Sáng kiến kinh nghiệm: Đổi mới việc lập hồ sơ và lưu trữ tài liệu ở Trường Cao đẳng Sư phạm Lạng Sơn

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:23

Thêm vào BST

Báo xấu

15
lượt xem 6
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài "Đổi mới việc lập hồ sơ và lưu trữ tài liệu ở Trường Cao đẳng Sư phạm Lạng Sơn" nhằm quản lý, khai thác, sử dụng tài liệu được nhanh chóng, chính xác và tiện lợi. Tổ chức sắp xếp lại hồ sơ tài liệu một cách khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu nhanh chóng, hiệu quả.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Sáng kiến kinh nghiệm: Đổi mới việc lập hồ sơ và lưu trữ tài liệu ở Trường Cao đẳng Sư phạm Lạng Sơn

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO LẠNG SƠN TRƢỜNG CAO ĐẲNG SƢ PHẠM BẢN MÔ TẢ SÁNG KIẾN TÊN SÁNG KIẾN ĐỔI MỚI VIỆC LẬP HỒ SƠ VÀ LƢU TRỮ TÀI LIỆU Ở TRƢỜNG CAO ĐẲNG SƢ PHẠM LẠNG SƠN Lĩnh vực sáng kiến: Văn thƣ lƣu trữ Tác giả: Bế Thị Thê Trình độ chuyên môn: Cao đẳng Văn thƣ lƣu trữ Chức vụ: nhân viên Nơi công tác: Trƣờng Cao đẳng Sƣ phạm Lạng Sơn Điện thoại liên hệ: 0385.600.889 Địa chỉ thƣ điện tử: bethithe696@gmail.com Lạng Sơn, tháng 4 năm 2022
2 CỘNG HÕA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ĐƠN YÊU CẦU CÔNG NHẬN SÁNG KIẾN Kính gửi: HỘI ĐỒNG SÁNG KIẾN CẤP NGÀNH Tôi ghi tên dƣới đây: Tỷ lệ (%) đóng góp vào Ngày Nơi công tác Trình độ việc tạo ra TT Họ và tên tháng (hoặc nơi Chức danh chuyên sáng kiến năm sinh thƣờng trú) môn (ghi rõ đối với từng đồng tác giả, nếu có) Trƣờng CĐSP 1 Bế Thị Thê 13/8/1989 Nhân viên Cao đẳng 100% Lạng Sơn Là tác giả đề nghị xét công nhận sáng kiến: “Đổi mới việc lập hồ sơ và lƣu trữ tài liệu ở Trƣờng Cao đẳng Sƣ phạm Lạng Sơn”. - Lĩnh vực áp dụng sáng kiến: Văn thƣ lƣu trữ - Ngày sáng kiến đƣợc áp dụng lần đầu hoặc áp dụng thử: năm học: 2021-2022 - Mô tả bản chất của sáng kiến: Công tác văn thƣ lƣu trữ giữ một vị trí quan trọng trong các cơ quan, tổ chức trong đó có Trƣờng CĐSP Lạng Sơn. Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học, công nghệ đặc biệt là chuyển đổi số trong các hoạt động của đời sống xã hội nói chung, thực hiện các nhiệm vụ của cơ quan tổ chức nói riêng, trong đó có công tác văn thƣ lƣu trữ. Vì vậy, bên cạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thƣ đối với các văn bản mới phát hành thì việc xử lý, lƣu trữ đối với các văn bản giấy trƣớc đó là nhiệm vụ đặt ra đối với Trƣờng CĐSP Lạng Sơn. Vì vậy, dƣới sự chỉ đạo của lãnh đạo trƣờng và lãnh đạo đơn vị, bản thân tôi đã lựa chọn sáng kiến “Đổi mới việc lập hồ sơ và lƣu trữ tài liệu ở Trƣờng CĐSP Lạng Sơn”. Sáng kiến đã đề xuất và thử nghiệm một số biện pháp để lập hồ sơ và lƣu trữ các văn bản giấy ở Trƣờng CĐSP Lạng Sơn giai đoạn 2014-2020 trƣớc khi nhà trƣờng sử dụng hệ thống Eoffcice trong quản lý văn bản. Các giải pháp mà sáng kiến đề xuất gồm: (1) Chỉnh lý và lập hồ sơ tài liệu lƣu trữ của nhà trƣờng; (2) Nâng cao năng lực ứng dụng công nghệ thông tin và nghiệp vụ công tác văn thƣ lƣu trữ; (3) Tổ chức số hóa hệ thống tài liệu và đƣa vào sử dụng. Các biện pháp đã đƣợc triển khai thực hiện và áp dụng tại nhà trƣờng từ năm học 2021-2022, góp phần đổi mới, sáng tạo trong công tác văn thƣ lƣu trữ cũng nhƣ thuận lợi trong việc sử dụng trong các hoạt động tại nhà
3 trƣờng. Đồng thời góp phần thích ứng và đáp ứng với công tác chuyển đổi số trong quản lý hành chính. - Khả năng áp dụng: Sáng kiến tiếp tục đƣợc triển khai áp dụng đối với các đơn vị trong nhà trƣờng để lập hồ sơ và lƣu trữ tài liệu, để đảm bảo việc thực hiện các nhiệm vụ xây dựng cơ sở dữ liệu trong quản lý chuyên môn tại các đơn vị và tổ chức đánh giá ngoài các chƣơng trình đào tạo cũng nhƣ cơ sở đào tạo. - Các điều kiện cần thiết để áp dụng sáng kiến: - Đánh giá lợi ích thu đƣợc hoặc dự kiến có thể thu đƣợc do áp dụng sáng kiến theo ý kiến của tác giả: * Hiệu quả về mặt kinh tế - Linh hoạt trong việc chuyển đổi sang các loại dữ liệu số khác nhau. Sự chuyển đổi phổ biến nhất là chuyển đổi định dạng các file tài liệu. Ví dụ, ta đang có một file word, có thể chuyển sang định dạng PDF nhờ một chƣơng trình ứng dụng để chuyển đổi nó. Ứng dụng đó có thể là một chƣơng trình độc lập, hoặc là một kỹ thuật nhúng tích hợp vào chƣơng trình word, hoặc là một ứng dụng online... Dữ liệu sau khi chuyển đổi sẽ đƣợc sử dụng linh hoạt hơn. - Có khả năng chỉnh sửa và tái sử dụng dữ liệu. Ở thuận lợi này ta cần hiểu khả năng chỉnh sửa theo đúng nguyên tắc quản lý tài liệu lƣu trữ là không đƣợc chỉnh sửa nội dung tài liệu, mà chỉ chỉnh sửa chất lƣợng mang tin, nhƣ tài liệu bị mờ, bị hƣ hỏng nặng cần chỉnh sửa.. - Chỉnh lý tài liệu lƣu trữ có vai trò to lớn đối với công tác văn thƣ lƣu trữ của nhà trƣờng bởi khi đƣợc tiến hành chỉnh lý tài liệu lƣu trữ trong nhiều năm mới đƣợc phân loại sắp xếp một cách khoa học và tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ phục vụ cho nhà trƣờng một cách hiệu quả nhất. - Giảm chi phí tối đa lƣu trữ tránh việc mất mát, nhàu nát tài liệu trong quá trình lƣu trữ. - Giúp việc lƣu trữ, truy xuất, chia sẻ, tìm kiếm thông tin một cách dễ dàng. Ƣu điểm này bao gồm tổng hoà các thuận tiện trong công tác quản lý, bảo quản, bảo vệ, khai thác và sử dụng tài liệu lƣu trữ với một ngân hàng dữ liệu số. Giảm thời gian tìm kiếm tài liệu. Chia sẻ thông tin nhanh chóng. Nâng cao hiệu quả công việc do tập hợp các thông tin đƣa đến một cách nhanh chóng và kịp thời. - Qua thời gian thực hiện công tác văn thƣ lƣu trữ, tôi thấy việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công việc văn thƣ lƣu trữ nhằm đảm bảo mang tính khoa học, dễ tra tìm, dễ phục hồi dữ liệu, hồ sơ lƣu trữ qua nhiều năm đảm bảo tính lâu dài. biện pháp trên của đề tài đã góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của nhà trƣờng. - Chi phí vận hành và quản lý thấp và hiệu quả cho việc quản lý tài liệu lƣu trữ. Chúng ta hiểu tiết kiệm không gian bảo quản tài liệu lƣu trữ một cách tƣơng đối.
4 * Hiệu quả về mặt xã hội - Thực hiện tốt các biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thƣ lƣu trữ sẽ góp quan trọng đảm bảo thông tin thông suốt cho mọi hoạt động quản lý; sự điều hành, chỉ đạo của Ban giám hiệu đạt kết quả cao. Giúp cho cán bộ, giáo viên giảng viên nâng cao hiệu suất công việc, giải quyết công việc nhanh chóng, đầy đủ cơ sở pháp lý, đáp ứng đƣợc nhu cầu đổi mới giáo dục hiện nay. - Tạo công cụ kiểm soát việc thực thi quyền lực của các bộ phận, tổ chức, đoàn thể cá nhân trong nhà trƣờng. Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan, phục vụ kiểm tra, thanh tra, giám sát. - Tăng cƣờng khả năng bảo mật thông tin. Rèn luyện tính cẩn thận, ngăn nắp khoa học; nâng cao tinh thần trách nhiệm cho nhân viên văn thƣ, góp phần bảo vệ bí mật những thông tin của nhà trƣờng. - Kết quả là mọi hoạt động của trƣờng đều thông suốt, đảm bảo thông tin tốt các chủ trƣờng đƣờng lối của Đảng; chính sách pháp luật của Nhà nƣớc, sự quản lý, điều hành, chỉ đạo của cấp trên, tạo điều kiện thuận lợi cho các tổ chức cá nhân hoàn thành tốt nhiệm vụ, công tác báo cáo, thống kê của nhà trƣờng đƣợc thực hiện đầy đủ, kịp thời, chính xác đáp ứng tốt theo yêu cầu của cấp trên. Tôi xin cam đoan mọi thông tin nêu trong đơn và Bản mô tả sáng kiến (kèm theo đơn) là trung thực, đúng sự thật và hoàn toàn chịu trách nhiệm trƣớc pháp luật./. Lạng Sơn, ngày tháng 4 năm 2022 Ngƣời nộp đơn Bế Thị Thê
5 MỤC LỤC Trang ĐƠN YÊU CẦU CÔNG NHẬN SÁNG KIẾN 2 MỤC LỤC 5 TÓM TẮT SÁNG KIẾN 6 I - MỞ ĐẦU 7 1. Lí do chọn đề tài 1 2. Mục tiêu của sáng kiến 8 3. Phạm vi của sáng kiến 8 II – CƠ SỞ LÝ LUẬN, CƠ SỞ THỰC TIỄN 8 1.Cơ sở lý luận 8 2. Cơ sở thực tiễn 11 III – NỘI DUNG SÁNG KIẾN 12 1. Nội dung và những kết quả nghiên cứu của sáng kiến 12 1.1. Chỉnh lý và lập hồ sơ tài liệu lƣu trữ của nhà trƣờng 12 1.2. Nâng cao năng lực ứng dụng công nghệ thông tin và nghiệp vụ công tác văn thƣ lƣu trữ 14 1.3. Tổ chức số hóa hệ thống tài liệu và đƣa vào sử dụng 15 2. Đánh giá kết quả thu đƣợc 19 2.1. Tính mới, tính sáng tạo 19 2.2. Khả năng áp dụng và mang lại lợi ích thiết thực của sáng kiến 19 IV – KẾT LUẬN 21 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 23 PHỤ LỤC
6 TÓM TẮT SÁNG KIẾN Công tác văn thƣ lƣu trữ giữ một vị trí quan trọng trong các cơ quan, tổ chức trong đó có Trƣờng CĐSP Lạng Sơn. Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học, công nghệ đặc biệt là chuyển đổi số trong các hoạt động của đời sống xã hội nói chung, thực hiện các nhiệm vụ của cơ quan tổ chức nói riêng, trong đó có công tác văn thƣ lƣu trữ. Vì vậy, bên cạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thƣ đối với các văn bản mới phát hành thì việc xử lý, lƣu trữ đối với các văn bản giấy trƣớc đó là nhiệm vụ đặt ra đối với Trƣờng CĐSP Lạng Sơn. Vì vậy, dƣới sự chỉ đạo của lãnh đạo trƣờng và lãnh đạo đơn vị, bản thân tôi đã lựa chọn sáng kiến “Đổi mới việc lập hồ sơ và lƣu trữ tài liệu ở Trƣờng CĐSP Lạng Sơn”. Sáng kiến đã đề xuất và thử nghiệm một số biện pháp để lập hồ sơ và lƣu trữ các văn bản giấy ở Trƣờng CĐSP Lạng Sơn giai đoạn 2014-2020 trƣớc khi nhà trƣờng sử dụng hệ thống Eoffcice trong quản lý văn bản. Các giải pháp mà sáng kiến đề xuất gồm: (1) Chỉnh lý và lập hồ sơ tài liệu lƣu trữ của nhà trƣờng; (2) Nâng cao năng lực ứng dụng công nghệ thông tin và nghiệp vụ công tác văn thƣ lƣu trữ; (3) Tổ chức số hóa hệ thống tài liệu và đƣa vào sử dụng. Các biện pháp đã đƣợc triển khai thực hiện và áp dụng tại Nhà trƣờng từ năm học 2021-2022, góp phần đổi mới, sáng tạo trong công tác văn thƣ lƣu trữ cũng nhƣ thuận lợi trong việc sử dụng trong các hoạt động tại Nhà trƣờng. Đồng thời góp phần thích ứng và đáp ứng với công tác chuyển đổi số trong quản lý hành chính.
7 I. MỞ ĐẦU 1. Lí do chọn sáng kiến Những năm gần đây, sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, truyền thông cùng với nhiều ngành công nghệ cao khác đã và đang thay đổi đời sống, kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội. Công nghệ thông tin đã đƣợc ứng dụng trong tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội, cũng nhƣ trong các cơ quan, tổ chức doanh nghiệp, góp phần mang lại hiệu quả cao. Mặc dù công tác văn thƣ lƣu trữ đã có từ rất lâu, tồn tại song song với chiều dài lịch sử của dân tộc, chiều dài lịch sử của cơ quan, tổ chức và trách nhiệm thực hiện thuộc về tất cả các cá nhân trong cơ quan tổ chức đó. Công tác văn thƣ lƣu trữ chiếm một vị trí và vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý hành chính nhà nƣớc, là công việc để lƣu trữ các công cụ quản lý, chỉ đạo, điều hành và thực thi các nhiệm vụ theo quy định của nhà nƣớc và các cấp có thẩm quyền cũng nhƣ cơ quan, đơn vị. Đây là công việc tuy có vẻ đơn giản nhƣng đòi hỏi tính khoa học, tính bí mật rất lớn. Vì vậy, việc lƣu trữ, bảo quản và sử dụng đúng quy định là những nhiệm vụ rất quan trọng. Tuy nhiên, hiện nay công tác văn thƣ lƣu trữ vẫn chƣa phát huy đƣợc hết những vai trò và ý nghĩa vốn có của nó. Trong suy nghĩ của không ít ngƣời công tác này mới có từ một vài năm trở lại đây và đó chỉ là công việc sự vụ, giấy tờ đơn thuần của những ngƣời làm công tác văn thƣ lƣu trữ nên chƣa có những quan tâm, chú trọng đầu tƣ xứng đáng. Đây là suy nghĩ là quan niệm chƣa đúng khi đánh giá về công tác văn thƣ lƣu trữ cần thiết phải đƣợc nhìn nhận lại. Hiện nay không ít tài liệu đƣợc hình thành trong các cơ quan tổ chức đƣợc chất đống bỏ bao tải. Bởi lẽ, ở Việt Nam với khí hậu nóng ẩm, văn bản dù đƣợc làm từ bất kỳ chất liệu gì, đặc biệt là từ giấy nhƣng dƣới sự tác động của các yếu tố khách quan của ánh sáng, tia cực tím, nhiệt độ và độ ẩm, sự xâm nhập của côn trùng, nấm mốc, thảm họa tự nhiên, các tác nhân hóa học đều có thể gây ra hƣ hại đến tài liệu lƣu trữ. Bên cạnh đó các yếu tố chủ quan nhƣ việc sử dụng tài liệu chƣa đúng cách, di chuyển kho tàng, bảo quản tài liệu không hợp lý thì cũng làm ảnh hƣởng và làm hƣ hại tài liệu. Nếu không có sự cần cù, đóng góp của những ngƣời làm công tác lƣu trữ thì chúng ta sẽ không tìm kiếm đƣợc thông tin gì từ những tài liệu này và tài liệu này sẽ trở nên vô nghĩa. Vì vậy, công tác lƣu trữ hiện nay vẫn chƣa phát huy đƣợc hết những vai trò và ý nghĩa vốn có của nó. Tài liệu lƣu trữ vẫn chƣa đƣợc sắp xếp bảo quản. Hiện nay tại Kho Lƣu trữ của Trƣờng Cao đẳng Sƣ phạm Lạng Sơn đang bảo quản một số tài liệu lƣu trữ đa dạng và phong phú đƣợc hình thành trong quá trình hoạt động của nhà trƣờng bằng phƣơng pháp bảo quản truyền thống. Chỉnh lý tài liệu lƣu trữ của nhà trƣờng là một yêu cầu hết sức cấp bách hiện nay vì tài liệu lƣu trữ còn tồn đọng tích đống nhiều năm trong tình trạng bó gói không đƣợc chỉnh lý sắp xếp, phân loại khoa học không đƣợc lập thành hồ sơ nên không thể đƣa vào nghiên cứu, sử dụng tài liệu có hiệu quả gây lãng phí.
8 Hiện nay, ứng dụng công nghệ thông tin và chuyển đổi số trong các lĩnh vực của đời sống xã hội, trong thực hiện các nhiệm vụ nói chung và công tác văn thƣ lƣu trữ nói riêng. Bên cạnh việc ban hành các văn bản mới, đƣợc lƣu trữ dƣới dạng tài liệu điện tử thì những văn bản cũ cần đƣợc số hóa, lập hồ sơ và lƣu trữ dƣới dạng văn bản điện tử để thuận lợi cho việc lƣu trữ, tra cứu và sử dụng là việc làm cần thiết để thực hiện Thông tƣ số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ Quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lƣu trữ điện tử. Với tƣ cách là cán bộ văn thƣ lƣu trữ của Trƣờng CĐSP Lạng Sơn, bản thân tôi đã lựa chọn sáng kiến “Đổi mới việc lập hồ sơ và lưu trữ tài liệu ở Trường CĐSP Lạng Sơn”. 2. Mục tiêu của sáng kiến Đổi mới việc lập hồ sơ và lƣu trữ tài liệu trong công tác lƣu trữ Trƣờng Cao đẳng Sƣ phạm Lạng Sơn nhằm: - Thu thập, phân loại, lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu để loại bỏ, tổ chức tài liệu lƣu trữ có hệ thống, khoa học. - Số hóa hệ thống tài liệu giấy đã có trong công tác lƣu trữ, đồng nhất các loại tài liệu, kéo dài tuổi thọ của tài liệu lƣu trữ bản gốc. - Quản lý, khai thác, sử dụng tài liệu đƣợc nhanh chóng, chính xác và tiện lợi. Tổ chức sắp xếp lại hồ sơ tài liệu một cách khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu nhanh chóng, hiệu quả. 3. Phạm vi của sáng kiến - Đối tƣợng nghiên cứu: Đổi mới việc lập hồ sơ và lƣu trữ tài liệu giấy đƣợc ban hành giai đoạn 2014 -2020 ở Trƣờng CĐSP Lạng Sơn. Trong đó chủ yếu là các loại văn bản hành chính bao gồm: Quyết định, báo cáo, kế hoạch, công văn, Tờ trình… - Không gian: Công tác lƣu trữ tại Trƣờng CĐSP Lạng Sơn. - Thời gian: Sáng kiến đƣợc áp dụng từ năm học 2021-2022 tại Trƣờng CĐSP Lạng Sơn. II. CƠ SỞ LÝ LUẬN, CƠ SỞ THỰC TIỄN 1. Cơ sở lý luận 1.1. Cơ sở khoa học 1.1.1. Khái niệm về công tác lưu trữ Công tác Lƣu trữ là tổ chức lựa chọn, lƣu giữ các hồ sơ tài liệu có giá trị để phụ vụ yêu cầu khai thác, sử dụng của cơ quan và xã hội, đặc biết góp phần tích cực vào nhiệm vụ cải cách hành chính Nhà nƣớc. Giữa công tác văn thƣ và lƣu trữ có mối quan hệ chặt chẽ, thúc đẩy với nhau.
9 Tài liệu lƣu trữ là những vật mang tin dƣới dạng giấy, vải, vỏ cây da thú hoặc dƣới dạng hình ảnh, âm thanh… đƣợc hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, cá nhân tiêu biểu, có ý nghĩa chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử và các nghĩa khác đƣợc bảo quản trong kho lƣu trữ nhằm phục vụ những mục đích nhất định. Tài liệu lƣu trữ là bản gốc, bản chính của những tài liệu có giá trị đƣợc lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức và cá nhân, đƣợc bảo quản trong các kho lƣu trữ để khai thác phục vụ cho các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử của toàn xã hội. 1.1.2. Vai trò của công tác lưu trữ tài liệu trong cơ quan, tổ chức quản lý hành chính nhà nước Công tác văn thƣ lƣu trữ là hoạt động hành chính của cơ quan thực thi quyền lực Nhà nƣớc để quản lý điều hành các lĩnh vực của đời sống xã hội theo quy định của pháp luật. Đây là hoạt động thƣờng xuyên tạo ra các tài liệu, văn bản có pháp lý quan trọng. Bên cạnh đó để đảm bảo hoạt động quản lý hành chính diễn ra thuận lợi và có hiệu quả, nó luôn cần những tài liệu mang thông tin chính xác làm cơ sở để sử dụng quyền lực và nhiệm vụ của mình một cách hợp pháp, hợp lý trong khi đó tài liệu lƣu trữ chỉ thực sự có ý nghĩa khi đƣợc đƣa ra phục vụ, sử dụng rộng rãi vì nó chứa đựng những tiềm năng về thông tin quá khứ và thông tin dự báo có độ chính xác cao và có giá trị đặc biệt. Bởi vậy có thể nói tài liệu lƣu trữ có vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động quản lý hành chính nhà nƣớc cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác và kịp thời. - Vai trò của công tác văn thƣ, lƣu trữ tại các cơ quan, đơn vị, cụ thể: + Đảm bảo thông tin phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan nội dung bao gồm soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản các tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan. + Công tác lƣu trữ đối với hoạt động quản lý Nhà nƣớc hiện nay hầu hết công việc chỉ đạo điều hành, quyết định thi hành đối với các lĩnh vực đều gắn liền với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền với soạn thảo ban hành và tổ chức sử dụng văn bản nói riêng, với công tác nói chung. Do đó vai trò của công tác văn thƣ lƣu trữ đối với hoạt động quản lý hành chính nhà nƣớc rất quan trọng thể hiện ở 4 điểm sau: Thứ nhất, góp phần quan trọng đảm bảo thông tin hoạt động quản lý, cung cấp những tài liệu, tƣ liệu, số liệu đáng tin cậy để phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội. Đồng thời cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ, những bằng chứng xác thực phục vụ cho hoạt động quản lý của cơ quan. Thứ hai, giúp cho cán bộ, viên chức nâng cao hiệu suất công việc và giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng đƣợc các yêu cầu của tổ chức, cá nhân. Hồ sơ tài liệu lƣu trữ trở thành phƣơng tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó cán bộ công chức, viên chức có thể kiểm tra đúc kết kinh
10 nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý, năng suất, chất lƣợng, hiệu quả và đây cũng chính là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách hành chính ở nƣớc ta hiện nay. Thứ ba, tạo công cụ kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan. Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra, giám sát. Thứ tƣ, góp phần bảo vệ bí mật những thông tin liên quan đến cơ quan tổ chức và các bí mật quốc gia. 1.1.3. Yêu cầu của công tác lưu trữ tài liệu Tính cơ mật: Tài liệu chứa đựng nhiều bí mật của Đảng và Nhà nƣớc của cơ quan, đòi hỏi ngƣời làm công tác văn thƣ lƣu trữ phải tuân thủ những nguyên tắc, chế độ, thủ tục chặt chẽ nâng cao tinh thần trách nhiệm, ý thức tổ chức kỷ luật, chấp hành nghiêm các quy chế về bảo vệ tài liệu. Tính khoa học: Tài liệu chứa đựng một khối lƣợng thông tin rất lớn để tổ chức sử dụng có hiệu quả đòi hỏi các khâu nghiệp vụ văn thƣ và lƣu trữ phải đƣợc tiến hành theo phƣơng pháp khoa học có hệ thống và những biện pháp vô cùng tỉ mỉ. Tính chất nghiệp vụ: Đây là nững hồ sơ tài liệu đƣợc lƣu giữ gắn liền với từng ngành, từng lĩnh vực khác nhau trong mọi hoạt động nhƣ kinh tế, xã hội.. Hiện nay, phƣơng thức lƣu giữ văn bản cũng là một yêu cầu trong công tác lƣu trữ. Vì vậy, bên cạnh việc lƣu trữ tài liệu dƣới dạng sản phẩm vật chất còn đƣợc lƣu trữ ở dạng số hóa. Hay nói cách khác, công tác văn thƣ lƣu trữ cũng đƣợc ứng dụng công nghệ thông tin và chuyển đổi số trong thực thi nhiệm vụ. 1.1.4. Các loại tài liệu lưu trữ - Tài liệu lƣu trữ hành chính là những văn bản có nội dung phản ánh những hoạt động về quản lý nhà nƣớc trên các mặt chính trị, kinh tế, văn hóa xã hội. - Tài liệu lƣu trữ khoa học kỹ thuật là loại tài liệu có nội dung phản ánh các hoạt động về nghiên cứu khoa học, phát minh, sáng chế, xây dựng các công trình, các bản vẽ, thiết kế, thi công… - Tài liệu lƣu trữ nghe nhìn là tài liệu phản ánh các hoạt động chính trị, kinh tế văn hóa xã hội và các hoạt động phong phú khác bằng cách ghi hình ghi âm. - Tài liệu lƣu trữ văn học nghệ thuật là tài liệu phản ánh các hoạt động sáng tác văn học nghệ thuật của các nhà văn , nhà thơ, nghệ sĩ, họa sĩ… - Tài liệu lƣu trữ điện tử là loại hình tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức bao gồm các file dữ liệu và các cơ sở dữ liệu, thƣ điện tử, điện tín dƣới dạng văn bản hoạc mã hóa bằng số thông tin.
11 1.1.5. Quy trình thực hiện lưu trữ tài liệu trong cơ quan, tổ chức Công tác lƣu trữ là quá trình hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lƣu trữ. Công tác lƣu trữ bao gồm những nội dung: Phân loại tài liệu lƣu trữ, đánh giá tài liệu lƣu trữ, chỉnh lý tài liệu lƣu trữ, thu thập, thu tập bổ sung tài liệu lƣu trữ, bảo quản bảo vệ tài liệu lƣu trữ, tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ. Trong quá trình thực hiện các nội dung công việc công tác lƣu trữ ở các cơ quan phải đảm bảo: Tính khoa học, tính cơ mật. 1.2 . Cơ sở pháp lý - Luật Lƣu trữ năm 2011. - Thông tƣ 09/2011/TTBNV của Bộ trƣởng Bộ Nội vụ về quy định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành phổ biến trong cơ quan tổ chức nhà nƣớc. - Thông tƣ số 07/2012/TT-BNV của Bộ trƣởng Bộ Nội vụ hƣớng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào lƣ trữ cơ quan. - Thông tƣ số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ Quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lƣu trữ điện tử. - Quyết định 128/QĐ-VTLTNN ngày 01 tháng 6 năm 2009 của Cục Văn thƣ lƣu trữ nhà nƣớc ban hành Quy trình chỉnh lý tài liệu giấy và theo Tiêu chuẩn ISO 9001: 2000. - Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 của Thủ tƣớng Chính phủ về việc gửi và nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nƣớc. - Công văn số 238/VTLTNN ngày 19 tháng 5 năm 2004 của Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc về hƣớng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính. 2. Cơ sở thực tiễn Trong những năm gần đây do cải cách thủ tục hành chính Nhà nƣớc, công tác văn thƣ trong trƣờng học đã đƣợc Sở Giáo dục và Đào tạo, Ban Giám hiệu Trƣờng Cao đẳng Sƣ phạm Lạng Sơn quan tâm chỉ đạo sâu sát và triển khai thực hiệu theo đúng các văn bản hƣớng dẫn. Việc thực hiện công tác văn thƣ lƣu trữ đảm bảo đúng những quy định của nhà nƣớc, của ngành và của Nhà trƣờng. Những năm gần đây, công tác văn thƣ ở nhà trƣờng có đầy đủ hệ thống văn bản mang tính pháp lý. Đƣợc sự quan tâm chỉ đạo trực tiếp của Sở Giáo dục và Đào tạo Lạng Sơn và Ban Giám hiệu, hầu hết các văn bản đến của Sở Giáo dục và Đào tạo cũng nhƣ của các cơ quan, ban, ngành đều đƣợc chuyển trực tiếp vào hộp thƣ điện tử, và hệ thống quản lý văn bản và điều hành tỉnh Lạng Sơn (nhà trƣờng đã sử dụng hệ thống Eoffice từ năm 2020). Đội ngũ cán bộ giảng viên năng động nhiệt tình, có năng lực chuyên môn tốt, có ý thức vƣơn lên hoàn
12 thành nhiệm vụ của mình. Cơ sở vật chất đáp ứng khá đầy đủ và kịp thời cho công tác quản lý, dạy học và các hoạt động khác. Bên cạnh những thuận lợi còn phải kể đến những khó khăn mà ngƣời làm công tác văn thƣ, lƣu trữ đã gặp phải trong thời gian công tác tại Trƣờng. Thời gian làm việc ngắn, kiêm nhiệm nhiều việc, kinh nghiệm chƣa cao, thời gian đầu còn phải tiếp cận làm quen với công việc nên cũng gặp khó khăn trong công tác và trong xử lý vấn đề. Mặc dù vậy tôi đã cố gắng khắc phục, học hỏi, rút kinh nghiệm để vƣợt qua hoàn thành nhiệm vụ đƣợc giao. Số lƣợng văn bản đến rất nhiều, để tìm một văn bản đã lƣu một cách nhanh chóng nhất là một vấn đề không dễ dàng. Chính những vấn đề nan giải trên thúc đẩy tôi tìm giải pháp thực hiện một cách nhanh chóng, hiệu quả để hoàn thành tốt nhiệm vụ đƣợc giao. Bên cạnh đó, còn một số lƣợng các văn bản giấy từ năm 2014-2020 cần đƣợc số hóa để đƣợc lƣu trữ và sử dụng hiệu quả, đáp ứng yêu cầu về công tác chuyển đổi số trong nhà trƣờng. III. NỘI DUNG SÁNG KIẾN 1. Nội dung và những kết quả nghiên cứu của sáng kiến Để thực hiện đổi mới việc lập hồ sơ và lƣu trữ tài liệu trong công tác lƣu trữ tại Trƣờng CĐSP Lạng Sơn, sáng kiến đƣợc đề xuất một số giải pháp sau: 1.1. Chỉnh lý và lập hồ sơ tài liệu lưu trữ của nhà trường * Mục tiêu Thực hiện chỉnh lý hoàn chỉnh tài liệu lƣu trữ trƣớc khi số hóa nhằm đáp ứng nhu cầu về dữ liệu trong việc tạo lập cơ sở tài liệu lƣu trữ hoàn chỉnh theo Thông tƣ 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ Quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lƣu trữ điện tử. Đồng thời lập hồ sơ tài liệu để thuận lợi cho việc quản lý và sử dụng. * Nội dung và cách thức thực hiện Chỉnh lý tài liệu lƣu trữ có tác dụng rất lớn đối với toàn bộ công tác lƣu trữ nói chung và một phông lƣu trữ nói riêng. Bởi vì chỉ có tiến hành chỉnh lý tài liệu của cơ quan tổ chức mới đƣợc phân loại, sắp xếp khoa học và tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ phục vụ cho công tác nghiên cứu của cơ quan đạt hiệu quả cao nhất. Bao gồm các bƣớc sau: - Tìm hiểu sơ bộ về số lƣợng văn bản, tài liệu cần đƣợc chỉnh lý và số hóa; phân loại ban đầu về tài liệu. - Xây dựng kế hoạch chỉnh lý tài liệu: Số lƣợng tài liệu lớn, cần xác định đƣợc số lƣợng tài liệu của mỗi loại. Phân loại theo tầm quan trọng để có thể xác định đƣợc mốc thời gian thực hiện và thời lƣợng thực hiện. Đồng thời định hƣớng cách chỉnh lý khoa học, hiệu quả.
13 - Vận chuyển tài liệu từ phòng về kho lƣu trữ để bắt đầu cho việc chỉnh lý. Đồng thời vệ sinh sơ bộ tài liệu, đảm bảo nguyên tắc an toàn, bí mật. - Khảo sát và biên soạn các văn bản hƣớng dẫn chỉnh lý: + Lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông. + Hƣớng dẫn phân loại, lập hồ sơ. + Hƣớng dẫn xác định giá trị tài liệu. - Tổ chức phân loại tài liệu theo hƣớng dẫn phân loại. - Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ, kết hợp với xác định giá trị tài liệu theo hƣớng dẫn lập hồ sơ. + Lập hồ sơ đối với tài liệu chƣa đƣợc lập hồ sơ thực hiện các nhiệm vụ sau: Tập hợp tài liệu theo đặc trƣng chủ yếu thành hồ sơ. Biên soạn tiêu đề hồ sơ. Sắp xếp tài liệu trong hồ sơ, loại bỏ tài liệu trùng thừa. Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ. Xác định tiêu đề, lý do loại đối với tài liệu hết giá trị. + Chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ đối với tài liệu đã đƣợc lập hồ sơ nhƣng chƣa đạt yêu cầu, bao gồm các công việc sau: Kiểm tra việc lập hồ sơ theo những nội dung công việc và tiến hành chỉnh sửa, hoàn thiện đối với những hồ sơ chƣa đạt yêu cầu. Biên mục phiếu tin. Kiểm tra, chỉnh sửa việc lập hồ sơ và việc biên mục phiếu tin. Hệ thống hóa phiếu tin theo phƣơng án phân loại Hệ thống hóa hồ sơ theo phiếu tin Biên mục hồ sơ gồm: Đánh số tờ cho tài liệu bảo quản từ 20 năm trở lên; Viết mục lục văn bản đối với tài liệu bảo quản vĩnh viễn; Viết bìa hồ sơ và chứng từ kết thúc. Kiểm tra và chỉnh sửa việc biên mục hồ sơ. Đánh số chính thức cho hồ sơ vào phiếu tin và lên bìa hồ sơ. Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim kẹp, làm phẳng và đƣa tài liệu vào bìa hồ sơ Đƣa hồ sơ vào hộp. Viết và dán nhãn hộp. - Vận chuyển tài liệu vào kho và xếp lên giá. - Nhập phiếu tin vào cơ sở dữ liệu. - Kiểm tra, chỉnh sửa việc nhập phiếu tin.
14 - Lập mục lục hồ sơ. - Lập các bản tra cứu bổ trợ. - Tập hợp dữ liệu và in mục lục hồ sơ từ cơ sở dữ liệu - Đóng quyển mục lục (03 bộ) - Xử lý tài liệu loại, gồm: + Sắp xếp, bó gói, thống kê danh mục tài liệu loại. + Viết thuyết minh tài liệu loại. + Tổ chức tiêu hủy tài liệu loại (thực hiện theo quy trình xử lý tài liệu loại). + Bổ sung tài liệu giữ lại theo kết quả thực hiện quy trình xử lý tài liệu loại (nếu có). - Kết thúc chỉnh lý: + Kiểm tra kết quả chỉnh lý (các văn bản hƣớng dẫn chỉnh lý; mục lục hồ sơ; cơ sở dữ liệu và công cụ thống kê, tra cứu khác (nếu có); danh mục tài liệu loại của phông); kiểm tra thực tế tài liệu sau khi chỉnh lý và tổ chức nghiệm thu; + Viết báo cáo tổng kết chỉnh lý; + Hoàn chỉnh hồ sơ chỉnh lý. 1.2. Nâng cao năng lực ứng dụng công nghệ thông tin và nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ * Mục tiêu Nâng cao năng lực ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thƣ để góp phần đổi mới quản lý tài liệu theo hƣớng lƣu trữ và sử dụng hiệu quả. Đồng thời nâng cao nghiệp vụ văn thƣ để đảm bảo quản lý khoa học và tính bảo mật theo quy định. * Nội dung và cách thức thực hiện - Tham mƣu cho lãnh đạo đơn vị đề xuất với nhà trƣờng đầu tƣ cơ sở vật chất phục vụ cho công tác lƣu trữ nhƣ máy scan, máy vi tính, máy phô tô có nối mạng, hạ tầng mạng. Đây là những cơ sở vật chất quan trọng để số hóa và lƣu giữ tài liệu, văn bản. - Trau dồi năng lực ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý hồ sơ, văn bản, tài liệu; năng lực số hóa các tài liệu, lƣu trữ tài liệu. Đồng thời biết sử dụng các phƣơng thức lƣu trữ hồ sơ để đáp ứng đƣợc yêu cầu. - Việc trau dồi năng lực công nghệ thông tin trong công tác lƣu trữ thông qua việc tự học, tự nghiên cứu các tài liệu, trao đổi và học hỏi từ đồng nghiệp cũng nhƣ học tập qua việc trải nghiệm của cá nhân. - Tìm hiểu các cách quản lý tài liệu văn thƣ của các trƣờng cao đẳng, đại học để vận dụng vào thực tiễn tại nhà trƣờng.
15 1.3. Tổ chức số hóa hệ thống tài liệu và đưa vào sử dụng * Mục tiêu Chuyển hệ thống tài liệu từ dạng giấy sang dạng điện tử, đồng thời sắp xếp, phân loại, lập hồ sơ theo hệ thống tiện tử để thuận lợi cho việc lƣu trữ, quản lý và sử dụng trong quá trình tác nghiệp tại nhà trƣờng. * Nội dung và cách thức thực hiện - Trên cơ sở những hồ sơ đã đƣợc hoàn thiện, tổ chức scan toàn bộ hồ sơ và tạo thành thƣ mục tên hồ sơ. Thực hiện lựa chọn ƣu tiên số hóa trƣớc các nhóm tài liệu theo các tiêu chí: nội dung tài liệu có giá trị cao, tần suất khai thác sử dụng nhiều, tình trạng vật lý của tài liệu xuống cấp. Bởi vì theo quy định của pháp luật hiện hành lƣu trữ, tài liệu số hóa từ tài liệu lƣu trữ trên các vật mang tin khác không có giá trị thay thế bằng tài liệu đã đƣợc số hóa mà vẫn thực hiện bảo quản theo thời hạn đã đƣợc xác định. Việc tổ chức số hóa hệ thống tài liệu đƣợc triển khai theo các bƣớc sau: Bước 1: Nhận tài liệu lƣu trữ đã đƣợc lựa chọn để thực hiện Việc lựa chọn này là cần thiết, vì không có một cơ quan, tổ chức nào lại có thể số hóa một lần cả kho lƣu trữ của mình. Tiêu chuẩn để số hóa tùy thuộc vào mục tiêu của chủ sở hữu tài liệu lƣu vì tài liệu lƣu trữ từ năm 2013 trở về trƣớc đã đƣợc chỉnh lý tài liệu và đƣa vào kho lƣu trữ của nhà trƣờng. Vì vậy, tôi lựa chọn số tài liệu từ năm 2014 đến năm 2020 chƣa đƣợc chỉnh lý và vẫn là tài liệu bó gói lộn xộn để thực hiện chỉnh lý và số hóa tài liệu. Bước 2: Chuẩn bị tài liệu lƣu trữ Công việc bao gồm: - Lấy ra các bìa cứng, ghim kẹp; làm phẳng các trang tài liệu; - Phân loại tài liệu, tách riêng những tài liệu rách, hƣ hỏng, nếu việc số hóa áp dụng cho các hồ sơ lƣu trữ và dùng kỹ thuật scan từng tờ tài liệu. Bước 3: Thiết lập hệ thống tài liệu lƣu trữ một cách khoa học, thuận lợi cho việc sử dụng.
16 Tài liệu lƣu trữ đƣợc thiết kế thành các tệp và file đƣợc thiết kế dƣới dạng sơ đồ hóa nhƣ sau: TÀI LIỆU BAN HÀNH GIAI ĐOẠN 2014 – 2020 Năm Năm Năm Năm Năm Năm Năm 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 - Scan và thiết lập hệ thống ảnh; đặt tên file; đặt định dạng; đóng, ghim lại theo tổ chức tài liệu ban đầu. Tạo thành các thƣ mục tiêu đề hồ sơ đƣợc lƣu trên máy tính tạo thƣ mục để chứa các tài liệu lƣu trữ Scan các hồ sơ đã đƣợc chỉnh lý ở tài liệu giấy và tạo thành thƣ mục cho mỗi năm mỗi hồ sơ và đặt tên thƣ mục theo nhƣ hồ sơ đã đƣợc chỉnh lý nhƣ vậy mỗi khi tra cứu văn bản chúng ta không mất thời gian tra cứu từng hồ sơ trên kho lƣu trữ mà chúng ta có thể tra cứu ngay tại văn phòng. Các foder đã đƣợc thiết lập thành hồ sơ theo năm ban hành văn bản dƣới dạng cơ sở dữ liệu điện tử (Hình 1). Hình 1: Các foder hồ sơ được thiết lập theo từng năm
17 Trong các foder của từng năm tiếp tục thiết lập các foder hồ sơ theo loại (Hình 2). Hình 2: Hồ sơ tài liệu lưu trữ theo loại Trong mỗi foder của mỗi loại tài liệu của từng năm, tiếp tục tạo thành các foder hồ sơ lƣu trữ theo tháng (Hình 3). Hình 3: Các hồ sơ tài liệu lưu trữ theo tháng
18 Trong mỗi foder hồ sơ theo tháng bao gồm các file văn bản tài liệu lƣu trữ đƣợc thiết lập (Hình 4). Hình 4: Các file văn bản tài liệu lưu trữ trong các foder Tài liệu đã đƣợc số hóa hoàn chỉnh (Hình 5). Hình 5: Văn bản lưu Đây là bƣớc quyết định nhất để chuyển đổi tài liệu truyền thống sang tài liệu đƣợc lƣu trên thiết bị máy tính. Hồ sơ đƣợc thiết lập khoa học, hệ thống và đƣợc trình bày dƣới dạng điện tử rõ nét.
19 Bước 4: Kiểm tra tài liệu đã đƣợc số hóa. Kiểm tra chất lƣợng tài liệu đã đƣợc số hóa và làm lại những ảnh không đạt yêu cầu. Đổi tên từng văn bản trong những hồ sơ đã đƣợc scan. Bước 5: Hoàn thiện cơ sở dữ liệu và đƣa vào sử dụng một cách dễ dàng và thuận tiện. Công cụ tra cứu tài liệu đóng vai trò quan trọng trong các kho lƣu trữ đặc biệt là phục vụ công tác khai thác và sử dụng tài liệu qua đó sẽ giúp tiết kiệm thời gian đối với ngƣời sử dụng tài liệu. 2. Thảo luận và đánh giá kết quả thu đƣợc 2.1. Tính mới, tính sáng tạo - Đổi mới cách thức lập hồ sơ và lƣu trữ tài liệu giấy ở Trƣờng CĐSP Lạng Sơn đƣợc ban hành giai đoạn năm 2014- 2020 ở hai hình thức: bản giấy và bản điện tử. + Các tài liệu giấy đƣợc khôi phục, vệ sinh, lập hồ sơ và lƣu trữ lại một các hệ thống để thuận lợi cho việc quản lý và sử dụng. + Các tài liệu đƣợc lập hồ sơ và lƣu trữ dƣới dạng điện tử. Trong đó đã ứng dụng công nghệ thông tin trong việc chuyển hóa từ văn bản giấy sang văn bản điện tử, quản lý dữ liệu. - Cách thức lập hồ sơ và lƣu trữ tài liệu dƣới dạng điện tử thay đổi cách quản lý văn bản đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số, xây dựng đƣợc kho dữ liệu điện tử trong quá trình lƣu trữ và sử dụng trên máy tính. - Sáng kiến sẽ tiếp tục đƣợc nghiên cứu để có thể tích hợp trên website của nhà trƣờng để quản lý và sử dụng nội bộ lâu bền và hiệu quả. 2.2. Khả năng áp dụng và mang lại lợi ích thiết thực của sáng kiến 2.2.1. Khả năng áp dụng hoặc áp dụng thử, nhân rộng Đổi mới lập hồ sơ và lƣu trữ tài liệu giấy ở Trƣờng CĐSP Lạng Sơn đƣợc ban hành giai đoạn năm 2014 - 2020 cách thức quản lý tài liệu giấy đƣợc lƣu trữ ở Trƣờng CĐSP Lạng Sơn. Tổng số lƣợng tài liệu đã đƣợc lƣu trữ là 13.619 số lƣợng từng loại cụ thể nhƣ sau:
20 Bảng 1. Tổng hợp số lượng tài liệu được lưu trữ dưới dạng điện tử Dạng VB Văn bản Văn bản đi đến Năm Quyết định Báo cáo Kế hoạch Công văn Năm 2014 728 397 104 106 451 Năm 2015 784 404 92 124 476 Năm 2016 642 412 75 118 445 Năm 2017 679 390 77 102 457 Năm 2018 751 382 105 121 480 Năm 2019 880 708 128 128 484 Năm 2020 847 643 142 134 623 Tổng cộng 5311 3336 723 833 3416 Ngoài việc lƣu trữ dữ liệu trên giấy còn lƣu giữ tài liệu trên máy tính. Qua cách làm đó tôi đã chứng minh tính hiệu quả trong cách bảo quản, bảo mật, khoa học, lâu dài, rút ngắn thời gian tìm kiếm, phục hồi các loại hồ sơ cần tra cứu. - Sáng kiến tiếp tục đƣợc triển khai áp dụng đối với các đơn vị trong nhà trƣờng để lập hồ sơ và lƣu trữ tài liệu, để đảm bảo việc thực hiện các nhiệm vụ xây dựng cơ sở dữ liệu trong quản lý chuyên môn tại các đơn vị và tổ chức đánh giá ngoài các chƣơng trình đào tạo cũng nhƣ cơ sở đào tạo. 2.2.2. Khả năng mang lại lợi ích thiết thực mang lại: * Hiệu quả về mặt kinh tế - Linh hoạt trong việc chuyển đổi sang các loại dữ liệu số khác nhau. Sự chuyển đổi phổ biến nhất là chuyển đổi định dạng các file tài liệu. Ví dụ, ta đang có một file word, có thể chuyển sang định dạng PDF nhờ một chƣơng trình ứng dụng để chuyển đổi nó. Ứng dụng đó có thể là một chƣơng trình độc lập, hoặc là một kỹ thuật nhúng tích hợp vào chƣơng trình word, hoặc là một ứng dụng online... Dữ liệu sau khi chuyển đổi sẽ đƣợc sử dụng linh hoạt hơn. - Có khả năng chỉnh sửa và tái sử dụng dữ liệu. Ở thuận lợi này ta cần hiểu khả năng chỉnh sửa theo đúng nguyên tắc quản lý tài liệu lƣu trữ là không đƣợc chỉnh sửa nội dung tài liệu, mà chỉ chỉnh sửa chất lƣợng mang tin, nhƣ tài liệu bị mờ, bị hƣ hỏng nặng cần chỉnh sửa.. - Chỉnh lý tài liệu lƣu trữ có vai trò to lớn đối với công tác văn thƣ lƣu trữ của nhà trƣờng bởi khi đƣợc tiến hành chỉnh lý tài liệu lƣu trữ trong nhiều năm mới đƣợc phân loại sắp xếp một cách khoa học và tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ phục vụ cho nhà trƣờng một cách hiệu quả nhất.