Luận văn Thạc sĩ Quản lý công: Áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO vào công tác văn thư tại Cục hải quan thành phố Hải Phòng

Chia sẻ: Nhumbien999 Nhumbien999 | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:91

Thêm vào BST

Báo xấu

47
lượt xem 10
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Luận văn nghiên cứu, đưa ra một số giải pháp nhằm tăng cường áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO vào công tác văn thư tại Cục Hải quan Hải Phòng. Mời các bạn cùng tham khảo để nắm chi tiết nội dung của luận văn.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Quản lý công: Áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO vào công tác văn thư tại Cục hải quan thành phố Hải Phòng

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ …………/………… ……/…… HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA TRẦN NGỌC TÚ ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƢỢNG THEO TIÊU CHUẨN ISO VÀO CÔNG TÁC VĂN THƢ TẠI CỤC HẢI QUAN THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG HÀ NỘI - NĂM 2018
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ …………/………… ……/…… HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA TRẦN NGỌC TÚ ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƢỢNG THEO TIÊU CHUẨN ISO VÀO CÔNG TÁC VĂN THƢ TẠI CỤC HẢI QUAN THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG Chuyên ngành: Quản lý công Mã số: 60 34 04 03 NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC: TS. CAO MINH CÔNG HÀ NỘI - NĂM 2018
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Luận văn có trích dẫn, tham khảo nội dung của một số tài liệu tham khảo và kết quả nghiên cứu là trung thực. Hà Nội, ngày tháng 05 năm 2018 Trần Ngọc Tú
LỜI CẢM ƠN Nhằm đáp ứng tốt nhất yêu cầu đề ra, luận văn được hoàn thành với sự hướng dẫn nhiệt tình của TS. Cao Minh Công, với sự nỗ lực của bản thân nhưng do còn hạn chế về trình độ và thời gian nghiên cứu nên không thể tránh khỏi những khiếm khuyết, rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của thầy cô giáp và các bạn học viên. Tôi xin chân thành cảm ơn TS. Cao Minh Công, cùng các thầy cô giáo công tác tại học viện Hành chính, các thầy cô giáo trong Khoa văn bản và công nghệ hành chính, khoa sau đại học đã quan tâm, tạo điều kiện giúp đỡ cho tôi trong quá trình học và làm luận văn. Cảm ơn gia đình luôn ở bên và động viên giúp đỡ tôi những lúc khó khăn nhất. Xin trân trọng cảm ơn Hà Nội, ngày tháng 05 năm 2018 Trần Ngọc Tú
MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC VIẾT TẮT DANH MỤC BẢNG LỜI MỞ ĐẦU ...................................................................................................... 1 CHƢƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƢỢNG THEO TIÊU CHUẨN ISO TRONG CÔNG TÁC VĂN THƢ ....... 9 1.1.Những vấn đề chung về công tác văn thư .................................................... 9 1.1.1. Khái niệm công tác văn thư .................................................................. 9 1.1.2. Nội dung của công tác văn thư ........................................................... 11 1.1.3. Vai trò của công tác văn thư ............................................................... 16 1.1.4. Yêu cầu đối với công tác văn thư ....................................................... 17 1.1.5. Ý nghĩa của công tác văn thư.............................................................. 19 1.2. Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 ...... 20 1.2.1.Nội dung của hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 ................ 20 1.2.2. Vai trò hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 đối với cơ quan, tổ chức ........................................................................................................... 22 1.2.3. Vai trò hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 đối với cơ quan, tổ chức ........................................................................................................... 23 1.2.4. Quy trình áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 vào công tác văn thư. ........................................................................................... 24 1.3. Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 ...... 26 1.3.1. Nội dung của hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 ............... 26 1.3.2. Sự khác biệt giữa hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 và ISO 9001:2008 ....................................................................... 28 Tiểu kết chương 1 ............................................................................................ 30 CHƢƠNG 2. THỰC TRẠNG ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƢỢNG ISO 9001:2008 ĐỐI VỚI CÔNG TÁC VĂN THƢ TẠI CỤC HẢI QUAN HẢI PHÒNG ................................................................................ 31 2.1. Khái quát về Cục Hải quan Hải Phòng ..................................................... 31 2.1.1.Lược sử về Cục Hải quan Hải Phòng .................................................. 31
2.1.2. Cơ cấu tổ chức và nhân sự của bộ phận áp dụng hệ thông quản lý chất lượng ISO 9001:2008 tại Cục Hải quan thành phố Hải Phòng ........... 32 2.1.3.Sự cần thiết áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO tại Cục Hải quan thành phố Hải Phòng ..................................................................................... 35 2.2.Phân tích thực trạng áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 vào công tác văn thư tại Cục Hải quan Thành phố Hải Phòng. ....................... 36 2.2.1.Xây dựng chính sách và xác định mục tiêu đối với công tác văn thư khi áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008.........36 2.2.2.Công tác tổ chức triển khai hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 vào công tác văn thư ..................................... 46 2.3. Đánh giá áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 vào công tác văn thư tại Cục Hải quan thành phố Hải Phòng ....... 54 2.3.1.Những mặt đã đạt được áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 vào công tác văn thư tại Cục Hải quan thành phố Hải Phòng ...................................................................................................... 54 2.3.2.Những mặt hạn chế .............................................................................. 57 2.3.3. Nguyên nhân của tồn tại, hạn chế ....................................................... 58 Tiểu kết chương 2 ............................................................................................ 60 CHƢƠNG 3. ĐỊNH HƢỚNG VÀ GIẢI PHÁP TĂNG CƢỜNG ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƢỢNG ISO VÀO CÔNG TÁC VĂN THƢ TẠI CỤC HẢI QUAN HẢI PHÒNG .............................................................. 61 3.1. Định hướng hiện đại hóa công tác văn thư tại Cục Hải quan thành phố Hải Phòng................................................................................................................ 61 3.2. Yêu cầu đặt ra đối với việc tăng cường áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO vào công tác văn thư tại Cục Hải quan thành phố Hải Phòng ....... 65 3.3. Một số giải pháp nhằm tăng cường áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 vào công tác văn thư tại Cục Hải quan thành phố Hải Phòng ........................................................................................ 66 3.3.1.Xây dựng đội ngũ cán bộ công chức chuyên trách làm việc trong công tác văn thư. .................................................................................................... 67 3.3.2. Áp dụng công nghệ thông tin và tăng cường cơ sở vật chất ............... 68
3.3.3. Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 thay thế ISO 9001:2008 vào công tác văn thư tại Cục Hải quan thành phố Hải Phòng ..................................................................................... 70 3.3.4.Nâng cao nhận thức về nội dung, vai trò, mục đích của hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 tại Cục Hải quan thành phố Hải Phòng............................................................................................... 71 Tiểu kết chương 3 ............................................................................................ 73 KẾT LUẬN ........................................................................................................ 75 TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................................................ 77 PHỤ LỤC ........................................................................................................... 81
DANH MỤC VIẾT TẮT HTQLCL : Hệ thống quản lý chất lượng. TCVN : Tiêu chuẩn Việt Nam. UBND : Ủy ban nhân dân.
DANH MỤC BẢNG Bảng 2.1: Ban chỉ đạo ISO ................................................................................. 39 Bảng 2.2: Kế hoạch xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn 9001:2008 vào hoạt động Cục hải quan Thành phố Hải Phòng ............. 40 Bảng 2.3: Tổ chức cán bộ trong công tác văn thư, lưu trữ tại Cục Hải quan thành phố Hải Phòng. ......................................................................................... 55 DANH MỤC BIỂU Hình 1.1: Chu trình PCDA.................................................................................. 28 Hình 2.1: Cơ cấu tổ chức Cục Hải quan Hải Phòng .......................................... 33 Hình 2.2: Cơ cấu tổ chức cán bộ công chức đảm nhiệm công việc về văn thư lưu trữ ........................................................................................................................ 34 Hình 2.3: Quy trình tiếp nhận và xử lý công văn đến ......................................... 49 Hình 2.4: Quy trình quản lý công văn đi của Cục Hải quan thành phố Hải Phòng................................................................................................................... 52
LỜI MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài luận văn. Công tác văn thư là một hoạt động thường xuyên không thể thiếu của mọi cơ quan, tổ chức, đặc biệt trong hoạt động quản lý Nhà nước. Ngay sau khi cách mạng tháng Tám thành công, Nhà nước ta đã xây dựng hành lang pháp lý, quy định cụ thể về công tác văn thư. Chính Phủ đã ban hành nghị định 142/CP năm 1963 “điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ” đề cập một cách có hệ thống đối với công tác văn thư. Công tác văn thư bao gồm nhiều công việc, liên quan đến nhiều người, nhiều bộ phận. Làm tốt công tác văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần nâng cao năng suất, chất lượng công tác của các cơ quan, tổ chức và phòng chống nạn quan liêu, giấy tờ. Trong khi Chính Phủ quyết tâm xây dựng “Chính Phủ kiến tạo” hành động vì dân và doanh nghiệp thì chất lượng công tác văn thư được nâng cao đang là thể hiện rõ nét nhất sự cải cách của nền hành chính phục vụ nước ta. Hiện nay, cách mạng của khoa học công nghệ 4.0 đang mang đến thay đổi mang tính chất đột biến về khoa học và công nghệ cao, nhất là thay đổi mạnh mẽ về công nghệ thông tin và các phương tiện hiện đai. Chính điều này tạo điều kiện để áp dụng chuẩn ISO vào hoạt động quản lý, chỉ đạo điều hành nói chung, đặc biệt là công tác văn thư. Theo đó, việc hiện đại hóa công tác văn thư bằng phương pháp áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO vào công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản đi và đến, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức là điều kiện tiên quyết cho quá trình hội nhập. Cải cách hành chính để đáp ứng yêu cầu ngày càng tăng của Cục Hải quan Hải Phòng nói riêng, của các đơn vị hành chính nói chung là vô cùng cần thiết. Cải cách hành chính giúp các đơn giản hóa thủ tục, góp phần giải quyết vấn đề về tính minh bạch, môi trường kinh doanh và năng lực cạnh tranh, nâng cao các giá trị đất nước. Công tác cải cách hành chính ở Cục Hải quan Hải quan tác 1
động đến thời gian và tốc độ xử lý công việc của cán bộ, công chức; tiền bạc của doanh nghiệp. Việc xử lý công việc của cán bộ, công chức tại Cục Hải quan Hải Phòng dựa vào văn bản quy định của các bộ ngành liên quan. Vậy nên, cải cách công tác văn thư tại Cục Hải quan Hải Phòng đặc biệt là chất lượng của công tác văn thư là công việc quan trọng trong cải cách hành chính, để xây dựng uy tín và niềm tin của doanh nghiệp đối với Cục Hải quan Hải Phòng. Trong những năm gần đây Cục Hải quan thành phố Hải Phòng đã áp dụng nhiều giải pháp, ứng dụng một vài tiến bộ về phương pháp quản lý tuy nhiên công tác văn thư vẫn bộc lộ nhiều tồn tại như xảy ra tình trạng thất lạc tài liệu; soạn thảo văn bản vẫn chưa đúng thể thức; quản lý công văn đi, đến còn chậm; tìm, tra tài liệu còn khó khăn…Thực trạng công tác văn thư tại Cục Hải quan thành phố Hải Phòng cho thấy cần thiết phải nâng cao chất lượng công tác văn thư. Xuất phát từ yêu cầu thực tiễn cần nâng cao chất lượng công tác văn thư tại Cục Hải quan thành phố Hải Phòng, chúng tôi lựa chọn đề tài nghiên cứu “Áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO vào công tác văn thư tại Cục hải quan thành phố Hải Phòng”. 2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn + Có rất nhiều công trình, đề tài, nghiên cứu về hệ thống quản lý chất lượng ISO ở Việt Nam tiêu biểu như sau: - TS. Nguyễn Lệ Nhung “Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn Việt Nam ISO 9001 :2000 vào công tác văn thư - lưu trữ”, tại Trung tâm nghiên cứu khoa học về đề tài. Bài nghiên cứu khoa học đã khái quát về lý thuyết, các yêu cầu chung của ISO để áp dụng trong công tác văn thư – lưu trữ, các bước tiến hành triển khai, nhưng chưa có đánh giá về ưu nhược điểm khi áp dụng ISO 9001:2000 vào thực tế. - Dương Thị Huyền Ngọc (2016), “Ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng tại văn phòng HĐND – UBND huyện Nam Đàn giai đoạn 2015 – 2016, trường đại học Nội vụ. Đề tài đã nghiên cứu về thực trạng hạn chế trong công việc văn thư – lưu trữ, đảm bảo 2
thông tin và hậu cần liên quan đến hoạt động của văn phòng HĐND – UBND huyện Nam Đàn. - Nguyễn Thanh Hà, (2016), Hiện đại hóa công tác văn thư tại Viện Hàn lâm Khoa học và công nghệ, Luận văn thạc sỹ công. Luận văn nghiên cứu việc hiện đại hóa công tác văn thư bằng cách áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO tại Viện hàn lâm Khoa học và công nghệ. - Nguyễn Đình Phan, Đăng Ngọc Sự (2012), Cuốn sách “Giáo trình quản trị chất lượng” của tác giả, Nxb Đại học bản Kinh tế quốc dân, Hà Nội đã cung cấp rất nhiều kiến thức về hệ thống quản lý chất lượng ISO; phân tích khách hàng và sự thỏa mãn của khách hàng, kiểm soát chất lượng sản phẩm, dịch vụ, chi phí.... - Dich Luong (2015), “Hệ thống quản lý chất lượng các yêu cầu ISO 9001:2015” cho thấy một cách rõ ràng các yêu cầu trên lý thuyết để áp dụng thành công Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015. - Nhóm học viên cao học của trường đại học kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh (năm 2014), “Phân tích thực trạng áp dụng ISO 9001:2008 tại SATC” xác định các yêu cầu cơ bản của Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 của một tổ chức để đảm bảo rằng sản phẩm luôn có khả năng thỏa mãn nhu cầu của khách hàng và phù hợp với các chế định, và cũng là cơ sở để duy trì tổ chức, không ngừng cải tiến để nâng cao hiệu quả. Đề tài phân tích chuyên sâu về quản lý chất lượng sản phẩm, không phân tích về Hệ thống quản lý chất lượng đối với công tác văn thư. - Vũ Thị Mai Lan “ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý công tác văn thư – lưu trữ của Bộ Tài nguyên và môi trường” của nghiên cứu, xuất phát từ thực trạng đề ra giải pháp cho việc ứng dụng công nghê tin trong quản lý công tác văn thư – lưu trữ tại Bộ tài nguyên và môi trường. Các tác phẩm nghiên cứu đa dạng không chỉ nghiên cứu việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO vào công tác hành chính của một số cơ quan mà còn nghiên cứu việc áp dụng ISO ở doanh nghiệp tư nhân. Các tác phẩm đưa ra 3
được thực trạng, những vấn đề cần giải quyết nhưng hạn chế các tác phẩm đưa ra chưa nhiều, phần thành tựu nổi bật hơn hạn chế. + Tại các nước khác đã có nhiều tác phẩm, đề tài nghiên cứu về hệ thống quản lý chất lượng, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng: - Behnam Neyestani (2016) "Impact of ISO 9001 Certification on the Projects' Success of Large-Scale (AAA) Construction Firms in the Philippines". Mục đích của nghiên cứu này là xác định ảnh hưởng của Hệ thống chất lượng ISO 9001:2008 đối với các dự án công ty xây dựng quy mô lớn tại Metro Manila Philipines. Nghiên cứu phân tích số liệu thống kê để tìm kết quả và đưa ra kết luận thông qua việc khảo sát ngẫu nhiên 67 nhà quản lý tại Manila. - Uwaramutse Charles (2015) “Certification to ISO 9001:2008 standard and market competitiveness of local manufacturing companies in Rwanda: a case study of sulfo Rwanda industries ltd”, University of Lay Adventists of Kigali. Tác giả khẳng định tại Rwanda, không có nhiều công ty cam kết tuân thủ các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng, điều mà hữu ích cho việc tiếp cận thị trường. Mặc dù, các công ty tuân thủ theo hệ thống quản lý chất lượng đã đạt được sự thừa nhận về chất lượng sản phẩm và dịch vụ ở cấp quốc tế. Sự khác biệt giữa việc cam kết và không cam kết tạo ra hai kết quả rõ ràng. Tuy nhiên, ở Rwanda chưa có nghiên cứu nào được thực hiện về vai trò của hệ thống quản lý chất lượng ISO đối với khả năng cạnh tranh trên thị trường. Nghiên cứu của tác giả nhằm làm rõ sự ảnh hưởng của hệ thống quản lý chất lượng ISO đến khả năng cạnh tranh trên thị trường ở Rwanda. - P.M.C Thilakarathne, S.K.C. Chithrangani (2014) “A study on analysis of managerial attitudes towards ISO 9001:2008 quality management system introduction and implementation process in Sri Lank„„ khẳng định „„Chứng nhận ISO sẽ giúp các tổ chức nâng cao chất lượng, hiệu quả và cải tiến truyền thông„„. Việc áp dụng ISO 9001:2008, phụ thuộc vào chính bản thân công ty. Công ty phải nhận thức được áp dụng ISO 9001:2008 là việc đúng đắn và vô cùng quản trọng. Bài nghiên cứu phân tích về các yếu tố đằng sau việc thực hiện hệ thống 4
quản lý chất lượng ISO 9001:2008 cho cả công ty và tổ chức chứng nhận. Để cải thiện chất lượng đó là động cơ thúc đẩy cho công ty hoàn thành mục tiêu. Áp dụng ISO 9001:2008 giúp các công ty có được sự hài lòng của khách hàng, nâng cao nhận thức về chất lượng và giảm thời gian sản xuất. Việc nghiên cứu tại Sri Lanka cho thấy các công ty đang tìm kiếm hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với tổ chức mình. - Asif Khan (2016) "Motives and benifits of ISO 9001 quality managerment system an empirical study of indian smes" tại Ấn Độ xác định về lợi ích của Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 đối với các doanh nghiệp sản xuất và dịch vụ Ấn Độ. Tác giả đã cung cấp những bằng chứng thực tế lý do vì sao doanh nghiệp sản xuất và dịch vụ tại Ấn Độ lại áp dụng hệ thống quản lý chất lượng 9001:2008. Chứng nhận ISO 9001:2008 được coi như là công cụ cải thiện lợi nhuận và thúc đẩy các tổ chức theo đuổi nó sự khác biệt về chất lượng trong sản xuất. - Srđan Medić, Biljana Karlović and Zrinko Cindrić (2016) "New standard ISO 9001:2015 and its effect on organisations". Tác giả coi hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 là tiêu chuẩn quốc tế xác định các yêu cầu đối với hệ thống quản lý chất lượng (QMS). Tổ chức thực hiện các yêu cầu của tiêu chuẩn để chứng tỏ khả năng về cung cấp các sản phẩm và dịch vụ đáp ứng các yêu cầu của khách hàng. Đó là tiêu chuẩn phổ biến nhất của loạt sản phẩm ISO 9001 và tiêu chuẩn duy nhất trong loạt sản phẩm. Các tổ chức có thể xác nhận phiên bản mới của ISO 9001 được phát hành vào tháng 9 năm 2015 và những thay đổi được thực hiện theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2015 có ý nghĩa quan trọng hơn những gì được sản xuất trong quá trình sửa đổi năm 2008. Thay đổi cấu trúc của ISO 9001: 2015, trong đó số lượng các phần mở rộng từ 8 đến 10 điều. Bài báo giải thích những thay đổi chính trong việc hiểu được sự nâng cấp lên Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 bao gồm bối cảnh, tổ chức, rủi ro. - Kaôru Ixikawa, người dịch Nguyễn Như Thịnh, Trịnh Trung Thành (1990), „„Quản lý chất lượng theo phương pháp Nhật‟‟, Nxb Khoa học Kỹ thuật 5
Hà Nội. Cuốn sách đề cập về các phương pháp, đặc điểm và thực tế công tác quản lý chất lượng ở Nhật, so sánh 2 phương pháp ở Nhật và ở Mỹ; nêu ra sự khác biệt. Các tác phẩm nước ngoài nghiên cứu hệ thống quản lý chất lượng dựa trên phương pháp khảo sát, thống kê, dựa vào kết quả đó để phân tích. Các tác phẩm phân tích ở nhiều nơi trên thế giới, cho thấy áp dụng hệ thống quản lý chất lượng đang là vấn đề quan trọng và đươc nhiều nước quan tâm, nghiên cứu. Tuy vậy, phương pháp khảo sát chỉ có thể khảo sát được một số người nhất định vì vậy kết quả nghiên cứu trên chỉ là tìm hiểu, giải quyết vấn đề chung của một số người được khảo sát mà không phải là vấn đề cốt lõi cần được giải quyết ở mỗi công ty riêng. Chưa đi sâu vào thực tế để có giải pháp triệt để vấn đề. Có rất nhiều công trình nghiên cứu đã công bố về vấn đề hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001, cụ thể hơn là hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008. Các nghiên cứu, luận văn, đề tài đều đã mô tả khá rõ về quy trình, nguyên tắc, đẩy mạnh đổi mới, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng tiên tiến... nhưng các đánh giá thường mang tính tích cực, ưu điểm nhiều hơn nhược điểm và chưa đề cập đến vấn đề cụ thể là áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO đối với công tác văn thư tại Cục Hải quan Hải Phòng. Vì vậy, lựa chọn đề tài “Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO vào công tác văn thư tại Cục Hải quan Hải Phòng‟‟ có ý nghĩa cả về mặt lý luận và thực tiễn. 3. Mục đích và nhiệm vụ của luận văn - Mục đích: Luận văn nghiên cứu, đưa ra một số giải pháp nhằm tăng cường áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO vào công tác văn thư tại Cục Hải quan Hải Phòng. - Nhiệm vụ: Để đạt được mục đích như đã nêu, luận văn có nhiệm vụ:  Thứ nhất, hệ thống hóa lý luận về công tác văn thư, hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008, ISO 9001:2015. 6
 Thứ hai, phân tích thực trạng “áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO vào công tác văn thư tại Cục Hải quan Hải Phòng”.  Thứ ba, đưa ra một số giải pháp áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015. 4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu của luận văn - Đối tượng nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu của đề tài luận văn là áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO đối với công tác văn thư tại Cục Hải quan thành phố Hải phòng. - Phạm vi nghiên cứu: Về nội dung, nghiên cứu việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO vào công tác kiểm soát văn bản, tài liệu; quản lý văn bản đến, đi tại Cục Hải quan Hải Phòng. Về thời gian, luận văn chọn thời gian nghiên cứu trong giai đoạn 2012 đến nay. 5. Phƣơng pháp luận và phƣơng pháp nghiên cứu của luận văn - Phương pháp luận: Luận văn dựa trên thế gian quan, phương pháp luận của chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử khi nghiên cứu áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO vào công tác văn thư tại Cục Hải quan Hải Phòng. - Phương pháp nghiên cứu cụ thể: Một số phương pháp chủ yếu được luận văn sử dụng để nghiên cứu là phương pháp khảo sát, phân tích - tổng hợp, phương pháp so sánh, phương pháp thống kê. 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn Đề tài luận văn góp phần luận chứng việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO vào công tác văn thư tại Cục Hải quan Hải Phòng. Kết quả nghiên cứu của luận văn này dùng làm tài liệu tham khảo phục vụ giảng dạy, nghiên cứu về quản lý công đồng thời có thể áp dụng tại Cục Hải quan Hải Phòng. 7
7. Kết cấu của luận văn Ngoài phần mở đầu và kết luận, tài liệu tham khảo và phụ lục, luận văn được chia làm 3 chương như sau: Chương 1: Cơ sở lý luận về hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO trong công tác văn thư. Chương 2: Thực trạng áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001- 2008 đối với công tác văn thư tại Cục Hải quan Hải Phòng. Chương 3: Định hướng và giải pháp tăng cường áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO vào công tác văn thư tại Cục Hải quan Hải Phòng. 8
CHƢƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƢỢNG THEO TIÊU CHUẨN ISO TRONG CÔNG TÁC VĂN THƢ 1.1.Những vấn đề chung về công tác văn thƣ 1.1.1. Khái niệm công tác văn thư Thuật ngữ văn thư có nguồn gốc từ chữ Hán, dùng để chỉ tên gọi chung của các loại văn bản: đơn từ, nhật ký, di chúc, gia phả… và còn được hiểu là văn bản do các cơ quan nhà nước ban hành: chiếu, chỉ, sắc lệnh…nhằm phục vụ cho quản lý, điều hành công việc chung. Thuật ngữ này được sử dụng khá phổ biến trong các triều đại phong kiến Trung Quốc và được du nhập vào Việt Nam từ thời Phong Kiến. Ngày nay văn thư đã và đang được các cơ quan Đảng, Nhà nước, các tổ chức kinh tế chính trị- xã hội… sử dụng như là công cụ phổ biến nhằm để ghi chép và truyền đạt thông tin phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành các mặt công tác. Tất cả các công việc như vậy được gọi chung là công tác văn thư và trở thành một thuật ngữ phổ biến, đặc biệt quen thuộc với cán bộ, công chức, viên chức các cơ quan, tổ chức. Công tác văn thư trong hoạt động quản lý, chỉ đạo điều hành có vai trò rất quan trọng của các cơ quan nhà nước. Các cơ quan nhà nước từ Trung ương đến địa phương sử dụng công tác văn thư như một trong những phương tiện chủ yếu để quản lý, chỉ đạo điều hành. Công tác văn thư được hình thành trong hoạt động quản lý, lãnh đạo, điều hành nói chung, là cơ sở pháp lý để xác định được đầy đủ, toàn diện về tổ chức, hoạt động, về lề lối làm việc, thủ tục, trình tự và các mối quan hệ công tác của cơ quan, tổ chức... Vì vậy, việc quan tâm đúng mức đến công tác văn thư góp tích cực vào việc tăng cường hiệu lực, hiệu quả hoạt động quản lý nhà nước. Cũng vì thế mà việc đổi mới và nâng cao chất lượng công tác văn thư là một trong những nội dung quan trọng của công cuộc cải cách nền hành chính quốc gia hiện nay, giải quyết các yêu cầu của người dân và doanh nghiệp. 9
Công tác văn thư là công cụ quan trọng và cần thiết cho công tác quản lý, giải quyết các công việc của các cơ quan Nhà nước, người dân và doanh nghiệp. Vì vậy, công tác văn thư như soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành và hoạt động của các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, các Tập đoàn kinh tế nhà nước và đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức). Công tác văn thư rất cần được nghiên cứu, áp dụng thật khoa học, chuyên nghiệp, dựa trên cơ sở pháp lý của Nhà nước về công tác văn thư, quy định Nhà nước về soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý văn bản và các nội dung quản lý Nhà nước về công tác văn thư nhằm đảm bảo thống nhất, phục vụ công tác quản lý, chỉ đạo, điều hành được thông suốt, liên tục, chính quy, chuyên nghiệp. Có rất nhiều tác giả đã nghiên cứu về và đưa ra nhiều khái niệm khác nhau về công tác văn thư: - Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý và sử dụng con dấu, quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan tổ chức. [29,1] - Công tác văn thư là công tác tổ chức giải quyết và quản lý công văn giấy tờ trong các cơ quan. Trong thời gian qua, ở nhiều khía cạnh khác nhau, có nhiều cách hiểu về khái niệm về công tác văn thư, tuy nhiên chưa có một định nghĩa đầy đủ, thống nhất, bao quát và nêu bật được công tác văn thư cho tất cả các lĩnh vực. Hiện nay, khái niệm công tác văn thư được diễn đạt tại điều 1, chương I, tại Quy chế mẫu công tác văn thư, lưu trữ năm 2013 được sử dụng tương đối thống nhất trong hoạt động quản lý Nhà nước, chỉ đạo điều hành:“Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức); lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư”. 10
1.1.2. Nội dung của công tác văn thƣ Các nội dung của công tác văn thư bao gồm: Soạn thảo và ban hành văn bản; Quản lý văn bản đi và đến; Quản lý và sử dụng con dấu; Lập hồ sơ và giao hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. Nội dung của công tác văn thư gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều hành công việc của các cơ quan, tổ chức. Hiệu quả hoạt động quản lý của các cơ quan, các tổ chức một một phần phụ thuộc vào nghiệp vụ của công tác văn thư triển khai, thực hiện tốt hay không tốt. Cũng chính vì điều đó mà hiện nay trong các cơ quan, công tác văn thư ngày càng được quan tâm nhiều hơn. Đặc biệt trong công cuộc cải cách hành chính Nhà nước, công tác văn thư là một trong những trọng tâm được tập trung đổi mới. Trong văn phòng, công tác văn thư như một tất yếu, chiếm một phần lớn trong hoạt động của văn phòng và là một mắt xích trong hoạt động quản lý của cơ quan, đơn vị. Công tác văn thư, gắn liền với hoạt động của các cơ quan hành chính Nhà nước, được xem như một bộ phận hoạt động quản lý Nhà nước, có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu lực, hiệu quả, chất lượng quản lý Nhà nước, chất lượng phục vụ người dân và doanh nghiệp. Trong hoạt động cơ quan hành chính Nhà nước, các triển khai, thực hiện các nội dung của công tác văn thư phải tuân thủ theo quy định mà Nhà nước ban hành để tạo sự thống nhất. 1.1.2.1.Soạn thảo và ban hành văn bản Soạn thảo và ban hành văn bản: là quá trình hình thành và sử dụng văn bản để truyền đạt thông tin của cơ quan, tổ chức. Căn cứ vào nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004, công tác soạn thảo và ban hành văn bản cần chú ý những điều sau: - Thể thức văn bản và kỹ thuật trình bày văn bản. - Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản. a) Thể thức văn bản và kỹ thuật trình bày văn bản. Thể thức văn bản là tập hợp cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần 11