Chương 3 cung cấp các nội dung liên quan đến công việc quản lý hồ sơ tài liệu trong cơ quan, tổ chức. Chương này gồm có các nội dung: Quy trình văn bản đi - đến, quản lý hồ sơ tài liệu,...và một số nội dung khác. Mời các bạn cùng tham khảo.
AMBIENT/
Chủ đề:
Nội dung Text: Bài giảng Quản trị hành chính văn phòng: Chương 3 - ThS. Nguyễn Văn Báu
- Chương 3
QUẢN LÝ HỒ SƠ TÀI LIỆU
TRONG CƠ QUAN, TỔ CHỨC
- I. Quy trình văn bản Đi Đến
1. Quy trình văn bản đến
Kiểm tra văn bản. (btap)
Đăng ký văn bản đến (sodangky)
Chuyển giao văn bản đến (vb)
Lưu văn bản đến (vande, tenvb)
Lưu ý tài liệu điện tử
- 2. Quy trình văn bản đi
Kiểm tra văn bản
Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ (nếu có)
Đăng ký vao sổ văn bản
Làm thủ tục chuyển giao
Lưu văn bản
Lưu ý tài liệu điện tử
- I. Quản lý văn bản đi – đến
1. Quy trình văn bản đến
Kiểm tra hồ sơ văn bản.
Đăng ký văn bản đến
Chuyển giao văn bản đến
Lưu văn bản đến
Quy trình quản lí tài liệu điện tử
- 2. Quy trình văn bản đi
Kiểm tra văn bản
Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ (nếu có)
Đăng ký vao sổ văn bản
Làm thủ tục chuyển giao
Lưu văn bản
Quy trình quản lí tài liệu điện tử
- 3. Lập hồ sơ
HS là một tập văn bản có
liên quan về một vấn đề,
sự việc (hay một người)
hình thành trong quá trình
giải quyết vấn đề sự việc
đó hoặc được kết hợp lại
do có những điểm giống
nhau về hình thức như
cùng loại VB, cùng tác
giả, cùng Tgian.
- Các loại hồ sơ trong doanh nghiệp
Phân theo nội dung hồ sơ chia thành
Hồ sơ nguyên tắc
Hồ sơ tổ chức doanh nghiệp
Hồ sơ nhân sự
Hồ sơ đối tác, khách hàng
Hồ sơ kế toán
Hồ sơ kỹ thuật
Hồ sơ sản phẩm…
- Phân theo tính chất hồ sơ chia thành
Hồ sơ mật
Hồ sơ quan trọng
Hồ sơ thường sử dụng
Hồ sơ không quan trọng (có thể bỏ sau khi
giải quyết công việc)
- Phương pháp lập hồ sơ
Tập hợp văn bản
Sắp xếp văn bản
Viết tiêu đề hồ sơ
- II. QUẢN LÝ HỒ SƠ TÀI LIỆU
1. Vai trò của quản lí hồ sơ tài liệu
1.1. Quản lý hồ sơ là gì ?
Quản lý hồ sơ bao gồm việc sắp xếp, thiết kế và xem
xét lại các văn bản, hồ sơ trong tổ chức. Nó liên quan đến việc
phối hợp các nhiệm vụ, quản lý, bảo quản, tiêu hủy trong sự
hoạt động của một tổ chức
- 1.2.Vai trò của việc quản lý hồ sơ
• Đảm bảo cung cấp thông tin hợp thời
• Xử lý công việc nhanh gọn, có hiệu quả.
• Có thể dễ dàng tìm hồ sơ
• Thuận lợi cho việc chuyển giao thông tin hồ
sơ khi cần thiết
- 1.3.Nguyên tắc quản lý hồ sơ
• Tính thống nhất
• Tiện lợi, dễ kiểm soát, kiểm tra
• Tính an toàn thực hiện các biện pháp phòng chống
cháy, nổ
• Tính bảo mật, thông tin được quản lý chặt chẽ
• Coi hồ sơ tài liệu là tài sản chung của cơ quan
• Thực hiện theo chuyên môn đảm bảo tính khoa học
• Bảo quản hồ sơ, tài liệu kéo dài tuổi thọ phục vụ
hoạt động của cơ quan.
- 1.4. Tổ chức quản lý HSTL
Quản lý HSTL theo bộ phận
Ưu điểm
+ Tránh được sự trì hoãn không cần thiết
+ Dễ dàng thực hiện
+ Tách biệt hồ sơ với các bộ phận khác
Nhược điểm
Trùng lắp hồ sơ trong các bộ phận.
- • Nhân viên thực hiện không có hiệu quả vì họ phải thực hiện
nhiều công việc khác nhau trong văn phòng.
• Không thống nhất trong các bộ phận dẫn đến khó quản lý
chung
• Những tài liệu quan trọng khó bảo mật.
• Những văn bản được lưu trữ ở các bộ phận chỉ giữ ở mức độ
tối thiểu và tạm thời.
- Quản lý HS – TL tập trung tại VP
• Quản lý tập trung có thể giúp giảm sự trùng lắp hồ sơ và
thiết bị, tiết kiệm thời gian sắp xếp hoặc phân phối theo yêu
cầu do có nhân viên chuyên trách thực hiện.
- 2. Phương pháp phân loại hồ sơ, tài
liệu tại các phòng ban.
Theo vần, mẫu tự
Theo số hồ sơ
Kết hợp giữa chữ và số
Theo nội dung chủ để
Theo địa danh
Theo thời gian
- 2.1. Sắp xếp hồ sơ theo vần, ký tự
Döïa theo teân cuûa hoà sô, taøi lieäu saép xeáp
theo traät töï töø A ñeán Z (Ví duï Hoà sô cuûa
Coâng ty A xeáp tröôùc hoà sô cuûa Coâng ty B,
Hoà sô nhaân vieân Kim Anh xeáp tröôùc hoà sô
cuûa nhaân vieân N V Baùu…).
- Tiếp (2.1….)
• Ưu điểm
• Không cần tạo thư mục con, có thể tham chiếu trực tiếp dựa
vào tên hồ sơ. Dễ hiểu nhanh chóng.
• Nhược điểm
• Có thể có nhiều hồ sơ mang cùng tên. Ví dụ…
• Nội dung, vấn đề có nhiều hồ sơ sẽ bảo quản ở nhiều vị trí
khác nhau. Ví dụ…
- 2.2. Sắp xếp theo số hồ sơ
Các hồ sơ sau khi đã lập hoàn chỉnh và ghi số hồ sơ, căn cứ
vào số hồ sơ chúng ta sắp xếp Ví dụ: Hồ sơ 01 là pháp lý, hồ
sơ số 02 là nhân sự…
Hoặc nếu là các tài liệu thì theo số của tài liệu. Ví dụ: Hợp
đồng số 01 với Công ty ABC, Hợp đồng số 02 với BCD, Hợp
đồng số 03 với CDE…
- Tiếp (2.2….)
Ưu điểm
Mở rộng vô hạn hệ thống lưu trữ. Ví dụ một công
ty hiện thời có hồ sơ của 20 khách hàng được lưu trữ
theo số. Năm sau nếu tăng thêm 100 khách hàng thì
hồ sơ khách hàng có thể dễ dàng mở rộng.
Bảo mật thông tin.
Nhược điểm
Tốn thời gian công sức để tạo thư mục cho các hồ
sơ.
Khó tra tìm (nếu số thứ tự của hồ sơ, tài liệu không
chuẩn)
Thêm vào BST
Báo xấu
Download
Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ
