Bài giảng Hành vi tổ chức: Chương 7 - Vương Thị Hồng

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PPT | Số trang:30

Thêm vào BST

Báo xấu

11
lượt xem 3
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Bài giảng Hành vi tổ chức: Chương 7 Giao tiếp trong tổ chức, cung cấp cho người đọc những kiến thức như: Khái niệm và chức năng của giao tiếp; Quá trình giao tiếp; Hướng giao tiếp; Các hình thức giao tiếp phổ biến;...Mời các bạn cùng tham khảo!

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Bài giảng Hành vi tổ chức: Chương 7 - Vương Thị Hồng

CHƯƠ NG VII GIAO TIẾP TRONG TỔ CHỨC I. GIAO TIẾP II. XUNG ĐỘT III. ĐÀM PHÁN 1
I. GIAO TIẾP 1. Khái niệ m và c h ứ c năng c ủ a g iao tiế p a. Khái niệ m Giao tiế p là s ự truy ề n đ ạ t điề u m u ố n nói c ủ a ng ườ i này s ang ng ườ i khác đ ể đ ố i tượ ng có th ể hiể u nh ữ ng thông điệ p đ ượ c truy ề n đi. Quá trình giao tiếp hoàn hảo sẽ xảy ra khi ý nghĩ hay ý tưởng của người nhận giống hệt với ý nghĩ hay ý tưởng của người gửi. Tuy nhiên, điều này rất ít xảy ra trong thực tế 2
b . Ch ứ c năng g iao tiế p  Ch ứ c năng kiể m s o át  Ch ứ c năng t ạ o đ ộ ng lự c  Ch ứ c năng b ày t ỏ c ả m xúc  Ch ứ c năng c ung c ấ p thô ng tin Có thể khẳng định rằng mọi quá trình giao tiếp xảy ra trong một nhóm hay một tổ chức đều là sự kết hợp của một hay nhiều chức năng trên. 3
2. Quá trình g iao tiế p Thông Thông Thông Thông điệp điệp điệp điệp Người Mã Kê nh Giả i Người gửi ho á mã nhận Ph ả n h ồ i 4
3. Hướ ng g iao tiế p a. Giao tiếp theo chiều dọc: Có thể được chia làm hai loại là từ trên xuống dưới hoặc từ dưới lên trên: 1. Giao tiếp mà thông tin được chuyển từ cấp bậc cao xuống cấp bậc thấp hơn thường xảy ra khi các lãnh đạo, các nhà quản lý nhóm giao các chỉ tiêu, chỉ dẫn về công việc hoặc thông báo cho cấp dưới. Thông tin từ trên xuống dưới thường tồn tại dưới hình thức văn bản. 2. Giao tiếp mà thông tin được chuyển từ cấp bậc thấp đến bậc cao hơn trong nhóm hay tổ chức thường là để phản hồi thông tin cho các cấp lãnh đạo như các báo cáo, thư góp ý, các bản khảo sát thái độ nhân viên, lời kêu ca phàn nàn, thảo luận của cấp dưới 5
b . Giao tiế p the o c hiề u ng ang Là quá trình g iao tiế p diễ n ra g iữ a c ác thành viê n c ùng c ấ p b ậ c tro ng nhó m, g iữ a c ác nhà qu ả n lý c ùng c ấ p ho ặ c g iữ a c ác nhân viê n c ó c ấ p b ậ c tươ ng đ ươ ng . -Giao tiếp theo chiều ngang thường cho phép tiết kiệm thời gian và tạo điều kiện cho việc phối hợp công việc. -Tuy nhiên, các quá trình giao tiếp theo chiều ngang có thể tạo nên các mâu thuẫn về chức năng khi các kênh chính thức theo chiều dọc bị coi nhẹ, khi các thành viên qua mặt cấp trên để thực hiện công việc hoặc khi các nhà lãnh đạo phát hiện rằng có các hành động và quyết định được thực hiện mà họ không biết. 6
4. Các hình th ứ c g iao tiế p ph ổ biế n a. Giao tiếp ngôn từ * Giao tiếp bằng lời * Giao tiếp qua chữ viết Ưu điểm: Ưu điểm : - Rõ ràng và phong phú. Tốc độ và có sự - Thông điệp có thể được lưu lại, có phản hồi nhanh. thể xem lại vào bất cứ lúc nào. Nhược điểm: - Có thể dùng để kiểm tra lại trong thời Thông tin có thể bị gian thực hiện kế hoạch. thất thoát hoặc - Có nhiều khả năng trở nên thẳng bóp méo nếu thắn, logíc và rõ ràng. thông điệp được Nhược điểm: chuyển đi qua một - Tốn thời gian. số người. - Phản hồi chậm hoặc không có 7
b. Giao tiếp phi ngôn từ  Đây là hình thức giao tiếp bằng ám hiệu, cử chỉ, ánh mắt, ngữ điệu trong câu…  Trong loại hình giao tiếp này, người ta phải phỏng đoán về ý nghĩa của các cử chỉ, động tác. Đôi khi người ta có thể hiểu sai ý nghĩa của các cử chỉ, động tác  Cử chỉ hỗ trợ và thường làm phức tạp thêm các giao tiếp ngôn từ  Điều quan trọng đối với người nhận thông tin là phải nhạy cảm với những yếu tố phi ngôn từ trong giao tiếp, nhận biết được những mâu thuẫn giữa các thông điệp. 8
5. Các m ạ ng lướ i g iao tiế p a. Mạng lưới chính thức Dây c huy ề n Bánh xe Đa kênh 9
b. Mạng lưới phi chính thức  Trong mạng lưới này, thông tin được truyền đi qua những lời đồn đại.  Tin đồn xuất hiện như một sự phản ứng trước các tình huống quan trọng khi thông tin chưa được công bố một cách chính thức và điều đó tạo nên cảm giác hồi hộp cho các cá nhân.  Tính bí mật và cạnh tranh đặc biệt phổ biến trong các tổ chức lớn xung quanh các vấn đề như đề bạt lãnh đạo mới, sắp xếp lại tổ chức, thu hồi các quyết định... Chúng tạo điều kiện cho tin đồn xuất hiện và lan truyền. Tin đồn sẽ tồn tại cho tới khi những điều muốn biết được sáng tỏ. 10
6. Các yếu tố ảnh hưởng đến quá trình giao tiếp  Lọc tin  Trình độ nhận thức và mức độ nhận thức theo cảm tính  Sự khác biệt về giới tính  Cảm xúc  Khả năng hiểu và sử dụng ngôn ngữ giao tiếp: Các dấu hiệu phi ngôn từ 11
7. Các biện pháp nâng cao hiệu quả quá trình giao tiếp  Sử dụng thông tin phản hồi  Đơn giản hoá ngôn ngữ  Chú ý lắng nghe  Tránh cảm xúc gượng ép  Theo dõi và phân tích các dấu hiệu phi ngôn từ  Sử dụng tin đồn 12
II. XUNG ĐỘT 1. Khái niệ m v ề xung đ ộ t Xung đột có tồn tại hay không là một vấn đề nhận thức. Nếu không ai nhận thấy xung đột, thì nhìn chung mọi người đồng ý rằng không có xung đột nào xuất hiện Xung đột là một quá trình ở đó một bên liên tục nỗ lực vươn lên ngang bằng với bên kia bằng cách cản trở đối thủ của mình đạt được các mục tiêu hoặc lợi ích nhất định. 13
2. Các quan điểm về xung đột a. Quan điểm truyền thống  Quan điểm truyền thống cho rằng xung đột thể hiện sự bế tắc trong nhóm và có hại. Xung đột được đánh giá theo khía cạnh tiêu cực và đồng nghĩa với các khái niệm như bạo lực, phá hoại và bất hợp lý.  Vì vậy cần phải tránh xung đột bằng cách tìm nguyên nhân của xung đột và khắc phục chúng nhằm cải thiện hoạt động của nhóm tổ chức. 14
b. Quan điểm “các mối quan hệ giữa con người”  Trường phái “ các mối quan hệ giữa con người” cho rằng xung đột là kết quả tự nhiên và không thể tránh khỏi trong bất cứ một nhóm nào.  Xung đột không có hại mà đúng hơn là còn có thể trở thành một động lực tích cực trong việc quyết định và nâng cao hiệu quả hoạt động của nhóm. 15
c. Quan điểm "quan hệ tương tác“  Trường phái tư tưởng thứ ba, mới nhất và toàn diện nhất cho rằng xung đột có thể là động lực tích cực của nhóm và một số xung đột là hết sức cần thiết giúp nhóm hoạt động có hiệu quả.  Trường phái này coi xung đột là một khía cạnh của quan hệ tương tác, khuyến khích xung đột trong những nhóm thụ động, đình trệ bởi sự bình đẳng, hòa hợp.  Đóng góp quan trọng nhất của quan điểm này là nó khuyến khích người lãnh đạo các tổ chức duy trì xung đột ở mức tối thiểu, đủ để cho tổ chức hoạt động, tự phê bình và sáng tạo. 16
3. Xung đột chức năng và phi chức năng  Những xung đột giúp nhóm đạt được mục tiêu và cải thiện hoạt động là xung đột chức năng và tích cực  Những xung đột cản trở hoạt động của nhóm là xung đột phi chức năng và tiêu cực  Một xung đột chức năng của nhóm này hoàn toàn có thể mang tính phi chức năng trong một nhóm khác hoặc trong chính nhóm đó vào một thời điểm khác 17
4. Quá trình xung đột Giai đoạn 1 Giai đoạn 2 Giai đoạn 3 Giai đoạn 4 Xuất hiện các Nhận thức và Hành vi ứng Kết qủa nguyên nhân cá nhân hoá xử Các Xung đột Hoạt động của nguyên được nhận nhóm được nhân thức Xung đột tăng cường - Truyền tải bộc lộ thông tin. - Cơ cấu Xung đột Hoạt động của - Khác biệt được cảm nhóm bị giảm cá nhân nhận sút Các hành vi ứng xử khi xung đột xuất hiện: - Cạnh tranh - Hợp tác - Dung nạp - Tránh né - Thoả hiệp 18
Giai đoạn I: Xuất hiện các nguyên nhân gây xung đột - Hàng rào ngôn ngữ Truyền tải - Thiếu hoặc thừa thông tin, thông tin: - Nhiễu trong kênh thông tin - Quy mô tổ chức - Mức độ chuyên môn hóa Đặc điểm - Việc nắm giữ chức vụ, thay thế nhân viên. của nhóm - Phong cách lãnh đạo chặt chẽ - Hệ thống khen thưởng làm lợi ích của người này gây thiệt hại cho người khác. - Sự phụ thuộc lẫn nhau - Tính cách: chuyên quyền độc đoán và ích kỷ Khác biệt ….. cá nhân - Quan điểm cá nhân 19
Giai đoạn II: Nhận thức và cá nhân hoá  Những điều kiện tiền đề nêu ở trên chỉ dẫn đến xung đột khi một hoặc hơn một phía bị ảnh hưởng và nhận thức được điều đó  Các điều kiện đó được xác định nhwng chưa chắc nó đã được cá nhân hoá và trở thành xung đột  Xung đột chỉ được cảm nhận thấy khi sự lo lắng, căng thẳng và đối kháng ở các bên trở nên bị kích động 20