Kiến thức nghiệp vụ: Hệ thống quản lý bán hàng

KIẾN THỨC NGHIỆP VỤ: HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN <br /> HÀNG<br /> <br /> Giải pháp quản lý bán hàng<br /> <br /> <br /> <br /> <br /> Nghiệp vụ  quản lý bán hàng là phần quan trọng nhất trong mô hình vận hành một doanh <br /> nghiệp. Thường bao gồm những bộ phận chính như bên dưới:<br /> <br /> Quản lý tổng thể (Master Management)<br /> <br /> Quản lý đơn đặt hàng đã nhận (Received Order Management)<br /> <br /> Quản lý bán hàng (Sales Management)<br /> <br /> Quản lý đơn đặt hàng (Order Management)<br /> <br /> Quản lý mua hàng (Purchase Management)<br /> <br /> Quản lý nguyên liệu (Material Management)<br />  Quản lý khoản phải thu (Account Receivable Management)<br /> <br /> Quản lý khoản nợ (Debt Management)<br /> <br /> Hệ thống POS (Point Of Sales)<br /> <br /> SFA (Sales Force Automation)<br /> <br /> Quản lý tổng thể ­ Master Management<br /> Thực hiện việc quản lý những thông tin bên dưới:<br /> <br /> Thông tin liên quan đến khách hàng<br /> <br /> Customer Master: chứa thông tin về khách hàng, cũng có trường hợp sẽ chia thành sale  <br /> destination, billing destination, delivery destination.<br /> <br /> Supplier   Master:   chứa   thông   tin   người   cung   cấp,   cũng   có   trường   hợp   chia   thành <br /> purchase destination, order destination, payment destination.<br /> <br /> Thông tin của bản thân doanh nghiệp<br /> <br /> Company Master: chứa thông tin của doanh nghiệp.<br /> <br /> Department Master: chứa thông tin của các văn phòng, bộ phận.<br /> <br /> Staff Master: chứa thông tin của nhân viên.<br /> <br /> Thông tin sản phẩm<br /> <br /> Product Master: chứa thông tin của sản phẩm.<br /> <br /> Category Master: chứa thông tin danh mục sản phẩm.<br /> <br /> Unit Price Master: chứa thông tin giá thành sản phẩm.<br /> Thông tin liên quan đến tồn kho và địa chỉ lưu kho<br /> <br /> Warehouse Master: chứa thông tin về nhà kho.<br /> <br /> Location Master: chứa thông tin địa chỉ lưu kho.<br /> <br /> Stock Master: chứa thông tin tồn kho.<br /> <br /> Quản lý đơn hàng đã nhận ­ Received Order Management<br /> Hệ thống này thực hiện những chức năng như bên dưới.<br /> <br /> Nhập thông tin đơn hàng đã nhận<br /> <br /> Xử  lý này được thực hiện khi nhận được order từ  khách hàng. Có thể  nhập ngay lúc  <br /> nhận order qua điện thoại, hoặc sau khi trở về từ công ty của khách hàng.<br /> <br /> Nhập thông tin đơn hàng gửi trực tiếp<br /> <br /> Phát sinh khi nhận được order sản phẩm gửi trực tiếp. Sẽ tạo đồng thời đơn đặt hàng <br /> đã nhận và đơn đặt hàng bình thường.<br /> <br /> Hiển thị danh sách đơn đặt hàng đã nhận kèm theo checklist<br /> <br /> Trường hợp dữ liệu thiếu chính xác thì có thể chỉnh sửa.<br /> <br /> Hiển thị chi tiết đơn hàng đã nhận<br /> <br /> Sử dụng để truy xuất chi tiết đơn hàng nhận từ khách hàng.<br /> <br /> Hoá đơn đặt hàng<br /> <br /> Phát hành hoá đơn đặt hàng khi cần thiết.<br /> Hiển thị danh sách đơn đặt hàng đã nhận chưa được giải quyết kèm theo checlist<br /> <br /> Hiển thị danh sách những đơn hàng của khách hàng mà chưa được xuất hàng hay chưa <br /> quyết toán doanh thu. Có thể kiểm tra việc quên xuất hàng.<br /> <br /> Quản lý bán hàng ­ Sale Management<br /> Hệ thống này thực hiện những chức năng như bên dưới.<br /> <br /> Nhập thông tin bán hàng<br /> <br /> Có thể tự động tính toán từ dữ liệu đơn hàng đã nhận vào thời điểm xuất hàng. Ngoài <br /> ra còn có thể  thay đổi dữ  liệu bán hàng khi phát sinh trả  hàng, đơn đặt hàng bị  huỷ,  <br /> discount...<br /> <br /> Nhập thông tin bán hàng gửi trực tiếp<br /> <br /> Phát sinh khi nhận được order sản phẩm gửi trực tiếp. Sẽ tạo đồng thời dữ  liệu bán <br /> hàng và vừa dữ liệu mua hàng.<br /> <br /> Hiển thị danh sách bán hàngkèm theo checklist<br /> <br /> Trường hợp dữ liệu thiếu chính xác thì có thể chỉnh sửa.<br /> <br /> Hiển thị chi tiết doanh thu<br /> <br /> Sử dụng để truy xuất chi tiết đơn hàng nhận từ khách hàng.<br /> <br /> Hoá đơn bán hàng<br /> <br /> Phát hành hoá đơn bán hàng. Có thể thực hiện tự động hoặc thực hiện lúc nhập thông  <br /> tin. Có trường hợp sẽ kèm theo biên bản bàn giao sản phẩm.<br /> Quản lý đơn đặt hàng ­ Order Management<br /> Hệ thống này thực hiện những chức năng như bên dưới.<br /> <br /> Nhập thông tin đơn hàng đã nhận<br /> <br /> Xử lý này được thực hiện khi gửi order tới nhà cung cấp.<br /> <br /> Hiển thị danh sách đơn đặt hàng kèm theo checklist<br /> <br /> Trường hợp dữ liệu thiếu chính xác thì có thể chỉnh sửa.<br /> <br /> Hiển thị chi tiết đơn hàng đã nhận<br /> <br /> Sử dụng để truy xuất chi tiết đơn hàng đã gửi tới nhà cung cấp.<br /> <br /> Hoá đơn đặt hàng<br /> <br /> Phát hành hoá đơn đặt hàng khi cần thiết.<br /> <br /> Hiển thị danh sách đơn đặt hàng đã nhận chưa được giải quyết kèm theo checlist<br /> <br /> Hiển thị danh sách những đơn hàng mà chưa nhận được hàng hay chưa quyết toán mua <br /> hàng. Có thể kiểm tra việc quên nhập thông tin nhập hàng.<br /> <br /> Hiển thị danh sách và chi tiết đơn đặt hàng bị huỷ<br /> <br /> Quản lý mua hàng ­ Purchase Management<br /> Hệ thống này thực hiện những chức năng như bên dưới.<br /> <br /> Nhập thông tin bán hàng<br /> <br /> Có thể tự động tính toán từ dữ liệu đặt hàng vào thời điểm nhận hàng. Ngoài ra còn có  <br /> thể thay đổi dữ liệu mua hàng khi phát sinh trả hàng, huỷ đơn hàng, discount...<br /> Hiển thị danh sách mua hàng kèm theo checklist<br /> <br /> Trường hợp dữ liệu thiếu chính xác thì có thể chỉnh sửa.<br /> <br /> Hiển thị chi tiết mua hàng<br /> <br /> Sử dụng để truy xuất chi tiết đơn hàng nhận từ nhà cung cấp.<br /> <br /> Hoá đơn mua hàng<br /> <br /> Phát hành hoá đơn mua hàng. Có thể thực hiện tự động hoặc thực hiện lúc nhập thông  <br /> tin.<br /> <br /> Quản lý nguyên liệu sản xuất ­ Material Management<br /> Các chức năng cơ bản sẽ thực hiện giống như phần quản lý mua hàng và quản lý bán hàng đã  <br /> mô tả ở trên.<br /> <br /> Quản lý khoản phải thu ­ Account Receivable Management<br /> Hệ thống này quản lý việc nhập tiền khi phát xử lý bán hàng. Các chức năng chính được mô  <br /> tả như bên dưới:<br /> <br /> Xử lý yêu cầu thanh toán (billing)<br /> <br /> Cập nhật chốt billing.<br /> <br /> Truy xuất dữ  liệu đối tượng và thực hiện chốt. Cũng có trường hợp chỉ  nhập ngày <br /> chốt lần hiện tại ở trên màn hình.<br /> <br /> Hiển thị list chi tiết billing, hoá đơn (invoice ) và hoá đơn chi tiết.<br /> <br /> Xử lý nhập tiền<br /> <br /> Nhập thông tin nhập tiền từ dữ liệu billing.<br />  Huỷ thông tin nhập tiền.<br /> <br /> Quản lý khoản phải thu<br /> <br /> Hiển thị danh sách và chi tiết các khoản phải thu.<br /> <br /> Hiển thị danh sách và chi tiết dự định nhập tiền.<br /> <br /> Hiển thị xác nhận nhập tiền và huỷ nhập tiền.<br /> <br /> Quản lý khoản nợ ­ Debt Management<br /> Hệ thống này quản lý việc trả tiền khi phát xử lý mua hàng. Các chức năng chính được mô tả <br /> như bên dưới:<br /> <br /> Xử lý thanh toán (payment)<br /> <br /> Cập nhật chốt payment.<br /> <br /> Truy xuất dữ liệu đối tượng và thực hiện chốt đối với dự án nhất định.<br /> <br /> Tạo và hiển thị dự định thanh toán dựa vào dữ liệu thanh toán đã chốt.<br /> <br /> Xử lý xuất tiền<br /> <br /> Nhập thông tin nhập tiền từ dữ liệu payment.<br /> <br /> Trường hợp có liên kết với ngân hàng thì sẽ tạo dữ liệu theo format quy định của ngân  <br /> hàng.<br /> <br /> Huỷ thông tin nhập tiền<br /> <br /> Quản lý khoản nợ<br /> <br /> Hiển thị danh sách và chi tiết các khoản phải trả.<br />  Hiển thị danh sách và chi tiết lịch sử thanh toán và dự định thanh toán.<br /> <br /> Hệ thống POS ­ Point Of Sales<br /> Hệ thống POS viết tắt của Point Of Sales là máy tính tiền phục vụ cho nhu cầu bán lẻ của các <br /> doanh nghiệp. POS giúp các chủ doanh nghiệp giảm bớt chi phí quản lý, nhân công. Hạn chế <br /> thất thoát hàng hóa và quan trọng nhất là đáp  ứng nhu cầu của khách hàng một cánh nhanh <br /> gọn, hiệu quả và chuyên nghiệp<br /> <br /> SFA­ Sales Force Automation<br /> Quản lý tự  động việc bán hàng bằng việc sử  dụng công nghệ  thông tin để  theo dõi khách <br /> hàng, tìm kiếm các khách hàng có tiềm năng, các khách hàng hấp dẫn nhất và lưu trữ  các <br /> tương tác khác nhau với khách hàng khi nó xảy ra. SFA có thể  thiết lập các báo cáo thường  <br /> xuyên về  tình hình bán hàng, nhắc nhở  nhân viên trong một số  hoạt động. SFA mạnh trong  <br /> việc quản trị lực lượng bán hàng lưu động, hoạt động không có địa điểm cụ thể, giúp cho lực  <br /> lượng bán làm việc hiểu quả và được điều phối để theo dõi thường xuyên.<br />