Tiểu luận: Tổ chức sự kiện ngoại giao và ứng dụng cho du lịch

Chia sẻ: Mvnc Bgfhf | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:44

Thêm vào BST

Báo xấu

146
lượt xem 21
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

"Tổ chức họp báo thường xuyên là mở cái van xả cho hơi ra bớt", David Beckwith, cựu phát ngôn viên của Phó Tổng thống nói như vậy. Ông nói điều này có nghĩa là cùng với thời gian áp lực tăng lên trong giới phóng viên, họ có nhiều câu hỏi cần được trả lời, và áp lực ấy được giải tỏa khi có họp báo.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Tiểu luận: Tổ chức sự kiện ngoại giao và ứng dụng cho du lịch

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN KHOA DU LỊCH HỌC _____________ Bài tiểu luận giữa kỳ nhóm 5 Tổ chức sự kiện ngoại giao và ứng dụng cho du lịch Môn học : Nghiệp vụ Giao tiếp và Lễ tân ngoại giao Lớp : K53 Du lịch học Giảng viên : ThS. Trịnh Lê Anh Hà Nội – 2011
PHẦN 1: TỔ CHỨC CÁC SỰ KIỆN NGOẠI GIAO 1.1. Tiếp kiến 1.2. Họp báo 1.2.1. Họp báo là gì? Các cuộc họp báo giúp các hãng truyền thông và công chúng cùng với một hoặc một số quan chức chính phủ gặp gỡ trong một phiên hỏi đáp, thường ở một địa điểm do quan chức chính phủ lựa chọn. Họp báo cho công dân cơ hội - qua báo chí - được chất vấn quan chức chính phủ và cho quan chức chính phủ đưa đến cho công chúng thông điệp của họ cũng qua phương tiện truyền thông. "Tổ chức họp báo thường xuyên là mở cái van xả cho hơi ra bớt", David Beckwith, cựu phát ngôn viên của Phó Tổng thống nói như vậy. Ông nói điều này có nghĩa là cùng với thời gian áp lực tăng lên trong giới phóng viên, họ có nhiều câu hỏi cần được trả lời, và áp lực ấy được giải tỏa khi có họp báo. 1.2.2. Quy trình họp báo 1.2.2.1 Trước khi họp báo Bước đầu tiên để tổ chức họp báo là phải đảm bảo rằng có tin. Đối với người đứng đầu một đất nước, chuyện này ít khi thành vấn đề. Nhưng đối với thủ trưởng một cơ quan nhỏ của chính phủ, thu hút được báo giới có thể khó hơn. Phóng viên không ưa dùng thời gian vào những việc mà họ không cho là sự kiện trong khi họ có tin tức khác đang mời gọi. Trong các bước tổ chức họp báo cần: * Xác định chủ đề của buổi họp báo và xem có gì cần đưa tin không. * Xác định xem họp báo có thật sự cần thiết không, hoặc phóng viên có viết được chính xác, với đầy đủ dẫn chứng, số liệu cùng trao đổi kiểm chứng bằng điện thoại trước khi công bố không. * Quyết định xem vị quan chức chính phủ kia sẽ nói gì trong lời khai mạc. * Viết sẵn những ý chính của bài phát biểu khai mạc cho vị quan chức. Cũng như trong phỏng vấn, chỉ tập trung vào ba ý chính. Nhiều hơn thế là không cần thiết. * Xác định những câu hỏi có thể được hỏi và những câu trả lời Nhóm 5 – Lớp Lữ Hành - K53 Du lịch học Page 1
thích hợp. Những câu này phải rộng hơn chủ đề của cuộc họp báo, vì phóng viên có thể hỏi những vấn đề khác nữa. Một số cơ quan báo chí lưu danh mục các chủ đề trên vi tính và thường xuyên cập nhật, như vậy không phải viết mới mỗi lần họp báo. * Tổ chức diễn thử họp báo trước ngày họp báo chính thức, nhất là khi vị quan chức kia không cảm thấy thoải mái trả lời câu hỏi. Đề nghị nhân viên văn phòng báo chí đóng giả phóng viên để hỏi các câu hỏi. Việc này cho phép cả vị quan chức và văn phòng báo chí biết được sơ hở trong khi trả lời. * Chọn ngày cho họp báo một cách cẩn thận. Kiểm tra sự kiện này trong cả lịch trình dài hạn của các cơ quan chính phủ để đảm bảo không có mâu thuẫn với các sự kiện thông tin khác ngày hôm đó. * Chọn giờ cho họp báo. Giữa buổi sáng hoặc đầu giờ chiều thường là thích hợp nhất cho việc này. * Chọn địa điểm tiện lợi và có đủ phương tiện kỹ thuật cho truyền thông. Địa điểm trông phải hấp dẫn và làm tăng hiệu quả của thông điệp. Ví dụ, nếu chủ đề họp báo là lĩnh vực nông nghiệp, nên chọn một nông trại. Nếu chủ đề là giáo dục, thì thư viện một trường là địa điểm thích hơp. * Xác định xem có sử dụng phương tiện nghe nhìn không. Có phương tiện hỗ trợ hình ảnh như sơ đồ lớn để quan chức có thể trình bày trong cuộc họp báo hay không? Đặt những phương tiện này gần với người trình bày để sau này chúng xuất hiện trên phương tiện truyền thông. Những minh họa trực quan cũng cần được in ra và cho vào cặp tài liệu họp báo để phóng viên có thể tham khảo khi viết bài và in báo hay truyền thanh. * Quyết định xem ai, nếu có, sẽ giới thiệu vị quan chức chính phủ tại cuộc họp báo và tuyên bố kết thúc. * Thông báo cho báo giới. Ngoài những phóng viên thường xuyên viết về vị quan chức này, bạn có thể mở rộng danh sách phóng viên, tùy thuộc chủ đề. Ví dụ, nếu nội dung họp báo về môi trường, bạn nên thông báo cả cho những phóng viên về môi trường. * Gọi điện cho phóng viên một hoặc hai ngày trước sự kiện để nhắc họ. Nên tìm hiểu xem ai sẽ đến, ai không đến để sắp xếp phòng họp phù hợp. * Lên lịch thông báo về cuộc họp báo. * Gửi fax hoặc thư điện tử cho báo chí ở xa, có quan tâm nhưng không thể đến dự họp báo. * Dự trù đủ thời gian để viết tin, in ấn, tập hợp và vận chuyển tư liệu liên quan, như túi tài liệu, trang thông tin/số liệu, thông cáo báo chí, tiểu sử và tranh ảnh. * Xác định xem báo giới có cần phải được kiểm tra giấy tờ hay Nhóm 5 – Lớp Lữ Hành - K53 Du lịch học Page 2
không. Điều này có nghĩa là chỉ một số phóng viên nhất định có giấy mời. * Đáp ứng các nhu cầu về phương tiện kỹ thuật cho báo giới. Bố trí chiếu sáng, nguồn điện đặc biệt, phiên dịch, thiết bị nghe có nhiều đầu ra. Đảm bảo chắc chắn các thiết bị cần dùng sẽ hoạt động tốt. * Phân công cán bộ trông nom hậu cần cho cuộc họp. Vào ngày họp báo, người đó phải có mặt tại địa điểm từ sớm và phải sẵn sàng giải quyết những vấn đề không lường trước, ví dụ như tiếng ồn bên ngoài, thời tiết xấu nếu đây là cuộc họp báo ngoài trời. Nếu địa điểm họp báo ở ngoài văn phòng * Xác định xem có cần phòng tiếp khách để đón quan chức chính phủ đó không. * Cần có đủ diện tích để đáp ứng nhu cầu kỹ thuật của phóng viên. * Phải có đủ tên, số điện thoại, điện thoại di động của những cán bộ chủ chốt tại địa điểm, như đội trưởng an ninh, đội trưởng bảo dưỡng kỹ thuật và nhân viên quan hệ công chúng. Mặc dù ở nơi khác chúng ta là khách, tại sân nhà chúng ta là chủ nhà chịu trách nhiệm cho mọi mặt của sự kiện. Mọi trục trặc có thể xảy ra. Ví dụ, một quan chức chính phủ đi mất hàng giờ để đến trao thiết bị cho một bệnh viện. Ông ta và thư ký báo chí của ông đều biết sẽ trả lời câu hỏi của phóng viên sau lễ trao tặng, nhưng họ quên không thu xếp một chỗ cho tình tiết này. Vị quan chức này tổ chức họp báo với 15 phóng viên tại sảnh của bệnh viện, với một ban nhạc nhà trường chơi rất ầm ĩ làm phóng viên chẳng nghe được gì, còn địa điểm thì quá chật chội không đủ chỗ cho phóng viên truyền hình thu hình. Ít nhất trước sự kiện này một tuần, người phát ngôn lẽ ra phải yêu cầu bệnh viện dành cho một phòng để họp báo, thông báo cho giới truyền thông biết địa điểm và thời gian, và cùng trợ lý báo chí đến tận nơi thị sát trước - thậm chí trước một giờ. Trái lại, vì không làm được như vậy nên các phóng viên hoàn toàn thất vọng còn vị quan chức chính phủ kia lỡ cơ hội lên tin. 1.2.2.2. Trong khi họp báo * Nên có bảng đăng ký phóng viên và khách mời để bạn biết ai có mặt. * Ngay từ đầu cuộc họp, cho phóng viên biết diễn giả có bao nhiêu thời gian, và chuẩn bị tinh thần cắt bớt câu hỏi. Nhóm 5 – Lớp Lữ Hành - K53 Du lịch học Page 3
* Đảm bảo họp báo và các phát biểu ngắn gọn. Báo chí ưa quan chức nói ngắn và sẵn sàng trả lời câu hỏi hơn là người diến thuyết hàng nửa giờ. * Dành thời gian cho câu hỏi. * Ghi âm lại những nhận xét của quan chức chính phủ để chuyển thành văn bản lưu trữ. * Giải đáp những câu hỏi chưa được trả lời. Nếu vị quan chức chính phủ chưa trả lời được ngay, nên thú nhận là mình chưa trả lời được và nhớ thực hiện lời hứa trả lời vào cuối ngày. 1.2.2.3 Sau khi họp báo * Đưa ngay tư liệu của cuộc họp báo lên trang Web để quảng bá. * Gửi tài liệu hội nghị được phát và bản viết tay cho bất kỳ ai có quan tâm mà không đến dự được. * Thực hiện mọi lời hứa bổ sung thông tin hoặc trả lời đúng hẹn những câu hỏi còn chưa được trả lời. * Kiểm điểm lại tất cả các bước đã thực hiện và ghi chép rút kinh nghiệm cho lần họp báo sau. 1.2.2.4. Lịch biểu họp báo và danh sách phóng viên * Lên danh sách tên các phóng viên, cơ quan của họ, lĩnh vực quan tâm, địa chỉ làm việc và nhà riêng, số điện thoại di động, fax và địa chỉ thư điện tử. Cũng nên lập danh sách riêng các phóng viên theo lĩnh vực chuyên môn và theo khu vực địa lý. * Đảm bảo rằng các danh sách này được cập nhật. * Biết cách thức mỗi phóng viên muốn nhận tin – bằng fax, điện thoại, thư điện tử. * Biết thời hạn đưa tin của mỗi phóng viên và không gọi điện thoại trong thời gian đưa tin. * Tìm xem ai trong giới truyền thông quyết định tin tức nào sẽ được đăng và vào thời điểm nào trong ngày, trong tuần hoặc tháng quyết định đăng tin được đưa ra. Tìm hiểu xem một hãng truyền thông muốn được thông báo trước trong bao lâu trước khi diễn ra một sự kiện. 1.2.3. Thủ tục cho phép Họp báo 1.2.3.1 Quy trình thực hiện Cơ quan, tổ chức gửi công văn xin phép hoặc văn bản thông báo đến Cục Báo chí. - Đối với tổ chức trong nước: Tổ chức ở Trung ương gửi công văn xin phép họp báo. Nhóm 5 – Lớp Lữ Hành - K53 Du lịch học Page 4
- Đối với cơ quan đại diện nước ngoài: Cơ quan đại diện nước ngoài (cơ quan đại diện Ngoại giao; cơ quan lãnh sự, cơ quan đại diện tổ chức quốc tế liên Chính phủ tại Việt Nam) gửi thông báo bằng văn bản đến Cục Báo chí, Bộ Thông tin và Truyền thông; đồng thông báo cho Bộ Ngoại giao. - Các đoàn đại biểu nước ngoài thăm chính thức Việt Nam theo lời mời của lãnh đạo Đảng, Nhà nước, Chính phủ, Quốc hội hoặc Bộ Ngoại giao được thực hiện theo chương trình của Đoàn. Cơ quan chủ quản Việt Nam có trách nhiệm thông báo cho Cục Báo chí, Bộ Thông tin và Truyền thông để phối hợp quản lý. - Các Đoàn đại biểu nước ngoài thăm Việt Nam theo lời mời của các cơ quan Việt Nam khác, cơ quan chủ quản Việt Nam có trách nhiệm thông báo bằng văn bản cho Cục Báo chí, Bộ Thông tin và Truyền thông. + Cục Báo chí có văn bản trả lời việc đồng ý hay không đồng ý việc họp báo (đối với tổ chức trong nước và cơ quan đại diện nước ngoài) 1.2.3.2 Cách thức thực hiện - Trực tiếp tại Cục Báo chí - Thông qua hệ thống bưu chính. 1.2.3.3 Thành phần, số lượng hồ sơ - Cơ quan, tổ chức có văn bản xin phép hoặc văn bản thông báo, ghi rõ: + Nội dung họp báo; + Ngày, giờ họp báo; + Địa điểm; + Thành phần tham dự; + Người chủ trì, chức danh của người chủ trì. + Các chi tiết khác có liên quan: trưng bày tài liệu, hiện vật… Số lượng hồ sơ: 01 (bộ) bản chính. - Thời hạn giải quyết: + Đối với cơ quan đại diện nước ngoài, cơ quan nước ngoài: sau 24 giờ kể từ khi nhận được văn bản xin phép, Cục Báo chí có văn bản trả lời; nếu không có ý kiến thì việc họp báo coi như được chấp nhận. + Đối với trong nước: Tổ chức muốn họp báo phải báo trước bằng văn bản chậm nhất là 24 tiếng đồng hồ trước khi họp báo. Việc họp báo chỉ được tổ chức khi cơ quan quản lý nhà nước về báo chí đồng ý bằng văn bản trong thời hạn chậm nhất là 6 tiếng đồng hồ trước khi họp báo. - Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: + Tổ chức, cơ quan thực hiện thủ tục hành chính + Cơ quan có thẩm quyền quyết định theo quy định: Bộ Thông tin và Truyền thông. Nhóm 5 – Lớp Lữ Hành - K53 Du lịch học Page 5
+ Cơ quan hoặc người có thẩm quyền được uỷ quyền hoặc phân cấp thực hiện (nếu có): Cục Báo chí + Cơ quan trực tiếp thực hiện TTHC: Cục Báo chí. - Kết quả thực hiện thủ tục hành chính + Văn bản chấp thuận + Lệ phí (nếu có) + Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai (nếu có và đề nghị đính kèm) + Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính (nếu có) - Nội dung họp báo phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và mục đích của tổ chức đó. - Không vi phạm các quy định tại Điều 10 Luật Báo chí. - Phải báo trước bằng văn bản chậm nhất là 24 tiếng đồng hồ trước khi họp báo (đối với trong nước). Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính - Luật Báo chí ngày 28/12/1989. - Luật sửa đổi, bổ sung một số Điều của Luật Báo chí ngày 12/6/1999. - Nghị định 51/2002/NĐ-CP ngày 26/4/2002. - Nghị định 67/CP ngày 31/10/1996 của Chính phủ ban hành Quy chế hoạt động thông tin, báo chí của phóng viên nước ngoài, các cơ quan, tổ chức nước ngoài tại Việt Nam. - Thông tư liên bộ số 84/TTLB-VHTT-NG ngày 31/12/1996 của Bộ Văn hóa – Thông tin - Ngoại giao hướng dẫn thi hành Quy chế quản lý hoạt động thông tin báo chí của phóng viên nước ngoài, các cơ quan, tổ chức nước ngoài tại Việt Nam. 1.3. Đón tiếp viếng thăm NGHI LỄ ĐÓN TIẾP CÁC ĐOÀN KHÁCH CẤP CAO ĐẾN THĂM NƯỚC TA Tổ chức lễ đón nhưng không huy động quần chúng; không bắn đại bác chào mừng; không tổ chức lễ tiễn, chỉ chào từ biệt ở nhà khách và ra một thông báo trịnh trọng trên các phương tiện thông tin đại chúng. 1.3.1 THĂM CHÍNH THỨC. 1.3.1.1. Thành phần tham dự đón. a) Tại sân bay Nội Bài: - Đón đoàn nguyên thủ quốc gia. + Bộ trưởng (Trưởng ban đón tiếp) đón và ngồi cùng xe với Trưởng đoàn đưa đoàn về nhà khách. + Chủ nhiệm hoặc Phó chủ nhiệm văn phòng Quốc hội và Hội đồng Nhà nước. + Thứ trưởng Bộ Ngoại giao. + Vụ trưởng lễ tân, Vụ trưởng khu vực Bộ Ngoại giao. + Sĩ quan bảo vệ mặc quần áo theo sắc phục của ngành. Nhóm 5 – Lớp Lữ Hành - K53 Du lịch học Page 6
- Đón đoàn người đứng đầu Chính phủ. + Bộ trưởng đón và ngồi cùng xe với trưởng đoàn về nhà khách. + Chủ nhiệm hoặc Phó chủ nhiệm Văn phòng Hội đồng Bộ trưởng. + Thành phần còn lại như đón nguyên thủ quốc gia. + Sĩ quan bảo vệ mặc quần áo theo sắc phục của ngành. Ghi chú : Nếu nguyên thủ quốc gia, người đứng đầu Chính phủ dừng chân ở một thành phố nào đó của Việt Nam (trừ thành phố Hồ Chí Minh đã có sở ngoại vụ là chi nhánh của Bộ Ngoại giao) hoặc ở biên giới Việt Nam trước khi đến Hà nội thì Vụ trưởng lễ tân đến tận nơi đoàn dừng chân để đón và đưa đoàn về Hà Nội. Tại Việt Nam nếu đoàn đi thăm địa phương (tỉnh) thì Phó chủ tịch uỷ ban Nhân dân tỉnh đón đoàn ở địa giới hai tỉnh (nếu đoàn đi ô-tô hoặc xe lửa). - Đón đoàn chủ tịch Quốc hội. + Phó Chủ tịch Quốc hội đón và ngồi cùng xe với trưởng đoàn về nhà khách. + Chủ nhiệm hoặc Phó chủ nhiệm Văn phòng Quốc hội và hội đồng Nhà nước. + Sĩ quan bảo vệ mặc quần áo theo sắc phục của ngành. - Đón đoàn phó tổng thống, Phó Thủ tướng, Bộ trưởng ngoại giao và Tổng thư ký Liên hợp quốc. + Một Bộ hay Thứ trưởng. + Vụ trưởng Lễ tân và Vụ trưởng khu vực Bộ ngoại giao. b) Tại lễ đón chính thức ở Hà nội. - Đoàn nguyên thủ quốc gia. + Chủ trì: Chủ tịch Hội đồng Nhà nước. + Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng (nếu khách thực hiện cả chức năng hành pháp). + Chủ nhiệm Văn phòng Quốc hội và Hội đồng Nhà nước. + Bộ trưởng Bộ Ngoại giao. + Chủ tịch Uỷ ban Nhân dân thành phố Hà Nội. + Đại diện Quân đội nhân dân Việt Nam. Nhóm 5 – Lớp Lữ Hành - K53 Du lịch học Page 7
+ Một số Bộ trưởng có nhiều quan hệ với nước của khách và một số cán bộ có chức vụ tương đương với thành viên chính thức của đoàn. + Nếu khách có phu nhân hoặc phu quân thì ta thu xếp người đón và có thể có chương trình riêng. + Đại sứ và cán bộ đại sứ quán nước của khách. + Đoàn ngoại giao. - Đoàn người đứng đầu chính phủ. + Chủ trì: Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng. + Chủ nhiệm Văn phòng Hội đồng Bộ trưởng. + Bộ trưởng bộ Ngoại giao. + Chủ tịch uỷ ban Nhân dân thành phố Hà nội. + Đại diện quân đội nhân dân Việt Nam. + Một số Bộ trưởng và một số cán bộ có chức vụ tương đương với thành viên chính thức của đoàn. + Nếu khách có phu nhân hoặc phu quân thì ta thu xếp người đón và có thể có chương trình riêng. + Đại sứ và cán bộ đại sứ quán nước của khách. + Đoàn ngoại giao. - Đoàn chủ tịch Quốc hội. + Chủ trì : Chủ tịch Quốc hội. + Chủ tịch hội đồng dân tộc và một số chủ nhiệm, phó Chủ nhiệm uỷ ban thường trực của Quốc hội. + Chủ nhiệm Văn phòng Quốc hội và Hội đồng Nhà nước. + Chủ tịch Hội đồng nhân dân thành phố Hà Nội. + Đại sứ nước của khách. - Đoàn Phó tổng thống, Phó Thủ tướng. + Cấp tương đương của phía Việt Nam chủ trì. Nhóm 5 – Lớp Lữ Hành - K53 Du lịch học Page 8
+ Phó chủ nhiệm Văn phòng Quốc hội và Hội đồng Nhà nước hoặc Phó Chủ nhiệm Văn phòng Hội đồng Bộ trưởng. + Thứ trưởng Bộ Ngoại giao. + Một số vị có chức vụ tương đương với thành viên chính thức của đoàn. + Đại sứ nước của khách. - Đoàn Bộ trưởng Bộ ngoại giao và tổng thư lý Liên hợp quốc. + Bộ trưởng Bộ Ngoại giao chủ trì. + Thứ trưởng Ngoại giao hoặc trợ lý Bộ trưởng ngoại giao. + Cấp vụ Lễ tân, Vụ khu vực, và các vụ liên quan thuộc Bộ Ngoại giao. 1.3.1.2. Nghi lễ đón tiếp. a) Đoàn nguyên thủ quốc gia và đoàn người đứng đầu chính phủ. - Tại sân bay. + Treo cờ hai nước. + Xe trưởng đoàn có cắm cờ hai nước. + Người đón cao nhất ở sân bay ngồi cùng xe với Trưởng đoàn về nhà khách. + Có một xe ô-tô dẫn đường và đội mô-tô hộ tống: Tổng thống: 8 mô-tô hộ tống. Thủ tướng: 6 mô tô hộ tống. + Chỉ bố trí xe con riêng cho Trưởng - Phó đoàn số còn lại đi xe nhiều chỗ ngồi. + Đường phố chính gần nơi đón đoàn có dây cờ, biển cờ, biểu ngữ chào mừng bằng tiếng Việt và tiếng nước có đoàn đến Việt Nam. - Tại nơi đón chính thức ở Hà nội (tại nhà "Phủ Chủ tịch") + Treo quốc kỳ hai nước, có dây cờ trang trí và khẩu hiệu chào mừng bằng hai thứ tiếng. + Thiếu nhi tặng hoa trưởng đoàn. + Cử quốc thiều hai nước. Nhóm 5 – Lớp Lữ Hành - K53 Du lịch học Page 9
+ Duyệt đội danh dự quân đội nhân dân Việt Nam. Nếu đón đoàn nguyên thủ quốc gia thì đội danh dự bao gồm binh sĩ đại diện của 3 quân chủng hải - lục - không quân; nếu đón đoàn người đứng đầu Chính phủ thì chỉ có lục quân. (Chủ tịch Hội đồng Nhà nước hoặc Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng cùng trưởng đoàn nước bạn duyệt đội danh dự). + Có đội tiêu binh ở bậc thềm Nhà "Phủ Chủ tịch" và "Nhà khách chính phủ". + Tại nhà ở của trưởng đoàn có treo cờ của nước khách. b) Đoàn Chủ tịch Quốc hội, Phó tổng thống, Phó Thủ tướng, Bộ trưởng Ngoại giao và Tổng thư ký liên hợp quốc. - Tại sân bay. + Treo cờ hai nước; đối với Tổng thư ký Liên hợp quốc là cờ Liên hợp quốc. + Xe trưởng đoàn có cắm cờ hai nước. + Người đón cao nhất ngồi cùng xe trưởng đoàn đưa đoàn xe về nơi đón chính thức. + Có xe cảnh sát dẫn đường (lúc đón, tiễn và các hoạt động). - Tại nơi đón chính thức ở Hà Nội. + Thiếu nhi tặng hoa trưởng đoàn. + Nhà ở của trưởng đoàn có treo cờ của nước khách (nhà ở của Tổng thư ký Liên hợp quốc treo cờ liên hợp quốc). + Đoàn chủ tịch quốc hội tổ chức đón tại Nhà "Phủ Chủ tịch" có đội tiêu binh xếp hàng bồng súng chào hai bên thềm. + Các đoàn Phó Tổng thống, Phó Thủ tướng, Bộ trưởng Ngoại giao và Tổng Thư lý Liên hợp quốc tổ chức đón tại "Nhà khách chính phủ". Ghi chú: Nếu mưa bão thì bỏ nghi lễ đón ở ngoài trời, chỉ đón ở phòng khách với thành phần như trên đã nêu. Khi đoàn đi ra ngoài thành phố thì có mô-tô dẹp đường (đoàn Tổng thống và thủ tướng). 1.3.1.3. Mức độ tiếp và chiêu đãi. Đoàn nguyên thủ quốc gia, đứng đầu chính phủ, Chủ tịch Quốc Hội. + Sau lễ đón chính thức, lãnh đạo cấp cao Việt Nam (Người có chức vụ và cấp bậc ngang Trưởng đoàn) tiếp đoàn tại Nhà "Phủ chủ tịch" (có thành viên chính thức của đoàn cùng dự). Nhóm 5 – Lớp Lữ Hành - K53 Du lịch học Page 10
+ Nếu đoàn nguyên thủ quốc gia, người đứng đầu chính phủ, Chủ tịch Quốc hội có yêu cầu và tuỳ mức độ quan hệ, Tổng Bí thư Đảng cộng sản Việt Nam sẽ tiếp xã giao đoàn. + Chủ tịch Hội đồng Nhà nước sẽ tiếp xã giao đoàn người đứng đầu Chính phủ, Chủ tịch Quốc hội. + Lãnh đạo cấp cao Việt Nam (người có chức vụ ngang cấp với Trưởng đoàn) chủ trì chiêu đãi trọng thể hoan nghênh đoàn tại nhà "Phủ chủ tịch" (tiệc ngồi, mời hẹp). + Thành phần dự chiêu đãi: Phía khách : Tất cả đoàn viên chính thức và tuỳ tùng chính, Đại sứ của nước cử đoàn, phu nhân và phu quân của nguyên thủ quốc gia trưởng đoàn và của các đoàn viên chính thức. Phía ta: Các vị tham gia đón, tiễn và hội đàm; tuỳ mức độ quan hệ có thể mời thêm một số đồng chí lãnh đạo khác dự, một số phu nhân (hoặc phu quân) cho tương xứng với đoàn khách. + Sau chiêu đãi có biểu diễn nghệ thuật chào mừng đoàn với các tiết mục mang tính chất dân tộc kèm thêm một số ít tiết mục của nước khách. b) Đoàn Phó Tổng thống, Phó Thủ tướng, Bộ trưởng Ngoại giao và tổng thư ký Liên hợp quốc. + Đoàn đến chào Chủ tịch Hội đồng Nhà nước hoặc Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng sau lễ đón. + Lãnh đạo Việt Nam cùng chức vụ với trưởng đoàn chủ trì chiêu đãi hoan nghênh đoàn tại "Nhà khách Chính phủ", thành phần dự và mức độ lễ tân thấp hơn đoàn người đứng đầu Chính phủ. + Không tổ chức biểu diễn nghệ thuật chào mừng đoàn. Nếu đoàn yêu cầu có thể mời đoàn xem tại rạp. 1.3.1.4. Hội đàm + Các đoàn cấp cao nhất (Tổng thống, Thủ tướng, Chủ tịch quốc hội) hội đàm tại Nhà "Phủ Chủ tịch". + Các đoàn khác hội đàm một nơi khác. 1.3.1.5. Tham quan, giải trí: Đối với tất cả các đoàn (thăm chính thức hoặc làm việc). + Nếu khách có yêu cầu, có thể tổ chức đặt vòng hoa, vào Lăng viếng Chủ tịch Hồ Chí Minh và thăm nơi ở, nơi làm việc của Người. Nhóm 5 – Lớp Lữ Hành - K53 Du lịch học Page 11
+ Việc đi tham quan địa phương, cơ sở sản xuất, di tích lịch sử, văn hoá tuỳ thuộc vào thời gian, yêu cầu của đoàn và khả năng của ta. + Người tháp tùng Tổng thống và Thủ tướng là Bộ trưởng hoặc Thứ trưởng. + ở các địa phương, kể cả ở thành phố Hồ Chí Minh không tổ chức nghi thức đón, chỉ treo cờ, khẩu hiệu ở sân bay, nơi ở. Chủ tịch hội đồng Nhân dân hoặc Chủ tịch uỷ ban Nhân dân tỉnh, thành phố cùng một số cán bộ đón, không huy động quần chúng. Lãnh đạo tiếp và mời cơm thân. Không tổ chức mít tinh chào mừng. 1.3.1.6. Mức độ đài thọ theo nguyên tắc có đi có lại: + Ta đài thọ ăn, ở, đi lại bằng ô-tô cho đoàn viên chính thức và các tuỳ tùng chính của : - Đoàn Tổng thống và Thủ tướng. - Đoàn Chủ tịch Quốc hội. - Đoàn phó Tổng thống, Phó Thủ tướng. - Đoàn Bộ trưởng Ngoại giao, tổng Thư ký Liên hợp quốc. + Số còn lại do khách tự đài thọ. + Các chi phí dịch vụ chuyên cơ, mua vé máy bay, đánh điện, gọi điện thoại đường dài, do khách tự đài thọ. + Những trường hợp ngoại lệ khác phải xin chỉ thị cấp trên.. 1.4.Tiếp xúc I. KHÁI NIỆM VÀ TẦM QUAN TRỌNG CỦA CÔNG TÁC TIẾP XÚC NGOẠI GIAO II. MỤC ĐÍCH YÊU CẦU VÀ NỘI DUNG CỦA CÔNG TÁC TIẾP XÚC NGOẠI GIAO III. NHỮNG NGUYÊN TẮC CHỈ ĐẠO CÔNG TÁC TIẾP XÚC NGOẠI GIAO - Nắm chắc ý đồ và cá tính đối phương: - Phải chuẩn bị kỹ để đối phó với mọi tình huống, kể cả những tình huống bất ngờ nhất hoặc phức tạp nhất. Nhóm 5 – Lớp Lữ Hành - K53 Du lịch học Page 12
IV. NHỮNG CÔNG VIỆC PHẢI LÀM TRƯỚC, TRONG VÀ SAU MỖI CUỘC TIẾP XÚC NGOẠI GIAO 1. Trước mỗi cuộc tiếp xúc a) Đề nghị tiếp xúc b) Chuẩn bị nội dung tiếp xúc Trước mỗi cuộc tiếp xúc, người cán bộ cần nhất thiết chuẩn bị tốt công tác chuẩn bị bao gồm các mặt sau:  Bước 1: - Nếu cuộc tiếp xúc do đối phương yêu cầu, cần băng mọi biện pháp khôn khéo để khai thác đối phương nhằm làm rõ mục đích yêu cầu và ý đồ của đối phương đối với cuộc tiếp xúc để chuẩn bị cho bước chuẩn bị về nội dung. - Ngược lại, nếu cuộc tiếp xúc do yêu cầu của ta, trong quá trình thu xếp cần lưu ý giữ kín không được để lọt cho đối phương biết thông tin nhàm biết được mục đích yêu cầu và ý đồ của ta.  Bước 2: Sau bước 1 cần tiến hành ngay việc nghiên cứu tất cả các mặt có lien quan để xác định ý đồ của đối phương, cá tính của đối phương. Trên cơ sở đó xác định mục đích yêu cầu và sách lược của ta và vạch rõ các phương án và nội dung sẽ nói. Trong khi vạch phương án cần tính lỹ tất cả các mặt để lên các phương án chủ động đối phó với các tình huống bất ngờ.  Bước 3:Về địa điểm và thành phần tham dự tiếp xúc cần tùy tình hình cụ thể để sắp xếp cho thích hợp: - Nếu cuộc tiếp xúc do yêu cầu của ta, ta cần thu xếp địa điểm sao cho nghiêm túc thuận lợi , tạo cho đối phương cảm thấy được tôn trọng để tạo không khí thuận lợi cho cuộc tiếp xúc. - Nếu cuộc tiếp xúc do yêu cầu của đối phương và do họ bố trí địa điểm thì khi đến địa điểm cần chý ý quan sát xem có điều gì bất thường không như máy ghi âm trộm, chụp ảnh trộm… - Về thành phần dự tiếp xúc cần bố trí những cán bộ nắm được vấn đề cùng dự và phiên dịch. Cần khống chế số người cùng dự một cách hợp lý, tránh để đối phương hiểu nhầm. Trong trường hợp tiếp xúc quan trọng hoặc tế nhị, số người cùng dự càng ít càng tốt nhưng phải tính. 2. Trong mỗi cuộc tiếp xúc Nhóm 5 – Lớp Lữ Hành - K53 Du lịch học Page 13
a) Đón tiếp và sắp xếp chỗ ngồi: Điều này có ý nghĩa rất quan trọng trong mỗi cuộc tiếp xúc ngoại giao, nó tạo cho khách mời được tôn trọng, cũng như thấy được mục điích của đối phương khi sắp xếp chỗ ngồi. b) Diễn biễn tiếp xúc Trong qúa trình tiếp xúc, cán bộ chủ trì phải bình tĩnh trong việc trình bày ý kiến của mình, lắng nghe ý kiến của đối phương thật kỹ càng và bình tĩnh đối đáp chính xác, chặt chẽ để đảm bảo yêu cầu, mục đích của ta. 3. Sau mỗi cuộc tiếp xúc: - Cần đánh gia xem cuộc tiếp xúc đạt được tới mức nào, rút ra được những kinh nghiệm gì từ cái nhỏ nhất đến cái lớn nhất. - Đánh giá lại những thông tin và tư kiệu thu được, phân biệt thật giả, đánh giá cá nhân đối tượng. - Làm biên bản tiếp xúc hay báo cáo tiếp xúc, báo cáo lên cấp trên và thông báo trung thực , kịp thời cho các cơ quan, đơn vị có lien quan. V. NHỮNG YÊU CẦU CẦN THIẾT ĐỐI VỚI CÁN BỘ TRONG TIẾP XÚC NGOẠI GIAO 1. Trình độ hiểu biết - Phải hiều và nắm vững đường lối chính sách chung và đặc biệt là chính sách đối ngoại của Đảng và Nhà Nước ta. - Phải hiểu và nắm vững tình hình quan hệ giữa nước đối phương với nươc ta, chính sách đối ngoại của nước đó, chính sách của nước đó đối với nước ta. - Phải có sự hiểu biết cơ bản về lịch sử, địa lý, kinh tế, văn hóa và phong tục tập quán của nước mình. - Phải có một sự hiểu biết tối thiểu về kinh tế, khoa học kỹ thuật, lịch sử thế giới, lịch sử quan hệ quốc tế… - Phải biết thành thạo một ngoại ngữ thông dụng quốc tế. 2. Những đức tính cần có - Tuyệt đối trung thành và trung thực với Đảng, với tổ quốc, với dân tộc và đặt quyền lợi của tổ quốc lên trên hết. - Phải có tính chiến đấu, phải biết tiến công và biết phòng ngự để giành thắng lợi cho tổ quốc. - Phải luôn luôn tỉnh táo, không để đối phương kích động. Phải có thái độ cần thiết và lời lẽ cần thiết trước mỗi đối thủ, để bảo vệ lợi ích quốc gia. Nhóm 5 – Lớp Lữ Hành - K53 Du lịch học Page 14
- Phải luôn luôn vững vàng sẵn sàng đối phó với những tình huống bất ngờ và phức tạp nhất. 3. Những điều cần phải chống - Chống chủ nghĩa cá nhân, phải luôn luôn đặt lợi ích tổ quốc và nhân dân lên trên hết. - Chống tự ti, người cán bộ ngoại giao là đại diện của một quốc gia, do đó không được phép tự ty. Tự ty là làm nhục quốc thể, là tự tước vũ khí là tự đầu hàng đối phương. Vì vậy cần khiêm tốn nhưng không được tự ty. - Chống bừa bãi cẩu thả hành động thiếu suy nghĩ - Chống bị mua chuộc bằng vật chất, tiền bạc… 1.5. Gặp gỡ 1.6. Phát biểu – Nói chuyện Nói chuyện Đừng bao giờ đứng lên để nói điều gì đó. Hãy luôn luôn có điều gì đó để nói rồi hãy đứng lên. những bài nói chuyện trước công chúng có thể được chia thành 3 loại chính: - Loại thông tin - Loại truyền cảm hứng - Loại chỉ dẫn NÓI CHUYỆN ĐỂ THÔNG TIN Ở đây, bạn trình bày các sự kiện và các hàm ý của chúng, Một bài nói chuyện loại này sẽ cần nhiều thứ chứ không chỉ toàn lời nói. Bạn sẽ cần các phương tiện nghe nhìn để giới thiệu các dữ liệu. Hãy dùng một máy chiếu (projector) hoặc một hình minh hoạ. Thông tin trình bày phải rõ ràng và gọn gàng Nhóm 5 – Lớp Lữ Hành - K53 Du lịch học Page 15
Một bài nói chuyện nhằm mục đích thông tin phải liệu sao để không làm khó cho thính giả. Đừng tọng vào đầu người ta quá nhiều những ý niệm trừu tượng và những con số mà họ không thể tiếp thu. NÓI CHUYỆN ĐỂ TRUYỀN CẢM HỨNG Mọi loại thính giả đều có thể được truyền cảm hứng. Một bài nói chuyện truyền cảm hứng là một bài nói chuyện nhằm đánh thức người ta. Mục đích của nó là làm cho thính giả đứng dậy, đi và làm một cái gì đó trong một tình hình nào đó. Đây là một bài nói chuyện có tính thúc đẩy; nó thường ngắn thôi và chỉ có một chủ điểm. Truyền cảm hứng có nghĩa là làm cho người ta phải cảm, phải nghĩ. Bài nói chuyện loại này thường có chứa một câu chuyện thành công hay một câu chuyện thực. Nó có thể làm cho người ta cười hay khóc, buồn hay giận, hay bức xúc… Nó bắt đầu một cách kịch tính và kết thúc cách cô đọng, sâu sắc. NÓI CHUYỆN ĐỂ CHỈ DẪN Bài nói chuyện loại này cũng được gọi là bài giảng, thường diễn ra trong lớp học hay trong hội trường. Nó không phải là một bài nói chuyện 10 phút, nhưng dài hơn thế nhiều – thường ở khoảng giữa 45 và 90 phút. Một bài giảng, để có hiệu quả, cần tránh hình thức cầu kỳ. Bầu khí tốt nhất để học tập là một bầu khí thân thiện và thoải mái. Một giảng viên ưu tú cần có những thứ sau đây: - một kiến thức toàn diện về chủ đề, cùng với kinh nghiệm trong đời sống thực; - niềm tin vào chủ đề mình giảng; - có khiếu hài hước và có khả năng khơi gợi cảm xúc; - có sự tham dự tích cực của thính giả; - và có những phương tiện nghe nhìn thích hợp. Nếu bạn có 90 phút, hãy phân chia như sau: 20 phút tham dự của người nghe thông qua một bài tập; 40 phút trình bày bằng miệng, xen kẽ 10 Nhóm 5 – Lớp Lữ Hành - K53 Du lịch học Page 16
phút dùng phương tiện nghe nhìn; 15 phút cho hoạt động hỏi đáp; cuối cùng là 5 phút đúc kết. Một cử toạ đông đến 150 người vẫn có thể được sắp xếp để tiếp thu một bài diễn giảng cách hiệu quả. Các phương tiện nghe nhìn có thể bao gồm trong những thứ như: một màn hình lớn, một hệ thống âm thanh với băng cát-xét hoặc đĩa CD. Đối với cử toạ dưới 100 người, có thể dùng các posters khổ lớn hay một tấm bảng trắng. Trong thời đại máy tính hôm nay, bạn có thể dùng các phần mềm trình bày như Microsoft PowerPoint, Corel Show hay Lotus Freelane Graphics. kỹ năng truyền thông tốt và cách nói chuyện “chuyên nghiệp”. Sau đây là những kỹ năng sẽ giúp bạn tạo ấn tượng tốt trong giao tiếp Vấn đề như thế nào phụ thuộc cách mà bạn nói về chúng. Khi bạn nói tốt, bạn sẽ tạo nên một hình ảnh “professional” (chuyên nghiệp) về mình. Khi những suy nghĩ của bạn được diễn đạt mạch lạc, bạn trở nên tự tin, có sự kiểm soát trong mắt mọi người. Những ý kiến của bạn sẽ gây chú ý hơn. Vấn đề là không chỉ bạn nói gì, mà còn phụ thuộc vào cách bạn nói. Xây dựng một kế hoạch trong đầu 1. Biết đối tượng nghe của bạn là ai. Khi chuẩn bị bài nói chuyện, dù đó là trong một buổi tiệc hay là một buổi họp, bạn phải biết mình nói chuyện trước đối tượng nào. Phong cách của bạn cần phù hợp với mỗi loại đối tượng. Khán giả luôn ở đó, bởi vì họ quan tâm tới những gì bạn sẽ nói và muốn nghe bạn nói về vấn đề đó. Họ muốn bạn phải làm tốt. Đừng nghĩ khán giả như là một khối người thù địch, hãy xem họ chỉ là một nhóm cá nhân riêng lẻ. Hãy cố gắng nhìn vào một ai đó một lúc. Khi nói chuyện với khán giả, tiếp thu những ý kiến phản hồi của họ để hoàn thành bài nói chuyện của mình. Nhóm 5 – Lớp Lữ Hành - K53 Du lịch học Page 17
2. Biết rõ chủ đề của bạn. Xử lý trước những câu hỏi mà bạn nghĩ có thể được mọi người đặt ra. Hãy chuẩn bị sẵn những câu trả lời. Luyện tập bài nói chuyện của bạn vài lần (nếu có thể, nên ghi âm và nghe lại nhiều lần, để bạn đánh giá được cách nói chuyện của mình). Trong những cuộc hội thảo hay hội thoại riêng tư, tránh những “cà kê” những câu chuyện ngồi lê đôi mách. Bạn phải biết rõ chủ đề bạn định nói. Và luôn luôn cẩn thận khi bạn sắp trình bày những quan điểm cá nhân. Bạn cần phải biết chính xác bạn sẽ đưa người nghe đến đâu. Một khi đã biết, hãy liệt kê nó thành 3 hay 4 điểm chính và soạn bài nói của mình tập trung vào những điểm này thôi. Bạn không phải là một cuốn từ điển sống, việc đưa ra quá nhiều thông tin hay không đủ thông tin cũng đều dở như nhau. Nói rõ ràng 3. Phát âm rõ. Nói chậm rãi và phát âm tốt. Không có gì tệ hại hơn một người nói chuyện lầm bầm, hoặc luyến từ, hoặc nói quá nhanh đến nỗi người khác không hiểu bạn muốn nói gì. 4. Sử dụng một giọng nói chuyên nghiệp. Điều chỉnh lại giọng nói và thay đổi tốc độ giọng nói của bạn. Hãy ngừng một chút trước khi bạn đưa ra một quan điểm. 5. Nắm rõ ngữ pháp và cú pháp. Cấu trúc câu rất quan trọng. Thỉnh thoảng, nói một câu dài, nhiều thông tin là cần thiết. Nhưng tốt nhất, bạn nên ngắt ra thành nhiều mệnh đề ngắn. Bạn có thể thêm thắt những thành ngữ phổ biến. 6. Đừng lưỡng lự. Tránh những tiếng “ừm”, “à”. Đồng nhất và loại bỏ thói quen lặp đi lặp lại một từ nào đó. Người nghe cũng sẽ khó chịu khi bạn nhắc đi nhắc lại những câu: “bạn biết đấy” (có phải bạn muốn hét to Nhóm 5 – Lớp Lữ Hành - K53 Du lịch học Page 18
“Không, tôi không biết vấn đề này”…) hoặc “điều này chính xác có ý nghĩa gì?”… 7. Chọn từ ngữ cẩn thận. Đừng sử dụng những từ ngữ thô tục (dù là bạn có… quen miệng). Bạn muốn được trông thông minh và nói chuyện tốt hơn, vậy thì thật quan trọng để tạo dựng một cái nhìn về mình. Tránh những từ tiếng lóng và cả việc phủ định hai lần theo cách “Tôi không muốn không…” 8. Không gì là mãi mãi với thời gian. Bạn phải biết thay thế những từ cổ bằng những từ thông dụng đang dùng, nhưng hãy chắc chắn là bạn sử dụng đúng. 9. Giới hạn lời lẽ. Đừng nói quá nhiều và nói không mạch lạc. Sử dụng sự hài hước có mức độ. Đừng cố gắng tỏ ra khôi hài đối với người lần đầu tiên bạn gặp. Có thể có người không thích sự hài hước của bạn. Trừ phi bạn có năng khiếu khôi hài, còn lại thì hãy cất những trò đùa trong những câu chuỵên của bạn. Đôi lúc bạn sẽ làm ai đó bực mình và bạn sẽ tự làm biến mất vẻ ngoài hoàn hảo của mình nếu người đối diện của bạn không cười trước những câu chuyện tiếu lâm bạn vừa kể! Hãy tự nhiên 10. Tạo dựng một vẻ ngoài. Thư giãn. Thái độ nghiêm túc rất quan trọng, nhưng cũng cần cho nó một chút sinh động. Bạn có thể thay đổi linh hoạt cung cách của mình, đừng chỉ “cứng đơ” như một khúc gỗ! Tuy nhiên, bạn cũng sẽ làm mọi người bực mình nếu cứ huơ chân múa tay liên tục. Hãy giữ im đôi tay của bạn nếu không cần thiết minh họa cho những ý nghĩ của bạn. Nhóm 5 – Lớp Lữ Hành - K53 Du lịch học Page 19