Luận văn Thạc sĩ Quản trị văn phòng: Quy trình và phương pháp tuyển dụng nhân viên văn phòng tại một số doanh nghiệp trong lĩnh vực lưu trữ

Chia sẻ: Tomcangnuongphomai | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:117

Thêm vào BST

Báo xấu

37
lượt xem 6
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục tiêu của đề tài nghiên cứu là khảo sát, đánh giá thực tiễn quy trình và phương pháp tuyển dụng nhân viên văn phòng tại một số doanh nghiệp lưu trữ trên địa bàn Hà Nội. Đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện phương pháp và quy trình tuyển dụng nhân viên văn phòng cho phù hợp với các doanh nghiệp lưu trữ.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Quản trị văn phòng: Quy trình và phương pháp tuyển dụng nhân viên văn phòng tại một số doanh nghiệp trong lĩnh vực lưu trữ

IH QU GI H N I TRƢ N Ọ O Ọ N NV N TRẦN THỊ LUYỆN QUY TRÌN VÀ P ƢƠN P ÁP TUYỂN DỤNG NHÂN VIÊN V N P ÕN T I M T SỐ DOANH NGHIỆP TRONG LĨNH VỰC LƢU TRỮ LU N V N T S QU N TRỊ V N P ÕN N i - 2020
IH QU GI H N I TRƢ N Ọ O Ọ N NV N TRẦN THỊ LUYỆN QUY TRÌNH VÀ PHƯƠNG PHÁP TUYỂN DỤNG NHÂN VIÊN VĂN PHÒNG TẠI MỘT SỐ DOANH NGHIỆP TRONG LĨNH VỰC LƯU TRỮ Chuyên ngành: Quản trị văn phòng Mã số: 60 34 04 06 LU N V N T S QU N TRỊ V N P ÕN NGƢ I HƢ NG N HO H : TS. NGUYỄN THỊ KIM BÌNH N i - 2020
L M O N Tôi xin cam đoan đề tài “Quy trình v phƣơng pháp tuyển dụng nhân viên văn phòng tại m t số doanh nghiệp trong lĩnh vực lƣu trữ” là công trình nghiên cứu do tôi thực hiện. Các số liệu, kết quả nghiên cứu trong luận văn là trung thực và chƣa từng đƣợc ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác. Tôi xin chịu trách nhiệm về nghiên cứu của mình./. Học viên Trần Thị Luyện
L I C M ƠN Trong quá trình học tập và hoàn thiện luận văn, tôi đã nhận đƣợc sự giúp đỡ hƣớng dẫn quý báu của thầy cô trong hoa Lƣu trữ học và Quản trị văn phòng, Trƣờng ại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, ại học Quốc gia Hà Nội. ặc biệt, tôi xin đƣợc gửi lời cảm ơn đến giảng viên hƣớng dẫn TS. Nguyễn Thị im Bình đã tận tình hƣớng dẫn và đóng góp ý kiến giúp tôi hoàn thành bài luận văn của mình. Với kinh nghiệm thực tế còn nhiều hạn chế, do đó đề tài “Quy trình và phƣơng pháp tuyển dụng nhân viên văn phòng tại m t số doanh nghiệp trong lĩnh vực lƣu trữ” của tôi không tránh khỏi những thiếu sót. Vì vậy, tác giả mong nhận đƣợc sự đóng góp của thầy cô và các bạn để luận văn đƣợc hoàn thiện hơn. Tôi xin chân thành cảm ơn! Học viên Trần Thị Luyện
DANH MỤ SƠ Ồ VÀ B NG BIỂU 1.1. Sơ đồ Quy trình tuyển dụng nhân sự………………………………………...27 2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa HT……………………………………………………………………………………..41 2.2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức doanh nghiệp của Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Đông Kinh……………………………………………………………………..42 2.3. Bảng thống kê lĩnh vực hoạt động của các doanh nghiệp lưu trữ……….43 2.4. Ảnh thông tin tuyển dụng của Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và Quản lý trên trang mywork.com.vn…………………………………53 2.5. Ảnh thông báo tuyển dụng của Công ty Cổ phần công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT trên trang website……………………………………………...…54 2.6. Ảnh thông tin đăng tuyển dụng trên mạng xã hội của Trung tâm dịch vụ Chuyển giao công nghệ Văn thư – Lưu trữ……………………………………….55 2.7. Bản mô tả công việc của Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Đông Kinh …………………………………………………………………………………………58 2.8. Bảng thông báo tuyển dụng của Công ty Cổ phần Phát triển Công nghệ Hành chính ADDJ……………………………………………………..60 2.9. Bảng thông tuyển dụng của Công ty CP Công nghệ Lưu trữ - Số hóa HT……………………………………………………………………………………..61 3.1. Sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân viên văn phòng………………………….83
MỤC LỤC PHẦN MỞ ẦU .................................................................................................. 1 1. Lý do chọn đề tài .......................................................................................... 1 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề ........................................................................... 3 3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu................................................................ 5 4. ối tƣợng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu............................................. 6 5. Phƣơng pháp nghiên cứu ............................................................................. 6 6. Ý nghĩa của luận văn.................................................................................... 7 7. Bố cục của đề tài .......................................................................................... 7 ƢƠN 1: Ơ SỞ LÝ LU N VÀ PHÁP LÝ VỀ TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ ............................................................................................................. 9 1.1. Khái niệm và chức năng của quản trị nhân sự .......................................... 9 1.1.1. Quản trị nhân sự ................................................................................... 9 1.1.2. Chức năng của quản trị nhân sự......................................................... 10 1.2. Khái niệm và vai trò của tuyển dụng nhân sự......................................... 12 1.2.1. Tuyển dụng nhân sự ............................................................................ 12 1.2.2. Vai trò của công tác tuyển dụng nhân sự ........................................... 14 1.3. Phƣơng pháp và quy trình tuyển dụng nhân sự ...................................... 18 1.3.1. Phương pháp tuyển dụng nhân sự ...................................................... 18 1.3.2. Quy trình tuyển dụng .......................................................................... 22 1.4. ... ơ sở pháp lý về tuyển dụng nhân sự .................................................. 35 TIỂU KẾT HƢƠNG I ................................................................................. 38 ƢƠN 2: T ỰC TR N QUY TRÌN VÀ P ƢƠN P ÁP TUYỂN DỤN N N V ÊN V N P ÕN T I M T SỐ DOANH NGHIỆP LƢU TRỮ.......................................................................................... 39 2.1. Tổng quan về các doanh nghiệp lƣu trữ.................................................. 39 2.1.1. Sơ lược lịch sử hình thành của các doanh nghiệp lưu trữ.................. 39 2.1.2. Đặc điểm của doanh nghiệp lưu trữ ................................................... 40 2.1.3. Đặc điểm, yêu cầu nhân viên văn phòng của doanh nghiệp .............. 45
2.1.4. Thực trạng nhân viên văn phòng của các doanh nghiệp lưu trữ........ 49 2.2. Phƣơng pháp tuyển dụng nhân viên văn phòng của một số doanh nghiệp lƣu trữ ................................................................................................. 51 2.3. Quy trình tuyển dụng nhân viên văn phòng của một số doanh nghiệp lƣu trữ ............................................................................................................. 56 2.3.1. Chuẩn bị .............................................................................................. 56 2.3.2. Thông báo tuyển dụng......................................................................... 59 2.3.3. Nhận và nghiên cứu hồ sơ................................................................... 63 2.3.4. Phỏng vấn ........................................................................................... 65 2.3.5. Ra quyết định tuyển dụng.................................................................... 67 TIỂU KẾT HƢƠNG II ................................................................................ 69 ƢƠN 3: I PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG N N V ÊN V N P ÕN O M T SỐ DOANH NGHIỆP LƢU TRỮ . 70 3.1. Nhận xét phƣơng pháp và quy trình tuyển dụng nhân viên văn phòng của một số doanh nghiệp lƣu trữ.................................................................... 70 3.1.1. Ưu điểm ............................................................................................... 70 3.1.2. Hạn chế ............................................................................................... 74 3.1.3. Nguyên nhân ....................................................................................... 78 3.2. Xác định mục tiêu phát triển nhân sự ..................................................... 79 3.3. a dạng hóa phƣơng pháp tuyển dụng....................................................... 81 3.4. Hoàn thiện quy trình tuyển dụng nhân viên văn phòng .......................... 82 3.5. Một số giải pháp khác ............................................................................. 94 3.5.1. Nâng cao năng lực cho cán bộ phụ trách tuyển dụng nhân sự ........... 94 3.5.2. Thu hút lao động thông qua chế độ lƣơng thƣởng hợp lý .................. 95 3.5.3. Kiến nghị với các cơ sở đào tạo .......................................................... 97 TIỂU KẾT HƢƠNG III .............................................................................. 99 KẾT LU N ...................................................................................................... 100 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KH O ....................................................... 102 PHỤ LỤC ......................................................................................................... 105
P ẦN MỞ ẦU 1. Lý do chọn đề t i Doanh nghiệp muốn hình thành và phát triển đƣợc cần phải có nhiều yếu tố khác nhau nhƣ: Tài ch nh, cơ sở vật chất, trang thiết bị, nguyên vật liệu, nhân lực. Trong đó nhân lực là yếu tố giữ vai trò quan trọng nhất đối với doanh nghiệp. Dù công nghệ, khoa học kĩ thuật ngày càng phát triển và đƣợc áp dụng rộng rãi trong mọi mặt của cuộc sống nhƣng con ngƣời vẫn là nhân tố không thể thay thế đƣợc. iều đó càng khẳng định rằng yếu tố con ngƣời có sức ảnh hƣởng trực tiếp và quan trọng đến sự hình thành và phát triển của một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Vì vậy, doanh nghiệp muốn phát triển cần phải coi trọng việc tuyển dụng để lựa chọn ra những nhân sự chất lƣợng cả về trình độ chuyên môn lẫn đạo đức nghề nghiệp. Bởi, đội ngũ nhân sự chất lƣợng chính là một trong những yếu tố quyết định đến sự tồn tại, phát triển và cạnh tranh với các doanh nghiệp khác. Tuyển dụng nhân sự sẽ giúp cho doanh nghiệp đảm bảo đƣợc chất lƣợng nguồn lao động. Nếu tuyển dụng tốt sẽ bổ sung nguồn nhân lực kịp thời, phù hợp với yêu cầu, tình hình sản xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp. hi có đƣợc nguồn nhân lực tốt, doanh nghiệp không chỉ thực hiện và hoàn thành đƣợc những mục tiêu kinh doanh đã đặt ra mà còn nắm trong tay đội ngũ nhân lực cao có thể sẵn sàng đáp ứng những yêu cầu trong công việc, phát huy đƣợc hết khả năng của ngƣời lao động. Nhận thấy tầm quan trọng của việc tuyển dụng nhân sự nên Nhà nƣớc đã ban hành rất nhiều các văn bản quy định về việc tuyển dụng nhân sự, ví dụ: hƣơng 2, Nghị định 29/2012/N - P ban hành ngày 12 tháng 4 năm 2012 của Chính phủ về việc tuyển dụng, sử dụng và quản lý viên chức, đã quy định rõ về điều kiện tuyển dụng, cách thức thi tuyển, xét tuyển và các trình tự thủ tục khi tuyển dụng nhân sự. hƣơng 3, Luật viên chức ban hành ngày 15 tháng 11 năm 2010 đã quy định rõ ràng về việc tuyển dụng và sử dụng viên 1
chức trong các đơn vị sự nghiệp công lập. Tuy nhiên, các quyết định đó lại chỉ quy định việc tuyển dụng nhân sự cho các cơ quan nhà nƣớc. òn đối với việc tuyển dụng nhân sự tại các doanh nghiệp tƣ nhân, do có nhiều ngành nghề, nhiều cách thức hoạt động khác nhau nên chƣa có những tiêu chuẩn cụ thể, thống nhất về tuyển dụng nhân sự. Không những vậy, vì các doanh nghiệp đều mang tính tự chủ, tự chịu trách nhiệm đối với hoạt động của mình nên các doanh nghiệp phải tự đƣa ra các yêu cầu tuyển dụng để phù hợp với thực tế tình hình của doanh nghiệp. Doanh nghiệp muốn hoạt động và phát triển đƣợc cần phải tổ chức xây dựng cơ cấu phòng ban để phân chia nhiệm vụ và trách nhiệm trong công việc. Ngoài những bộ phận chuyên môn, chuyên trách bộ phận văn phòng là bộ phận không thể thiếu đƣợc trong mỗi doanh nghiệp. Bởi lẽ, văn phòng là nơi tham mƣu, tổng hợp giúp lãnh đạo điều hành và quản lý hoạt động của cơ quan, đồng thời văn phòng giúp đảm bảo điều kiện cơ sở vật chất cho doanh nghiệp đƣợc đầy đủ và thuận lợi. ể làm đƣợc điều đó, các doanh nghiệp cần phải xây dựng, tổ chức bộ máy văn phòng khoa học, chuyên nghiệp để có thể đáp ứng những yêu cầu của doanh nghiệp và lãnh đạo đề ra. Do vậy, việc tuyển dụng nhân viên văn phòng là việc rất cần thiết và quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp. Tuy nhiên, hiện nay tại nhiều doanh nghiệp vẫn chƣa coi trọng việc tổ chức, hoạt động văn phòng nên việc tuyển dụng nhân sự cho văn phòng vẫn chƣa đƣợc quan tâm. Trong khoảng hơn 10 năm trở lại đây, từ chủ trƣơng xã hội hóa hoạt động lƣu trữ, nhiều doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực lƣu trữ đã đƣợc thành lập và đang phát triển mạnh. Tuy nhiên, hiện nay, các doanh nghiệp lƣu trữ mới chỉ dừng lại ở quy mô nhỏ và siêu nhỏ. o đó, việc tuyển dụng nhân sự văn phòng chƣa thực sự đƣợc quan tâm. iều này làm ảnh hƣởng ít nhiều đến sự phát triển của doanh nghiệp lƣu trữ. Vì vậy, để xây dựng đƣợc một đội ngũ nhân viên văn phòng chuyên nghiệp, các doanh nghiệp lƣu trữ cần phải thiết lập quy trình và phƣơng pháp tuyển dụng nhân viên văn phòng một cách 2
khoa học, hiệu quả từ đó, sẽ giúp cho doanh nghiệp có đƣợc đội ngũ nhân viên văn phòng có trình độ chuyên môn cao để giải quyết vấn đề liên quan đến hoạt động văn phòng nói riêng và của cả doanh nghiệp nói chung. Trên đây là những lý do để tôi lựa chọn đề tài: “Quy trình v phƣơng pháp tuyển dụng nhân viên văn phòng tại m t số doanh nghiệp trong lĩnh vực lƣu trữ” làm luận văn tốt nghiệp của mình. 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề Có thể nói công tác tuyển dụng nhân sự là một hoạt động quan trọng của các tổ chức, cơ quan và doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc tuyển dụng nhân sự cho văn phòng lại đƣợc rất ít các nhà nghiên cứu quan tâm. Nhƣ vậy, có thể nói rằng đây là một vấn đề còn mới cần đƣợc nghiên cứu và giải quyết. Vì hầu hết trong các công trình nghiên cứu khác mới chỉ đề cập và nêu ra việc tuyển dụng nhân sự chung cho các doanh nghiệp. Cụ thể, đối với giáo trình có một số giáo trình tiêu biểu sau: Giáo trình “Quản trị nhân lực” của Nguyễn Ngọc Quân và Nguyễn Vân iềm, NXB ại học Kinh tế quốc dân, năm 2012, giáo trình “Quản trị nhân sự”, Nguyễn Hữu Thân, NXB Lao động Xã hội, năm 2012 và giáo trình “Quản trị nguồn nhân lực”, PGS.TS Trần Kim Dung, NXB Tổng hợp Thành phố Hồ h Minh, năm 2011. Nội dung của các cuốn giáo trình đã khái quát đƣợc vấn đề liên quan đến quản trị nhân sự và những lý luận về quy trình và phƣơng pháp tuyển dụng nhân sự giúp ngƣời đọc nắm đƣợc những nội dung cơ bản phục vụ cho công việc của mình. ặc biệt, trong cuốn giáo trình “Quản trị nhân lực” các tác giả đã giành chƣơng V để viết về việc phƣơng pháp và quy trình tuyển chọn nhân sự. Công tác tuyển dụng nhân sự còn đƣợc rất nhiều sinh viên, học viên lựa chọn để nghiên cứu nhƣ: Khóa luận tốt nghiệp của ào Ngọc Diệp: “Nghiên cứu quy trình tuyển dụng nhân lực của Công ty Cổ phần Tập đoàn Xây dựng Thăng Long”, Trƣờng ại học Thƣơng mại. Ngoài ra còn có rất nhiều luận văn nghiên cứu về công tác tuyển dụng nhân sự nhƣ: Luận văn “ ông tác 3
tuyển dụng nhân lực tại công ty cổ phần nhiệt điện Phả Lại” của tác giả Phạm Thị Út Hạnh, Trƣờng ại học Lao động – Xã hội, năm 2015; Luận văn Thạc sĩ quản trị kinh doanh của Nguyễn ức Hồng với đề tài “Nâng cao chất lƣợng tuyển dụng nhân sự tại Trƣờng ại học ông Á”, Trƣờng ại học Kinh tế - ại học Quốc gia Hà Nội, năm 2014. Luận văn của Trần Thị Thu với đề tài “Hoàn thiện công tác tuyển mộ, tuyển chọn tại Công ty TNHH Công nghiệp Chính xác Việt Nam 1”, Trƣờng ại học Kinh tế quốc dân, năm 2008. Những bài khóa luận và luận văn trên đều đã nêu ra đƣợc những lý luận cơ bản trong công tác tuyển dụng nhân sự, thực trạng quy trình tuyển dụng nhân sự của các công ty, doanh nghiệp khác nhau để đƣa ra các nhận xét đánh giá, giải pháp nhằm nâng cao công tác tuyển dụng nhân sự cho doanh nghiệp. iều này giúp ích rất nhiều cho tôi khi thực hiện nghiên cứu đề tài “Phƣơng pháp và quy trình tuyển dụng nhân viên văn phòng của một số doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực lƣu trữ”. Tuy nhiên, các tác giả mới chỉ đề cập đến việc tuyển dụng nhân sự chung cho doanh nghiệp mà chƣa đi sâu khảo sát vào một vị trí công việc cụ thể. Ngoài những bài khóa luận, luận văn nghiên cứu về công tác tuyển dụng nhân sự còn các bài viết trên tạp ch khoa nhƣ bài “Vai trò của công tác tuyển dụng nhân lực trong tổ chức” của tác giả Nguyễn hơn Trung Trƣờng ại học à Nẵng đƣợc đăng trên tạp chí khoa học trƣờng ại học à Nẵng số 7, tháng 8 năm 2011. Trong bài viết, tác giả đã khẳng định việc tuyển dụng nhân lực là một việc quan trọng hàng đầu trong quản trị nhân lực, là điều kiện tiên quyết giúp bộ máy của tổ chức hoạt động. Từ đó, tác giả nêu ra vai trò của công tác tuyển dụng nhân lực trong tổ chức để thấy đƣợc tầm quan trọng của công tác tuyển dụng và cần thiết phải xây dựng một quy trình tuyển dụng bài bản, phù hợp cho mỗi doanh nghiệp. Tuy nhiên, bài viết lại không nêu rõ loại hình doanh nghiệp cụ thể nên việc áp dụng vào trong thực tiễn khi tuyển dụng nhân sự của từng loại hình doanh nghiệp chƣa đạt đƣợc hiệu quả. 4
Mặc dù trong trong giáo trình, khóa luận và luận văn hay các bài viết trên đã nêu đƣợc đầy đủ những lí luận cơ bản của công tác tuyển dụng nhân sự và quy trình tuyển dụng nhân sự cho doanh nghiệp nhƣng hầu hết các tác giả mới chỉ ra đƣợc những quy trình, yêu cầu, thực trạng tuyển dụng nhân sự chung nhất, chƣa đề cập rõ việc tuyển dụng nhân sự cho vị trí cụ thể trong doanh nghiệp. Vì vậy, trong luận văn này tác giả muốn làm rõ hơn quy trình và phƣơng pháp tuyển dụng nhân viên văn phòng của một số doanh nghiệp lƣu trữ dựa trên những thành tựu các giáo trình, bài viết nghiên cứu nêu trên làm tài liệu tham khảo quan trọng khi thực hiện đề tài này. 3. Mục tiêu v nhiệm vụ nghiên cứu - Mục tiêu nghiên cứu: với đề tài này tác giả mong muốn đạt đƣợc hai mục tiêu sau: + Thứ nhất, khảo sát, đánh giá thực tiễn quy trình và phƣơng pháp tuyển dụng nhân viên văn phòng tại một số doanh nghiệp lƣu trữ trên địa bàn Hà Nội. + Thứ hai, đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện phƣơng pháp và quy trình tuyển dụng nhân viên văn phòng cho phù hợp với các doanh nghiệp lƣu trữ. - Nhiệm vụ nghiên cứu: ể đạt đƣợc mục tiêu trên luận văn cần tập trung thực hiện những nhiệm vụ sau: + Thứ nhất là làm rõ lý luận cơ bản về tuyển dụng nhân sự. + Thứ hai là giới thiệu đặc điểm tổ chức và hoạt động của các doanh nghiệp lƣu trữ. + Thứ ba là khảo sát, mô tả thực trạng quy trình và phƣơng pháp tuyển dụng nhân viên văn phòng của một số doanh nghiệp lƣu trữ trên địa bàn Hà Nội + Thứ tƣ là đánh giá quy trình và phƣơng pháp tuyển dụng nhân viên văn phòng tại một số doanh nghiệp lƣu trữ và đề xuất giải pháp pháp nhằm 5
hoàn thiện công tác tuyển dụng nhân viên văn phòng của một số doanh nghiệp lƣu trữ. 4. ối tƣợng nghiên cứu v phạm vi nghiên cứu ối tƣợng nghiên cứu là quy trình và phƣơng pháp tuyển dụng nhân viên văn phòng của một số doanh nghiệp lƣu trữ. Phạm vi nghiên cứu: - Về không gian: Tác giả khảo sát thực tế tại một số doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực Lƣu trữ trên địa bàn Hà Nội. - Về thời gian: từ năm 2014 đến năm 2019. Lí do tác giả chọn mốc thời thời gian này là vì số lƣợng đợt tuyển dụng và số lƣợng nhân viên văn phòng đƣợc tuyển dụng tại các doanh nghiệp lƣu trữ rất ít. Ngoài ra, do yêu cầu của việc nghiên cứu cần phải có thông tin, số liệu, thời gian chi tiết, cụ thể. Vì vậy, tác giả cần phải khảo sát thực trạng tuyển dụng nhân sự văn phòng tại đây trong nhiều năm để có thể đánh giá đƣợc toàn diện và chính xác nhất. 5. Phƣơng pháp nghiên cứu ề tài nghiên cứu sử dụng các phƣơng pháp luận duy vật biện chứng, duy vật lịch sử và tƣ tƣởng Hồ Chí Minh. ây ch nh là những phƣơng pháp nghiên cứu xuyên suốt trong quá trình thực hiện nghiên cứu. Ngoài ra, tác giả còn sử dụng phƣơng pháp luận của quản trị nhân lực làm cơ sở để thực hiện nghiên cứu làm đề tài này. ồng thời, trong quá trình nghiên cứu đề tài tác giả có sử dụng thêm các phƣơng pháp khác nhƣ: - Phƣơng pháp phỏng vấn sâu: thực hiện khảo sát và phỏng vấn các cán bộ phụ trách tuyển dụng và nhân viên văn phòng tại các doanh nghiệp lƣu trữ. - Phƣơng pháp thống kê: thu thập và thống kê số liệu về việc tuyển dụng nhân viên văn phòng của một số doanh nghiệp lƣu trữ thông qua phỏng vấn. - Phƣơng pháp phân t ch: từ những số liệu thu thập, thống kê ở trên sẽ tiến hành phân t ch và đánh giá để hoàn thiện quy trình và phƣơng pháp tuyển dụng nhân viên văn phòng của một số doanh nghiệp lƣu trữ. 6
6. Ý nghĩa của luận văn Nếu đề tài đƣợc triển khai và thực hiện tốt sẽ có những đóp góp sau: - ề tài góp phần làm rõ những đặc điểm tổ chức và hoạt động của các doanh nghiệp lƣu trữ, qua đó thấy đƣợc thực trạng tuyển dụng nhân viên văn phòng của các doanh nghiệp này. - Thông qua những giải pháp tác giả đƣa ra sẽ giúp cho việc nâng cao chất lƣợng tuyển dụng nhân viên văn phòng cho doanh nghiệp lƣu trữ. Ngoài ra, tác giả còn mong muốn đề tài có thể trở thành nguồn tài liệu tham khảo cho các doanh nghiệp để hoàn thiện quy trình và phƣơng pháp tuyển dụng nhân viên văn phòng. 7. Bố cục của đề t i hƣơng 1: ơ sở lý luận về quy trình và phƣơng pháp tuyển dụng nhân sự hƣơng này tác giả sẽ nêu ra những khái niệm cơ bản về tuyển dụng nhân sự, vai trò của công tác tuyển dụng nhân sự; quy trình và phƣơng pháp tuyển dụng nhân sự. Mục đ ch ch nh của chƣơng này là giúp chúng ta nắm rõ đƣợc những lý luận cơ bản về tuyển dụng nhân sự, nắm rõ đƣợc quy trình và phƣơng pháp để áp dụng vào việc tuyển dụng nhân sự cho doanh nghiệp. Từ đó khẳng định vai trò vị trí của công tác tuyển dụng nhân sự trong văn phòng. hƣơng 2: Thực trạng quy trình và phƣơng pháp tuyển dụng nhân viên văn phòng tại một số doanh nghiệp lƣu trữ. Tại chƣơng hai tác giả giới thiệu đặc điểm tổ chức và hoạt động của các doanh nghiệp lƣu trữ, đồng thời trình bày kết quả khảo sát việc tuyển dụng nhân viên văn phòng tại các doanh nghiệp lƣu trữ dựa trên quy trình và phƣơng pháp tuyển dụng nhân sự tại đây. Qua kết quả khảo sát, chúng ta thấy đƣợc thực trạng quy trình và phƣơng pháp tuyển dụng nhân viên văn phòng tại các doanh nghiệp lƣu trữ. hƣơng 3: Giải pháp hoàn thiện công tác tuyển dụng nhân viên văn phòng cho một số doanh nghiệp lƣu trữ. 7
Chƣơng này thực hiện đánh giá thực trạng quy trình và phƣơng pháo tuyển dụng nhân viên văn phòng tại các doanh nghiệp lƣu và nêu ra những nguyên nhân gây ảnh hƣởng đến việc tuyển dụng nhân viên văn phòng tại các doanh nghiệp lƣu trữ qua. ể từ đó tác giả đƣa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện phƣơng pháp và quy trình tuyển dụng nhân viên văn phòng tại các doanh nghiệp lƣu trữ. 8
ƢƠN 1: Ơ SỞ LÝ LU N VÀ P ÁP LÝ VỀ TUYỂN DỤN N N SỰ 1.1. hái niệm v chức năng của quản trị nhân sự 1.1.1. Quản trị nhân sự Nhân sự là một trong những nguồn lực quan trọng của doanh nghiệp, vì vậy có thể hiểu rằng nhân sự chính là những ngƣời thực hiện các công việc khác nhau trong doanh nghiệp. Từ ý hiểu trên ta có thể định nghĩa khái niệm về quản trị nhân sự theo nhiều góc độ tiếp cận khác nhau, ví dụ nhƣ: Theo PGS.TS Nguyễn Ngọc Quân, ThS. Nguyễn Vân iềm “Quản trị nhân lực là tất cả các hoạt động của một tổ chức để thu hút, xây dựng, phát triển, sử dụng, đánh giá, bảo toàn và giữ gìn một lực lượng lao động phù hợp với yêu cầu công việc của tổ chức cả về mặt số lượng lẫn chất lượng” [13,8]. Theo PGS.TS Trần im ung “Quản trị nguồn nhân lực là hệ thống các triết lý, chính sách và hoạt động chức năng về thu hút, đào tạo, phát triển và duy trì của một tổ chức nhằm đạt được kết quả tối ưu cho cả tổ chức lẫn nhân viên” [3,3]. Theo Nguyễn Hữu Thân “Quản trị tài nguyên nhân sự là sự phối hợp một cách tổng thể các hoạt động hoạch định, tuyển mộ, tuyển chọn, duy trì, phát triển, động viên và tạo mọi điều kiện thuận lợi cho tài nguyên nhân sự thông qua tổ chức, nhằm đạt được mục tiêu chiến lược và định hướng viễn cảnh của tổ chức” [16,17]. Theo Nguyễn Hữu Tri “Quản trị nhân sự là tất cả các hoạt động của một tổ chức để xây dựng, phát triển, sử dụng, đánh giá, bảo toàn và giữ gìn một lượng lực lao động phù hợp với yêu cầu công việc của tổ chức cả về số lượng và chất lượng” [18,86]. Những khái niệm trên cho ta thấy rằng các tác giả đều có cách nhìn nhận khác nhau về “quản trị nhân sự”. iều đó đƣợc thể hiện rõ nhất qua cách gọi tên của mỗi tác giả. Có tác giả gọi là “quản trị nhân lực”, lại có tác giả 9
gọi là “quản trị nguồn nhân lực” hay “quản trị tài nguyên nhân sự”. ù khác nhau ở tên gọi nhƣng hầu hết các tác giả đều nhấn mạnh đến mục tiêu cơ bản của quản trị nhân sự. ó là thu hút, xây dựng, phát triển nguồn nhân lực và đảm bảo duy trì nguồn nhân lực cho doanh nghiệp. Song, mỗi tác giả lại có những cách thức thực hiện khác nhau để thu hút nhân lực nhƣ sử dụng các chính sách về lƣơng thƣởng, chế độ phúc lợi của doanh nghiệp, phối hợp các bƣớc trong quy trình tuyển dụng để lựa chọn ra những ứng viên phù hợp nhất. ể sau đó, doanh nghiệp thực hiện đào tạo, phát triển nhân lực, giúp doanh nghiệp luôn duy trì đƣợc nguồn nhân lực ổn định và đạt đƣợc những mục tiêu đã đề ra. Từ đó, ta có thể hiểu rằng quản trị nhân sự chính là hoạt động thu hút, quản lý để thúc đẩy nguồn nhân lực của tổ chức bằng các hoạt động hoạch định, tuyển mộ, tuyển chọn giúp duy trì nhân lực cho tổ chức, nhằm nâng cao năng suất lao động của nhân sự, góp phần vào sự phát triển của tổ chức. Muốn thực hiện tốt quản trị nhân sự cần phải có sự phối hợp với các lĩnh vực quản trị khác nhƣ quản trị chiến lƣợc, quản trị kinh doanh… ồng thời, quản trị nhân sự cần phải đƣợc sử dụng linh hoạt, phù hợp với điều kiện và hoàn cảnh của doanh nghiệp để đem lại hiệu quả cao nhất. Tuy nhiên, tác giả thấy rằng quản trị nhân sự là việc thu hút nguồn nhân lực để thực hiện tuyển dụng nhân sự theo phƣơng pháp và quy trình giúp cho doanh nghiệp tuyển chọn đƣợc những nhân sự chất lƣợng, đáp ứng yêu cầu công việc. Qua đó, quản trị nhân sự sẽ giúp cho doanh nghiệp sử dụng, quản lí và duy trì đƣợc nguồn lực cho doanh nghiệp để hoàn thành đƣợc những mục tiêu đã đặt ra. 1.1.2. Chức năng của quản trị nhân sự Hoạt động quản trị nhân sự có liên quan đến tất cả các vấn đề thuộc về quyền lợi, nghĩa vụ và trách nhiệm của nhân viên trong doanh nghiệp. Các hoạt động liên quan đến quản trị nhân sự rất đa dạng, phong phú và có sự 10
khác biệt giữa các doanh nghiệp. Tuy nhiên, có thể phân chia các hoạt động của quản trị nguồn nhân lực theo ba nhóm chức năng chủ yếu sau: - Nhóm chức năng thu hút nguồn nhân lực: Nhóm chức năng này chủ yếu chú trọng vấn đề đảm bảo cho doanh nghiệp luôn đủ nhân viên cả về số lƣợng lẫn chất lƣợng. Muốn thu hút đƣợc nguồn nhân lực phù hợp với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp cần phải căn cứ vào kế hoạch hoạt động, thực trạng sử dụng nguồn nhân lực để xác định những công việc cần bổ sung thêm nhân sự. Các hoạt động giúp cho doanh nghiệp thu hút đƣợc nguồn nhân lực gồm có: dự báo và hoạch định nguồn nhân lực, phân tích công việc, biên chế nhân lực, tuyển mộ, tuyển chọn, bố trí nhân lực. Nhóm chức năng này sẽ giúp cho doanh nghiệp đánh giá đƣợc nhu cầu nguồn nhân lực cần bổ sung cho phù hợp với mục tiêu chiến lƣợc và kế hoạch của doanh nghiệp để từ đó đƣa ra giải pháp nhằm đáp ứng nhu cầu đã đặt ra. Sau khi xác định đƣợc nhu cầu nhân sự, doanh nghiệp cần xem xét và khảo sát vị trí công việc cần tuyển dụng về yêu cầu trình độ chuyên môn, kĩ thuật của ứng viên. - Nhóm chức năng đào tạo và phát triển nguồn nhân lực: Nhóm chức năng này chú trọng nâng cao năng lực của nhân viên, đảm bảo nhân viên trong doanh nghiệp có đầy đủ các kỹ năng, trình độ để hoàn thành tốt công việc đƣợc giao và phát huy đƣợc hết khả năng của mình. Việc đào tạo sẽ đƣợc tiến hành khi có nhân viên mới, qua đó sẽ giúp doanh nghiệp xác định năng lực của nhân viên mới và giúp nhân viên làm quen với môi trƣờng công việc mới. Ngoài ra, doanh nghiệp cần tiến hành lập kế hoạch đào tạo cho những nhân viên cũ khi có quy trình kỹ thuật, công nghệ mới hoặc thay đổi. Nhóm chức năng đào tạo, phát triển thƣờng thực hiện các hoạt động sau: Hƣớng nghiệp, đào tạo kỹ năng thực hành, bồi dƣỡng, nâng cao trình độ tay nghề của nhân viên và cập nhật kiến thức, công nghệ mới cho cán bộ chuyên môn nghiệp vụ. - Nhóm chức năng duy trì nguồn nhân lực: Nhóm chức này chú trọng đến việc duy trì, sử dụng có hiệu quả nguồn nhân lực trong doanh nghiệp. 11
Nhóm chức năng này bao gồm 02 hoạt động ch nh là k ch th ch, động viên nhân viên và duy trì các mối quan hệ lao động tốt đẹp trong doanh nghiệp. Trong đó việc k ch th ch và động viên nhân viên bao gồm những chính sách, hoạt động nhằm khuyến kh ch ngƣời lao động làm việc hăng say, có trách nhiệm với công việc. Doanh nghiệp có thể giao cho nhân viên những công việc mang tính thử thách cao để nhân viên đƣợc thể hiện hết khả năng và năng lực của bản thân. Qua đó, lãnh đạo có thể đánh giá đƣợc những đóng góp, sáng kiến của nhân viên vào việc phát triển doanh nghiệp để có cơ sở khen thƣởng kịp thời. ây ch nh là một biện pháp hữu hiệu để thu hút và duy trì đƣợc đội ngũ lao động lành nghề. Vì vậy, doanh nghiệp cần chú trọng xây dựng hệ thống bảng lƣơng, chế độ khen thƣởng và phúc lợi cho nhân viên để k ch th ch động viên nhân viên làm việc. Hoạt động duy trì các mối quan hệ lao động tốt đẹp trong doanh nghiệp đƣợc thể hiện qua việc ký kết hợp đồng lao động, hoạt động giao tiếp giữa lãnh đạo với nhân viên và giữa nhân viên với nhân viên, đảm bảo môi trƣờng làm việc thân thiện, an toàn. Môi trƣờng làm việc nếu thực hiện tốt sẽ tạo ra bầu không khí thoải mái trong doanh nghiệp giúp nhân viên có đƣợc tâm lí thỏa mãn với công việc đang làm. 1.2. hái niệm v vai trò của tuyển dụng nhân sự 1.2.1. Tuyển dụng nhân sự Tuyển dụng nhân sự có vai trò đặc biệt quan trọng trong việc quản trị nhân sự vì nếu doanh nghiệp không tuyển dụng đƣợc những lao động có đủ năng lực, phẩm chất thì sẽ làm ảnh hƣởng xấu đến chất lƣợng công việc, thậm chí có thể gây tổn thất lớn đến cho doanh nghiệp. Trong luận văn của Phạm Thị Út Hạnh, tác giả có nêu “Tuyển dụng nhân lực chính là một quá trình tìm kiếm và lựa chọn nhân lực để thỏa mãn nhu cầu sử dụng của tổ chức và bổ sung lực lượng lao động cần thiết để thực hiện các mục tiêu của tổ chức” [7,9]. Từ khái niệm trên, ta có thể hiểu một cách đơn giản về tuyển dụng, đó là việc tìm kiếm và lựa chọn ứng viên phù 12
hợp giúp cho doanh nghiệp bổ sung nhân sự kịp thời để không làm ảnh hƣởng đến mục tiêu, chiến lƣợc kinh doanh đã đặt ra. Ngoài ra, luận văn của tác giả Nguyễn ức Hồng cũng nêu ra: “Tuyển dụng nhân sự là quá trình tìm kiếm, thu hút ứng cử viên từ những nguồn khác nhau đến tham dự vào các vị trí còn trống trong tổ chức và lựa chọn trong số họ những người đáp ứng tốt yêu cầu công việc đặt ra” [9,12]. Giống nhƣ khái niệm nêu trên, tác giả có đồng quan điểm rằng việc tuyển dụng nhân sự chính là quá trình tìm kiếm, thu hút ứng viên để chọn đƣợc những ứng viên đáp ứng đƣợc mục tiêu nhân sự của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp hoàn thành kế hoạch đã đặt ra. Từ những khái niệm trên có thể hiểu, tuyển dụng nhân sự chính là hoạt động tìm kiếm, lựa chọn những lao động có khả năng đáp ứng nhu cầu công việc của tổ chức. Nếu việc tuyển dụng đƣợc tiến hành tốt thì sẽ giúp cho doanh nghiệp, tổ chức có đƣợc những lao động có trình độ chuyên môn cao phù hợp với sự phát triển của doanh nghiệp. Qua đó có thể thấy, tuyển dụng giữ một vai trò quan trọng trong việc định hƣớng phát triển của mỗi doanh nghiệp. Tuyển dụng nhân sự gồm 02 quá trình là tuyển mộ và tuyển chọn. Tuyển mộ là quá trình thu hút ứng viên có trình độ từ nguồn lao động bên ngoài doanh nghiệp và nguồn lao động bên trong doanh nghiệp. Do vậy, doanh nghiệp cần phải có khả năng thu hút đủ số lƣợng và chất lƣợng lao động nhằm đạt đƣợc các mục tiêu tuyển dụng của mình. Quá trình tuyển chọn phụ thuộc rất nhiều vào quá trình tuyển mộ do trên thực tế có nhiều ứng viên có trình độ chuyên môn cao phù hợp với yêu cầu công việc doanh nghiệp đề ra nhƣng họ lại không đƣợc tuyển chọn do họ không biết về thông tin tuyển mộ và không có cơ hội tham gia ứng tuyển. “Tuyển chọn nhân lực là quá trình đánh giá các ứng viên theo nhiều khía cạnh khác nhau dựa vào các yêu cầu của công việc, để tìm được những người phù hợp với các yêu cầu đặt ra trong số những người 13