Giáo trình Văn bản quản lý nhà nước và kỹ thuật soạn thảo văn bản (Nghề: Quản trị văn phòng - Cao đẳng) - Trường Cao đẳng Cộng đồng Kon Tum

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:125

Thêm vào BST

Báo xấu

17
lượt xem 8
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Giáo trình Văn bản quản lý nhà nước và kỹ thuật soạn thảo văn bản (Nghề: Quản trị văn phòng - Cao đẳng) cung cấp cho người đọc những kiến thức như: Văn bản và phân loại văn bản quản lý Nhà nước; Thể thức văn bản; Phương pháp soạn thảo văn bản; Quản lý văn bản trong các cơ quan Nhà nước. Mời các bạn cùng tham khảo!

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Giáo trình Văn bản quản lý nhà nước và kỹ thuật soạn thảo văn bản (Nghề: Quản trị văn phòng - Cao đẳng) - Trường Cao đẳng Cộng đồng Kon Tum

UBND TỈNH KON TUM TRƢỜNG CAO ĐẲNG CỘNG ĐỒNG GIÁO TRÌNH MÔN HỌC: VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC VÀ KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN NGÀNH, NGHỀ: QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG (Ban hành kèm theo Quyết định số: /QĐ -CĐCĐ ngày / / 2022 của Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Cộng đồng Kon Tum) Kon Tum, năm 2022
i MỤC LỤC Trang TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN ...................................................................................... iii LỜI GIỚI THIỆU ......................................................................................................iv CHƢƠNG 1: VĂN BẢN VÀ PHÂN LOẠI VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC ............................................................................................................................2 1. Khái niệm chung về văn bản .................................. Error! Bookmark not defined. 1.1. Khái niệm văn bản..................................................................................................3 1.2. Khái niệm văn bản quản lý nhà nước ...................................................................4 1.3 Khái niệm văn bản quản lý hành chính nhà nước ...............................................4 1.4. Khái niệm văn bản pháp luật và văn bản quản lý thông thường ......................5 2. Chức năng của văn bản quản lý Nhà nước .............................................................6 2.1. Chức năng thông tin ................................................................................. 6 2.2. Chức năng quản lý .................................................................................... 7 2.3. Chức năng pháp lý .................................................................................... 9 2.4. Chức năng văn hóa - xã hội ................................................................... 10 2.5 Chức năng thống kê và một số chức năng khác ................................. 11 3. Tình hình chung về công tác văn bản trong các cơ quan Nhà nước...................12 3.1. Quy định của Nhà nước ta về công tác văn bản: ..............................................13 3.2. Thực trạng công tác văn bản trong các cơ quan Nhà nước .............................13 4. Phân loại văn bản quản lý nhà nƣớc ................................................................13 4.1. Văn bản quy phạm pháp luật ................................................................. 13 4.2. Văn bản hành chính cá biệt ................................................................... 17 4.3. Văn bản hành chính thông thường ....................................................... 18 CHƢƠNG 2: THỂ THỨC VĂN BẢN ............................................................. 22 1. Khái niệm về thể thức văn bản. .........................................................................23 1.1. Yêu cầu chung về kỹ thuật soạn thảo văn bản ...................................... 23 1.2. Yêu cầu về nội dung văn bản.................................................................. 24 1.3. Yêu cầu về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản ............................... 28 2. Các thành phần thể thức văn bản......................................................................29 2.1. Thiết lập và trình bày thể thức văn bản ................................................. 29 2.2. Yêu cầu về văn phong và ngôn ngữ văn bản ......................................... 38 2.3. Cách sử dụng luận chứng khi soạn thảo văn bản ................................ 48 2.4. Cách sử dụng các cụm từ khóa .............................................................. 49 2.5. Dùng từ ngữ xưng hô trong văn bản công vụ ...................................... 50 CHƢƠNG 3: PHƢƠNG PHÁP SOẠN THẢO VĂN BẢN ..............................53 1. Quy trình xây dựng và ban hành văn bản........... Error! Bookmark not defined.
ii 1.1. Đối với văn bản Quy phạm pháp luật ........ Error! Bookmark not defined. 1.2.Đối với văn bản Hành chính ................................................................... 54 2.Phƣơng pháp soạn thảo một số văn bản Hành chính thông dụng ..............56 2.1.Cách soạn thảo Công văn ........................................................................ 56 2.2.Cách soạn thảo Tờ trình .......................................................................... 60 2.3.Cách soạn thảo Thông báo ...................................................................... 63 2.4. Cách soạn thảo Báo cáo ......................................................................... 66 2.5. Cách soạn thảo Biên bản ........................................................................ 71 2.6. Cách soạn thảo Hợp đồng ...................................................................... 74 2.7. Cách soạn thảo Quyết định .................................................................... 81 2.8. Cách soạn thảo Công điện ...................................................................... 85 CHƢƠNG 4: QUẢN LÝ VĂN BẢN TRONG CƠ QUAN NHÀ NƢỚC ......87 1.Quản lý văn bản đến ...................................................................................... 87 1.1.Nguyên tắc quản lý văn bản đến ............................................................ 87 1.2.Quy trình tiếp nhận xử lý văn bản đến ................................................... 88 2.Quản lý văn bản đi ......................................................................................... 89 2.1. Nguyên tắc quản lý văn bản đi ............................................................... 89 2.2. Quy trình xử lý văn bản đi ...................................................................... 89 2.3. Lập hồ sơ và nộp lưu trữ hồ sơ .............................................................. 91 2.4. Nộp lưu trữ hồ sơ .................................................................................... 93 TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC 1. CÁC BIỂU MẪU PHỤ LỤC 2. GỢI Ý TRẢ LỜI CÂU HỎI ÔN TẬP
iii TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Giáo trình “Văn bản quản lý Nhà nƣớc và kỹ thuật soạn thảo văn bản” đƣợc biên soạn dựa trên khung Chƣơng trình đào tạo ngành, nghề Quản trị văn phòng, trình độ Cao đẳng. Mục đích của giáo trình là để làm tài liệu giảng dạy chính thức cho giảng viên và làm tài liệu học tập chính thức cho ngƣời học ngành, nghề Quản trị văn phòng ở trƣờng Cao đẳng Cộng đồng Kon Tum. Giáo trình “Văn bản quản lý Nhà nƣớc và kỹ thuật soạn thảo văn bản” do chúng tôi biên soạn có tham khảo “Văn bản quản lí Nhà nƣớc và kĩ thuật soạn thảo văn bản” của tác giả Lê Văn In (Chủ biên) nên các nguồn thông tin có thể đƣợc phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo. Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm.
iv LỜI GIỚI THIỆU Giáo trình Văn bản quản lý Nhà nước và kỹ thuật soạn thảo văn bản là giáo trình được biên soạn nhằm mục đích phục vụ cho công tác đào tạo ngành, nghề Quản trị văn phòng, trình độ Cao đẳng. Đây là học phần thuộc khối kiến thức chuyên ngành, cung cấp cho người học những kiến thức, kỹ năng cơ bản, cần thiết về yêu cầu nội dung của văn bản quản lý Nhà nước ; yêu cầu về thể thức văn bản; về cách soạn thảo một số văn bản hành chính thông thường. Giáo trình được cấu trúc 4 chương: Chương 1. Văn bản và phân loại văn bản quản lý Nhà nước Chương 2. Thể thức văn bản Chương 3. Phương pháp soạn thảo văn bản Chương 4. Quản lý văn bản trong các cơ quan Nhà nước. Mỗi chương được trình bày theo cấu trúc: mục tiêu; nội dung; câu hỏi ôn tập; bài tập thực hành. Để hoàn thành được giáo trình, nhóm biên soạn chân thành cảm ơn đến các chủ biên của các tài liệu tham khảo; cảm ơn sự góp ý phản biện từ phía Hội đồng thẩm định Trường Cao đẳng Cộng đồng Kon Tum; cảm ơn sự góp ý từ đồng nghiệp. Kon Tum, ngày tháng 6 năm 2022 Biên soạn Chủ biên: Lê Thùy Ánh Tiết
1 GIÁO TRÌNH MÔN HỌC TÊN MÔN HỌC: VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC VÀ KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN THÔNG TIN CHUNG VỀ MÔN HỌC Mã môn học: 61063001 Vị trí, tính chất, ý nghĩa và vai trò của môn học - Vị trí Môn học Văn bản quản lý Nhà nƣớc và kỹ thuật soạn thảo văn bản đƣợc bố trí kỳ III của khóa học; trang bị cho ngƣời học những kiến thức quan trọng, cần thiết về khái niệm văn bản, phân loại các loại văn bản, thể thức văn bản; đồng thời thực hành tốt kỹ thuật soạn thảo văn bản phục vụ hoạt động của cơ quan. - Tính chất Là môn học chuyên ngành có ý nghĩa nâng cao kỹ năng chuyên môn nghề nghiệp của ngành, nghề Quản trị văn phòng, trình độ Cao đẳng; môn học kết hợp giữa lý thuyết và thực hành, thảo luận. - Ý nghĩa và vai trò của môn học Môn học Văn bản quản lý Nhà nƣớc và kỹ thuật soạn thảo văn bản có ý nghĩa và vai trò quan trọng trong việc cung cấp một phần kiến thức, kỹ năng ngành, nghề Quản trị văn phòng. Mục tiêu của môn học 1. Về kiến thức - Trình bày đƣợc những yêu cầu soạn thảo văn bản. - Nhận diện, phân biệt đƣợc các loại văn bản. - Phân tích đƣợc thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. - Vận dụng đƣợc phong cách và đặc trƣng của ngôn ngữ văn bản, nội dung của văn bản vào quá trình soạn thảo các loại văn bản hành chính thông dụng. 2. Về kỹ năng
2 - Rèn kỹ năng sử dụng phong cách ngôn ngữ hành chính. - Xây dựng đƣợc nội dung các loại văn bản hành chính đảm bảo những yêu cầu của văn bản. - Thực hiện thành thạo kỹ năng soạn thảo các loại văn bản: Tờ trình, Báo cáo, Thông báo, Biên bản, Công văn, Hợp đồng, Quyết định,... - Nâng cao một số kỹ năng: Hợp tác, chia sẻ, giải quyết vấn đề … 3. Về năng lực tự chủ và trách nhiệm - Lắng nghe giảng viên hƣớng dẫn, truyền đạt; chấp hành tốt các nhiệm vụ đƣợc giao của giáng viên bộ môn. - Có ý thức học hỏi, có khả năng phát huy những hiểu biết của môn học, góp phần hình thành thái độ, ý thức trách nhiệm xã hội - nghề nghiệp tích cực. - Có năng lực tự định hƣớng, tự học tập, tích lũy kiến thức, kinh nghiệm để nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, thích nghi với các môi trƣờng làm việc khác nhau. NỘI DUNG CỦA MÔN HỌC CHƢƠNG 1: VĂN BẢN VÀ PHÂN LOẠI VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC Mã chƣơng: 61063001-01 GIỚI THIỆU Văn bản không chỉ gắn liền với hoạt động của các công, viên chức, mà còn liên quan đến tất cả các công dân khác trong đời sống cùa họ khi phải tiếp xúc với các cơ quan, tổ chức để giải quyết các vấn đề có liên quan đến quyền lợi và trách nhiệm của mình. Đối với bộ máy Nhà nƣớc, văn bản quản lý Nhà nƣớc thực chất là các quyết định quản lý Nhà nƣớc do các cơ quan Nhà nƣớc có thẩm quyền ban hành theo thể thức, thủ tục, thẩm quyền do luật định mang tính quyền lực đơn phƣơng. Văn bản quản lý Nhà nƣớc còn là phƣơng tiện để xác định và vận dụng các chuẩn mực pháp lý vào quá trình quản lý Nhà nƣớc. MỤC TIÊU
3 - Trình bày đƣợc khái niệm văn bản và văn bản quản lý Nhà nƣớc. - Phân tích đƣợc các chức năng của văn bản quản lý Nhà nƣớc. - Ngƣời học có ý thức tổng hợp những nội dung về văn bản quản lý Nhà nƣớc phục vụ cho học tập và nghề nghiệp sau này. - Tham gia tích cực vào hoạt động học tập. NỘI DUNG 1. Khái niệm chung về văn bản (1) 1.1. Khái niệm văn bản Giao tiếp có thể đƣợc con ngƣời thực hiện bằng nhiều phƣơng tiện khác nhau. Trong đó, ngôn ngữ là phƣơng tiện giao tiếp quan trọng nhất. Hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ có thể diễn ra dƣới hình thức giao tiếp bằng ngôn ngữ viết hoặc hình thức giao tiếp bằng ngôn ngữ nói. Sản phẩm của quá trình giao tiếp bằng ngôn ngữ nói đƣợc gọi là diễn ngôn, còn sản phẩm của quá trình giao tiếp bằng chữ viết chính là văn bản. Theo nghĩa rộng: Văn bản vừa là sản phẩm, vừa là phƣơng tiện của hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ ở dạng viết, thƣờng là tập hợp của các câu, có tính trọn vẹn về nội dung, tính hoàn chỉnh về hình thức, có tính chặt chẽ và hƣớng tới một mục tiêu giao tiếp nhất định. Theo nghĩa hẹp: Văn bản là khái niệm chỉ công văn, giấy tờ hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Văn bản đƣợc chế tạo trên nhiều chất liệu: Đá, da, lá, gỗ, đồng, thẻ tre, lụa giấy, đĩa CD... Sự ra đời của một văn bản nói chung bị chi phối bởi rất nhiều các nhân tố trong quá trình giao tiếp nhƣ: Mục đích giao tiếp, hoàn cảnh giao tiếp, nhân vật giao tiếp, cách thức giao tiếp, phƣơng tiện giao tiếp. Sự phân loại văn bản có thể dựa vào nhiều tiêu chí khác nhau. Nhìn chung có thể hình dung hai nhóm văn bản lớn đƣợc phân theo tính chất quyền lực nhà nƣớc và không mang tính chất quyền lực Nhà nƣớc nhƣ sau: - Văn bản mang tính quyền lực Nhà nƣớc (văn bản quản lý Nhà nƣớc): Đây là nhóm văn bản có vai trò to lớn trong hoạt động của bộ máy Nhà nƣớc. Bằng việc ban hành và thực hiện văn bản quản lý Nhà nƣớc, các cơ quan Nhà nƣớc thực hiện chức năng, nhiệm vụ đƣợc pháp luật quy định, phối hợp, hỗ trợ lẫn nhau trong hoạt động giúp cho bộ máy Nhà nƣớc vận hành nhịp nhàng, đồng
4 bộ, đạt hiệu quả cao, đồng thời điều chỉnh các quan hệ xã hội, điều tiết các quá trình xã hội theo mục đích định trƣớc. - Văn bản không mang tính quyền lực Nhà nƣớc: Đây là nhóm văn bản lớn, đƣợc sử dụng trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội. Các văn bản này rất đa dạng về nội dung, hình thức, chủ thể ban hành và cách thức soạn thảo. Đặc điểm chung của văn bản không mang tính quyền lực Nhà nƣớc là khi ban hành chúng các chủ thể đều không nhân danh Nhà nƣớc. Văn bản quản lý Nhà nƣớc đƣợc hiểu là những văn bản chứa đựng những quyết định và thông tin quản lý do các cơ quan quản lý Nhà nƣớc ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nội bộ Nhà nƣớc hoặc giữa các cơ quan Nhà nƣớc với các tổ chức và công dân. 1.2. Khái niệm văn bản quản lý Nhà nước (2) Trong hoạt động quản lý Nhà nƣớc, trong giao dịch giữa các cơ quan Nhà nƣớc với nhau, cơ quan Nhà nƣớc với tổ chức, công dân, với các yếu tố nƣớc ngoài, .v.v... Văn bản là phƣơng tiện thông tin cơ bản, là sợi dây liên lạc chính, là một trong những yếu tố quan trọng nhất để kiến tạo thể chế của nền hành chính Nhà nƣớc. Có thể thấy, văn bản quản lý Nhà nƣớc chính là phƣơng tiện để xác định và vận dụng các chuẩn mực pháp lý vào quá trình quản lý Nhà nƣớc. Xây dựng các văn bản quản lý Nhà nƣớc, do đó, cần đƣợc xem là một bộ phận hữu cơ của hoạt động quản lý Nhà nƣớc và là một trong những biểu hiện quan trọng của hoạt động này. Các văn bản quản lý Nhà nƣớc luôn luôn có tính pháp lý chung. Tuy nhiên biểu hiện của tính chất pháp lý của văn bản không giống nhau. Có những văn bản chỉ mang tính thông tin quản lý thông thƣờng, trong khi đó có những văn bản lại mang tính cƣỡng chế thực hiện. Văn bản quản lý Nhà nƣớc là những quyết định và thông tin quản lý thành văn (đƣợc văn bản hoá) do các cơ quan quản lý Nhà nƣớc ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định và đƣợc Nhà nƣớc đảm bảo thi hành bằng những biện pháp khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nội bộ Nhà nƣớc hoặc giữa các cơ quan Nhà nƣớc với các tổ chức và công dân. 1.3. Khái niệm văn bản quản lý hành chính Nhà nước (3, 4)
5 Trong khái niệm tổng quan nêu trên về văn bản quản lý Nhà nƣớc, khái niệm văn bản quản lý hành chính Nhà nƣớc là một nội dung cấu thành, nhƣ vậy văn bản quản lý hành chính Nhà nƣớc là một bộ phận của văn bản quản lý nhà nƣớc, bao gồm những văn bản của các cơ quan Nhà nƣớc (mà chủ yếu là các cơ quan hành chính Nhà nƣớc) dùng để đƣa ra các quyết định và chuyển tải các thông tin quản lý trong hoạt động chấp hành và điều hành. Các văn bản đặc thù thuộc thẩm quyền lập pháp (văn bản luật, văn bản dƣới luật mang tính chất luật) hoặc thuộc thẩm quyền tƣ pháp (cáo trạng, bản án, v.v...) không phải là văn bản quản lý hành chính Nhà nƣớc. Trong giáo trình này để thuận tiện trình bày văn bản quản lý hành chính Nhà nƣớc sẽ đƣợc gọi tắt là văn bản. Văn bản quản lý hành chính Nhà nƣớc đƣợc hiểu là những văn bản chứa đựng những quyết định và thông tin quản lý do các cơ quan Nhà nƣớc ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý hành chính Nhà nƣớc giữa các cơ quan Nhà nƣớc với nhau và giữa các cơ quan Nhà nƣớc với các tổ chức và công dân. Và nhƣ vậy, về mặt nội dung của văn bản: Văn bản quản lý Nhà nƣớc chứa đựng những quyết định và thông tin quản lý Nhà nƣớc; Về mặt chủ thể ban hành văn bản: văn bản quản lý nhà nƣớc do các cơ quan quản lý nhà nƣớc ban hành theo thẩm quyền đƣợc Nhà nƣớc quy định; Về mặt quy trình ban hành: Văn bản quản lý Nhà nƣớc đƣợc ban hành theo trình tự, thủ tục, hình thức nhất định; Về mặt mục đích: Văn bản quản lý Nhà nƣớc đƣợc ban hành nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý hành chính Nhà nƣớc giữa các cơ quan Nhà nƣớc với nhau và giữa các cơ quan Nhà nƣớc với các tổ chức và công dân. 1.4. Khái niệm văn bản pháp luật và văn bản quản lý thông thường (1) Văn bản có thể đƣa ra các quy phạm pháp luật để điều chỉnh các mối quan hệ xã hội. Đó là một hệ thống văn bản đƣợc xác định và quy định chặt chẽ về thẩm quyền, nội dung, hình thức và quy trình ban hành. Theo luật định đó là những văn bản quy phạm pháp luật. Tuy nhiên, thực tế xây dựng và ban hành văn bản của nƣớc ta đã và vẫn đang có những văn bản không phải là văn bản quy phạm pháp luật về mặt hình thức, song lại có nội dung chứa đựng các quy phạm pháp luật. Những văn bản đó cùng với văn bản quy phạm pháp luật đích
6 thực hợp thành văn bản pháp luật. Cũng có thể gọi những văn bản quản lý quy phạm. Dầu vậy, đúng ra vẫn phải hiểu văn bản pháp luật là gồm có các văn bản quy phạm pháp luật. Phân biệt với văn bản pháp luật là những văn bản không chứa đựng những quy phạm pháp luật. Đó có thể là những văn bản áp dụng pháp luật đƣa ra các quyết định hành chính hoặc tƣ pháp cá biệt, những văn bản hành chính thông thƣờng, ... Những văn bản đó sẽ đƣợc gọi chung là những văn bản quản lý thông thƣờng. 2. Chức năng của văn bản quản lý Nhà nƣớc (4, 5) 2.1. Chức năng thông tin Thông tin là chức năng cơ bản nhất của mọi loại văn bản, không loại trừ văn bản quản lý Nhà nƣớc. Các thông tin chứa đựng trong các văn bản là một trong những nguồn của cải quý giá của đất nƣớc, là sản phẩm hàng hóa đặc biệt có vai trò to lớn trong việctạo ra của cải vật chất và tinh thần cho xã hội; là yếu tố quyết định để đƣa ra những chủ trƣơng, chính sách, những quyết định hành chính cá biệt nhằm giải quyết những công việc nội bộ Nhà nƣớc, cũng nhƣ những công việc có liên quan đến quyền và lợi ích hợp pháp của công dân. Dƣới dạng văn bản, về thời điểm nội dung thông báo thông tin thƣờng bao gồm ba loại với những nét đặc thù riêng của mình: - Thông tin quá khứ: Là những thông tin liên quan đến những sự việc đã đƣợc giải quyết trong quá trình hoạt động đã qua của các cơ quan quản lý. - Thông tin hiện hành: Là những thông tin liên quan đến những sự việc đang xảy ra hàng ngày trong các cơ quan thuộc hệ thống bộ máy quản lý Nhà nƣớc. - Thông tin dự báo đƣợc phản ánh trong văn bản là những thông tin mang tính kế hoạch tƣơng lai, các dự báo chiến lƣợc hoạt động mà bộ máy quản lý cần dựa vào đó để hoạch định phƣơng hƣớng hoạt động của mình. Ngoài ra, tuỳ theo tính chất, nội dung và mục tiêu công việc, việc phân loại thông tin có thể đƣợc tiến hành theo những tiêu chí khác nhau , nhƣ phân loại theo lĩnh vực quản lý thành thông tin chính trị, thông tin kinh tế, thông tin văn hóa-xã hội...; hoặc phân loại theo thẩm quyền tạo lập thông tin (nguồn) thành thông tin trên xuống, thông tin dƣới lên, thông tin ngang cấp, thông tin nội bộ ... Trong từng loại thông tin đó có thể có những phân loại nhỏ hơn, chi tiết
7 hơn, nhƣ thông tin kinh tế về chức năng hạch toán trong quản lý sản xuất kinh doanh có thể phân chia thành thông tin thống kê, thông tin kế toán, thông tin nghiệp vụ kỹ thuật ... Có thể thấy, hoạt động thông tin trong quản lý Nhà nƣớc là một quá trình, hình thức liên hệ qua lại giữa chủ thể (ngƣời quản lý) và khách thể (ngƣời bị quản lý), diễn ra liên tục nhằm trao đổi và cân bằng nhận thức của các chủ thể đó đối với thực tiễn khách quan và sự vận động của của xã hội, cũng nhƣ tạo lập một cách tiếp nhận tƣơng đồng giữa ngƣời quản lý và ngƣời bị quản lý đối với mối tƣơng quan và sự tƣơng tác giữa văn bản với thực tiễn cuộc sống nhằm thực hiện các quyết định quản lý hành chính nhà nƣớc có hiệu quả ngày càng cao. Quản lý nhà nƣớc liên hệ rất hữu cơ với các quá trình thông tin đƣợc thực hiện một cách liên tục. Tính liên tục của quá trình quản lý Nhà nƣớc liên quan chặt chẽ và phụ thuộc to lớn vào tính liên tục của sự vận động thông tin, trong đó sự phản hồi thông tin từ phía những chủ thể tiếp nhận cùng với sự xử lý, đánh giá, tiếp thụ những phản hồi đó từ phía chủ thể tạo lập là một yếu tố có tính quyết định đối với hiệu quả quản lý nhà nƣớc. Về bản chất, quản lý nhà nƣớc là dạng quản lý xã hội thông qua việc thực hiện một chuỗi những quyết định kế tiếp nhau trên cơ sở các thông tin phản ánh trạng thái của các hoạt động sản xuất xã hội. Nhƣ vậy, không thể thực hiện quản lý hành chính nhà nƣớc một cách có hiệu quả, khi không có các mệnh lệnh quản lý đƣợc xây dựng và ban hành trên cơ sở tiến hành việc thu thập, xử lý và truyền đổi thông tin. 2.2. Chức năng quản lý (4) Là công cụ tổ chức các hoạt động quản lý Nhà nƣớc, văn bản giúp cho các cơ quan và lãnh đạo điều hành các hoạt động của bộ máy Nhà nƣớc trong nhiều phạm vi không gian và thời gian. Chính điều đó cho thấy văn bản có chức năng quản lý. Chính chức năng này tạo nên vai trò đặc biệt quan trọng của văn bản quản lý Nhà nƣớc trong hoạt động của các cơ quan quản lý Nhà nƣớc. Với chức năng thông tin, nhƣ đã nêu ở trên, và thực hiện chức năng quản lý, văn bản là một trong những cơ sở đảm bảo cung cấp cho hoạt động quản lý những thông tin cần thiết, giúp cho các nhà lãnh đạo nghiên cứu và ban hành các quyết định quản lý chính xác và thuận lợi, là phƣơng tiện thiết yếu để các cơ quan quản lý có thể truyền đạt chính xác các quyết định quản lý đến hệ thống bị
8 quản lý của mình, đồng thời cũng là đầu mối để theo dõi, kiểm tra hoạt động của các cơ quan cấp dƣới, để tổ chức hoạt động quản lý thuận lợi. Trong quá trình quản lý mang tính đa yếu tố việc sƣu tập các thông tin về đối tƣợng quản lý, xử lý các thông tin, ra các quyết định và tổ chức thực hiện các quyết định đó sao cho có hiệu quả đƣợc đặc biệt quan tâm. Cũng vì vậy, có thể thấy, hoạt động quản lý là phƣơng pháp cụ thể, có định hƣớng của quá trình tổ chức, điều hoà các quan hệ xã hội. Trong quan hệ với bộ máy lãnh đạo và quản lý, có thể nói quản lý là sự tổng hợp các mối quan hệ giữa ngƣời lãnh đạo và ngƣời thực hiện, giữa cơ quan quản lý và cơ quan bị quản lý. Chức năng quản lý của văn bản còn đƣợc kiến tạo bởi quản lý cần có tổ chức và phƣơng tiện, mà trong các phƣơng tiện đó văn bản có một ý nghĩa hết sức quan trọng đối với hiệu quả quản lý. Các loại văn bản đƣợc ban hành thƣờng xuyên trong các cơ quan lãnh đạo và quản lý nhà nƣớc nhƣ Thông tƣ, Chỉ thị, Quyết định, Điều lệ, Thông báo, v.v... Ở những mức độ khác nhau, đều đóng vai trò là công cụ tổ chức các hoạt động quản lý. Nhờ có những loại văn bản đó mà các cơ quan quản lý và lãnh đạo có thể điều hành đƣợc công việc trong nhiều phạm vi không gian cũng nhƣ trong thời gian. Hơn thế nữa, tổ chức hoạt động quản lý có thể thông qua văn bản quản lý Nhà nƣớc để tạo nên sự ổn định trong công việc, thiết lập đƣợc các định mức cần thiết cho mỗi loại công việc, tránh đƣợc cách làm tuỳ tiện, thiếu khoa học. Văn bản nào đƣợc sản sinh ra nhằm mục đích tổ chức công việc, hƣớng dẫn hoạt động của các cơ quan cấp dƣới cho nên chúng phải tạo ra tạo ra đƣợc hiệu quả cần có thì mới đảm bảo chức năng quản lý của mình. Nói cách khác, muốn văn bản của các cơ quan có đƣợc chức năng quản lý thì nó phải đảm bảo đƣợc khả năng thực thi của cơ quan nhận đƣợc. Nhƣ thế có nghĩa là, chức năng quản lý của văn bản gắn liền với tính thiết thực của chúng trong hoạt động bộ máy quản lý. Nếu văn bản không chỉ ra đƣợc những khả năng để thực hiện, thiếu tính khả thi, không giúp cho các cơ quan bị quản lý giải quyết các nhiệm vụ cụ thể của mình thì dần dần các cơ quan này sẽ mất thói quen tôn trọng các văn bản. Văn bản quản lý Nhà nƣớc khi đó sẽ mất đi chức năng quản lý của chúng. Chức năng quản lý văn bản quản lý Nhà nƣớc có thể bao gồm hai loại: - Những văn bản là cơ sở tạo nên tính ổn định của bộ máy lãnh đạo và quản lý; xác định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và vị trí của mỗi cơ quan
9 trong bộ máy quản lý nhà nƣớc, cũng nhƣ xác lập mối quan hệ và điều kiện hoạt động của chúng. Đó là các văn bản nhƣ nghị định, nghị quyết, quyết định về việc thành lập cơ quan cấp dƣới, điều lệ làm việc của cơ quan, các đề án tổ chức bộ máy quản lý đã đƣợc phê duyệt, các thông tƣ, công văn hƣớng dẫn xây dựng tổ chức, v. v... - Những văn bản giúp cho các cơ quan lãnh đạo và quản lý nhà nƣớc tổ chức các hoạt động cụ thể theo quyền hạn của mình. Đó là các văn bản nhƣ Quyết định, Chỉ thị, Thông báo, Công văn hƣớng dẫn các công việc cho cấp dƣới, các báo cáo tổng kết công việc, v. v... Nghệ thuật quản lý đƣợc nảy sinh trong thực tiễn, còn quá trình giải quyết công việc một cách khoa học lại buộc ngƣời ta quay về với các quy định chính thức chứa đựng trong các văn bản quản lý Nhà nƣớc. Vấn đề đặt ra là phải làm sao để các quy định đó không hạn chế tính sáng tạo của những ngƣời áp dụng chúng, đồng thời, cũng không tạo nên những sơ hở trong văn bản hoặc khuyến khích các quan hệ không chính thức mang tính tiêu cực phát triển. Chức năng quản lý của văn bản quản lý Nhà nƣớc có tính khách quan, đƣợc tạo thành do chính nhu cầu của hoạt động quản lý và nhu cầu sử dụng văn bản nhƣ một phƣơng tiện quản lý. Tuy nhiên tính khách quan đó khi bị tính chủ quan của ngƣời tạo lập văn bản làm sai lệch sẽ làm mất đi chức năng quản lý của văn bản. Tóm lại, có thể thấy rằng việc ban hành văn bản quản lý Nhà nƣớc thuộc phạm trù các biện pháp quản lý Nhà nƣớc. Đây là một trong những cách thức mà các cơ quan quản lý Nhà nƣớc thƣờng xuyên sử dụng để tác động lên đối tƣợng quản lý nhằm thực hiện có hiệu quả nhất các nhiệm vụ đặt ra gắn với thẩm quyền của từng cơ quan cụ thể. Cần lƣu ý để không lạm dụng biện pháp này mà làm thay đổi chức năng quản lý của văn bản. Xét trên một nghĩa rộng, chức năng quản lý của văn bản phản ánh chức năng quản lý của Nhà nƣớc. Nó cho thấy hoạt động có tổ chức của các cơ quan nhà nƣớc trong thực tế, cũng nhƣ cho thấy những giai đoạn, những bƣớc tiến hành cụ thể của quá trình giải quyết công việc trong hoạt động của các cơ quan và những ngƣời có chức vụ. 2.3. Chức năng pháp lý
10 Thực hiện chức năng thông tin quản lý, văn bản đƣợc sử dụng để ghi lại và truyền đạt các quy phạm pháp luật và các quyết định hành chính, do đó là chứng cứ pháp lý để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể trong quản lý Nhà nƣớc. Chính mục đích ban hành đã tạo nên chức năng pháp lý của các văn bản đó. Chức năng pháp lý của văn bản còn đƣợc thể hiện ở chỗ tuỳ thuộc từng loại văn bản cụ thể, nội dung và tính chất pháp lý của chúng, văn bản có tác dụng rất quan trọng trong việc xác lập mối quan hệ giữa các cơ quan, tổ chức thuộc bộ máy quản lý Nhà nƣớc, giữa hệ thống quản lý với hệ thống bị quản lý; trong việc tạo nên mối ràng buộc trách nhiệm giữa các chủ thể tạo lập và đối tƣợng tiếp nhận văn bản. Có thể thấy, văn bản là sản phẩm của hoạt động áp dụng pháp luật, do đó là cơ sở pháp lý vững chắc để Nhà nƣớc giải quyết có hiệu quả các nhiệm vụ quản lý hết sức phức tạp của mình. Chức năng này luôn gắn liền với chức năng và nhiệm vụ của Nhà nƣớc trong từng giai đoạn phát triển cụ thể . Việc nắm vững chức năng pháp lý của văn bản quản lý Nhà nƣớc có một ý nghĩa rất thiết thực. Trƣớc hết, vì văn bản quản lý nhà nƣớc mang chức năng đó, nên việc xây dựng và ban hành chúng đòi hỏi phải cẩn thận và chuẩn mực, đảm bảo các nguyên tắc pháp chế, tính phù hợp với thực tiễn khách quan, đơn giản, tiết kiệm, dễ hiểu và dễ thực hiện. Mọi biểu hiện tuỳ tiện khi xây dựng và ban hành văn bản đều có thể làm cho chức năng pháp lý của chúng bị hạ thấp và do đó sẽ làm ảnh hƣởng đến việc điều hành công việc trong thực tế của các cơ quan. Thực tế xây dựng và ban hành văn bản của chúng ta trong nhiều năm qua đã và đang minh chứng cho điều đó: các văn bản với nội dung đƣa ra những quy phạm pháp luật không đƣợc trình bày rõ ràng, thậm chí mâu thuẫn lẫn nhau, và không đảm bảo thể thức theo quy định làm cho các văn bản đó kém hiệu quả, thiếu tính pháp lý và không thể đƣợc áp dụng. 2.4. Chức năng văn hoá - xã hội Văn bản quản lý Nhà nƣớc, cũng nhƣ nhiều loại văn bản khác, là sản phẩm sáng tạo của con ngƣời đƣợc hình thành trong quá trình nhận thức, lao động để tổ chức xã hội và cải tạo tự nhiên. Văn bản quản lý Nhà nƣớc là phƣơng tiện, đồng thời cũng là sản phẩm quan trọng của quá trình quản lý và cải tạo xã hội. Sản phẩm đó có tính chất xã
11 hội và biểu đạt tính giai cấp sâu sắc. Trong xã hội của chúng ta nó phải thể hiện đƣợc “ý Đảng, lòng dân”, có nhƣ vậy mới trở thành đông lực để thúc đẩy sự phát triển của xã hội theo những định hƣớng đã đề ra. Là một trong những phƣơng tiện cơ bản của hoạt động quản lý, văn bản quản lý Nhà nƣớc góp phần quan trọng ghi lại và truyền bá cho mọi ngƣời và cho thế hệ mai sau những truyền thống văn hoá quý báu của dân tộc đƣợc tích luỹ từ cuộc sống của nhiều thế hệ. Nhƣ vậy, văn bản là nguồn tƣ liệu lịch sử quý giá giúp cho chúng ta hình dung đƣợc toàn cảnh bức tranh và trình độ văn minh quản lý Nhà nƣớc của mỗi thời kỳ lịch sử cụ thể ở mỗi quốc gia. Có thể tìm thấy trong đó những chế định cơ bản của nếp sống, của văn hoá trong từng thời kỳ lịch sử khác nhau của sự phát triển xã hội, phát triển đất nƣớc. Có thể nói, văn bản là tiêu cự của tấm gƣơng phản ánh lề lối của từng thời kỳ, là một biểu hiện của "văn minh quản lý", là thƣớc đo trình độ quản lý của mỗi giai đoạn phát triển của lịch sử. Có thể nói: ngƣời ký văn bản không chỉ chịu trách nhiệm pháp luật về nội dung văn bản, mà còn phải chịu trách nhiệm trƣớc lịch sử về tính văn hóa của nó. Những văn bản đƣợc soạn thảo đúng yêu cầu về nội dung và thể thức có thể đƣợc xem là một biểu mẫu văn hoá không chỉ có ý nghĩa đối với đời sống hiện nay mà còn cho tƣơng lai. Có thể học tập đƣợc rất nhiều qua các văn bản nhƣ thế để nâng cao trình độ văn hoá của mình. Nhiều mô thức văn hoá truyền thống có giá trị đã đƣợc xây dựng chính trên cơ sở nghiên cứu các tài liệu văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan quản lý hiện còn lƣu giữ tại các kho lƣu trữ Nhà nƣớc. 2.5. Chức năng thống kê và một số chức năng khác Ngoài các chức năng cơ bản nêu trên, văn bản còn có những chức năng khác nhƣ: chức năng thống kê, chức năng kinh tế... Thống kê kinh tế xã hội là một trong những công cụ quan trọng để nhận thức xã hội, là những tri thức có thể làm thay đổi ý thức của khách thể quản lý. Những thông tin thống kê chứa đựng trong các văn bản có ý nghĩa to lớn đối với hiệu quả của công tác quản lý Nhà nƣớc. Chức năng thống kê là đặc trƣng của các loại văn bản quản lý Nhà nƣớc đƣợc sử dụng vào mục đích thống kê các quá trình diễn biến của công việc trong các cơ quan, thống kê cán bộ, tiền lƣơng, phƣơng tiện quản lý, v. v. .. Những
12 văn bản này giúp cho các nhà quản lý và lãnh đạo phân tích các diễn biến trong hoạt động của các cơ quan, ảnh hƣởng của các nhân tố khác nhau vào trong quá trình quản lý, kiểm tra kết quả công việc qua khối lƣợng đã hoàn thành. Thực tế cho thấy: nhờ các số liệu thống kê thu đƣợc qua các văn bản quản lý Nhà nƣớc mà cán bộ lãnh đạo, quản lý có thể theo dõi một cách có hệ thống mọi hoạt động và diễn biến trong đơn vị mình và các đơn vị khác có liên quan. Số liệu thống kê qua các văn bản quản lý Nhà nƣớc cũng cho thấy mức độ tăng trƣởng trong hoạt động của các cơ quan trên từng phƣơng diện cụ thể. Từ giác dộ chức năng thống kê văn bản quản lý Nhà nƣớc phải đảm bảo đƣa ra những số liệu chính xác, đầy đủ, có tính khoa học, nếu không chúng sẽ gây tác hại xấu cho hoạt động quản lý Nhà nƣớc. Về ý nghĩa kinh tế, có thể thấy những văn bản có nội dung khả thi, phù hợp với thực tiễn khách quan, phản ánh đƣợc quy luật vận động của thực tiễn khách quan sẽ thúc đẩy xã hội phát triển về mọi mặt, đặc biệt là cơ sở tạo đà cho phát triển kinh tế. Trong hệ thống quản lý nhiều cấp các tổ chức kinh tế và các tổ chức xã hội muốn thực hiện thành công chức năng của mình cần phải đảm bảo thông tin thích hợp cho mỗi khâu quản lý đó. Quy mô phát triển kinh tế càng lớn thì các quyết định quản lý thành văn càng nhiều, với những lƣợng thông tin càng đa dạng và phức tạp hơn nhiều, song tất cả phải nhằm phát huy mọi tiềm năng đất nƣớc để xây dựng một cuộc sống của toàn thể nhân dân, toàn thể cộng đồng ngày một tốt đẹp hơn. Từ luận điểm này có thể dễ dàng ý nghĩa kinh tế to lớn, trực tiếp của văn bản quản lý Nhà nƣớc. Cần thấy rằng, mọi chức năng của văn bản đƣợc thực hiện trong một chỉnh thể thống nhất của việc quản lý nhà nƣớc nói riêng và điều chỉnh các mối quan hệ xã hội nói chung. Văn bản là một phƣơng tiện để ghi nhận những thông tin và truyền đạt các thông tin từ chủ thể này đến chủ thể khác bằng một ký hiệu hoặc bằng ngôn ngữ nhất định nào đó. Tùy theo lĩnh vực hoạt động quản lý đối với các mặt đời sống xã hội mà văn bản đƣợc sản sinh ra với nội dung và hình thức khác nhau. Văn bản quản lý là phƣơng tiện quan trọng để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý hoặc các thông tin cần thiết hình thành trong hoạt động quản lý. Vì vậy nó có chức năng cơ bản là thông tin, pháp lý, quản lý điều hành và cả chức năng về mặt văn hóa, xã hội, giáo dục. Đồng thời văn bản quản lý cũng thể
13 hiện tính pháp lý, tính mệnh lệnh, chỉ huy, tính thống nhất về hình thức và nội dung của từng loại và phản ánh kết quả hoạt động quản lý trên các lĩnh vực. Văn bản Quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan Nhà nƣớc có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định trong đó có các quy tắc xử sự chung, đƣợc Nhà nƣớc bảo đảm thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định hƣớng xã hội chủ nghĩa. 3. Tình hình chung về công tác văn bản trong các cơ quan Nhà nước (6) 3.1 . Quy định của Nhà nước ta về công tác văn bản Chính Phủ. Nghị định 30/2020/NĐ-CPVề công tác văn thƣ. Hà Nội 2020 Quy định về thể thức và kỹ thuật soạn thảo văn bản. 3.2. Thực trạng công tác văn bản trong các cơ quan Nhà nước 3.2.1. Ưu điểm Văn bản đã thể hiện đƣợc các chủ trƣơng đƣờng lối chính sách của Đảng và Nhà nƣớc đƣợc các cơ quan, các tổ chức xã hội, các lực lƣợng vũ trang và toàn thể nhân dân thực hiện. Văn bản là phƣơng tiện quan trong không thể thiếu trong mọi hoạt động quản lý nhà nƣớc. Văn bản là sợi dây liên hệ mật thiết giữa Đảng, Nhà nƣớc và nhân dân. Văn bản ngày càng hoàn thiện hơn về hình thức và nội dung. 3.2.2. Nhược điểm Các văn bản nhà nƣớc hiện nay còn lộn xộn, tùy tiện, chồng chéo, vừa thừa, vừa thiếu, sai quy định, không đúng thẩm quyền ban hành. Các văn bản hiện nay ban hành không thống nhất cả về hình thức lẫn nội dung, thiếu nhất quán. Tình trạng ban hành văn bản quá nhiều, các ban hành không cần thiết làm giảm hiệu lực quản lý của nhà nƣớc. Các văn bản ban hành không kịp thời, chậm trễ, gây khó khăn cho cấp dƣới khi thực hiện. 4. Phân loại văn bản quản lý Nhà nƣớc (4) 4.1.Văn bản Quy phạm pháp luật
14 4.1.1. Khái niệm và hệ thống văn bản Quy phạm pháp luật Văn bản Quy phạm pháp luật là những “văn bản do cơ quan Nhà nƣớc có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, trong đó có các quy tắc xử sự chung nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định hƣớng xã hội chủ nghĩa”. Đó là nguồn cơ bản của pháp luật xã hội chủ nghĩa , là sản phẩm của quá trình sáng tạo pháp luật, một hình thức lãnh đạo của Nhà nƣớc đối với xã hội nhằm biến ý chí của nhân dân thành luật. Có thể hiểu định nghĩa này nhƣ sau: - Văn bản Quy phạm pháp luật chứa đựng các quy tắc xử sự chung, tức là các quy định mang tính chuẩn mực mà các cơ quan tổ chức, cá nhân phải tuân theo khi tham gia các quan hệ xã hội đƣợc quy tắc đó điều chỉnh. - Văn bản Quy phạm pháp luật thuộc thẩm quyền ban hành của một số cơ quan nhà nƣớc nhất định. - Việc ban hành phải tuân theo đúng trình tự và thủ tục đã đƣợc luật pháp quy định. - Mục đích ban hành văn bản Quy phạm pháp luật là điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định hƣớng xã hội chủ nghĩa. Hệ thống văn bản Quy phạm pháp luật: - Hiến pháp, luật, nghị quyết của Quốc hội. - Pháp lệnh, nghị quyết của Uỷ ban thƣờng vụ Quốc hội. - Lệnh, quyết định của Chủ tịch nƣớc. - Nghị định của Chính phủ. - Quyết định của Thủ tƣớng Chính phủ. - Nghị quyết của Hội đồng Thẩm phán Toà án nhân dân tối cao, Thông tƣ của Chánh án Toà án nhân dân tối cao. - Thông tƣ của Viện trƣởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao. - Thông tƣ của Bộ trƣởng, Thủ trƣởng cơ quan ngang bộ. - Quyết định của Tổng Kiểm toán Nhà nƣớc.
15 - Nghị quyết liên tịch giữa Uỷ ban thƣờng vụ Quốc hội hoặc giữa Chính phủ với cơ quan trung ƣơng của tổ chức chính trị - xã hội. - Thông tƣ liên tịch giữa Chánh án Toà án nhân dân tối cao với Viện trƣởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; giữa Bộ trƣởng, Thủ trƣởng cơ quan ngang bộ với Chánh án Tòa án nhân dân tối cao, Viện trƣởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; giữa các Bộ trƣởng, Thủ trƣởng cơ quan ngang bộ. - Văn bản Quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân. 4.1.2. Vai trò của văn bản Quy phạm pháp luật - Cụ thể hoá các chủ trƣơng, chính sách của Đảng, trong đó Đảng lãnh đạo nhà nƣớc về chủ trƣơng, đƣờng lối, thể hiện thông qua nghị quyết của các cấp bộ đảng và Đảng không trực tiếp tham gia vào hoạt động quản lý Nhà nƣớc, Nhà nƣớc trực tiếp và giữ vai trò chủ yếu trong hoạt động quản lý xã hội và là ngƣời thực hiện ý chí, nguyện vọng của nhân dân, nên phải tổ chức thực hiện các chủ trƣơng, chính sách của Đảng. Một trong những nguyên tắc quản lý Nhà nƣớc hiện nay là quản lý Nhà nƣớc bằng pháp luật và theo pháp luật. Vì vậy, Nhà nƣớc phải ban hành các văn bản Quy phạm pháp luật để cụ thể hoá, thể chế hoá các đƣờng lối, chủ trƣơng của Đảng. - Hệ thống văn bản Quy phạm pháp luật có vai trò tác động thúc đẩy hoặc kìm hãm sự phát triển của xã hội nếu nó phù hợp hoặc không phù hợp với thực tế. Hệ thống văn bản này tác động đến toàn bộ đời sống xã hội và điều chỉnh mọi mối quan hệ trong xã hội. Vì vậy, khi ban hành hệ thống văn bản Quy phạm pháp luật, cần chú ý đến tính khách quan, khoa học để có thể thực hiện tốt các chính sách của Đảng. 4.1.3. Đặc điểm của văn bản Quy phạm pháp luật - Văn bản Quy phạm pháp luật có tính mệnh lệnh cƣỡng chế thi hành. Mọi đối tƣợng có trách nhiệm thi hành, nếu không thi hành thì nhà nƣớc có biện pháp cƣỡng chế nhƣ xử phạt bằng các hình thức cho dù văn bản đó có thể không có tính khả thi nhƣng vẫn phải thực hiện… do đó nó chỉ có tính một chiều, bắt buộc. - Có hiệu lực thƣờng xuyên và tƣơng đối lâu dài. Văn bản luôn luôn đƣợc áp dụng cho nhiều ngƣời, nhiều đối tƣợng khác nhau, luôn luôn điều chỉnh mối quan hệ xã hội mà nó đề cập, chỉ khi nào có văn bản khác thay thế.