Luận văn Thạc sĩ Quản lý công: Tổ chức thực hiện pháp luật về văn thư, lưu trữ trong cơ quan, tổ chức Đảng tại tỉnh Bắc Ninh

Chia sẻ: Tuhai999 Tuhai999 | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:98

Thêm vào BST

Báo xấu

42
lượt xem 8
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục đích nghiên cứu của đề tài là nghiên cứu thực tiễn việc tổ chức thực hiện pháp luật văn thư, lưu trữ nhằm đưa ra một số giải pháp tăng cường việc tổ chức thực hiện pháp luật về văn thư, lưu trữ trong hệ thống cơ quan, tổ chức Đảng ở Bắc Ninh trong thời gian tới.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Quản lý công: Tổ chức thực hiện pháp luật về văn thư, lưu trữ trong cơ quan, tổ chức Đảng tại tỉnh Bắc Ninh

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ …………/………… ……/…… HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA NGÔ THỊ VÂN QUỲNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN PHÁP LUẬT VỀ VĂN THƢ, LƢU TRỮ TRONG CƠ QUAN, TỔ CHỨC ĐẢNG TẠI TỈNH BẮC NINH LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG Chuyên ngành : Quản lý công Mã số: 60 34 82 NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC: TS. NGUYỄN THỊ HÀ HÀ NỘI - NĂM 2018
LỜI CAM ĐOAN Tôi là Ngô Thị Vân Quỳnh, xin cam đoan rằng: - Số liệu và kết quả nghiên cứu trong luận văn này là trung thực và chưa hề được sử dụng để bảo vệ một học vị nào. - Mọi sự giúp đỡ cho việc thực hiện luận văn này đã được cám ơn và các thông tin được trích dẫn trong luận văn đều đã được chỉ rõ nguồn gốc. Ngày … tháng … năm 201… Học viên Ngô Thị Vân Quỳnh
MỤC LỤC MỞ ĐẦU........................................................................................................................ 1 CHƢƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÁP LUẬT VĂN THƢ, LƢU TRỮ .. 9 1.1. Những vấn đề chung về văn thƣ, lƣu trữ ............................................... 9 1.1.1. Văn thư và công tác văn thư ............................................................. 9 1.1.2. Lưu trữ và công tác lưu trữ ............................................................. 12 1.1.3. Vai trò, ý nghĩa của văn thư, lưu trữ trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức............................................................................................. 14 1.1.4. Vị trí, vai trò của công tác văn thư, lưu trữ trong hệ thống các cơ quan, tổ chức đảng tỉnh Bắc Ninh ............................................................. 40 1.2. Pháp luật và tổ chức thực hiện pháp luật về văn thƣ, lƣu trữ ........... 16 1.2.1. Khái niệm pháp luật ........................................................................ 16 1.2.2. Khái niệm pháp luật về văn thư,lưu trữ .......................................... 17 1.2.3. Thực hiện pháp luật về văn thư, lưu trữ .......................................... 20 1.2.4. Sự cần thiết phải thực hiện pháp luật về văn thư lưu trữ trong hoạt động của cơ quan, tổ chức ........................................................................ 24 1.2.5. Nội dung tổ chức thực hiện pháp luật về văn thư, lưu trữ ............... 26 1.2.6 Yêu cầu về tổ chức thực hiện pháp luật về văn thư lưu trữ…………31 1.3. Các yếu tố ảnh hƣởng đến việc thực hiện pháp luật văn thƣ, lƣu trữ trong các cơ quan, tổ chức Đảng.................................................................. 28 1.3.1. Nhận thức của các cấp lãnh đạo ...................................................... 28 1.3.2. Trình độ, năng lực của cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ . ....................................................................................... 29 1.3.3. Cơ sở vật chất, trang thiết bị liên quan đến văn thư, lưu trữ ........... 30 1.3.4. Hệ thống văn bản pháp luật quy định về công tác văn thư, lưu trữ......... 31
CHƢƠNG 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨCTHỰC HIỆN PHÁP LUẬT VỀ VĂN THƢ, LƢU TRỮ TRONG CƠ QUAN TỔ CHỨC ĐẢNG TẠI TỈNH BẮC NINH ..................................................................................................................34 2.1. Khái quát về các cơ quan, tổ chức Đảng tại tỉnh Bắc Ninh ............... 34 2.2. Phân tích thực trạng tổ chức thực hiện pháp luật về văn thƣ, lƣu trữ trong cơ quan, tổ chức Đảng tại tỉnh Bắc Ninh .......................................... 41 2.2.1. Về tổ chức bộ máy và nhân sự ........................................................ 41 2.2.2. Công tác xây dựng và ban hành văn bản......................................... 43 2.2.3. Tổ chức triển khai thực hiện pháp luật về văn thư, lưu trữ ............. 46 2.2.4 Kiểm tra quá trình tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch đã xây dựng .......................................................................................................... 57 2.3. Đánh giá, nhận xét chung quá trình thực hiện pháp luật về văn thƣ, lƣu trữ trong cơ quan, tổ chức Đảng tại tỉnh Bắc Ninh ............................ 61 2.3.1. Kết quả đạt được ............................................................................. 61 2.3.2. Hạn chế, tồn tại ............................................................................... 66 2.3.3. Nguyên nhân ................................................................................... 70 CHƢƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM TĂNG CƢỜNG VIỆC TỔ CHỨC THỰC HIỆN PHÁP LUẬT VỀ VĂN THƢ, LƢU TRỮ TRONG CƠ QUAN, TỔ CHỨC ĐẢNG TẠI TỈNH BẮC NINH....................................73 3.1 Quan điểm, phƣơng hƣớng .................................................................... 73 3.2 . Một số giải pháp nhằm tăng cƣờng việc thực hiện pháp luật văn thƣ, lƣu trữ trong cơ quan, tổ chức Đảng tại tỉnh Bắc Ninh ............................ 75 3.2.1. Hoàn thiện hệ thống văn bản, quy định về việc áp dụng pháp luật về văn thư, lưu trữ ......................................................................................... 75 3.2.2. Nâng cao nhận thức của lãnh đạo tỉnh ủy Bắc Ninh về tầm quan trọng của việc thực hiện pháp luật về văn thư, lưu trữ trong cơ quan, tổ chức Đảng ................................................................................................. 77
3.2.3. Đẩy mạnh công tác kiểm tra, thanh tra trong quá trình tổ chức thực hiện pháp luật về văn thư, lưu trữ ............................................................. 78 3.2.4. Đẩy mạnh công tác tuyên truyền, đa dạng hóa các hình thức khi tổ chức thực hiện pháp luật về văn thư, lưu trữ trong toàn Đảng bộ ............. 79 3.2.5. Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ làm công tác công tác văn thư, lưu trữ- Đây chính là đội ngũ trực tiếp thực hiện pháp luật về văn thư lưu trữ trong cơ quan tổ chức Đảng ................................................................ 81 3.2.6.Cung cấp đầy đủ, có hệ thống thông tin pháp luật về văn thư lưu trữ trong cơ quan tổ chức Đảng phục vụ quá trình tổ chức thực hiện pháp luật về văn thư, lưu trữ .................................................................................... 82 3.3. Một số kiến nghị ..................................................................................... 85 3.3.1. Đối với Trung ương ........................................................................ 85 3.3.2. Đối với Tỉnh ủy Bắc Ninh .............................................................. 85 3.3.3. Đối với Văn phòng Tỉnh ủy Bắc Ninh ............................................ 86 3.3.4. Với các các ban, cơ quan đảng tỉnh, các huyện ủy, thị ủy, thành uỷ trực thuộc Đảng bộ tỉnh Bắc Ninh ............................................................ 87 KẾT LUẬN .................................................................................................................89 TÀI LIỆU THAM KHẢO .......................................................................................89
LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành chương trình đào tạo thạc sĩ Quản lý công tại Học viện Hành chính, bên cạnh sự cố gắng của bản thân tôi đã nhận được sự động viên, hướng dẫn, giảng dạy và nhiều ý kiến đóng góp quý báu của các thầy giáo, cô giáo, gia đình, bạn bè trong suốt quá trình học tập, nghiên cứu và hoàn thành luận văn. Nhân tiện đây, tôi xin được bày tỏ lòng biết ơn chân thành của mình tới Ban lãnh đạo Học viện Hành chính, các thầy giáo, cô giáo Khoa Sau đại học, Khoa Công nghệ và Văn bản hành chính, quí thầy cô cơ sở Học viện hành chính. Đặc biệt tôi vô cùng trân trọng biết ơn TS. Nguyễn Thị Hà, giáo viên hướng dẫn đã dành nhiều thời gian và trí lực trực tiếp hướng dẫn, tận tình giúp đỡ tôi trong suốt quá trình nghiên cứu và hoàn tất luận văn này. Tuy đã có nhiều cố gắng trong việc đầu tư thời gian và công sức nghiên cứu hoàn thành luận văn, nhưng chắc chắn không thể tránh khỏi những khiếm khuyết, kính mong quí thầy cô giáo, các chuyên gia và những người quan tâm đến đề tài giúp đỡ, đóng góp ý kiến để luận văn này được hoàn thiện hơn. Xin trân trọng cám ơn! Tác giả luận văn Ngô Thị Vân Quỳnh
MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Công tác văn thư, lưu trữ luôn gắn liền với quá trình vận hành của bộ máy nhà nước. Đây là công tác mà không một thể chế nhà nước nào có thể xem nhẹ vai trò của nó. Nhận thức rõ điều đó, trong những năm qua, Đảng và Nhà nước ta đã ban hành nhiều văn bản chỉ đạo, hướng dẫn để đưa công tác này đi vào nề nếp, tổ chức thực hiện một cách có hiệu quả hơn. Việc làm tốt công tác văn thư, lưu trữ sẽ góp phần cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác thông tin cần thiết phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo của cấp ủy đảng, nhiệm vụ điều hành và quản lý nhà nước, đồng thời giúp cho các đơn vị, cá nhân trong tổ chức giải quyết công việc được nhanh gọn, chính xác. Có thể nói bản chất của công tác văn thư, lưu trữ là lưu giữ thông tin, đồng thời nó phản ánh đầy đủ quá trình hình thành và phát triển của mỗi cơ quan, tổ chức. Chính vì vậy, làm tốt công tác văn thư, lưu trữ có ý nghĩa rất lớn đối với mỗi cơ quan, tổ chức và xa hơn nữa đối với mỗi quốc gia. Vì vậy, việc thực hiện pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức Đảng trong thời gian qua về cơ bản đảm bảo tốt các yêu cầu nghiệp vụ trong công tác lập hồ sơ hiện hành, quản lý văn bản đi và văn bản đến. Tài liệu lưu trữ được quản lý tập trung, thống nhất; công tác thu thập hồ sơ, tài liệu và các lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử ngày càng tốt hơn, tài liệu giao nộp tăng về số lượng và chất lượng; kho lưu trữ Trung ương Đảng và các lưu trữ cấp ủy địa phương đã chỉnh lý được một khối lượng tài liệu tồn đọng từ các năm trước. Tại tỉnh Bắc Ninh, thời gian qua, được sự quan tâm của Thường trực Tỉnh ủy, quá trình triển khai hệ thực hiện pháp luật về văn thư, lưu trữ trong hệ thống các cơ quan, tổ chức Đảng tỉnh Bắc Ninh đã và đang đi vào nền nếp, bảo đảm được các nguồn thông tin cần thiết phục vụ cho hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành của cấp ủy; cung cấp tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin 1
cậy, phục vụ có hiệu quả trong thực hiện các nhiệm vụ chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội của địa phương. Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đạt được, công tác tổ chức thực hiện pháp luật về văn thư lưu trữ trong hệ thống các cơ quan, tổ chức Đảng tại tỉnh Bắc Ninh vẫn còn nhiều tồn tại, bất cập như: Nhận thức về vai trò, vị trí và tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ trong một số cán bộ, công chức còn hạn chế. Việc quản lý văn bản, lập hồ sơ công việc của cán bộ, chuyên viên được phân công theo dõi, giải quyết công việc thực hiện chưa triệt để. Tài liệu lưu trữ còn phân tán, chưa được thu thập, tập trung và chỉnh lý kịp thời, đầy đủ, sắp xếp khoa học nhằm phục vụ tốt cho việc khai thác, sử dụng. Cơ sở vật chất, trang thiết bị, đầu tư kinh phí phục vụ cho công tác văn thư, lưu trữ chưa đáp ứng được yêu cầu. Trình độ chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ còn bất cập. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hồ sơ tài liệu điện tử chưa được thực hiện đồng bộ và chưa đáp ứng kịp trước những yêu cầu đổi mới hiện nay. Xuất phát từ tình hình thực tiễn trên đây, tác giả chọn đề tài “ Tổ chức thực hiện pháp luật về văn thư, lưu trữ trong cơ quan, tổ chức Đảng tại tỉnh Bắc Ninh” nghiên cứu làm luận văn tốt nghiệp thạc sỹ Quản lý công của mình. 2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài Nghiên cứu về công tác văn thư, lưu trữ nói chung và việc tổ chức thực hiện pháp luật về văn thư, lưu trữ trong cơ quan tổ chức Đảng nói riêng, từ trước tới nay đã có nhiều công trình nghiên cứu, có thể nêu ra một số công trình tiêu biểu như sau: - Chu Thị Hậu và các tác giả (2016) “Lý luận và phương pháp công tác ”, NXB Chính trị Quốc gia Hà Nội 2
Nhóm tác giả đã phân tích các vấn đề lý luận và thực tiễn về công tác lưu trữ , tài liệu lưu trữ , phông lưu trữ ; các nghiệp vụ lưu trữ như xác đinh giá trị tài liệu, bổ sung tài liệu, tổ chức sử dụng tài liệu, tổ chức công cụ tra cứu khoa học và bảo quản tài liệu…đặc biệt các tác giả cũng đã dành trọn chương 9 và chương 10 để phân tích những nội dung của quản lý công tác lưu trữ gồm hệ thống tổ chức ngành lưu trữ Việt Nam, tổ chức chỉ đạo của các cơ quan lưu trữ , công tác thanh tra, lập kế hoạch và thống kê lưu trữ , chế độ thông tin báo cáo, tổ chức lao động khoa học và nghiên cứu khoa học trong cơ quan lưu trữ. -Nguyễn Thị Hà, Nguyễn Văn Hậu (chủ biên) và các tác giả (2014) “ Hỏi – đáp về công tác văn thư, lập hồ sơ và lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức” Nxb Chính trị Quốc gia – Sự thật Cuốn sách cung cấp cho người đọc hiểu về nguyên tắc của công tác văn thư, lưu trữ, những kỹ năng cần thiết cho cán bộ, công chức, viên chức và những người đang thực thi công việc có liên quan đến công tác văn bản, công văn giấy tờ,lập và quản lý hồ sơ, với quỹ thời gian hạn hẹp có thể tra cứu, xem xét để ứng dụng trong công việc của mình một cách nhanh nhất và chính xác nhất. cuốn sách chưa đề cập đến công tác văn thư, lưu trữ và đặc biệt chưa đề cập đến việc thực hiện pháp luật đối với công tác văn thư, lưu trữ. -Nguyễn Văn Thâm, Nghiêm Kỳ Hồng (2006) “ Viêt Nam - ặ ” Nxb Văn hóa thông tin Các tác giả đã nghiên cứu về công tác lưu trữ dưới góc độ sử học, các tác giả đã trình bày một cách có hệ thống các giai đoạn phát triển của lưu trữ Việt Nam từ trước Cách mạng tháng 8 và dưới chế độ mới từ Cách mạng tháng 8 đến 2005; nêu bật những quan điểm, chủ trương cơ bản của Đảng và Nhà nước ta đối với công tác lưu trữ ; làm rõ thành tựu cũng như những bài học kinh nghiệm của lưu trữ nước ta trong 60 nằm dưới chính quyền cách 3
mạng. Đặc biệt, trong công trình nghiên cứu này, các tác giả đã dành một phần tương đối thỏa đáng để nêu lên những phương hướng, nhiệm vụ, giải pháp quan trọng nhằm phát triển lưu trữ nước ta trong thời gian tới.“Lịch sử lưu trữ Việt Nam” là công trình đầu tiên giới thiệu một cách tương đối, toàn diện và có hệ thống về toàn bộ tiến trình lịch sử lưu trữ Việt Nam trong mấy trăm năm qua từ thời phong kiến đến thời thuộc Pháp, từ năm 1945 đến 2010,giới thiệu về tổ chức, quản lý và tình hình thực hiện công tác lưu trữ của các thời kỳ này, đặc biệt các tác giả cũng đã dành một phần để đúc kết bài học kinh nghiệm từ quá khứ và một số vấn đề phát triển lưu trữ Việt Nam trong giai đoạn tới. - Dương Văn Khâm (2008) “Công tác văn thư, lưu trữ ” NXB Giáo dục Cuốn sách đã cung cấp những vấn đề lý luận về công tác văn thư, lưu trữ, khái niệm vai trò, ý nghĩa của công tác văn thư, lưu trữ; quy trình quản lý văn bản đến, văn bản đi; quy trình lập danh mục hồ sơ; công tác lưu trữ. - ệm) “ khoa học ề tài khoa học cấp ngành. Nội dung nhà nước về Việt Nam và một số nước giới từ năm 1945 đến 1999; nghiên cứu khoa học công ViệtNam; đề xuất hệ thống cơ quan quản lý lưu trữ , mạng lưới các kho lưu trữ , đội ngũ cán bộ , lưu Việt Nam ; đề xuất cơ chế quản lý thống nhất công hệ thống lưu trữ , nhưng phạm vi nghiên đề tài này mang tính vĩ mô. Bên cạnh những công trình, đề tài khoa học nêu trên, còn có nhiều bài viết, nhiều luận văn cao học nghiên cứu về vấn đề này như: 4
- Trần Việt Hà “ tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 5/2006; - Ngân Hà “Một số ý kiến về Tạp chí văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 2/2007; - Trần Quốc Thắng “Thống nhất quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ nhìn từ góc độ các quy định pháp lý va thực tiễn” Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 9/2007. Các bài viết trên chủ yếu đề cập đến việc hoàn thiện cơ quan quản lý nhà nước về văn t nghiên cứu thực trang việc tổ chức thực hiện - Trần Văn Quang “Tổ chức và quản lý văn thư, lưu trữ cấp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh”, Luận văn Thạc sĩ, Trường đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, năm 2014; - Nguyễn Đăng Việt “Khảo sát và đánh giá tình hình tổ chức và quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại một số Công ty cổ phần trên địa bàn thành phố Hà Nội”, Luận văn Thạc sĩ của Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, năm 2014. - Đinh Thị Thu Huyền “Tổ chức công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh Ninh Bình”, Luận văn Thạc sĩ của Trường Đại học Quốc Gia, năm 2015; - Đỗ Hồng Lan, (2007) “Quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Tài nguyên và Môi trường”, Luận văn thạc sỹ quản lý hành chính công, Học viện Hành chính - Nguyễn Thị Trà (2011) “Hoàn thiện quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ trong giai đoạn hiện nay ở nước ta” Luận văn thạc sỹ quản lý hành chính công, Học viện Hành chính 5
Nhìn chung các công trình khoa học nêu trên chỉ mới đề cập đến cơ sở lý luận về công tác văn thư, lưu trữ hoặc có nghiên cứu thực trạng công tác văn thư, lưu trữ nhưng nghiên cứu trên nhiều góc độ khác nhau như: đánh giá việc tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan nhà nước hoặc tại các doanh nghiệp, các đề tài luận văn cao học của Đại học khoa học xã hội và nhân văn chủ yếu tập trung vào nghiên cứu lý luận là chính phần thực tế đánh giá còn hạn chế; còn đối với đề tài luận văn cao học hành chính thì việc đánh giá thực trạng có phần chú trọng hơn nhưng chỉ mới tập trung ở một số cơ quan, doanh nghiệp nhà nước. Còn nghiên cứu về “Tổ chức thực hiện pháp luật về văn thư, lưu trữ trong cơ quan, tổ chức Đảng tại tỉnh Bắc Ninh” thì chưa có đề tài nào nghiên cứu. Chính vì vậy, việc tác giả chọn đề tài nghiên cứu là hoàn toàn cần thiết. 3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của luận văn 3.1. Mục đích Nghiên cứu thực tiễn việc tổ chức thực hiện pháp luật văn thư, lưu trữ nhằm đưa ra một số giải pháp tăng cường việc tổ chức thực hiện pháp luật về văn thư, lưu trữ trong hệ thống cơ quan, tổ chức Đảng ở Bắc Ninh trong thời gian tới. 3.2. Nhiệm vụ Để đạt được mục đích nêu trên luận văn cần thực hiện một số nhiệm vụ sau: - Làm rõ lý luận chung về công tác văn thư, lưu trữ và pháp luật văn thư, lưu trữ - Nghiên cứu thực trạng việc tổ chức thực hiện pháp luật về văn thư, lưu trữ trong hệ thống các cơ quan, tổ chức Đảng ở Bắc Ninh; -Chỉ ra những điểm đạt được, hạn chế tồn tại và nguyên nhân của những hạn chế tồn tại; 6
- Đề xuất một số giải pháp để tổ chức thực hiện pháp luật về văn thư, lưu trữ trong hệ thống cơ quan, tổ chức Đảng ở Bắc Ninh trong thời gian tới. 4. Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu: 4.1 Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu của luận văn là hoạt động tổ chức thực hiện pháp luật về văn thư, lưu trữ trong cơ quan, tổ chức Đảng tại tỉnh Bắc Ninh 4.2 Phạm vi nghiên cứu - Phạm vi nội dung: Quá trình tổ chức triển khai thực hiện pháp luật về văn thư, lưu trữ trong cơ quan, tổ chức Đảng tại tỉnh Bắc Ninh - Phạm vi về không gian: Cơ quan, tổ chức Đảng tại tỉnh Bắc Ninh - Phạm vi thời gian: Từ năm 2011-2016 5. Phƣơng pháp luận và phƣơng pháp nghiên cứu của luận văn - Phương pháp luận: Luận văn nghiên cứu dựa trên phương pháp luận duy vật biện chứng, duy vật lịch sử; Các quan điểm của Đảng, chính sách pháp luật của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ. - Phương pháp nghiên cứu: Để thực hiện đề tài của mình, tác giả sẽ sử dụng một số phương pháp nghiên cứu cơ bản sau: Phương pháp luận của chủ nghĩa Mác - Lênin về nhận thức khoa học. Phương pháp này giúp cho người nghiên cứu có sự đối chiếu giữa lý luận và thực tiễn một cách biện chứng, từ đó sẽ có cách nhìn về vấn đề một cách toàn diện, là cơ sở cho những đánh giá cũng như những kết quả mà đề tài đưa ra. Trong quá trình thực hiện đề tài này, tác giả còn sử dụng các phương pháp luận của lưu trữ học là nguyên tắc chính trị, nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện tổng hợp. Những nguyên tắc này là kim chỉ nam, chỉ rõ phương hướng nhận thức khoa học trong quá trình nghiên cứu, khảo sát, giải quyết 7
các vấn đề trong việc khái quát tình hình thực tiễn tổ chức công tác lưu trữ cũng như đề ra các giải pháp hoàn thiện công tác này. Phương pháp phân tích, tổng hợp: phương pháp này được sử dụng nhằm phân tích kỹ tình hình thực hiện pháp luật về văn thư, lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức Đảng ở tỉnh Bắc Ninh., từ đó, đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả quá trình này. Ngoài ra, một số các biện pháp khác cũng được sử dụng trong quá trình thực hiện đề tài này như: phương pháp hệ thống, phương pháp logic, phương pháp so sánh... 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn - Về mặt lý luận: Góp phần bổ sung những vấn đề lý luận về pháp luật văn thư, lưu trữ và thực hiện pháp luật về văn thư, lưu trữ . - Về mặt thực tiễn: + Các số liệu nghiên cứu sẽ giúp cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân nghiên cứu về công tác văn thư, lưu trữ tham khảo; + Các giải pháp đề xuất tổ chức thực hiện pháp luật về văn thư, lưu trữ sẽ giúp cho các cơ quan, tổ chức Đảng trên địa bàn tỉnh Bắc Ninh có áp dụng vào thực tế trong thời gian tới. 7. Kết cấu luận văn Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, bảng biểu, luận văn được chia thành ba chương: Chương 1: Cơ sở lý luận về pháp luật văn thư, lưu trữ Chương 2: Thực trạng thực hiện pháp luật về văn thư, lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức Đảng ở tỉnh Bắc Ninh. Chương 3: Một số giải pháp tăng cường công tác thực hiện pháp luật về văn thư lưu trữ trong cơ quan, tổ chức đảng ở tỉnh Bắc Ninh. 8
Chƣơng 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÁP LUẬT VĂN THƢ, LƢU TRỮ 1.1.Những vấn đề chung về văn thƣ, lƣu trữ 1.1.1.Văn thư và công tác văn thư 1.1.1.1. Khái niệm văn thư Văn thư vốn là từ gốc Hán, dùng để chỉ tên gọi chung của các loại văn bản, bao gồm cả văn bản do cá nhân, gia đình, dòng họ lập ra (đơn từ, nhật ký, di chúc, gia phả…) và văn bản do cơ quan nhà nước ban hành (chiếu, chỉ, sắc, lệnh) để phục vụ cho quản lý, điều hành công việc chung. Thuật ngữ này được dùng phổ biến dưới các triều đại phong kiến Trung hoa và du nhập vào nước ta ở thời Trung cổ. Đặc biệt, dưới triều Nguyễn được sử dụng phổ biến trong cơ quan nhà nước. Sau khi lên ngôi (1802), Vua Gia Long thiết lập Thị thư viện, Thị hàn viện, Nội hàn viện để giúp các việc về công văn giấy tờ và quản lí ấn tín. Năm 1820, Vua Minh Mệnh gộp ba cơ quan này và đổi thành Văn thư phòng. Năm Minh Mệnh thứ 10 (1829), Văn thư phòng được đổi thành Nội các. Năm 1933, Bảo Đại đổi Nội các thành Ngự tiền văn phòng. Trong thời gian 143 năm tồn tại của vương triều Nguyễn, dù cơ quan này đã nhiều lần thay đổi tên gọi nhưng vẫn luôn giữ vai trò giúp việc trực tiếp cho nhà vua, chuyên trách công tác văn thư và lưu trữ các văn bản quản lí nhà nước. Suy cho cùng khái niệm văn thư không còn xa lạ trong cơ quan, tổ chức bới tất cả các cơ quan đều sử dụng văn bản, giấy tờ làm phương tiện giao tiếp chính thức với nhau. Làm công việc như soạn thảo văn bản, quản lý văn bản tức là làm công tác văn thư. 1.1.1.2.Khái niệm về công tác văn thư Ngay từ khi Cách mạng tháng Tám thành công, Nhà nước ta đã có những quy định cụ thể về công tác này. Lần đầu tiên, công tác văn thư được đề cập một cách có hệ thống trong Nghị định 527-TTg ngày 02/11/1957 ban 9
hành Bản điều lệ quy định chế độ chung về công văn, giấy tờ ở cơ quan. Tiếp đó, Điều lệ về công tác văn công văn giấy tờ và công tác lưu trữ, ban hành kèm theo Nghị định 142/CP năm 1963 của Chính phủ được ban hành. Sau hơn 40 năm áp dụng và qua nhiều biến động lịch sử ngày 08/4/2004, Chính phủ ban hành Nghị định 110/2004/NĐ-CP thay thế cho Nghị định 141/CP và Nghị định 09 sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định 110. Theo Điều 2, Nghị định 110/2004/NĐ-CP quy định về công tác văn thư bao gồm: “Các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư” 1.1.1.3. Nội dung của công tác văn thư Nội dung của công tác văn thư gồm có 4 nội dung, được quy định tại Nghị định số 110/2004/ NĐ - CP bao gồm: soạn thảo văn bản; quản lý văn bản đến và đi; quản lý con dấu; lập hồ sơ và quản lý hồ sơ. Nội dung thứ 1 : Soạn thảo văn bản + Xác định mục đích, giới hạn của văn bản, + Xác định đối tượng giải quyết và thực hiện văn bản; + Chọn thể loại văn bản; + Thu thập và xử lý thông tin có liên quan; + Xây dựng đề cương văn bản và viết bản thảo; - Duyệt bản thảo, chỉnh sửa bản thảo; - Đánh máy, nhân bản văn bản; - Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành; - Ký văn bản. - Ban hành văn bản. Nội dung thứ hai: Quản lý văn bản đến và văn bản đi - Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; 10
- Trình, chuyển giao văn bản đến; - Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. Quản lý văn bản đi - Kiểm tra thể thức, thể loại, thẩm quyền ban hành văn bản và kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu và ngày, tháng, năm của văn bản; - Đóng dấu cơ quan; dấu chỉ mức độ khẩn, mật (nếu có); - Đăng ký văn bản đi; - Làm thủ tục phát hành và theo dõi việc phát hành văn bản đi; - Lưu văn bản đi. Nội dung thứ ba : Lập hồ sơ hiện hành - Xác định trách nhiệm của lãnh đạo, cán bộ, công chức trong các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội đối với việc lập hồ sơ hiện hành. - Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành gồm: + Mở hồ sơ; + Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ; + Phân định đơn vị bảo quản; + Sắp xếp văn bản, tài liệu trong đơn vị bảo quản; + Biên mục hồ sơ. Nội dung thứ 4 : Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành - Xác định trách nhiệm của các đơn vị, cá nhân trong các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội trong việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành; - Xác định thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức; - Thực hiện giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức. 11
1.1.2. Lưu trữ và công tác lưu trữ 1.1.2.1. Khái niệm về lưu trữ và công tác lưu trữ Hiện nay, có nhiều quan niệm khác nhau về công tác lưu trữ, theo các tác giả trong cuốn Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ năm 1990, quan niệm về công tác lưu trữ như sau: “Công tác lưu trữ là một ngành hoạt động của nhà nước (xã hội) bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, pháp chế và thực tiễn có liên quan đến việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ ” [8, tr. 15] Theo Giáo trình Lưu trữ của trường Cao đẳng Nội vụ: “Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cá nhân” [71, tr. 9] . Theo Điều1, Thông tư số 04/2013/TT-BNV ban hành ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định như sau: “Công tác lưu trữ bao gồm các công việc về thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị và sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức”. Theo Từ điển thuật ngữ lưu trữ các nước xã hội chủ nghĩa. M. 1982, trang 19, thuật ngữ thứ 19, tiếng Nga – Công tác lưu trữ: “Ngành hoạt động của xã hội (nhà nước), bao gồm các mặt chính trị, khoa học, pháp luật và thực tiễn của việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ”. Tổng kết sự phân tích các định nghĩa nêu trên, xét theo xu hướng hội nhập quốc tế cũng như theo tinh thần đổi mới được đề ra trong Luật Lưu trữ của nước ta, có thể đưa ra định nghĩa chung về khái niệm Công tác lưu trữ ở Việt Nam như sau: Công tác lưu trữ là hoạt động của các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội – 12
nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân và các cá nhân trong quản lý và tiến hành (thực hiện) các công việc liên quan đến thu thập, xác định giá trị, tổ chức khoa học, thống kê, bảo quản, sử dụng tài liệu của Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam và các tài liệu lưu trữ khác. Các định nghĩa này có thể được phát biểu ở dạng rút gọn như sau: Công tác lưu trữ là hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức, doanh nghiệp và các cá nhân trong tổ chức bảo quản, thu thập, thống kê và sử dụng tài liệu lưu trữ. Trong phạm vi luận văn này, tác giả sử dụng định nghĩa về công tác lưu trữ tại Điều 1 của Thông tư 04/2013/ TT – BNV để làm cơ sở nghiên cứu. 1.1.2.2. Nội dung công tác lưu trữ - Tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác lưu trữ: Tổ chức bộ máy: Công tác lưu trữ là một mặt hoạt động cơ bản, là nhiệm vụ quan trọng của tất cả các cơ quan, tổ chức. Vì vậy để thực hiện tốt công tác lưu trữ , trong mỗi cơ quan, tổ chức cần có bộ phận chuyên trách làm công tác lưu trữ . - Ban hành những văn bản quy phạm pháp luật và những văn bản hướng dẫn về công tác lưu trữ: Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước. Để thực hiện tốt công tác lưu trữ cần có hệ thống văn bản quy phạm pháp luật quy định những vấn đề về quản lý công tác lưu trữ trong phạm vi quốc gia. Hệ thống những văn bản quy phạm pháp luật của nghành góp phần tạo một hành lang pháp lý cho việc triển khai thực hiện các chủ trương của Đảng và chính sách của nhà nước về việc quản lý và phát triển ngành lưu trữ đồng thời hệ thống văn bản đó cũng góp phần thực hiện thống nhất về nghiệp vụ lưu trữ. - Thực hiện nghiệp vụ lưu trữ: 13
Một trong những nội dung quan trọng của công tác lưu trữ là việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ như: Thu thập, bổ sung tài liệu; Phân loại tài liệu; Xác định giá trị tài liệu; Thống kê và kiểm tra trong lưu trữ ; Xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu; Chỉnh lý tài liệu; Tổ chức bảo quản tài liệu; Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu; Ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ . - Kiểm tra, đánh giá về công tác lưu trữ: Kiểm tra, đánh giá là khâu then chốt giúp cơ quan, tổ chức nắm được tình hình thực hiện quy định của nhà nước về một ngành, một lĩnh vực nhất định. Kiểm tra, đánh giá là bước cuối cùng của một quy trình công việc được xem xét trong một thời gian hoàn thành nhất định. Kiểm tra, đánh giá có thể được thực hiện sau khi kết thúc một công việc, một sự vật hiện tượng vừa xảy ra để chúng ta có được những kết luận chuẩn xác hoặc sau khi đã có kết luật về một công việc, một sự vật, hiện tượng chúng ta tiến hành kiểm tra, xem xét kết luận đó có đúng với thực tế sự vật, hiện tượng hay không. Song trong lĩnh vực quản lý nhà nước thì mục đích chính của công tác này là kiểm tra việc thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản hướng dẫn của cơ quan chủ quản tại cơ quan thuộc phạm vi điều chỉnh của các văn bản đó. Kiểm tra, đánh giá trong lưu trữ là tiến hành kiểm tra các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về công tác lưu trữ trong cơ quan, tổ chức theo thời gian thực hiện nhất định. 1.1.3. Vai trò, ý nghĩa của văn thư, lưu trữ trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức - Làm tốt công tác văn thư lưu trữ bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần nâng cao năng suất, chất lượng công tác của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội và phòng chống tệ quan liêu giấy tờ. 14