Xây dựng và quản lý dự án hệ thống thông tin

Chia sẻ: Anh Vu Duong | Ngày: | Loại File: PPT | Số trang:66

Thêm vào BST

Báo xấu

69
lượt xem 6
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Khi một nhóm người trong tổ chức (TC) xác định tồn tại nhu cầu công việc hay kinh doanh (business needs) mà tổ chức cần phải đáp ứng, từ đó thúc đẩy ý tưởng cần một HTTT tốt hơn để có thể đáp ứng nhu cầu  11..• Yêu cầ

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Xây dựng và quản lý dự án hệ thống thông tin

Xây dựng & Quản lý Dự án HTTT 1
Xâ y d ựn g v à q u ản lý d ự á n HTTT D ẫn n h ập  Xác định dự án Phân tích khả thi Chọn lựa dự án Quản lý dự án 2
1. Dẫn nhập • Dự án là gì? Dự án là tập các hoạt động nhằm tạo ra một HTTT mang lại các giá trị công việc hoặc kinh doanh cho tổ chức. Tập các hoạt động có thời điểm bắt đầu và thời điểm kết thúc rõ ràng. • Dự án HTTT phải được bắt đầu bằng việc hiểu rõ HT sẽ cải tiến công việc hoặc kinh doanh của tổ chức ra sao. Nói khác đi, phải hình dung được HT mang lại những giá trị nào cho tổ chức. 3
• Đặc điểm của dự án. Nhiều người liên quan. Những người liên quan ở nhiều đơn vị. Hướng về mục tiêu. Các công việc có thứ tự nhất định. Có sản phẩm rõ ràng khi kết thúc. Nhiều ưu tiên khác nhau. Việc truyền thông xuyên qua tổ chức. 4
• Đặc điểm của dự án (tiếp theo). Nhiều hoạt động và hoạt động phức tạp. Mang tính duy nhất. Có ngày bắt đầu và ngày kết thúc. Có rủi ro và những điều không chắc chắn. Nguồn lực và tài chính có giới hạn. Những người liên quan có thể xác định. 5
Xâ y d ựn g v à q u ản lý d ự á n HTTT Dẫn nhập Xá c đ ịn h d ự á n  Phân tích khả thi Chọn lựa dự án Quản lý dự án 6
2. Xác định dự án • Khi một nhóm người trong tổ chức (TC) xác định tồn tại nhu cầu công việc hay kinh doanh (business needs) mà tổ chức cần phải đáp ứng, từ đó thúc đẩy ý tưởng cần một HTTT tốt hơn để có thể đáp ứng nhu cầu  DA bắt đầu hình thành. • Bối cảnh hình thành DA thường như sau: Vấn đề, khó khăn  nhu cầu  giải pháp … hình thành DA 7
• Giám đốc dự án hay người chịu trách nhiệm dự án (project sponsor) là người nhận thức được nhu cầu công việc hoặc kinh doanh mà HT mới cần phải đáp ứng. • Giám đốc dự án sẽ làm việc trong suốt các giai đoạn của vòng đời phát triển HT nhằm bảo đảm dự án đi đúng hướng dưới quan niệm công việc hoặc kinh doanh. • Vai trò giám đốc dự án như là điểm liên hệ chính (primary point of contact) trong quá trình xây dựng HT. 8
• Tùy theo kích cỡ và phạm vi của DA mà Giám đốc DA có thể là một người hoặc một nhóm người (nhà quản lý + chuyên viên IT). • Khi hình thành DA cần xác định mục tiêu DA. Ta có mối liên hệ: Nhu cầu công việc / kinh doanh  Yêu cầu công việc HT  Mục tiêu DA. • Yêu cầu công việc HT ở thời điểm này được hiểu là yêu cầu công việc / kinh doanh mức cao (highlevel business requirements), cần phải được thông qua bởi tổ chức. Mức cao ám chỉ sự trừu tượng, tổng quát. Yêu cầu là những gì HT phải thực hiện hoặc những chức năng mà HT phải có. 9
• Giám đốc DA cần phải hiểu rõ mục tiêu DA và nhận thức được các giá trị công việc / kinh doanh (business values) sẽ đạt được từ HT. • Giá trị bao gồm các giá trị cụ thể (tangible values) và giá trị mơ hồ (intangible values). Các giá trị cụ thể có thể đo được và lượng hóa dễ dàng (giảm 2% chi phí vận hành HT). Các giá trị mơ hồ hình thành từ trực giác, sự tin tưởng có cơ sở về những lợi ích khó đo được mà HT sẽ đem lại cho tổ chức (cải tiến phục vụ khác hàng, tăng sức cạnh tranh). 10
• Tóm lại, trong quá trình xác định DA thì Giám đốc DA cần làm rõ: Nhu cầu công việc, kinh doanh của TC. Yêu cầu công việc, kinh doanh của HT. Những giá trị công việc, kinh doanh mà HT sẽ mang lại cho TC. • Trong nhiều tổ chức, khâu xác định dự án thường được bắt đầu bởi một kỹ thuật gọi là xác định yêu cầu hệ thống (System Request). (System’s Business Requirements  System Request) 11
• Yêu cầu HT (System Request) là một tài liệu mô tả lý do tại sao phải xây dựng HT và những giá trị mà tổ chức mong muốn HT sẽ mang lại. Bản yêu cầu HT được hoàn thành bởi Giám đốc dự án. • Bản yêu cầu hệ thống thường có năm phần: 1. Project Sponsor 2. Business Need 3. Business Requirements 4. Business Value 5. Special Issues or Constraints 12
• Bản yêu cầu hệ thống đầy đủ cần được đệ trình lên để tổ chức xem xét (Hội đồng Quản trị, Ban Giám đốc, …) và thông qua. • Sau khi thông qua yêu cầu HT, PTV cần tiến hành phân tích khả thi nhằm đạt được những hiểu biết đầy đủ hơn về những cơ hội cũng như hạn chế liên quan đến khả năng thực hiện DA. • Phân tích khả thi là bước rất quan trọng vì nó giúp ta xem xét các yếu tố giúp thực hiện dự án thành công cũng như các rủi ro có thể ảnh hưởng đến sự thất bại của dự án. 13
Xâ y d ựn g v à q u ản lý d ự á n HTTT Dẫn nhập Xác định dự án P h â n t íc h kh ả t h i  Chọn lựa dự án Quản lý dự án 14
3. Phân tích khả thi • Phân tích khả thi (feasibility analysis) sẽ thu thập thông tin nhằm hướng dẫn tổ chức quyết định xem có nên tiếp tục thực hiện dự án hay không, hay cần điều chỉnh mục tiêu, phạm vi dự án một cách phù hợp hơn. • Phân tích khả thi cũng xác định những rủi ro chủ yếu (important risks) có thể có đối với dự án. Những rủi ro này phải được chú ý đến nếu như dự án được thông qua bởi tổ chức. 15
• Phân tích khả thi bao gồm các phân tích: Khả thi kỹ thuật (technical feasibility). Khả thi tài chính (economic feasibility). Khả thi tổ chức (organizational feasibility). Phân tích khả thi kỹ thuật • Nhằm trả lời câu hỏi “liệu chúng ta có đủ khả năng kỹ thuật để xây dựng HT hay không?” NSD và PTV có quen thuộc, kinh nghiệm đối với lĩnh vực công việc, kinh doanh của TC? Đội ngũ thực hiện DA có quen thuộc với kỹ thuật xây dựng HT? 16
• Phân tích khả thi kỹ thuật còn liên quan đến: Kích thước, độ phức tạp của DA (bao nhiêu người tham gia, thời gian thực hiện)? HT mới tương thích với HT hiện thời ra sao (trao đổi, chia sẻ dữ liệu)? Phân tích khả thi tài chính • Nhằm trả lời câu hỏi “liệu chúng ta có nên xây dựng HT hay không?” Xác định chi phí và lợi ích. Gán giá trị cho chi phí và lợi ích. Xác định dòng chảy tiền mặt. Đánh giá khấu hao. 17
• Xác định chi phí và lợi ích. Chi phí phát triển HT (lương đội ngũ thực hiện DA, tiền thuê tư vấn, chi phí phần cứng và phần mềm, tiền huấn luyện, tiền thuê mướn văn phòng và thiết bị, …). Các chi phí phát triển HT chỉ trả một lần. Chi phí vận hành HT (lương đội ngũ kỹ thuật như nhà quản trị mạng, chi phí nâng cấp phần cứng, bảo trì phần mềm, …). Các chi phí vận hành HT được trả theo thời gian khi HT bắt đầu hoạt động, không trả một lần. 18
• Xác định chi phí và lợi ích (tiếp theo). Lợi ích xác định được tức là những lợi ích có thể đo lường, đánh giá qua con số được (giảm nhân viên, tăng lương, giảm thời gian xử lý công việc, …). Lợi ích không xác định được tức là những lợi ích khó đánh giá bằng con số, dựa trên trực giác, kinh nghiệm nhiều hơn (tăng khả năng cạnh tranh, tăng năng lực đội ngũ nhân viên, cải tiến chất lượng phục vụ khách hàng, theo dõi số liệu hàng hóa chặt chẽ hơn, …). 19
Bảng phân tích chi phí lợi ích Ch i p h í Lợi íc h - - Xá c đ ịn h - - - - Mơ h ồ - - • Các chi phí và lợi ích mơ hồ thường gây khó khăn cho việc xác định chi phí và lợi ích. Tuy nhiên chúng lại rất cần thiết để trả lời câu hỏi “HT sẽ mang lại những giá trị gì cho tổ chức?” 20