Chương 7<br />
<br />
NgUYêN tắC<br />
tHiết Lập Hệ tHốNg<br />
7/8 của vạn vật là phần<br />
chìm của một tảng băng trôi<br />
<br />
Giám đốc một hãng quảng cáo lớn rất chú trọng đến vấn<br />
đề “hoạch định chiến lược”. Ông quyết định khơi nguồn<br />
sáng tạo bằng cách mở một kỳ nghỉ hai ngày cho 14 quản<br />
lý cấp cao của mình. Kỳ nghỉ tập trung vào các giá trị và<br />
niềm tin của công ty và đã thu về 22 ý kiến. Tất cả những<br />
người tham gia đều cảm thấy thoải mái với các hoạt động.<br />
Tuy nhiên, vài tuần sau đó, tất cả đều nhận ra họ không<br />
biết nên làm gì tiếp theo. Trong thời gian đó, vị giám đốc vô<br />
tình đọc được ấn bản đầu tiên của Tư duy Đột phá. Ông<br />
gọi đến Trung Tâm Tư duy Đột phá và mời một chuyên<br />
viên tư vấn đến nói chuyện trong một ngày.<br />
197<br />
<br />
Tư duy ĐộT phá<br />
<br />
Tất cả các nhà quản lý cấp cao đều tham dự cuộc hội thảo<br />
và muốn biết tại sao danh sách các giá trị và niềm tin mà<br />
họ nêu ra đã không tạo ra được một kế hoạch chiến lược.<br />
Đầu tiên, chuyên viên Tư duy Đột phá giới thiệu và giải<br />
thích các thành tố của một ma trận hệ thống. Sau đó anh<br />
yêu cầu cả nhóm phân loại từng nhận định trong bảng liệt<br />
kê các giá trị và niềm tin của họ và đặt từng nhận định<br />
vào từng ô thích hợp trong ma trận hệ thống.<br />
Sau khi các nhận định đã được phân loại và viết lên bảng,<br />
mọi người tham gia thấy rằng hầu hết các nhận định của<br />
họ đều được đặt vào xu hướng giá trị mà không phải mục<br />
đích của công ty. Điều đó cho thấy xu hướng cơ bản của<br />
mục đích không được xác định, vì thế rất khó, nếu không<br />
muốn nói là không thể, phát triển một kế hoạch chiến lược.<br />
Cả nhóm bắt đầu làm lại, lần này phát triển một trình tự<br />
mục đích của công ty, đưa khách hàng của họ và khách<br />
hàng của khách hàng thành một bộ phận không thể thiếu<br />
trong hệ thống trình tự. Sau đó, chọn mục đích trọng tâm<br />
hoặc sứ mệnh từ hệ thống cấp độ mục đích mà họ đã đưa<br />
ra. Tiếp theo, những lựa chọn giải pháp tiếp theo chiến lược<br />
được phát triển và những chi tiết “thô” dần dần hình thành<br />
qua nguyên tắc thiết lập hệ thống.<br />
Có thể nói, vấn đề và giải pháp đề xuất giống như một<br />
tảng băng trôi: cái chúng ta nhìn thấy đầu tiên hóa ra chỉ là<br />
một phần rất nhỏ nổi trên mặt nước mà thôi, và phần chìm<br />
lớn hơn nhiều có thể mang đến những thảm họa tương tự<br />
thảm họa Titanic năm 1912.<br />
<br />
198<br />
<br />
nguyên Tắc ThiếT lập hệ Thống<br />
<br />
Tư duy Đột phá có cách giải quyết “phần chìm” của những<br />
vấn đề và giải pháp bằng một công cụ có hiệu quả được gọi là<br />
Ma trận Hệ thống (System Matrix). Nếu tàu Titanic có hệ<br />
thống ra-đa và xô-na (hệ thống định vị trên không (radar) và<br />
dưới nước (sonar) bằng sóng siêu âm), thì có lẽ bi kịch sẽ<br />
không xảy ra. Ma trận hệ thống có chức năng như ra-đa và<br />
xô-na, được thiết kế để soi rọi 7/8 phần chìm của những ý<br />
tưởng và đề xuất có thể bị bỏ sót.<br />
Nguyên tắc Thiết lập Hệ thống phát biểu rằng mọi sự vật<br />
hiện tượng đều không tự thân tồn tại. Phòng ngừa và giải<br />
quyết vấn đề thành công xoay quanh việc xem xét những yếu<br />
tố và xu hướng có mối tương quan sẽ cấu thành một giải pháp.<br />
Những người tìm giải pháp thành công mà chúng tôi khảo sát<br />
đều có một nguyên tắc mà họ áp dụng để đưa ra giải pháp cho<br />
mọi loại vấn đề: Đó chính là quan điểm hệ thống.<br />
Trước tiên hãy xem xét từ hệ thống. Có lẽ ai trong chúng<br />
ta cũng thường xuyên sử dụng từ hệ thống nhưng không có<br />
nhiều người định nghĩa đúng được nghĩa của nó – “Đây là một<br />
hệ thống tồi tệ”, “Bạn không thể phá vỡ hệ thống”. “Hệ thống”<br />
được sử dụng rộng rãi trong tất cả các ngành nghề, với một<br />
loạt ý nghĩa chuyên biệt. Hiện tại có gần 100 định nghĩa. Từ<br />
này thường được mở rộng đối với “tư duy hệ thống” với ý<br />
nghĩa “xem xét mọi yếu tố”.<br />
Về cơ bản, một hệ thống là (1) một nhóm những tồn tại<br />
có liên quan (2) thực hiện các chức năng nào đó – nhận đầu<br />
vào, tác động ở mức độ nào đó, và tạo ra đầu ra để đạt được<br />
mục đích.<br />
<br />
199<br />
<br />
Tư duy ĐộT phá<br />
<br />
Hầu hết vạn vật đều có thể được xem là một hệ thống.<br />
Một con cừu cũng là một hệ thống: nó ăn cỏ để “sản xuất” len<br />
và thịt. Núi lửa là một phần tử của một hệ thống mà trái đất<br />
mở lỗ thông cho sức nóng trong lòng đất thoát ra ngoài.<br />
Khi xử lý một hệ thống, bạn có thể liệt kê những yếu tố và<br />
đặc điểm cơ bản của nó. Sau đó, liệt kê những yếu tố có thể ảnh<br />
hưởng đến những yếu tố này. Giờ bạn có hai danh sách, hoặc<br />
nhiều hơn. Có thể bạn muốn chia các yếu tố thành hai nhóm,<br />
một nhóm gồm những yếu tố ảnh hưởng đến hệ thống vào các<br />
ngày thường và một nhóm ảnh hưởng vào ngày chủ nhật.<br />
Rõ ràng nếu theo cách này bạn sẽ thấy mình viết rồi vứt<br />
đi rất nhiều tờ giấy mà không thể đạt được kết quả nào. Để<br />
đáp ứng điều này, một người đã nghĩ ra một cách trình bày<br />
dùng bảng chữ nhật để sắp xếp lại trật tự từ một mớ dữ liệu<br />
hỗn độn. Phương pháp đó gọi là ma trận.<br />
Loại ma trận đơn giản nhất là ma trận hai chiều, hay còn<br />
gọi là ma trận khối, giống như bàn cờ ca-rô. Trong các ô bạn<br />
có thể viết bất cứ gì, nếu không đủ chỗ, bạn có thể đánh dấu<br />
chuyển đến trang giải thích riêng.<br />
Một ma trận có hàng dọc và hàng ngang nhằm thể hiện<br />
mối tương quan giữa các thông tin trong các ô. Ví dụ, nếu bạn<br />
đang tìm địa điểm phù hợp để đặt nhà máy mới, các lựa chọn<br />
và yếu tố có liên quan đến chúng có thể sắp xếp như mô tả ở<br />
Hình 7-1.<br />
Khi mới nhìn vào, bạn sẽ thấy ngay rằng lao động sẵn có<br />
ở vùng duyên hải phía Đông là điều mà bạn cần điều tra trước<br />
khi bạn chọn giải pháp cho vấn đề của mình.<br />
200<br />
<br />
nguyên Tắc ThiếT lập hệ Thống<br />
<br />
Khí hậu<br />
<br />
Chi phí xây dựng/ m2<br />
<br />
Lao động<br />
sẵn có<br />
<br />
Bờ Tây<br />
<br />
Tốt<br />
<br />
$1.000<br />
<br />
100%<br />
<br />
Khu vực<br />
Trung Tây<br />
<br />
Trung bình<br />
<br />
$1.500<br />
<br />
80%<br />
<br />
Bờ Đông<br />
<br />
Xấu<br />
<br />
$2.000<br />
<br />
?<br />
<br />
Hình 7-1: Ma trận về các lựa chọn và yếu tố cho việc<br />
xác định địa điểm nhà máy.<br />
<br />
Trình bày thông tin theo dạng ma trận rõ ràng sẽ hạn chế<br />
những mâu thuẫn và nhầm lẫn do bạn phải xem đi xem lại<br />
quá nhiều tờ giấy.<br />
Một ma trận có thể được mở rộng đến vô cùng và được bổ<br />
sung bởi những ma trận phụ nhằm bao hàm tất cả các yếu tố<br />
liên quan đến vấn đề hoặc giải pháp. Cột “khí hậu” có thể là<br />
một ma trận liên quan đến các yếu tố khác như lượng mưa,<br />
nhiệt độ… Một số người lại lập ma trận 3-D để chứa đựng một<br />
biến số đặc biệt như thời gian. Nhưng đó là một cách phức<br />
tạp mà chúng ta nên tránh.<br />
Hình 7-2 cho thấy công cụ ma trận có tác dụng linh hoạt<br />
như thế nào, thậm chí một vụ án mạng trong tác phẩm của<br />
nhà văn Agatha Christie (Đại tá Prothero bị giết bởi chính cây<br />
súng mà ông cất giữ nhiều năm trong thư viện) cũng có thể<br />
được phân tích dưới dạng một ma trận.<br />
Hãy nhớ rằng dữ liệu trong các ô được điền vào từ từ. Từ<br />
ma trận hoàn chỉnh, kẻ bị tình nghi rõ ràng là người làm vườn<br />
– một kết luận mà nếu được trình bày dưới dạng tường trình<br />
thì chắc chắn sẽ mất rất nhiều trang giấy.<br />
201<br />
<br />