intTypePromotion=1
zunia.vn Tuyển sinh 2024 dành cho Gen-Z zunia.vn zunia.vn
ADSENSE
 » 
 » 

Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán 2: Chương 4 - ThS. Vũ Quốc Thông

Chia sẻ: Kiếp Này Bình Yên | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:37

Thêm vào BST
Báo xấu
102
lượt xem 10
download
 
  Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán 2 - Chương 4 trình bày các quy trình kế toán. Sau khi học xong chương này, sinh viên có thể: Trình bày các quy trình kế toán cơ bản (Quy trình bán hàng, quy trình mua hàng), đề xuất thủ tục kiểm soát ở các giai đoạn của từng quy trình.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán 2: Chương 4 - ThS. Vũ Quốc Thông

  1. 2/27/2014 Hệ Thống Thông Tin Kế Toán CHƢƠNG 04 CÁC QUY TRÌNH LIÊN QUAN ĐẾN KẾ TOÁN GV. ThS. Vũ Quốc Thông Mục tiêu và nội dung • Trình bày các quy trình liên quan đến kế toán - Quy trình bán hàng - Quy trình mua hàng • Đề xuất thủ tục kiểm soát ở các giai đoạn của từng quy trình • Các quy trình liên quan đến kế toán • Thủ tục kiểm soát ở các giai đoạn của từng quy trình 2 1
  2. 2/27/2014 Quy trình bán hàng 3 Quy trình bán hàng • Khái lƣợc quy trình bán hàng • Các hoạt động cơ bản trong quy trình • Dữ liệu đầu vào và thông tin đầu ra • Yêu cầu về kiểm soát trong quy trình 4 2
  3. 2/27/2014 Khái lƣợc về quy trình * QUY TRÌNH BÁN HÀNG 5 Mô hình hoạt động 6 3
  4. 2/27/2014 Quy trình doanh thu (bán hàng) Quy trình doanh thu (bán hàng): tập hợp các hoạt động thƣơng mại và thông tin đƣợc xử lý từ các giao dịch bao gồm: • Cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng • Thu tiền bán hàng hóa, dịch vụ từ khách hàng (M. B. Romney and P. Steinbart, Accounitng Informaton Systems 12e.) 7 HTTTKT - Quy trình bán hàng • Mục tiêu của quy trình: theo dõi việc lập hóa đơn bán hàng, hoàn tất việc giao hàng, xuất hóa đơn, ghi nhận doanh thu, quản lý công nợ khách hàng và thu tiền khách hàng. • Chức năng cụ thể: - Xuất hóa đơn, ghi nhận doanh thu và các khoản phải thu - Theo dõi danh sách khách hàng hiện hữu: khả năng thu hồi các khoản phải trả >> thiết kế mức độ mua chịu cho khách hàng; lập dự phòng nợ phải thu khó đòi - Ghi nhận việc giao hàng và kiểm soát tồn kho - Phân tích đơn đặt hàng, điều khoản bán hàng, quá trình trả nợ của khách hàng (chức năng hoạch định) 8 4
  5. 2/27/2014 Bài tập thảo luận 0 • Nhóm A – Cty cung cấp văn phòng phẩm An Bình • Nhóm B – Cty Bình An là đơn vị đặt mua thiết bị văn phòng phẩm trong tháng • Nhóm B – Tiếp cận nhóm A để đặt hàng? • Nhóm A – Xử lý yêu cầu mua hàng của nhóm B? 9 Các hoạt động cơ bản trong quy trình  1.0 Lập đơn hàng cho khách hàng  2.0 Tiến hàng giao hàng  3.0 Xuất hóa đơn bán hàng  4.0 Thu tiền từ khách hàng 10 5
  6. 2/27/2014 1.0 Lập đơn hàng cho khách hàng • Lập đơn hàng cho khách hàng thƣờng đƣợc thực hiện bởi bộ phận bán hàng (Sales) của doanh nghiệp • Các bƣớc trong giai đoạn 1.0 bao gồm:  Nhận đơn hàng (1.1)  Kiểm tra mức độ bán chịu cho khách hàng (1.2)  Kiểm tra hàng tồn kho (1.3)  Phản hồi thông tin truy vấn của khách hàng về đơn hàng (1.4) 11 1.0 Lập đơn hàng cho khách hàng Nhận Đơn hàng (1.1), tập tin điện tử hay trên giấy; bao gồm: • Thông tin chung • Số đơn hàng (Sales Order number) • Thông tin khách hàng • Điều khoản bán hàng • Thông tin chi tiết • Danh mục hàng hóa khách hàng đặt • Số lƣợng cho từng mặt hàng • Giá của từng mặt hàng • … 12 6
  7. 2/27/2014 1.0 Lập đơn hàng cho khách hàng 13 1.0 Lập đơn hàng cho khách hàng • Dữ liệu đặt hàng có thể đƣợc nhận qua các hình thức: • Tại cửa hàng, qua thƣ điện tử (email), qua điện thoại, qua trang web, hay qua nhân viên bán hàng lƣu động • Dữ liệu bán hàng khi đƣợc lƣu trữ trong hệ thống phải: • Hợp lệ (Validity) • Hoàn thành và trọn vẹn (Completeness) • Để giảm thiểu sai sót nhập liệu, hệ thống bán hàng có xu hƣớng thiết kế hỗ trợ khách hàng tự nhập đơn hàng: • Nhập qua trang web (web order) • Quét thông tin bằng công nghệ OCR • Chọn danh mục thông qua bấm nút điện thoại 14 (telephone menu) 7
  8. 2/27/2014 1.0 Lập đơn hàng cho khách hàng Kiểm tra mức độ bán chịu cho khách hàng (1.2) phải đƣợc thực hiện trƣớc khi đơn hàng tiếp tục đƣợc xử lý, bao gồm: • Kiểm duyệt tổng quát … • Kiểm duyệt cụ thể … • Sự hỗ trợ của hệ thống - công nghệ thông tin:  Tự động kiểm tra và nêu cảnh báo về mức độ bán chịu  Email hay tin nhắn tự động đến trƣởng bộ phận xét duyệt bán chịu khi có trƣờng hợp cần kiểm duyệt 15 1.0 Lập đơn hàng cho khách hàng Kiểm tra hàng tồn kho (1.3) là đảm bảo đủ hàng hóa có sẵn để có thể thông báo cho khách ngày giao hàng. Chức năng hàng tồn kho thƣờng hỗ trợ kiểm tra: • Số lƣợng hàng tồn • Số lƣợng hàng đã bị chiếm giữ bởi mục đích khác (ví dụ cho đơn hàng khác) • Số lƣợng hàng đang đặt thêm bên nhà cung cấp Kiểm tra hàng tồn 16 8
  9. 2/27/2014 1.0 Lập đơn hàng cho khách hàng • Nếu có đủ hàng để giao cho đơn hàng:  Hoàn thành đơn đặt hàng (sales order)  Cập nhật tình trạng hàng hóa có trong hệ thống  Báo cho bộ phận giao hàng / kho và bộ phận xuất HĐ  Thông báo cho khách hàng biết về thông tin giao hàng dự kiến • Nếu không có đủ hàng, thực hiện: (khởi tạo back order)  Đối với công ty sản xuất, gửi “yêu cầu sản xuất” cho bộ phận phụ trách sản xuất  Đối với công ty thƣơng mại, gửi “yêu cầu mua hàng” cho bộ phận mua hàng 17 1.0 Lập đơn hàng cho khách hàng Phản hồi thông tin truy vấn của khách hàng (1.4) diễn ra trong giai đoạn lập đơn đặt hàng cho khách hàng, có thể trƣớc hay sau khi đơn hàng đƣợc đặt • Chất lƣợng dịch vụ truy vấn thông tin cho khách hàng là quan trọng, và có thể quyết định sự thành công của việc bán hàng • Nhiều công ty sử dụng hệ thống CRM – hệ thống quản lý khách hàng -- tổ chức dữ liệu khách hàng để hỗ trợ dịch vụ truy vấn cụ thể. Ví dụ: về tình trạng một đơn đặt hàng 18 9
  10. 2/27/2014 Các hoạt động cơ bản trong quy trình  1.0 Lập đơn hàng cho khách hàng  2.0 Tiến hàng giao hàng  3.0 Xuất hóa đơn bán hàng  4.0 Thu tiền từ khách hàng 19 2.0 Tiến hành giao hàng • Tiến hành giao hàng thƣờng đƣợc thực hiện bởi bộ phận giao hàng - kho (Shipping/delivery - warehouse) của doanh nghiệp • Các bƣớc trong giai đoạn 2.0 bao gồm:  Lấy hàng và đóng gói (2.1)  Chuyển hàng đến khách hàng (2.2) 20 10
  11. 2/27/2014 2.0 Tiến hành giao hàng • Chứng từ lấy hàng (picking ticket) đƣợc in ra từ đơn đặt hàng; khởi tạo bƣớc lấy hàng và đóng gói (2.1) • Chứng từ lấy hàng (picking ticket) nhận biết: • Lấy mặt hàng nào? Số lƣợng bao nhiêu? • Số lƣợng lƣợng lấy ra đƣợc nhân viên kho ghi chú trên chứng từ lấy hàng • Hàng lấy ra đƣợc đóng gói và chuẩn bị chuyển đến khách hàng thông qua chứng từ đính kèm là phiếu giao hàng (packing slip) 21 2.0 Tiến hành giao hàng • Các kĩ thuật hỗ trợ cho việc quản lý kho theo phƣơng pháp kiểm kê thƣờng xuyên (perpetual inventory system) là kĩ thuật barcode và kĩ thuật RFID trong quản lý kho (RFID in Inventory Management) Đối với các doanh nghiệp quản lý số lƣợng hàng trong kho lớn, (ví dụ: Hệ thống siêu thị WalMart, Hoa Kì). Kĩ thuật RFID hỗ trợ: Quản lý hàng trong kho; cho phép theo dõi sự di chuyển của hàng hóa trong kho hiệu quả >> làm giảm chi phí quản lý kho cho doanh nghiệp 22 11
  12. 2/27/2014 2.0 Tiến hành giao hàng • Chứng từ trong bƣớc chuyển hàng đến khách hàng (2.2) bao gồm: • Phiếu giao hàng đính kèm (packing slip) • HĐ vận tải ~ hợp đồng vận chuyển (bill of lading):  Đơn vị vận chuyển *  Phƣơng thức vận chuyển  Điểm đi / điểm đến  Ghi chú vận chuyển  Ngƣời chi trả vận chuyển (bên mua hay bên 23 bán) Các hoạt động cơ bản trong quy trình  1.0 Lập đơn hàng cho khách hàng  2.0 Tiến hàng giao hàng  3.0 Xuất hóa đơn bán hàng  4.0 Thu tiền từ khách hàng 24 12
  13. 2/27/2014 3.0 Xuất hóa đơn bán hàng • Xuất hóa đơn bán hàng đƣợc tiến hành bởi bộ phận lập hóa đơn / kế toán • Các bƣớc trong giai đoạn 3.0 bao gồm:  Xuất hóa đơn (3.1)  Cập nhật công nợ phải thu KH (3.2) 25 3.0 Xuất hóa đơn bán hàng Xuất hóa đơn (3.1), yêu cầu chính xác và kịp lúc! • Giai đoạn xuất hóa đơn là một hoạt động “tóm tắt”, xử lý thông tin từ quá trình lập đơn đặt hàng đến tiến hành giao hàng. Do đó, việc xuất hóa đơn đòi hỏi thông tin về số lƣợng, giá bán, điều khoản mua hàng trên đơn đặt hàng và thông tin về số lƣợng thực chuyển trong phiếu giao hàng • Chứng từ đƣợc tạo ra là hóa đơn bán hàng (sales invoice)* nhằm thông báo đến khách hàng:  Số tiền phải trả (có diễn giải chi tiết)  Hình thức thanh toán và thời hạn thanh toán 26 13
  14. 2/27/2014 Môi trƣờng kinh doanh VN, - NĐ 51/2010/NĐ-CP - TT 64/2013/TT-BTC 27 3.0 Xuất hóa đơn bán hàng * Cập nhật công nợ phải thu khách hàng (3.2) • Tài khoản (TK) công nợ phải thu, đƣợc sử dụng:  Ghi Nợ TK khách hàng số tiền trên HĐ bán hàng  Ghi Có TK khách hàng số tiền khách hàng đã trả • Hai phƣơng pháp để cập nhật và kiểm soát tài khoản công nợ:  Dựa trên theo dõi chi tiết từng hóa đơn(invoice method): kiểm soát tình trạng thanh toán qua từng hóa đơn  Dựa trên theo dõi số dƣ tích lũy (balance forward method): kiểm soát tình trạng thanh toán theo thời kỳ/giai đoạn 28 14
  15. 2/27/2014 Bài tập thảo luận 1 • Từ những hiểu biết về các phƣơng pháp cập nhật và kiểm soát công nợ, Anh (/Chị) hãy trình bày ƣu và nhƣợc điểm của từng phƣơng pháp? Nêu nhận xét? Liên hệ với cách cập nhật số dƣ ban đầu đối với TK công nợ phải thu trên PMKT 29 Các hoạt động cơ bản trong quy trình  1.0 Lập đơn hàng cho khách hàng  2.0 Tiến hàng giao hàng  3.0 Xuất hóa đơn bán hàng  4.0 Thu tiền từ khách hàng 30 15
  16. 2/27/2014 4.0 Thu tiền từ khách hàng • Khách hàng có thể thanh toán trực tiếp với doanh nghiệp bằng tiền mặt • Khách hàng có thể thanh toán cho doanh nghiệp qua phƣơng thức chuyển khoản (bank transfer, EFT, credit card…) Thu tiền - giải trừ công nợ cho KH >> Báo cáo công nợ 31 Dữ liệu đầu vào và thông tin đầu ra Dữ liệu đầu vào (chứng từ) • Đơn đặt hàng (sales order), hồ sơ khách hàng, thông báo chuyển/giao hàng (picking ticket, packing slip, bill of lading), hóa đơn bán hàng (sales invoice), phiếu thu tiền (cash receipt), giấy báo có từ ngân hàng… Thông tin đầu ra (báo cáo) • Báo cáo phân tích bán hàng theo kì (sales analysis reports), báo cáo công nợ khách hàng (aging report), dự định dòng tiền thu (cash budget), thông tin doanh thu trên báo cáo kết quả kinh doanh 32 (income statement)… 16
  17. 2/27/2014 17
  18. 2/27/2014 Yêu cầu về kiểm soát trong quy trình • Trong quy trình, yêu cầu các thủ tục kiểm soát ở các giai đoạn: 35 Bài tập thảo luận 2 Các giai đoạn Nhận dạng rủi ro Thủ tục kiểm soát 1.0 Lập đơn 1. Rủi ro 01 ? đặt hàng cho 2. Rủi ro 02 ? khách hàng 2.0 Tiến hành 1. Rủi ro 01 ? giao hàng 3.0 Xuất hóa 1. Rủi ro 01 ? đơn bán hàng 2. Rủi ro 02 ? 4.0 Thu tiền 1. Rủi ro 01 ? từ khách hàng 36 18
  19. 2/27/2014 Bài tập thảo luận 3 • Thiết kế quy trình bán lẻ tại cửa hàng của Công ty TNHH Tin Học Quận 10 Tham khảo: Baitap_QuytrinhBanHang.pdf 37 Bài tập thảo luận 4 • Giới thiệu về AMIS – ứng dụng phần mềm quản trị DN hợp nhất của Cty CP Misa • Ứng dụng đƣợc tích hợp từ các phần mềm quản trị quan trọng là Kế toán, Bán hàng, Nhân sự • Ứng dụng sử dụng kỹ thuật điện toán đám mây (cloud computing) 38 19
  20. 2/27/2014 Bài tập thảo luận 4 (tt.) • SV sử dụng Internet, thao tác qua 02 đƣờng link: https://demo.amis.vn/ http://help.amis.vn/ • Yêu cầu SV vẽ lại và trình bày mô hình tƣơng tác dòng dữ liệu giữa ứng dụng bán hàng và kế toán trên hệ thống AMIS 39 Quy trình mua hàng 42 20
ADSENSE

CÓ THỂ BẠN MUỐN DOWNLOAD

THÔNG TIN
TRỢ GIÚP
HỖ TRỢ KHÁCH HÀNG
Theo dõi chúng tôi

Chịu trách nhiệm nội dung:

Nguyễn Công Hà - Giám đốc Công ty TNHH TÀI LIỆU TRỰC TUYẾN VI NA

LIÊN HỆ

Địa chỉ: P402, 54A Nơ Trang Long, Phường 14, Q.Bình Thạnh, TP.HCM

Hotline: 093 303 0098

Email: support@tailieu.vn

Giấy phép Mạng Xã Hội số: 670/GP-BTTTT cấp ngày 30/11/2015 Copyright © 2022-2032 TaiLieu.VN. All rights reserved.

 

Đồng bộ tài khoản
2=>2