Luận văn Thạc sĩ Quản lý công: Nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ tại UBND cấp xã, huyện Phú Vang, tỉnh Thừa Thiên Huế

Chia sẻ: Mucong999 Mucong999 | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:133

Thêm vào BST

Báo xấu

60
lượt xem 16
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Luận văn sẽ tập trung nghiên cứu, đánh giá thực trạng công tác VTLT ở UBND cấp xã trên địa bàn huyện Phú Vang, tỉnh Thừa Thiên Huế, từ đó để đề xuất các giải pháp nhằm thực hiện tốt hơn công tác VTLT trong thời gian tới.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Quản lý công: Nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ tại UBND cấp xã, huyện Phú Vang, tỉnh Thừa Thiên Huế

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ …………/………… ……/…… HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA LÊ THANH TÍN NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP XÃ, HUYỆN PHÚ VANG, TỈNH THỪA THIÊN HUẾ LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG THỪA THIÊN HUẾ - NĂM 2019
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ …………/………… ……/…… HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA LÊ THANH TÍN NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP XÃ, HUYỆN PHÚ VANG, TỈNH THỪA THIÊN HUẾ LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG Chuyên ngành: Quản lý công Mã số: 8 34 04 03 NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS. ĐINH THỊ CẨM LÊ THỪA THIÊN HUẾ - NĂM 2019
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi, các số liệu, hình ảnh nêu trong luận văn là trung thực và có nguồn gốc rõ ràng. Tôi xin chịu trách nhiệm về công trình nghiên cứu của mình. Thừa Thiên Huế, ngày tháng 01 năm 2019 Học viên Lê Thanh Tín
LỜI CẢM ƠN Tôi xin chân thành gửi lời cảm ơn đến các đơn vị, cá nhân đã giúp đỡ, tạo điều kiện cho tôi trong suốt chương trình đào tạo Thạc sĩ Quản lý công. Đặc biệt, tôi xin trân trọng cảm ơn TS. Đinh Thị Cẩm Lê, người đã tận tình hướng dẫn và có những ý kiến định hướng quan trọng giúp tôi hoàn thành luận văn này. Tôi xin chân thành cảm ơn toàn thể quý thầy cô và các cán bộ của Học viện Hành chính Quốc gia đã trực tiếp hoặc gián tiếp giúp đỡ tôi về mọi mặt trong suốt quá trình tôi học tập và nghiên cứu tại đây. Tôi cũng xin cảm ơn các đơn vị cấp xã của huyện Phú Vang, Phòng Nội vụ huyện Phú Vang, Văn phòng HĐND và UBND huyện Phú Vang đã hết sức tạo điều kiện giúp đỡ tôi trong quá trình khảo sát, nghiên cứu và hoàn thành luận văn. Tôi xin chân thành cảm ơn gia đình, bạn bè và đồng nghiệp đã chia sẻ, hỗ trợ, động viên và tạo điều kiện cho tôi để tôi có thể yên tâm học tập, nghiên cứu. Mặc dù đã đạt được những kết quả nhất định, nhưng do phạm vi nghiên cứu khá rộng, kinh nghiệm bản thân còn ít, nên luận văn của tôi không thể tránh khỏi những thiếu sót và hạn chế. Vì vậy, tôi rất mong nhận được những ý kiến đóng góp quý báu của các quý thầy cô và của các bạn bè, đồng nghiệp./. Tôi xin trân trọng cảm ơn!
MỤC LỤC Trang bìa phụ Lời cam đoan Lời cảm ơn Mục lục Danh mục các ký hiệu, chữ viết tắt Danh mục các bảng biểu, hình ảnh minh họa PHẦN MỞ ĐẦU.......................................................................................................1 Chương 1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ.8 1.1. Công tác văn thư...................................................................................... 8 1.1.1. Khái niệm ............................................................................................. 8 1.1.2. Đặc điểm công tác văn thư ................................................................... 9 1.1.3. Vai trò của công tác văn thư trong hoạt động của cơ quan, tổ chức..... 11 1.1.4. Những yêu cầu cần đảm bảo đối với công tác văn thư ........................ 12 1.1.5. Những yếu tố tác động, ảnh hưởng tới chất lượng công tác văn thư.... 13 1.1.6. Những nội dung cơ bản của công tác văn thư ..................................... 16 1.2. Công tác lưu trữ ..................................................................................... 22 1.2.1. Khái niệm ........................................................................................... 22 1.2.2. Sự cần thiết phải thực hiện công tác lưu trữ ........................................ 23 1.2.3. Tính chất của công tác lưu trữ ............................................................ 25 1.2.4. Yêu cầu đối với công tác lưu trữ. ........................................................ 27 1.2.5. Những nội dung nghiệp vụ của công tác lưu trữ ................................. 29 1.3. Chất lượng công tác văn thư, lưu trữ ..................................................... 36 1.3.1. Khái niệm chất lượng và chất lượng công tác văn thư, lưu trữ ............ 36 1.3.2. Các tiêu chí đánh giá chất lượng công tác văn thư, lưu trữ.................. 38
Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP XÃ, HUYỆN PHÚ VANG, TỈNH THỪA THIÊN HUẾ. ........................................................................................................................ 48 2.1. Khái quát về Ủy ban nhân dân cấp xã và bộ phận văn thư, lưu trữ cấp xã tại huyện Phú Vang, tỉnh thừa Thiên Huế ..................................................... 48 2.1.1. Khái quát về Ủy ban nhân dân cấp xã tại huyện Phú Vang ................. 48 2.1.2. Khái quát về bộ phận văn thư, lưu trữ cấp xã tại huyện Phú Vang ...... 52 2.2. Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại Ủy ban nhân dân cấp xã, huyện phú vang, tỉnh Thừa Thiên Huế .................................................................... 55 2.2.1. Thực trạng công tác văn thư ............................................................... 55 2.2.2. Thực trạng công tác lưu trữ................................................................. 66 2.3. Đánh giá chung...................................................................................... 70 2.3.1. Ưu điểm.............................................................................................. 70 2.3.2. Tồn tại, hạn chế .................................................................................. 72 2.3.3. Nguyên nhân của những tồn tại, hạn chế ............................................ 85 Chương 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP XÃ, HUYỆN PHÚ VANG, TỈNH THỪA THIÊN HUẾ ....................................................... 101 3.1. Các giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ tại Ủy ban nhân dân cấp xã, huyện Phú Vang, tỉnh Thừa Thiên Huế ........................... 101 3.1.1. Đẩy mạnh việc phổ biến và hoàn thiện các quy định pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ ..................................................................................... 101 3.1.2. Nâng cao nhận thức của cán bộ, công chức, về vai trò, vị trí của công tác văn thư, lưu trữ ..................................................................................... 103 3.1.3. Tổ chức các lớp đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ ........ 105 3.1.4. Ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 trong công tác văn thư, lưu trữ ................................................................... 106
3.1.5. Tăng cường nhân lực, cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thư, lưu trữ.. 109 3.1.6. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ ............ 111 3.1.7. Đẩy mạnh công tác kiểm tra, hướng dẫn việc thực hiện các quy định về công tác văn thư, lưu trữ ............................................................................. 113 3.2. Những điều kiện cần thiết để thực hiện các giải pháp .......................... 115 3.2.1. Thực hiện các giải pháp một cách đồng bộ, thống nhất ..................... 115 3.2.2. Sự chỉ đạo và quan tâm của lãnh đạo đơn vị ..................................... 116 3.2.3. Có tính ưu tiên cho những giải pháp cơ bản, quan trọng ................... 117 KẾT LUẬN ……………………………………………………………….119 TÀI LIỆU THAM KHẢO
DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CÁC CHỮ VIẾT TẮT CNTT: Công nghệ thông tin KT-XH: Kinh tế – xã hội UBND: Ủy ban nhân dân VTLT: Văn thư, lưu trữ
DANH MỤC HÌNH ẢNH MINH HỌA Hình 2.1. Con dấu Ủy ban nhân dân xã sử dụng trong chứng thực bản sao y bản chính......................................................................................................................... 62 Hình 2.2. Con dấu của UBND xã sử dụng trong ban hành văn bản...................... 63 Hình 2.3. Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu ............................................................... 66 Hình 2.4. Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu lưu trữ............................................... 67 Hình 2.5. Lưu trữ tại xã Vinh Hà ............................................................................ 72 Hình 2.6.. Tờ trình của Ủy ban nhân dân xã Vinh Phú .......................................... 75 Hình 2.7. Tờ trình của Ủy ban nhân dân xã Vinh Thái .......................................... 76 Hình 2.8. Sổ theo dõi văn bản đến của Ủy ban nhân dân xã Vinh Hà .................. 78 Hình 2.9. Kế hoạch của Ủy ban nhân dân xã Vinh Phú......................................... 80 Hình 2.10. Bản lưu Quyết định của Ủy ban nhân dân xã Vinh Hà ....................... 81 Hình 2.11. Công văn lưu trữ theo năm tại xã Vinh Thái ....................................... 84 Hình 2.12. Tập huấn nghiệp vụ văn thư lưu trữ năm 2017 tại huyện Phú Vang .. 90
DANH MỤC SƠ ĐỒ, BIỂU ĐỒ VÀ BẢNG BIỂU Sơ đồ 1.1. bố trí các thành phần thể thức ............................................................. 17 Biểu đồ 2.1. bố trí nhân sự phụ trách văn thư, lưu trữ ở Ủy ban nhân dân cấp xã trên địa bàn huyện Phú Vang .................................................................................. 54 Bảng 2.1. tổng hợp số lượng, chất lượng người làm công tác văn thư lữu trữ tại Ủy ban nhân dân cấp xã trên địa bàn huyện Phú Vang................................................ 55
PHẦN MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Trong xây dựng và hoàn thiện Nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa Việt Nam, cải cách hành chính nhà nước được xác định là nhiệm vụ trọng tâm, là một trong những nội dung quan trọng của một trong ba đột phá chiến lược của Đảng là hoàn thiện thể chế kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa, trọng tâm là tạo lập môi trường cạnh tranh bình đẳng và cải cách hành chính, được Đảng, Nhà nước đặc biệt quan tâm chỉ đạo, nhằm củng cố, phát triển nền hành chính nhà nước liêm chính, kiến tạo, hành động, phục vụ tốt nhất quyền lợi của nhân dân, thúc đẩy sự phát triển của đất nước. Trong cải cách hành chính, UBND xã, phường, thị trấn (gọi chung là cấp xã) có vị trí đặt biệt quan trọng, đây là cấp gần dân, sát dân nhất, trực tiếp quan hệ, làm việc với nhân dân. Là cấp tổ chức, chỉ đạo trực tiếp, có vị trí và vai trò hết sức quan trọng trong việc phát huy quyền làm chủ của nhân dân, tạo lòng tin giữa nhà nước và nhân dân, trực tiếp vận động nhân dân thực hiện các chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước, là cấp hành chính có vai trò quan trọng, góp phần không nhỏ trong việc quyết định sự thành bại của công tác cải cách hành chính nói chung. Đối với các cơ quan, tổ chức nói chung và các cơ quan hành chính nhà nước nói riêng, đặc biệt là cơ quan hành chính nhà nước cấp xã, trong thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình thì công tác văn thư, lưu trữ (VTLT) là một công tác quan trọng và không thể tách rời trong quá trình quản lý, điều hành, nếu thực hiện tốt công tác này thì sẽ đáp ứng tốt việc cung cấp thông tin, phục vụ quá trình chỉ đạo, điều hành một cách hiệu quả và ngược lại, khi công tác VTLT chưa thể hiện được vai trò, chức năng, nhiệm vụ của mình cũng như khi các công tác này chưa đi vào chiều sâu, còn mang tính hình thức 1
thì hoạt động của chính quyền cấp xã sẽ gặp nhiều khó khăn trong quản lý, điều hành cũng như tổ chức thực hiện các nhiệm vụ theo phân cấp. Từ khi có Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia và gần đây là Luật Lưu trữ năm 2011, công tác VTLT tại UBND cấp xã đã có những chuyển biến tích cực, tuy nhiên đối với UBND cấp xã trên địa bàn huyện Phú Vang, tỉnh Thiên Huế, công tác VTLT vẫn còn nhiều hạn chế, cụ thể như: Về quản lý và tổ chức hoạt động của công tác VTLT tại UBND cấp xã vẫn chưa được quan tâm đúng mức, công tác soạn thảo văn bản và ban hành văn bản còn nhiều sai sót, nhất là về thể thức và kỹ thuật trình bày, làm giảm hiệu lực của văn bản hành chính, gây khó khăn khi tiếp nhận và giải quyết văn bản, công tác quản lý văn bản đến chưa chặt chẽ, xây dựng danh mục hồ sơ và lập hồ sơ công việc chưa tốt. Trong công tác lưu trữ ở UBND cấp xã trên địa bàn huyện Phú Vang, một số xã, việc thực hiện thu thập, bổ sung tài liệu chưa được quan tâm, việc giao nhận hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan chưa thực hiện theo đúng quy định, công tác quản lý tài liệu, chỉnh lý tài liệu, xác định giá trị tài liệu, công tác hủy tài liệu hết giá trị chưa được quan tâm, tài liệu lưu trữ chưa được sắp xếp một cách khoa học, gây thất thoát và khó khăn khi tra cứu phục vụ công tác quản lý, điều hành, cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thư lưu trữ chưa đảm bảo, việc ứng dụng CNTT vào công tác VTLT tại UBND cấp xã còn nhiều hạn chế… Trong khi đó cơ sở vật chất phục vụ công tác này, đặc biệt là kho lưu trữ, thì hầu hết các xã đều chưa có, chính vì vậy ở UBND cấp xã công tác VTLT chưa phát huy hết chức năng, nhiệm vụ, gây khó khăn trong việc cung cấp các thông tin có giá trị, phục vụ công tác quản lý, điều hành, ảnh hưởng đến công tác cải cách hành chính của UBND cấp xã trên địa bàn. Chính vì vậy, tác giả chọn đề tài “Nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ tại UBND cấp xã, huyện Phú Vang, tỉnh Thừa Thiên Huế” làm Luận 2
văn tốt nghiệp thạc sĩ Quản lý công. Luận văn sẽ tập trung nghiên cứu, đánh giá thực trạng công tác VTLT ở UBND cấp xã trên địa bàn huyện Phú Vang, tỉnh Thừa Thiên Huế, từ đó để đề xuất các giải pháp nhằm thực hiện tốt hơn công tác VTLT trong thời gian tới. 2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn Trong nhiều năm trở lại đây, có nhiều công trình nghiên cứu cung cấp cơ sở lý luận cũng như thực tiễn về công tác VTLT với nhiều góc độ khác nhau. Đến nay đã có một số cuốn giáo trình nghiên cứu khoa học về công tác VTLT được công bố, cụ thể như: Giáo trình Văn bản quản lý hành chính nhà nước và công tác văn thư lưu trữ trong các cơ quan nhà nước của Học viện Hành chính Quốc gia (NXB Giáo dục, 1997) cung cấp những kiến thức cơ bản về văn bản quản lý nhà nước và những hiểu biết về công tác văn thư, lưu trữ trong các cơ quan nhà nước. Nghiệp vụ văn thư lưu trữ của Hoàng Lê Minh (NXB Văn hóa Thông tin, 2009) trình bày những nội dung, những bước cơ bản trong công tác văn thư lưu trữ, mang tính hướng dẫn nghiệp vụ khá chi tiết cho những người thực hiện công tác văn thư, lưu trữ. Giải đáp các vướng mắc thường gặp về công tác văn thư, cũng như công tác lập hồ sơ lưu trữ đối với cơ quan, tổ chức, cung cấp cho người tìm hiểu những kiến thức nhằm giải quyết các công việc thường gặp trong công tác văn thư, lưu trữu, tác giả Nguyễn Thị Hà, Nguyễn Văn Hậu có công trình “Hỏi đáp về công tác văn thư, lập hồ sơ và lưu trữ đối với cơ quan, tổ chức”. Tuy nhiên công trình này mới chỉ mang tính hỏi, đáp nên chỉ mới tập trung vào các khía cạnh thường gặp trong việc thực hiện công tác văn thư. Đối với công tác lưu trữ thì công trình này mới chỉ tập trung vào các vướng mắc trong lập 3
hồ sơ lưu trữ đối với cơ quan, tổ chức, chứ chưa bao quát hết tất cả các nội dung trong công tác lưu trữ nói chung. Tác giả Vương Đình Quyền có công trình nghiên cứu về “Lý luận và phương pháp công tác văn thư”, cung cấp một cách đầy đủ về lý luận cũng như phương pháp để thực hiện công tác văn thư một cách có hiệu quả, đây là một trong những tài liệu quan trọng để tác giả nghiên cứu viết đề tài luận văn này. Về nghiên cứu công tác VTLT, đặc biệt là công tác VTLT ở cấp xã, phường trong thời gian gần đây, đã có một số công trình nghiên cứu, ví dụ như: Phạm Văn Năm: “Quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ ở UBND phường tại thành phố Hồ Chí Minh, Luận văn thạc sĩ quản lý hành chính công năm 2010”. Luận văn này tập trung đánh giá công tác quản lý nhà nước ở UBND cấp Phường tại thành phố Hồ Chí Minh, đánh giá những mặt đã làm được cũng như những bất cập trong công tác quản lý nhà nước và đề xuất giải pháp có tính áp dụng trong công tác quản lý nhà nước đối với công tác văn thư, lưu trữ chứ chưa tập trung đánh giá các yếu tố bên ngoài yếu tố quản lý nhà nước, trực tiếp ảnh hưởng đến hiệu quả công tác VTLT. Mai Hải Nam: “Quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn thành phố Đà Nẵng, Luận văn thạc sĩ Quản lý công, năm 2015”. Luận văn này có phạm vi đánh giá công tác quản lý nhà nước về công tác VTLT khá rộng, đưa ra các mục tiêu, giải pháp và kế hoạch quản lý đối với công tác này trong giai đoạn 2016-2020, mặc dù có đưa ra các giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về công tác VTLT, tuy nhiên nó mang tính áp dụng chung chứ không tập trung vào một cấp, một ngành nào. Những công trình nghiên cứu trên là nguồn tài liệu tham khảo quan trọng cho tác giả trong quá trình thực hiện đề tài này. Tuy nhiên, các công trình 4
nghiên cứu trên đề cập đến những vấn đề lý luận chung hoặc một số vấn đề cụ thể của công tác VTLT ở các địa phương khác, chưa có một công trình nào nghiên cứu công tác VTLT của UBND cấp xã trên địa bàn huyện Phú Vang. Chính vì vậy, tác giả chọn đề tài “Nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ tại UBND cấp xã , huyện Phú Vang, tỉnh Thừa Thiên Huế” để nghiên cứu là hoàn toàn mới, không trùng lặp với các công trình khác và có tính áp dụng vào thực tiễn cao. 3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 3.1. Mục đích nghiên cứu Nhằm nâng cao chất lượng công tác VTLT tại UBND cấp xã trên địa bàn huyện Phú Vang trong thời gian đến. 3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu - Hệ thống hóa những vấn đề lý luận về công tác VTLT. - Nghiên cứu, khảo sát, đánh giá thực trạng công tác VTLT ở UBND cấp xã trên địa bàn huyện Phú Vang, tỉnh Thừa Thiên Huế từ năm 2014 đến 2017. - Đánh giá những mặt đạt được, những mặt còn hạn chế trong công tác VTLT tại UBND cấp xã trên địa bàn huyện Phú Vang, nguyên nhân của những hạn chế đó. - Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác VTLT ở UBND cấp xã trên địa bàn huyện Phú Vang, tỉnh Thừa Thiên Huế trong thời gian tới. 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của luận văn 4.1. Đối tượng nghiên cứu: Công tác VTLT của UBND cấp xã. 4.2. Phạm vi nghiên cứu Về không gian nghiên cứu: tác giả tập trung khảo sát thực tế tình hình thực hiện công tác VTLT của UBND cấp xã trên địa bàn huyện Phú Vang, tuy nhiên do trên địa bàn huyện có 20 xã, thị trấn nên tác giả chỉ chọn khảo sát 5
công tác văn thư lưu trữ tại 07 đơn vị gồm UBND Thị trấn Phú Đa, UBND xã Vinh Thái, UBND xã Vinh Hà, UBND xã Vinh Phú, UBND xã Vinh Thanh, UBND xã Vinh An và UBND xã Phú Xuân, đây là những xã vừa có những đặc điểm chung và những khác biệt về điều kiện kinh tế, cơ sở hạ tầng, qua đó đánh giá một cách chung nhất về thực trạng tổ chức, hoạt động công tác VTLT tại UBND cấp xã trên địa bàn huyện Phú Vang. 4.3. Về thời gian nghiên cứu: Từ năm 2014 đến 2017 5. Cơ sở lý luận và phương pháp nghiên cứu của luận văn Cơ sở lý luận của đề tài dựa trên các quan điểm chỉ đạo, định hướng của Đảng và Nhà nước về công tác VTLT, các Thông tư, Hướng dẫn về công tác VTLT, các tài liệu tham khảo, công trình nghiên cứu khoa học về công tác VTLT. Về phương pháp nghiên cứu, tác giả sử dụng các phương pháp như: Phương pháp tổng hợp, phân tích tài liệu: Qua thực tiễn nghiên cứu, tác giả sẽ tổng hợp các yếu tố ảnh hưởng đến công tác VTLT tại UBND cấp xã, đồng thời phân tích các báo cáo đánh giá công tác VTLT tại UBND cấp xã từ năm 2014 đến nay và phân tích báo cáo của UBND huyện Phú Vang về đánh giá công tác VTLT trong các năm 2014, 2015, 2016, 2017 để có đánh giá cụ thể đối với những chuyển biến trong công tác VTLT tại UBND cấp xã trên địa bàn huyện. Phương pháp đối chiếu, so sánh: Tác giả lựa chọn phương pháp này bởi qua quá trình khảo sát tại 07 UBND cấp xã, để đánh giá tổng thể phải có sự đối chiếu, so sánh các mặt đã làm được, chưa làm được và ảnh hưởng của nó đối với công tác VTLT tại UBND cấp xã, từ đó, đề xuất các giải pháp mang tính áp dụng chung nhất, có ý nghĩa thực tiễn đối với UBND cấp xã trên địa bàn huyện Phú Vang. 6
Phương pháp thống kê: Qua khảo sát tại UBND cấp xã, tác giả dùng phương pháp thống kê để nắm được thực trạng về bố trí nhân sự, trình độ chuyên môn nghiệp vụ, cơ sở vật chất đảm bảo thực hiện công tác VTLT tại UBND cấp xã trên địa bàn huyện, từ đó đưa ra những dẫn chứng và đánh giá việc bố trí nhân lực, vật lực phục vụ công tác này. 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn 6.1.Về ý nghĩa lý luận: Luận văn khái quát chung về công tác VTLT, hệ thống và cung cấp những kiến thức về công tác VTLT và những tiêu chí đánh giá chất lượng công tác này. 6.2. Về ý nghĩa thực tiễn: Luận văn đánh giá thực trạng việc thực hiện công tác VTLT tại UBND cấp xã trên địa bàn huyện Phú Vang và từ đó đưa ra những kiến nghị, đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác VTLT tại đây. 7. Kết cấu của luận văn Ngoài phần mở đầu, phần kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, Luận văn gồm 3 Chương. Chương 1: Khái quát chung về công tác văn thư, lưu trữ. Chương 2: Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại Ủy ban nhân dân cấp xã, huyện Phú Vang, tỉnh Thừa Thiên Huế. Chương 3: Một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ tại Ủy ban nhân dân cấp xã, huyện Phú Vang, tỉnh Thừa Thiên Huế. 7
Chương 1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 1.1. Công tác văn thư 1.1.1. Khái niệm Văn thư là từ gốc hán, dùng để chỉ tên gọi chung của các loại văn bản, bao gồm văn bản do cá nhân, gia đình, dòng họ lập ra và các văn bản do các cơ quan nhà nước ban hành để phục vụ cho quản lý, điều hành công việc chung. Văn thư là một hoạt động có lịch sử hình thành và phát triển lâu đời, xuất hiện và phát triển nhằm phục vụ nhu cầu của đời sống xã hội, nghiên cứu công tác văn thư, nhiều học giả, nhiều nhà nghiên cứu đã đưa ra những quan niệm khác nhau về công tác này. Theo Từ điển Tiếng Việt, văn thư bao gồm Công tác giao nhận và quản lý, lưu giữ công văn, giấy tờ [26, 1004]. Từ điển Tiếng Việt của Trung tâm từ điển học định nghĩa khái quát văn thư là “công văn, giấy tờ” hay “bộ phận của văn phòng phục trách việc giao nhận, quản lý công văn, giấy tờ”[27, 1698] Theo Khoản 2, Điều 1 Nghị định 110/2004/NĐ-CP này 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư thì “ công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư” [10]. Ngày nay, công tác văn thư là một công tác quen thuộc trong các cơ quan, tổ chức bởi tất cả các cơ quan, tổ chức đều sử dụng văn bản, giấy tờ làm phương tiện giao tiếp chính thức với nhau. Công tác văn thư là hoạt động bao gồm các công việc về xây dựng, soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức giải 8
quyết và quản lý văn bản, quản lý và sử dụng con dấu trong các cơ quan, tổ chức, nhằm để truyền đạt chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách pháp luật của Nhà nước, báo cáo, liên hệ giữa các cơ quan, tổ chức, các ngành, các cấp trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều hành công việc của các cơ quan, các tổ chức. Hiệu quả hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức một phần phụ thuộc vào công tác văn thư được thực hiện tốt hay không tốt. Chính vì vậy, hiện nay công tác văn thư ngày càng được quan tâm hơn, đặc biệt là trong công cuộc cải cách hành chính, công tác văn thư là một trong những trọng tâm cần được đổi mới. Như vậy, có thể định nghĩa công tác văn thư như sau: Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo cung cấp thông tin bằng văn bản phục vụ công tác quản lý, điều hành hoạt động ở các cơ quan, bao gồm các công việc về soạn thảo và ban hành văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản, quản lý và sử dụng con dấu. 1.1.2. Đặc điểm công tác văn thư Công tác văn thư mang tính chất nghiệp vụ, kỹ thuật: Công tác văn thư là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý, gắn với cơ quan, tổ chức và có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng công việc của chính cơ quan, tổ chức đó. Nội dung của công tác văn thư bao gồm soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý và giải quyết văn bản, quản lý và sử dụng con dấu, công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, thực hiện các nội dung đó đòi hỏi người làm công tác văn thư phải có chuyên môn, nghiệp vụ nhất định, khi đó các nội dung công tác văn thư mới được thực hiện theo đúng quy định, mang lại hiệu quả trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức. Công tác văn thư mang tính chính trị: Thực hiện công tác văn thư gắn liền với hoạt động của cơ quan, tổ chức, đặc biệt là ở các cơ quan trong hệ 9
thống chính trị, văn thư là hoạt động không thể thiếu, hoạt động văn thư trực tiếp chuyển tải các chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng, pháp luật của nhà nước thông qua văn bản, vì vậy công tác văn thư mang tính chính trị rất rõ ràng, đó cũng là lý do mà trong thực hiện công tác văn thư yêu cầu người làm công tác này phải đáp ứng các yêu cầu nhanh chóng, chính xác và bí mật trong thực hiện các khâu nghiệp vụ. Công tác văn thư liên quan đến nhiều cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, tổ chức: Đối với các cơ quan, tổ chức công tác văn thư hiện diện hàng ngày, hàng giờ và mỗi một cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, tổ chức đều ít nhiều thực hiện công tác văn thư, các nội dung thực hiện có thể là soạn thảo văn bản, quản lý văn bản, ký văn bản… Đồng thời, đối với các nội dung của công tác văn thư như soạn thảo văn bản, xử lý văn bản… đòi hỏi nhiều bộ phận, nhiều cá nhân trong một cơ quan, một tổ chức cùng phối hợp thực hiện để hoàn thành theo thời gian, đảm bảo đáp ứng kịp thời, phù hợp và chính xác theo nội dung yêu cầu của văn bản, đảm bảo tính hiệu lực, hiệu quả của văn bản. Công tác văn thư bao gồm nhiều việc đan xen trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức: Hoạt động của một tổ chức vốn đan xen rất nhiều công việc khác nhau, liên quan đến quản lý con người, quản lý công việc, điều hành các bộ phận vận hành một cách trơn tru, mang lại năng suất và hiệu quả giải quyết công việc. Thực hiện công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức cũng bao gồm nhiều công việc khác nhau, từ thực hiện dự thảo văn bản, duyệt văn bản, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn bản đã duyệt, kiểm tra văn bản trước khi ban hành, ký văn bản, ban hành văn bản, quản lý văn bản…Đây là những nội dung thực hiện đan xen trong quá trình hoạt động của mỗi cơ quan. 10