Luận văn Thạc sĩ Quản lý công: Năng lực công chức Văn thư trong các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Đà Nẵng

Chia sẻ: Nhumbien999 Nhumbien999 | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:113

Thêm vào BST

Báo xấu

12
lượt xem 5
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục đích cơ bản của luận văn này là trên cơ sở lý luận và thực tiễn về năng lực công chức Văn thư trong các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Đà Nẵng, tác giả đề xuất một số giải pháp phù hợp với điều kiện cụ thể tại địa phương nhằm năng cao năng lực công chức Văn thư trong các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Đà Nẵng đáp ứng yêu cầu công tác văn thư trong giai đoạn đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin và xây dựng Chính phủ điện tử hiện nay.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Quản lý công: Năng lực công chức Văn thư trong các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Đà Nẵng

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ …………/………… ……/…… HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA LÊ THỊ ÁNH TUYẾT NĂNG LỰC CÔNG CHỨC VĂN THƯ TRONG CÁC CƠ QUAN CHUYÊN MÔN THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG THỪA THIÊN HUẾ - NĂM 2020
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ …………/………… ……/…… HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA LÊ THỊ ÁNH TUYẾT NĂNG LỰC CÔNG CHỨC VĂN THƯ TRONG CÁC CƠ QUAN CHUYÊN MÔN THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG CHUYÊN NGÀNH QUẢN LÝ CÔNG Mã số: 8 34 04 03 GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN: PGS.TS. NGUYỄN VĂN HẬU THỪA THIÊN HUẾ - NĂM 2020
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu khoa học của bản thân tôi dưới sự hướng dẫn, chỉ bảo của giảng viên hướng dẫn khoa học là PGS.TS. Nguyễn Văn Hậu. Những vấn đề được trình bày trong luận văn dựa trên kết quả nghiên cứu, tìm hiểu của tôi từ nhiều nguồn khác nhau, như: Sách, báo, internet, các công trình nghiên cứu khoa học liên quan đến đề tài của các tác giả khác nhau và từ thực tế tìm hiểu của chính tôi. Những phần tham khảo trích dẫn có ghi rõ nguồn. Những kết quả từ luận văn chưa được sử dụng hay công bố ở bất kỳ công trình khoa học nào khác. Thừa Thiên Huế, ngày tháng năm 2020 Học viên Lê Thị Ánh Tuyết
LỜI CẢM ƠN Để có thể hoàn thành được luận văn này, đầu tiên tôi xin chân thành cảm ơn đến toàn thể quý giảng viên tại Học viện Hành chính Quốc gia đã quan tâm, giúp đỡ trong việc truyền đạt những tri thức, kinh nghiệm quý báu cho tôi trong xuốt quá trình học tập tại Học viện. Đặc biệt, tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến giảng viên hướng dẫn khoa học PGS.TS. Nguyễn Văn Hậu đã trực tiếp hướng dẫn, chỉ bảo nhiệt tình và góp ý cho tôi những ý kiến quý báu trong quá trình thực hiện luận văn để tôi hoàn thiện luận văn một cách tốt nhất. Tôi cũng xin chân thành cảm ơn Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng, Chi cục Văn thư, Lưu trữ thành phố Đà Nẵng, Ban Lãnh đạo và công chức Văn thư các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Đà Nẵng đã tham gia trả lời các phiếu khảo sát, tạo điều kiện thuận lợi hỗ trợ tôi trong quá trình thu thập những tài liệu, số liệu, thông tin cần thiết cho việc hoàn thành luận văn này. Tôi xin chân thành cảm ơn! Học viên Lê Thị Ánh Tuyết
MỤC LỤC Lời cam đoan Lời cảm ơn Mục lục Các từ viết tắt Danh mục các bảng Danh mục các biểu đồ MỞ ĐẦU....................................................................................................................1 Chương 1. CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ NĂNG LỰC CÔNG CHỨC VĂN THƯ7 1.1. Nhận thức chung về công chức Văn thư .................................................. 7 1.1.1. Quan niệm về công tác văn thư ............................................................. 7 1.1.2. Quan niệm về công chức và công chức Văn thư ................................. 10 1.2. Năng lực công chức Văn thư ................................................................. 19 1.2.1. Khái niệm ........................................................................................... 19 1.2.2. Các yếu tố cấu thành năng lực công chức Văn thư.............................. 21 1.2.3. Những yếu tố ảnh hưởng đến năng lực công chức Văn thư ................. 29 TIỂU KẾT CHƯƠNG 1...........................................................................................33 Chương 2. THỰC TRẠNG NĂNG LỰC CÔNG CHỨC VĂN THƯ TRONG CÁC CƠ QUAN CHUYÊN MÔN THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG......................................................................................................34 2.1. Khái quát chung về công tác văn thư và đội ngũ công chức Văn thư trong các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Đà Nẵng ..........................34 2.1.1. Khái quát chung về công tác văn thư tại các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Đà Nẵng từ năm 2015 đến năm 2019 ...............................34 2.1.2. Khái quát chung về đội ngũ công chức Văn thư trong các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Đà Nẵng ..................................................37
2.2. Năng lực công chức Văn thư trong các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Đà Nẵng ..................................................................................43 2.2.1. Về kiến thức ....................................................................................................44 2.2.2. Về kỹ năng ......................................................................................................48 2.2.3. Về thái độ ........................................................................................................61 2.3. Nhận xét về năng lực công chức Văn thư trong các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Đà Nẵng ....................................................................67 2.3.1. Ưu điểm...........................................................................................................67 2.3.2. Hạn chế............................................................................................................68 2.3.3. Nguyên nhân của những hạn chế ....................................................................70 TIỂU KẾT CHƯƠNG 2...........................................................................................72 Chương 3. ĐỊNH HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO NĂNG LỰC CÔNG CHỨC VĂN THƯ TRONG CÁC CƠ QUAN CHUYÊN MÔN THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG..............................73 3.1. Định hướng ........................................................................................................73 3.1.1. Quan điểm của Đảng trong việc xây dựng đội ngũ công chức trong giai đoạn hiện nay .....................................................................................................................73 3.1.2. Định hướng của thành phố Đà Nẵng trong việc nâng cao năng lực công chức .80 3.2. Một số giải pháp nâng cao năng lực công chức Văn thư trong các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Đà Nẵng ........................................81 3.2.1. Xây dựng và hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về nghiệp vụ công tác văn thư...................................................81 3.2.2. Xây dựng và hoàn thiện các văn bản quy định về công chức Văn thư ..........83 3.2.3. Nâng cao hiệu quả công tác tuyển dụng công chức Văn thư .........................84 3.2.4. Đổi mới nội dung và phương pháp đào tạo, bồi dưỡng công chức Văn thư ..85 3.2.5. Thực hiện tốt chế độ, chính sách đãi ngộ đối với công chức Văn thư............89 3.2.6. Tăng cường công tác kiểm tra, giám sát công tác văn thư..............................91
3.2.7. Cải thiện điều kiện, môi trường làm việc thuận lợi cho công chức Văn thư ..92 TIỂU KẾT CHƯƠNG 3...........................................................................................95 KẾT LUẬN .............................................................................................................96 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC
DANH MỤC VIẾT TẮT HCNN: Hành chính nhà nước. HĐND: Hội đồng nhân dân. QLVB: Quản lý văn bản. UBND: Uỷ ban nhân dân.
DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 2.1. Số lượng, độ tuổi, giới tính của đội ngũ công chức Văn thư các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Đà Nẵng năm 2019 .....................38 Bảng 2.2. Cơ cấu ngạch công chức của công chức Văn thư trong các cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành phố Đà Nẵng năm 2019......................................42 Bảng 2.3. Thâm niên công tác của công chức Văn thư ở các cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành phố Đà Nẵng tính đến năm 2019.............................................43 Bảng 2.4. Trình độ, kiến thức của công chức Văn thư trong các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Đà Nẵng năm 2019 .................................44 Bảng 2.5. Số lượng văn bản đến bình quân một năm của một cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành phố Đà Nẵng từ năm 2015 đến năm 2019 ..............................54 Bảng 2.6. Số lượng văn bản đến bình quân một năm của một cơ quan ...................55
DANH MỤC BIỂU ĐỒ Biểu đồ 2.1. Biểu đồ số lượng so sánh tỷ lệ giới tính của công chức Văn thư các cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành phố Đà Nẵng năm 2019 .............................40 Biểu đồ 2.2. Biểu đồ số lượng so sánh tỷ lệ các nhóm tuổi của công chức Văn thư các cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành phố Đà Nẵng năm 2019 ..................41 Biểu đồ 2.3. Biểu đồ so sánh trình độ chuyên môn của công chức Văn thư trong các cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành phố Đà Nẵng năm 2019.........................45 Biểu đồ 2.4. Kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin trong xử lý công việc............49 Biểu đồ 2.5. Kỹ năng kiểm soát việc soạn thảo văn bản hành chính .......................50 Biểu đồ 2.6. Kỹ năng lập hồ sơ công việc ................................................................51 Biểu đồ 2.7. Kỹ năng tổ chức triển khai các quy định của pháp luật liên quan đến nghiệp vụ công tác văn thư .......................................................................................60 Biểu đồ 2.8. Kỹ năng giao tiếp, phối hợp .................................................................61 Biểu đồ 2.9. Ý thức chấp hành chủ trương, đường lối của Đảng; chính sách, pháp luật của Nhà nước; nội quy, quy chế của cơ quan ....................................................62 Biểu đồ 2.10. Ý thức chấp hành các quy định của pháp luật về thẩm quyền, quy trình, thủ tục và nguyên tắc bảo mật trong công tác văn thư ....................................64 Biểu đồ 2.11. Tinh thần trách nhiệm đối với công việc được giao...........................65 Biểu đồ 2.12. Cách ứng xử trong công việc .............................................................66 Biểu đồ 2.13. Ý thức học tập, rèn luyện nâng cao phẩm chất, trình độ, năng lực ....67
MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài luận văn Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước, đa số các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đối với các ngành, lĩnh vực đều gắn liền với văn bản, điều này có nghĩa là gắn liền với việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng văn bản. Do đó, vai trò của công tác văn thư đối với hoạt động quản lý nhà nước của các cơ quan hành chính là rất quan trọng. Làm tốt công tác văn thư sẽ bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần quan trọng vào việc nâng cao chất lượng hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước, đảm bảo hiệu lực và hiệu quả hoạt động của các cơ quan này. Vì vậy, muốn phát huy được vai trò của công tác văn thư thì cần đến rất nhiều yếu tố, trong đó yếu tố nhân lực là quan trọng nhất và có ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng công tác văn thư. Mục tiêu phát triển nhân lực làm công tác văn thư đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030 của Bộ Nội vụ là “xây dựng nhân lực văn thư, lưu trữ chất lượng cao, đảm bảo yêu cầu thực hiện thành công các nhiệm vụ đặt ra cho ngành trong thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa và hội nhập của đất nước”[2, tr.2]. Nội dung cụ thể là “xây dựng hệ thống đội ngũ công chức, viên chức ngành Văn thư, Lưu trữ chuyên nghiệp, có đạo đức, phẩm chất tốt, đủ số lượng, đảm bảo chất lượng, cơ cấu hợp lý, có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ và trình độ lý luận chính trị đáp ứng yêu cầu phát triển và quá trình hội nhập quốc tế của ngành”[2, tr.5]. Trong những năm qua, UBND thành phố Đà Nẵng luôn bám sát và thực hiện theo mục tiêu và lộ trình Quy hoạch của Bộ Nội vụ. Đội ngũ công chức Văn thư trên địa bàn thành phố nói chung, ở các cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành phố Đà Nẵng nói riêng đã từng bước được nâng cao và cơ 1
bản đáp ứng được yêu cầu công việc. Công chức Văn thư trong các cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành phố Đà Nẵng ngoài việc thực hiện nghiệp vụ chuyên môn về công tác văn thư còn có trách nhiệm tham mưu cho lãnh đạo cơ quan và UBND thành phố ban hành các văn bản quy định, hướng dẫn, chỉ đạo các cơ quan, đơn vị cấp dưới triển khai, thực hiện nghiệp vụ văn thư. Tuy nhiên, trong giai đoạn đẩy mạnh cải cách hành chính, hội nhập quốc tế như hiện nay thì đội ngũ công chức Văn thư đang bộc lộ những hạn chế, ít nhiều làm ảnh hưởng đến chất lượng công tác văn thư của thành phố, đòi hỏi phải kịp thời khắc phục, đổi mới để đáp ứng với nhu cầu thực tiễn. Xuất phát từ thực tiễn như trên và để góp phần nâng cao năng lực công chức Văn thư trong các cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành phố Đà Nẵng, nhằm đáp ứng với yêu cầu nhiệm vụ quản lý nhà nước trong giai đoạn hội nhập như hiện nay, tác giả lựa chọn vấn đề “Năng lực công chức Văn thư trong các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Đà Nẵng” làm đề tài luận văn. 2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn Trong thời gian qua, việc nghiên cứu về năng lực công chức được nhiều nhà khoa học nghiên cứu từ những phạm vi và mức độ khác nhau. Đã có nhiều bài báo, công trình nghiên cứu về năng lực công chức, như: - Nguyễn Thị Hồng Hải (2011), “Một số vấn đề về phát triển năng lực của cán bộ, công chức”, Tạp chí Tổ chức Nhà nước (số tháng 9). Tác giả đã đi sâu nghiên cứu làm rõ hơn về lý luận năng lực và cơ sở hình thành năng lực của cán bộ, công chức. Đồng thời, tác giả đã nêu rõ vấn đề về phát triển năng lực cho cán bộ, công chức như vấn đề cần phải nhận biết được năng lực đã có, xác định được năng lực cần có, qua đó xác định năng lực cần lĩnh hội, phát triển, từ đó đưa ra các biện pháp phát triển năng lực cán bộ, công chức phù hợp với môi trường hành chính nhà nước. 2
- Ngô Thành Can (2012), “Công chức và chất lượng thực thi công vụ trong cơ quan hành chính nhà nước”, Tạp chí Tổ chức Nhà nước số tháng 11/2012. Trong bài viết, tác giả đã lý giải chất lượng thực thi công vụ của công chức phụ thuộc vào các yếu tố như: năng lực, kiến thức, kỹ năng và thái độ của họ đối với công việc, môi trường làm việc của công chức; sự động viên, khuyến khích của người lãnh đạo bằng các chế độ, chính sách đãi ngộ, cơ hội thăng tiến đối với công chức. Tác giả đánh giá thực trạng công chức trong các cơ quan hành chính nhà nước và nêu ra những bất cập về năng lực của công chức. Qua đó tác giả đã đưa ra một số kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng thực thi công vụ của công chức. Bên cạnh đó, cũng có công trình nghiên cứu của học viên cao học chuyên ngành Quản lý công tại Học viện Hành chính quốc gia nghiên cứu về vấn đề năng lực viên chức Văn thư, như: Đề tài “Năng lực viên chức Văn thư - Lưu trữ tại tỉnh Lâm Đồng” năm 2017 của thạc sỹ Nguyễn Thị Hằng, Học viện Hành chính quốc gia. Đề tài đã phân tích những tồn tại, hạn chế của viên chức Văn thư - Lưu trữ tại tỉnh Lâm Đồng, chỉ rõ nguyên nhân và đề xuất các giải pháp nâng cao năng lực viên chức Văn thư - Lưu trữ tại tỉnh Lâm Đồng. Và các công trình nghiên cứu về vấn đề năng lực công chức ở những vị trí khác nhau trong các cơ quan HCNN của các học viên cao học chuyên ngành Quản lý công tại Học viện Hành chính quốc gia. Nhìn chung các công trình nghiên cứu và tài liệu khoa học đều có giá trị sử dụng và ứng dụng thực tiễn. Tuy nhiên, các công trình, tài liệu khoa học trên đều nghiên cứu chung trên phạm vi rộng, nghiên cứu ở các địa phương khác và nghiên cứu về năng lực công chức ở các vị trí khác hoặc năng lực viên chức Văn thư - Lưu trữ, chưa có công trình hay đề tài nào nghiên cứu về năng lực công chức Văn thư trong các cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành phố Đà Nẵng. Cho nên việc nghiên cứu năng lực công chức Văn thư 3
trong các cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành phố Đà Nẵng là hết sức cần thiết, đòi hỏi phải đầu tư nghiên cứu một cách khoa học, sát với thực tế mới đáp ứng được yêu cầu đặt ra. 3. Mục đích và nhiệm vụ của luận văn - Mục đích: Trên cơ sở lý luận và thực tiễn về năng lực công chức Văn thư trong các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Đà Nẵng, tác giả đề xuất một số giải pháp phù hợp với điều kiện cụ thể tại địa phương nhằm năng cao năng lực công chức Văn thư trong các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Đà Nẵng đáp ứng yêu cầu công tác văn thư trong giai đoạn đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin và xây dựng Chính phủ điện tử hiện nay. - Nhiệm vụ: Để đạt được mục đích như trên, luận văn thực hiện các nhiệm vụ sau: + Làm rõ cơ sở lý luận về năng lực công chức Văn thư; + Phân tích, đánh giá thực trạng năng lực công chức Văn thư trong các cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành phố Đà Nẵng. Trên cơ sở đó, chỉ ra những ưu điểm, hạn chế và phân tích nguyên nhân của những hạn chế ảnh hưởng đến năng lực công chức Văn thư trong các cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành phố Đà Nẵng; + Đề xuất các giải pháp cụ thể nhằm nâng cao năng lực công chức Văn thư trong các cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành phố Đà Nẵng trong thời gian đến. 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của luận văn - Đối tượng nghiên cứu: Luận văn nghiên cứu năng lực công chức Văn thư trong các cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành phố Đà Nẵng. 4
- Phạm vi nghiên cứu + Phạm vi về không gian: Luận văn nghiên cứu năng lực công chức Văn thư ở 19 cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành phố Đà Nẵng. + Phạm vi về thời gian: Từ năm 2015 đến hết năm 2019. 5. Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu của luận văn - Phương pháp luận: Luận văn nghiên cứu trên cơ sở phương pháp luận duy vật biện chứng và duy vật lịch sử của chủ nghĩa Mác - Lênin. - Phương pháp nghiên cứu: Luận văn sử dụng kết hợp nhiều phương pháp nghiên cứu để làm sáng tỏ vấn đề nghiên cứu, như: Phương pháp thống kê; phương pháp tổng hợp; phương pháp điều tra xã hội học: thông qua phiếu điều tra dành cho các đối tượng là công chức Văn thư, đại diện công chức lãnh đạo và công chức ở vị trí khác ở các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Đà Nẵng. Tổng số phiếu phát ra: 190 phiếu; tổng số phiếu thu về: 190 phiếu. 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn - Ý nghĩa lý luận: Luận văn góp phần tổng hợp làm rõ một số vấn đề lý luận về năng lực công chức Văn thư, đưa ra một số tiêu chí đánh giá về năng lực công chức Văn thư và các yếu tố tác động đến năng lực công chức Văn thư. - Ý nghĩa thực tiễn: Trên cơ sở kết quả nghiên cứu về lý luận và thực trạng, từ đó giúp hiểu rõ nguyên nhân và đề xuất các giải pháp áp dụng trong thực tiễn để nâng cao năng lực công chức Văn thư trong các cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành phố Đà Nẵng. Luận văn là nguồn tài liệu tham khảo cho các cơ quan hành chính nhà nước trong việc đề ra những chính sách phù hợp để nâng cao năng lực công 5
chức Văn thư và cho các nghiên cứu, phục vụ công tác giảng dạy, học tập về năng lực công chức Văn thư. 7. Kết cấu của luận văn Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, nội dung của luận văn gồm 3 chương, cụ thể: Chương 1: Cơ sở lý luận về năng lực công chức Văn thư. Chương 2: Thực trạng năng lực công chức Văn thư trong các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Đà Nẵng. Chương 3: Định hướng và giải pháp nâng cao năng lực công chức Văn thư trong các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Đà Nẵng. 6
Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ NĂNG LỰC CÔNG CHỨC VĂN THƯ 1.1. Công chức Văn thư 1.1.1. Công tác văn thư 1.1.1.1. Khái niệm công tác văn thư Những công việc như soạn thảo, ký ban hành văn bản, chuyển giao, tiếp nhận, đăng ký vào sổ, quản lý văn bản, lập hồ sơ công việc, quản lý và sử dụng con dấu… được gọi chung là công tác văn thư và đã trở thành một thuật ngữ quen thuộc đối với công chức, viên chức trong các cơ quan nhà nước. Theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư thì “Công tác văn thư quy định tại Nghị định này bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư” [10, tr.1]. Đến năm 2020, để phù hợp với thực tế về QLVB điện tử, lập hồ sơ điện tử, quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật… trong công tác văn thư, Chính phủ đã ban hành Nghị định thay thế Nghị định số 110/2004/NĐ-CP. Quan niệm về công tác văn thư theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư được sửa đổi, bổ sung lại như sau: “Công tác văn thư được quy định tại Nghị định này bao gồm: Soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư” [13, tr.1]. Như vậy, có thể hiểu khái niệm về công tác văn thư như sau: “Công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức bao gồm các công việc về soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào 7
Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư”. 1.1.1.2. Yêu cầu của công tác văn thư Công tác văn thư được thực hiện thống nhất theo quy định của pháp luật. Yêu cầu quản lý công tác văn thư theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP gồm bảy nội dung sau: Một là, văn bản của cơ quan, tổ chức phải được soạn thảo và ban hành đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định của pháp luật: đối với văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật; đối với văn bản chuyên ngành do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực căn cứ Nghị định này để quy định cho phù hợp; đối với văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP. Hai là, tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật. Ba là, văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có các mức độ khẩn: “Hỏa tốc”, “Thượng khẩn” và “Khẩn” phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Bốn là, văn bản phải được theo dõi, cập nhật trạng thái gửi, nhận, xử lý. Năm là, người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. Sáu là, con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức phải được quản lý, sử dụng theo quy định của pháp luật. 8
Bảy là, hệ thống phải đáp ứng các quy định tại Phụ lục VI Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và các quy định của pháp luật có liên quan. 1.1.1.3. Vai trò của công tác văn thư trong quản lý hành chính nhà nước Công tác văn thư không thể thiếu được trong hoạt động của tất cả các cơ quan, tổ chức nói chung và trong hoạt động quản lý HCNN nói riêng. Các cơ quan HCNN, dù lớn hay nhỏ, muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày. Làm tốt công tác văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần nâng cao năng suất, chất lượng công tác của các cơ quan và phòng chống tệ quan liêu giấy tờ. Trong hoạt động của các cơ quan HCNN, từ việc đề ra chủ trương, chính sách, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác cho đến phản ánh tình hình, nêu đề xuất, kiến nghị với cơ quan cấp trên, chỉ đạo cơ quan cấp dưới hoặc triển khai, giải quyết công việc… đều phải dựa vào các nguồn thông tin có liên quan. Thông tin càng đầy đủ, chính xác và kịp thời thì hoạt động của cơ quan càng đạt hiệu quả cao, bởi lẽ thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin từ văn bản vì văn bản là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thông tin mang tính pháp lý. Công tác văn thư bao gồm nhiều việc, liên quan đến nhiều người, nhiều bộ phận. Vì vậy làm tốt công tác văn thư sẽ: Thứ nhất, giúp lãnh đạo cơ quan chỉ đạo công việc chính xác, hiệu quả, không để chậm, sót việc, tránh tệ quan liêu, giấy tờ, mệnh lệnh hành chính. Thứ hai, góp phần giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan. Mọi chủ trương, đường lối của Đảng và Nhà nước, kể cả chủ trương tuyệt mật đều được phản ánh trong văn bản. Việc giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ 9
quan là rất quan trọng; tổ chức tốt công tác văn thư, QLVB chặt chẽ, gửi văn bản đúng đối tượng, không để mất mát, thất lạc là góp phần giữ gìn tốt bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan. Thứ ba, đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cớ về hoạt động của các cơ quan. Nội dung tài liệu phản ảnh hoạt động của các cơ quan cũng như của các đồng chí lãnh đạo. Nếu tài liệu giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác, phản ảnh trung thực hoạt động của các cơ quan thì khi cần thiết, tài liệu sẽ là bằng chứng pháp lý của cơ quan. Thứ tư, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ. Tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan là nguồn bổ sung thường xuyên, chủ yếu cho lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử. Vì vậy, nếu làm tốt công tác văn thư, mọi công việc của cơ quan đều được văn bản hoá; giải quyết xong công việc, tài liệu được lập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vào lưu trữ cơ quan đúng quy định sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ tiếp theo như phân loại, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và phục vụ tốt cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu hàng ngày và lâu dài về sau. 1.1.2. Công chức và công chức Văn thư 1.1.2.1. Công chức - Khái niệm công chức: Đội ngũ công chức là một yếu tố không thể thiếu trong hoạt động của một Nhà nước. Trên thế giới đến nay vẫn chưa có một quan niệm chung, thống nhất về công chức, nhưng tại nhiều quốc gia, dấu hiệu chung của công chức thường là: Công dân của nước đó; Được tuyển dụng qua thi tuyển; Được bổ nhiệm vào một ngạch hoặc một vị trí công việc; Được hưởng lương từ ngân sách nhà nước; 10