Viết hoa trong văn bản quản lí nhà nước hiện nay

JOURNAL OF SCIENCE OF HNUE<br /> Social Sci., 2017, Vol. 62, No. 2, pp. 103-109<br /> This paper is available online at http://stdb.hnue.edu.vn<br /> <br /> DOI: 10.18173/2354-1067.2017-0015<br /> <br /> VIẾT HOA TRONG VĂN BẢN QUẢN LÍ NHÀ NƯỚC HIỆN NAY<br /> Vũ Ngọc Hoa<br /> <br /> Phòng Quản lí Đào tạo, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội<br /> <br /> Tóm tắt. Hiện nay, mặc dù đã có quy định về viết hoa trong văn bản của Chính phủ và Văn<br /> phòng Chính phủ, và quy định về viết hoa trong văn bản hành chính nhưng vẫn còn những<br /> bất cập về phạm vi điều chỉnh, về nội dung và hình thức. Lỗi viết hoa đặc biệt là lỗi viết<br /> hóa tên tổ chức, cơ quan và chức danh khá phổ biến trong văn bản hành chính hiện nay.<br /> Từ khóa: Lỗi viết hoa, viết hoa, văn bản quản lí nhà nước.<br /> <br /> 1.<br /> <br /> Mở đầu<br /> <br /> Viết hoa trong tiếng Việt nói chung và trong văn bản quản lí nhà nước nói riêng đã được<br /> một số tác giả đề cập đến. Bình Thành khi bàn về việc viết hoa tên một loại địa danh tiếng Việt<br /> chỉ địa phận hành chính đã thể hiện quan điểm: Khi tên riêng trong thành phần của địa danh đã<br /> bao hàm khái niệm thành tố chung (bao hàm cấp đơn vị hành chính) thì thành tố chung đứng trước<br /> có thể lược bỏ và không cần viết hoa. Khi các tên riêng trong địa danh không bao hàm ý nghĩa<br /> thành tố chung nghĩa là không thể nói tắt địa danh chỉ bằng tên riêng thì điều này chứng tỏ thành<br /> tố chung đã là bộ phận hữu cơ của biệt danh trong địa danh, do đó cần viết hoa. Các trường hợp<br /> như vậy thường xảy ra đối với các địa danh có phần tên riêng là tên người hoặc các đặc trưng định<br /> danh là con số, từ chỉ hướng, tên sự kiện lịch sử [1;75-80]. Vũ Thị Sao Chi khi bàn về viết hoa<br /> trong văn bản hành chính đã phân chia thành 02 loại: Viết hoa theo quy định thể thức văn bản hành<br /> chính và viết hoa theo quy tắc chính tả tiếng Việt. Đồng thời tác giả cũng đánh giá về quy định viết<br /> hoa trong văn bản hành chính đặc biệt là đã chỉ ra những bất cập về viết hoa nhân danh, địa danh,<br /> tên tổ chức, cơ quan trong quy định tại ở phụ lục VI Thông tư 01/2015/TT-BNV [2;140-160].<br /> Nhìn chung, các công trình nghiên cứu đề cập đến 03 loại viết hoa trong tiếng Việt: viết<br /> hoa cú pháp, viết hoa danh từ riêng và viết hoa trang trọng. Trong đó, các tác giả chủ yếu bàn về<br /> viết hoa danh từ riêng trong tiếng Việt (danh từ chỉ tên người và địa danh). Kế thừa kết quả nghiên<br /> cứu của các tác giả đi trước, trong bài viết này, chúng tôi bàn về 02 quy định về viết hoa trong văn<br /> bản quản lí nhà nước và khảo sát thực trạng viết hoa trong văn bản hành chính hiện nay.<br /> <br /> Ngày nhận bài: 15/5/2016. Ngày nhận đăng: 20/7/2016<br /> Liên hệ: Vũ Ngọc Hoa, e-mail: vungochoa75@gmail.com<br /> <br /> 103<br /> <br /> Vũ Ngọc Hoa<br /> <br /> 2.<br /> 2.1.<br /> <br /> Nội dung nghiên cứu<br /> Khái quát về văn bản quản lí nhà nước<br /> <br /> Văn bản quản lí nhà nước là loại văn bản dùng trong các hoạt động tổ chức, quản lí và điều<br /> hành xã hội; do các cơ quan nhà nước ban hành theo đúng thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục<br /> quy định, nhằm truyền đạt các quy phạm pháp luật, các quyết định quản lí và các thông tin khác<br /> phục vụ hoạt động quản lí nhà nước.<br /> Văn bản quản lí nhà nước bao gồm: Văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính<br /> (VBHC). Văn bản quy phạm pháp luật là “văn bản có chứa quy phạm pháp luật, được ban hành<br /> theo đúng thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục quy định” [6].<br /> Văn bản hành chính (VBHC) là văn bản không mang tính quy phạm pháp luật, được dùng<br /> để hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện pháp luật; phản ánh, thông báo tình hình, trao đổi công việc<br /> và xử lí các vấn đề khác trong hoạt động quản lí. Văn bản hành chính bao gồm: Nghị quyết (cá<br /> biệt), quyết định (cá biệt), quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế<br /> hoạch, tờ trình, công văn, công điện, biên bản, hợp đồng, các loại giấy (giấy mời, giấy giới thiệu,<br /> giấy biên nhận hồ sơ, giấy chứng nhận, giấy đi đường, giấy nghỉ phép. . . ), các loại phiếu (phiếu<br /> chuyển, phiếu gửi. . . ), thư công.<br /> Để thực hiện chức năng thông tin, chức năng pháp lí và chức năng quản lí của văn bản quản<br /> lí nhà nước, ngôn ngữ trong văn bản quản lí nhà nước có những đặc điểm: Tính chính xác, minh<br /> bạch; tính khách quan; tính khuôn mẫu và tính nghi thức, trang trọng. Với những yêu cầu nghiêm<br /> ngặt về tính khuôn mẫu, tính chính xác, văn bản quản lí nhà nước đòi hỏi phải có sự thống nhất về<br /> thể thức, kĩ thuật trình bày trong đó có sự thống nhất trong cách viết hoa.<br /> <br /> 2.2.<br /> <br /> Một số quy định về viết hoa trong văn bản quản lí nhà nước hiện hành<br /> <br /> Trong khi chưa có quy định về viết hoa thống nhất trên tất cả các lĩnh vực, một số cơ quan<br /> nhà nước, đặc biệt là các cơ quan có chức năng quản lí nhà nước về văn thư, lưu trữ (Bộ Nội vụ),<br /> cơ quan có nhiệm vụ quản lí các văn bản của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ; hướng dẫn chuyên<br /> môn, nghiệp vụ về công tác văn phòng đối với văn phòng các Bộ, ngành, văn phòng Ủy ban nhân<br /> dân cấp tỉnh (Văn phòng Chính phủ) đã ban hành quy định về viết hoa nhằm bảo đảm sự thống<br /> nhất trong cách viết hoa trong VBHC.<br /> <br /> 2.2.1. Quy định tạm thời về viết hoa trong văn bản của Chính phủ và Văn phòng Chính<br /> phủ<br /> Năm 1998, Văn phòng Chính phủ đã ban hành Quy định tạm thời về viết hoa trong văn bản<br /> của Chính phủ và Văn phòng Chính phủ [3]. Quy định này có phạm vi áp dụng là các văn bản của<br /> Chính phủ và Văn phòng Chính phủ. Như vậy, quy định này áp dụng đối với các văn bản quy phạm<br /> pháp luật và văn bản hành chính do Chính phủ và Văn phòng Chính phủ ban hành. Quy định gồm<br /> 10 điều trong đó có 02 điều thuộc quy định chung về yêu cầu viết hoa trong văn bản của Chính phủ<br /> và Văn phòng Chính phủ và 10 điều quy định cụ thể về viết hoa danh từ riêng chỉ tên người (Điều<br /> 3); viết hoa danh từ riêng chỉ địa danh (Điều 4); viết hoa các danh từ chỉ phương hướng mang ý<br /> nghĩa định danh (Điều 5); viết hoa tên riêng các cơ quan của Đảng, Nhà nước và tổ chức xã hội<br /> (Điều 6); viết hoa chức danh của Đảng và Nhà nước (Điều 7); viết hoa tên các hoạt động xã hội,<br /> ngày lễ, ngày kỉ niệm (Điều 8); viết hoa tên các văn kiện của Đảng và Nhà nước, các tác phẩm<br /> 104<br /> <br /> Viết hoa trong văn bản quản lí nhà nước hiện nay<br /> <br /> chính trị, văn hóa, nghệ thuật,. . . (Điều 9); và Điều 10 quy định về phạm vi áp dụng của Quy định.<br /> Quy định tạm thời về viết hoa trong văn bản của Chính phủ và Văn phòng Chính phủ nói<br /> trên đã quy định chi tiết về viết hoa cú pháp, viết hoa danh từ riêng (tên người; tên địa lí; tên tổ<br /> chức, cơ quan; chức danh; tên các hoạt động xã hội, ngày lễ, ngày kỷ niệm; tên các văn bản của<br /> Đảng và Nhà nước), viết hoa trang trọng (danh từ chung đứng trước tên riêng của người, địa danh<br /> đặc trưng, được tôn kính). Việc ban hành quy định về viết hoa mặc dù có tính chất tạm thời sử dụng<br /> nội bộ nhưng có vai trò rất quan trọng tạo nên sự thống nhất trong cách viết hoa không chỉ trong<br /> các văn bản của Chính phủ và Văn phòng Chính phủ mà còn trong các văn bản của văn phòng các<br /> bộ, ngành, văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh (bởi vì Văn phòng Chính phủ có chức năng hướng<br /> dẫn chuyên môn, nghiệp vụ về công tác văn phòng đối với văn phòng các cơ quan này). Tuy nhiên,<br /> theo quan điểm của chúng tôi, quy định này cần được nghiên cứu bổ sung, sửa đổi về cả hình thức<br /> và nội dung để hoàn thiện hơn. Cụ thể:<br /> - Ở Điều 1, sửa dấu phẩy ở cuối các bộ phận liệt kê các yêu cầu của việc viết hoa trong văn<br /> bản của Chính phủ và Văn phòng Chính phủ thành dấu chấm phẩy.<br /> - Ở Khoản 2 Điều 3, bổ sung quy định viết hoa danh từ riêng chỉ tên người nước ngoài được<br /> phiên âm theo âm Hán Việt.<br /> - Tiêu đề của khoản 1 Điều 6 là “Tên riêng của các cơ quan Trung ương Đảng, tổ chức xã<br /> hội” nhưng trong nội dung Khoản này không có điểm nào quy định về viết hoa tên tổ chức xã hội.<br /> - Khoản 5 Điều 6 quy định về viết hoa tên các tổ chức quốc tế viết đầy đủ và viết tắt<br /> nhưng trong ví dụ xuất hiện cả những trường hợp không phải là tên tổ chức quốc tế. Ví dụ: Tổng<br /> sản lượng quốc gia - Gross National Product (GNP), Tổng sản lượng nội địa - General Domestic<br /> Product (GDP).<br /> - Điều 9 quy định về viết hoa tên các văn kiện của Đảng và Nhà nước, các tác phẩm chính<br /> trị văn hóa, nghệ thuật. . . nhưng không có khoản nào quy định về viết hoa tên các tác phẩm chính<br /> trị văn hóa, nghệ thuật. . .<br /> - Khoản 1, Điều 9 quy định về viết hoa tên văn kiện và số thứ tự cụ thể nhưng trong ví dụ<br /> có cả những trường hợp không phải là tên văn kiện. Ví dụ: Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ 8<br /> của Đảng - Đại hội VIII của Đảng. Ngoài ra, khoản này cũng không quy định cụ thể về cách viết<br /> hoa tên văn kiện.<br /> <br /> 2.2.2. Viết hoa trong văn bản hành chính<br /> Năm 2011, Bộ Nội vụ ban hành quy định về viết hoa trong văn bản hành chính [4]. Phạm<br /> vi điều chỉnh của quy định này là văn bản hành chính của Việt Nam. Phụ lục VI. Viết hoa trong<br /> văn bản hành quy định: viết hoa vì phép đặt câu; viết hoa danh từ riêng chỉ tên người; viết hoa tên<br /> địa lí; viết hoa tên cơ quan, tổ chức và viết hoa các trường hợp khác.<br /> Từ khi Thông tư 01/2011/TT-BNV có hiệu lực, Phụ lục VI. Viết hoa trong văn bản hành<br /> chính đã góp phần tạo sự thống nhất trong viết hoa trong văn bản hành chính của các cơ quan nhà<br /> nước, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị lực lượng vũ trang<br /> nhân dân. Tuy nhiên, theo quan điểm của chúng tôi Phụ lục VI. Viết hoa trong văn bản hành chính<br /> cần được nghiên cứu bổ sung, sửa đổi để hoàn thiện hơn. Cụ thể:<br /> - Khoản 2 Mục V không quy định cụ thể cách viết hoa tên chức vụ, học vị, danh hiệu mà<br /> chỉ đưa ví dụ. Bên cạnh đó, tên khoản này không đề cập đến viết hoa học hàm nhưng có ví dụ về<br /> viết hoa học hàm.<br /> 105<br /> <br /> Vũ Ngọc Hoa<br /> <br /> - Tên khoản 6 Mục V Tên các loại văn bản nhưng trong nội dung Khoản này quy định Viết<br /> hoa chữ cái đầu của tên loại văn bản và chữ cái đầu của âm tiết thứ nhất tạo thành tên riêng của<br /> văn bản trong trường hợp nói đến một văn bản cụ thể và những ví dụ được dẫn cho thấy khoản này<br /> chỉ đề cập đến các văn bản quản lí. Như vậy, tên khoản và nội dung của nó chưa hoàn toàn thống<br /> nhất.<br /> Từ việc nghiên cứu 02 quy định về viết hoa nói trên, có thể nhận thấy:<br /> Hiện nay, chưa có quy định về viết hoa thống nhất trong văn bản quản lí nói chung và văn<br /> bản quản lí nhà nước nói riêng. Do hai quy định nói trên không có phạm vi áp dụng đối với văn<br /> bản quy phạm pháp luật (trừ văn bản quy phạm pháp luật do Chính phủ ban hành do Quy định tạm<br /> thời về viết hoa trong văn bản của Chính phủ và Văn phòng Chính phủ có phạm vi áp dụng là các<br /> văn bản của Chính phủ và Văn phòng Chính phủ).<br /> Hai quy định về viết hoa nói trên có những điểm không thống nhất. Ví dụ, về viết hoa tên<br /> âm tiết khoản, điểm trong văn bản cụ thể, theo Quy định tạm thời về viết hoa trong văn bản của<br /> Chính phủ và Văn phòng Chính phủ viết hoa, không viết hoa các âm tiết “điểm”, “khoản” (Điều<br /> 9). Trong khi Phụ lục VI. Viết hoa trong VBHC quy định: viện dẫn các điều, khoản, điểm của một<br /> văn bản cụ thể thì viết hoa chữ cái đầu của điều, khoản, điểm (Khoản 6 Mục V).<br /> Những điều này gây khó khăn cho các cá nhân, tổ chức, cơ quan trong quá trình soạn thảo<br /> văn bản quản lí nhà nước.<br /> <br /> 2.3.<br /> <br /> Thực trạng viết hoa trong văn bản hành chính hiện nay<br /> <br /> Nghiên cứu thực trạng viết hoa trong văn bản hành chính hiện nay, chúng tôi tiến hành khảo<br /> sát 164 văn bản hành chính của một số cơ quan hành chính nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập<br /> được ban hành từ năm 2013 đến năm 2015.<br /> a. Đối tượng khảo sát: Lỗi viết hoa trong văn bản hành chính đối chiếu với quy định tại<br /> Phụ lục VI. Viết hoa trong văn bản hành chính của Thông tư 01/2011/TT-BNV.<br /> b. Cơ cấu mẫu khảo sát<br /> Cơ cấu mẫu khảo sát xét theo cơ quan ban hành văn bản:<br /> Cơ quan ban hành văn bản<br /> Cơ quan hành chính nhà nước<br /> Đơn vị sự nghiệp công lập<br /> <br /> Số lượng văn bản<br /> 122<br /> 42<br /> <br /> Cơ cấu mẫu khảo sát xét theo tên loại văn bản hành chính:<br /> Tên loại văn bản hành chính<br /> Quyết định (cá biệt)<br /> Thông báo<br /> Tờ trình<br /> Công văn<br /> Giấy mời<br /> Kế hoạch<br /> Báo cáo<br /> <br /> c. Kết quả khảo sát<br /> 106<br /> <br /> Số lượng văn bản hành chính<br /> 65<br /> 29<br /> 7<br /> 47<br /> 5<br /> 5<br /> 6<br /> <br /> Viết hoa trong văn bản quản lí nhà nước hiện nay<br /> <br /> Văn bản hành chính không có lỗi về viết hoa: 15 văn bản (chiếm 9%); Văn bản hành chính<br /> có lỗi về viết hoa: 149 văn bản (chiếm 91%) với 773 lỗi.<br /> - Phân loại lỗi theo ý nghĩa của từ (cụm từ) có chứa âm tiết có lỗi về viết hoa:<br /> TT Loại lỗi về viết hoa trong<br /> <br /> 1.<br /> <br /> 2.<br /> <br /> 3.<br /> <br /> 4.<br /> <br /> 5.<br /> <br /> 6.<br /> <br /> Thí dụ<br /> <br /> Số<br /> lượng<br /> <br /> văn bản hành chính<br /> I. Viết hoa chữ cái đầu của âm tiết không phải viết hoa theo quy định<br /> Xét nội dung khiếu nại của ông Lê Văn Hạnh, Ủy<br /> Viết hoa chữ cái đầu của<br /> ban nhân dân thành phố nhân thấy vụ việc khiếu<br /> âm tiết đầu thuộc danh<br /> 65<br /> nại của Ông đã được cơ quan nhà nước có thẩm<br /> từ chung chỉ người (ông,<br /> quyền giải quyết đúng pháp luật. (Thông báo số<br /> bà, giáo viên. . . )<br /> 77/TB-UBND ngày 27 tháng 3 năm 2013)<br /> Bám sát nội dung, yêu cầu nêu trong các văn<br /> Viết hoa chữ cái đầu<br /> bản của Đảng, Nhà nước về phổ biến, giáo dục<br /> của âm tiết đầu thuộc<br /> pháp luật, Luật Phổ biến, giáo dục pháp luật và<br /> 33<br /> tên loại VBHC (trong<br /> các Chương trình, Đề án về phổ biến, giáo dục<br /> trường hợp không nói<br /> pháp luật đang được triển khai. (Kế hoạch số<br /> đến một văn bản cụ thể)<br /> 03/KH-HĐPH ngày 14 tháng 01 năm 2015)<br /> Viết hoa chữ cái đầu của<br /> Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày kí đối với<br /> âm tiết thuộc danh từ<br /> việc tính, thu lệ phí trước bạ và được áp dụng<br /> chung chỉ đơn vị hành<br /> 70<br /> trên địa bàn Thành phố Hà Nội. (Quyết định số<br /> chính (xã, huyện, tỉnh,<br /> 6765/QĐ-STC ngày 20 tháng 11 năm 2014)<br /> thành phố. . . )<br /> Viết hoa chữ cái đầu của<br /> âm tiết không phải là âm<br /> tiết đầu thuộc từ, cụm<br /> từ chỉ loại hình cơ quan,<br /> tổ chức; chức năng, lĩnh<br /> Căn cứ tình hình báo cáo hoạt động của các<br /> vực hoạt động của cơ<br /> Trung tâm học tập cộng đồng (. . . ) (Thông báo số<br /> 154<br /> quan, tổ chức; hoặc viết<br /> 46/TB-GDĐT ngày 25 tháng 9 năm 2013)<br /> hoa chữ cái đầu của<br /> âm tiết đầu loại hình<br /> cơ quan, tổ chức (không<br /> phải là tên tổ chức, cơ<br /> quan cụ thể)<br /> Căn cứ Quyết định số 1038/QĐ-UBND ngày 31<br /> tháng 7 năm 2013 của UBND tỉnh Quảng Ngãi<br /> (. . . ); Thực hiện Thông báo số 264/TB-UBND<br /> Viết hoa chữ cái đầu<br /> ngày 25 tháng 9 năm 2014 về việc thông báo kêt<br /> của âm tiết đầu sau dấu<br /> 3<br /> luận của Phó Chủ tịch thường trực UBND tỉnh Lê<br /> chấm phẩy (khi không<br /> Quang Thích tại Hội nghị đánh giá tiến độ thành<br /> xuống dòng)<br /> lập trường phổ thông dân tộc bán trú trên địa bàn<br /> tỉnh Quảng Ngãi(. . . ) (Tờ trình số 149 ngày 30<br /> tháng 12 năm 2014)<br /> Viết hoa chữ cái đầu của Căn cứ Nghị định số 45/2011/NĐ-CP Ngày<br /> âm tiết không phải viết 17/6/2011 của Chính phủ về lệ phí trước bạ;<br /> 115<br /> hoa theo quy định trong (Quyết định số 6765/QĐ-STC ngày 20 tháng 11<br /> những trường hợp khác<br /> năm 2014)<br /> II. Không viết hoa chữ cái đầu của âm tiết phải viết hoa theo quy định<br /> <br /> Tỉ lệ<br /> %<br /> <br /> 8,4<br /> <br /> 4,3<br /> <br /> 9,0<br /> <br /> 19,9<br /> <br /> 0,4<br /> <br /> 14,9<br /> <br /> 107<br /> <br />