Bảo quản tài liệu điện tử: Vấn đề và giải pháp

Bảo quản tài liệu điện tử : vấn đề và giải pháp<br /> <br /> Bảo quản tài liệu điện tử  đang đặt ra những thách thức mới và <br /> cấp thiết đối với các nhà lưu trữ. Để  tài liệu được sử  dụng như  là  <br /> bằng chứng pháp lý thì nội dung, bối cảnh và cấu trúc của chúng ­ <br /> những thứ  mà trong môi trường điện tử  tồn tại độc lập với phương <br /> tiện mang tin ­ phải được bảo toàn. Do vậy, nếu chỉ  bảo quản riêng <br /> phương tiện mang tin sẽ  là không đủ. Trong môi trường tài liệu trên  <br /> nền giấy truyền thống, người ta có thể  tập trung nỗ  lực vào việc bảo  <br /> quản an toàn phương tiện mang tin vật lý (thường là giấy) vì nội dung, <br /> cấu trúc, và trong một phạm vi nhất định, bối cảnh của tài liệu gắn  <br /> liền với phương tiện mang tin vật lý đó. Bằng cách đó, việc bảo quản <br /> tài liệu như  là bằng chứng đã được bảo đảm. Ngược lại, trong môi <br /> trường điện tử, các nhà lưu trữ có thể tập trung các nguồn lực đáng kể <br /> cho  việc  bảo  quản  phương   tiện  mang  tin  vật  lý  (băng  từ,   diskette, <br /> phương tiện quang học v.v...) mà vẫn có thể  thất bại trong việc bảo  <br /> quản tài liệu theo đúng nghĩa của nó.<br /> Có thể  nói rằng, cơ  quan, tổ  chức sản sinh ra tài liệu lưu trữ   ở <br /> dạng điện tử  có thể  được bảo quản một cách hữu hiệu và tiết kiệm <br /> hơn trong bối cảnh của chính môi trường máy tính của họ. Tất nhiên, <br /> điều đó cần phải được tiến hành trên cơ  sở  các tiêu chuẩn do các nhà <br /> lưu trữ đặt ra và dưới sự  giám sát một cách hệ  thống của các cơ  quan <br /> lưu trữ  nhằm bảo đảm rằng những tiêu chuẩn đặt ra phải được tuân <br /> thủ. Việc chấp nhận một vai trò không trực tiếp bảo quản hay bảo  <br /> quản phân tán như  vậy sẽ  cho phép các cơ  quan lưu trữ  tránh được <br /> những vấn đề  phức tạp và các chi phí cho việc đầu tư  quá lớn vào <br /> những công nghệ  liên quan tới việc duy trì và bảo quản tài liệu điện <br /> tử. Ngoài ra với cách làm này còn giúp đội ngũ nhân viên của các cơ <br /> quan lưu trữ có thời gian tập trung vào việc thực hiện chức năng kiểm <br /> tra, giám sát và những trách nhiệm mới mà họ  phải đảm nhiệm trong <br /> một môi trường mới, môi trường của “một lưu trữ ảo” phân tán.<br /> Mặt khác, giải pháp loại này đòi hỏi phải có sự  nhận thức đầy đủ  về <br /> chức năng lưu trữ  trong phạm vi các bên tham gia. Việc thực hiện  <br /> thành công giải pháp đó phụ  thuộc vào thiện chí của các cơ  quan, tổ <br /> chức có dành sự ưu tiên cần thiết cho các yêu cầu về bảo quản tài liệu,  <br /> đầu tư kinh phí cho việc di trú/chuyển đổi những tài liệu điện tử sang  <br /> những dạng thức (formats) thích hợp với nền công nghệ  mới, đồng <br /> thời điều chỉnh các hệ  thống của cơ  quan, tổ  chức mình cho phù hợp <br /> với các chuẩn mực liên quan tới các nguyên tắc bảo quản cũng như <br /> vấn đề khai thác, sử dụng tài liệu mà cơ quan lưu trữ đặt ra. Như vậy, <br /> nhiệm vụ  đặt ra là, tài liệu cần  được di trú / chuyển đổi sang các  <br /> phương tiện mang tin mới trước khi phương tiện hiện tại bị huỷ hoại  <br /> hay trở nên lạc hậu. Việc kiểm tra định kỳ  các phương tiện bảo quản  <br /> nhằm phát hiện bất kỳ dấu hiệu xuống cấp, hư hại nào cũng như việc <br /> xem xét đánh giá thường xuyên sự  phát triển của công nghệ  để  nhận <br /> biết các dấu hiệu lạc hậu là rất cần thiết để quyết định khi nào thì tiến <br /> hành di trú/chuyển đổi tài liệu.<br /> Một tài liệu điện tử  được bảo quản an toàn khi nó tiếp tục tồn tại  ở <br /> dạng cho phép người ta có thể truy nhập và một khi truy nhập được thì <br /> nó sẽ  cung cấp bằng chứng xác thực và đáng tin cậy về hoạt động đã <br /> tạo ra tài liệu. Có nhiều trường hợp khi mà việc tiếp tục bảo quản tài <br /> liệu điện tử  sẽ  đòi hỏi phải có những giải pháp có thể  làm suy giảm <br /> độ tin cậy và tính xác thực của tài liệu hoặc có thể ảnh hưởng tới khả <br /> năng tiếp cận khai thác tài liệu. Lưu trữ  cần xác định rõ khi nào thì <br /> những tình huống như vậy có thể  xảy ra và khuyến nghị  các cơ  quan, <br /> tổ  chức sản sinh ra tài liệu về  những phương án lựa chọn thích hợp  <br /> cho tài liệu trong kho của mình và thực hiện những bước đi cần thiết <br /> để  bảo đảm duy trì tính xác thực và độ  tin cậy tiếp nối của tài liệu  <br /> trong lưu trữ.<br /> Cho dù lưu trữ  có trực tiếp bảo quản tại kho của mình hay không thì  <br /> lưu trữ cũng phải chịu trách nhiệm nêu rõ ảnh hưởng của các phương <br /> án  lựa  chọn  sẵn có   đối  với  việc tiếp  tục  bảo quản  và quyết  định <br /> phương án nào là phù hợp. Lưu trữ cần phải thực hiện trách nhiệm này <br /> một cách tổng thể, thông qua việc ban hành các văn bản hướng dẫn về <br /> việc bảo quản tài liệu điện tử  và cụ  thể, thông qua việc xác định các <br /> vấn đề bảo quản liên quan tới một hệ thống quản lý tài liệu cụ thể và  <br /> xác định các bước đi thích hợp. Nếu lưu trữ chịu trách nhiệm về  việc <br /> bảo quản tài liệu thì lưu trữ  phải có những hành động bảo quản thích <br /> hợp. Nếu như  một tổ  chức khác thực hiện việc bảo quản tài liệu thì <br /> lưu trữ cần phải đưa ra khuyến nghị  về  những hành động phù hợp và <br /> trợ giúp trong việc thực thi chúng. Câu hỏi về nơi bảo quản tài liệu lưu  <br /> trữ cần được xem xét trên cơ sở xác định xem cơ quan, tổ chức nào có  <br /> khả  năng bảo quản và tổ  chức khai thác sử  dụng những tài liệu xác  <br /> thực một cách tốt nhất qua thời gian. Các yếu tố cần tính đến khi xem  <br /> xét, lựa chọn phương án tốt nhất bao gồm: cơ quan, tổ chức sản sinh ra <br /> tài liệu có nhiệm vụ  giữ  gìn và bảo đảm tiếp cận khai thác sử  dụng  <br /> những tài liệu xác thực trong một thời gian dài hay không và các nguồn  <br /> lực cần thiết cho việc bảo quản và tiếp cận khai thác tài liệu lưu trữ <br /> có sẵn có hay không.<br /> Bảo quản tài liệu điện tử là quá trình bảo đảm tính nguyên vẹn của tài <br /> liệu điện tử  hướng tới việc làm sao cho tài liệu có thể  được tìm thấy <br /> và tiếp cận trong suốt thời hạn lưu giữ   đã quy định. Những tài liệu <br /> điện tử  phải được lưu giữ  như  thế  nào theo thời gian để  có thể  tìm <br /> chúng và tiếp cận được chúng trong suốt thời hạn lưu giữ? Có nghĩa là <br /> phải khắc phục được những vấn đề  về  sự  lạc hậu của kỹ  thuật, sự <br /> phụ thuộc của chương trình phần mềm, sự hao mòn vật lý của các vật <br /> mang tin. Trong những vấn đề  này, sự  phụ  thuộc của tài liệu điện tử <br /> vào các chương trình (phần mềm) cũng như  sự  lạc hậu của các định  <br /> dạng công nghệ của tài liệu điện tử là đặc biệt phức tạp.<br /> Yêu cầu để đảm bảo việc bảo quản tài liệu điện tử  có thể  được chia  <br /> thành ba loại:<br /> ­ Bảo đảm trạng thái vật lý của các tập tin, tài liệu điện tử;<br /> ­ Bảo đảm điều kiện để đọc thông tin trong tương lai;<br /> ­ Bảo đảm điều kiện để  tái tạo các tài liệu điện tử  trong dạng con <br /> người có thể đọc được.<br /> 1. Bảo đảm trạng thái vật lý của các tập tin<br /> Khía cạnh bảo đảm việc bảo quản tài liệu điện tử  ­ vấn đề  hầu như <br /> được giải quyết cho tất cả  các dạng bảo quản. Việc này liên quan  <br /> không chỉ để tạo ra các điều kiện bảo quản tối ưu cho các phương tiện <br /> lưu   trữ   thông   tin   điện   tử,   mà   cả   nơi   bảo   quản   của   tài   liệu   điện  <br /> tử. Đểcho các   tập   tin   máy   tính   không   bị   mất,   người   ta   phải  lưu  <br /> trữ chúng trong hai hoặc nhiều bản sao, được lưu trên những vật  <br /> ghi tin điện tử riêng biệt (máy tính làm việc và phương tiện sao lưu). <br /> Và nếu mất đi một trong những bản sao, người ta có thể  nhanh chóng <br /> tạo một bản sao tập tin mới.<br /> Trên thực tế  khi bạn đang làm việc, tập tin tạo ra được đặt trong  ổ <br /> cứng máy tính của bạn, lưu trên máy chủ  và sao lưu (bản sao) trên đĩa <br /> RAID (hệ thống sao lưu dự phòng cơ bản), băng từ và đĩa quang từ tính <br /> (CD ­RW, DVD­RW). Rất ít các cơ  quan, tổ  chức tách khối tài liệu <br /> điện tử  này khỏi máy chủ  của họ  và lưu giữ  riêng trên phương tiện <br /> truyền thông bên ngoài. Điều này là tự  nhiên: tốc độ  tăng trưởng của <br /> các tài nguyên lưu trữ tụt hậu phía sau với tỷ lệ giảm giá cho các ổ đĩa  <br /> cứng, cho phép các cơ quan, tổ chức tăng năng lực máy chủ của họ một <br /> cách dễ dàng.<br /> Cũng rất quan trọng là sự  lựa chọn các loại vật mang tin và tuổi thọ <br /> của chúng. Lựa chọn này phụ thuộc vào:<br /> ­ Các loại tài liệu điện tử được lưu trữ và tổng khối lượng của chúng,<br /> ­ Tuổi thọ  dự  kiến  của các tài liệu và việc đảm bảo tiếp cận với <br /> chúng,<br /> ­ Phương thức sản xuất các vật mang tin và chế  độ  bảo quản của lưu <br /> trữ,<br /> ­ Các yêu cầu để đảm bảo tính xác thực của tài liệu.<br /> Ví dụ, bảo quản khối lượng lưu trữ và tài nguyên thông tin có cấu trúc  <br /> phức tạp (cơ  sở  dữ  liệu tích hợp, địa lý và hệ  thống đa phương tiện,  <br /> dự  án và các tài liệu thiết kế, market ban đầu của các  ấn phẩm) trong  <br /> các phương tiện truyền thông điện tử  chuyên sâu tốt hơn để  không vi  <br /> phạm sự toàn vẹn của tài liệu.<br /> Thời hạn lưu giữ các tài liệu điện tử trong vòng 5 năm là hy vọng hoàn <br /> toàn đáng tin cậy của bất kỳ  phương tiện truyền thông hiện đại (bao  <br /> gồm cả  băng cassette từ  tính). Nhưng điều cần phải quan tâm khi lựa <br /> chọn vật mang tin là danh tiếng của nhà sản xuất và sản phẩm xuất xứ <br /> từ nước nào, cần tập trung vào các giá trị chất lượng của vật mang tin, <br /> cũng như  tuân thủ  các yêu cầu tối thiểu đối với điều kiện bảo quản.  <br /> Như với bất kỳ sản phẩm nào, có một quy tắc: “đồ tốt giá rẻ là không  <br /> có”. Đối với cùng một lý do đó, bảo quản lâu dài tài liệu điện tử  phải  <br /> chọn đĩa quang học làm vật mang tin, với giá bán lẻ sẽ không ít hơn 22­<br /> 25 ngàn đồng / 1 đĩa chẳng hạn.<br /> Đĩa quang compact (CD) trong lưu trữ có độ  bền khiêm tốn và khá tin <br /> cậy   cho   10­15   năm.   Không   thể   đòi   hỏi   lâu   hơn   thời   gian   đó.   Sau <br /> khoảng thời gian này, bạn chắc chắn sẽ phải copy lại hoặc di chuyển  <br /> tập tin đến một loại phương tiện truyền thông khác (nếu như  không <br /> thể đọc thông tin từ đĩa CD), hoặc chuyển đổi tài liệu điện tử sang các <br /> định dạng khác và cũng sao chép để lưu trữ trên vật mang tin hiện đại <br /> có dung lượng nhiều hơn.<br /> Đĩa quang là phương tiện ghi tin bền nhất. Một số  nhà sản xuất xác  <br /> định thời hạn sử dụng của sản phẩm của họ trong gần 20 năm. Có thể <br /> thấy trên thực tế, điều đó là hợp lý, nhưng nó cũng thể  hiện sự  mâu <br /> thuẫn. Một mặt, có bằng chứng về  việc sử  dụng thành công các bản <br /> ghi trên một đĩa CD trong 10 ­ 15 năm, mặt khác, thường xuyên có <br /> khiếu nại về lỗi đọc thông tin từ các đĩa, nhất là các tập tin ghi trên đĩa  <br /> CD­R1. Các nhà phân tích vẫn cảm thấy khó khăn để  đưa ra một lời  <br /> giải thích đầy đủ  các nguyên nhân, có thể: thất bại trong việc đọc các <br /> tập tin trên CD­R do một số  yếu tố  khác như  sai quy trình công nghệ <br /> trong sản xuất đĩa, vi phạm điều kiện bảo quản, không tương thích <br /> công nghệ giữa ghi và đọc thông tin.<br /> Đặc biệt chú ý đến sự  lựa chọn dạng vật mang tin phải được đưa ra <br /> trong các trường hợp sử  dụng các tài liệu điện tử  như  là bằng chứng  <br /> bằng văn bản hoặc bằng chứng pháp lý. Nếu tài liệu khi tạo lập không <br /> sử  dụng chữ  ký số  điện tử  (EDS), nên sao chép chúng trên CD­R   đĩa <br /> quang học ghi một lần.<br /> Tạo nhiều bản sao của tập tin sẽ không phải là điều kiện để đảm bảo  <br /> an toàn của tập tin. Để  giảm thiểu chi phí duy trì trong những trường <br /> hợp này, cần phải tạo điều kiện tối ưu để bảo quản vật mang tin.<br /> Điều kiện cụ  thể  và chế  độ  bảo quản được  xác định bởi các loại <br /> phương tiện truyền thông điện tử. Ví dụ, để  lưu trữ  lâu dài vật mang <br /> tin từ  tính đòi hỏi phải có thiết bị  đặc biệt có thể  bảo vệ  chúng khỏi  <br /> tác động của môi trường từ  trường và điện từ  trường hoặc đặt chúng <br /> cách   xa   nguồn   của   điện   –   từ   trường,   máy   sưởi,   thang   máy,   vv…. <br /> Cassette băng từ  cần phải tua băng mỗi 1,5 năm/1 lần để  loại bỏ  tĩnh <br /> điện.<br /> Yêu cầu chung cho việc bảo quản bất kỳ vật mang tin điện tử  là đặt  <br /> chúng  ở  vị  trí thẳng đứng, tránh hư  hỏng cơ  học và biến dạng, làm <br /> sạch bẩn và bụi, tránh tiếp xúc với nhiệt độ  cao và ánh nắng mặt trời  <br /> trực tiếp.<br /> Điều quan trọng là phải quan sát nhiệt độ  và độ   ẩm trong phòng kho  <br /> bảo quản vật mang tin điện tử. Khuyến nghị  chung như sau: thời hạn <br /> bảo quản cho vật mang tin điện tử giữ được chất lượng tốt hơn khi có  <br /> nhiệt độ thấp hơn và độ ẩm tương đối phù hợp.<br /> Ví dụ, việc lưu trữ băng polyester ở độ ẩm tương đối 50% và nhiệt độ <br /> + 11oC đảm bảo sự  an toàn đặc tính của băng trong 50 năm (theo ISO <br /> 18.923). Theo  ước tính sơ  bộ, cùng kỳ  hạn 50 năm đối với đĩa quang <br /> CD­R nếu được lưu giữ   ở  độ   ẩm tương đối 50% và nhiệt độ  + 10oC <br /> (Theo ISO 18.927); Disc Worm ­ 50% độ   ẩm và nhiệt độ  + 3oC (Theo <br /> ISO 18.925).<br /> Ví dụ, theo “Những nguyên tắc làm việc trong các cơ  quan lưu trữ <br /> Nga” điều kiện bảo quản lý tưởng tài liệu trên băng và đĩa với nhiệt  <br /> độ là 15 – 200C, độ ẩm tương đối là 50 – 65%<br /> Thực tế  cho thấy, trong những kho lưu trữ không có khí hậu  ổn định <br /> phải có những biện pháp tốt nhất để  làm ẩm / làm khô không khí một <br /> cách thích hợp; tránh sự  dao động (do mùa hoặc trong một ngày) về <br /> nhiệt độ  (± 5oC), về  độ   ẩm không khí (±10%). Trong trường hợp có <br /> tình trạng dao động lâu (7­10 ngày), độ ẩm lên tới 80­90% cần phải áp <br /> dụng ngay các biện pháp ổn định kho tài liệu (thông gió, làm khô kho).<br /> Trong giai đoạn sửa chữa kỹ  thuật, tài liệu được bảo quản tạm thời  <br /> (dưới 2 tháng) trong điều kiện nhiệt độ  là 20oC ± 5 độ  C, độ   ẩm là <br /> 50% ± 20%. Nhiệt độ  ­ độ   ẩm được kiểm tra và điều chỉnh phù hợp <br /> bằng cách đo nhiệt độ, độ   ẩm trong phòng và  ở  ngoài trong cùng một  <br /> thời gian, ở những kho khí hậu không ổn định: 2 lần một tuần, ở những  <br /> kho có hiện tượng bất  ổn: 1 lần mỗi ngày. Kết quả  đo và kiểm tra  <br /> được ghi chép trong sổ. Trong sổ  cũng ghi chép lại kết quả  giám định  <br /> và các biện pháp đã thực hiện khi chế độ nhiệt độ ­ độ ẩm bị trục trặc.  <br /> Danh mục các thiết bị  kiểm tra đo đạc đã sử  dụng (nhiệt kế, máy hút <br /> ẩm,...), quy trình sử  dụng và đo đạc nhiệt độ  độ   ẩm trong phòng  ở <br /> ngoài không khí được quy định và hướng dẫn bằng văn bản[1].<br /> Nhiệt độ  thấp góp phần vào việc bảo tồn thông tin điện tử, tuy nhiên, <br /> nhiệt độ  thấp là khá khó chịu cho công việc lâu dài của con người.  <br /> Cũng cần được lưu ý rằng, nếu muốn khai thác, sử  dụng tài liệu điện <br /> tử  từ  các băng đĩa trong phòng, kho bảo quản ra sử  dụng trong môi <br /> trường văn phòng bình thường, tài liệu điện tử  sẽ  phải trải qua thời <br /> gian quen với khí hậu. Nếu không, rất có khả  năng lỗi trong việc đọc <br /> thông tin và biến dạng cấu trúc của các vật mang tin. Nhưng để  đĩa <br /> quang quen với khí hậu với nhiệt độ 23oC – 25oC, nó đòi hỏi ít nhất ba <br /> giờ  (tốt nhất là 1 ngày đêm) trong phòng trung gian. Thời gian thích <br /> nghi của các băng phụ thuộc vào chiều rộng của băng, đĩa, Bề mặt của  <br /> đĩa rộng thì độ  thích nghi với nhiệt độ  lớn hơn. Nên lưu ý rằng các  <br /> băng, đĩa cần đạt trạng thái cân bằng nhiệt độ  cũng như  cân bằng độ <br /> ẩm.<br /> Vì vậy, sự  lựa chọn chế  độ  bảo quản vật mang tin điện tử  phải tính <br /> đến một số  yếu tố  và mối liên hệ  giữa cường độ  sử  dụng của vật  <br /> mang tin, chi phí của việc duy trì chế  độ  lưu trữ  với chi phí của việc <br /> sao chép thường xuyên của các tài liệu sang vật mang tin thế  hệ  kế <br /> tiếp. Như  đã đề  cập  ở  trên, việc tổ  chức lưu trữ  lâu dài các tài liệu <br /> điện tử  với khoảng thời gian chấp nhận được là 10 năm đối với các <br /> vật mang tin trên đó chúng được ghi lại. Chế độ lưu trữ tại phòng làm <br /> việc cho băng ở  nhiệt độ  23oC (Theo ISO 18.923),  ổ đĩa quang là 25oC <br /> (Theo ISO 18.927) với độ ẩm tương đối là 50%. Ví dụ, cơ quan lưu trữ <br /> nhà nước Nga thiết lập các điều kiện nhiệt độ và độ ẩm trong kho lưu  <br /> trữ với nhiệt độ  từ 17 đến 19ºC, độ  ẩm tương đối 50 ­ 55%. Đáp ứng <br /> những điều kiện này, có thể tuổi thọ của đĩa CD­R lên đến 20 năm.<br /> 2. Yêu cầu bảo đảm điều kiện để đọc thông tin trong tương lai<br /> Nếu những vấn đề  bảo quản an toàn vật lý của các tập tin đang được <br /> giải quyết khá thành công, thì các khía cạnh khác của việc lưu trữ lâu <br /> dài các tài liệu điện tử  phải chờ  đợi kết quả  nghiên cứu về  phương  <br /> pháp tạo lập và bước đột phá về công nghệ. Xuất hiện các vấn đề liên <br /> quan đến sự  thay đổi nhanh chóng và lỗi thời của phần cứng và phần  <br /> mềm máy tính trong thời đại công nghệ thông tin phát triển như như vũ <br /> bão hiện nay. Xuất hiện vấn đề  đối phó với lão hóa phần cứng và <br /> phần mềm như thế nào?<br /> Theo thời gian, thiết bị lưu giữ thông tin được đọc từ đĩa lưu trữ ngoài  <br /> cũng dần trở  nên lỗi thời. Ví dụ, trong thời gian qua, đĩa mềm 5­inch  <br /> đã biến mất sau khi không còn được trang bị máy tính và driver ổ đĩa để <br /> đọc chúng. Một số phận tương tự đang diễn ra với các đĩa mềm 3­inch <br /> vì nhiều mô hình hiện đại của máy tính cá nhân đã có sẵn mà không có <br /> ổ  đĩa cho chúng. Tương tự, thiết bị  để  đọc thông tin từ   ổ  đĩa quang,  <br /> cũng có thể thay đổi theo thời gian.<br /> Dự  kiến tuổi thọ  của công nghệ  từ  10 đến 15 năm, tiếp theo nhà sản <br /> xuất áp dụng công nghệ  tiên tiến và đưa ra thị  trường loại sản phẩm  <br /> mới với nhiều tính năng hơn. Những phát triển công nghệ  phải được <br /> xem xét khi tổ  chức bảo quản lâu dài các tài liệu điện tử. Đó là mong  <br /> muốn sau mỗi 10­15 năm có thể sao chép tài liệu sang các loại phương <br /> tiện truyền thông điện tử  mới nhất. Vậy câu hỏi là liệu có giữ  được  <br /> chất lượng của băng từ  hoặc đĩa lưu trữ  quang sau 50 năm mà không <br /> mất đi độ sắc nét? Và Lưu trữ đảm bảo chất lượng vật ghi tin điện tử <br /> trong vòng 15 ­ 20 năm?<br /> Như  chúng ta đã biết, sự  tạo lập tài liệu điện tử  phụ  thuộc chủ  yếu  <br /> vào các phần mềm:<br /> ­ Hệ điều hành,<br /> ­ Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu (DBMS)<br /> ­ Bộ vi xử lý và soạn thảo văn bản (Word, Pad),<br /> ­   Đồ   họa   (ACDSee),   và   trình   duyệt   web   (Internet   Explorer,   Opera,  <br /> Firefox),<br /> ­ Thiết kế  chuyên ngành (AutoCAD, ArchInfo) và các  ứng dụng địa <br /> chất (MapInfo),<br /> ­ Chương trình được thiết kế  đặc biệt để  làm việc với cơ  sở  dữ  liệu  <br /> cụ thể.<br /> Đối với phần lớn các văn bản hành chính, tài chính dưới dạng điện tử <br /> thì thời hạn sử  dụng phụ thuộc vào vòng đời của phần mềm ước tính <br /> khoảng 5­7 năm. Ngoài ra, nhiều hệ thống văn phòng điện tử và lưu trữ <br /> điện tử hiện đại của cơ quan, tổ chức (ví dụ, các hệ thống quản lý tài  <br /> liệu nổi tiếng như  Dokumentum hoặc DocsOpen) cung cấp các định <br /> dạng chuyển đổi cần thiết. Trước mắt, để truy cập và đọc được phần  <br /> lớn các văn bản, hình ảnh và tài liệu video (nhưng không phải là cơ sở <br /> dữ  liệu hoặc hệ  thống kỹ thuật phức tạp và đa phương tiện) việc sử <br /> dụng các chuyển đổi như thế là do cơ quan, tổ chức tự thực hiện.<br /> Một đặc thù của tài liệu điện tử là chúng chỉ có thể  tiếp cận được để <br /> đọc đối với con người  khi có chương trình phần mềm và kỹ  thuật <br /> tương thích nhất định. Vì vậy khi chương trình phần mềm và kỹ thuật <br /> bị lạc hậu (mà việc này xảy ra rất nhanh chóng), tài liệu có thể trở nên <br /> không thích hợp cho sử dụng. Với mục đích bảo đảm tính nguyên vẹn  <br /> và tính tiếp cận của tài liệu điện tử, cần phải định kỳ  “hoà nhập” <br /> chúng với những chương trình phần mềm và kỹ thuật mới hơn. Khi đó <br /> phải bảo đảm sao cho chúng vẫn còn là xác thực, nghĩa là bảo đảm tính <br /> nguyên bản của nội dung, cấu trúc và ngữ cảnh của tài liệu, bảo đảm <br /> tính nguyên vẹn của những siêu dữ  liệu kèm theo tài liệu và các biên <br /> bản   kiểm   soát   các   quá   trình   hệ   thống.   Ngoài   ra,   để   bảo   đảm   tính <br /> nguyên vẹn của thông tin đã được ghi, việc lựa chọn đúng vật mang tin <br /> ­ phương tiện lưu giữ cũng như  tạo ra trường kiểm soát được (những <br /> điều kiện tương thích) cho lưu giữ tài liệu điện tử có ý nghĩa đặc biệt.<br /> Thông thường nên lưu giữ  tài liệu điện tử  vào các đĩa quang một lần  <br /> ghi nhiều lần đọc (CD­R, DVD­R) để  bảo đảm an toàn dữ  liệu trước <br /> sự sử dụng không chuẩn xác nào đó. Song, có thể khẳng định, không có <br /> một loại phương tiện lưu giữ  điện tử  nào là phù hợp cho lưu giữ  tài  <br /> liệu lưu trữ lâu dài. Theo đánh giá chung, thời hạn sử dụng vật lý của  <br /> các phương tiện lưu giữ điện tử là 30 năm. Về kỹ thuật, chúng trở nên <br /> lạc hậu trong thời hạn từ 5 đến 10 năm. Vì vậy cần phải thường xuyên  <br /> di chuyển các file điện tử vào những phương tiện lưu giữ mới.<br /> Đồng thời cần lập các bản sao dự phòng tài liệu. Các thủ tục sao chép <br /> dự  phòng tránh cho các dữ liệu đang lưu giữ  khỏi bị mất và hỏng. Hệ <br /> thống sao chép dự phòng đòi hỏi bảo đảm phầm mềm và kỹ thuật đặc <br /> biệt  ở   đây sẽ  tốt hơn nếu sao chép dự  phòng được  thực hiện trên  <br /> những vật mang tin cầm tay. Nhưng, các đĩa mềm chỉ  có thể  sử  dụng <br /> để lưu tài liệu điện tử trong thời gian ngắn.<br /> 3. Bảo đảm điều kiện để  tái tạo các tài liệu điện tử  trong dạng <br /> con người có thể đọc được<br /> Trong  việc  tổ  chức  bảo  quản  lâu  dài  tài  liệu   điện  tử,   sự  thay   đổi  <br /> chương   trình  phần  mềm  có  thể  dẫn   đến  mất  hoàn  toàn  tài  liệu  vì <br /> không còn khả  năng để  đọc chúng. Có một số  giải pháp cho vấn đề <br /> này:<br /> (1). Di trú ­ chuyển đổi kịp thời các cơ  sở  dữ  liệu và tài liệu điện tử <br /> khác sang một phần mềm công nghệ  hiện đại, thường  ở  định dạng  <br /> được sử  dụng bởi các tổ  chức thực hiện quản lý hoạt động của các  <br /> nguồn tài  nguyên thông tin.  Đây là một cách phức  tạp và tốn kém. <br /> Nhưng một chuyển đổi đơn giản là chưa đủ. Có rất nhiều vấn đề phát <br /> sinh với các cơ  sở dữ liệu. Thông thường việc di trú để  đảm bảo truy <br /> cập đến các tài liệu lưu trữ  điện tử  đang rất cần thiết cho các hoạt <br /> động của cơ  quan, tổ  chức và đang liên tục được sử  dụng trong công <br /> việc. Trong lưu trữ nhà nước, việc di trú này được sử dụng hợp lý đối <br /> với các cơ quan, tổ chức thường xuyên sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử <br /> và có yêu cầu truy cập nhanh.<br /> (2). Việc tổ  chức lưu giữ lâu dài các cơ  sở  dữ  liệu và tài liệu điện tử <br /> khác  trước  khi  chuyển vào kho lưu  trữ,  người  ta thường  tiến hành <br /> chuyển đổi thành các dạng "mở" hoặc "lưu trữ" (bảo hiểm). Đối với <br /> văn bản là dạng *.txt, rtf, pdf; cho đồ họa là dạng *. tiff, jpg; cho cơ sở <br /> dữ liệu, bảng biểu là dạng *. txt, xls, db, dbf. Mục đích của việc chuẩn <br /> bị  như  vậy cho việc chuyển giao vào lưu trữ, trong trường hợp cần  <br /> thiết, các định dạng tài liệu bảo hiểm dễ dàng để chuyển đổi hơn sang <br /> định dạng hệ thống thông tin hiện nay.<br /> (3). Đôi khi sự  di trú/chuyển đổi của các nguồn thông tin trên các nền <br /> tảng khác theo một số lý do nào đó, nó có vẻ không thực tế hoặc có thể <br /> sai lệch đáng kể so với các tài liệu điện tử gốc. Điều này chủ  yếu đề <br /> cập đến cấu trúc phức tạp và các nguồn thông tin đa dạng như: các tài  <br /> liệu của Computer­Aided Design (CAD) và hệ  thống thông tin địa lý, <br /> các sản phẩm đa phương tiện, vv... Trong tình huống như  vậy, người <br /> ta có thể  sử  dụng giả lập môi trường phần mềm[2], tuy nhiên, có thể <br /> gặp nhiều khó khăn để  thực hiện, vì giả  lập môi trường không thể <br /> được phát triển cho tất cả  các phần mềm. Đó là lý do tại sao sự  phát  <br /> triển của các hệ  thống thông tin ban đầu không nên chỉ  tập trung vào <br /> các định dạng lưu trữ phổ biến, mà còn trên các hệ điều hành, cơ sở dữ <br /> liệu, và các phần mềm khác. Trong trường hợp này, nó có thể được dễ <br /> dàng hơn để  tìm các giả  lập thích hợp, có thể  được phát triển và tiếp  <br /> thị   bởi   các   nhà   sản   xuất   phần   mềm.   Ví   dụ,   hệ   điều   hành   MS  <br /> Windows'95, 98, NT, 2000, XP giả  lập hỗ  trợ  các hệ  điều hành MS  <br /> DOS. Do đây là một hệ  điều hành được sử  dụng rộng rãi, và hy vọng  <br /> rằng Microsoft sẽ tiếp tục hỗ trợ giả lập hệ điều hành cũ của họ.<br /> (4). Đóng gói ­ bao gồm cả  các tập tin văn bản điện tử  trong các định  <br /> dạng nền tảng, chẳng hạn như XML. Ví dụ, hiện nay, các nhà lưu trữ <br /> Mỹ  xem xét phương pháp này là tốt nhất để  chia sẻ  và lưu trữ  lâu dài <br /> tài liệu điện tử, mặc dù với nhiều nước trên thế  giới trong đó có Việt <br /> Nam, nó khó có thể  được coi như  là một loại thuốc chữa bách bệnh <br /> cho mọi vấn đề.<br /> Cần lưu ý rằng, nghiên cứu liên quan đến việc sử  dụng các mô phỏng <br /> và đóng gói khi bảo quản lâu dài các tài liệu điện tử  mang một đặc <br /> điểm riêng biệt. Thậm chí nếu được cung cấp một số kỹ thuật thì vẫn  <br /> đòi hỏi rất nhiều thời gian để thực hiện. Vì vậy, cách duy nhất để lưu  <br /> trữ lâu dài các tài liệu điện tử vẫn là chiến lược di trú/chuyển đổi.<br /> Hiện nay trên thế  giới cũng như   ở  Việt Nam, phổ  biến nhất vẫn là <br /> chiến lược di chuyển ­ sự  dịch chuyển định kỳ  những tài liệu điện <br /> tử/tư liệu số từ phần mềm và kỹ thuật này tới phần mềm và kỹ thuật  <br /> khác hoặc từ thế hệ công nghệ máy tính này tới thế hệ tiếp theo. Như <br /> vậy, các tài liệu có thể  được chuyển từ  băng từ  sang đĩa compact để <br /> bảo đảm tiếp cận chúng lâu dài. Đó là công việc phức tạp mà cũng có  <br /> thể bị mất cấu trúc và tính chức năng của tài liệu (mất mát và hư hỏng <br /> thông tin). Song nó được coi là chính thống và cùng với việc chuyển  <br /> hoá tài liệu vào định dạng chuẩn đang có nhiều triển vọng hơn cả, mặc <br /> dù đang cần có những kiểm chứng thực nghiệm. Ví dụ, để  bảo đảm <br /> tính nguyên vẹn của tài liệu điện tử, Hội đồng Lưu trữ thế giới đưa ra  <br /> chiến lược di chuyển tài liệu điện tử sang nền công nghệ mới, nghĩa là <br /> sao chép tài liệu điện tử  vào những phương tiện lưu giữ mới và trong <br /> nhiều trường hợp chuyển hoá sang định dạng phù hợp với các thế  hệ <br /> máy tính mới.<br /> Tiêu chuẩn quốc tế ISO 15489 quy định ba phương pháp bảo đảm tính <br /> nguyên vẹn của tài liệu: sao chép ­ lập bản sao giống như tài liệu trên  <br /> chính cùng một vật mang tin (giấy, vật mang mini, vật mang điện tử); <br /> chuyển hoá/đổi (convert) vào vật mang tin khác ­ chuyển tài liệu từ vật  <br /> mang tin này sang vật mang tin khác (thay đồi hình thức của tài liệu) <br /> với lưu giữ  có bảo đảm nội dung giống như  ban đầu (ví dụ, chụp vi  <br /> phim các tài liệu giấy, quét  ảnh); di chuyển ­ chuyển định kỳ  tài liệu <br /> điện tử từ phần mềm và kỹ thuật này tới phần mềm và kỹ thuật khác <br /> với mục đích bảo đảm khả năng sử dụng những tài liệu đó trong tương  <br /> lai.<br /> Như vậy, khi chuyển đổi, định dạng của tài liệu điện tử bị thay đổi. Ví  <br /> dụ, có thể chuyển đổi một tài liệu đã được lập trong định dạng Word <br /> Perfect mà vẫn giữ nguyên vẹn nó ở định dạng RTF hay MS Word. Khi  <br /> di chuyển, ta thực hiện việc chuyển tài liệu điện tử  từ  nền chương <br /> trình hay vật mang tin này sang nền hay vật mang tin khác không có sự <br /> thay đổi định dạng. Ví dụ, có thể  di chuyển tài liệu từ  đĩa mềm sang <br /> đĩa compact. Song khi di chuyển cũng có thể  cần phải chuyển hoá tài  <br /> liệu   điện   tử.   Ví   dụ,   khi   di   chuyển   tài   liệu   điện   tử   hệ   điều   hành <br /> Macintosh sang hệ điều hành Microsoft Windows cần phải chuyển hoá <br /> tài liệu điện tử sang định dạng mới (ví dụ như RTF hay Word 2010).<br /> Cũng xin lưu ý, có thể có ba dạng mất mát cơ bản mà ta phải tính đến <br /> trong lưu giữ tài liệu điện tử:<br /> (1). Mất dữ liệu. Khi bị mất dữ liệu thì ở  mức độ  nhất định nội dung <br /> của tài liệu cũng bị  mất, tài liệu điện tử  trở  nên không đầy đủ  và xác <br /> thực.<br /> (2). Mất hình dạng bên ngoài, cấu trúc của tài liệu điện tử. Ví dụ, khi  <br /> chuyển hoá tài liệu văn bản vào định dạng RFT, có thể mất đi một vài <br /> đặc điểm hình dạng bên ngoài của tài liệu.<br /> (3). Mất những mối liên hệ  giữa các dữ  liệu (ví dụ, trong các bảng <br /> biểu điện tử, các cơ sở dữ liệu) hoặc mất khả năng tiếp cận tới những  <br /> siêu dữ  liệu gắn với tài liệu cũng như  làm tài liệu trở  nên không đầy <br /> đủ.<br /> Việc chuẩn bị các tài liệu điện tử lưu giữ thường xuyên và có thời hạn  <br /> (hơn 10 năm) để  chuyển vào lưu trữ  của cơ  quan, tổ  chức bao gồm:  <br /> kiểm tra tình trạng vật lý của các vật mang tin điện tử, ghi các tài liệu <br /> điện tử vào vật mang tin điện tử, kiểm tra chất lượng bản ghi, mô tả <br /> tài liệu điện tử, gán mã số  lưu trữ  tương  ứng với bản kê tài liệu cho <br /> các đơn vị bảo quản, chuẩn bị tập hợp những tài liệu đi kèm. Lưu ý, tài <br /> liệu đi kèm phải đủ để bảo đảm tính nguyên vẹn và khả năng sử dụng <br /> của tài liệu điện tử  như  các chỉ  dẫn: tên tài liệu, ngày lập, đặc điểm  <br /> nội dung, định dạng điện tử, cấu trúc vật lý và logic, khối lượng tài  <br /> liệu. Quy định tính định kỳ  của quá trình chuyển tài liệu điện tử  vào  <br /> lưu trữ do Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan, tổ chức đảm <br /> nhiệm.<br /> Thay lời kết luận<br /> Việc phân tích bản chất của tài liệu điện tử cho phép chúng ta xác định  <br /> một số điều kiện, mà thực hiện thành công sẽ đảm bảo an toàn cho tài <br /> liệu điện tử và khả năng sử dụng chúng trong nhiều thập kỷ. Xin được <br /> đưa ra công thức cho sự thành công trong việc bảo quản tài liệu lưu trữ <br /> điện tử dưới đây:<br /> (1). Các kho lưu trữ  phải được tiếp nhận và được bảo quản "các đối <br /> tượng dữ  liệu" (tập tin), bao gồm chủ  yếu là thông tin có ý nghĩa và <br /> ngữ  cảnh (dữ liệu). Đưa vào bảo quản các nguồn tài nguyên thông tin <br /> đầy đủ  với các chương trình thực thi (áp dụng các hệ  thống thông tin)  <br /> thỏa mãn các vấn đề pháp lý và công nghệ sử dụng. Tiếp nhận chương <br /> trình máy tính cần thiết trong trường hợp thiếu đi chương trình này <br /> không thể tiếp nhận để bảo quản và tiếp cận tài liệu điện tử.<br /> (2). Trong khoảng thời gian từ  5 đến 10 năm, bảo quản các tài liệu  <br /> được đảm bảo bởi việc tạo ra các bản sao dự  trữ và các tài liệu điện  <br /> tử trong các vật mang tin riêng.<br /> (3). Trong thời hạn trên 10 năm, cần thực hiện việc chuyển đổi các tài <br /> liệu điện tử sang định dạng phần mềm độc lập (định dạng bảo hiểm),  <br /> để  trong tương lai sau này, tài liệu điện tử  có thể  được công nhận là <br /> bản chính.<br /> (4). Tài liệu điện tử trong định dạng bảo hiểm có thể rất khó sử  dụng  <br /> và làm chậm đáng kể  thời gian người dùng truy cập vào dữ  liệu lưu  <br /> trữ. Tốc độ truy cập vào các tài liệu lưu trữ điện tử  có thể  được đảm  <br /> bảo, nếu được tiếp nhận, lưu giữ  hoặc được di trú / chuyển đổi một <br /> cách kịp thời sang định dạng hiện tại của các tổ  chức hệ  thống thông <br /> tin lưu trữ. Thủ  tục di chuyển sang các định dạng sử  dụng cũng cần <br /> được tập trung vào việc các tài liệu được công nhận là bản gốc. Đây là <br /> biện pháp cần thiết khi mà rất khó để  xác định trước các định dạng  <br /> (bảo hiểm, sử  dụng, hoặc nơi tiếp nhận các tài liệu điện tử  vào bảo  <br /> quản) có thể tạo cơ sở cho việc tạo ra các bản sao bảo hiểm của các  <br /> thế hệ tài liệu tiếp theo.<br /> (5). Khi việc đảm bảo bảo quản tài liệu điện tử, cần dành nhiều sự <br /> chú ý cho an ninh thông tin để đảm bảo tính xác thực của tài liệu, bảo <br /> vệ khỏi các phần mềm độc hại (virus) và những truy cập trái phép.<br /> Tài liệu tham khảo<br /> 1. Hội đồng lưu trữ quốc tế  ­ Cẩm nang quản lý tài liệu điện tử  nhìn <br /> từ góc độ lưu trữ. (ICA Studies/études CIA 8) 2002<br /> 2. Larin M.V, Rưxkov O.I. – Tài liệu điện tử trong quản lý, VNIIDAD,  <br /> M., 2005<br /> 3. Luật Lưu trữ ngày 11/11/2011<br /> 4. Luật giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 ngày 29 tháng 11 năm 2005<br /> 5. Kôzlôv V. P.  Những nguyên tắc công tác cơ  bản của các viện lưu <br /> trữ nhà nước liên bang nga, Maxcơva – 2002<br /> 6. Kinh nghiệm của NARA trong hướng dẫn quản lý tài liệu điện tử <br /> (Xem: Luật lưu trữ Liên bang Mỹ)<br /> 7. Nghị định số 01/2013/NĐ­CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của CP quy <br /> định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ<br /> 8. Quyết định số  376/2003/QĐ­NHNN ngày 22 tháng 4 năm 2003 của <br /> Thống đốc NHNN ban hành quy định về  bảo quản, lưu trữ  chứng từ <br /> điện tử  đã sử  dụng để  hạch toán và thanh toán vốn của các Tổ  chức <br /> cung ứng dịch vụ thanh toán.<br /> 9.   The   Electronic   Transactions   Act   and   disposal   of   Commonwealth <br /> records 2003 ­ Luật Giao dịch điện tử  và xử  lý hồ  sơ  Liên bang năm  <br /> 2003<br /> 10. Tiêu chuẩn quốc tế ISO 15489. Thông tin và tư  liệu – Quản lý hồ <br /> sơ<br /> 11. Tiêu chuẩn Nga TC GOST 15791­90. Các hệ thống xử lý thông tin. <br /> Những thuật ngữ và định nghĩa;<br />  <br /> ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­<br /> Chú thích<br /> 1] Kôzlôv V. P.  Những nguyên tắc công tác cơ  bản của các viện lưu  <br /> trữ nhà nước Liên bang Nga, Maxcơva – 2002<br /> [2] Giả lập ­ đó là mô phỏng chức năng của thiết bị này bằng phương  <br /> tiện của thiết bị khác hay của những thiết bị máy tính mà nhờ nó thiết <br /> bị  mô phỏng tiếp nhận chính những dữ  liệu, thực hiện chính chương  <br /> trình và đạt được kết quả  y như  thiết bị  được mô phỏng (TC GOST  <br /> 15791­90.   Các   hệ   thống   xử   lý   thông   tin.   Những   thuật   ngữ   và   định  <br /> nghĩa). Hay nói cách khác, là sử dụng phần mềm chuyên dụng để chạy <br /> các hệ  điều hành lạc hậu “theo sự  mô phỏng” với các hệ  điều hành <br /> hiện tại.<br /> [3] Hiện   nay,   chữ   ký   điện   tử   có   thể   bao   hàm   các   cam   kết   gửi <br /> bằng email, nhập các số định dạng cá nhân (PIN) vào các máy ATM, ký <br /> bằng bút điện tử với thiết bị màn hình cảm ứng tại các quầy tính tiền, <br /> chấp   nhận   các   điều   khoản   người   dùng   (EULA)   khi   cài   đặt phần <br /> mềm máy tính, ký các hợp đồng điện tử online...<br /> [4] Luật giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 ngày 29 tháng 11 năm 2005<br /> TS. Nguyễn Lệ Nhung<br />