LUẬN VĂN: Những giải pháp tổ chức lại hệ thống thông tin quản lý ở Công ty Điện lực 3 trong giai đoạn hiện nay

Chia sẻ: Nguyen Hai | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:110

Thêm vào BST

Báo xấu

149
lượt xem 45
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Quản lý các tổ chức hệ thống, xét về mặt quá trình, là điều hành các hoạt động để đạt được những mục đích xác định. Sự điều hành này chỉ có thể thành công khi có hệ thống bảo đảm thông tin, theo đó, việc thu thập, xử lý và truyền đạt thông tin được tổ chức một cách khoa học, hiệu quả. Do vậy, mọi tổ chức đều có một mạng lưới thông tin tối thiểu mà nếu không có nó thì tổ chức không thể tồn tại được. Mạng lưới thông tin này nếu yếu kém...

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: LUẬN VĂN: Những giải pháp tổ chức lại hệ thống thông tin quản lý ở Công ty Điện lực 3 trong giai đoạn hiện nay

LUẬN VĂN: Những giải pháp tổ chức lại hệ thống thông tin quản lý ở Công ty Điện lực 3 trong giai đoạn hiện nay
MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Quản lý các tổ chức hệ thống, xét về mặt quá trình, là điều hành các hoạt động để đạt được những mục đích xác định. Sự điều hành này chỉ có thể thành công khi có hệ thống bảo đảm thông tin, theo đó, việc thu thập, xử lý và truyền đạt thông tin được tổ chức một cách khoa học, hiệu quả. Do vậy, mọi tổ chức đều có một mạng lưới thông tin tối thiểu mà nếu không có nó thì tổ chức không thể tồn tại được. Mạng lưới thông tin này nếu yếu kém sẽ làm suy yếu sự hoạt động của tổ chức, buộc người lãnh đạo tổ chức phải thay thế nó bằng một hệ thống khác hợp lý và hiệu quả hơn. Để quản lý hiệu quả, cần phải xây dựng một hệ thống thông tin quản lý đảm bảo sự vận hành thông suốt cho tổ chức và phục vụ việc ra quyết định quản lý, đưa tổ chức đạt tới các mục tiêu đã lựa chọn. Đối với doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường và với sự phát triển của khoa học - công nghệ, vai trò của thông tin quản lý lại càng đặc biệt quan trọng, có những trường hợp nó quyết định sự tồn tại và phát triển của các doanh nghiệp. Để quản lý các doanh nghiệp, việc kiểm soát các hoạt động bên trong doanh nghiệp là chưa đủ mà còn phải thường xuyên theo dõi tác động với môi trường, theo dõi sự thích nghi đối với môi trường và theo dõi những ảnh hưởng của môi trường đối với doanh nghiệp. Chính hệ thống thông tin quản lý giúp lãnh đạo doanh nghiệp đảm bảo việc kiểm soát này. Việc nghiên cứu, tổ chức có khoa học hệ thống thông tin quản lý và áp dụng cách tiếp cận hệ thống vào tổ chức quản lý của các doanh nghiệp cho phép lãnh đạo doanh nghiệp phân tích và có biện pháp tốt hơn trong việc thực hiện các chức năng quản lý cơ bản của mình. Hệ thông tin quản lý là một công cụ có hiệu quả để lãnh đạo và quản lý các doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường hiện nay. Công ty Điện lực 3 là một doanh nghiệp nhà nước trực thuộc Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN). Công ty có 19 đơn vị trực thuộc, hoạt động chuyên ngành sản xuất và kinh doanh điện năng trên địa bàn 13 tỉnh, thành phố ở miền Trung và Tây Nguyên.
Nhận thức rõ tầm quan trọng của thông tin và thông tin quản lý trong hoạt động sản xuất kinh doanh điện lực trên một địa bàn rộng lớn, từ đầu thập kỷ 90, Công ty Điện lực 3 đã đầu tư một lượng vốn khá lớn cho việc xây dựng một hệ thống kỹ thuật đảm bảo thông tin quản lý, trong đó chủ yếu xây dựng hệ thống thông tin liên lạc (communication) và hệ thống công nghệ thông tin (IT) phục vụ quản lý. Hệ thống này trong 15 năm qua đã hoạt động có hiệu quả, phục vụ đắc lực cho hệ thống quản lý tập trung của công ty và hệ thống quản lý tác nghiệp ở các đơn vị trực thuộc. Tuy nhiên, trong những năm tới, hệ thống thông tin quản lý ở Công ty Điện lực 3 cần thiết phải được tổ chức và xây dựng lại do những lý do chính sau đây: Lộ trình cổ phần hóa Công ty Điện lực 3 đang được thực hiện, phương án cổ phần hóa đã được Bộ Công nghiệp phê duyệt và dự kiến trong năm 2007 sẽ tiến hành bán cổ phần lần đầu ra bên ngoài. Theo phương án cổ phần hóa, Công ty Điện lực 3 sẽ chuyển đổi thành công ty cổ phần và đổi tên thành Tổng công ty cổ phần Điện lực miền Trung. Đây là một thách thức rất lớn đối với Công ty Điện lực 3. Ngoài ra, Tập đoàn Điện lực Việt Nam đang tái cấu trúc cơ cấu tổ chức bộ máy để kinh doanh đa ngành và chuyển các công ty thành viên, trong đó có Công ty Điện lực 3 sang hoạt động theo mô hình công ty mẹ - công ty con. Việc chuyển đổi tổ chức này đòi hỏi phải hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý trong công ty. Mặt khác, ngành điện đang đầu tư vào lĩnh vực kinh doanh viễn thông công cộng và bắt đầu triển khai cung cấp dịch vụ viễn thông đến khách hàng, trong đó Công ty Điện lực 3 chịu trách nhiệm đầu tư và kinh doanh viễn thông trên địa bàn miền Trung. Vấn đề mới đặt ra là phải tổ chức lại hệ thống thông tin quản lý đáp ứng được những yêu cầu nói trên, đồng thời phải tận dụng được cơ sở hạ tầng mạng viễn thông đã có cho chính hệ thống quản lý của công ty và hệ thống quản lý của ngành. Trong điều kiện hiện nay, việc hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý đòi hỏi bắt buộc phải đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin. Trong khi đó, công nghệ thông tin là một lĩnh vực có tốc độ phát triển khá nhanh chóng. Những hệ thống quản lý sử dụng công nghệ thông tin như là một công cụ cơ bản đã được đầu tư trong những năm trước đây trở nên lạc hậu rất nhanh do đó chính các hệ thống này cũng cần thiết phải được đổi mới, mở rộng, nâng cao và sử dụng được những thành tựu kỹ thuật mà trước đây chưa thể có được.
Muốn vậy, cần có sự đánh giá và nghiên cứu nghiêm túc mang tính khoa học để đảm bảo các chi phí đầu tư của doanh nghiệp bỏ ra đạt được hiệu quả cao nhất. Công ty Điện lực 3 là một doanh nghiệp nhà nước, có qui mô lớn, đang tích cực hoàn thiện quản lý để tiến hành cổ phần hóa. Do đó, việc nghiên cứu tổ chức lại hệ thống thông tin quản lý sẽ có ý nghĩa rất lớn về thực tiễn. Chính vì vậy, học viên chọn đề tài luận văn thạc sĩ: "Những giải pháp tổ chức lại hệ thống thông tin quản lý ở Công ty Điện lực 3 trong giai đoạn hiện nay". 2. Tình hình nghiên cứu đề tài Từ trước đến nay, trong phạm vi ngành Điện lực Việt Nam, chưa có một công trình nghiên cứu chuyên sâu nào về hệ thống thông tin quản lý một cách có hệ thống. Trước đây đã có rất nhiều dự án đã được xây dựng nhằm cải tiến và nâng cao hiệu quả quản lý có liên quan đến thông tin. Tuy nhiên, ở tất cả các dự án đó, các vấn đề được đặt ra và giải quyết chỉ mang nặng tính kỹ thuật hoặc nhằm giải quyết một mảng công việc nhất định, trong đó chủ yếu chỉ chú trọng đến việc tin học hóa công tác quản lý hơn là tìm ra các giải pháp tổ chức một hệ thống thông tin quản lý hiệu quả, phù hợp, hiện đại. Tình hình ở Công ty Điện lực 3 không phải là ngoại lệ. 3. Mục đích và nhiệm vụ của luận văn - Xây dựng khung lý thuyết về hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp trên cơ sở hệ thống hóa các kiến thức hiện đại về quản lý. - Làm rõ đặc điểm, vai trò và tầm quan trọng của hệ thống thông tin quản lý trong các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay. - Làm rõ các yêu cầu cơ bản của việc tổ chức và xây dựng một hệ thống thông tin quản lý trong điều kiện sử dụng công nghệ thông tin như là công cụ chủ yếu. - Phân tích mô hình quản lý và mô hình hệ thống thông tin hiện nay của Công ty Điện lực 3; làm rõ yêu cầu đổi mới mô hình quản lý trong tình hình mới. - Đề xuất phương án và các giải pháp tổ chức lại hệ thống thông tin quản lý mới ở Công ty Điện lực 3 theo hướng hiện đại hơn, phù hợp hơn. 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của luận văn
Luận văn tập trung làm rõ khái niệm, vai trò của hệ thống thông tin quản lý, các mối tương tác của nó trong công tác quản lý và yêu cầu cụ thể của việc tổ chức một hệ thống thông tin quản lý trong một doanh nghiệp, cụ thể là Công ty Điện lực 3. Đặc biệt, luận văn tập trung vào việc nghiên cứu nguyên tắc và các biện pháp sử dụng công nghệ thông tin như là một công cụ chủ yếu cho một hệ thống quản lý hiện đại. Khách thể nghiên cứu là Công ty Điện lực 3 và các đơn vị trực thuộc. Một số vấn đề có liên quan đến hoạt động chung của Tập đoàn Điện lực Việt Nam phải khảo sát, đối tượng là Tập đoàn Điện lực Việt Nam. Phạm vi thời gian được xác định từ năm 2006 đến năm 2010 và các biện pháp định hướng cho tương lai có tính đến 2015. 5. Cơ sở lý luận và phương pháp nghiên cứu luận văn Đề tài sử dụng các phương pháp duy vật biện chứng, duy vật lịch sử, cách tiếp cận hệ thống kết hợp với các phương pháp phân tích, tổng hợp so sánh và mô hình hóa để xác lập các đánh giá tổng hợp của hệ thống thông tin quản lý, từ đó đưa ra những giải pháp phù hợp cho vấn đề nghiên cứu. 6. Đóng góp mới của luận văn Một trong những mục đích của đề tài đã được xác định một cách cụ thể là xác định phương án và các giải pháp tổ chức lại hệ thống thông tin quản lý ở Công ty Điện lực 3 dựa trên những dữ liệu được thu thập từ thực tế hiện có. Những phương án cho hệ thống thông tin quản lý mới đều dựa trên những luận cứ khoa học và định hướng phát triển cũng như mô hình cơ cấu bộ máy từ công ty đến các đơn vị trực thuộc đều đã được Tập đoàn Điện lực Việt Nam dự kiến phương án theo định hướng của Chính phủ. Do vậy, kết quả nghiên cứu của đề tài có thể áp dụng trên thực tế quản lý của Công ty Điện lực 3. Ngoài ra, do đặc điểm các công ty điện lực trực thuộc Tập đoàn Điện lực Việt Nam (hiện nay đang có 7 công ty điện lực) có qui mô và cơ cấu tổ chức tương tự Công ty Điện lực 3, nên phương án mà luận văn đề xuất có thể coi như là một mô hình mẫu về hệ thống thông tin quản lý để áp dụng chung cho các công ty khác trong ngành điện. 7. Kết cấu của luận văn Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, nội dung của luận văn gồm 3 chương, 7 tiết.
Chương 1 SỰ CẦN THIẾT CỦA VIỆC TỔ CHỨC LẠI HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Ở CÁC DOANH NGHIỆP ĐIỆN LỰC 1.1. MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ THÔNG TIN QUẢN LÝ 1.1.1. Khái niệm chung về thông tin quản lý Thông tin quản lý được hiểu là sự truyền đạt thông tin giữa các cấp quản lý trong một tổ chức. Việc tổ chức, thu thập, phân tích, xử lý thông tin luôn được coi là nội dung quan trọng của quản lý, vì nó quyết định đến sự tồn tại và phát triển của tổ chức trong môi trường kinh doanh cạnh tranh và quản lý hiện đại. Quản lý truyền thống thường tập trung ra những quyết định dựa trên tổ chức, lập kế hoạch và kiểm soát. Nhà quản lý mất nhiều thời gian trong hội họp, gọi điện thoại, đọc và chuẩn bị các báo cáo, thảo luận các dự án với các cấp, ban hành thủ tục và qui trình. Theo các nhà nghiên cứu, các cấp quản lý điều hành trong mô hình quản lý truyền thống mất 50% thời gian cho các công việc về tổ chức, lập kế hoạch, 30% thời gian cho các giao tiếp chính thức như hội họp, báo cáo, ghi chép, 20% còn lại dùng cho các tiếp xúc không chính thức trong tổ chức với đồng nghiệp và nhân viên liên quan đến những vấn đề về kinh doanh và công việc [25]. Ngày nay, việc phát triển kinh doanh theo hướng mở rộng thị trường và hội nhập khu vực và quốc tế là điều kiện cần thiết để một doanh nghiệp tồn tại và phát triển. Xu hướng quốc tế hóa mọi hoạt động kinh doanh theo tốc độ phát triển của công nghệ thông tin và internet đã buộc các tổ chức kinh doanh phải tái cấu trúc lại tổ chức nhằm tận dụng những lợi thế tương đối trong kinh doanh. Và điều đó chỉ dành cho các doanh nghiệp biết khai thác và tận dụng được những tiến bộ trong khoa học công nghệ thông tin vào quản lý, hay nói một cách khác, đó chính là biết khai thác tốt nhất lợi thế của nền kinh tế dựa trên thông tin và tri thức. Xu hướng thay đổi đó thể hiện như sau: Bảng 1.1 Những thay đổi đang diễn ra trong hoạt động kinh doanh ảnh hưởng đến ứng dụng công nghệ thông tin Xu hướng kinh doanh Lựa chọn công nghệ trong quản lý
Chuyên môn hóa - Nâng cao nhu cầu về quản lý kỹ năng - Sử dụng các công cụ của hệ thống thông tin quản lý chuyên nghiệp - Gia tăng truyền thông Phân cấp quản lý và nhượng - Giảm cấp quản lý trung gian quyền kinh doanh (franchises) - Gia tăng chia sẻ thông tin - Gia tăng phân tích của quản lý cấp cao - Hệ thống công văn, qui định qua mạng máy tính - Tái cấu trúc công ty Phân quyền và tổ chức bộ máy - Các nhu cầu về truyền thông gọn, hiệu quả - Giảm chi phí quản lý - Công nghệ có chi phí thấp Bố trí nhân viên và công nhân - Quản lý thông qua qui trình làm việc linh hoạt - Xây dựng hệ thống thu thập và đánh giá nhân viên - Hợp tác và kiểm soát - Nâng cao kỹ năng cá nhân qua công nghệ quản lý - Bảo mật Quốc tế hóa các hoạt động, - Truyền thông toàn cầu hóa tổ chức sản xuất - Thiết kế sản phẩm - Phát triển và lập trình cho hệ thống - Bán hàng và marketing Định hướng dịch vụ khách - Công việc quản lý là công việc thông tin hàng - Dịch vụ khách hàng đòi hỏi thông tin tốt hơn - Tốc độ Nguồn: [29].
Như vậy, trong điều kiện hiện đại, thông tin quản lý doanh nghiệp gồm nhiều hoạt động gắn bó với nhau, bao trùm mọi hoạt động của doanh nghiệp và có vai trò quyết định sức cạnh tranh của doanh nghiệp. 1.1.2. Quá trình quản lý và tổ chức thông tin quản lý Quá trình quản lý hướng đến phối hợp để đạt được sự nỗ lực của từng cá nhân nhằm hoàn thành mục tiêu của nhóm. Như vậy, sự phối hợp trở thành nhiệm vụ trọng tâm của quá trình quản lý nhằm điều hòa những sự khác biệt về phương pháp tiếp cận, thời gian, nỗ lực, lợi ích và làm hài hòa các mục tiêu cá nhân định hướng đạt tới các mục tiêu của tổ chức. Để có sự phối hợp tốt nhất thì sự hiểu biết về mục tiêu, sứ mệnh của công ty, khách hàng, cổ đông, nhà nước,… qua cách thức thu thập và truyền đạt thông tin đến mọi cá nhân, bộ phận, mọi cấp quản lý là phần quan trọng. QUÁ TRÌNH QUẢN LÝ Kiểm tra Biên chế Lãnh đạo Tổ chức Lập kế hoạch Thông tin liên lạc MÔI TRƯỜNG BÊN NGOÀI - Khách hàng - Người cung ứng - Cổ đông - Cộng đồng Sơ đồ 1.1: Mục đích hà nưchức của thông tin liên lạc - Nvà tổ ớc Nếu xét theo cách tiếp cận theo sự tiến bộ của công nghệ thông tin, thì quá trình quản lý của một công ty cần phải được tái cấu trúc để loại bỏ những quá trình quản lý không cần thiết và thay vào đó là phương pháp quản lý mới khi xuất hiện vai trò của công nghệ thông tin mới [28].
Cách quản lý truyền thống làm cho quá trình quản lý của một công ty phát sinh những cấp quản lý trung gian quan liêu, bộ phận này nhận nhiệm vụ giám sát cấp quản lý thấp hơn, lập các báo cáo, giải thích các mệnh lệnh của cấp quản lý cao hơn (xem sơ đồ 1.2). Tổng giám đốc điều hành (CEO) Phân tích dữ liệu Các báo cáo Giám đốc Giám đốc hệ Giám đốc Giám đốc Kế toán quản lý thống thông tài chính thị trường trưởng nhân sự tin quản lý CÁC CẤP QUẢN LÝ TRUNG GIAN KHÁCH HÀNG Thu thập dữ liệu Sơ đồ 1.2: Cấu trúc quản lý truyền thống Trong cấu trúc truyền thống, cấp quản lý thấp hơn quan hệ khách hàng và thu thập cơ sở dữ liệu. Cấp quản lý trung gian phân tích dữ liệu, lập báo cáo và đề xuất cho cấp quản lý cao hơn. Cấp quản lý cao hơn ra quyết định và định ra các qui tắc hướng dẫn các cấp quản lý khác Nền tảng cơ bản để tái cấu trúc lại công ty chính là ứng dụng công nghệ mới để xóa bỏ các công việc của cấp quản lý trung gian. Công nghệ mới tạo điều kiện các công ty có thể chia công ty thành các đơn vị quản lý nhỏ tạo lợi nhuận và phân quyền để quá trình ra quyết định ở cấp quản lý thấp hơn. Ngoài việc thông tin liên lạc mang tính tức thời, công nghệ mới còn làm giảm chi phí cho cả phần cứng và phần mềm ở mỗi bộ phận. Ngày nay, khả năng điều hành công ty như là một tập hợp gồm các bộ phận nhỏ hơn và có được các số liệu thống kê hoàn chỉnh mà không cần đến một đội ngũ nhân viên và kế toán đông đúc. Các nhân viên văn phòng được đưa xuống các bộ phận tiếp cận các dịch vụ và khách hàng để tạo ra lợi nhuận cho công ty [40].
Phân cấp, phương pháp quản lý và hình thành đơn vị kinh doanh khu vực Ban quản lý điều hành công ty Tổng giám đốc điều hành (CEO) Giám đốc Giám đốc hệ Giám đốc Giám đốc Kế tóan quản lý thống thông tài chính thị trường trưởng nhân sự tin quản lý Chiến lược Bộ phận Bộ phận Bộ phận Bộ phận tài chính quản lý marketing kế toán Kết hợp nhân sự cơ sở dữ liệu và mạng Bộ phận Đơn vị Phương pháp bán hàng kinh doanh quản lý/các khu vực qui định KHÁCH HÀNG Sơ đồ 1.3: Mô hình quản lý theo cấu trúc mới Khi tái cấu trúc, công ty hướng đến hình thức phân quyền quản lý nhiều hơn. Bỏ các cấp quản lý trung gian và thay thế bằng các bộ phận chức năng tinh gọn hơn. Đơn vị kinh doanh khu vực (franchises) quácác bộ quản chức năng trở thành nơi tivà hệ thống vụ khách hàng. tảng Như vậy, và trình phận lý, tái cấu trúc công ty ếp xúc phục thông tin là nền Chia sẽ thông tin là điều cốt lõi của hệ thống. Các bộ phận giao tiếp trực tiếp với nhau và phia sẽ dữ liệu qua công tyba cấp quản lý cơ bản: cấp hoạt động, cấp sách lược và cấp chiến c hân chia công ty thành lược. Mỗi cấp có đặc tính riêng, sử dụng các công cụ trợ giúp khác nhau từ công nghệ thông tin. Mô hình kim tự tháp được áp dụng cho các công ty có bao gồm ba cấp quản lý như trên sẽ được hỗ trợ một hệ thống thu thập và xử lý thông tin để mỗi cấp chia sẻ và ra các quyết định. Mỗi cấp có những vai trò khác nhau trong việc sử dụng các công cụ hỗ trợ từ hệ thống thông tin quản lý có hiệu quả nhất, và hệ thống thông tin quản lý phải được thiết kế nhắm đến phục vụ cho mỗi cấp quản lý điều hành trong công ty.
1.1.3. Cấu trúc hệ thống thông tin Cấu trúc hệ thống thông tin là hình thức cụ thể mà thông tin được thu thập, xử lý, truyền đạt trong một tổ chức nhằm đạt được mục tiêu hay chức năng được lựa chọn. Mục đích của nó là thu thập, lưu trữ và phổ biến thông tin môi trường như kế hoạch và thông tin nội bộ nhằm mục đích hỗ trợ các chức năng như kế hoạch, tổ chức, ra quyết định, phối hợp, kiểm soát, phân tích và đánh giá [25]. Cấu trúc hệ thống thông tin bao gồm việc thu thập, xử lý, phân phối thông tin phát hiệu quả đến mức nào. Trong đó, cơ sở hệ thống máy tính gồm phần cứng, phần mềm và mạng viễn thông được xem là hạ tầng công nghệ thông tin thì phần ứng dụng các chức năng kinh doanh trên hệ thống máy tính mới là mục tiêu của quản lý. Vì nhà quản lý và các nhân viên tương tác trực tiếp trên hệ thống máy tính, nên điều quyết định cho sự thành công của tổ chức là hệ thống thông tin phải đáp ứng được các chức năng kinh doanh của tổ chức trong hiện tại cũng như trong tương lai. Ngày nay, cuộc cách mạng về mạng đang xảy ra. Công nghệ hệ thống thông tin không còn giới hạn vào các máy tính nhưng bao gồm một loạt các công nghệ làm kết nối các máy tính với nhau nhằm trao đổi thông tin ở những khoảng cách xa hơn và vượt ranh giới của một tổ chức. Internet kết nối toàn cầu và là nền tảng linh động trong chia sẻ thông tin, ngày càng tạo thêm những ứng dụng mới cho hệ thống thông tin và cách mạng hóa vai trò hệ thống thông tin trong một tổ chức (xem sơ đồ 1.5). Kết hợp các chức năng CẤU TRÚC và các cấp quản lý HỆ THỐNG THÔNG TIN Hệ thống CỦA TỔ CHỨC chiến lược Hệ thống
1.1.4. Nội dung của hệ thống thông tin trong quản lý Vì có những yêu cầu đặc thù và các cấp quản lý khác nhau trong một tổ chức mà sẽ có các loại hệ thống thông tin khác nhau. Không có hệ thống thông tin duy nhất nào có thể đáp ứng mọi tổ chức. Mô hình quản lý hiện đại của một công ty thường chia thành các cấp chiến lược, cấp quản lý, cấp nghiên cứu và cấp hoạt động tác nghiệp; và từ đó chia thành các lĩnh vực chức năng như bán hàng và marketing, sản xuất, tài chính, kế toán và nguồn nhân lực. Để đáp ứng các yêu cầu của một tổ chức, thường cấu trúc bốn loại chính của hệ thống quản lý như sau:  Các hệ thống cấp tác nghiệp (Operational-Level Systems) hỗ trợ các nhà quản lý tác nghiệp nắm chắc mọi hoạt động và các nghiệp vụ cơ sở của tổ chức như doanh số, thu tiền, tiền mặt trong ngân hàng, trả lương, vay tín dụng và số lượng nguyên vật liệu cần cho sản xuất. Mục đích chính của các hệ thống ở cấp này nhằm giải quyết các câu hỏi trong công việc hàng ngày và nắm chắc các qui trình nghiệp vụ trong tổ chức. Có bao nhiêu hàng trong kho, tiền lương của từng cá nhân được thanh toán thế nào? Để trả lời những câu hỏi loại này cần phải có thông tin có sẵn, cập nhật và chính xác.
 Các hệ thống cung cấp kiến thức (Knowlegde-Level Systems) hỗ trợ cho các nhân viên nhập dữ liệu và nhân viên có kiến thức chuyên môn trong tổ chức. Mục đích của các hệ thống cung cấp kiến thức giúp công ty tích hợp kiến thức mới vào việc kinh doanh và giúp tổ chức kiểm soát mọi hoạt động văn phòng. Các hệ thống cung cấp kiến thức, đặc biệt hình thức của hệ thống trạm làm việc (work station) và văn phòng là những ứng dụng tăng nhanh nhất trong kinh doanh hiện nay.  Các hệ thống cấp quản trị (Management-Level Systems) được thiết kế để phục vụ việc kiểm tra, giám sát, ra quyết định và các hoạt động quản trị của cấp quản lý trung gian. Câu hỏi chính mà hệ thống này giải quyết là: Mọi việc có phải đang hoạt động tốt không? Có hệ thống cấp quản trị không hỗ trợ để ra quyết định hàng ngày. Nó có xu hướng tập trung vào việc ra những quyết định không theo khuôn mẫu định sẵn như hệ thống thông tin đòi hỏi theo thông thường. Ví dụ, điều gì sẽ tác động đến kế hoạch sản xuất điện nếu phụ tải đột biến tăng gấp đôi trong thời điểm giao thừa? Việc cung cấp điện tại miền Trung sẽ như thế nào nếu nhà máy thủy điện Yaly dừng sản xuất 3 tháng? Để trả lời những câu hỏi như vậy thì yêu cầu phải tiếp nhận dữ liệu từ bên ngoài công ty và dữ liệu nội bộ từ bộ phận điều hành cũng khó rút ra được những thông tin gì có ích cho các trường hợp này.  Các hệ thống cấp chiến lược (Strategic-Level Systems) giúp quản lý cấp cao giải quyết và tập trung vào các vấn đề chiến lược và có tính dài hạn, có liên quan đến công ty và môi trường bên ngoài. Vấn đề chính là làm thế nào năng lực hiện có của công ty luôn theo kịp với những biến đổi của môi trường bên ngoài. Tương ứng với bốn cấp quản lý trong tổ chức, sẽ có các loại hệ thống thông tin khác nhau phục vụ cho mỗi cấp quản lý. Có sáu loại chính của hệ thống thông tin được xây dựng thể hiện trong sơ đồ 1.6.  Hệ thống xử lý nghiệp vụ-TPS (Transaction Processing Systems) là hệ thống phục vụ cho hoạt động kinh doanh cơ bản ở cấp tác nghiệp trong tổ chức. Nó là hệ thống được vi tính hóa để thực hiện và ghi nhận các nghiệp vụ xảy ra hàng ngày cần thiết để tiến hành kinh doanh theo chức năng. Sơ đồ 1.7 thể hiện các chức năng chủ yếu của hệ thống xử lý tác nghiệp. Dựa trên các chứng năng này một hệ thống ứng dụng để hỗ trợ cho các hoạt động tác nghiệp ở cấp quản lý này. CÁC LOẠI HỆ THỐNG Các hệ thống cấp chiến lược Dự kiến Kế hoạch Dự kiến Kế hoạch Kế hoạch Các hệ thống doanh số kinh doanh ngân sách lợi nhuận nguồn hỗ trợ điều 5 năm hành 5 năm 5 năm nhân lực
Các loại TPS Hệ thống Hệ thống Hệ thống Hệ thống nguồn bán hàng và sản xuất/ tài chính/ nhân lực marketing chế tạo kế tóan Ngày công Lập lịch Ngân sách Q/lý bán hàng Các chức Khen thưởng Mua hàng Sổ cái N/cứu thị trường năng Hưu trí Giao nhận Hóa đơn Cổ động chính của Lao động Thiết kế Chi phí Định giá hệ thống Đào tạo Sản xuất Sản phẩm mới Lập đơn hàng Trả lương Sổ cái Hệ thống lập Hệ thông tin Qlý ngày công Khỏan phải lịch cung ứng Các hệ Hệ thống n/cứu Hệ thống khen thu/phải trả Hệ thống kiểm thống thị trường thưởng Lập ngân ứng dụng soát mua hàng Hệ thống định Hệ thống quản chủ yếu sách HT thiết kế giá lý nghề nghiệp Qlý các quỹ TQM Sơ đồ 1.7: thống ng dụng tiêu biểu của các (hệ thống xử Work Systems)Tvà hệ thống tự  Hệ Các ứhoạt động kiến thức-KWS Knowledge lý nghiệp vụ - PS động văn phòng-OAS (Office Automation Systems) phục vụ nhu cầu thông tin ở cấp hoạt động kiến thức của tổ chức. Hệ thống hoạt động kiến thức trợ giúp các nhân viên hoạt động kiến thức, trong khi đó, hệ thống tự động văn phòng trợ giúp cho nhân viên nhập và quản lý dữ liệu. Nói chung, nhân viên hoạt động kiến thức có trình độ đại học và thường là thành viên của nhóm chuyên viên như kỹ sư, bác sĩ, luật sư, các nhà khoa học. Công việc của họ là áp dụng các thông tin và kiến thức mới vào hoạt động của công ty. Hệ thống KWS như các trạm làm việc trợ giúp thiết kế xây dựng và khoa học thúc đẩy việc sáng tạo ra kiến thức mới và đảm bảo việc tích hợp các kiến thức và thành thạo kỹ thuật mới vào hoạt động kinh doanh thành công. Các nhân viên nhập và quản lý dữ liệu có trình độ cao đẳng và có xu hướng xử lý thông tin hơn là tạo ra thông tin. Nhiệm vụ của họ là sử dụng, thao tác, phân phát thông tin như thư ký, kế toán viên, nhân viên lưu trữ, nhân viên quản lý. Hệ thống OAS là ứng dụng công nghệ thông tin để tăng năng suất lao động của nhân viên nhập và quản lý dữ liệu bằng việc hỗ trợ các hoạt động phối hợp và giao tiếp của nhân viên ở văn phòng. Hệ thống OAS phối hợp đa dạng thông tin của nhân viên, các khu vực kinh doanh và các bộ phận chức năng khác nhau; đồng thời tạo giao tiếp với khách hàng, nhà cung cấp và các đơn vị ngoài công ty và phục vụ như là một ngân hàng trao đổi dòng thông tin và kiến thức. Ngoài ra, hệ thống OAS còn xử lý và quản lý các văn bản với công nghệ như
xử lý văn bản (word processing), chế bản văn phòng (desktop publishing), xử lý ảnh văn bản (document imaging) và lưu trữ kỹ thuật số (digital filing).  Hệ thống thông tin quản lý-MIS (Management Information Systems) phục vụ cấp quản trị của tổ chức, cung cấp các nhà quản lý các báo cáo, đôi khi xem trực tuyến các số liệu lưu trữ lịch sử và đang hoạt động của công ty. Các số liệu tiêu biểu của hệ thống này định hướng vào các sự kiện nội bộ mà không liên quan đến môi trường bên ngoài. Hệ thống MIS ưu tiên phục vụ cho chức năng hoạch định, kiểm soát và ra quyết định ở cấp quản trị. Hệ thống này phụ thuộc vào nguồn dữ liệu từ hệ thống xử lý nghiệp vụ TPS để kết xuất ra những dữ liệu riêng cho hệ thống mình. Hệ thống TPS Hệ thống MIS Các file MIS Hệ thống Dữ liệu xử lý bán hàng đơn Lưu trữ đơn hàng Dữ liệu Hệ giá thành thống đơn vị Báo cáo lập kế MIS hoạch Lưu trữ kế Dữ liệu cung hoạch SX thay đổi sản phẩm Hệ thống Các nhà sổ cái Dữ liệu về quản lý chi tiêu Lưu trữ số liệu kế toán  Hệ thống hỗ trợ ra quyết định-DSS (Decision-Support Systems) cũng phục vụ cho Sơ đồ 1.8: Minh họa hệ thống MIS nhận số liệu từ hệ thống TPS của tổ chức cấp quản trị của tổ chức. Hệ thống DSS ngoài việc nhân dự liệu từ hệ thống TPS và MIS còn tiếp nhận thêm các dự liệu từ bên ngoài như thông tin về giá chứng khoán, giá của đối thủ cạnh tranh để phục vụ cho phân tích để có quyết định của nhà quản trị. Nên, hệ thống thường được thiết kế có năng lực phân tích mạnh hơn các hệ thống khác, dùng các phần mềm có tính tương tác, sử dụng thân thiện cho người điều hành, có thể đưa ra các giả định theo tình huống, đưa ra các câu hỏi và cần thiết nạp các dữ liệu mới để giả định tình huống.
 Hệ thống hỗ trợ điều hành-ESS (Executive Support Systems) phục vụ cho các cấp quản lý cao cấp trong việc ra quyết định. Hệ thống ESS hỗ trợ ra quyết định ở cấp chiến lược của một tổ chức, nên hệ thống ESS thường được thiết kế để kết hợp các dữ liệu bên ngoài như các loại thuế mới, đối thủ cạnh tranh mới xuất hiện, đồng thời hệ thống ESS cũng sẽ rút những thông tin nội bộ cốt lõi từ hệ thống MIS và DSS. Hệ thống sẽ lọc, cô đọng và chọn các dữ liệu quan trọng, nhấn mạnh đến việc làm giảm thời gian và công sức nhưng phải rút ra những thông tin có ích cho các nhà điều hành của công ty và hội đồng quản trị. Không như các hệ thống thông tin khác, hệ thống ESS không thiết kế để kết xuất các vấn đề cụ thể. Thay vào đó, hệ thống ESS cung cấp một tính toán đa diện và khả năng giao tiếp từ xa được áp dụng để tạo ra một loạt các thay đổi của các vấn đề đang quan tâm của cấp điều hành. Hệ thống ESS không dùng các kỹ năng phân tích cao và mô hình phân tích mà dùng nhiều các đồ họa và số liệu chủ yếu từ kho dữ liệu để cung cấp tức thời các thông tin cho lãnh đạo cao cấp, đôi khi phục vụ ngay tại bàn họp. 1.2 ĐẶC ĐIỂM, VAI TRÒ VÀ NGUYÊN TẮC CỦA VIỆC TỔ CHỨC THÔNG TIN QUẢN LÝ Ở CÁC DOANH NGHIỆP ĐIỆN LỰC 1.2.1. Đặc điểm của thông tin quản lý trong các doanh nghiệp điện lực 1.2.1.1. Đặc điểm quản lý và điều hành của các doanh nghiệp điện lực Dây chuyền sản xuất điện gồm ba khâu cơ bản: sản xuất - truyền tải - phân phối điện năng. Quá trình tổ chức hệ thống thông tin quản lý của các doanh nghiệp điện lực thường bị chi phối bởi các đặc điểm này và phụ thuộc vào mô hình quản lý và xu thế hội nhập của Việt Nam về năng lượng:  Sản phẩm điện năng không thể tích trữ được.  Quá trình sản xuất và tiêu thụ xảy ra đồng thời.  Năng lực sản xuất của các khâu phải luôn cân bằng (sơ đồ 1.9) và phải đáp ứng nhu cầu tiêu dùng lúc cao điểm, một khâu nào đó yếu hơn so với nhu cầu thì kéo theo việc mất điện cục bộ xảy ra và năng lực dư thừa của các khâu khác trở nên vô ích (sơ đồ 1.10). Điện tự dùng Điện tổn thất Điện tổn thất 1,5% 5% 12% TRUYỀN TẢI ĐIỆN SẢN XUẤT ĐIỆN PHÂN PHỐI ĐIỆN Truyền tải Sản xuất Phụ tải - Cao điểm: 8190 MW - Cao điểm: 8313MW -Cao điểm: 7000 MW - Thấp điểm: 4156MW - Thấp điểm: 4095 MW -Thấp điểm: 3500MW Sơ đồ 1.9: Sự phân bố và cân bằng hệ thống sản xuất-truyền tải-phân phối điện năng
 Việc truyền tải điện đến các khách hàng qua hệ thống lưới điện được phân thành nhiều cấp điện áp, lưới điện không thể xây dựng ngoài qui hoạch tổng thể của một khu vực địa lý, nên tính độc quyền theo lãnh thổ đối với việc truyền tải điện mang tính tự nhiên, việc này kéo theo việc kinh doanh điện năng cũng mang tính độc quyền tự nhiên. Tuy
nhiên, khi tách việc kinh doanh điện năng ra khỏi lưới truyền tải điện thì kinh doanh điện năng đã có tính cạnh tranh của cơ chế thị trường.  Nhu cầu kết nối lưới điện giữa các nước trong khu vực là xu thế tất yếu, nhằm khai thác tốt hơn lợi thế về phụ tải, thời tiết, tập quán sử dụng điện và lệch thời gian dùng điện giữa các múi giờ sẽ đem lại chi phí thấp nhất trong sản xuất, truyền tải và phân phối điện năng (xem sơ đồ 1.11). PEOPLE’S REPLIC OF CHINA YUNAN Jing Hong Thanlwin Ha Noi Luang Hong Mac Moh Bang Ha Tinh Sa Bago Udon Mac Sot Savannakhet Ubon Tha Wung Plei ku Kanbuak Nakhon Ban Soc Ra yong Siem Riep Chom Bung Phú lam Bang Saphan Ho Chi Minh Khlong Ngae Gurun SARAH SARAWAK BATAM WE ST KALIMANTA SUMATR N A Sơ đồà1một: thành viênán kết nối lvùngđiện cao áp (500 kV)S), Việtương lai các thành L .11 Mạng dự của Tiểu ưới sông Mekong (GM trong t Nam và viên: Campuchia, Lào, Myanmar,ác nước Đông Nam Á giữa c Thái Lan, tỉnh Vân Nam Trung Quốc có các dự án kết nối lưới điện như sau: - Kết nối bằng đường dây 500 kV giữa Nam Theun (Lào) đến Hà Tĩnh - Kết nối bằng đường dây 500 kV giữa Ban Soc (Nam Lào) đến Plâycu - Kết nối bằng đường dây 110 kV và 220 kV giữa Campuchia đến Phú Lâm - Kết nối bằng đường dây 500 kV giữa tỉnh Vân Nam - Trung Quốc đến thủy điện Sơn La (dự kiến sau 2010)
 Chuyển đổi ngành điện Việt Nam thành tập đoàn điện lực và đa dạng hóa hoạt động không chỉ sản xuất và kinh doanh điện năng còn có các hoạt động khác như: hoạt động viễn thông, sản xuất thiết bị điện, tài chính và ngân hàng.  Giá bán điện cho sản xuất, thương mại và tiêu dùng do Chính phủ ban hành mà trực tiếp là Bộ Công nghiệp và Bộ Tài chính đề nghị. Vấn đề còn lại là ngành điện phải giảm chi phí, nâng cao hiệu quả bán hàng để gia tăng lợi nhuận. 1.2.1.2. Đặc điểm hệ thống thông tin của các doanh nghiệp điện lực Ngành điện Việt Nam (EVN) với chức năng chính là sản xuất và kinh doanh điện năng, ngoài ra, còn tham gia hoạt động kinh doanh viễn thông công cộng, tài chính ngân hàng và sản xuất chế tạo thiết bị điện và cơ khí. Kinh doanh Kinh doanh Sản xuất thiết bị Tài chính Hoạt động điện năng viễn thông điện và cơ khí ngân hàng khác Tập đoàn Điện lực (Cấp chiến - Đầu tư tài chính lược - Công ty mẹ) - Nghiên cứu và phát triển Các công ty cấp vùng (Cấp chiến - Chiến lược hội nhập và hợp tác quốc tế lược - Công ty con cấp 1) - Quản lý tiêu chuẩn Cấp sách lược và tác nghiệp Sản xuất điện Mạng viễn thông - Sản xuất - Ngân hàng- Trường học- Truyền tải Dịch vụ - Khách Khách hàng Hoạt động Quản lý dự Phân phối hàng chứng khoán án - Điều độ Các hoạt động chức năng của các cấp quản lý Kinh doanh Sản xuất, chế Tài chính Kế toán Nguồn và Marketing tạo, vận hành hệ nhân lực thống Sơ đồ 1.12: Các ngành nghề và cấp quản lý của Tập đoàn Điện lực Việt Nam Khi hình thành, Tập đoàn Điện lực sẽ chuyển sang hoạt động với mô hình công ty mẹ - công ty con, thì một số công ty còn hạch toán phụ thuộc (công ty truyền tải, các nhà máy hoạt động phụ thuộc, các cơ sở đào tạo…) sẽ phải chuyển thành hạch toán độc lập. Lúc đó, tập đoàn sẽ trở thành nhà đầu tư tài chính và là cấp chiến lược trong mô hình quản