Tóm tắt Luận văn Thạc sĩ Quản lý công: Nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về lưu trữ tại tỉnh Thái Nguyên

Chia sẻ: Tuhai999 Tuhai999 | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:26

Thêm vào BST

Báo xấu

15
lượt xem 4
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Luận văn được hoàn thành với các nội dung được trình bày như sau: Cơ sở lý luận và pháp lý trong quản lý nhà nước về lưu trữ; Hiệu quả quản lý nhà nước về lưu trữ tại tỉnh Thái Nguyên; Các giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về lưu trữ tại tỉnh Thái Nguyên.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Tóm tắt Luận văn Thạc sĩ Quản lý công: Nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về lưu trữ tại tỉnh Thái Nguyên

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ --------/-------- -----/----- HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA TRẦN THỊ THU NGÂN NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC VỀ LƢU TRỮ TẠI TỈNH THÁI NGUYÊN Chuyên ngành: Quản lý công Mã số: 8 34 04 03 TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG HÀ NỘI – 2018
Luận văn được hoàn thành tại: HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA Người hướng dẫn khoa học: NGƢỜI HƢỚNG DẪN: TS. ĐOÀN THỊ HÒA Phản biện 1: PGS.TS. NGUYỄN THỊ THU VÂN Phản biện 2: TS. NGUYỄN THANH HUYỀN Luận văn được bảo vệ tại Hội đồng chấm luận văn, Học viện Hành chính Quốc gia Địa điểm: Phòng họp 204 tầng 2 Hội trường bảo vệ Luận văn Thạc sĩ Học viện Hành chính Quốc gia Số: 77, Nguyễn Chí Thanh, Đống Đa, Hà Nội Thời gian: vào hồi 9h ngày 12 tháng 10 năm 2018 Có thể tìm hiểu luận văn tại thư viện Học viện Hành chính Quốc gia hoặc trên trang Web của Khoa Sau đại học, Học viện Hành chính Quốc gia
PHẦN MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài luận văn Trong những năm qua, cùng với xu thế phát triển chung của đất nước, cải cách hành chính trong hoạt động quản lý nhà nước, công tác lưu trữ cả nước nói chung và công tác lưu trữ của tỉnh Thái Nguyên nói riêng đã có nhiều chuyển biến tích cực, từng bước đi vào nề nếp, ổn định góp phần quan trọng trong việc xây dựng nâng cao uy tín và chất lượng hoạt động của toàn ngành. Phục vụ có hiệu quả yêu cầu phát triển kinh tế - xã hội chung của tỉnh. Tuy nhiên một số cơ quan, tổ chức vẫn chưa nhận thức đầy đủ về tầm quan trọng của công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ đối với hoạt động của cơ quan nói riêng và đối với xã hội nói chung; đội ngũ công chức, viên chức làm công tác lưu trữ còn thiếu về số lượng, hạn chế về chất lượng, chưa đáp ứng đủ yêu cầu chuyên môn nghiệp vụ; trang thiết bị, kinh phí đầu tư cho hoạt động lưu trữ còn hạn chế; khối lượng tài liệu tích đống, rời lẻ chưa được lập hồ sơ còn rất nhiều; chế độ thông tin báo cáo về công tác lưu trữ chưa thực hiện nghiêm túc, kịp thời….Nguyên nhân của thực trạng trên là do một phần lớn xuất phát từ công tác quản lý còn kém hiệu quả. Mặc dù nhà nước đã ban hành nhiều văn bản quan trọng về công tác lưu trữ, về hoạt động quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ ở địa phương song hoạt động quản lý nhà nước về công tác lưu trữ cấp tỉnh (trong đó có tỉnh Thái Nguyên) vẫn còn nhiều bất cập, làm ảnh hýởng không nhỏ đến hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Vì thế một trong những yêu cầu cấp bách hiện nay là phải nâng cao chất lượng hiệu quả quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương. Với mong muốn qua việc nghiên cứu, phân tích thực trạng và đề xuất các giải pháp nhằm giúp cơ quan chức năng, các cấp lãnh đạo địa phương đẩy nhanh quá trình cải cách hành chính nói chung và nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ ở tỉnh Thái Nguyên nói riêng, chúng tôi quyết định lựa chọn vấn đề “Nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về lưu trữ tại tỉnh Thái Nguyên” làm đề tài luận văn Thạc sỹ ngành Hành chính công. 2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của các tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm (NXB Đại học và 1
Giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội, 1990). Trong cuốn sách này tác giả đã dành trọn chương 9 và chương 10 để phân tích những nội dung của quản lý công tác lưu trữ gồm hệ thống tổ chức ngành lưu trữ Việt Nam, tổ chức chỉ đạo của các cơ quan lưu trữ, công tác thanh tra, lập kế hoạch và thống kê lưu trữ, chế độ thông tin, báo cáo, tổ chức lao động khoa học và nghiên cứu khoa học trong cơ quan lưu trữ. “ Công tác lưu trữ Việt Nam” do Vũ Dương Hoan chủ biên (NXB, Khoa học xã hội, Hà Nội, 1987). Đây là một công trình nghiên cứu quan trọng có tính chất tổng kết lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ Việt Nam qua một thời kỳ phát triển. Trong cuốn sách này ngoài các chuyên đề nghiên cứu về hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam và tổ chức sử dụng TLTL cũng có một chương nói về quản lý công tác lưu trữ. “Lưu trữ Việt Nam- Những chặng đường phát triển” của tác giả Nguyễn Văn Thâm và Nguyễn Kỳ Hồng, xuất bản năm 2006. Trong công trình nghiên cứu này tác giả đã nêu lên những phương hướng, nhiệm vụ, giải pháp quan trọng nhằm phát triển lưu trữ nước ta trong thời gian tới. “Giáo trình nghiệp vụ lưu trữ cơ bản” của tác giả Vũ Thị Phụng chủ biên (NXB Hà Nội, 2006). Đây là cuốn sách cung cấp nhiều kiến thức cơ bản về nghiệp vụ của công tác lưu trữ. Bên cạnh đó, vấn đề quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ còn thể hiện trên những bài viết đăng trên các tạp chí chuyên ngành. Ngoài ra, chúng ta có thể kể đến một số khóa luận tốt nghiệp có nội dung liên quan đến quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ: “Tăng cường quản lý nhà nước về đào tạo và bồi dưỡng cán bộ văn thư, lưu trữ ở nước ta hiện nay” (Luận văn Thạc sỹ Quản lý Hành chính công của Nguyễn Xuân An, TPHCM, 2008). Đây là luận văn khái quát thực trạng và đưa ra các giải pháp có tầm vĩ mô về quản lý nhà nước và đào tạo bồi dưỡng đối với đội ngũ công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ ở nước ta. “Tổ chức công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh Ninh Bình” (Luận văn Thạc sỹ Quản lý Hành chính công của Đinh Thị Thu Huyền, Hà Nội, 2015). Luận văn đề cấp đến vấn đề lý luận và thực tiễn liên quan đến tổ chức công tác lưu trữ của tỉnh Ninh Bình. 2
Nhìn chung, đến nay chưa có một giáo trình hay tác phẩm chuyên đề nào đi sâu nghiên cứu về quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ của một cấp hành chính cụ thể . Cho nên có thể nói đề tài “ Nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về lưu trữ tại tỉnh Thái Nguyên” là một đề tài nghiên cứu có mục tiêu rõ ràng, cụ thể khác với các đề tài trước đó. Tuy vậy vẫn kế thừa được những kiến thức lý luận và thực tiễn của các tác phẩm, đề tài nghiên cứu trước đó ở một mức độ nhất định. 3. Mục đích và nhiệm vụ của luận văn 4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu của luận văn 5. Phƣơng pháp luận và phƣơng pháp nghiên cứu của luận văn 6. Ý nghĩa lý luận và ý nghĩa thực tiễn của luận văn 7. Kết cấu của luận văn Ngoài phần mở đầu, kết luận, nội dung luận văn được chia thành 3 chương: Chương 1: Cơ sở lý luận và pháp lý trong quản lý nhà nước về lưu trữ Chương 2: Hiệu quả quản lý nhà nước về lưu trữ tại tỉnh Thái Nguyên. Chương 3: Các giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về lưu trữ tại tỉnh Thái Nguyên 3
CHƢƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ TRONG QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC VỀ LƢU TRỮ 1.1. Cơ sở lý luận 1.1.1. Cơ sở lý luận về công tác lưu trữ 1.1.1.1. Một số khái niệm cơ bản - Công tác lưu trữ - Tài liệu lưu trữ - Phông lưu trữ - Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam - Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam 1.1.1.2. Nhiệm vụ của công tác lưu trữ 1.1.1.3. Vai trò, ý nghĩa của công tác lưu trữ trong hoạt động quản lý nhà nước của các cơ quan nhà nước 1.1.2. Cơ sở lý luận về quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ 1.1.2.1. Một số khái niệm cơ bản 1.1.2.2. Đặc điểm của quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ + Đặc điểm của quản lý nhà nước - Quản lý nhà nước mang tính quyền lực đặc biệt, tính tổ chức cao và tính mệnh lệnh đơn phương của nhà nước. - Quản lý nhà nước mang tính tổ chức và điều chỉnh, - Quản lý nhà nước mang tính khoa học, kế hoạch, - Quản lý nhà nước là những tác động mang tính liên tục và ổn định lên các quá trình xã hội và hệ thống các hành vi xã hội. + Quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ ngoài những đặc điểm chung của quản lý nhà nước cũng có những đặc điểm, tính chất riêng có đặc thù của ngành: - Tính cơ mật - Tính xã hội 1.1.2.3. Nguyên tắc quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ - Nguyên tắc thứ nhất, nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất công tác lưu trữ 4
+ Quản lý tập trung thống nhất tài liệu lưu trữ + Quản lý thống nhất về tổ chức và nghiệp vụ lưu trữ - Quản lý nhà nước trong công công tác lưu trữ phải được đảm bảo bằng pháp luật 1.1.2.4. Yêu cầu của quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ - Đảm bảo cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ phải có đủ thẩm quyền để thực hiện chức năng quản lý nhà nước có hiệu quả - Phải có một đội ngũ cán bộ có trình độ chuyên môn, được đào tạo bài bản và có phẩm chất chính trị tốt 1.1.2.5. Nội dung của quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ 1.2. Cơ sở pháp lý 1.2.1. Các văn bản chính của Đảng và Nhà nước về lưu trữ từ năm 1945 đến nay 1.2.2. Hệ thống các văn bản hiện hành về quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ 1.2.3. Thẩm quyền quản lý nhà nước về công tác lưu trữ Để quản lý tập trung thống nhất tài liệu lưu trữ, cần thiết phải lập một hệ thống các cơ quan lưu trữ từ trung ương tới địa phương bao gồm: các cơ quan quản lý ngành lưu trữ và mạng lưới các kho, các trung tâm lưu trữ. Luật Lưu trữ năm 2011 quy định trách nhiệm quản lý về lưu trữ 1.3. Tiêu chí đánh giá hiệu quả quản lý nhà nƣớc trong công tác lƣu trữ 1.3.1. Khái niệm 1.3.1.1. Hiệu quả 1.3.1.2. Hiệu quả quản lý nhà nước 1.3.2. Các yếu tố ảnh hưởng đến quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ Có thể nói, có nhiều yếu tố làm ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý công tác lưu trữ tuy nhiên cầu phải kể đến 4 yếu tố quyết định: 1.3.2.1. Thể chế 1.3.2.2. Tổ chức bộ máy 1.3.2.3. Yếu tố con người 1.3.2.4. Nguồn lực tài chính, cơ sở vật chất 1.3.3. Tiêu chí đánh giá hiệu quả quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ Trên cơ sở các nội dung quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ chúng tôi nghiên cứu và đưa ra 7 tiêu chí cơ bản để đánh giá hiệu quả hoạt động quản lý của công tác này như sau: 5
1.3.3.1. Tổ chức của bộ máy các cơ quan lưu trữ 1.3.3.2. Cán bộ lưu trữ 1.3.3.3. Công tác ban hành và triển khai thực hiện các văn bản quản lý lưu trữ 1.3.3.4. Chất lượng của các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ 1.3.3.5. Hoạt động thanh tra, kiểm tra, thi đua khen thưởng, xử lý vi phạm pháp luật trong công tác lưu trữ. 1.3.3.6. Hoạt động ứng dụng khoa học, công nghệ trong lưu trữ 1.3.3.7. Hoạt động thực hiện các chế độ thông tin, báo cáo thống kê, định kỳ trong công tác lưu trữ. Tiểu kết chƣơng 1: Thông qua việc phân tích cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý về quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ, chúng ta có cơ sở đi sâu nghiên cứu thực trạng của hoạt động quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ ở tỉnh Thái Nguyên để từ đó có những đánh giá, nhận xét mang tính khác quan về công tác này của địa phương, những kết quả đạt được và những hạn chế, yếu kém còn tồn tại xuất phát từ những nguyên nhân khác nhau, đề xuất những giải pháp mang tính khả thi góp phần nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ ở tỉnh Thái Nguyên. 6
CHƢƠNG 2 HIỆU QUẢ QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC VỀ LƢU TRỮ TẠI TỈNH THÁI NGUYÊN 2.1. Tổ chức bộ máy quản lý nhà nƣớc trong công tác lƣu trữ ở tỉnh Thái Nguyên 2.1.1. Thực trạng tổ chức bộ máy quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ ở tỉnh Thái Nguyên * Cấp tỉnh Cũng như quản lý nhà nước trong các lĩnh vực khác, quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ ở tỉnh Thái Nguyên do UBND tỉnh thống nhất quản lý, Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh trực thuộc Sở Nội vụ có trách nhiệm tham mưu cho Sở Nội vụ giúp UBND tỉnh quản lý nhà nước về công tác lưu trữ ở tỉnh. Lãnh đạo chi cục: Chi cục Văn thư – Lưu trữ có Chi cục Trưởng và 03 Phó Chi cục Trưởng. Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Thái Nguyên gồm có 05 phòng giúp việc. * Cấp huyện Thái Nguyên gồm 09 huyện, thị xã, thành phố (sau đây gọi tắt là huyện). Nhiệm vụ quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ ở huyện được UBND huyện giao cho Phòng Nội vụ tham mưu thực hiện căn cứ theo quy định tại Thông tư số 02/2010/TT-BNV, Sở Nội vụ tỉnh Thái Nguyên ban hành Hướng dẫn số 829/HD-SNV ngày 30/6/2010 của Sở Nội vụ Hướng dẫn Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của tổ chức Văn thư, lưu trữ Sở, ban, ngành thuộc tỉnh, UBND huyện, thành phố, thị xã và UBND xã, phường, thị trấn. *Cấp xã Theo quy định tại Thông tư số 14/2011/TT-BNV ngày 08/11/2011 của Bộ Nội vụ Quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt đọng của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn. Công chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại UBND cấp xã có nhiệm vụ “ Tham mưu cho Chủ tịch UBND cấp xã, đảm bảo sự thống nhất quản lý theo lĩnh vực chuyên môn”[điều 5]. Nhiệm vụ này sau đó cũng đã được xác định giao cho công chức Văn phòng – Thống kê đảm nhiệm theo quy định tại điểm c, khoản 2, điều 5 của Thông tư số 06/2012/TT-BNV ngày 30/10/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về chức trách tiêu chuẩn cụ thể, nhiệm vụ và tuyển dụng công chức xã, phường, thị trấn. 7
2.1.2. Đánh giá hiệu quả hoạt động của tổ chức bộ máy quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ ở tỉnh Thái Nguyên Tổ chức bộ máy của Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Thái Nguyên bộc lộ nhiều bất cập, khó khăn trong thực thi nhiệm vụ. Chi cục vừa là cơ quan có chức năng quản lý nhà nước đồng thời cũng làm nhiệm vụ của đơn vị sự nghiệp đó là lưu trữ lịch sử. Vì thế trong quá trình hoạt động thực tế của Chi cục còn gặp những khó khăn nhất định như: việc thực hiện dịch vụ công về bảo quản, thu thập, chỉnh lý gặp không ít vướng mắc khi tiến hành ký kết các hợp đồng kinh tế đối với các tổ chức, cá nhân có nhu cầu. Mặt khác, sau khi thu thập, chỉnh lý, bảo quản tài liệu cho các cơ quan, tổ chức thì nhiệm vụ kiểm tra việc thực hiện này lại thuộc trách nhiệm tham mưu của Chi cục Văn thư – Lưu trữ. Như vậy, vô tình Chi cục Văn thư – Lưu trữ lại “vừa đá bóng, vừa thổi còi” nên rất khó để kiểm tra và nhận xét một cách khách quan. Về mặt biên chế, chi cục vừa có biên chế hành chính, vừa có biên chế sự nghiệp nên việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ và chế độ chính sách cho cán bộ, công chức, viên chức gặp nhiều trở ngại, lúng túng. Về chế tài, tại Chi cục chưa phân định rõ chức năng hành chính, chức năng sự nghiệp nên khó khăn trong thực hiện cơ chế tài chính và bố trí biên chế công chức, viên chức. 2.2. Tình hình công chức, viên chức làm lƣu trữ 2.2.1. Thực trạng công chức, viên chức làm lưu trữ 2.2.1.1. Tình hình công chức viên chức làm công tác lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức của tỉnh Thái Nguyên - Tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ - Tại Lưu trữ các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh - Cấp huyện - Cấp xã 2.2.1.2. Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lưu trữ * Mở các lớp tập huấn Từ năm 2010-2016, Chi cục Văn thư – Lưu trữ đã giúp Sở Nội vụ đã tổ chức 40 lớp tập huấn cho gần 2.000 cán bộ, công chức, viên chức làm công tác quản lý, chuyên viên của các Sở, Ban ngành cũng như cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh. 8
Việc mở các lớp tập huấn công tác văn thư, lưu trữ cơ bản do Chi cục Văn thư – Lưu trữ, Sở Nội vụ tỉnh Thái Nguyên tổ chức. Các cơ quan, đơn vị, UBND các huyện, thành phố, thị xã chưa chủ động tổ chức tập huấn, bồi dưỡng cho cán bộ, công chức, viên chức. * Tổ chức tham quan học tập, thực tế Trong một lần tổ chức lớp tập huấn, Chi cục Văn thư – Lưu trữ đã kết hợp với việc đưa các học viên lớp tập huấn đi tham quan học tập, thực tế ở một số tỉnh gần như Lạng Sơn, Phú Thọ, Bắc Kan…tuy nhiên việc tổ chức này cũng còn gặp nhiều hạn chế và chưa thu hút được đông đảo học viên tham gia. Đối với công chức, viên chức của Chi cục Văn thư – Lưu trữ hàng năm đều được đi tham quan học tập, thực tế tại các tỉnh bạn: Quảng Ngãi, Quảng Trị, Thừa thiên Huế, Nghệ an, Hà Tĩnh, Quảng Ninh, Hòa Bình, Bình Định, Tp. Hồ Chí Minh… * Cử cán bộ đi học các lớp trung cấp, cao đẳng, đại học chuyên ngành 2.2.2. Đánh giá năng lực của cán bộ lưu trữ Số lượng và chất lượng cán bộ làm công tác lưu trữ ngày càng được nâng cao, cán bộ được cơ quan tạo điều kiện đi đào tạo bồi dưỡng đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ. Đội ngũ cán bộ lưu trữ tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ nói riêng và các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh, UBND cấp huyện nói chung đã và đang được các cấp lãnh đạo quan tâm tăng cường biên chế, một số cơ quan, tổ chức bước đầu bố trí cán bộ chuyên trách công tác lưu trữ. Có thể nói đội ngũ cán bộ làm công tác lưu trữ của tỉnh nói chung, cán bộ công chức, viên chức của Chi cục Văn thư – Lưu trữ nói riêng ngày càng được bổ sung về số lượng và chất lượng đáp ứng nhiệm vụ công việc được giao. Công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ làm công tác lưu trữ của tỉnh đã đạt được những hiệu quả nhất định góp phần vào sự phát triển chung của công tác lưu trữ của tỉnh. 2.3. Xây dựng, ban hành và tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật của nhà nƣớc về công tác lƣu trữ 2.3.1. Thực trạng công tác ban hành và tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật của nhà nước về công tác lưu trữ 2.3.1.1. Tuyên truyền, phổ biến và triển khai các văn bản pháp luật về lưu trữ Để đảm bảo Luật Lưu trữ được triển khai đồng bộ, thống nhất trên địa bàn, tỉnh Thái Nguyên đã ban hành Chỉ thị số 22/CT-UBND ngày 09/11/2012 9
của UBND tỉnh Thái Nguyên về việc triển khai thực hiện Lật Lưu trữ trên địa bàn tỉnh và Kế hoạch số 66/KH-SNV ngày 29/11/2012 của Sở Nội vụ tỉnh Thái Nguyên ban hành Kế hoạch Triển khai thực hiện luật Lưu trữ trên địa bàn tỉnh. Trong đó nhấn mạnh trách nhiệm của Sở Nội vụ trong việc Chủ trì Tham mưu và Trách nhiệm phối hợp của các cơ quan, tổ chức như: Sở Thông tin và Truyền thông, Sở Tài chính, Đài Phát thanh và Truyền hình Thái Nguyên, Báo Thái Nguyên và Thủ trưởng các Sở, Ban, ngành cấp tỉnh, Chủ tịch UBND các huyện thành phố. Đối với các huyện, thành phố, công tác tuyên truyền, phổ biến thực hiện văn bản pháp luật trong đó có các văn bản liên quan đến công tác lưu trữ được quan tâm kịp thời, hầu hết các huyện đã xây dựng kế hoạch triển khai thực hiện các văn bản lưu trữ. Ở cấp xã, hình thức tuyên truyền, phổ biến và triển khai văn bản về lưu trữ chủ yếu được thực hiện bằng việc sao gửi văn bản chuyển các công chức xã thực hiện và quán triệt trong các cuộc họp thường kỳ của xã. 2.3.1.2. Xây dựng và chỉ đạo thực hiện quy hoạch, kế hoạch phát triển lưu trữ Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh ban hành chủ yếu là kế hoạch ngắn hạn, để đảm bảo hoàn thành các mục tiêu của kế hoạch đề ra, Chi cục Văn thư – Lưu trữ đã gúp Sở Nội vụ tăng cường việc kiểm tra thực hiện công tác lưu trữ hàng năm tại các cơ quan tổ chức cấp tỉnh và UBND cấp huyện, đồng thời tham mưu cho UBND tỉnh ban hành các văn bản chỉ đạo, chấn chỉnh việc thực hiện kế hoạch. Kết quả, các mục tiêu đề ra trong kế hoạch của tỉnh phần lớn đã được hoàn thành đúng hạn, đảm bảo chỉ tiêu. Ở cấp huyện, xây dựng và chỉ đạo thực hiện kế hoạch công tác lưu trữ được các huyện triển khai vào quý 1 của năm, hầu hết các huyện, thành phố, thị xã đã quan tâm chỉ đạo, đôn đốc đến các phòng, ban chuyên môn và các xã, phường, thị trấn của huyện. Các xã không ban hành kế hoạch công tác mà dựa trên kế hoạch của huyện để thực hiện. Công tác lưu trữ ở cấp xã còn nhiều khó khăn do điều kiện cơ sở vật chất thiếu thốn, công chức văn phòng thống kê phải kiểm nhiệm công tác văn thư và lưu trữ, việc thực hiện kế hoạch công tac lưu trữ hàng năm còn nhiều hạn chế một phần cũng do sự chỉ đạo, hướng dẫn chưa sâu sắt kịp thời của cấp huyện. 10
2.3.1.3. Xây dựng, ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh. Căn cứ nhiệm vụ được phân công giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý nhà nước về công tác Văn thư – Lưu trữ trong phạm vi toàn tỉnh. Việc ban hành văn bản quản lý, chỉ đạo và hướng dẫn công tác lưu trữ ở một số huyện và cấp xã còn rất hạn chế. Những khó khăn về chất lượng và số lượng của đội ngũ cán bộ tham mưu, thiếu sự quan tâm của các cấp lãnh đạo tại địa phương là nguyên nhân chủ yếu làm cho việc ban hành văn bản quản lý chỉ đạo và hướng dẫn công tác lưu trữ chưa được thực hiện tốt. 2.3.2. Đánh giá công tác ban hành và triển khai thực hiện các văn bản quản lý lưu trữ Cùng với sự hoàn thiện hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật của trung ương về công tác lưu trữ, tỉnh Thái Nguyên đã rất chú trọng trong việc ban hành các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ, phổ biến các văn bản của trung ương, số lượng văn bản mỗi năm đều tăng, tỉnh Thái Nguyên cũng đã ban hành được nhiều văn bản mang tính quy phạm … đây là những văn bản rất quan trọng trong hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ của tỉnh. Đặc biệt từ năm 2015, Chi cục Văn thư – Lưu trữ đã tham mưu cho Sở Nội vụ trình UBND tỉnh ban hành các Danh mục thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử của các cơ quan, tổ chức. Việc xây dựng Danh mục này là rất cần thiết vì nó là cơ sở để các cơ quan xây dựng danh mục hồ sơ của cơ quan hàng năm, dựa trên cơ sở danh mục này lưu trữ lịch sử sẽ thu tài liệu của các cơ quan, tổ chức theo quy định. 2.4. Công tác quản lý chuyên môn, nghiệp vụ lƣu trữ 2.4.1. Thực trạng công tác quản lý chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ 2.4.1.1. Quản lý công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ là khâu nghiệp vụ được thực hiện đầu tiên trong công tác lưu trữ. Đồng thời đây cũng là khâu nghiệp vụ chi phối tới hiệu quả của các khâu nghiệp vụ tiếp theo. Việc thu thập và bổ sung tài liệu quyết định đến thành phần, nội dung và chất lượng của một phông lưu trữ. Công tác này liên quan đên quá trình hoàn thiện không ngừng thành phần của một phông lưu trữ. Đồng thời đây cũng là khâu nghiệp vụ tiếp theo. Bởi lẽ, có thu 11
thập đầy đủ tài liệu thì người làm công tác lưu trữ mới có điều kiện để phân loại và chọn lọc những tài liệu thực sự có giá trị để đưa vào lưu trữ, từ đó sẽ có chế độ bảo quản phù hợp. Có như vậy mới có thể tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả những giá trị của tài liệu lưu trữ đem lại. Đến năm 2016, Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Thái Nguyên đã thu thập vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh được 39 phông tài liệu là tài liệu hành chính tổng số gần 1.300 mét giá, bao gồm tài liệu của các Sở, Ban, ngành khi chia tách tỉnh và các doanh nghiệp Nhà nước khi thực hiện tách, sát nhập, giải thể. Tại cấp xã, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của xã chưa được lập hồ sơ đầy đủ, phần lớn số tài liệu này do công chức tham mưu tự lưu trữ và bảo quản tại phòng làm việc. Chẳng hạn, tài liệu đăng ký khai sinh, kết hôn do tư pháp lưu trữ; Tài liệu đất đai do địa chính lưu trữ. Việc thu thập tài liệu chỉ thực hiện đối với tập lưu văn bản đi và được lưu trữ tại phòng làm việc của công chức Văn phòng – Thống kê. Tài liệu của cấp xã đa dạng, phong phú, có giá trị thực tiễn và lịch sử. Thực tế quản lý tài liệu lưu trữ cấp xã còn nhiều hạn chế cho nên phải tăng cường hơn nữa công tác quản lý tập trung thống nhất tài liệu lưu trữ cấp cơ sở này. 2.4.1.2. Về quản lý công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ Trong những năm gần đây, Chi cục đã hợp đồng lao động vụ việc để phối hợp với các cơ quan, đơn vị có nhu cầu chỉnh lý tài liệu tồn đọng. Có thể thấy một khối lượng tài liệu đồ sộ chưa được chỉnh lý và giao nộp vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử theo quy định. Hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, đơn vị phần lớn vẫn để tại phòng làm việc. 2.1.4.3. Về quản lý công tác bảo quản tài liệu Bảo quản TLLT là sử dụng một hệ thống các biện pháp khoa học kỹ thuật nhằm tạo ra các điều kiện tốt nhất để đảm bảo an toàn và kéo dài tuổi thọ cho tài liệu, phục vụ tốt các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu. Chi cục Văn thư – Lưu trữ đã giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho UBND tỉnh tổ chức thực hiện Quyết Định số 1784/QĐ-TTG ngày 24/9/2010 của Thủ tướng Chính phủ về việc Phê duyệt Đề án “Hỗ trợ xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương”, Đề án xây dựng Kho lưu trữ chuyên dụng của tỉnh đã được UBND tỉnh phê duyệt, tuy nhiên đến nay chưa được thực hiện do chưa cấp được kinh phí. 12
Hiện nay, Chi cục mới bố trí được 205m2 làm kho bảo quản gần 1.300 mét tài liệu lưu trữ của 35 Phông lưu trữ Tại các huyện, thành phố, thị xã cũng đã bố trí được phòng kho lưu trữ. Trang thiết bị bảo quản tài liệu ở phần lớn phòng, kho lưu trữ của các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh và UBND các huyện, thành phố thị xã còn hạn chế, chưa đáp ứng được yêu cầu. 2.1.4.4. Về quản lý công tác khai thác và sử dụng tài liệu Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình đưa tài liệu lưu trữ và những thông tin trong tài liệu lưu trữ phục vụ các nhu cầu khác nhau của đời sống xã hội. Sử dụng tài liệu lưu trữ được thể hiện thông qua các hình thức sử dụng tài liệu khác nhau và tuân theo những quy đinh của pháp luật. Đây là khâu cuối cùng của công tác lưu trữ nó đóng vai trò quan trọng trong việc phát huy giá trị của tài liệu Thực hiện nguyên tắc quản lý chặt chẽ, đảm bảo an toàn, bí mật thông tin tài liệu lưu trữ, ngoài quy chế công tác văn thư, lưu trữ Sở Nội vụ cũng đã ban hành Quyết định số 3581/QĐ-SNV ngày 02/6/2017 của Sở Nội vụ về việc Ban hành Quy chế sử dụng tài liệu. Đối với các cơ quan, tổ chức và UBND các huyện, thành phố, thị xã, tỉnh cũng không ban hành các văn bản quy định riêng về công tác này, mà chủ yếu thực hiện theo quy chế công tác văn thư, lưu trữ. 2.4.2. Đánh giá hiệu quả hoạt động quản lý nghiệp vụ lưu trữ 2.4.2.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu 2.4.2.2. Công tác chỉnh lý tài liệu 2.4.2.3. Công tác bảo quản tài liệu 2.4.2.4. Công tác tổ chức sử dụng tài liệu 2.5. Công tác thanh tra, kiểm tra xử lý vi phạm và thi đua khen thƣởng trong lĩnh vực lƣu trữ 2.5.1. Thực trạng công tác thanh tra, kiểm tra xử lý vi phạm và thi đua khen thưởng trong lĩnh vực lưu trữ 2.5.1.1. Công tác thanh tra, kiểm tra Trước hết về thanh tra công tác văn thư, lưu trữ nói chung và công tác lưu trữ nói riêng, Chi cục Văn thư – Lưu trữ đã phối hợp với Thanh tra Sở Nội vụ, hàng năm lựa chọn cơ quan, đơn vị để tiến hành thanh tra. Khi tiến hành các cuộc thanh tra, 13
Thanh tra Sở Nội vụ chịu trách nhiệm về quy trình, trình tự thủ tục thanh tra, Chi cục Văn thư – Lưu trữ chịu trách nhiệm về chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ. Do đó, các cuộc thanh tra đã đảm bảo về trình tự thủ tục và chuyên môn theo quy định. Từ năm 2010 đến nay đã tiến hành thanh tra công tác văn thư, lưu trữ tại 25 cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh Về kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ những năm qua, Sở Nội vụ đã thành lập nhiều đoàn kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị trong tỉnh. Nội dung tập trung vào công tác tổ chức, biên chế văn thư, lưu trữ; việc thực hiện nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ. Việc kiểm tra hướng dẫn thời gian qua đã có tác dụng thiết thực, góp phần chấn chỉnh những tồn tại, hạn chế, từng bước đưa công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh đi vào nền nếp. Từ năm 2010 đã tiến hành kiểm tra tại 30 cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh. Đối tượng thanh tra, kiểm tra, hướng dẫn được lựa chọn trên nhiều tiêu chí và tùy vào tình hình cụ thể. Thông thường đối tượng kiểm tra được lựa chọn lần lượt giữa các huyện, thành phố và các đơn vị trực thuộc nhằm đảm bảo việc thanh tra, kiểm tra, hướng dẫn được thực hiện một cách đầy đủ, toàn diện. Tuy nhiên việc lựa chọn đối tượng thanh tra, kiểm tra dựa vào tiêu chí đặc điểm, tình hình công tác văn thư, lưu trữ của các đơn vị. Mặc dù công tác thanh tra, kiểm tra, hướng dẫn đã được quan tâm song việc thanh tra, kiểm tra, hướng dẫn về công tác lưu trữ vẫn còn nhiều hạn chế nhất định, cần được khắc phục trong thời gian tới. 2.5.1.2. Công tác thi đua, khen thưởng và xử lý vi phạm trong công tác lưu trữ Công tác thi đua, khen thưởng ít được quan tâm, đặc biệt, công tác lưu trữ chưa được xem là một trong các tiêu chí để đánh giá cơ quan, tổ chức hoàn thành tốt nhiệm vụ hay không. Cơ quan, tổ chức làm tốt công tác lưu trữ không được xem xét để khen thưởng, trong khi đó, cơ quan còn nhiều hạn chế trong công tác này cũng không có biện pháp xử lý. Như vậy, vô hình chung đã tạo nên sự cào bằng trong công tác lưu trữ, cơ quan làm tốt cũng giống như cơ quan còn yếu kém. Vấn đề này, đòi hỏi Sở Nội vụ mà trong đó là Chi cục Văn thư – Lưu trữ với tư cách là cơ quan tham mưu cần có những biện pháp, cách thức tác động mạnh mẽ hơn để nâng cao hiệu lực, hiệu quả của công tác thi đua trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ. 2.5.2. Đánh giá hiệu quả công tác thanh tra, kiểm tra, xử lý vi phạm và thi đua khen thưởng trong lĩnh vực lưu trữ 14
Công tác thanh tra, kiểm tra được tiến hành hàng năm theo kế hoạch được phê duyệt vào đầu năm. Tuy nhiên, phải nhìn nhận một cách khác quan hoạt động này chưa mang lại hiệu quả cao. Sau các cuộc thanh tra, kiểm tra, cơ quan có thẩm quyền đã có kết luận kiểm tra gửi đến các cơ quan, tổ chức được thanh tra, kiểm tra. Tuy nhiên việc các cơ quan này tiến hành thực hiện kết luận kiểm tra như thế nào thì lại không có chế tài, quy định giám sát. Vì vậy sau mỗi cuộc thanh tra, kiểm tra sự thay đổi của các cơ quan là rất ít. Cùng với chế tài xử phạt, công tác thi đua khen thưởng trong công tác này hầu như không có, đây cũng là một trong những khó khăn trong công tác thanh tra, kiểm tra về lĩnh vực lưu trữ. Bên cạnh việc thanh tra, kiểm tra theo kế hoạch thì tỉnh chưa tiến hành kiểm tra đột xuất, đây cũng là một hạn chế làm cho công tác thanh tra, kiểm tra chưa đem lại hiệu quả thiết thực. 2.6. Công tác tổ chức chỉ đạo việc nghiên cứu khoa học và ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động lƣu trữ 2.6.1. Thực trạng công tác tổ chức chỉ đạo việc nghiên cứu khoa học và ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý lưu trữ 2.6.1.1. Nghiên cứu khoa học trong lưu trữ Năm 2013, Chi cục đã thực hiện dự án khoa học công nghệ cấp tỉnh: “ Xây dựng cơ sở dữ liệu Phông tài liệu lưu trữ của Hội đồng nhân dân và UBND tỉnh Bắc Thái giai đoạn 1965-1996”, được hội đồng khoa học nghiệm thu loại xuất sắc. Cập nhật cơ sở dữ liệu điện tử Phông tài liệu lưu trữ của Hội đồng nhân dân và Uỷ ban Nhân dân tỉnh Bắc Thái giai đoạn 1965-1996. 2.6.1.2. Ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ Trong những năm qua, công tác tổ chức, chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ trong hoạt động lưu trữ đã và đang được các cơ quan lưu trữ của Đảng và Nhà nước nói chung, cơ quan lưu trữ tỉnh Thái Nguyên nói riêng quan tâm phát triển. Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động văn thư, lưu trữ ở các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh thực sự bắt đầu khi UBND tỉnh có Quyết định số 01/2012/QĐ-UBND ngày 31/01/2012 về việc Ban hành Quy định ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên. Tỉnh Thái Nguyên đã triển khai mô hình quản lý văn bản và điều 15
hành của tỉnh, phần mền quản lý văn bản và hỗ trợ điều hành do Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh xây dựng trong đó có lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ trên môi trường mạng cũng đã được triển khai thực hiện tại tất cả các cơ quan chuyên môn của tỉnh và UBND các huyện, thành phố, UBND các xã, phường, thị trấn. 2.6.2. Đánh giá hiệu quả hoạt công tác tổ chức, quản lý hoạt động nghiên cứu khoa học và ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực lưu trữ Có thể khẳng định, ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động văn thư, lưu trữ ở tỉnh đã góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả trong công tác chỉ đạo, điều hành của cơ quan, tổ chức nói chung và nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước trong công tác này nói riêng trên địa bàn tỉnh. Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đạt được, ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động văn thư, lưu trữ còn một số khó khăn, hạn chế nhất định. Trình độ công nghệ thông tin của cán bộ, công chức, viên chức ở đa số các cơ quan, tổ chức còn ở mức khiêm tốn, chỉ quen với tư duy làm việc trong môi trường giấy tờ, còn dè dặt trong việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác chuyên môn, nên phần lớn hồ sơ công việc và lưu trữ hồ sơ này trên môi trường mạng không được lập. Hệ thống văn bản của Nhà nước chỉ đạo, hướng dẫn về công tác này chưa đầy đủ, như chưa có văn bản hướng dẫn xây dựng phần mềm quản lý, tra tìm tài liệu, số hóa tài liệu lưu trữ… thống nhất trong cả nước, nên đã hạn chế không nhỏ đến công tác chỉ đạo, hướng dẫn ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động văn thư, lưu trữ ở địa phương. 2.7. Hoạt động thực hiện các chế độ thông tin, báo cáo thống kê định kỳ trong công tác lƣu trữ 2.7.1. Thực trạng hoạt động thực hiện các chế độ thông tin, báo cáo thống kê Các quy định về chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ của Nhà nước được phổ biến tới các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh và cấp huyện thông quan các hình thức: sao gửi văn bản, lồng ghép nội dung tập huấn hướng dẫn thực hiện chế độ báo cáo thống kê vào các lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ nhằm nâng cao trách nhiệm của các cấp lãnh đạo, các công chức, viên chức đối với công tác thống kê văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ. Bên cạnh đó, hàng năm, Chi cục Văn thư – Lưu trữ giúp Sở Nội vụ đôn đốc các cơ quan, tổ chức và UBND cấp huyện triển khai thực hiện chế độ báo cáo thống kê định kỳ. Đồng thời trong quá trình kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ, 16
Đoàn kiểm tra đã hướng dẫn thực hiện chế độ báo cáo thống kê định kỳ trong công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức và UBND cấp huyện. 2.7.2. Đánh giá việc thực hiện các chế độ thông tin, báo cáo thống kê định kỳ trong công tác lưu trữ Nhìn chung, việc thực hiện chế độ báo cáo thống kê ở tỉnh còn những hạn chế nhất định, đặc biệt tập trung ở các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh. Mặc dù công tác kiểm tra, hướng dẫn đối với việc thực hiện báo cáo thống kê định kỳ hàng năm của các cơ quan, tổ chức đã được Sở Nội vụ, Chi cục Văn thư – Lưu trữ quan tâm nhưng chưa duy trì được thường xuyên, trong khi đó, công chức, viên chức làm lưu trữ tại các cơ quan đa phần kiêm nhiệm, do vậy việc lập báo cáo số liệu thống kê văn thư, lưu trữ hàng năm còn gặp nhiều hạn chế: Số liệu báo cáo thống kê tổng hợp không đầy đủ, không khớp với nhau, độ chính xác không cao nên không phản ánh đúng tình hình thực tế công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức. Chính vì vậy, số liệu báo cáo thống kê không phản ánh đầy đủ tình hình hoạt động công tác lưu trữ của tỉnh. 2.8. Nhận xét chung về hoạt động quản lý nhà nƣớc trong công tác lƣu trữ ở tỉnh Thái Nguyên 2.8.1. Ưu điểm 2.8.2. Hạn chế 2.8.3. Nguyên nhân 2.8.3.1. Nguyên nhân chủ quan 2.8.3.2. Nguyên nhân khách quan Tiểu kết chƣơng 2 Các nội dung của quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ đã được tỉnh Thái Nguyên triển khai thực hiện: Công tác tuyên truyển, phổ biến các quy định của nhà nước về lưu trữ được triển khai kịp thời; công tác xây dựng, ban hành các văn bản chỉ đạo được tăng cường; đào tạo, bồi dưỡng cán bộ được quan tâm hơn; công tác thanh tra, kiểm tra được tiến hành thường xuyên bước đầu mang lại hiệu quả…nhờ vậy mà công tác lưu trữ của tỉnh đã có những kết quả nhất định. Tuy nhiên, để phát huy hơn nữa vai trò của công tác lưu trữ trong hoạt động quản lý nhà nước nói riêng và đối với hoạt động kinh tế - xã hội của tỉnh nói chung cần có những giải pháp thiết thực để giải quyết vấn đề này. 17
CHƢƠNG 3 CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC VỀ LƢU TRỮ TẠI TỈNH THÁI NGUYÊN Hoạt động quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ của tỉnh Thái Nguyên còn nhiều tồn tại hạn chế và do nhiều nguyên nhân khác nhau. Để khắc phục và nâng cao hiệu quả, cần áp dụng đồng bộ nhiều giải pháp. Chúng tôi xin đề xuất một số giải pháp chủ yếu dưới đây: 3.1. Kiện toàn tổ chức bộ máy của Chi cục Văn thƣ – Lƣu trữ và ổn định tổ chức lƣu trữ cấp huyện 3.1.1. Tổ chức bộ máy và nhân sự của Chi cục Văn thư – Lưu trữ Đề Chi cục Văn thư – Lưu trũ tỉnh Thái Nguyên hoạt động thuận lợi, hiệu quả đúng quy định về quản lý hoạt động hành chính và quản lý hoạt động sự nghiệp gắn với cơ chế tài chính, việc thành lập Trung tâm Lưu trữ lịch sử trực thuộc Chi cục Văn thư – Lưu trữ theo quy định của Thông tư số 15/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 của Bộ Nội vụ là cần thiết. Chi cục Văn thư – Lưu trữ sẽ có điều kiện thực hiện cơ chế tài chính của đơn vị hành chính, bao gồm biên chế công chức tập trung vào nhiệm vụ giúp sở Nội vụ tham mưu UBND tỉnh Quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ ở tỉnh hiệu quả hơn; và trung tâm Lưu trữ lịch sử trực thuộc Chi cục Văn thư – Lưu trữ sẽ thực hiện cơ chế tài chính của đơn vị sự nghiệp công lập, bao gồm các biên chế viên chức tập trung vào hoạt động thu thập, chỉnh lý, bảo quản và phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; thực hiện hoạt động dịch vụ lưu trữ. Việc phân định cơ chế tài chính tài sẽ tạo thành một hệ thống tổ chức hoàn chỉnh, ổn định, tạo thuận lợi cho công tác quản lý, chỉ đạo, điệu hành. 3.1.2. Tổ chức bộ máy và biên chế của Lưu trữ cấp huyện, xã Những khó khăn trong quản lý lưu trữ của tỉnh đối với cấp huyện xuất phát từ việc tổ chức lưu trữ cấp huyện chưa ổn định, trong khi đó biên chế lưu trữ cấp huyện lại ít về số lượng và hạn chế về trình độ chuyên môn, nên hoàn thành nhiệm vụ quản lý công tác lưu trữ cấp huyện là một việc hết sức khó khăn. Vấn đề đặt ra là cần ổn định tổ chức cho lưu trữ cấp huyện để quản lý hiệu quả công tác lưu trữ nhằm mục đích góp phần nâng cao hiệu quả quản lý công tác này ở tỉnh. Ngoài ra, để tập trung quản lý, bảo quản an toàn tài liệu các phòng, ban của huyện, sau 10 năm chọn lọc tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn giao nộp và Lưu trữ lịch sử tỉnh, nhất thiết mỗi huyện phải bố trí kho lưu trữ do Phòng Nội vụ quản lý đảm bảo điều kiện để làm 18