Tóm tắt Luận văn Thạc sĩ Quản lý công: Nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ tại UBND cấp xã, huyện Phú Vang, tỉnh Thừa Thiên Huế

Chia sẻ: Mucong999 Mucong999 | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:26

Thêm vào BST

Báo xấu

21
lượt xem 6
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Luận văn sẽ tập trung nghiên cứu, đánh giá thực trạng công tác VTLT ở UBND cấp xã trên địa bàn huyện Phú Vang, tỉnh Thừa Thiên Huế, từ đó để đề xuất các giải pháp nhằm thực hiện tốt hơn công tác VTLT trong thời gian tới.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Tóm tắt Luận văn Thạc sĩ Quản lý công: Nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ tại UBND cấp xã, huyện Phú Vang, tỉnh Thừa Thiên Huế

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ ………/……… ....../…... HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA LÊ THANH TÍN NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP XÃ, HUYỆN PHÚ VANG, TỈNH THỪA THIÊN HUẾ LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG Chuyên ngành: Quản lý công Mã số: 8 34 04 03 TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG THỪA THIÊN HUẾ – NĂM 2019
Công trình được hoàn thành tại: HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA Người hướng dẫn khoa học: TS. ĐINH THỊ CẨM LÊ Phản biện 1:……………….………………………………………. Phản biện 2:………………………………………………………… Luận văn được bảo vệ tại Hội đồng chấm luận văn thạc sĩ, Học viện Hành chính Quốc gia Địa điểm: Phòng họp……., Nhà……. – Hội trường bảo vệ luận văn thạc sĩ, Học viện Hành chính Quốc gia tại TP Huế Số:…… - Đường ………………, Thành phố Huế, tỉnh Thừa Thiên Huế Thời gian: Vào hồi ….. giờ ….. tháng……. Năm 2019
PHẦN MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Trong xây dựng và hoàn thiện Nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa Việt Nam, cải cách hành chính nhà nước được xác định là nhiệm vụ trọng tâm, là một trong những nội dung quan trọng của một trong ba đột phá chiến lược của Đảng là hoàn thiện thể chế kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa, trọng tâm là tạo lập môi trường cạnh tranh bình đẳng và cải cách hành chính, được Đảng, Nhà nước và Chính phủ đặc biệt quan tâm chỉ đạo nhằm củng cố, phát triển nền hành chính nhà nước liêm chính, kiến tạo, hành động, phục vụ tốt nhất quyền lợi của nhân dân, thúc đẩy sự phát triển của đất nước. Đối với các cơ quan, tổ chức nói chung và các cơ quan hành chính nhà nước nói riêng, đặc biệt là cơ quan hành chính nhà nước cấp xã, trong thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình thì công tác văn thư, lưu trữ (VTLT) là một công tác quan trọng và không thể tách rời trong quá trình quản lý, điều hành, nếu thực hiện tốt công tác này thì sẽ đáp ứng tốt việc cung cấp thông tin, phục vụ quá trình chỉ đạo, điều hành một cách hiệu quả và ngược lại, khi công tác VTLT chưa thể hiện được vai trò, chức năng, nhiệm vụ của mình cũng như khi các công tác này chưa đi vào chiều sâu, còn mang tính hình thức thì hoạt động của chính quyền cấp xã sẽ gặp nhiều khó khăn trong quản lý, điều hành cũng như tổ chức thực hiện các nhiệm vụ theo phân cấp, phân quyền. Từ khi có Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia và gần đây là Luật Lưu trữ năm 2011, công tác VTLT tại UBND cấp xã đã có những chuyển biến tích cực, tuy nhiên đối với UBND cấp xã trên địa bàn huyện Phú Vang, tỉnh Thiên Huế, công tác VTLT vẫn còn nhiều hạn chế, cụ thể như: Về quản lý và tổ chức hoạt động của công tác VTLT tại UBND cấp xã vẫn chưa được quan tâm đúng mức, công tác soạn thảo văn bản và ban hành văn bản còn nhiều sai sót, nhất là về thể thức và kỹ thuật trình bày, làm giảm hiệu lực của văn bản hành chính, gây khó khăn khi tiếp nhận và giải quyết văn bản, công tác quản lý văn bản đến chưa chặt chẽ, xây dựng danh mục hồ sơ và lập hồ sơ công việc chưa tốt. Trong công tác lưu trữ ở UBND cấp xã trên địa bàn huyện Phú Vang, một số xã, việc thực hiện thu thập, bổ sung tài liệu chưa được 1
quan tâm, việc giao nhận hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan chưa thực hiện theo đúng quy định, công tác quản lý tài liệu, chỉnh lý tài liệu, xác định giá trị tài liệu, công tác hủy tài liệu hết giá trị chưa được quan tâm, tài liệu lưu trữ chưa được sắp xếp một cách khoa học, gây thất thoát và khó khăn khi tra cứu phục vụ công tác quản lý, điều hành, cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thư lưu trữ chưa đảm bảo, việc ứng dụng CNTT vào công tác VTLT tại UBND cấp xã còn nhiều hạn chế… Trong khi đó cơ sở vật chất phục vụ công tác này, đặc biệt là kho lưu trữ, thì hầu hết các xã đều chưa có, chính vì vậy ở UBND cấp xã công tác VTLT chưa phát huy hết chức năng, nhiệm vụ, gây khó khăn trong việc cung cấp các thông tin có giá trị, phục vụ công tác quản lý, điều hành của UBND cấp xã. Những hạn chế trong công tác VTLT tại UBND cấp xã trên địa bàn huyện Phú Vang, tỉnh Thừa Thiên Huế làm ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động chỉ đạo, điều hành của UBND cấp xã, ảnh hưởng đến công tác cải cách hành chính của UBND cấp xã trên địa bàn. Chính vì vậy, tác giả chọn đề tài “Nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ tại UBND cấp xã, huyện Phú Vang, tỉnh Thừa Thiên Huế” làm Luận văn tốt nghiệp thạc sĩ Quản lý công. Luận văn sẽ tập trung nghiên cứu, đánh giá thực trạng công tác VTLT ở UBND cấp xã trên địa bàn huyện Phú Vang, tỉnh Thừa Thiên Huế, từ đó để đề xuất các giải pháp nhằm thực hiện tốt hơn công tác VTLT trong thời gian tới. 2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn Trong nhiều năm trở lại đây, có nhiều công trình nghiên cứu cung cấp cơ sở lý luận cũng như thực tiễn về công tác VTLT với nhiều góc độ khác nhau. Đến nay đã có một số cuốn giáo trình nghiên cứu khoa học về công tác VTLT được công bố, cụ thể như: Giáo trình Văn bản quản lý hành chính nhà nước và công tác văn thư lưu trữ trong các cơ quan nhà nước của Học viện Hành chính Quốc gia ( NXB Giáo dục, 1997) cung cấp những kiến thức cơ bản về văn bản quản lý nhà nước và những hiểu biết về công tác văn thư, lưu trữ trong các cơ quan nhà nước. Nghiệp vụ văn thư lưu trữ của Hoàng Lê Minh ( NXB Văn hóa Thông tin, 2009) trình bày những nội dung, những bước cơ bản trong công tác văn thư lưu trữ, mang tính hướng dẫn nghiệp vụ khá chi tiết cho những người thực hiện công tác văn thư lưu trữ. 2
Giải đáp các vướng mắc thường gặp về công tác văn thư, cũng như công tác lập hồ sơ lưu trữ đối với cơ quan, tổ chức, cung cấp cho người tìm hiểu những kiến thức nhằm giải quyết các công việc thường gặp trong công tác văn thư, lưu trữu, tác giả Nguyễn Thị Hà, Nguyễn Văn Hậu có công trình “Hỏi đáp về công tác văn thư, lập hồ sơ và lưu trữ đối với cơ quan, tổ chức”. Tác giả Vương Đình Quyền có công trình nghiên cứu về “Lý luận và phương pháp công tác văn thư”, cung cấp một cách đầy đủ về lý luận cũng như phương pháp để thực hiện công tác văn thư một cách có hiệu quả, đây là một trong những tài liệu quan trọng để tác giả nghiên cứu viết đề tài luận văn này. Về nghiên cứu công tác VTLT, đặc biệt là công tác văn thư lưu trữ ở cấp xã, phường trong thời gian gần đây, đã có một số công trình nghiên cứu, ví dụ như: Phạm Văn Năm: “Quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ ở UBND phường tại thành phố Hồ Chí Minh, Luận văn thạc sĩ quản lý hành chính công năm 2010”. Mai Hải Nam: “Quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn thành phố Đà Nẵng, Luận văn thạc sĩ Quản lý công, năm 2015”. Những công trình nghiên cứu trên là nguồn tài liệu tham khảo quan trọng cho tác giả trong quá trình thực hiện đề tài này. Tuy nhiên, các công trình nghiên cứu trên đề cập đến những vấn đề lý luận chung hoặc một số vấn đề cụ thể của công tác VTLT ở các địa phương khác. Chưa có một công trình nào nghiên cứu công tác VTLT của UBND cấp xã trên địa bàn huyện Phú Vang. Chính vì vậy, tác giả chọn đề tài “Nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ tại UBND cấp xã , huyện Phú Vang, tỉnh Thừa Thiên Huế” để nghiên cứu là hoàn toàn mới, không trùng lặp với các công trình khác và có tính áp dụng vào thực tiễn cao. 3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 3.1. Mục đích nghiên cứu Nhằm nâng cao chất lượng công tác VTLT tại UBND cấp xã trên địa bàn huyện Phú Vang trong thời gian đến. 3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu - Hệ thống hóa những vấn đề lý luận về công tác VTLT. 3
- Nghiên cứu, khảo sát, đánh giá thực trạng công tác VTLT ở UBND cấp xã trên địa bàn huyện Phú Vang, tỉnh Thừa Thiên Huế từ năm 2014 đến 2018. - Đánh giá những mặt đạt được, những mặt còn hạn chế trong công tác VTLT tại UBND cấp xã trên địa bàn huyện Phú Vang, nguyên nhân của những hạn chế đó. - Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác VTLT ở UBND cấp xã trên địa bàn huyện Phú Vang, tỉnh Thừa Thiên Huế trong thời gian tới. 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của luận văn - Đối tượng nghiên cứu: Công tác VTLT của UBND cấp xã. - Phạm vi nghiên cứu: Về không gian nghiên cứu: tác giả tập trung khảo sát thực tế tình hình thực hiện công tác VTLT của UBND cấp xã trên địa bàn huyện Phú Vang, tuy nhiên do trên địa bàn huyện có 20 xã, thị trấn nên tác giả chỉ chọn khảo sát công tác văn thư lưu trữ tại 07 đơn vị gồm UBND Thị trấn Phú Đa, UBND xã Vinh Thái, UBND xã Vinh Hà, UBND xã Vinh Thanh, UBND xã Vinh An và UBND xã Phú Xuân. Về thời gian nghiên cứu: Từ năm 2014 đến 2018 5. Cơ sở lý luận và phương pháp nghiên cứu của luận văn Cơ sở lý luận của đề tài dựa trên các quan điểm chỉ đạo, định hướng của Đảng và Nhà nước về công tác VTLT, các Thông tư, Hướng dẫn về công tác VTLT, các tài liệu tham khảo, công trình nghiên cứu khoa học về công tác VTLT. Về phương pháp nghiên cứu, tác giả sử dụng các phương pháp như: Phương pháp tổng hợp, phân tích tài liệu: Qua thực tiễn nghiên cứu, tác giả sẽ tổng hợp các yếu tố ảnh hưởng đến công tác VTLT tại UBND cấp xã, đồng thời phân tích các báo cáo đánh giá công tác VTLT tại UBND cấp xã từ năm 2014 đến nay và phân tích báo cáo của UBND huyện Phú Vang về đánh giá công tác VTLT trong các năm 2014, 2015, 2016, 2017, 2018 để có đánh giá cụ thể đối với những chuyển biến trong công tác VTLT tại UBND cấp xã trên địa bàn huyện. Phương pháp đối chiếu, so sánh: Tác giả lựa chọn phương pháp này bởi qua quá trình khảo sát tại 07 UBND cấp xã, để đánh giá tổng thể phải có sự đối chiếu, so sánh các mặt đã làm được, chưa làm 4
được và ảnh hưởng của nó đối với công tác VTLT tại UBND cấp xã, từ đó, đề xuất các giải pháp mang tính áp dụng chung nhất, có ý nghĩa thực tiễn đối với UBND cấp xã trên địa bàn huyện Phú Vang. Phương pháp thống kê: Qua khảo sát tại UBND cấp xã, tác giả dùng phương pháp thống kê để nắm được thực trạng về bố trí nhân sự, trình độ chuyên môn nghiệp vụ, cơ sở vật chất đảm bảo thực hiện công tác VTLT tại UBND cấp xã trên địa bàn huyện, từ đó đưa ra những dẫn chứng và đánh giá việc bố trí nhân lực, vật lực phục vụ công tác này. 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn Về ý nghĩa lý luận: Luận văn khái quát chung về công tác VTLT, hệ thống và cung cấp những kiến thức về công tác VTLT và những tiêu chí đánh giá chất lượng công tác này. Về ý nghĩa thực tiễn: Luận văn đánh giá thực trạng việc thực hiện công tác VTLT tại UBND cấp xã trên địa bàn huyện Phú Vang và từ đó đưa ra những kiến nghị, đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác VTLT tại đây. 7. Kết cấu của luận văn Ngoài phần mở đầu, phần kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, Luận văn gồm 3 Chương. Chương 1: Khái quát chung về công tác văn thư, lưu trữ. Chương 2: Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại UBND cấp xã, huyện Phú Vang, tỉnh Thừa Thiên Huế. Chương 3: Một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ tại UBND cấp xã, huyện Phú Vang, tỉnh Thừa Thiên Huế. Chương 1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 1.1. Công tác văn thư 1.1.1. Khái niệm Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo cung cấp thông tin bằng văn bản phục vụ công tác quản lý, điều hành hoạt động ở các cơ quan, bao gồm các công việc về soạn thảo và ban hành văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản, quản lý và sử dụng con dấu. 1.1.2. Đặc điểm công tác văn thư Công tác văn thư mang tính chất nghiệp vụ, kỹ thuật Công tác văn thư mang tính chính trị 5
Công tác văn thư liên quan đến nhiều cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, tổ chức Công tác văn thư bao gồm nhiều việc đan xen trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức 1.1.3. Vai trò của công tác văn thư trong hoạt động của cơ quan, tổ chức Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin cho hoạt động quản lý, điều hành, nâng cao năng suất, chất lượng công tác của các cơ quan, tổ chức. Quản lý tốt văn bản - một nội dung của công tác văn thư, không những đảm bảo đủ thông tin cho hoạt động quản lý mà còn làm chủ được việc cung cấp những thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức, góp phần giải quyết công việc một cách nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt các thủ tục hành chính không cần thiết. Thực hiện công tác văn thư góp phần giữ gìn các bằng chứng pháp lý, thực hiện công tác văn thư góp phần giữ gìn các bằng chứng pháp lý, quản lý tốt văn bản là đảm bảo giữ lại đầy đủ các chứng cứ về mọi mặt hoạt động của cơ quan cũng như hoạt động của các cá nhân ở các cương vị khác nhau 1.1.4. Những yêu cầu cần đảm bảo đối với công tác văn thư 1.1.4.1. Nhanh chóng 1.1.4.2. Chính xác 1.1.4.3. Bí mật 1.1.4.4. Hiện đại 1.1.5. Những yếu tố tác động, ảnh hưởng tới chất lượng công tác văn thư Công tác văn thư là một trong những công tác không thể thiếu trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, đây là một công tác liên quan đến nhiều bộ phận, nhiều cá nhân và cũng là công tác thường xuyên diễn ra, chính vì vậy có rất nhiều yếu tố tác động, ảnh hưởng tới chất lượng của công tác này: Môi trường làm việc; Yếu tố trang thiết bị và khoa học kỹ thuật; Trình độ của cán bộ làm công tác văn thư. Ngoài các yếu tố trên, thì quy trình, thủ tục làm việc, văn hóa công sở, cơ sở vật chất, năng lực của người làm công tác văn thư cũng có tác động, ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng công tác này. 6
1.1.6. Những nội dung cơ bản của công tác văn thư 1.1.6.1. Soạn thảo và ban hành văn bản Văn bản là phương tiện được sử dụng chủ yếu trong quản lý, điều hành, công tác văn thư bằng việc tham gia trực tiếp vào việc xây dựng và ban hành văn bản phải đảm bảo cho các văn bản được ban hành đúng với quy định về thể thức văn bản và các quy trình soạn thảo và ban hành văn bản. 1.6.1.2. Quản lý và giải quyết văn bản Quản lý và giải quyết văn bản trong hoạt động của cơ quan bao gồm quản lý văn bản đến, quản lý văn bản đi và tổ chức giải quyết văn bản vào theo dõi việc giải quyết văn bản. 1.6.1.3. Quản lý và sử dụng con dấu Con dấu là một trong những công cụ quan trọng để thực hiện công tác quản lý nhà nước, trong hoạt động của cơ quan, văn bản ban hành được đảm bảo giá trị pháp lý bằng một yếu tố thể thức quan trọng là con dấu, chính vì vậy tổ chức quản lý và sử dụng con dấu cũng là một nội dung hết sức quan trọng của công tác văn thư. 1.6.1.4. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan Việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ của các cơ quan, tổ chức, là khâu cuối cùng và hết sức quan trọng của công tác văn thư, làm tốt công tác lập hồ sơ sẽ góp phần quan trọng trong việc giữ gìn bí mật của cơ quan, tổ chức, hạn chế được văn bản, giấy tờ không có giá trị và không bỏ sót những hồ sơ quan trọng. Nội dung của công tác lập hồ sơ bao gồm: Mở hồ sơ, thu thập văn bản vào hồ sơ, kết thúc và biên mục hồ sơ. 1.2. Công tác lưu trữ 1.2.1. Khái niệm Có thể hiểu “Hoạt động lưu trữ là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê và sử dụng tài liệu lưu trữ” [21, 1] 1.2.2. Sự cần thiết phải thực hiện công tác lưu trữ Công tác lưu trữ ra đời là do đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu. Dựa trên những thông tin được lưu trữ có thể nghiên cứu, tìm ra quy luật vận động, từ đó dự báo về xu hướng phát triển của vấn đề trong tương lai, nhất là sự vận động của đối tượng chịu sự tác động của văn bản đang soạn thảo, từ đó tìm ra các quy luật vận động chung để định hướng. 7
Thông qua tài liệu lưu trữ, có thể đánh giá nội dung của các giai đoạn trước, đánh giá những thành công, thất bại, tìm hiểu nguyên nhân để kế thừa những yếu tố hợp lý, phát huy những giá trị tích cực, hạn chế đến mức thấp nhất các tiêu cực. Làm tốt công tác lưu trữ sẽ làm thúc đẩy công tác văn thư, hành chính, công tác văn phòng đạt hiệu quả, nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan, tổ chức. 1.2.3. Tính chất của công tác lưu trữ 1.2.3.1. Tính khoa học 1.2.3.2. Tính cơ mật 1.2.3.3. Tính xã hội. 1.2.4. Yêu cầu đối với công tác lưu trữ. 1.2.4.1. Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ. 1.2.4.2. Bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ 1.2.4.3. Tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ 1.2.5. Những nội dung nghiệp vụ của công tác lưu trữ 1.2.5.1. Phân loại tài liệu 1.2.5.2. Đánh giá tài liệu lưu trữ. 1.2.5.3. Bổ sung tài liệu lưu trữ 1.2.5.4. Thống kê và kiểm tra tài liệu lưu trữ 1.2.5.5. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ 1.2.5.6. Tổ chức bảo quản tài liệu lưu trữ 1.2.5.7. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 1.3. Chất lượng công tác văn thư, lưu trữ 1.3.1. Khái niệm chất lượng và chất lượng công tác văn thư, lưu trữ Trên cơ sở khái niệm chất lượng, có thể hiểu chất lượng công tác văn thư, lưu trữ chính là hệ thống các yếu tố cấu thành giá trị của công tác văn thư lưu trữ, đáp ứng việc thực hiện tốt các nội dung và yêu cầu của công tác văn thư, lưu trữ đối với từng cơ quan, tổ chức trong từng thời điểm nhất định. 8
1.3.2. Các tiêu chí đánh giá chất lượng công tác văn thư, lưu trữ 1.3.2.1. Cung cấp thông tin chính xác, đầy đủ, kịp thời 1.3.2.2. Bảo đảm tính bảo mật 1.3.2.3. Khả năng phối hợp chặt chẽ của công tác văn thư và công tác lưu trữ 1.3.2.4. Bảo đảm tính pháp lý cho các văn bản, tài liệu của đơn vị 1.3.2.5. Đảm bảo an toàn cho các văn bản, tài liệu 1.3.2.6. Khả năng ứng dụng công nghệ thông tin Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI UBND CẤP XÃ, HUYỆN PHÚ VANG, TỈNH THỪA THIÊN HUẾ. 2.1. Khái quát về UBND cấp xã và bộ phận văn thư, lưu trữ cấp xã tại huyện Phú Vang, tỉnh thừa Thiên Huế 2.1.1. Khái quát về UBND cấp xã tại huyện Phú Vang 2.1.1.1. Vị trí, chức năng 2.1.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn 2.1.1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy 2.1.1.4. Các mối quan hệ công việc Quan hệ với Ủy ban nhân dân huyện và cơ quan chuyên môn cấp huyện Quan hệ với Đảng ủy xã Quan hệ với Hội đồng nhân dân xã Quan hệ với Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các đoàn thể nhân dân cấp xã Quan hệ giữa Ủy ban nhân dân xã với Trưởng thôn 9
2.1.2. Về bộ phận văn thư, lưu trữ cấp xã tại huyện Phú Vang 2.1.2.1. Vị trí, vai trò của bộ phận 2.1.2.2. Công tác tổ chức nhân sự của bộ phận Điều 9 Thông tư 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và UBND các cấp quy định: “Tại Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn bố trí công chức kiêm nhiệm làm văn thư, lưu trữ” và “Người làm văn thư, lưu trữ phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ theo quy định của pháp luật và thực hiện nhiệm vụ theo hướng dẫn chuyên môn của Sở Nội vụ” [3]. Theo số liệu của Phòng Nội vụ huyện Phú Vang, tính đến cuối năm 2017, ở 20 xã, thị trấn có 5 xã, 1 thị trấn bố trí Công chức Văn phòng Thống kê kiêm nhiệm công tác VTLT, 11 xã, 1 thị trấn bố trí cán bộ bán chuyên trách đảm nhiệm công tác VTLT, 01 xã bố trí công chức địa chính kiêm nhiệm VTLT và 01 xã bố trí Công chức văn hóa xã hội kiêm nhiệm chức danh VTLT. 10% 30% Bố trí Công chức VPTK kiêm nhiệm công tác văn thư, lưu trữ Bố trí bán chuyên trách phụ trách văn thư, lưu trữ Bố trí công chức khác 60% 2.1. Biểu đồ bố trí nhân sự phụ trách văn thư, lưu trữ ở UBND cấp xã trên địa bàn huyện Phú Vang ( Nguồn: Phòng Nội vụ huyện Phú Vang - 2017) 10
Theo đó, tại UBND các xã, thị trấn thuộc huyện Phú Vang, có 06 đơn vị bố trí Công chức Văn phòng Thống kê kiêm nhiệm công tác VTLT, chiếm tỷ lệ 30%, 12 đơn vị bố trí cán bộ bán chuyên trách đảm nhiệm công tác này, chiếm tỷ lệ 60% và 02 đơn vị bố trí công chức khác kiêm nhiệm, chiếm tỷ lệ 10%. Số lượng người làm Trình độ chuyên môn người làm công tác VTLT công tác VTLT Tổng VT- Công Trong đó LT việc Đúng chuyên ngành Không đúng chuyên bán khác ngành chuyên kiêm Tổng Trong đó Tổng Trong đó trách VTLT cộng ĐH CĐ TC cộng ĐH CĐ TC 20 12 8 12 0 0 12 8 8 0 0 2.2. Bảng tổng hợp số lượng, chất lượng người làm công tác văn thư lữu trữ tại UBND cấp xã trên địa bàn huyện Phú Vang – Nguồn Phòng Nội vụ huyện Phú Vang. 2.2. Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại UBND cấp xã, huyện phú vang, tỉnh Thừa Thiên Huế 2.2.1. Thực trạng công tác văn thư 2.2.1.1. Về công tác soạn thảo và ban hành văn bản 2.2.1.2. Quản lý và giải quyết văn bản đến 2.2.1.3. Quản lý và sử dụng con dấu. 2.2.1.4. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. 2.2.2. Thực trạng công tác lưu trữ. 2.2.2.1. Thu thập, tiếp nhận tài liệu lưu trữ. 2.2.2.2. Xác định giá trị tài liệu 2.2.2.3. Bảo quản tài liệu lưu trữ 2.2.2.4. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ 2.2.2.5. Khai thác tài liệu lưu trữ 2.3. Đánh giá chung 2.3.1. Ưu điểm 2.3.1.1. Công tác văn thư 11
Đối với công tác văn thư ở cấp xã trên địa bàn huyện, trong những năm qua đã được huyện, tỉnh quan tâm hỗ trợ về thiết bị, tổ chức tập huấn về chuyên môn, nghiệp vụ . Tại các xã, thị trấn của huyện, đều đã xây dựng và đưa vào áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO TCVN 9001:2015. Việc ứng dụng các phần mềm trong công tác văn thư cũng đã được quan tâm hơn so với giai đoạn trước, các phần mềm quản lý văn bản và điều hành, phần mềm tác nghiệp… đã được cấp huyện quan tâm, triển khai cho các xã, thị trấn trên địa bàn, tuy chưa tạo được thói quen và khả năng ứng dụng để khai thác các tiện ích của phần mềm nhưng đây cũng là cơ sở cần thiết để không ngừng hiện đại hóa công tác văn thư tại các xã, thị trấn trên địa bàn trong thời gian đến. 2.3.1.2. Công tác lưu trữ. Các xã, thị trấn đã có sự quan tâm đáng kể cho công tác lưu trữ, nhiều xã đã bố trí kho lưu trữ hợp lý, có diện tích đảm bảo để phục vụ công tác này, chuẩn bị đầy đủ các loại kẹp để chứa hồ sơ, tài liệu theo các lĩnh vực: 2.7. Lưu trữ tại xã Vinh Hà Nhiều xã đã thực hiện nghiêm túc việc quán triệt và thực hiện các quy định về công tác lưu trữ, xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế công tác lưu trữ, nội quy sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định. 2.3.2. Tồn tại, hạn chế 2.3.2.1. Công tác văn thư 2.3.2.2. Công tác lưu trữ 12
2.3.3. Nguyên nhân của những tồn tại, hạn chế Việc phổ biến các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ còn chưa được quan tâm đúng mức, tại các xã, khi có các văn bản mới về hướng dẫn một số khâu nghiệp vụ trong công tác văn thư, lưu trữ thì vẫn không tổ chức quán triệt, cấp huyện cũng không tiến hành hướng dẫn, do vậy người làm công tác văn thư, lưu trữ chủ yếu phải tự nghiên cứu văn bản được ban hành và áp dụng, do đó tồn tại cách làm việc theo quán tính trong việc thực hiện các khâu nghiệp vụ, không đảm bảo theo quy định hiện hành. 2.14. Tập huấn nghiệp vụ văn thư lưu trữ năm 2017 tại huyện Phú Vang 2.4. Đánh giá chất lượng công tác văn thư, lưu trữ ở UBND cấp xã, huyện Phú Vang, tỉnh Thừa Thiên Huế 2.4.1. Cung cấp thông tin chính xác, đầy đủ, kịp thời Tại UBND cấp xã trên địa bàn huyện, công tác VTLT về cơ bản đã thực hiện tốt việc cung cấp thông tin một cách chính xác và đầy đủ, đáp ứng yêu cầu quản lý, điều hành của chính quyền cấp xã. Thông qua các khâu nghiệp vụ, công tác văn thư đảm bảo việc cung cấp đầy đủ các văn bản đến, theo đúng thời gian để lãnh đạo và các bộ phận chuyên môn xử lý, đồng thời thực hiện tốt việc tham mưu ban hành văn bản quản lý theo phân cấp, giúp UBND cấp xã thực hiện tốt việc tổ chức thực hiện nhiệm vụ được giao, việc lưu trữ các văn bản đi, văn bản đến trước khi nộp vào lưu trữ cơ quan cũng là nguồn thông tin quý giá giúp cho quá trình quản lý, điều hành được diễn ra thông suốt, không bị chồng chéo. 13
Công tác lưu trữ với việc đảm bảo lưu giữ lại các hồ sơ, tài liệu, cung cấp thông tin trong quá khứ, liên quan đến hoạt động của đơn vị cũng góp phần không nhỏ trong việc đảm bảo quá trình chỉ đạo, điều hành của chính quyền cấp xã, mặc dù vậy, do tài liệu lưu trữ ở nhiều xã trên địa bàn huyện vẫn còn phân tán tại các bộ phận chuyên môn nên việc cung cấp thông tin trong công tác lưu trữ vẫn chưa tập trung. 2.4.2. Bảo đảm tính bảo mật Bảo mật trong công tác VTLT là một yêu cầu hết sức quan trọng, có những văn bản, tài liệu liên quan đến quản lý, điều hành của chính quyền cấp xã hoặc văn bản, tài liệu cấp trên gửi đến mà chỉ có những đối tượng nhất định được tiếp cận, do vậy người làm công tác văn thư phải thực hiện tốt các khâu nghiệp vụ theo quy định, tránh để lộ lọt tài liệu ngay trong cơ quan, tổ chức và lộ lọt tài liệu, thông tin mật ra bên ngoài. Đối với công tác văn thư, ở các xã trên địa bàn đã làm tốt công tác bảo mật trong việc xử lý văn bản đến, đảm bảo các văn bản mật được giao đúng đối tượng, đúng thời gian quy định, tuy nhiên trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản vẫn chưa làm tốt công tác quản lý số lượng văn bản đi, nhiều văn bản trong quá trình phát hành còn xảy ra tình trạng nhân bản quá số lượng, không kiểm soát được số lượng văn bản đi. Việc sử dụng tài liệu lưu trữ ở một số xã cũng còn tùy tiện, chưa có cách thức quản lý riêng cho các tài liệu mật, tài liệu mật vẫn được lưu trữ với các tài liệu thông thường, do đó rất khó khăn trong quá trình quản lý và đảm bảo tính bảo mật thông tin. Việc soạn thảo văn bản mật được thực hiện trên máy tính có nối mạng internet, việc sao văn bản mật tại các xã còn được tiến hành ở nơi chưa đảm bảo. 2.4.3. Khả năng phối hợp chặt chẽ của công tác văn thư và công tác lưu trữ Công tác văn thư và công tác lưu trữ luôn có ảnh hưởng và tác động qua lại lẫn nhau ở bất kỳ cơ quan, tổ chức nào, đối với UBND 14
cấp xã trên địa bàn huyện cũng vậy, sự tác động của công tác văn thư thông qua việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan có ảnh hưởng rất lớn đến lưu trữ và ngược lại, nếu lưu trữ không đảm bảo lưu giữ đầy đủ, chính xác, an toàn các hồ sơ, tài liệu, đáp ứng khả năng khai thác thông tin thì công tác văn thư sẽ không được cung cấp thông tin một cách chính xác để phục vụ quá trình quản lý, điều hành của chính quyền cấp xã. Đối với các xã trên địa bàn huyện, công tác văn thư và lưu trữ mặc dù các xã đã giao cho 01 cá nhân phụ trách, tuy nhiên xét về tổng thể công tác văn thư, lưu trữ là nhiệm vụ thường xuyên của tất cả cán bộ, công chức cấp xã, mỗi người đều có trách nhiệm cụ thể trong việc lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ, và ngược lại, hồ sơ, tài liệu được lưu trữ sẽ cung cấp thông tin để các bộ phận chuyên môn thực hiện tham mưu một cách chính xác, đầy đủ, kịp thời cho lãnh đạo UBND xã đối với lĩnh vực phụ trách. Khả năng phối hợp của công tác văn thư và công tác lưu trữ tại các xã trên địa bàn huyện vẫn chưa thật sự đạt hiệu quả cao 2.4.4. Đảm bảo tính pháp lý cho các văn bản, tài liệu Ở các xã trên địa bàn huyện, trong việc đảm bảo tính pháp lý cho các văn bản, tài liệu cơ bản được thực hiện tốt, các xã đã thực hiện tốt việc nghiên cứu các văn bản pháp luật hiện hành để xây dựng các văn bản quản lý nhà nước trên lĩnh vực được giao. Đa số các văn bản được ban hành đúng thẩm quyền, đúng trình tự. Tuy nhiên đối với công tác soạn thảo văn bản, việc bố trí các thành phần thể thức vẫn còn nhiều sai sót, làm ảnh hưởng đến chất lượng văn bản 2.4.5. Đảm bảo an toàn cho các văn bản, tài liệu Không thể có công tác VTLT chất lượng khi các văn bản, tài liệu không được đảm bảo an toàn, an toàn ở đây bao gồm an toàn thông tin và an toàn trong bảo quản và sử dụng tài liệu. Đối với các xã trên địa bàn, việc đảm bảo an toàn cho các văn bản, tài liệu vẫn chưa được quan tâm thực hiện một cách hợp lý. 15
Công tác văn thư trong việc thực hiện các khâu nghiệp vụ như soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản đến vẫn có nguy cơ lộ, lọt thông tin. Đối với việc quản lý văn bản đến, văn bản đi, do bố trí phòng làm việc của người làm công tác văn thư ở các vị trí không phù hợp, thường là nơi đặt máy photocopy dùng chung cho cơ quan, nên số lượt đến hàng ngày là rất lớn, do vậy cũng tiềm ẩn nguy cơ mất an toàn cho các văn bản. Đối với đảm bảo an toàn cho tài liệu, nhất là tài liệu trong kho lưu trữ, hiện nay nhiều xã không có kho lưu trữ, hoặc có nhưng bố trí không hợp lý, trang thiết bị không đầy đủ, nên nguy cơ hư hỏng, mất mát tài liệu là rất lớn. 2.4.6. Khả năng ứng dụng công nghệ thông tin Việc ứng dụng CNTT trong văn thư hiện nay tại các xã trên địa bàn huyện đang được đẩy mạnh, trong công tác văn thư, đã đưa vào áp dụng các phần mềm dùng chung, nhiều xã đã chủ động trong việc đưa các phần mềm vào thực tế, hỗ trợ tích cực trong thực hiện các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư, hạn chế được việc chuyển giao, phát hành văn bản bằng giấy. Đã xây dựng được hệ thống mạng LAN, kết nối các xã, thị trấn với UBND huyện và các cơ quan liên quan góp phần quản lý và khai thác hiệu quả các văn bản, tài liệu. Đối với công tác lưu trữ, việc ứng dụng CNTT vẫn chưa được chú trọng thực hiện, việc số hóa hồ sơ, tài liệu vẫn chưa được quan tâm thực hiện. Bên cạnh đó, mặc dù hiện nay về cơ bản, các xã, thị trấn đã có hệ thống máy tính đáp ứng yêu cầu và được cung cấp các phần mềm dùng chung nhưng khả năng ứng dụng CNTT của một bộ phận cán bộ, công chức cấp xã còn hạn chế nên chưa phát huy được sự hỗ trợ của máy tính và các phần mềm. 16
Chương 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP XÃ, HUYỆN PHÚ VANG, TỈNH THỪA THIÊN HUẾ 3.1. Các giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ tại UBND cấp xã, huyện Phú Vang, tỉnh Thừa Thiên Huế 3.1.1. Đẩy mạnh việc phổ biến và hoàn thiện các quy định pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ Trên cơ sở Luật Lưu trữ và các văn bản của Trung ương về công tác VTLT và các văn bản chỉ đạo, các quy định của cấp trên thì UBND cấp xã phải tích cực, chủ động tổ chức tuyên truyền, có biện pháp để hướng dẫn, triển khai thực hiện một cách đồng bộ, có chiều sâu để cán bộ, công chức quan tâm thực hiện đúng quy định. Bên cạnh đó, hiện nay tại các xã, thị trấn trên địa bàn đã áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2015 trong công tác VTLT, tuy nhiên để áp dụng thì những vấn đề thuộc nghiệp vụ VTLT cần được quy định cụ thể, chi tiết. Bởi lẽ, khi hệ thống quản lý chất lượng theo mô hình ISO đã đi vào hoạt động thì mọi thay đổi dù rất nhỏ trong các văn bản quản lý ngành cũng ảnh hưởng đến quá trình hoạt động của hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO, chính vì vậy, cơ sở pháp lý chưa thống nhất là một trở ngại lớn cho việc áp dụng ISO 9001:2015trong công tác VTLT. Tổ chức thực hiện tốt việc xây dựng, phổ biến và thực hiện Quy chế, kế hoạch công tác VTLT tại UBND xã, xem đây là căn cứ quan trọng để thực hiện tốt các nội dung của công tác này. 3.1.2. Nâng cao nhận thức của cán bộ, công chức, về vai trò, vị trí của công tác văn thư, lưu trữ Cần xác định VTLT có ảnh hưởng trực tiếp, toàn diện đến tất cả các hoạt động của UBND cấp xã, từ quản lý, điều hành đến tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao, mỗi một cá nhân trong tập thể UBND xã là một mắc xích để cùng thực hiện tốt công tác VTLT. Khi một cá nhân không đảm bảo thực hiện tốt các nội dung liên quan 17
đến công việc được giao, sẽ trực tiếp ảnh hưởng đến công tác VTLT và ngược lại, khi công tác VTLT không đảm bảo thì trước mắt hoặc lâu dài sẽ có tác động ngược lại đối với hoạt động của đơn vị. 3.1.3. Tổ chức các lớp đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Muốn thực hiện tốt công tác VTLT, cán bộ làm công tác VTLT nói riêng và cán bộ, công chức cấp xã nói chung phải được trang bị các kiến thức và kỹ năng cơ bản về soạn thảo văn bản, kiến thức tin học, ngoại ngữ, khả năng nghiên cứu văn bản mới đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ trong từng giai đoạn, đồng thời phải không ngừng rèn luyện, học hỏi và tiếp cận những thay đổi trong lĩnh vực phụ trách. Cần có sự đánh giá về hiệu quả tổ chức các lớp tập huấn, để có phương pháp cụ thể nhằm nâng cao chất lượng tập huấn trong từng thời điểm, chú trọng hướng vào những vấn đề, những bất cập, khó khăn, vướng mắc trong thực hiện các khâu nghiệp vụ, những công việc đã được làm tốt thì không nên đưa vào nội dung tập huấn, chú trọng đến các mặt tồn tại, những việc chưa thực hiện được hoặc thực hiện nhưng vẫn còn nhiều thiếu sót. 3.1.4. Ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 trong công tác văn thư, lưu trữ Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2015 vào công tác VTLT nhằm xây dựng và thực hiện các quy trình xử lý công việc hợp lý, phù hợp với yêu cầu của tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2015. Đồng thời cũng tạo điều kiện để kiểm soát được quá trình giải quyết công việc trong nội bộ cơ quan, thông qua đó từng bước nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác quản lý và việc thực hiện các nghiệp vụ VTLT. Việc áp dụng các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng cần được áp dụng cho các quy trình sau của công tác VTLT: Quy trình soạn thảo, ban hành và giải quyết văn bản; Quy trình quản lý văn bản đi đến; Quy trình lập và quản lý hồ sơ, nộp vào lưu trữ cơ quan, trong đó có việc xác định giá trị và thời hạn bảo quản tài liệu; 18