Bài giảng Nguyên lý kế toán - Chương 6: Sổ kế toán - Kỹ thuật ghi sổ, sửa sổ kế toán và cá hình thức kế toán

CHƯƠNG 6: SỔ KẾ TOÁN –<br /> KỸ THUẬT GHI SỔ, SỬA SỔ<br /> KẾ TOÁN VÀ CÁC HÌNH<br /> THỨC KẾ TOÁN<br /> <br /> • Sổ đóng thành quyển là loại sổ kế toán mà các tờ sổ được<br /> đóng thành những tập nhất định. Loại sổ này có ưu điểm là<br /> giữ các tờ sổ không thất lạc, ngăn được tình trạng thêm bớt,<br /> thay đổi tờ sổ, tuy nhiên nếu khối lượng ghi chép lớn thì loại<br /> sổ này khó phân công công việc cho nhiều người. (sổ quỹ tiền<br /> mặt, sổ tiền gửi ngân hàng, sổ kho, số cái,…)<br /> - Sổ chi tiết theo dõi nội dung kinh tế:<br /> Căn cứ vào nội dung kinh tế, sổ kế toán được chia thành các<br /> loại: sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng, sổ chi tiết bán<br /> hàng, sổ mua hàng, sổ chi tiết tiền vay, sổ chi tiết tài sản cố<br /> định, sổ chi tiết thanh toán, sổ chi phí sản xuất kinh doanh,…<br /> - Sổ ghi chép theo thời gian và hệ thống:<br /> • Sổ ghi theo trình tự thời gian: là sổ dùng để ghi chép các<br /> nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian như sổ nhật<br /> ký chung, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ,… Kế toán căn cứ vào<br /> thời gian phát sinh chứng từ để phản ánh vào các sổ này,<br /> không ghi theo từng đối tượng kế toán, chỉ phản ánh số phát<br /> sinh của các nghiệp vụ<br /> <br /> 6.1 Sổ kế toán:<br /> 6.1.1 Khái niệm:<br /> Sổ kế toán là các tờ sổ theo một mẫu nhất định dùng để ghi chép<br /> các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đúng phương pháp kế toán<br /> trên cơ sở số liệu của chứng từ gốc.<br /> 6.1.2 Các loại sổ kế toán:<br /> - Sổ tổng hợp và chi tiết:<br /> • Sổ kế toán tổng hợp là sổ kế toán dùng để ghi chép các nghiệp<br /> vụ kinh tế phát sinh theo các tài khoản (sổ cái)<br /> • Sổ kế toán chi tiết là sổ kế toán dùng để ghi chép các nghiệp vụ<br /> kinh tế phát sinh theo các tài khoản cấp 3, 4 hoặc sổ chi tiết như<br /> sổ chi tiết nguyên vật liệu, sổ chi tiết thanh toán người bán, thanh<br /> toán người mua,…<br /> - Sổ tờ rời và đóng quyển:<br /> • Sổ tờ rời là những tờ sổ để riêng lẻ theo một trình tự nhất định để<br /> tiện việc ghi chép, bảo quản, sử dụng.ổ tờ rời có ưu điểm dễ<br /> phân công ghi sổ, tuy nhiên rất khó bảo quản, dễ tự thiện thay<br /> đổi, bớt tờ sổ nếu không được theo dõi chặt chẽ. (nhật ký chứng<br /> từ, các bảng kê,..)<br /> <br /> • Sổ ghi theo hệ thống: là sổ dùng để ghi chép các nghiệp vụ<br /> kinh tế theo tài khoản như sổ cái, sổ chi tiết các tài khoản,…<br /> Loại sổ này giúp hệ thống hóa thông tin theo từng đối tượng<br /> kế toán ở mức độ tổng hợp hoặc chi tiết, tạo điều kiện thuận<br /> lợi cho việc lập báo cáo tài chính.<br /> • Sổ kết hợp: là sổ kết hợp giữa ghi theo thời gian và ghi theo<br /> hệ thống (nhật ký-sổ cái). Theo đó, trên cùng trang sổ vừa<br /> theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời<br /> gian, vừa phản ánh quan hệ đối ứng các tài khoảnđược hệ<br /> thống theo từng đối tượng kế toán.<br /> Sổ kế toán tổ chức theo kết cấu ghi sổ<br /> • Sổ kết cấu kiểu hai bên: là sổ kế toán mà mỗi trang sổ chia<br /> thành hai bên để phản ánh riêng số phát sinh bên Nợ và bên<br /> Có. Sổ kiển hai bên thường được mở cho các tài khoản thanh<br /> toán.<br /> • Sổ kết cấu kiển một bên: là sổ mà phần ghi Nợ tài khoản và<br /> phần ghi Có tài khoản cùng nằm một bên trang sổ.<br /> <br /> 1<br /> <br /> • Sổ kết cấu nhiều cột: là loại sổ dùng để kết hợp ghi số liệu chi<br /> tiết bằng cách mở nhiều cột ở bên Nợ hoặc bên Có của tài<br /> khoản trong một trang sổ. loại sổ này thích hợp cho việc phân<br /> tích, tổng hợp số liệu của các đối tượng như doanh thu, chi<br /> phí.<br /> • Sổ bàn cờ: là loại sổ lập theo nguyên tắc của bảng đối chiếu<br /> số phát sinh kiểu bàn cờ. Kết cấu của sổ gồm nhiều dòng,<br /> nhiều cột, mỗi cột hay mỗi dòng là một tài khoản đối ứng. các<br /> sổ hình thức nhật ký chứng từ đều có kết cấu theo loại sổ này.<br /> <br /> • Ghi sổ: Ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên cơ sở của các<br /> chứng từ gốc. Đơn vị có thể ghi sổ bằng tay hoặc máy vi tính.<br /> Sổ kế toán phải được ghi rõ ràng, đầy đủ và ghi liên tục từ khi<br /> mở sổ đến khi khóa sổ. Số liệu trên sổ phải ghi bằng bút mực,<br /> không được tẩy xóa, không ghi xen kẽ thêm vào phía trên hay<br /> phía dưới, không ghi chồng lên nhau, không ghi cách dòng,<br /> trường hợp không ghi hết tang phải gạch chéo phần không<br /> ghi, khi ghi hết trang phải cộng số liệu tổng cộng của trang và<br /> chuyển số liệu tổng cộng sang trang tiếp theo.<br /> • Khóa sổ: Cuối kỳ kế toán phải khóa sổ, khóa sổ kế toán để<br /> tìm ra số dư cuối kỳ. Trước khi khóa sổ kế toán, đơn vị phải<br /> kiểm tra đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế vào sổ, thực hiện công<br /> việc kiểm tra, đối chiếu số liệu trên sổ và các tài khoản có<br /> liên quan,… Theo quy định, đơn vị phải khóa sổ kế toán vào<br /> cuối kỳ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính.<br /> <br /> 6.1.3 Phương pháp ghi sổ - sửa sổ:<br /> - Cách ghi sổ kế toán:<br /> • Mở sổ: Đầu kỳ kế toán phải mở sổ kế toán và ghi số dư đầu<br /> kỳ vào tài khoản. Theo quy định, sổ kế toán phải mở vào đầu<br /> kỳ kế toán năm. Khi mở sổ cần phải đăng ký với cơ quan<br /> thuế và tài chính. Sổ kế toán kho sử dụng phải ghi rõ tên đơn<br /> vị kế toán, tên sổ, ngày tháng năm lập sổ, ngày tháng năm<br /> khóa sổ, chữ ký của người lập sổ, kế toán trưởng và người đại<br /> diện theo pháp luật của đơn vị kế toán, số trang,.. đóng dấu<br /> giáp lai.<br /> • Đối với các sổ tờ rời, trước khi dùng phải được người đại<br /> diện theo quy định pháp luật của đơn vị ký nhận hoặc đóng<br /> dấu của đơn vị kế toán, đồng thời ghi vào sổ đăng ký trong đó<br /> ghi rõ: số thứ tự, ký hiệu các tài khoản, ngày xuất dùng,…<br /> Các sổ tờ rời phải sắp xếp theo thứ tự tài khoản để tránh mật<br /> mát, lẫn lộn. căn cứ để mở sổ thường là sổ kế toán cuối năm<br /> trước hoặc bảng cân đối kế toán cuối năm trước.<br /> <br /> - Sửa chữa sổ kế toán:<br /> • Về nguyên tắc, các trường hợp ghi sai trong sổ kế toán phải<br /> được sửa chữa ngay sau khi phát hiện nhưng không được làm<br /> mất số đã ghi sai. Trường hợp phát hiện sổ kế toán có sai sót<br /> trước khi báo cáo tài chính năm được nộp cho cơ quan nhà<br /> nước thì phải sửa chữa trên sổ kế toán của năm đó và lập lại<br /> báo cáo tài chính; nhưng nếu phát hiện sổ kế toán có sai sót<br /> sau khi báo cáo tài chính năm đã nộp cho cơ quan Nhà nước<br /> có thẩm quyền thì phải sửa chữa trên sổ của năm đã phát hiện<br /> sai sót và ghi vào dòng cuối của sổ kế toán năm có sai sót<br /> <br /> 2<br /> <br /> Phương pháp cải chính:<br /> • Phương pháp này dùng để đính chính những sai sót bằng cách<br /> gạch một đường thẳng xóa bỏ chỗ ghi sai nhưng vẫn đảm bảo<br /> nhìn rõ nội dung sai. Trên chỗ bị xóa bỏ ghi con số hoặc chữ<br /> đúng bằng mực thường ở phía trên và phải có chữ ký của kế<br /> toán trưởng hoặc phụ trách kế toán ngay bên cạnh chỗ sửa.<br /> Phương pháp này áp dụng cho các trường hợp:<br /> • Sai sót trong diễn giải, không liên quan đến quan hệ đối ứng<br /> của các tài khoản<br /> • Sai sót không ảnh hưởng đến số tiền tổng cộng<br /> <br /> Phương pháp ghi số âm:<br /> • Phương pháp này dùng để điều chỉnh những sai sót bằng<br /> cách: ghi lại bằng mực đỏ hoặc trong ngoặc đơn bút toán đã<br /> ghi sai để hủy bút toán đã ghi sai. Ghi lại bút toán đúng bằng<br /> mực thường để thay thế. Phương pháp này áp dụng cho các<br /> trường hợp:<br /> • Sai về quan hệ đối ứng giữa các tài khoản do định khoản sai<br /> đã ghi sổ kế toán mà không thể sửa lại bằng phương pháp cải<br /> chính<br /> • Phát hiện ra sai sót sau khi đã nộp báo cáo tài chính cho cơ<br /> quan có thẩm quyền.<br /> • Trong trường hợp này được sửa chữa sai sót vào sổ kế toán<br /> năm phát hiện ra sai sót theo phương pháp phi hồi tố, hoặc<br /> hồi tố theo chuẩn mực 29 “Thay đổi chính sách kế toán, ước<br /> tính kế toán và các sai sót”<br /> • Sai sót trong đó bút toán ở tài khoản đã ghi số tiền nhiều lần<br /> hoặc con số ghi sai lớn hơn con số ghi đúng<br /> • Khi dùng phương pháp ghi số âm để đính chính chỗ sai thì<br /> phải lập một “Chứng từ ghi sổ đính chính” do kế toán trưởng<br /> hoặc phụ trách kế toán ký xác nhận.<br /> <br /> Phương pháp ghi bổ sung:<br /> • Phương pháp này áp dụng cho trường hợp ghi đúng về quan<br /> hệ đối ứng tài khoản nhưng số tiền ghi sổ ít hơn số tiền trên<br /> chứng từ hoặc bỏ sót không cộng đủ số tiền ghi trên chứng từ.<br /> Sửa chữa theo phương pháp này phải lập “Chứng từ ghi sổ bổ<br /> sung” để ghi sổ bổ sung bằng mực thường số tiền chênh lệch<br /> còn thiếu so với chứng từ<br /> <br /> - Sửa chữa trong trường hợp ghi sổ kế toán bằng máy vi tính:<br /> • Trường hợp phát hiện ra sai sót trước khi lập báo cáo tài chính<br /> năm nộp cho cơ quan Nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa trực<br /> tiếp vào sổ kế toán của năm đó trên máy vi tính<br /> • Trường hợp phát hiện sai sót sau khi lập báo cáo tài chính năm<br /> đã nộp cho cơ quan Nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa trực<br /> tiếp vào sổ kế toán của năm đã phát hiện ra sai sót trên máy vi<br /> tính và ghi chú vào dòng cuối của sổ kế toán năm có sai sót.<br /> • Các trường hợp sửa chữa sổ kế toán bằng máy vi tính đều được<br /> thực hiện theo “phương pháp ghi số âm” hoặc “phương pháp ghi<br /> bổ sung”<br /> <br /> 3<br /> <br /> • Khi báo cáo quyết toán năm được duyệt hoặc khi công việc<br /> thanh tra, kiểm tra, kiểm toán đã kết thúc và đã có kết luận<br /> chính thức, nếu có quyết định phải sửa chữa lại số liệu trên<br /> báo cáo tài chính liên quan đến số liệu đã ghi sổ kế toán thì<br /> đơn vị phải sửa lại sổ kế toán và số dư của những tài khoản<br /> kế toán có liên quan theo phương pháp quy định. Việc sửa<br /> chữa được thực hiện trực tiếp trên sổ kế toán của năm đã phát<br /> hiện sai sót, đồng thời phải ghi chú vào trang cuối của số kế<br /> toán năm trước có sai sót (nếu phát hiện sai sót báo cáo tài<br /> chính đã nộp cho cơ quan có thẩm quyền) để tiện đối chiếu,<br /> kiểm tra.<br /> <br /> 6.2 Hình thức sổ kế toán<br /> 6.2.1 Khái niệm:<br /> • Hình thức sổ kế toán là hệ thống các sổ kế toán, số lượng sổ, kết<br /> cấu các loại sổ, mối quan hệ giữa các loại sổ dùng để ghi chép,<br /> tổng hợp, hệ thống hóa số liệu kế toán từ chứng từ gốc để từ đó<br /> có thể lập các báo cáo kế toán theo một trình tự và phương pháp<br /> nhất định<br /> <br /> 6.2.2 Hình thức sổ kế toán:<br /> Hình thức kế toán Nhật ký chung:<br /> • Đây là hình thức kế toán đơn giản, thích hợp với mọi đơn vị<br /> hạch toán, đặc biệt thuận lợi khi sử dụng máy vi tình để xử lý<br /> thông tin kế toán<br /> • Gồm các loại sổ:<br /> • Sổ nhật ký chung<br /> • Sổ nhật ký đặc biệt<br /> • Sổ cái<br /> • Các sổ, thẻ kế toán chi tiết<br /> • Ưu: Thuận tiện đối chiếu kiểm tra chi tiết theo từng chứng từ<br /> gốc, tiện cho việc sử dụng kế toán máy<br /> • Nhược: Một số nghiệp vụ bị trùng lắp do vậy cuối tháng phải<br /> loại bỏ số liệu trùng mới ghi vào sổ cái.<br /> <br /> 4<br /> <br /> Hình thức Nhật ký – sổ cái:<br /> • Đây là hình thức kế toán trực tiếp, kế toán đơn giản bởi đặc<br /> trưng về số lượng sổ, loại sổ, kết cấu sổ cũng như đặc trưng<br /> về trình tự hạch toán.<br /> • Các loại sổ:<br /> • Nhật ký sổ cái<br /> • Số lượng sổ, thẻ chi tiết cho một số đối tượng cần thiết<br /> • Số liệu trên Nhật ký – sổ cái đối chiều khớp đúng khi:<br /> • Tổng số tiền ở phần Nhật ký=Tổng số tiền vế Nợ của các tài<br /> khoản phần Sổ cái=Tổng số tiền vế Có của các tài khoản<br /> phần Sổ cáiTổng số dư vế Nợ của các tài khoản = Tổng số<br /> dư vế Có của các tài khoản<br /> • Ưu: Đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra, đối chiếu, thích hợp với<br /> các đợn vị có quy mô nhỏ, ít nghiệp vụ kinh tế, nội dung hoạt<br /> động kinh tế đơn giản, sử dụng ít tài khoản, số người làm kế<br /> toán ít.<br /> • Nhược: Không áp dụng cho đơn vị kế toán vừa và lớn, số<br /> nghiệp vụ phát sinh nhiều, hoạt động phức tạp phải sử dụng<br /> nhiều tài khoản,… Kết cấu sổ không thuận tiện cho nhiều<br /> người cùng ghi sổ một lúc nên công việc lập báo cáo bị trễ.<br /> <br /> Hình thức Chứng từ ghi sổ:<br /> • Đây là hình thức kế toán phát triển cao hơn so với các hình<br /> thức Nhật ký chung hay Nhật ký sổ cái trong lĩnh vực thiết kế<br /> hệ thống sổ đạt mục tiêu hợp lý hóa cao nhất trong hạch toán<br /> kế toán trên các mặt.<br /> • Các loại sổ:<br /> • Chứng từ ghi sổ (Sổ Nhật ký tài khoản)<br /> • Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ (Nhật ký tổng quát)<br /> • Sổ cái tài khoản (Sổ tổng hợp cho từng tài khoản)<br /> • Sổ chi tiết cho một số đối tượng<br /> • Ưu: Dễ làm, dễ kiểm tra, đối chiếu, công việc kế toán được<br /> phân đều trong tháng, dễ phân công chia nhỏ. Hình thức này<br /> thích hợp với mọi loại hình, quy mô đơn vị sản xuất kinh<br /> doanh và hành chính sự nghiệp<br /> • Nhược: Ghi chép trùng lặp, làm tăng khối lượng ghi chép<br /> chungne6n ảnh hưởng đến năng suất lao động và hiệu quả<br /> của công tác kế toán<br /> <br /> 5<br /> <br />