Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán Nguyên vật liệu tại Xí nghiệp Giầy thể thao xuất khẩu Kiêu Kỵ - Gia Lâm

Chia sẻ: Phamngoc Linh | Ngày: | Loại File: DOCX | Số trang:77

Thêm vào BST

Báo xấu

175
lượt xem 20
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Tham khảo luận văn - đề án 'hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp giầy thể thao xuất khẩu kiêu kỵ - gia lâm', luận văn - báo cáo, quản trị kinh doanh phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu và làm việc hiệu quả

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán Nguyên vật liệu tại Xí nghiệp Giầy thể thao xuất khẩu Kiêu Kỵ - Gia Lâm

Bài Luận Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán Nguyên vật liệu tại Xí nghiệp Giầy thể thao xuất khẩu Kiêu Kỵ - Gia Lâm Mục lục
2
LỜI MỞ ĐẦU Sản xuất ra của cải vật chất là cơ sở tồn tại và phát triển của xã h ội loài người. Nhu cầu sản xuất và tiêu dùng của xã hội đòi hỏi ngành sản xuất phải đáp ứng đầy đủ bằng cách sản xuất ra của cải vật chất. Quá trình s ản xuất ra của cải vật chất biểu hiện cụ thể trong các doanh nghiệp sản xuất là quá trình sản xuất ra sản phẩm để phục vụ cho nhu c ầu tiêu dùng c ủa xã hội. Bất kỳ sản phẩm nào được tạo ra đều không thể thiếu được ba yếu tố, đó là: Công cụ lao động, sức lao động và đối tượng lao đ ộng. Do đó có th ể nói cách khác rằng nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên s ản ph ẩm. Trong quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm, nguyên vật liệu chỉ tham gia vào chu kỳ sản xuất và khi tham gia vào quá trình sản xuất, vật liệu được tiêu dùng toàn b ộ và thay đổi hình thái vật chất ban đầu. Giá trị của vật liệu được chuy ển dịch toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm mới tạo ra. Trong điều kiện kinh tế thị trường hiện nay, các doanh nghiệp được quyền tự chủ trong sản xuất kinh doanh. Việc quản lý vật li ệu đ ược quan tâm hơn vì vật liệu là một trong các nhân tố quy ết định đến vi ệc nâng cao ch ất lượng và hạ giá thành sản phẩm, đó là mục tiêu phấn đấu của một doanh nghiệp trong điều kiện hiện nay. Chính vì vậy việc ghi chép, phản ánh tình hình thu mua, nh ập - xu ất và dự trữ nguyên vật liệu giữ một vai trò vô cùng quan trọng trong vi ệc cung c ấp thông tin và đề ra các biện pháp quản lý nguyên vật liệu nói riêng, quản lý mọi hoạt động sản xuất kinh doanh trong toàn doanh nghiệp nói cung một cách khoa học hợp lý và đúng đắn. Sau một thời gian thực tập tại Xí nghiệp Giầy thể thao xuất khẩu Kiêu Kỵ - Gia Lâm, thấy rõ được tầm quan trọng của nguyên vật liệu và những vấn đề bức xúc quanh việc hạch toán nguyên vật liệu.Em đó đi sâu nghiên c ứu chuyên đề “Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán Nguyên vật liệu t ại Xí nghiệp Giầy thể thao xuất khẩu Kiêu Kỵ - Gia Lâm” Với kết cấu của chuyên đề gồm ba phần chính: Phần thứ nhất: Những vấn đề lý luận chung về công tác kế toán nguyên vật liệu tại doanh nghiệp sản xuất Phần thứ hai: Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp Giầy thể thao xuất khẩu Kiêu Kỵ - Gia Lâm - Hà Nội 3
Phần thứ ba: Một số ý kiến đóng góp để hoàn thiện công tác k ế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp Giầy thể thao xuất khẩu Kiêu Kỵ - Gia Lâm 4
PHẦN THỨ NHẤT: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT SỰ CẦN THIẾT KHÁCH QUAN PHẢI TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN I/ VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT 1.Vị trí của doanh nghiệp sản xuất trong nền kinh tế thị trường Doanh nghiệp sản xuất là những đơn vị kinh tế, tế bào của nền kinh t ế quốc dân, nơi trực tiếp sản xuất ra của cải vật ch ất thoả mãn nhu c ầu s ản xuất tiêu dùng của xã hội. Trong những năm vừa qua nền kinh tế nước ta đã từng bước chuy ển sang nền kinh tế thị trường có sự điều tiết của Nhà nước. V ới nền kinh t ế hàng hoá nhiều thành phần (quốc doanh, tập thể, tư nhân...) các doanh nghiệp đều có quyền tự chủ kinh doanh, hoạt động theo pháp luật, hợp tác, c ạnh tranh và bình đẳng. Trong cơ chế thị trường, mọi doanh nghiệp đều trực tiếp chịu sự tác động tích cực cũng như tiêu cực của thị trường. Mặt khác thị trường là động lực thúc đẩy sản xuất và kết quả sản xuất của từng doanh nghiệp s ản xu ất góp phần quan trọng quyết định đến sự phát triển của các ngành khác trong nền kinh tế quốc dân, từ đó xác định được GDP, đến tích luỹ và sự tăng trưởng kinh tế của mọi quốc gia. 2. Khái niệm, đặc điểm của vật liệu Ở giai đoạn hiện nay, mọi thành phần kinh tế đều ph ải tự trang trải mọi khoản chi phí, thực hiện đầy đủ các nguyên tắc hạch toán kinh tế, quản lý và giám đốc bằng tiền mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Trong các doanh nghiệp nguyên vật liệu là đối tượng lao động, m ột trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là c ơ s ở v ật ch ất đ ể hình thành nên thực thể sản phẩm. Nguyên vật liệu nào cũng là đối t ượng lao đ ộng song không phải bất cứ đối tượng nào cũng là nguyên vật liệu. Chỉ khi đối tượng lao động thay đổi do tác động của yếu tố con người khi đó mới trở thành nguyên vật liệu. Quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm mới, vật liệu ch ỉ tham gia vào m ột chu kỳ sản xuất, dưới tác động của lao động vật liệu b ị tiêu hao toàn b ộ ho ặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu để cấu thành nên th ực thể của s ản phẩm. Về mặt giá trị vật liệu chuyển dịch một lần toàn bộ giá trị vào giá trị sản phẩm mới tạo ra. 5
3.Vị trí, vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất Trong quá trình sản xuất, chi phí nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng số chi phí để tạo ra sản phẩm, do đó vật liệu không chỉ quyết định đến mặt số lượng của sản phẩm mà còn ảnh h ưởng trực ti ếp đ ến chất lượng sản phẩm tạo ra. Nguyên vật liệu có đảm b ảo quy cách ch ủng loại, có đa dạng phong phú thì sản ph ẩm sản xuất ra mới đ ạt đ ược yêu c ầu và phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng ngày một cao của xã hội. Như vậy vật liệu có một vị trí quan trọng không th ể ph ủ nh ận đ ược trong quá trình sản xuất. Xuất phát từ tầm quan trọng trên, việc giảm chi phí nguyên vật liệu, giảm mức tiêu hao vật liệu trong sản xuất cho m ỗi đ ơn v ị sản phẩm là một trong những yếu tố quyết định sự thành công trong quản lý sản xuất kinh doanh. Điều đó sẽ làm hạ thấp chi phí sản xu ất, h ạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận của doanh nghiệp đồng thời với một lượng chi phí vật liệu không đổi có thể làm ra được nhiều sản phẩm tức là hiệu quả đồng vốn được nâng cao. 4.Yêu cầu quản lý Vật liệu là tài sản dự trữ sản xuất kinh doanh thuộc tài sản lưu động do vậy thường xuyên biến động. Do đó để tăng cường công tác quản lý, việc quản lý vật liệu phải được quản lý chạt chẽ ở tất cả các khâu: thu mua, bảo quản, dự trữ và sản xuất vật liệu nhằm hạ thấp chi phí vật li ệu, gi ảm m ức tiêu hao vật liệu trong sản xuất. Trong khâu thu mua vật liệu phải quản lý về khối lượng, quy cách, chủng loại, giá mua và chi phí thu mua. Thực hiện kế hoạch thu mua theo đúng tiến độ, thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Trong khâu bảo quản để tránh mất mát, hư hỏng, hao hụt, đảm b ảo an toàn vật liệu, việc tổ chức tốt kho tàng bến bãi, thực hiện đúng ch ế độ bảo quản đối với từng loại vật liệu cũng ảnh hưởng không nhỏ tới quá trình sản xuất và kết quả sản xuất kinh doanh. Trong khâu dự trữ, đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được bình thường, không bị ngừng trệ, gián đoạn do cung ứng không kịp thời hoặc gây tình trạng ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều, đòi hỏi các doanh nghi ệp ph ải xác định được mức tối đa, tối thiểu, sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở các định mức, dự toán chi phí có ý nghĩa quan trọng trong vi ệc h ạ th ấp chi phí s ản xuất, hạ giá thành sản phẩm, tăng thu nhập, tích luỹ cho doanh nghiệp. Do v ậy trong khâu sử dụng cần phải tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng vật liệu trong sản xuất. 6
Tóm lại vật liệu là yếu tố đầu tiên trong quá trình t ạo ra s ản ph ẩm. Muốn sản phẩm đạt tiêu chuẩn chất lượng cao và tạo được uy tín trên thị trường nhất định phải tổ chức tốt khâu quản lý vật liệu. 5.Vai trò của kế toán đối với việc quản lý và sử dụng vật liệu Xuất phát từ vai trò của vật liệu ta thấy nhiệm vụ của các doanh nghiệp trong việc quản lý vật liệu không kém phần quan trọng, riêng đối với kế toán vật liệu thường theo dõi vật liệu về mặt giá trị, việc hạch toán đầy đủ tình hình thu mua, nhập xuất, dự trữ sẽ đưa ra nh ững số li ệu k ế toán giúp người quản lý có một định hướng chính xác trong quá trình chỉ đạo sản xuất. Việc hạch toán kế toán vật liệu chính xác, kịp thời sẽ ảnh hưởng không nh ỏ tới việc tập hợp chi phí và tính gía thành hay quyết định tới quá trình kinh doanh là tốt hay xấu. Việc dùng thước đo tiền tệ để giám đốc tình hình thu, dự trữ, tiêu hao vật liệu...sẽ ngăn ngừa, xử lý được những trường hợp sử dụng lãng phí, phi pháp vật liệu, tiết kiệm được chi phí không cần thiết trong quá trình trên. 6. Nhiệm vụ của kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất Một trong những nhiệm vụ hàng đầu của công tác quản lý kinh tế là tiết kiệm lao động xã hội. Trong các doanh nghiệp sản xuất ph ải ti ết ki ệm triệt để các khoản chi phí. Vật liệu là khoản mục chi phí chiếm tỷ trọng lớn trong toàn b ộ chi phí sản xuất của doanh nghiệp, ngoài ra nó là bộ phận quan trọng trong tổng s ố tồn kho ở doanh nghiệp. Do vậy việc quản lý và sử dụng vật liệu là m ột trong những nhân tố quyết định sự thành công của công tác quản lý kinh doanh. Ngày nay trong điều kiện nền kinh tế thị trường việc cạnh tranh gay gắt giữa các doanh nghiệp là điều không tránh khỏi. Trong cu ộc ch ạy đua này, ai biết tổ chức quản lý, bố trí sắp xếp các công việc nhịp nhàng theo một guồng máy hoạt động, không có bộ phận nào dừng thì doanh nhiệp đó sẽ đứng vững và phát triển. Vật liệu là những yếu tố đầu vào của quá trình s ản xuất, nếu quản lý và sử dụng tốt sẽ tạo cho các yếu t ố đầu ra nh ững c ơ h ội t ốt đ ể tiêu thụ. Chính vì vậy trong suốt quá trình luân chuyển, việc giám đốc chặt chẽ số lượng vật liệu mua vào, xuất dùng để đảm bảo cho chất lượng sản phẩm theo đúng yêu cầu về kỹ thuật, giá trị đã đề ra đòi h ỏi cán b ộ k ế toán v ật li ệu phải thực hiện những nhiệm vụ, đó là: - Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, tình hình nhập - xuất - tồn kho v ật li ệu, tính giá thành thực tế của vật liệu đã thu mua và nhập kho doanh nghiệp, kiểm tra tình hình thu mua vật liệu về các mặt: số lượng, ch ủng loại, giá c ả, th ời h ạn nh ằm đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời chủng loại vật liệu cho quá trình s ản xu ất kinh doanh của doanh nghiệp. 7
- Áp dụng đúng đắn các phương pháp và kỹ thuật hạch toán hàng tồn kho, mở sổ, thẻ kế toán chi tiết để ghi chép ph ản ánh, phân lo ại, tổng h ợp s ố liệu...về tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm trong quá trình s ản xu ất kinh doanh, cung cấp những số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. Thực hiện hạch toán hàng tồn kho đúng ch ế đ ộ, đúng phương pháp quy định sẽ đảm bảo yêu cầu quản lý thống nh ất của nhà n ước và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp. - Tổ chức đánh giá, phân loại vật liệu, kiểm tra việc chấp hành ch ế đ ộ bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu, tính toán xác định chính xác số l ượng giá trị vật liệu cho các đối tượng sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh. -Tham gia kiểm kê, đánh giá lại hàng tồn kho theo đúng ch ế đ ộ nhà nước quy định, lập các báo cáo về vật liệu phục vụ cho công tác quản lý và lãnh đạo, tiến hành phân tích đánh giá vật liệu ở từng khâu nhằm đưa ra đầy đủ các thông tin cần thiết cho quá trình quản lý. II/. PHÂN LOẠI VÀ ĐÁNH GIÁ VẬT LIỆU 1. Phân loại vật liệu Trong các doanh nghiệp sản xuất nguyên vật liệu bao gồm nhiều loại, nhiều thứ khác nhau với nội dung kinh tế và tính năng lý hoá h ọc khác nhau. Để có thể quản lý một cách chặt chẽ và tổ chức hạch toán với từng th ứ, loại vật liệu phục vụ cho kế toán quản trị cần thiết phải tiến hành phân loại vật liệu. Phân loại vật liệu là việc sắp xếp vật liệu có cùng một tiêu th ức nào đó vào một loại. Đối với vật liệu căn cứ vào nội dung kinh tế, vai trò của chúng trong quá trình sản xuất kinh doanh, vào yêu cầu quản lý của doanh nghi ệp, vật liệu được chia thành các loại sau: - Nguyên vật liệu chính: là đối tượng lao động ch ủ y ếu, là cơ sở vật chất chủ yếu cấu thành nên thực thể sản phẩm: như sắt thép trong các doanh nghiệp chế tạo máy, cơ khí; Bông trong các nhà máy sợi; Gạch, ngói, xi măng trong xây dựng cơ bản; hạt giống, phân bón trong nông nghiệp. Bán thành phẩm mua ngoài cũng phản ánh vào nguyên vật liệu chính, như: bàn đạp, khung xe đạp...trong công nghệ lắp ráp xe đạp, vật kết cấu trong xây dựng cơ bản. - Vật liệu phụ: cũng là đối tượng lao động nhưng nó không ph ải là c ơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên sản phẩm mới. Vật liệu phụ có vai trò phụ trong quá trình sản xuất chế tạo sản phẩm; như làm tăng chất lượng nguyên vật liệu chính, tăng chất lượng sản phẩm hoặc ph ục v ụ cho công tác qu ản lý, phục vụ sản xuất, cho việc bảo quản, bao gói sản phẩm nh ư thuốc nhuộm, thuốc tẩy, sơn, dầu nhờn, xà phòng... 8
- Nhiên liệu: là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất sản phẩm, cho các phương tiện máy móc thiết bị hoạt động trong quá trình sản xuất kinh doanh như than, củi, xăng dầu, hơi đốt, khí đốt... - Phụ tùng thay thế: là những chi tiết phụ tùng máy móc dùng đ ể sửa chữa và thay thế cho máy móc thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải như vòng bi, xăm lốp, vòng đệm... - Thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các loại thiết bị phương tiện lắp đặt vào các công trình xây dựng cơ bản của doanh nghiệp nh ư vật k ết c ấu, công cụ, khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt vào các công trình xây dựng c ơ bản. Phế liệu: gồm những loại vật liệu loại ra trong quá trình s ản xu ất s ản phẩm, nó đã mất hoàn toàn hoặc một phần lớn giá trị sử dụng ban đầu như gỗ, sắt thép vụn hoặc phế liệu thu hồi trong quá trình thanh lý tài sản cố định. Trên thực tế việc sắp xếp vật liệu theo từng loại như đã trình bày ở trên là căn cứ vào công dụng chủ yếu của nguyên liệu, vật li ệu ở t ừng đ ơn v ị cụ thể, bởi vì có thứ nguyên vật liệu ở đơn vị này là nguyên vật li ệu chính, nhưng ở đơn vị khác lại là vật liệu phụ...Để phục vụ tốt h ơn yêu c ầu qu ản lý vật liệu cần được phân chia một cách chi tiết hơn theo các tính năng, quy cách, phẩm chất. Trên cở sở đó xây dựng và lập sổ danh đi ểm v ật li ệu trong đó v ật liệu được chia thành từng loại, nhóm, thứ. Việc phân chia này giúp cho doanh nghiệp tìm ra các biện pháp hợp lý trong việc t ổ ch ức qu ản lý và s ử d ụng v ật liệu có hiệu quả. 2. Đánh giá vật liệu Đánh giá nguyên vật liệu là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của nó theo những nguyên tắc nhất định. Về nguyên tắc nguyên vật li ệu ph ải được đánh giá theo giá thực tế (bao gồm giá mua cộng với chi phí thu mua, vận chuyển). Do nguyên vật liệu có nhiều loại, nhiều thứ, thường xuyên tăng, giảm trong quá trình hoạt động sản xuất, kinh doanh và yêu cầu của công tác kế toán nguyên vật liệu phải phản ánh và cung cấp thông tin k ịp th ời tình hình biến động và số hiện có về nguyên vật liệu, do v ậy trong công tác th ực t ế v ề hạch toán nguyên vật liệu còn có thể được đánh giá theo giá h ạch toán (giá k ế hoạch hoặc một giá ổn định trong kỳ hạch toán). 2.1 Đánh giá vật liệu theo giá thực tế 2.1.1 Giá thực tế nhập kho Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho được phản ánh theo từng nguồn nhập: 9
- Đối với cơ sở kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế, giá trị nguyên vật liệu mua vào là giá th ực tế không có thuế GTGT đầu vào. - Đối với cơ sở kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp trên GTGT và cơ sở kinh doanh không thuộc đ ối t ượng chịu thuế GTGT, giá trị nguyên vật liệu mua vào là tổng giá thanh toán ( bao gồm cả thuế GTGT đầu vào). + Giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu tự ch ế biến bao gồm giá th ực t ế nguyên liệu, vật liệu xuất chế biến và chi phí chế biến. + Giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu thuê ngoài gia công, chế bi ến bao gồm giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu xuất chế biến, chi phí vận chuyển nguyên liệu, vật liệu đến nơi chế biến và từ nơi chế biến về đơn vị, tiền thuê ngoài gia công, chế biến (theo hợp đồng gia công) + Giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu nhận góp vốn liên doanh, c ổ phần là giá thực tế được các bên tham gia góp vốn thống nhất định giá. 2.1.1 Giá thực tế xuất kho: Khi xuất dùng nguyên vật liệu kế toán phải tính toán chính xác giá trị thực tế của nguyên vật liệu xuất kho cho các nhu cầu, đối tượng khác nhau. Tuỳ théo đặc điểm từng doanh nghiệp về yêu cầu quản lý, trình đ ộ c ủa cán b ộ kế toán có thể sử dụng một trong các phương pháp sau theo nguyên tắc nhất quán trong hạch toán. Nếu có thay đổi phải giải thích rõ ràng. a. Phương pháp giá thực tế bình quân tồn đầu kỳ b. Phương pháp thực tế bình quân gia quyền: Theo phương pháp này, giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ được tính theo giá trị bình quân: Trong đó đơn giá thực tế bình quân được xác định như sau: 10
Theo phương pháp này giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho được tính một cách chính xác, đơn giản nhưng không linh hoạt vì công việc dồn vào cuối tháng. c. Phương pháp nhập trước, xuất trước: Theo phương pháp này nguyên vật liệu nhập trước được xuất dùng hết mới xuất dùng đến lần nhập sau. Do đó giá nguyên vật liệu xuất dùng đ ược tính hết theo giá nhập kho lần trước, xong mới tính theo giá nhập lần sau. d. Phương pháp nhập sau, xuất trước: Bản chất của phương pháp này giống phương pháp nh ập trước, xuất trước nhưng ngược lại với phương pháp trên là: hàng nhập sau thì được xuất trước với giá tương ứng với giá nhập kho của hàng đó. Cả hai phương pháp trên đều đảm bảo được tính chính xác c ủa giá th ực tế nguyên vật liệu xuất kho nhưng gặp khó khăn trong vi ệc t ổ ch ức h ạch toán chi tiết nguyên vật liệu tồn kho và tổ chức kho. Do vậy nó chỉ được áp dụng đối với những doanh nghiệp có ít chủng loại nguyên vật li ệu và vi ệc nh ập xuất không xảy ra thường xuyên. e. Phương pháp giá thực tế đích danh: Theo phương pháp này, giá thực tế của nguyên vật liệu xu ất kho căn c ứ vào đơn giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho theo từng lần nhập t ức là xuất lô hàng nào thì tính theo giá trị của chính lô hàng đó. Phương pháp này phản ánh chính xác từng lô hàng xuất, nhưng công việc rất phức tạp đòi hỏi thủ kho phải nắm được chi tiết t ừng lô hàng. 11
Phương pháp này được áp dụng cho các loại thành phẩm có giá trị cao, các loại hàng hoá đặc biệt. f. Phương pháp hệ số giá Để áp dụng được phương pháp này đòi hỏi doanh nghiệp phải xây dựng được hệ thống giá hạch toán cho nguyên vật liệu. Giá hạch toán là giá được doanh nghiệp quy định trước, có thể là giá kế hoạch và được sử d ụng ổn đ ịnh lâu dài trong doanh nghiệp trong thời gian tối thiểu là 1 năm. Giá hạch toán của nguyên vật liệu được sử dụng để hạch toán m ột cách thường xuyên, liên tục các nghiệp vụ nhập xuất kho trên các sổ chi tiết, đến cuối kỳ hạch toán kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh giá hạch toán để xác định giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho theo trình tự sau: Trước hết xác định hệ số giá giữa giá thực tế và giá h ạch toán thành phẩm thay đổi trong kỳ. Công thức: III/ NỘI DUNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC NHẬP - XUẤT VẬT LI ỆU TRONG DNSX 1. Hạch toán chi tiết vật liệu: 1.1 Chứng từ sử dụng: Để đáp ứng yêu cầu quản trị doanh nghiệp, kế toán chi ti ết vật li ệu ph ải được thực hiện theo từng kho, từng loại, từng nhóm, thứ vật liệu và ph ải được tiến hành đồng thời ở kho và phòng kế toán trên cùng cơ sở chứng từ. 12
Theo chế độ chứng từ kế toán quy định ban hành theo QĐ 1141/CĐKT ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ trưởng Bộ tài chính, các chứng từ về kế toán vật liệu bao gồm: - Phiếu nhập kho ( mẫu 01 - VT) - Phiếu xuất kho ( mẫu 02 - VT) - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( mẫu 03 - VT) - Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm hàng hoá ( m ẫu 08 - VT) - Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho ( mẫu 02 - BH) - Hoá đơn cước phí vận chuyển ( mẫu 03 - BH) Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của Nhà nước, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hướng d ẫn như: - Phiếu xuất kho vật tư theo hạn mức ( mẫu 04 - VT) - Biên bản kiểm nghiệm vật tư ( mẫu 05 - VT) - Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ ( mẫu 07 - VT) Và có các chứng từ tuỳ thuộc vào đặc điểm, tình hình c ụ th ể c ủa t ừng doanh nghiệp thuộc lĩnh vực hoạt động, thành phần kinh tế khác nhau. Đối với các chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc ph ải l ập k ịp th ời, đ ầy đủ theo đúng quy định về biểu mẫu, nội dung, phương pháp lập. Người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp c ủa các ch ứng t ừ v ề các nghiệp vụ tài chính phát sinh. Mọi chứng từ kế toán về vật liệu phải được tổ chức luân chuyển theo trình tự và thời gian hợp lý do kế toán trưởng quy định, phục vụ cho vi ệc ph ản ánh, ghi chép và tổng hợp số liệu kịp thời của các bộ ph ận, cá nhân có liên quan. 1.2. Sổ kế toán chi tiết vật liệu Để kế toán chi tiết vật liệu tuỳ thuộc vào phương pháp hạch toán chi ti ết áp dụng trong doanh nghiệp mà sử dụng các sổ ( thẻ) kế toán chi tiết sau: - Sổ ( thẻ ) kho - Sổ ( thẻ ) kế toán chi tiết vật liệu - Sổ đối chiếu luân chuyển - Sổ số dư - Sổ ( thẻ ) kho ( mẫu số 06 - VT) được sử dụng để theo dõi s ố l ượng nhập - xuất - tồn kho của từng thứ vật liệu theo từng kho. Thẻ kho do phòng 13
kế toán lập và ghi các chi tiết, tên, nhãn hiệu quy cách, đ ơn v ị tính, mã s ố v ật liệu... sau đó giao cho thủ kho để ghi chép tình hình nh ập - xu ất - t ồn kho hàng ngày về mặt số lượng. Thẻ kho được dùng để hạch toán ở kho không kể h ạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp nào. - Sổ ( thẻ ) kế toán chi tiết, sổ đối chiếu luân chuy ển, sổ s ố d ư đ ược s ử dụng để hạch toán từng lần nhập - xuất - tồn kho vật liệu về cả mặt lượng hoặc giá trị và phụ thuộc vào phương pháp hạch toán chi ti ết áp d ụng trong doanh nghiệp. Ngoài các sổ kế toán chi tiết nêu trên, còn có th ể sử dụng các bảng kê nhập - xuất - tồn kho, các bảng luỹ kế nhập - xuất - tồn kho tổng hợp vật liệu phục vụ cho việc ghi sổ kế toán chi tiết được đơn giản, nhanh chóng và k ịp thời. 1.3. Các phương pháp kế toán chi tiết vật liệu Việc ghi chép, phản ánh giữa thủ kho và kế toán cũng như kiểm tra đối chiếu giữa hạch toán nghiệp vụ ở kho và phòng kế toán được ti ến hành theo 3 phương pháp: - Phương pháp thẻ song song - Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển - Phương pháp sổ số dư 1.3.1 Phương pháp thẻ song song - Nguyên tắc hạch toán: ở kho ghi chép về mặt số lượng, phòng kế toán ghi chép cả về số lượng và giá trị từng thứ nguyên liệu, vật liệu. - Trình tự ghi chép tại kho: Hàng ngày thủ kho căn cứ vào ch ứng t ừ nh ập, xuất nguyên liệu, vật liệu ghi sổ lượng nguyên liệu , vật li ệu th ực nh ập, th ực xuất vào thẻ kho ( hoặc sổ) kho có liên quan. Th ủ kho ph ải th ường xuyên đ ối chiếu số tồn trên thẻ kho với số tồn nguyên liệu, vật liệu thực tế còn ở kho. Hàng ngày hoặc định kỳ 3 - 5 ngày một lần sau khi ghi thẻ kho, th ủ kho ph ải chuyển toàn bộ chứng từ nhập, xuất kho về phòng kế toán. - Trình tự ghi chép tại phòng kế toán: Phòng kế toán m ở th ẻ kho ho ặc s ổ kế toán chi tiết nguyên liệu, vật liệu cho từng danh điểm nguyên li ệu, v ật li ệu tương ứng với thẻ kho của từng kho để theo dõi về mặt số lượng và giá trị. Hàng ngày hoặc định kỳ 3-5 ngày một lần, khi nhận được các chứng t ừ nh ập, xuất kho của thủ kho chuyển đến, kế toán nguyên liệu, vật li ệu ph ải ki ểm tra từng chứng từ, ghi đơn giá và tính thành tiền, sau đó ghi vào sổ ( thẻ) chi ti ết nguyên vật liệu có liên quan. Cuối tháng, kế toán cộng thẻ hoặc sổ tính ra tổng số nhập, tổng số xuất và số tồn của từng thứ nguyên vật liệu rồi đối chi ếu với thẻ kho của thủ kho, lập báo cáo tổng hợp nhập, xuất tồn kho về giá trị để đối chiếu với bộ phận kế toán tổng hợp nguyên vật liệu. 14
-Ưu, nhược điểm: + Ưu điểm: Ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu. + Nhược điểm: Việc ghi chép giữa thủ kho và phòng kế toán còn b ị trùng lặp về chỉ tiêu số lượng, mặ khác việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng do đó hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán. - Phương pháp này áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp có ít chủng loại vật tư hàng hoá, khối lượng các nghiệp vụ kinh tế về nh ập - xu ất v ật liệu ít, không thường xuyên và trình độ chuyên môn c ủa cán b ộ k ế toán còn b ị hạn chế. Sơ đồ kế toán chi tiết nguyên liệu, vật liệu theo phương pháp thẻ song song Ghi hàng ngày hoặc định kỳ Ghi chú: Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu 1.3.2 Phương pháp số dư - Nguyên tắc hạch toán: ở kho theo dõi số lượng tứng th ứ nguyên li ệu, vật liệu phòng kế toán chỉ theo dõi giá trị từng nhóm nguyên liệu, vật liệu. - Trình tự ghi chép tại kho: Hàng ngày hoặc định kỳ (3-5) ngày sau khi ghi thẻ kho xong, thủ kho tập hợp toàn bộ các chứng từ nhập xuất kho phát sinh trong ngày, trong kỳ và phân loại theo từng nhóm nguyên vật liệu theo quy định. Căn cứ vào kết quả phân loại chứng từ, lập phiếu giao nh ận chứng từ trong đó ghi số lượng, số hiệu chứng từ của từng nhóm nguyên vật liệu ( l ập một bản chứng từ lập, một bản chứng từ xuất), sau khi lập xong giao cho kế toán kèm theo phiếu nhập, phiếu xuất. Cuối tháng, th ủ kho căn c ứ vào th ẻ kho đã được kế toán kiểm tra ghi số lượng nguyên cật liệu tồn khi cu ối tháng c ủa từng danh điểm nguyên vật liệu vào sổ số dư. Sổ số dư do kế toán mở cho từng kho, dùng cho phòng kế toán kiểm tra và tính thành tiền. - Trình tự ghi chép tại phòng kế toán: Khi nhận chứng từ nhập xuất nguyên vật liệu ở kho, kế toán kiểm tra chứng từ và đối chiếu với các ch ứng từ có liên quan, kiểm tra việc phân loại chứng từ của th ủ kho, ghi giá h ạch toán và tính thành tiền cho từng chứng từ. Tổng cộng s ố ti ền c ủa các ch ứng t ừ 15
nhập, chứng từ xuất kho theo từng nhóm nguyên vật liệu và ghi vào c ột s ố tiền trên phiếu giao nhận chưnsg từ. Căn cứ vào các phiếu giao nh ận ch ứng t ừ ghi số tiền vào bảng luỹ kế nhập, xuất tồn kho nguyên vật liệu. Bảng luỹ kế nhập xuất, tồn kho nguyên vật liệu mở cho từng kho, c ơ s ở để ghi vào bảng luỹ kế ở phần nhập là các phiếu giao nhận ch ứng từ nhập, luỹ kế ở phần xuất là các phiếu giao nhận chứng từ xuất. Cuối tháng tính ra số tồn kho bằng tiền trên bảng luỹ kế nhập xuất, tồn kho. Số liệu tồn kho cuối tháng của từng nhóm nguyên vật liệu trên bảng lũy kế dùng chỉ để đối chiếu với sổ số dư và đối chiếu với kế toán t ổng h ợp theo từng nhóm nguyên liệu, vật liệu. - Ưu, nhược điểm: + Ưu điểm: Tránh được ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng k ế toán, giảm bớt khối lượng ghi chép kế toán, công việc được tiến hành đ ều trong tháng. + Nhược điểm: Do kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị nên muốn biết số hiện có và tình hình tăng giảm của từng th ứ vật li ệu v ề mặt hi ện v ật thì ph ải xem số liệu trên thẻ kho. Hơn nữa việc kiểm tra phát hiện sai xót nh ầm lẫn giữa kho và phòng kế toán gặp khó khăn, tốn nhiều công sức. Do đó phương pháp này đòi hỏi kế toán phải có trình độ vững. - Phương pháp sổ số dư áp dụng phù hợp trong các doanh nghi ệp có kh ối lượng các nghiệp vụ kinh tế về vật liệu diễn ra thường xuyên, nhiều ch ủng loại vật liệu và đã xây dựng được hệ thống danh đi ểm v ật li ệu, dùng giá hạch toán để hạch toán hàng ngày tình hình nh ập - xuất - tồn kho. Yêu c ầu trình độ quản lý, trình độ kế toán của cán bộ kế toán trong doanh nghiệp tương đối cao. Sơ đồ kế toán chi tiết nguyên liệu, vật liệu theo phương pháp sổ số dư 1.3.3 Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển 16
- Theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển ở kho vẫn mở thẻ kho hoặc sổ chi tiết để theo dõi số lượng từng danh điểm nguyên liệu, v ật li ệu giống như hai phương pháp trên. - ở phòng kế toán mở “sổ đối chiếu luân chuy ển” để h ạch toán s ố lượng và số tiền theo từng kho, từng thứ nguyên liệu, vật li ệu. S ổ đ ối chi ếu luân chuyển chi ghi một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp các ch ứng từ nh ập, xuất kho phát sinh trong tháng của từng thứ nguyên vật liệu; m ỗi th ứ ghi m ột dòng. Cuối tháng, đối chiếu số lượng nguyên vật liệu trên sổ đối chi ếu luân chuyển với thẻ kho và số tiền của từng loại nguyên vật li ệu trên s ổ đ ối chi ếu luân chuyển với kế toán tổng hợp. - Ưu, nhược điểm: + Ưu điểm: Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển dễ làm, khối lượng ghi chép của kế toán được giảm bớt do chỉ ghi một lần vào cuối tháng. + Nhược điểm: Việc ghi sổ vẫn bị trùng lặp giữa kho và phòng kế toán về chỉ tiêu hiện vật. Công việc ghi sổ đối chiếu dồn vào cuối tháng nên việc cung cấp thông tin là rất chậm và hạn chế tác dụng kiểm tra. - Phương pháp này áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp có không nhiều nghiệp vụ nhập - xuất, không bố trí riêng nhân viên k ế toán chi ti ết v ật liệu do vậy không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nh ập xu ất hàng ngày. Sơ đồ kế toán chi tiết nguyên liệu, vật liệu theo phương pháp đối chiếu luân chuyển 2. Kế toán tổng hợp nhập - xuất vật liệu Vật liệu là tài sản lưu động thuộc nhóm hàng tồn kho c ủa doanh nghi ệp. Việc mở các tài khoản tổng hợp ghi chép, sổ kế toán và giá trị hàng t ồn kho được xác định, giá trị hàng hoá bán ra hoặc xuất dùng tuỳ thuộc vào vi ệc doanh nghiệp áp dụng kế toán hàng tồn kho theo ph ương pháp kê khai th ường xuyên hoặc kiểm kê định kỳ. 2.1 Kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên: - Phương pháp kê khai thường xuyên hàng tồn kho là ph ương pháp ghi chép, phản ánh thường xuyên, liên tịc và có hệ thống tình hình nh ập - xu ất - 17
tồn kho các loại vật liệu trên tài khoản và sổ kế toán tổng hợp khi có các chứng từ nhập - xuất hàng tồn kho. Việc xác định giá trị vật liệu xuất kho theo phương pháp kê khai thường xuyên được căn cứ trực tiếp vào các ch ứng t ừ xuất kho sau khi đã được tập hợp phân loại theo các đối t ượng sử d ụng đ ể ghi vào các tài khoản và sổ kế toán. Ngoài ra giá trị vật liệu tồn kho trên tài khoản, sổ kế toán được xác định ở bất cứ thời điểm nào trong kỳ kế toán. - Phương pháp kê khai thường xuyên hàng tồn kho được áp dụng trong phần lớn các doanh nghiệp sản xuất và các doanh nghiệp thương m ại, kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn như ô tô, máy móc thiết bị... - Kế toán sử dụng các tài khoản sau: TK 152 “ Nguyên liệu, vật liệu” dùng để phản ánh số hiện có và tình hình tăng giảm các loại nguyên liệu, vật liệu theo giá thực tế. Bên Nợ: + Trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công, nhận góp liên doanh. + Giá trị nguyên liệu, vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê. + Giá trị phế liệu thu hồi + Kết chuyển giá trị nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ (theo ph ương pháp kiểm kê định kỳ). Bên Có: + Trị giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho dùng để sản xu ất, đ ể bán, thuê ngoài gia công, chế biến hoặc góp vốn liên doanh, cổ phần... + Giá trị nguyên vật liệu trả lại, giảm giá + Giá trị nguyên vật liệu thiếu hụt khi kiểm kê + Kết chuyển giá trị nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ ( theo ph ương pháp kiểm kê định kỳ). Dư Nợ: Trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu tồn kho TK 152 có thể mở thành các tài khoản cấp 2, 3...đ ể hạch toán chi ti ết theo từng loại, nhóm, thứ vật liệu tuỳ thuộc vào yêu cầu qu ản lý c ủa doanh nghiệp. TK 1521 - Nguyên vật liệu chính TK 1522 - Vật liệu phụ TK 1523 - Nhiên liệu TK 1524 - Phụ tùng thay thế TK 1525 - Vật liêu và thiết bị XDCB 18
TK 1528 - Vật liệu khác TK 331 “ Phải trả cho người bán” được sử dụng để phản ánh quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với người bán, người nhận thầu về các khoản vật tư hàng hoá, lao vụ dịch vụ theo hợp đồng đã ký kết. Bên Nợ: + Số tiền thanh toán cho người bán, người nhận thầu + Số tiền bên bán chấp nhận giảm giá số hàng đã giao theo hợp đồng + Giá trị vật tư, hàng hoá thiếu hụt, kém phẩm chất khi kiểm nh ận và trả lại người bán. + Số tiền ứng trả trước cho người bán, người nhận thầu nhưng chưa nhận được vật tư hàng hoá... Bên Có: + Số tiền phải trả cho người bán, người nhận thầu + Điều chỉnh giá tạm tính theo giá thực tế của số hàng về chưa có hoá đơn khi nhận được hoá đơn học thông báo ra chính thức. Dư Nợ: Số tiền đã ứng, trả trước hoặc trả thừa cho người bán. Dư Có: Số tiền còn phải trả cho người bán, người nhận thầu. Tài khoản 331 còn được mở chi tiết theo từng đối tượng cụ thể, từng người bán, từng người nhận thầu. TK 331 có số dư lưỡng tính do đó khi lập bảng cân đối kế toán, căn cứ vào chi tiết có số dư Nợ tổng h ợp l ại đ ể ghi vào chỉ tiêu trả trước cho người bán và tổng hợp các chi tiết có số dư Có để ghi vào chỉ tiêu phải trả cho người bán, không được bù trừ. TK 151 “ Hàng mua đang đi trên đường” dùng để phản ánh giá trị các lo ại v ật t ư hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua, đã chấp nhận thanh toán với người bán nhưng hàng chưa về nhập kho doanh nghiệp và tình hình hàng đang đi đ ường đã về nhập kho. Bên Nợ: + Trị giá vật tư, hàng hoá đang đi trên đường. + Kết chuyển trị giá thực tế của hàng hoá, vật tư đang đi trên đường cuối kỳ ( trường hợp doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ) + Trị giá vật tư, hàng hoá đang đi trên đường đã về nhập kho Bên Có: hoặc đã chuyển giao thẳng cho khách hàng. + Kết chuyển trị giá thực tế vật tư, hàng hoá đang đi trên đường đầu kỳ (trường hợp doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ) 19
Dư Nợ: Giá trị hàng hoá, vật tư đã mua nhưng còn đang đi trên đường. Ngoài các tài khoản kế toán kể trên, kế toán tổng hợp vật liệu còn s ử dụng các tài khoản liên quan khác như: TK111, TK 112, TK 141, TK128, TK222, TK241, TK411, TK621, TK627,TK641, TK642,... 20