Đề tài " Hệ chương trình Quản Lý nhân sự trường Đại học An Ninh Nhân Dân "

Chia sẻ: Nguyễn Văn Toàn | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:57

Thêm vào BST

Báo xấu

67
lượt xem 12
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Xã hội ngày càng phát triển, thông tin ngày càng trở nên phong phú, đa dạng và phức tạp. Sự bùng nổ thông tin đã thực sự trở nên một vấn đề cấp thiết cần giải quyết. Công nghệ thông tin (CNTT) ra đời và phát triển nhằm sử lý những vấn đề trọng đại đó.Ngày nay thật khó hình dung một ngành nghề hay một lĩnh vực nào mà CNTT không chen chân vào. Một trong lĩnh vực mà tin học tin học thâm nhập vào sâu và thu được những thàng tựu to lớn đó là lĩnh...

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Đề tài " Hệ chương trình Quản Lý nhân sự trường Đại học An Ninh Nhân Dân "

L Ờ I MỞ Đ Ầ U Xã h ộ i ngày càng phát tri ển, thông tin ngày càng tr ở nên phong phú, đa d ạ ng và ph ức t ạp. S ự bùng n ổ thông tin đã th ực s ự tr ở nên m ộ t v ấ n đ ề c ấ p thi ết c ần gi ải quy ết. Công ngh ệ thông tin (CNTT) ra đ ờ i và phát tri ển nh ằm s ử lý nh ững v ấn đ ề tr ọng đ ại đó. Ngày nay th ật khó hình dung m ột ngành ngh ề hay m ột lĩnh v ực nào mà CNTT không chen chân vào. M ột trong lĩnh v ực mà tin h ọc tin h ọ c thâm nh ậ p vào sâu và thu đ ượ c nh ững thàng t ựu to l ớn đó là lĩnh v ự c qu ả n lý. Các ph ần m ềm n ối ti ếp ra đ ời nh ằm qu ản lý các v ấn đ ề nh ư k ế ho ạ ch, nhân s ự, k ế toán, tài v ụ, qu ản lý hàng hoá đ ến vi ệc bán hàng....Tin h ọc trong lĩnh v ực này đã góp ph ần đáng k ể làm gi ảm nh ẹ công s ứ c ti ền b ạc, giúp cho các nhà lãnh đ ạo đ ưa ra nh ững quy ết đ ị nh đúng đ ắ n ở t ầm vĩ mô cũng nh ư vi mô. N ướ c ta trong nh ững năm g ần đây, lĩnh v ực qu ản lý này đã đ ượ c nhi ề u công ty ph ần m ềm quan tâm gi ải quy ết nh ư ph ần m ềm k ế toán ACCNET c ủ a công ty L ạc Vi ệt, ph ầm m ềm qu ản lý khách s ạn, kho c ủ a công ty FPT....Đ ối v ới các công ty,các tr ườ ng đ ại h ọc, các ph ần m ề m vi ế t riêng cho mình đ ể qu ản lý phù h ợp v ới đ ặc tr ưng riêng cũng là m ộ t nhu c ầu không th ể thi ếu đ ượ c. Tr ườ ng Đ ại h ọc An Ninh Nhân Dân cũng có nhu c ầu c ấp thi ết xây d ựng m ột ph ần m ềm nh ằm qu ản lý nhân s ự trong tr ườ ng. Đ ể đáp ứng nhu c ầu nên em xây d ựng ch ươ ng trình “qu ản lý nhân s ự” c ủa tr ườ ng nh ằm t ự đ ộng hoá các công vi ệc trên giúp cho vi ệc qu ản lý nhanh chóng và thu ận ti ện. H ệ ch ươ ng trình Qu ản Lý nhân s ự tr ườ ng Đ ại h ọc An Ninh Nhân Dân em đã đ ề c ập và gi ải quy ết nh ững v ấn đ ề sau: + Qu ả n lý các thông tin v ề h ồ s ơ (Tên cán b ộ, trú quán...). + Qu ả n lý các thông tin v ề khen th ưở ng (Tên, mã cán b ộ...). + Qu ả n lý các thông tin v ề k ỷ lu ật (Tên, mã cán b ộ ...). + Đ ư a ra các thông tin c ần tra c ứu nh ư tra c ứu mã cán b ộ, h ọ tên cán b ộ ... + Đưa ra các báo cáo v ề trình đ ộ văn hoá,quá trình l ương... + Đ ư a ra các cán b ộ có trình đ ộ ngo ại ng ữ khác nhau. 1
Trong b ả n lu ậ n văn này, em xin gi ới thi ệu m ột ch ươ ng trình đ ượ c xây d ự ng b ằng ph ần m ềm Microsoft Access. Microsoft Access đ ượ c ch ọ n vì có th ể t ạo ra nh ững giao di ện đ ẹp trên môi tr ườ ng Windows, thân thi ện v ới ng ườ i s ử d ụng đ ồng th ời d ễ dàng t ạo các hàm, các th ủ t ục tho ả mãn đ ượ c nh ững yêu c ầu m ềm d ẻo linh ho ạt. M ặ c dù r ấ t c ố g ắ ng, nh ưng do h ạn ch ế v ề m ặt th ời gian, v ừa khai thác ph ần m ềm Microsoft Access, l ại v ừa xây d ựng ứng d ụng c ủ a mình. Ph ần m ềm Micorosoft Access là ph ần m ềm khá m ới m ẻ mà em không đ ượ c h ọc ở tr ườ ng cũng nh ư nh ững ki ến th ức còn non y ếu v ề chuyên ngành qu ản lý nhân s ự nên b ản lu ận văn này ch ắc ch ắn còn nhi ề u thi ếu sót. R ất mong đ ượ c s ự góp ý c ủa Th ầy Cô, các b ạn đ ể đi ề u ch ỉ nh và hoàn thi ện ch ươ ng trình. 2
CHƯƠ NG I: TỔNG QUAN C ỦA Đ Ề TÀI I. M ỘT S Ố KHÁI NI Ệ M V Ề QU ẢN LÝ Quản lý là một khái ni ệm chung dùng đ ể ch ỉ vi ệc đi ều hành ho ạt động trong các t ổ ch ức c ơ quan nhà máy, xí nghi ệp... nó đóng vai trò quan trọng là nhân t ố quy ết đ ịnh s ự t ồn t ại và phát tri ển c ủa c ơ quan, xí nghiệp. V ớ i trào l ư u chung c ủa th ế gi ới hi ện nay, phát tri ển không ng ừ ng c ủ a n ền kinh t ế th ị tr ườ ng làm cho lu ồng kh ối l ượ ng thông tin tr ở nên quá l ớn đi ều đó càng làm cho công tác qu ản lý tr ở nên khó khăn và ph ứ c t ạp v ề m ọi ph ươ ng di ện. Theo truy ền th ống vi ệc gi ải quy ết các nhi ệm v ụ qu ản lý th ườ ng d ự a trên kinh nghi ệm và tr ực giác c ủa ng ườ i lãnh đ ạo và qu ản lý. Nh ư ng ngày nay đ ứng tr ướ c nhi ệm v ụ đ ầy khó khăn và ph ức t ạp c ủa công tác qu ản lý v ới ph ươ ng pháp c ổ truy ền không th ể gi ải quy ết k ịp nh ữ ng công vi ệc hàng ngày theo ý mu ốn vì chi ếm quá nhi ều th ời gian. Đó chính là m ột trong nh ững nguyên nhân gây nên s ự kìm hãm pháp tri ể n tài năng sáng t ạo c ủa các nhà qu ản lý. Trói bu ộc h ọ vào các công vi ệ c nhàm chán. Trong th ực t ế hi ện nay đ ể hoàn thành đ ượ c nhi ệm v ụ chính tr ị kinh doanh... đòi h ỏi ph ải đáp ứng k ịp th ời thông tin ph ải đ ầy đ ủ và chính xác. Đi ều đó cho th ấy có ph ươ ng ti ện máy tính tr ợ giúp các nhà qu ả n lý là h ết s ức c ần thi ết. II. M Ụ C ĐÍCH C Ủ A Đ Ề TÀI: Vi ệ c xây d ự ng ch ươ ng trình "Qu ản lý nhân s ự" c ủa tr ường Đ ại h ọ c An Ninh Nhân Dân nh ằm các m ục đích nh ư sau: - Qu ả n lý h ồ s ơ cán b ộ. - Cung c ấ p h ệ th ống thông tin ph ản ánh có h ệ th ống, khái quát và chi ti ết v ấn đ ề có liên quan đ ến đ ội ngũ nhân s ự trong các phòng ban c ủ a tr ườ ng. Trên c ơ s ở thông tin c ủa t ừng nhân s ự trong t ừng phòng ban, cán b ộ qu ả n lý th ự c hi ện các công vi ệc sau: 3
+ Xây d ự ng h ệ th ống ch ươ ng trình l ưu tr ữ, tra c ứu nhanh các thông tin v ới đ ộ chính xác, tin c ậy cao trong th ời gian nhanh nh ất. + Cung c ấ p nhanh chóng, đ ầy đ ủ chính xác thông tin theo yêu c ầ u c ủ a cán b ộ qu ả n lý, các c ấp lãnh đ ạo có liên quan. + Xem trên màn hình các bi ểu m ẫu báo cáo t ổng quát hay chi ti ết theo t ừ ng ch ứ c v ụ. + Các đ ơ n v ị g ử i báo cáo lên không ph ải thông qua nhi ều công văn gi ấy t ờ mà ch ỉ c ần m ột đĩa m ềm do h ệ th ống l ưu tr ữ c ủa các s ố li ệ u sau đó g ửi lên trên, h ệ th ống s ẽ t ự đ ộng x ử lý và in ra báo cáo. Do đó m ụ c đích c ủa đ ề tài này là xây d ựng c ơ s ở d ữ li ệu th ống nh ấ t cho vi ệc qu ản lý và l ưu tr ữ nh ững thông tin v ề cán b ộ c ủa tr ườ ng Đ ạ i h ọc An Ninh Nhân Dân giúp cho vi ệc tra c ứu thông tin m ộ t cách nhanh chóng chính xác. Ch ươ ng trình cho phép l ưu tr ữ, th ố ng kê, tra c ứu, in các báo cáo theo yêu c ầu c ủa cán b ộ qu ản lý. III. C Ơ S Ở CỦ A Đ Ề TÀI D ự a trên c ơ s ở ch ủ y ếu sau: - Nh ữ ng yêu c ầu c ụ th ể v ề công vi ệc c ủa ng ườ i qu ản lý c ủa t ừ ng phòng ban c ủa tr ườ ng. - Nh ữ ng góp ý đ ề ngh ị thêm c ủa b ản thân đ ể làm cho vi ệc qu ản lý nhân s ự đ ượ c g ần gũi v ới tin h ọc. IV. BI Ệ N PHÁP TH ỰC HI ỆN Xây d ự ng m ộ t h ệ th ống thông tin qu ản lý hoàn ch ỉnh là m ột vi ệ c làm h ết s ức khó khăn chi ếm nhi ều th ời gian và công s ức cũng nh ư v ề tài chính. Thông th ườ ng vi ệc áp d ụng tin h ọc hoá trong vi ệc qu ả n lý ph ả i d ẫn t ới đòi h ỏi th ực hi ện hàng lo ạt các bi ện pháp to l ớn v ề t ổ ch ứ c cũng nh ư thay đ ổi hình th ức tài li ệu, b ảng bi ểu, thay đ ổi c ơ c ấ u các c ở quan ch ức năng, cách th ức ki ểm tra... không ch ỉ riêng b ộ ph ậ n nào mà ở t ất c ả các b ộ ph ận có liên quan. Ch ươ ng trình đ ượ c thi ết k ế trên môi tr ườ ng Access, m ột h ệ qu ả n tr ị c ơ s ở d ữ li ệu m ới hi ện nay. V ới nh ững m ặt m ạnh c ủa nó so v ớ i ph ầ n m ềm khác thì nó có nhi ều ưu đi ểm v ượ t tr ội: Đa d ạng, 4
phong phú đ ặc bi ệt r ất ít t ốn kém, phù h ợp v ới đi ều ki ện kinh t ế đ ối v ớ i các c ơ quan hành chính có kinh t ế eo h ẹp, phù h ợp v ới nghi ệp v ụ công tác h ồ s ơ . CHƯƠ NG II. CÁC KI ẾN THỨC C Ơ B ẢN I. H Ệ TH Ố NG THÔNG TIN QU ẢN LÝ 1. Khái ni ệm v ề h ệ th ống thông tin - H ệ th ố ng là m ột t ập h ợp có t ổ ch ức c ủa nhi ều ph ần t ử. Ví d ụ : H ệ m ặ t tr ời , h ệ tri ết h ọc ... - Ph ần t ử là nh ững thành ph ần h ợp thành h ệ th ống t ổng th ể. Nh ư v ậy ph ầ n t ử r ấ t đa d ạng th ậm chí r ất khác nhau. Ví d ụ : Ng ườ i, thi ết b ị đ ều là nh ững ph ần t ử M ộ t ph ầ n t ử có th ể đ ơn gi ản ho ặc ph ức t ạp. Đ ặc bi ệt b ản thân m ộ t ph ầ n t ử có th ể là m ột h ệ th ống con. Do v ậy các h ệ th ống th ườ ng có tính phân c ấp. Ví d ụ : Th ế gi ới ⊃ Qu ố c gia ⊃ T ỉ nh/Thành ph ố ⊃ Th ị xã ⊃ Huy ệ n... - Tính t ổ ch ức c ủa h ệ th ống có nghĩa là trong h ệ th ống t ồn t ại m ộ t t ậ p h ợp các m ố i ràng bu ộc. Ví d ụ : H ệ th ống hành chính thì m ối ràng bu ộc là s ự phân quy ền các quan h ệ v ề đoàn th ể, các quan h ệ v ề nhân s ự... Các quan h ệ đó có th ể là ổn đ ịnh lâu dài ho ặc là các quan h ệ t ạ m th ờ i. Khi chúng ta quan tâm đ ến m ột h ệ th ống là chúng ta quan tâm đ ến các quan h ệ ổn đ ịnh lâu dài.Tuy nhiên các quan h ệ t ạm th ời không ph ả i là không quan tr ọng. + Khi chúng ta nói đ ến tính ổn đ ịnh c ủa h ệ th ống thì đi ều này không có nghĩa là h ệ th ống b ất bi ến. Tính bi ến đ ộng c ủa h ệ th ống th ể hi ệ n ở hai m ặt sau: 5
- S ự ti ến tri ển : Các ph ần t ử c ủa m ột h ệ th ống bao g ồm chính nó và các quan h ệ c ủa nó có th ể phát sinh tăng tr ưở ng suy thoái ho ặc bi ế n m ấ t. - S ự ho ạ t đ ộ ng : Các thành ph ần c ả h ệ th ống cùng c ộng tác v ới nhau nh ằm th ực hi ện m ột m ục đích chung c ủa h ệ th ống. Th ườ ng nh ững h ệ th ống bi ến đ ộng là nh ững h ệ th ống h ướ ng đích. Đi ều này th ể hi ện ở ch ỗ h ệ th ống nh ận nh ững cái vào và bi ến đ ổ i ở nh ữ ng cái ra. - H ệ th ố ng kinh doanh và h ệ th ống d ịch v ụ : là nh ững h ệ th ống c ủ a con ng ườ i nh ằm m ục đích kinh doanh, d ịch v ụ. - Các h ệ th ố ng con c ủa h ệ th ống kinh doanh, d ịch v ụ bao g ồm ba h ệ th ống con : + H ệ th ống nghi ệp v ụ: Bao g ồm ng ườ i, ph ươ ng ti ện, ph ươ ng pháp tr ự c ti ếp tham gia quá trình bi ến đ ổi lu ồng vào thành lu ồng ra. + H ệ th ống quy ết đ ịnh: Bao g ồm ng ườ i, ph ươ ng ti ện, ph ươ ng pháp tham gia vào vi ệc đ ề xu ất các quy ết đ ịnh. + H ệ th ống thông tin: Bao g ồm ng ườ i, ph ươ ng ti ện, ph ươ ng pháp tham gia vào quá trình x ử lý thông tin. Các công vi ệc x ử lý th ườ ng là thu nh ập, ki ểm tra, l ưu tr ữ, tìm ki ế m, lo ạ i b ỏ các thông tin, truy ền đ ạt các thông tin... Đây chính cũng là các v ấ n đ ề mà chúng ta c ần quan tâm. 2. Vai trò và nhi ệ m v ụ c ủ a h ệ th ống thông tin : H ệ th ố ng thông tin đóng vai trò trung gian gi ữa bên trong và bên ngoài h ệ th ố ng và gi ữa các h ệ th ống con. S ơ đ ồ c ủ a h ệ th ố ng thông tin. H ệ th ố ng Thông tin vào thông tin Thông tin ra H ệ th ố ng nghi ệ p vụ 6
Nhi ệ m v ụ c ủ a m ột h ệ th ống thông tin : nh ằm thu th ập, l ưu tr ữ, ki ể m tra k ết xu ất, truy ền đ ạt thông tin. Phân lo ạ i thông tin: Có hai lo ại thông tin(v ề m ặt hình th ức): + Thông tin t ự nhiên: là nh ững thông tin mà v ẫn gi ữ nguyên giá tr ị và hình th ức nh ư khi đ ưa thông tin ra. Ví d ụ : Ti ếng nói, hình ảnh... + Thông tin có c ấu trúc : là các thông tin đã đ ược l ượng t ử hoá ch ứ không còn gi ữ nguyên hình th ức nh ư khi nó m ới phát sinh. Nó đ ượ c gán cho c ấ u trúc. Ví d ụ : Các file, các lo ại s ổ sách ... Có nh ữ ng b ộ ph ận chuyên x ử lý các thông tin t ự nhiên và có các b ộ ph ậ n chuyên x ử lý các thông tin có c ấu trúc. 3. Các b ộ ph ận h ợp thành c ủa h ệ th ống thông tin Các s ự ki ệ n ,các d ữ li ệu khách quan không thay đ ổ i đ ượ c Các d ữ li ệu ph ả n ánh c ấu trúc c ủ a c ơ quan D ữ li ệ u Các x ử lý: vào cho -Các quy t ắ c x ử lý K ế t qu ả ra các x ử lý Tham số -Các quy trình,ch ươ ng trình -Các l ư u đ ồ x ử lý Các d ữ li ệu ph ả n ánh ho ạ t đ ộ ng c ủ a c ơ quan Các s ự ki ệ n ho ạ t đ ộ ng 7
Các b ộ ph ậ n h ợ p thành c ủa m ột h ệ th ống thông tin bao g ồm hai b ộ ph ậ n c ơ b ả n: - Các d ữ li ệu: bao g ồm t ất c ả các d ữ li ệu v ề thông tin, nh ưng các thông tin có c ấu trúc đ ượ c chú ý nhi ều h ơn. Kh ối d ữ li ệu n ằm trong s ổ sách, các t ệp trong máy tính, các ch ứng t ừ tài li ệu ... - Các thông tin x ử lý: là nh ững quá trình đ ể x ử lý thông tin. Các x ử lý n ằ m trong các quy đ ịnh, quy trình, công th ức, các quy trình t ự đ ộ ng, th ủ công ... Các hệ thống thông tin có th ể t ự đ ộng hoá m ột ph ần ho ặc hoàn toàn. II. C Ơ S Ở D Ữ LI Ệ U 1. Đ ị nh nghĩa v ề c ơ s ở d ữ li ệu: C ơ s ở dữ li ệ u là t ập h ợp thông tin có c ấu trúc miêu t ả v ề m ột đ ố i t ượ ng qu ả n lý đáp ứng yêu c ầu ng ườ i dùng và tho ả mãn các yêu c ầ u sau: - C ơ s ở là m ột b ộ s ưu t ập các d ữ li ệu các tác nghi ệp đ ượ c l ưu gi ữ l ại và đ ượ c các h ệ ứng d ụng c ủa m ột c ơ quan nào đó s ử d ụng. - H ệ qu ả n tr ị c ơ s ở d ữ li ệu là ph ần ch ươ ng trình có th ể x ử lý thay đ ổ i d ữ li ệu c ủa m ột c ơ s ở d ữ li ệu. 2. Các ch ứ c năng c ủa m ột h ệ qu ản tr ị c ơ s ở d ữ li ệu: - Cho kh ả năng l ư u tr ữ d ữ li ệu lâu dài. - Khả năng truy nh ập một số l ượng l ớn d ữ li ệu m ột cách có hi ệu quả. - Đ ượ c xây d ự ng trên m ột mô hình d ữ li ệu qua đó ng ườ i s ử d ụ ng có th ể quan sát d ữ li ệu. - Có m ộ t ngôn ng ữ c ấy cao đ ể đ ịnh nghĩa và thao tác d ữ li ệu. - Có th ể đ ồ ng b ộ các truy nh ập c ạnh tranh khi nhi ều ng ườ i cùng s ử dụ ng c ơ s ở d ữ li ệu. - Kh ả năng ki ểm tra truy nh ập. - Kh ả năng ph ục h ồi d ữ li ệu khi có s ự c ố x ảy ra. 8
3. Th ự c th ể và liên k ết gi ữa các th ực th ể - Th ự c th ể là m ộ t v ật có th ể t ồn t ại và có th ể phân bi ệt đ ược. Ví d ụ : Ng ườ i , đ ộng v ật ... - Một nhóm các thực th ể gi ống nhau g ọi là các th ực th ể gi ống nhau. Ví d ụ : Các nhân s ự - M ọ i thành viên c ủa t ập h ợp các th ực th ể đ ượ c bi ểu di ễn b ởi m ộ t t ậ p các đ ặ c đi ểm g ọi là t ập các thu ộc tính. Ví d ụ : T ập th ực th ể chi ến s ỹ đ ượ c đ ặc tr ưng b ởi: + H ọ và tên + Tu ổ i + Mã cán bộ - Quan h ệ gi ữa các t ập th ực th ể là m ột danh sách có th ứ t ự c ủa m ộ t t ậ p th ự c th ể. Ví d ụ : Quan h ệ gi ữa R v ới hai t ập (x) (y) vi ết: xRy - Quan h ệ gi ữ a các th ực th ể cũng là m ột th ực th ể. 9
CHƯƠ NG III. TÌM HI ỂU BÀI TOÁN I. PHÂN TÍCH H Ệ TH ỐNG QU ẢN LÝ NHÂN S Ự TR ƯỜ NG Đ ẠI H Ọ C AN NINH NHÂN DÂN 1. Ho ạt đ ộng c ủ a tr ườ ng Đ ại h ọc An Ninh Nhân Dân: Các ho ạ t đ ộ ng th ực t ế c ủa công vi ệc qu ản lý cán b ộ là c ơ s ở cho vi ệc xây d ựng ch ươ ng trình, vì th ế em đã th ực hi ện kh ảo sát các công vi ệc trên th ực t ế t ại tr ườ ng Đ ại H ọc An Ninh Nhân Dân. Do xu th ế c ủa th ời đ ại ngày nay v ới l ực l ượ ng đông đúc v ề nhân s ự và s ự c ần thi ết ph ải qu ản lý v ề t ất c ả m ọi v ấn đ ề liên quan đ ố i v ớ i t ừ ng ng ườ i đ ều do nhà tr ườ ng qu ản lý h ồ s ơ. Ban lãnh đ ạo tr ườ ng xét th ấ y qu ản lý b ằng ph ươ ng pháp th ủ công t ốn nhi ều công đo ạ n, nhi ều ng ườ i cùng làm m ột công vi ệc mà không đ ạt đ ượ c nh ững k ế t qu ả nh ư ý mu ố n, vì v ậy yêu c ầu c ần thi ết là ph ải đ ưa công tác qu ả n lý cán b ộ vào máy tính đ ể c ải ti ến công vi ệc qu ản lý nhân s ự và đ ư a m ộ t s ố nhân s ự vào công tác này chuy ển sang làm b ộ ph ận khác đ ể phát huy kh ả năng nhân s ự và ch ất l ượ ng công vi ệc. 2. Yêu c ầ u c ủa h ệ th ống hi ện t ại Qu ả n lý h ồ s ơ cán b ộ Tr ường Đ ại H ọc An Ninh Nhân Dân là h ết s ứ c quan tr ọng và bí m ật. B ởi vì ngành Công an có tính bí m ật nhanh chóng, chính xác trong công vi ệc qu ản lý cán b ộ là hàng đ ầu. Khi ch ư a có s ự tr ợ giúp c ủa máy tính m ọi vi ệc đ ều làm th ủ công. Khi có s ự thay đ ổi v ề gia đình, c ấp b ậc, khen th ưở ng, k ỷ lu ật, ch ức danh.. . thì cán b ộ t ổ ch ức ph ải qua t ừng b ướ c tìm t ừng ng ườ i đ ể b ổ xung s ử a đ ổ i cho phù h ợp v ới th ực t ế. Sau đó l ại ph ải l ưu vào h ồ s ơ. Vì v ậ y s ố l ượ ng h ồ s ơ ngày m ộ t tăng, ng ườ i qu ản lý h ồ s ơ cũng ph ải tăng theo d ẫn đ ến qu ản lý cán b ộ cũng g ặp nhi ều khó khăn. Khi l ấ y ra m ột h ồ s ơ cán b ộ do c ấp trên yêu c ầu thì vi ệc tìm ki ế m g ặ p nhi ều khó khăn t ốn nhi ều công s ức th ời gian. Đi ều này không nh ữ ng gây nhi ều tr ở ng ại, ách t ắc cho công vi ệc mà còn có th ể x ả y ra sai sót nh ầm l ẫn. Vì v ậy qua th ời gian th ực t ập, th ực t ế t ại tr ườ ng Đ ạ i h ọc An Ninh và đ ượ c s ự nh ất trí c ủa ban lãnh đ ạo tr ườ ng tôi m ạ nh d ạn xây d ựng cho tr ườ ng ch ươ ng trình “Qu ản lý nhân s ự 10
tr ườ ng Đ ạ i h ọc An Ninh Nhân Dân” đ ể đ ượ c áp d ụng sau khi xây d ự ng xong ch ươ ng trình. 3. Đánh giá h ệ th ống hi ện t ại T ừ nh ữ ng công vi ệc ở trên ta th ấy r ằng h ệ th ống hi ện t ại n ếu làm th ủ công thì dù cán b ộ t ổ ch ức có c ố g ắng và c ải ti ến ph ươ ng pháp làm vi ệc đ ến đâu đi chăng n ữa thì v ẫn t ồn t ại nh ững v ấn đ ề sau: - Th ời gian tìm ki ếm ghi chép quá l ớn, khi có thông tin c ần thi ết thì th ời gian t ổng h ợp thông tin r ất nhi ều không đáp ứng đ ược yêu c ầ u. - Công vi ệc t ổng h ợp h ết s ức khó khăn, d ễ b ị nh ầm l ẫn. - Nhi ều kho ản m ục thông tin và ghi chép không th ống nh ất. - Nhi ều ng ườ i làm m ột công vi ệc thông tin s ẽ không nh ất quán và d ễ x ảy ra sai sót. - Khi có s ự thay đ ổi đi ều ch ỉnh t ốn nhi ều th ời gian. T ừ vấ n đ ề trên và đi ều ki ện c ụ th ể c ủa c ơ quan cho phép vi ệc đ ư a tin h ọ c vào qu ản lý nó s ẽ làm gi ảm đ ượ c r ất nhi ều v ề th ời gian ít sai sót, giúp cho ng ườ i làm công tác qu ản lý có th ời gian nghiên c ứu hoặ c nghiên c ứ u h ọc t ập vào nh ững công tác khác . II. PHÂN TÍCH H Ệ TH ỐNG M ỚI : H ệ th ố ng m ới qu ản lý cán b ộ v ới s ự tr ợ giúp c ủa máy tính, khi có h ệ th ống này ph ải đáp ứng đ ượ c yêu c ầu: - Qu ả n lý đ ượ c h ồ s ơ các cán b ộ. - Th ố ng kê đ ượ c nh ững tài li ệu c ần th ống kê. - Tra c ứ u chính xác khi có yêu c ầu. - Thông tin vào ph ải đ ượ c chu ẩn hoá d ựa trên các thông tin có s ẵ n ti ệ n l ợ i cho thao tác rõ ràng, gi ảm đ ượ c t ối đa sai sót. - Thông tin ra ph ản ánh đ ượ c đ ối t ượ ng qu ản lý, n ội dung phong phú và ph ải nêu đ ượ c các ch ủ đ ề. 1. Thông tin vào 11
Phả i chu ẩ n hoá đ ượ c d ữ li ệu tránh t ối đa sai sót nh ư h ọ tên , tu ổ i... là nh ững thông tin chính vì chúng r ất ít thay đ ổi trong quá trình qu ả n lý h ồ s ơ cán b ộ t ạo thu ận l ợi cho ng ườ i s ử d ụng. C ụ th ể trong ch ươ ng trình d ữ li ệu đ ượ c chu ẩn hóa và ki ểm tra khi nh ập. T ừ nh ững ho ạ t đ ộ ng th ực t ế v ấn đ ề đ ặt ra cho ch ươ ng trình qu ả n lý cán b ộ là ph ải xây d ựng đ ượ c các ch ức năng thích h ợp t ạo đi ề u ki ện thu ận l ợi cho công tác qu ản lý "Nhân s ự tr ườ ng Đ ại h ọc An Ninh Nhân Dân". Tuy nhiên đ ể xây d ựng ch ương trình có hi ệu qu ả chúng ta c ầ n ph ải tìm hi ểu k ỹ nh ững v ấn đ ề c ụ th ể mà bài toán đ ặt ra và cách gi ải quy ết bài toán đó. 2. Thông tin ra Sau khi h ệ th ố ng đã có d ữ li ệu thì công vi ệc chính c ủa h ệ th ống là ph ả i th ố ng kê và báo cáo đ ượ c các yêu c ầu c ủa c ấp trên. Thông tin ra c ủ a h ệ th ố ng ch ủ y ếu là: - Báo cáo danh sách cán b ộ theo trình đ ộ. Báo cáo này cho ta bi ết trình đ ộ cán b ộ c ủa nhà tr ườ ng qua đó cho bi ết đ ượ c m ột s ố thông tin khác nh ư : Ch ất l ượ ng công tác c ủa t ừng cán b ộ nh ững ng ườ i đ ượ c khen th ưở ng, k ỷ lu ật... 3. M ộ t s ố bi ể u m ẫu chu ẩn Ngoài vi ệ c qu ả n lý h ồ s ơ lý l ịch các cán b ộ c ủa t ừng phòng ban nhà tr ườ ng còn th ườ ng xuyên yêu c ầu cán b ộ qu ản lý h ồ s ơ báo cáo theo bi ểu m ẫ u chu ẩn. 4. Nh ữ ng yêu c ầu đ ối v ới ch ương trình Xuấ t phát t ừ vi ệc tìm hi ểu ho ạt đ ộng th ức t ế t ại tr ường Đ ại H ọ c An Ninh Nhân Dân, tôi xác đ ịnh các yêu c ầu đ ặt ra cho ch ươ ng trình c ủ a mình nh ư sau: a.Yêu c ầ u v ề qu ả n lý h ồ s ơ cán b ộ: Yêu c ầ u v ề qu ả n lý h ồ s ơ cán b ộ nh ư nh ập thông tin v ề lý l ịch c ủ a m ộ t cán b ộ thay đ ổi ho ặc đ ưa vào h ồ s ơ l ưu c ủa m ột cán b ộ là nh ữ ng yêu c ầ u đ ầu tiên và quan trong nh ất c ủa h ệ th ống qu ản lý nhân s ự . 12
- Nh ậ p d ữ li ệu ch ươ ng trình s ẽ có m ột bi ểu m ẫu nh ập d ữ li ệu riêng và đ ối v ới nh ững thông tin c ủa b ản h ồ s ơ lý l ịch t ươ ng ứng v ới b ả ng nào trong c ơ s ở d ữ li ệu thì bi ểu m ẫu nh ập d ữ li ệu s ẽ đ ưa ra b ả ng đó đ ể ng ườ i nh ập d ữ li ệu làm vi ệc m ột cách thu ận ti ện. - V ấ n đ ề b ổ xung d ữ li ệu cũng đ ượ c th ực hi ện trên các bi ểu m ẫ u nh ập thông tin. Trong các bi ểu m ẫu này s ẽ có các h ộp danh sách giúp cho ng ườ i s ử d ụng l ựa ch ọn đ ối t ượ ng b ổ xung. - L ư u d ữ li ệu: khi không c ần l ưu d ữ các thông tin v ề m ột cán b ộ nào đó thì chúng ta có th ể chuy ển h ồ s ơ đó vào h ồ s ơ l ưu giúp cho c ơ s ở d ữ li ệu c ủ a chúng ta g ọn nh ẹ h ơn và ho ạt đ ộng có hi ệu qu ả h ơn. Tuy nhiên đ ể khi c ần thi ết có th ể tra c ứu đ ượ c m ột s ố thông tin c ơ b ả n nh ất v ề m ộ t cán b ộ nào đó thì chúng ta s ẽ l ưu l ại m ột vài thu ộc tính cá nhân trong m ột t ệp h ồ s ơ l ưu. - In m ộ t h ồ s ơ cán b ộ: đây cũng là m ột yêu c ầu quan tr ọng trong công vi ệc qu ản lý h ồ s ơ nhân s ự. Ch ức năng này giúp cho chúng ta có đ ượ c m ộ t b ả n thông tin đ ầy đ ủ v ề m ột cán b ộ nào đó khi c ần thi ết. Đáp ứ ng đ ượ c nhu c ầu li ệt kê d ữ li ệu là ch ức năng không th ể thi ế u c ủ a m ộ t h ệ th ống thông tin. Đ ối v ới h ệ th ống qu ản lý nhân s ự thì các yêu c ầu v ề thông tin bao g ồm: - Th ố ng kê cán b ộ theo trình đ ộ văn hoá. - Th ố ng kê các cán b ộ theo t ừng nghi ệp v ụ riêng. - Th ố ng kê các cán b ộ theo trình đ ộ ngo ại ng ữ. - Các th ống kê các lo ại danh sách khác. b. Nh ữ ng yêu c ầ u cho phép tra c ứu d ữ li ệu: - Nh ữ ng ng ườ i có ch ứ c v ụ , ch ức danh, c ấp b ậc. - Nh ữ ng ng ườ i vào đ ảng. - Tra c ứ u danh sách các cán b ộ do c ấp trên yêu c ầu, cá nhân yêu c ầ u có liên quan đ ến h ồ s ơ cán b ộ. 13
CHƯƠ NG IV. PHÂN TÍCH BÀI TOÁN I. PHÂN TÍCH D Ữ LI ỆU C ỦA BÀI TOÁN - D ữ li ệ u ch ủ y ếu c ủa bài toán bao g ồm ch ủ y ếu là các d ữ li ệu xoay quanh lý l ịch cán b ộ, thông tin v ề phòng ban, ch ức v ụ, c ấp b ậc.. . - Các d ữ li ệu c ủa h ồ s ơ lý l ịch cán b ộ bao g ồm: + Mã cán bộ + Ả nh. + Họ đệm + Tên + Ngày sinh. + Quê quán. + Trú quán. + Dân t ộ c. + Tôn giáo. + Qu ố c t ị ch. + Thành ph ầ n gia đình. + Thành ph ầ n b ản thân. + Trình đ ộ văn hóa. + Trình đ ộ ngo ại ng ữ. + Ngày tham gia cách m ạng. + C ấp b ậ c. 14
+ Phòng ban. + Ch ứ c v ụ . + Ch ứ c danh. + Ngày vào Đ ảng. + Ngày vào Đoàn. + Ch ứ ng minh th ư + Năm vào ngành + Khen th ưở ng. + K ỷ lu ậ t. + S ứ c kho ẻ. + Ghi chú Các thông tin liên quan đ ến các phòng ban: + Mã phòng ban. + Tên phòng ban. Các thông tin liên quan đ ến c ấp b ậc hàm: + Mã c ấ p b ậ c + C ấp b ậc + N ướ c ngoài Đối v ớ i các thông tin v ề h ồ s ơ cán b ộ có th ể nh ận th ấy r ằng có m ộ t vài đ ặ c đi ểm c ần chú ý sau: - Các cán b ộ có th ể có ki ến th ức v ề m ột vài lo ại ngo ại ng ữ khác nhau, nh ư v ậ y chúng ta ph ải th ống kê b ảng ng ọai ng ữ dành đ ể l ưu trình đ ộ ngo ại ng ữ c ủa t ừng ng ườ i. - Qua quá trình công tác, các hình th ức khen th ưởng, k ỷ lu ật và các m ố i quan h ệ gia đình c ủa m ỗi ng ườ i cũng khác nhau vì v ậy chúng ta l ư u tr ữ cán b ộ vào b ảng riêng có quan h ệ m ột nhi ều v ới b ảng chính. - Các d ữ li ệu còn l ại là có giá tr ị duy nh ất đ ối v ới m ột ng ườ i s ẽ đ ượ c l ư u tr ữ chung trong m ột b ảng chính. 15
- Đ ố i v ớ i các thông tin v ề phòng ban, chúng ta s ẽ l ưu tr ữ trong m ộ t b ả ng v ớ i tr ườ ng khoá chính là mã phòng ban. Chúng ta nh ận th ấy r ằ ng m ỗ i phòng ban s ẽ bao g ồm nhi ều cán b ộ do đó m ối quan h ệ gi ữa các phòng ban trong h ồ s ơ cán b ộ c ủa m ột cán b ộ v ới b ảng phòng ban là m ố i quan h ệ 1- nhi ều. II. S Ơ Đ Ồ PHÂN C ẤP CH ỨC NĂNG T ừ nh ững yêu c ầu c ủa bài toán trên, s ơ đ ồ phân c ấp ch ức năng cho ta cái nhìn khái quát v ề h ệ th ống. Đây là b ướ c phân tích h ệ th ống v ề x ử lý nh ưng là mô hình bao quát và nó b ỏ qua m ối liên k ết v ề thông tin gi ữa các ch ức năng. S ơ đồ g ồ m 3 ch ứ c năng chính: - Vào h ồ s ơ - Th ố ng kê - Tra c ứ u S ơ đ ồ phân c ấ p ch ứ c năng c ủa h ệ th ống H Ệ TH ỐNG QU ẢN LÝ CÁN BỘ TRA C Ứ U BÁO CÁO,TH ỐNG KÊ H Ệ TH Ố NG Nh ậ p d ự li ệ u Trình đ ộ văn M ậ t kh ẩ u hoá Xem, s ử a Ch ứ c v ụ Thoát Xoá, l ư u C ấ p b ậ c hàm In lý l ị ch Quá trình 16 l ươ ng
III. CÁC S Ơ Đ Ồ DÒNG D Ữ LI ỆU Xây d ự ng s ơ đ ồ dòng d ữ li ệu nh ằm di ễn t ả t ập h ợp các ch ức năng c ủ a h ệ th ống trong m ối quan h ệ tr ướ c sau trong ti ến trình x ử lý trong bàn giao thông tin cho nhau. Đây là công c ụ chính c ủa quá trình phân tích thi ết k ế h ệ th ống và x ử lý là c ơ s ở đ ể thi ết k ế ph ần trao đ ổi c ơ s ở d ữ li ệu. 1. S ơ đ ồ lu ồ ng d ữ li ệu m ức ng ữ c ảnh S ơ đ ồ dòng d ữ li ệu m ức ng ữ c ảnh đ ược xây d ựng ở nh ững giai đo ạ n đ ầ u trong quá trình phân tích, nó là c ơ s ở kh ởi đ ầu cho quá trình xây d ự ng s ơ đ ồ dòng d ữ li ệu. S ơ đ ồ mứ c ng ữ c ả nh. Cán bộ H ệ th ố ng qu ả n lý cán bộ Cán b ộ qu ản lý 17
2. S ơ đ ồ lu ồ ng d ữ li ệu m ức đ ỉnh S ơ đ ồ lu ồ ng d ữ li ệu m ức đ ỉnh là chi ti ết hoá ch ức năng t ổng quát s ơ đ ồ m ứ c ng ữ c ả nh, g ồm : - Các tác nhân ngoài gi ữ nguyên - Ch ứ c năng qu ả n lý đ ược phân rã chi ti ết hoá các m ức đ ộ phân rã ph ụ thu ộ c vào m ức đ ộ ph ức t ạp c ủa bài toán. - Các kho d ữ li ệu. Căn c ứ vào s ơ đ ồ ch ức năng c ủa h ệ th ống ta thi ết l ập lu ồng d ữ li ệ u sau : S ơ đ ồ lu ồ ng d ữ li ệu m ức đ ỉnh. CÁN BỘ CÁN B Ộ QU Ả N LÝ Lý Yêu Yêu l ị ch Cầu Kết Cầu quả Báo Cáo Vào h ồ s ơ Báo cáo,Th ống kê Tra c ứu H ồ s ơ chính Phòng ban Hồ sơ lưu 18
19
3. Các s ơ đ ồ lu ồng d ữ li ệu m ức d ướ i đ ỉnh Chúng ta phân tích chi ti ết h ơn v ề ch ức năng c ủa s ơ đ ồ lu ồng d ữ li ệ u. S ơ đ ồ lu ồ ng d ữ li ệu ch ức năng vào h ồ s ơ. Cán bộ Cán b ộ qu ả n lý Yêu Lý Yêu cầu l ị ch Yêu cầu Lý cầu l ị ch Tr ả Tr ả lời lời Nh ậ p Xem, s ử a Xoá, l ư u In H ồ s ơ chính Hồ sơ lưu 20