chức, viên chức đảm bảo đúng đối tượng, thời gian; Xây dựng kế hoạch bồi dưỡng, nâng cao trình độ chính trị, chuyên môn nghiệp vụ cho công chức viên chức Chi cục. 2.2.3.3. Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan Chi cục 15
Công tác văn thư, lưu trữ trong những năm qua tại Chi cục đã được thực hiện tốt: Chi cục đã bố trí 01 cán bộ đúng chuyên môn, nghiệp vụ làm công tác văn thư, lưu trữ. Đã xây dựng và ban hành Quy chế làm việc, Quy chế công tác văn thư, lưu trữ. Hàng năm đều xây dựng và ban hành Danh mục hồ sơ cơ quan, Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ, Kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu vào Kho Lưu trữ hiện hành của cơ quan. Các quy trình nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ như: Quản lý văn bản đi, đến, soạn thảo và ban hành văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, quản lý và sử dụng con dấu; thu thập, chỉnh lý, bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu đề được thực hiện theo đúng quy định. Toàn bộ văn bàn của Chi cục đề được cập nhật và xử lý 100% qua phần mềm hệ thống Quản lý văn bản và điều hành. Phòng Hành chính - Tổng hợp đã thực hiện tốt việc theo dõi, đôn đốc tình hình xử lý văn bản của các phòng, Trung tâm thuộc Chi cục, kiểm soát chặt chẽ về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản trước khi phát hành. Việc lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan hàng năm được thực hiện tốt. Kho và trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ cơ quan được đầu tư đáp ứng được yêu cầu, tiêu chuẩn quy định. 2.2.3.4. Công tác quản lý tài chính, công sản Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã triển khai và thực hiện đúng các văn bản quy định, hướng dẫn của cấp trên về quản lý tài chính, tài sản công. Đã ban hành Quy chế Chi tiêu nội bộ của cơ quan, không ngừng rà soát, cập nhật văn bản của cấp trên để chỉnh sửa, bổ sung cho phù hợp với các chế độ, chính sách mới. Hàng năm xây dựng dự toán chi, kiểm soát chi tạm ứng căn cứ theo tiến độ hoạt động, căn cứ theo dự toán chi tiết đã được duyệt. Triển khai nhiều biện pháp thực hành tiết kiệm, chống lãng phí. Thực hiện nghiêm túc việc kê khai tài sản, thu nhập của CCVC thuộc diện kê khai theo Nghị định số 78/2013/NĐ-CP (hình thức công khai tại Hội nghị toàn thể CCVC, niêm yết tại nơi làm việc…). Công khai trong việc quản lý và sử dụng biên chế, kế hoạch ngân sách được giao. Tổ chức Hội nghị cán bộ, CCVC theo quy định . 2.2.3.5. Thực hiện các chế độ thông tin báo cáo đột xuất, định kỳ theo quy định Các chế độ thông tin, báo cáo luôn được Chi cục quan tâm, chỉ đạo thực hiện kịp thời, thường xuyên. Các báo cáo gồm: báo cáo định kỳ tuần, tháng, quý năm theo Quy chế làm việc của Sở Nội vụ và Chi cục Văn thư - Lưu trữ. Các báo cáo chuyên đề, đột xuất về hoạt động quản lý, điều hành cơ quan. 16
Toàn bộ báo cáo của Chi cục cơ bản phản ánh đầy đủ, đúng nội dung theo yêu cầu, thời gian gửi báo cáo đảm bảo đúng quy định. 2.3. ĐÁNH GIÁ CHUNG 2.3.1. Kết quả đạt đƣợc 2.3.1.1.Đối với hoạt động quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai đã giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho UBND tỉnh thực hiện tốt công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật về văn thư, lưu trữ đã tạo được sự chuyển biến tích cực trong nhận thức của lãnh đạo các cấp, các ngành và cán bộ, công chức, viên chức về vai trò của công tác văn thư và giá trị của tài liệu lưu trữ đối với sự chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc hàng ngày của cơ quan, từ đó nâng cao tinh thần trách nhiệm, tính tự nguyện tuân thủ pháp luật về văn thư, lưu trữ. Hệ thống văn bản quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ các cấp đã không ngừng được hoàn thiện ban hành, đã kịp thời cụ thể hóa các văn bản của Trung ương quy định về công tác văn thư, lưu trữ khẳng định được vai trò, chức năng quản lý nhà nước đối với công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với điều kiện kinh tế - xã hội địa phương. Biên chế, cán bộ làm công tác văn thư từng bước được tăng cường; công tác đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ được chú trọng, trình độ chuyên môn của cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ được nâng lên rõ rệt, đáp ứng ngày càng tốt hơn yêu cầu công tác của cơ quan và xã hội. Việc thanh tra, kiểm tra về công tác văn thư, lưu trữ đã được tiến hành thường xuyên, không ngừng đổi mới nội dung, hình thức. Các cơ quan, đơn vị, địa phương trên địa bàn tỉnh đã ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ bước đầu thu được kết quả nhất định. Chế độ báo cáo thống kê định kỳ, đột xuất về công tác văn thư, lưu trữ được thực hiện tốt. Cơ sở vật chất và kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ đã được các ngành quan tâm hơn, đầu tư đáng kể, tập trung vào công việc trọng tâm như: cải tạo hoặc nâng cấp xây dựng kho lưu trữ đủ; mua sắm trang thiết bị bảo quản tài liệu; ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ. 2.3.1.2. Đối với hoạt động quản lý trực tiếp tài liệu Lưu trữ lịch sử của tỉnh Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho UBND tỉnh ban hành Quyết định phê duyệt Danh mục các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh, cấp huyện là nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh. Thực hiện tốt việc thu thập tài liệu của các cơ quan, đơn vị vào Lưu trữ lịch sử tỉnh hàng năm. Tài liệu thu về Lưu trữ lịch sử tỉnh đều đã được chỉnh lý, hệ thống hóa, lập mục lục tra cứu và thực hiện số hóa; Công tác bảo quản an toàn tài liệu luôn 17
được quan tâm, chú trọng. Từ tháng 10 năm 2016, công trình Kho lưu trữ chuyên dụng của tỉnh đã hoàn thành và đưa vào sử dụng đáp ứng các yêu cầu tiêu chuẩn về kho lưu trữ chuyên dụng. Việc khai thác sử dụng tài liệu được thực hiện đúng quy trình quy định đáp ứng cơ bản các yêu cầu khai thác tài liệu của các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong và ngoài tỉnh. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong bảo quản, khai thác, sử dụng tài liệu được thực hiện tốt.. 2.3.1.3. Đối với hoạt động quản lý, điều hành cơ quan Chi cục Văn thư - Lưu trữ Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai đã triển khai thực hiện tốt các văn bản chỉ đạo, điều hành của cấp trên, xây dựng và ban hành đầy đủ các chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan Chi cục, hoàn thiện ban hành Quy chế làm việc, Quy chế công tác văn thư, lưu trữ, Quy chế chi tiêu nội bộ… Thực hiện quản lý tổ chức, bộ máy, biên chế, tài chính, tài sản cơ quan theo đúng phân cấp quản lý và quy định của nhà nước. Chỉ đạo, điều hành đơn vị đảm bảo đúng theo nguyên tắc hoạt động của cơ quan quản lý nhà nước. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin, thực hiện đầy đủ các chế độ thông tin, báo cáo định kỳ, đột xuất theo yêu cầu. 2.3.1.4. Nguyên nhân đạt được những kết quả trên - Được sự quan tâm, chỉ đạo của Đảng và Nhà nước, công tác văn thư, lưu trữ đã được chú trọng, các văn bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ đã được hoàn thiện ban hành tạo hành lang pháp lý cho địa phương triển khai thực hiện. - Lãnh đạo các cơ quan, tổ chức trong những năm gần đây đã quan tâm hơn đến công tác văn thư, lưu trữ, chỉ đạo sát sao việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, đơn vị. - Việc bố trí CCVC làm văn thư, lưu trữ trong các cơ quan, đơn vị đã được chú trọng hơn; cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ các cơ quan, đơn vị đã phát huy tính chủ động trong công việc, làm tốt chức năng tham mưu cho lãnh đạo các cấp trong việc tổ chức thực hiện pháp luật và các nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan. - Sự tiến bộ của khoa học, công nghệ, nhất là yêu cầu hiện đại hóa cùng với tiến trình cải cách nền hành chính nhà nước đã tác động mạnh mẽ đến sự đổi mới công tác văn thư, lưu trữ. 2.3.2. Hạn chế, tồn tại 2.3.2.1.Trong hoạt động quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ - Lãnh đạo một số cơ quan chưa nhận thức đúng mức về vị trí, vai trò, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ; hoạt động văn thư, lưu trữ còn bị xem 18