Vai trò cán bộ quản lý ở Hà Nội dưới ảnh hưởng của công nghệ thông tin - Bế Trung Anh

84 X· héi häc sè 4 (88), 2004<br /> <br /> <br /> <br /> <br /> Vai trß c¸n bé qu¶n lý ë Hµ Néi<br /> d−íi ¶nh h−ëng cña c«ng nghÖ th«ng tin<br /> <br /> BÕ Trung Anh<br /> <br /> Con ®−êng tiÕn vµo x· héi míi - x· héi tri thøc - ë ®ã lµ c¸c s¶n phÈm tri thøc,<br /> ®ßi hái mét ®éi ngò tiªn phong c¸c nhµ qu¶n lý giái, cã n¨ng lùc tiÕp cËn khoa häc<br /> c«ng nghÖ ®Ó øng dông vµo c¸c ho¹t ®éng cña tæ chøc nãi chung, trî gióp nh÷ng chøc<br /> n¨ng, nhiÖm vô cña m×nh nãi riªng. Trong bèi c¶nh ®ã, buéc ph¶i t×m ra mét c¸ch<br /> nh×n míi vÒ c¸c vai trß cña c¸c nhµ qu¶n lý, ®Ó sao cho viÖc ®−a c¸c øng dông cña<br /> khoa häc c«ng nghÖ (chñ yÕu lµ c«ng nghÖ th«ng tin) vµo c¸c ho¹t ®éng cña tæ chøc<br /> n©ng cao ®−îc vai trß cña hä, h−íng tíi môc ®Ých cuèi cïng lµ hiÖu qu¶ ho¹t ®éng cña<br /> tæ chøc.<br /> Lý thuyÕt qu¶n lý cæ ®iÓn cho r»ng, bèn chøc n¨ng truyÒn thèng cña qu¶n lý<br /> lµ lËp kÕ ho¹ch, tæ chøc, l·nh ®¹o vµ kiÓm so¸t. MÆc dï c¸c chøc n¨ng nµy gióp x¸c<br /> ®Þnh ®−îc tri thøc mµ c¸c nhµ qu¶n lý cÇn ph¶i cã, nh−ng chóng kh«ng m« t¶ ®−îc<br /> chÝnh x¸c c¸ch c¸c nhµ qu¶n lý sö dông thêi gian (nh− thÕ nµo). Kh¾c phôc nh−îc<br /> ®iÓm nµy, ng−êi cã c«ng ph¸t hiÖn thÊy 10 lo¹i vai trß mµ nhµ qu¶n lý thùc hiÖn<br /> trong c«ng viÖc cña hä lµ Henry Mintzberg. Trong tr−êng hîp nµy, vai trß lµ kh¸i<br /> niÖm chØ c¸c ho¹t ®éng, c¸c hµnh vi cÇn ph¶i thùc hiÖn ®Ó ®¹t môc ®Ých vµ c«ng viÖc<br /> ®Ò ra. Thùc tr¹ng vai trß cña c¸n bé qu¶n lý Hµ Néi sÏ ®−îc xem xÐt víi gãc ®é tiÕp<br /> cËn nµy.<br /> C¸c c¸n bé qu¶n lý nãi ®Õn ë ®©y lµ nh÷ng c¸n bé qu¶n lý cÊp thµnh phè:<br /> C¸n bé qu¶n lý khèi hµnh chÝnh sù nghiÖp, bao gåm c¸c c¸n bé qu¶n lý cÊp<br /> phßng, c¸c Së, Ban, Ngµnh, c¸c tæ chøc §¶ng, ®oµn thÓ cña Hµ Néi.<br /> C¸n bé qu¶n lý khèi doanh nghiÖp, (gi¸m ®èc, phã gi¸m ®èc) c¸c doanh nghiÖp<br /> nhµ n−íc còng nh− doanh nghiÖp t− nh©n ®−îc cÊp phÐp ho¹t ®éng cña ñy ban nh©n<br /> d©n thµnh phè Hµ Néi.<br /> C¸c vai trß cña c¸n bé qu¶n lý mµ Mintzberg ®−a ra ®−îc chia lµm 3 nhãm<br /> vai trß lín:<br /> 1. Vai trß liªn con ng−êi (vai trß t−îng tr−ng; vai trß l·nh ®¹o; vai trß liªn<br /> hÖ gi÷a nhiÒu møc trong tæ chøc).<br /> 2. Vai trß th«ng tin (xö lý th«ng tin; phæ biÕn th«ng tin; ph¸t ng«n).<br /> 3. Vai trß ra quyÕt ®Þnh (ng−êi s¸ng t¹o; ng−êi xö lý r¾c rèi; ®iÒu phèi c¸c<br /> nguån lùc; nhµ th−¬ng l−îng).<br /> <br /> Bản quyền thuộc Viện Xã hội học. www.ios.org.vn<br />  BÕ Trung Anh 85<br /> <br /> 1. Nhµ qu¶n lý víi vai trß liªn con ng−êi<br /> C¸n bé qu¶n lý ®ãng vai trß lµ mèi liªn hÖ gi÷a nhiÒu møc trong tæ chøc.<br /> Trong thêi ®¹i øng dông c«ng nghÖ th«ng tin, viÖc sö dông c¸c hÖ thèng th«ng<br /> tin hiÖn ®¹i - hÖ thèng liªn l¹c ®iÖn tö, ®· gióp thùc hiÖn vai trß nµy cña ng−êi qu¶n<br /> lý theo mét c¸ch rÊt riªng. ChÝnh hÖ thèng th«ng tin nµy ®· khiÕn viÖc liªn l¹c gi÷a<br /> c¸c bé phËn trong tæ chøc, gi÷a c¸c c¸ nh©n trong tæ chøc cã nhiÒu ®æi thay vÒ mÆt<br /> h×nh thøc còng nh− b¶n chÊt.<br /> Trong mét tæ chøc, th«ng th−êng th«ng tin ph¶i ®−îc chuyÓn mét c¸ch tuÇn<br /> tù, tõ trªn xuèng hoÆc tõ d−íi lªn theo tõng cÊp, nªn mét tæ chøc cµng cã nhiÒu cÊp<br /> th× th«ng tin ch¶y trong néi bé tæ chøc cµng chËm, (khoa häc tin häc chØ ra r»ng, sè<br /> c¸c mèi nèi vi m¹ch tØ lÖ nghÞch víi ®é chÝnh x¸c vµ tèc ®é cña th«ng tin). Khi cã øng<br /> dông hÖ thèng th«ng tin hiÖn ®¹i (tøc lµ cã trî gióp cña c«ng nghÖ th«ng tin), viÖc<br /> nhËn göi th«ng tin nãi chung, c«ng v¨n nãi riªng ®· nhiÒu khi kh«ng tu©n theo tÝnh<br /> tuÇn tù n÷a, ®©y lµ mét lîi thÕ cho tèc ®é xö lý c¸c t×nh huèng trong tæ chøc. Trong<br /> mét cuéc kh¶o s¸t x· héi häc t¹i Häc viÖn ChÝnh trÞ Quèc gia Hå ChÝ Minh1, khi ®−îc<br /> hái “Th«ng tin cã ®−îc chuyÓn (nhËn/göi) v−ît cÊp b»ng email kh«ng?", cã ®Õn<br /> 36.5%/32.4% c¸n bé thuéc khèi ChÝnh quyÒn, 31.4%/37.3% khèi Doanh nghiÖp, vµ chØ<br /> cã 26.7%/20.0% khèi §¶ng vµ §oµn thÓ tr¶ lêi “cã” (xem b¶ng 1). §iÒu nµy cho thÊy<br /> trong khèi Doanh nghiÖp, luång th«ng tin sÏ ®−îc l−u chuyÓn nhanh h¬n hai khèi<br /> cßn l¹i, v× nã Ýt tu©n theo tÝnh tuÇn tù tõ cÊp trªn xuèng hoÆc tõ cÊp d−íi lªn.<br /> B¶ng 1: Göi, nhËn tin (b»ng email) v−ît cÊp<br /> <br /> Khèi c«ng t¸c<br /> ChÝnh §¶ng + Doanh<br /> quyÒn §oµn thÓ nghiÖp Chung<br /> NhËn tin Cã 36.5% 26.7% 31.4% 32.4%<br /> Kh«ng 63.5% 73.3% 68.6% 67.6%<br /> Göi tin Cã 32.4% 20.0% 37.3% 30.6%<br /> Kh«ng 67.6% 80.0% 62.7% 69.4%<br /> <br /> <br /> HÖ thèng th«ng tin hiÖn ®¹i nµy khiÕn cho th«ng tin trë nªn b×nh ®¼ng h¬n<br /> trong tæ chøc. §−¬ng nhiªn, nhiÒu c¸n bé qu¶n lý vÉn cßn cho r»ng, kh«ng thÓ b×nh<br /> ®¼ng vÒ th«ng tin ®−îc, cÊp d−íi kh«ng nªn biÕt nhiÒu th«ng tin qu¸ møc cho phÐp.<br /> “C«ng viÖc cña c« Êy cã nhÊt thiÕt ph¶i dïng Internet kh«ng?” - ®ã lµ c©u tr¶ lêi cña<br /> mét «ng ViÖn tr−ëng khi ®−îc hái “t¹i sao mäi ng−êi trong ViÖn ®−îc truy cËp<br /> Internet mµ c« X l¹i kh«ng?”. Trong 3 vai trß thuéc nhãm “liªn con ng−êi”, mÆc dï<br /> chØ cã vai trß “liªn hÖ”, c¸c øng dông c«ng nghÖ míi cã chç ®Ó thÓ hiÖn, nh−ng le lãi<br /> nh÷ng dÊu hiÖu tÝch cùc trong viÖc sö dông hÖ thèng liªn l¹c ®iÖn tö trî gióp c¸n bé<br /> qu¶n lý lµ ®iÒu cã thËt. C¸c m¸y tÝnh trong tæ chøc ®· ®−îc kÕt nèi víi nhau theo m«<br /> h×nh m¹ng LAN2 - c¬ së h¹ tÇng cho mét hÖ thèng liªn l¹c ®iÖn tö ho¹t ®éng (c¸c tæ<br /> <br /> 1<br /> C¸c mÉu cña cuéc kh¶o s¸t tiÕn hµnh th¸ng 3 n¨m 2003, (170 b¶ng hái vµ 18 pháng vÊn s©u), lµ nh÷ng<br /> c¸n bé qu¶n lý cÊp thµnh phè (cña Hµ Néi) ®ang häc tËp lý luËn chÝnh trÞ t¹i Häc viÖn ChÝnh trÞ Quèc gia<br /> Hå ChÝ Minh. C¸c sè liÖu trong bµi viÕt ®−îc trÝch dÉn tõ kÕt qu¶ cña cuéc ®iÒu tra th¨m dß nµy.<br /> 2<br /> Local Network Area.<br /> <br /> Bản quyền thuộc Viện Xã hội học. www.ios.ac.vn<br /> 86 Vai trß c¸n bé qu¶n lý ë Hµ Néi d−íi ¶nh h−ëng cña c«ng nghÖ th«ng tin<br /> <br /> chøc theo tõng khèi chÝnh quyÒn, §¶ng vµ ®oµn thÓ, doanh nghiÖp cã m¹ng LAN lÇn<br /> l−ît t−¬ng øng lµ 81.1%, 73.3%, 70.6% ). Thùc sù ®ã lµ nh÷ng chØ b¸o ®¸ng mõng.<br /> 2. Nhµ qu¶n lý víi vai trß th«ng tin<br /> Th«ng tin lµ mét nguån lùc v« cïng quan träng cho mét tæ chøc tån t¹i vµ<br /> ho¹t ®éng, v× thÕ vai trß cña ng−êi qu¶n lý trong viÖc cung cÊp nguån lùc ®Æc biÖt<br /> nµy rÊt nÆng nÒ, trong ®ã bao gåm tõ viÖc tiÕp nhËn th«ng tin tõ bªn ngoµi, lùa chän<br /> vµ ph©n ph¸t, phæ biÕn ®Õn ®óng c¸c bé phËn trong tæ chøc. H¬n n÷a, c¸n bé qu¶n lý<br /> cßn ph¶i lµ ng−êi ph¸t ng«n cña tæ chøc.<br /> Víi nh÷ng lý do trªn, trî gióp hiÖu qu¶ nhÊt cho c¸c nhµ qu¶n lý ®Ó hoµn<br /> thµnh tèt vai trß “trung t©m thÇn kinh” chÝnh lµ “hÖ thÇn kinh kü thuËt sè” (kh¸i<br /> niÖm cña Bill Gate - «ng chñ cña Microsoft). Thùc ra, ®©y lµ mét hÖ thèng th«ng tin<br /> trong mét tæ chøc ®−îc c«ng nghÖ th«ng tin hç trî.<br /> 75.9% tæ chøc cã m¹ng LAN (xem b¶ng 2) trong ®Þa bµn Hµ Néi lµ chøng cø<br /> vÒ møc ®é quyÕt t©m x©y dùng mét c¬ së h¹ tÇng kü thuËt sè cña c¸c tæ chøc lµ rÊt<br /> lín. VÊn ®Ò lµ nã ®· ®ñ tiªu chuÈn cña mét hÖ thèng kü thuËt sè hay ch−a, sö dông<br /> nã nh− thÕ nµo. Bµi viÕt cña TS. NguyÔn Träng (Phã th−êng trùc Ban chØ ®¹o c«ng<br /> nghÖ th«ng tin Quèc gia) ®¨ng trong T¹p chÝ PC - Wordl B, sè 15 ra th¸ng 1 n¨m<br /> 2002 cã tiªu ®Ò “ch−a v−ît ®−îc c¸i chÕt hÖ thèng” ®· ®−a ra mét phÐp Èn dô x¸c<br /> thùc, lý thó vµ ®Çy Ên t−îng vÒ thùc tr¹ng sù thµnh c«ng cña dù ¸n “tin häc hãa<br /> qu¶n lý Nhµ n−íc giai ®o¹n 1996 - 2000”. HÇu hÕt c¸c c¬ quan hµnh chÝnh, c¸c bé<br /> ngµnh, tØnh thµnh ®Òu x©y dùng ®−îc m¹ng LAN - ®iÒu nµy ®−îc NguyÔn Träng g¸n<br /> cho mét côm tõ rÊt “giao th«ng” - “th«ng xe kü thuËt”. Cã nghÜa lµ c¸c m¸y tÝnh ®−îc<br /> nèi víi nhau b»ng hÖ thèng d©y cable, vÒ nguyªn t¾c hoµn toµn cã sù liªn th«ng gi÷a<br /> c¸c m¸y tÝnh. §©y lµ mÆt thµnh c«ng cña dù ¸n, v× Ýt ra còng ®· lµm ®−îc mét ®iÒu g×<br /> ®ã ®Ó cã thÓ nh×n, thËm chÝ sê thÊy ®−îc.<br /> B¶ng 2: Tæ chøc cã m¹ng néi bé LAN (theo c¸c khèi)<br /> <br /> C¸c khèi so s¸nh<br /> ChÝnh §¶ng + Doanh<br /> quyÒn §oµn thÓ nghiÖp Tæng<br /> Cã % theo dßng 46.5% 25.6% 27.9% 100.0%<br /> % theo cét 81.1% 73.3% 70.6% 75.9%<br /> % theo tæng 35.3% 19.4% 21.2% 75.9%<br /> Kh«ng % theo dßng 32.5% 30.0% 37.5% 100.0%<br /> % theo cét 17.6% 26.7% 29.4% 23.5%<br /> % theo tæng 7.6% 7.1% 8.8% 23.5%<br /> Kh«ng % theo dßng 100.0% 100.0%<br /> biÕt % theo cét 1.4% .6%<br /> % theo tæng<br /> .6% .6%<br /> <br /> Tæng % theo dßng 43.5% 26.5% 30.0% 100.0%<br /> % theo cét 100.0% 100.0% 100.0% 100.0%<br /> % theo tæng 43.5% 26.5% 30.0% 100.0%<br /> <br /> <br /> Nh−ng ®iÒu quan träng h¬n, m¹ng LAN nµy ®· thùc hiÖn nhiÖm vô cña nã<br /> ch−a, tøc lµ ®· cã phÇn mÒm, c¸c c¬ së d÷ liÖu trªn m¹ng ®Ó phôc vô viÖc l−u<br /> chuyÓn th«ng tin trong néi bé tæ chøc ch−a, th× theo thèng kª chØ cã 8.5% tæ chøc<br /> <br /> Bản quyền thuộc Viện Xã hội học. www.ios.org.vn<br />  BÕ Trung Anh 87<br /> <br /> lµm ®−îc viÖc nµy (tÝnh t¹i thêi ®iÓm NguyÔn Träng viÕt), vµ duy tr× nã còng chØ<br /> trong mét thêi gian rÊt ng¾n. TS. NguyÔn Träng ®Æt tªn sù thÊt b¹i nµy b»ng côm<br /> tõ “c¸i chÕt hÖ thèng”. Hµ Néi kh«ng lµ mét ngo¹i lÖ. Mét liªn t−ëng t−¬ng ®èi dÔ<br /> hiÓu: x©y dùng ®−îc mét con ®−êng ®Ñp, víi ®Çy ®ñ tiªu chuÈn nh−ng kh«ng cã<br /> ng−êi ®i l¹i, vµ ®−¬ng nhiªn còng kh«ng cã hµng hãa ®−îc vËn chuyÓn trªn con<br /> ®−êng ®ã.<br /> 2.1. Vai trß xö lý th«ng tin<br /> Víi vai trß nµy, c¸n bé qu¶n lý ho¹t ®éng nh− “trung t©m thÇn kinh” cña tæ<br /> chøc. Vai trß nµy cña ng−êi qu¶n lý ®−îc thÓ hiÖn khi hä nhËn hÇu hÕt nh÷ng th«ng<br /> tin míi, cô thÓ, xö lý råi ph©n bè l¹i cho nh÷ng nhãm, c¸ nh©n cÇn biÕt.<br /> Nghiªn cøu ®iÒu tra th¨m dß vÒ “Uy tÝn ®éi ngò c¸n bé l·nh ®¹o, qu¶n lý<br /> ®· ®−îc ®µo t¹o ë Häc viÖn ChÝnh trÞ Quèc gia Hå ChÝ Minh trong thêi kú ®æi míi”<br /> (1999) cho thÊy, chØ cã 16% c¸c c¸n bé l·nh ®¹o, qu¶n lý biÕt tiÕp nhËn vµ xö lý<br /> th«ng tin. Trong khi ®ã, l¹i cã ®Õn 47% cho r»ng c¸c th«ng tin ®−îc ph¶n ¸nh ®Õn<br /> ng−êi c¸n bé l·nh ®¹o, qu¶n lý lµ ®Çy ®ñ, chÝnh x¸c. §iÒu nµy chØ ra, trong m«i<br /> tr−êng lµm viÖc kh«ng cã tÝnh c¹nh tranh, nhiÒu c¸n bé l·nh ®¹o, qu¶n lý chÊp nhËn<br /> viÖc thiÕu th«ng tin nh− mét ®iÒu b×nh th−êng, hä ®· sím tho¶ m·n víi l−îng th«ng<br /> tin Ýt ái mµ m×nh cã ®−îc. H¬n n÷a, trong ®iÒu kiÖn kh«ng thuËn lîi, ng−êi ta ®· qu¸<br /> quen víi nh÷ng khã kh¨n khi t×m kiÕm th«ng tin vµ do ®ã hä kh«ng hÒ nhËn thÊy sù<br /> thiÕu thèn th«ng tin.<br /> Nh−ng ë c¸c doanh nghiÖp th× kh¸c, hä ®· thùc sù vµo cuéc nhê sù quyÕt t©m<br /> cña ng−êi ®øng ®Çu. 96.1% c¸n bé qu¶n lý thuéc khèi doanh nghiÖp tr¶ lêi m¸y tÝnh<br /> ë doanh nghiÖp m×nh ®−îc trang bÞ phÇn mÒm dµnh cho c«ng viÖc chuyªn m«n (nh−<br /> qu¶n lý l−¬ng, qu¶n lý tµi s¶n, qu¶n lý nh©n sù, hµng hãa...), trong khi ®ã, sè liÖu<br /> nµy ë khèi ChÝnh quyÒn lµ 73% vµ khèi §¶ng vµ ®oµn thÓ lµ 62.2% (xem b¶ng 3).<br /> <br /> <br /> B¶ng 3: M¸y tÝnh cã trang bÞ phÇn mÒm dïng cho chyªn m«n<br /> <br /> Khèi c«ng t¸c<br /> ChÝnh §¶ng + Doanh<br /> quyÒn §oµn thÓ nghiÖp Chung<br /> Kh«ng % theo dßng 51.3% 43.6% 5.1% 100.0%<br /> % theo cét 27.0% 37.8% 3.9% 22.9%<br /> % theo tæng 11.8% 10.0% 1.2% 22.9%<br /> Cã % theo dßng 41.2% 21.4% 37.4% 100.0%<br /> % theo cét 73.0% 62.2% 96.1% 77.1%<br /> % theo tæng 31.8% 16.5% 28.8% 77.1%<br /> Tæng % theo dßng 43.5% 26.5% 30.0% 100.0%<br /> % theo cét 100.0% 100.0% 100.0% 100.0%<br /> % theo tæng 43.5% 26.5% 30.0% 100.0%<br /> <br /> <br /> <br /> <br /> Bản quyền thuộc Viện Xã hội học. www.ios.ac.vn<br /> 88 Vai trß c¸n bé qu¶n lý ë Hµ Néi d−íi ¶nh h−ëng cña c«ng nghÖ th«ng tin<br /> <br /> §Æc ®iÓm cña hÖ th«ng tin qu¶n lý MIS3 ®· khiÕn cho hÖ thèng nµy lu«n lµ<br /> ng−êi b¹n ®ång hµnh cña ng−êi c¸n bé qu¶n lý trªn con ®−êng thùc hiÖn ngµy mét<br /> tèt h¬n vai trß “trung t©m thÇn kinh” cña hä. KÕt qu¶ ®iÒu tra c¸n bé qu¶n lý ë Hµ<br /> Néi cßn cho thÊy, c¸n bé thuéc khèi ChÝnh quyÒn vµ §¶ng vµ §oµn thÓ cã ®Õn 77%<br /> vµ 77.8% tr¶ lêi “biÕt” kh¸i niÖm “hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý”, con sè nµy ®èi víi khèi<br /> doanh nghiÖp cao h¬n: 86.3%. Trong c¸c hÖ thèng th«ng tin, hÖ nµy ®−îc c¸c c¸n bé<br /> qu¶n lý biÕt ®Õn réng r·i h¬n c¶. Nh− vËy ch−a biÕt thùc tr¹ng øng dông c¸c hÖ<br /> thèng nµy ra sao, nh−ng viÖc n¾m ®−îc kh¸i niÖm nµy còng lµ dÊu hiÖu ®¸ng mõng,<br /> b−íc ®Çu tiÕp cËn víi viÖc ®−a c«ng nghÖ cao vµo øng dông trong c«ng t¸c qu¶n lý.<br /> Nãi “biÕt”, nh−ng thùc tÕ cho thÊy, kh«ng nhiÒu c¸c tæ chøc cã sö dông hÖ<br /> thèng nµy trong c«ng t¸c ®iÒu hµnh. Cã thÓ kÓ ra ®©y nh÷ng së, ban ngµnh ®· øng<br /> dông hÖ th«ng tin qu¶n lý trong c«ng viÖc cña m×nh, (nh−ng ®©y lµ nh÷ng tæ chøc<br /> buéc ph¶i dïng nÕu kh«ng muèn ®øng ngoµi cuéc): Côc thuÕ Hµ Néi, Së Tµi chÝnh,<br /> Së KÕ ho¹ch - §Çu t−, Ban Qu¶n lý thÞ tr−êng, Ng©n hµng, Së Khoa häc c«ng nghÖ,<br /> qu¶n lý nhµ ®Êt... HiÖn nay, mét vµi quËn nh− Hoµn KiÕm, §èng §a, Thanh Xu©n<br /> ®· triÓn khai x©y dùng nh÷ng phÇn mÒm qu¶n lý ®Êt (gièng nh− b¶n ®å chi tiÕt), tÝch<br /> hîp víi viÖc hoµn thµnh c¸c thñ tôc cÊp phÐp x©y dùng cho ng−êi d©n, nh»m môc<br /> ®Ých qu¶n lý cã hiÖu qu¶ quü ®Êt, ®Èy nhanh viÖc cÊp phÐp x©y dùng nhµ ë cho ng−êi<br /> d©n (dù kiÕn thay v× 1 th¸ng míi nhËn ®−îc giÊy phÐp tr−íc ®©y, th× nay víi phÇn<br /> mÒm míi nµy ng−êi d©n chØ mÊt cã 1 tuÇn). §iÒu nµy kh«ng ph¶i lµ ý t−ëng míi mÎ<br /> g×, v× n−íc ngoµi ®· tiÕn hµnh tõ c¸ch ®©y trªn chôc n¨m, cßn thµnh phè Hå ChÝ<br /> Minh ®· thùc hiÖn viÖc nµy ë mét sè quËn.<br /> Cßn kh«ng Ýt nh÷ng doanh nghiÖp ch−a muèn øng dông c«ng nghÖ: “Chóng<br /> t«i biÕt cã phÇn mÒm tin häc trî gióp viÖc qu¶n lý, nh−ng doanh nghiÖp cña chóng t«i<br /> chØ cã 32 lao ®éng, h¬n n÷a c«ng viÖc kinh doanh cña chóng t«i ®¬n gi¶n, nªn chóng<br /> t«i chØ cÇn kÕ to¸n trªn m¸y tÝnh lµ ®ñ. T«i ghÐt sù phøc t¹p, vµ t«i ch−a dïng nã khi<br /> t«i ch−a hiÓu râ vÒ nã, cã ho¹ ch−a biÕt chõng. Quan träng nhÊt lµ hiÖn nay chóng t«i<br /> vÉn ®ang ®ñ l−¬ng nu«i lao ®éng.” (Nam, 42 tuæi, Gi¸m ®èc C«ng ty tr¸ch nhiÖm<br /> h÷u h¹n, s¶n xuÊt hµng tiªu dïng nhùa). ¤ng Phã Chñ tÞch HiÖp héi Doanh nghiÖp<br /> võa vµ nhá Hµ Néi - TS NguyÔn Hoµng L−u còng cho biÕt: cã tíi 70% doanh nghiÖp<br /> võa vµ nhá kh«ng cã m¸y fax vµ m¸y tÝnh.<br /> Ph¶i thÊy r»ng nh÷ng doanh nghiÖp võa vµ nhá ë Hµ Néi ch−a quan t©m ®Õn<br /> øng dông c«ng nghÖ th«ng tin, ®iÒu nµy kh«ng n»m ngoµi t×nh h×nh chung cña c¸c<br /> doanh nghiÖp võa vµ nhá trªn c¶ n−íc. Bé tr−ëng Bé B−u chÝnh ViÔn th«ng - §ç Trung<br /> T¸ cho biÕt: møc ®Çu t− trung b×nh cña doanh nghiÖp cho c«ng nghÖ th«ng tin lµ d−íi<br /> 1% doanh sè, ch−a kÓ c¬ cÊu bÊt hîp lý - ®Çu t− cho phÇn cøng chiÕm 60% ®Õn 80%.<br /> Râ rµng víi vai trß “trung t©m thÇn kinh” trong hÖ thÇn kinh kü thuËt sè,<br /> cïng víi MIS, c¸c nhµ qu¶n lý ®· cã thªm mét c«ng cô ®¾c lùc cho c«ng t¸c ®iÒu hµnh,<br /> qu¶n lý tæ chøc.<br /> <br /> <br /> 3<br /> MIS - Management Informatic System (HÖ th«ng tin qu¶n lý).<br /> <br /> Bản quyền thuộc Viện Xã hội học. www.ios.org.vn<br />  BÕ Trung Anh 89<br /> <br /> 2.2. Vai trß ng−êi phæ biÕn th«ng tin<br /> Nãi ®Õn ph¸t t¸n th«ng tin, c«ng viÖc ®Çu tiªn cña ng−êi qu¶n lý lµ x¸c ®Þnh<br /> c¸c th«ng tin cÇn ph¸t t¸n, råi tiÕp theo míi lµ c«ng ®o¹n ph¸t t¸n hay ph©n bè c¸c<br /> th«ng tin ®ã ®Õn ng−êi cÇn dïng. Trong c¶ chuçi qu¸ tr×nh nµy, hÖ thèng th− ®iÖn tö<br /> (email) vµ hÖ tù ®éng hãa v¨n phßng - OAS4 ®ãng vai trß tÝch cùc.<br /> C¸c phßng ban, c¸c doanh nghiÖp, hay nãi chung kh«ng Ýt tæ chøc ë Hµ Néi,<br /> hoµn toµn ®¸p øng ®−îc nh÷ng ®iÒu kiÖn tèi thiÓu (vÒ vËt chÊt - tøc c¬ së h¹ tÇng<br /> th«ng tin) ®Ó cã v¨n phßng kh«ng giÊy tê. GÇn nh− 100% tæ chøc cã sö dông m¸y<br /> tÝnh, trªn 70% cã m¹ng néi bé. §−îc biÕt, theo chØ thÞ cña ChÝnh phñ, ®Õn cuèi n¨m<br /> 2004, tÊt c¶ c¸c häc viÖn, tr−êng ®¹i häc, cao ®¼ng, viÖn nghiªn cøu trong toµn quèc<br /> sÏ ®−îc kÕt nèi Internet. §ã lµ nh÷ng thuËn lîi lín vÒ mÆt c¬ së vËt chÊt. ChØ cßn<br /> phô thuéc vµo c¸c c¸n bé qu¶n lý ®øng ®Çu tæ chøc n÷a th«i - nh−ng h×nh nh− trë<br /> ng¹i nµy cã søc m¹nh lín h¬n thuËn lîi võa nªu trªn - v× thÕ mµ ®Õn nay sè c¸c tæ<br /> chøc cã ý t−ëng sö dông OAS (tiªu chuÈn) cßn rÊt Ýt. §iÒu hiÕm hoi nµy cã thÓ gi¶i<br /> thÝch theo mét nguyªn nh©n kh¸c n÷a, ®ã lµ c¸c v¨n b¶n giÊy tê, vÝ nh− giÊy ®¨ng lý<br /> kÕt h«n, giÊy khai sinh, hîp ®ång ký kÕt, v.v... vÉn cÇn ®−îc l−u gi÷ ë d¹ng giÊy, ®¬n<br /> gi¶n v× ch−a cã gi¶i ph¸p thay thÕ sù hiÖn diÖn cña con dÊu mµu ®á vµ ch÷ ký th¬m<br /> mïi mùc. NÕu kÓ ®Õn nguyªn nh©n nµy th× cã lÏ còng cßn ph¶i mét thêi gian t−¬ng<br /> ®èi lín ®Ó thay ®æi. N−íc Mü ®· øng dông c«ng nghÖ th«ng tin ®i tr−íc nhiÒu n−íc,<br /> vµ cã thÓ nãi lµ ®øng ®Çu thÕ giíi, song n¨m 2000 míi c«ng nhËn cho phÐp ch÷ ký<br /> ®iÖn tö cã tÝnh hîp ph¸p.<br /> Tïy theo tr×nh ®é vµ kh¶ n¨ng tiÕp cËn c«ng nghÖ th«ng tin mµ c¸c c¸n bé<br /> qu¶n lý ®· sö dông OAS ®¹t nh÷ng hiÖu qu¶ kh¸c nhau trong viÖc ®iÒu hµnh tæ chøc<br /> cña m×nh. Ngoµi viÖc sè hãa, l−u tr÷ c¸c tµi liÖu cña m×nh, c¸c c¸n bé qu¶n lý còng<br /> dïng hÖ thèng m¹ng LAN cña m×nh ®Ó nhËn vµ göi c¸c b¸o c¸o. Khèi ChÝnh quyÒn<br /> cã 58.2%, khèi §¶ng vµ ®oµn thÓ cã 60%, khèi Doanh nghiÖp cã 83.3% c¸n bé qu¶n lý<br /> sö dông OAS hiÖu qu¶. ViÖc göi, nhËn c¸c b¸o c¸o b»ng hÖ thèng m¸y tÝnh nèi m¹ng<br /> chøng tá c¸c v¨n b¶n ®· ®−îc sè hãa, nã kh«ng cßn ë d¹ng truyÒn thèng - viÕt trªn<br /> giÊy. T¹i c¸c phßng lµm viÖc ë Hµ Néi, 83% c¸c m¸y tÝnh dïng cho viÖc so¹n th¶o v¨n<br /> b¶n, 77% c¸c m¸y tÝnh ®−îc trang bÞ c¸c phÇn mÒm phôc vô cho c«ng t¸c chuyªn<br /> m«n. §iÒu nµy cho thÊy, nÕu sö dông m¸y tÝnh vµo c«ng t¸c chuyªn m«n th× viÖc<br /> dïng nã cho c«ng t¸c v¨n phßng sÏ gi¶m ®i.<br /> Trong khi ®ã ë khèi chÝnh quyÒn vµ ®oµn thÓ, ngoµi sù thiÕu thèn c¬ së h¹<br /> tÇng th«ng tin (m¹ng, kÕt nèi Internet), th× ®éng th¸i sö dông c¸c øng dông c«ng<br /> nghÖ míi rÊt kh¸c. Kh«ng Ýt nhµ qu¶n lý coi sö dông m¸y tÝnh chØ lµ viÖc cña v¨n<br /> th−, gióp viÖc. ChÝnh v× thÕ mµ sö dông hÖ tù ®éng hãa v¨n phßng còng nh− email<br /> vÉn cßn xa l¹. Cã ®Õn 18.9% c¸n bé qu¶n lý thuéc khèi chÝnh quyÒn ch−a tõng truy<br /> cËp Internet, còng nh− thÕ, ë khèi §¶ng vµ ®oµn thÓ, con sè nµy lín gÇn gÊp ®«i:<br /> 31.1%, trong khi ë khèi doanh nghiÖp th× chØ cã 3.1%. Cã c¸n bé qu¶n lý nãi r»ng<br /> “kh«ng cã m¸y tÝnh t«i vÉn ®−îc nhËn danh hiÖu qu¶n lý giái hµng n¨m, t¹i sao l¹i<br /> 4<br /> OAS - Office Auto System (HÖ tù ®éng v¨n phßng).<br /> <br /> Bản quyền thuộc Viện Xã hội học. www.ios.ac.vn<br /> 90 Vai trß c¸n bé qu¶n lý ë Hµ Néi d−íi ¶nh h−ëng cña c«ng nghÖ th«ng tin<br /> <br /> ph¶i thay ®æi”, (PVS 8, nam, 52 tuæi, ViÖn phã mét ViÖn nghiªn cøu - c¬ quan Trung<br /> −¬ng ®ãng trªn ®Þa bµn Hµ Néi). Nh÷ng ng−êi khã tÝnh coi ®©y lµ mét c©u nãi thiÕu<br /> tinh thÇn x©y dùng, nh−ng mÆt tÝch cùc cña nã lµ, qua ®ã nã gîi ý mét ®iÒu nªn lµm:<br /> cÇn thay ®æi, hoÆc cã nh÷ng tiªu chÝ míi ®Ó ®¸nh gi¸ c¸n bé qu¶n lý trong mét thêi<br /> ®¹i míi - thêi ®¹i th«ng tin.<br /> 2.3. Vai trß ng−êi ph¸t ng«n cho tæ chøc<br /> Nhê kÝch th−íc chiÕc m¸y tÝnh thu nhá mµ gi¸ thµnh cña nã còng b×nh d©n<br /> ®Õn møc mçi phßng lµm viÖc ®Òu cã thÓ trang bÞ Ýt nhÊt mét bé. §©y lµ ®iÒu kiÖn ®Ó<br /> viÖc “ph¸t ng«n” cña nhµ qu¶n lý cã ph−¬ng thøc míi hiÖu qu¶ h¬n.<br /> Tuy nhiªn víi nh÷ng tæ chøc lín h¬n, cã ®iÒu kiÖn ®i tr−íc trong viÖc øng<br /> dông c«ng nghÖ th«ng tin th× Website (nh− mét ng−êi ®øng ®Çu tæ chøc) trë thµnh<br /> mét ph¸t ng«n viªn chÝnh thøc cña tæ chøc víi ®èi t¸c hoÆc víi thÕ giíi bªn ngoµi.<br /> Thèng kª cña c¬ quan qu¶n lý internet ViÖt Nam (VNNIC) cho biÕt, 30% doanh<br /> nghiÖp kÕt nèi Internet vµ 10% trong sè nµy cã trang Web. Râ rµng sè c¸c tæ chøc, c¬<br /> quan, doanh nghiÖp dïng Website ngµy mét t¨ng víi tèc ®é nhanh v−ît ngoµi c¸c dù<br /> b¸o - sù ho¹t ®éng cã hiÖu qu¶ cña c¸c website ®· chøng tá c«ng nghÖ ®· cho phÐp<br /> ph¸t ng«n cña c¸c c¸n bé qu¶n lý v−ît ra ngoµi ph¹m vi tæ chøc víi thêi gian tèi<br /> thiÓu vµ kh«ng gian kh«ng h¹n chÕ. §©y lµ mét h×nh thøc ph¸t ng«n míi mµ chØ cã<br /> thÓ cã ®−îc ë thêi ®¹i cña th«ng tin.<br /> 3. Nhµ qu¶n lý víi vai trß ra quyÕt ®Þnh<br /> Trong mét tæ chøc, nh÷ng nhµ qu¶n lý ë tÊt c¶ c¸c cÊp ®Òu ra quyÕt ®Þnh. C¸c<br /> nhµ qu¶n lý sö dông nh÷ng th«ng tin ®· nhËn ®−îc ®Ó ra quyÕt ®Þnh khi ®Æt ra<br /> nh÷ng môc tiªu míi vµ thùc hiÖn nh÷ng ho¹t ®éng cña tæ chøc. §©y lµ nhãm vai trß<br /> cã tÇm quan träng bËc nhÊt ®èi víi nhµ qu¶n lý. Träng t©m cña nhãm vai trß nµy lµ<br /> nhµ qu¶n lý biÕt ph©n bæ hîp lý c¸c nguån lùc phôc vô c¸c nhu cÇu ho¹t ®éng cña tæ<br /> chøc nh− m¸y mãc thiÕt bÞ, tiÒn b¹c, nh©n lùc, thêi gian vµ kÓ c¶ th«ng tin - v× th«ng<br /> tin còng lµ mét nguån lùc trong thêi ®¹i nµy. NÕu nhµ qu¶n lý biÕt vËn hµnh hÖ<br /> thèng th«ng tin hiÖu qu¶ th× qua ®ã c«ng nghÖ ®· tham gia vµo viÖc ra quyÕt ®Þnh<br /> mét c¸ch rÊt tÝch cùc. Nhµ qu¶n lý ph¶i quan t©m ®Õn mäi th«ng tin liªn quan ®Õn<br /> ho¹t ®éng cña tæ chøc, v× thÕ tÊt c¶ c¸c hÖ th«ng tin trong hÖ thèng th«ng tin cña tæ<br /> chøc ®Òu cÇn thiÕt cho viÖc ra quyÕt ®Þnh, song trong tr−êng hîp nµy, hÖ hç trî ra<br /> quyÕt ®Þnh (DSS5) sÏ ®ãng vai trß quan träng nhÊt. §iÒu ®ã cã nghÜa lµ hÖ hç trî ra<br /> quyÕt ®Þnh dÔ sö dông, thùc hiÖn hiÖu qu¶ viÖc thu thËp, l−u gi÷ vµ ®¶m b¶o cung<br /> cÊp nh÷ng d÷ liÖu vµ c¸c m« h×nh ra quyÕt ®Þnh, phï hîp víi c¸c lo¹i h×nh quyÕt<br /> ®Þnh cô thÓ. Do tÝnh n¨ng cña hÖ hç trî ra quyÕt ®Þnh mµ nã cã thÓ cho phÐp hç trî<br /> viÖc ra quyÕt ®Þnh qu¶n lý trong toµn bé tæ chøc, chñ yÕu lµ ë c¸c cÊp qu¶n lý trung<br /> gian vµ cÊp cao. Cã lÏ còng v× chøc n¨ng nµy cña hÖ hç trî ra quyÕt ®Þnh, mµ qua<br /> kh¶o s¸t c¸c tæ chøc cña Hµ Néi, cho thÊy mét bøc tranh øng dông hÖ hç trî ra quyÕt<br /> ®Þnh trong viÖc ra quyÕt ®Þnh míi chØ b¾t ®Çu víi nh÷ng nÐt vÏ ph¸c.<br /> <br /> 5<br /> DSS: Disision Suport System (HÖ hç trî ra quyÕt ®Þnh).<br /> <br /> Bản quyền thuộc Viện Xã hội học. www.ios.org.vn<br />  BÕ Trung Anh 91<br /> <br /> §Ó thùc hiÖn tèt nh÷ng vai trß nªu trªn, c¸c nhµ qu¶n lý dï nhanh nh¹y ®Õn<br /> ®©u, nÕu muèn hoµn thµnh nhiÖm vô cña m×nh ë møc tèi −u, còng cÇn cã sù trî gióp<br /> cña c«ng nghÖ th«ng tin.<br /> Thùc tr¹ng viÖc thùc hiÖn c¸c vai trß qu¶n lý cña c¸c nhµ qu¶n lý ë Hµ Néi lµ<br /> ®¸ng khÝch lÖ, vµ nã ngµy cµng cã hiÖu qu¶ h¬n nhê sù ham häc hái, trau dåi kü n¨ng<br /> qu¶n lý, trong ®ã c¸c kü n¨ng vÒ sö dông m¸y tÝnh ngµy cµng ®−îc ®Ò cao. §Æc biÖt,<br /> trong ba nhãm vai trß, th× vai trß th«ng tin bÞ chi phèi, ¶nh h−ëng nhiÒu nhÊt bëi<br /> c«ng nghÖ th«ng tin. XÐt cho cïng th× nhiÖm vô cña nhµ qu¶n lý lµ biÕn th«ng tin<br /> thµnh tri thøc, v× thÕ vai trß cña c«ng nghÖ th«ng tin ë ®©y thÓ hiÖn rÊt râ rµng<br /> nh÷ng −u thÕ mµ nã mang l¹i cho nhµ qu¶n lý trong viÖc trî gióp nhiÖm vô truyÒn<br /> th«ng (xö lý, phæ biÕn, ph©n phèi, ph¸t t¸n th«ng tin) quan träng nµy cña hä.<br /> Víi tÝnh n¨ng rÊt ®Æc thï, c«ng nghÖ th«ng tin ®· trùc tiÕp t¹o ra mét phong<br /> c¸ch lµm viÖc míi trong tõng tæ chøc. Nh− thÕ, dï muèn dï kh«ng, c¸c nhµ qu¶n lý<br /> còng buéc ph¶i tu©n theo mét ph−¬ng ph¸p qu¶n lý míi - qu¶n lý dùa trªn c¸c øng<br /> dông cña c«ng nghÖ th«ng tin. C¸c mèi quan hÖ, t−¬ng t¸c gi÷a c¸c c¸ nh©n, c¸c<br /> nhãm, bªn trong tæ chøc vµ gi÷a c¸c tæ chøc víi nhau, còng nh− gi÷a tæ chøc víi thÕ<br /> giíi bªn ngoµi ®· cã nh÷ng c¸ch thøc thùc sù míi mÎ, vµ ®ã lµ sù míi mÎ cÇn thiÕt<br /> (dùa trªn sù t¨ng nhanh hiÖu suÊt c«ng viÖc, lao ®éng). Víi c¸c hÖ thèng th«ng tin<br /> hiÖn ®¹i hiÖn cã, c¸c nhµ qu¶n lý ®· cã c¬ héi ®Ó thùc hiÖn c¸c vai trß cña m×nh tèt h¬n.<br /> Cuéc sèng thËt cã ý nghÜa khi mçi chóng ta lu«n ®−îc ®ãn nhËn nh÷ng thö<br /> th¸ch míi. Mét thùc tÕ ®ang ®Õn rÊt gÇn vµ th¸ch thøc c¸c nhµ qu¶n lý, ®ã lµ khi<br /> tiÕn vµo nÒn kinh tÕ tri thøc th× ®ång nghÜa víi viÖc hä ®·, ®ang vµ sÏ qu¶n lý ngµy<br /> mét nhiÒu h¬n nh÷ng “c«ng nh©n tri thøc”. §iÒu ®ã khiÕn hä lu«n ph¶i häc hái, ®æi<br /> míi, vµ kh«ng ngõng v−¬n lªn, tiÕp cËn víi c¸i míi.<br /> Tµi liÖu tham kh¶o:<br /> 1. Allvin Toffler, Heydi Toffler (1998), Lµn sãng thø ba, Nxb Thanh niªn, Hµ Néi.<br /> 2. Ban Khoa gi¸o Trung −¬ng - Bé Khoa häc, C«ng nghÖ vµ M«i tr−êng - Bé Ngo¹i giao<br /> (2000), Kû yÕu héi th¶o khoa häc: Kinh tÕ tri thøc vµ nh÷ng vÊn ®Ò ®Æt ra ®èi víi ViÖt Nam,<br /> L−u hµnh néi bé, Hµ Néi.<br /> 3. Bill Gates, Collins Hemingway (2002), Tèc ®é t− duy, Nxb TrÎ, Thµnh phè Hå ChÝ Minh.<br /> 4. Bé Khoa häc, C«ng nghÖ vµ M«i tr−êng (2001), Chñ nghÜa t− b¶n vµ thêi ®¹i th«ng tin,<br /> l−u hµnh néi bé, Hµ Néi.<br /> 5. Côc Thèng kª thµnh phè Hµ Néi (2004), Niªn gi¸m thèng kª 2003, Hµ Néi.<br /> 6. Chu Träng L−¬ng (2003), ThÕ kû XXI lµm l·nh ®¹o nh− thÕ nµo, Nxb Hµ Néi, Hµ Néi.<br /> 7. John Meed, Neil Svensen (1999), Nhµ qu¶n trÞ thêi ®¹i th«ng tin, Nxb Thanh niªn, Thµnh<br /> phè Hå ChÝ Minh.<br /> 8. E. Ted Prince (1993), "Human Factors in Quality Assurance", Information Systems<br /> Management, (64), pp.78-80.<br /> 9. International Telecommunication Union (2002), Vietnam Internet Case Study, Geneva,<br /> Switzerland.<br /> <br /> <br /> <br /> <br /> Bản quyền thuộc Viện Xã hội học. www.ios.ac.vn<br />