Tổ chức thực hiện đánh giá kết quả và các nhân tố ảnh hưởng đến kế hoạch bán hàng

TỔ CHỨC THỰC HIỆN ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ VÀ CÁC <br /> NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN KẾ HOẠCH BÁN HÀNG<br /> <br /> TỔ CHỨC THỰC HIỆN ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ<br /> <br /> <br /> Tổ chức thực hiện kế hoạch bán hàng<br /> <br /> Kế hoạch bán hàng được lập ra có tiến độ và cân đối, nhưng đó mới chỉ là khả năng. Vấn đề <br /> quan trọng là phải biến khả năng thành hiện thực. Vì vậy việc tổ chức thực hiện kế hoạch  <br /> bán hàng là một giai đoạn hết sức quan trọng và kéo dài suốt cả năm kế hoạch. Để biến khả <br /> năng thành hiện thực, ban lãnh đạo doanh nghiệp thương mại phải triển khai thực hiện kế <br /> hoạch lưu chuyển hàng hoá.<br /> Phải ký kết hợp đồng kinh tế mua, bán hàng hoá<br /> Phải phổ biến thành các nhiệm vụ đến các bộ phận thực hiện<br /> Phải đôn đốc, kiểm tra, giải quyết những mất cân đối những khó khăn phát sinh khi  <br /> thực hiện kế hoạch<br /> Phải theo dõi sát sao kịp thời tình hình thực hiện kế hoạch, phải sơ kết tình hình thực  <br /> hiện, kịp thời phổ biến kinh nghiệm hay sửa chữa những nhược điểm<br /> Điều chỉnh kế  hoạch: Các chỉ  tiêu đề  ra không có tính khả  thi cần phải điều chỉnh,  <br /> đồng thời bổ sung vào kế hoạch những khả năng mới có thể đưa vào kinh doanh.<br /> <br /> Phân tích đánh giá kết quả bán hàng<br /> <br /> Nội dung đánh giá hoạt động bán hàng<br /> <br /> Đối tượng đánh giá<br /> <br /> Phân tích đánh giá hoạt động bán hàng được thực hiện ở nhiều mức mức độ khác nhau:<br /> Phân tích, đánh giá hoạt động bán hàng tổng quát (cấp doanh nghiệp)<br /> Phân tích, đánh giá hoạt động bán hàng của một bộ phận (cấp khu vực, ban)<br />  Phân tích, đánh giá hoạt động bán hàng của từng cá nhân đại diện bán hàng<br /> <br /> Nội dung đánh giá<br /> <br /> Khi đánh giá hoạt động bán hàng ở từng mức độ, có thể tiến hành phân tích, đánh giá theo các  <br /> nội dung:<br /> Phân tích, đánh giá hoạt động bán hàng theo mục tiêu (kế hoạch và thực hiện, hiện tại  <br /> và quá khứ)<br /> Phân tích, đánh giá hoạt động bán hàng về số lượng (doanh số bán theo khối lượng/giá <br /> trị)<br /> Phân tích, đánh giá hoạt động bán hàng về  chất lượng (hành vi cư  xử, quan hệ  với  <br /> khách hàng, kết quả phát triển khách hàng, thị trường)<br /> Phân tích, đánh giá hoạt động bán hàng theo sản phẩm, khu vực thị trường, khách hàng.<br /> <br /> Các nguồn thông tin phục vụ đánh giá<br /> <br /> Nguồn thông tin dữ liệu được dùng để đánh giá thường gồm hai dòng chính:<br /> Dòng thuận:<br /> Các thông tin được sử dụng để xây dựng kế hoạch bán hàng<br /> Các mục tiêu, hạn mức, các quyết định chỉ đạo giám sát bán hàng<br /> Các tiêu chuẩn đã được xác định và truyền đạt đến lực lượng bán hàng<br /> Các thông tin này là tập hợp các dữ liệu đã được đưa ra trong quá trình tổ chức hoạt động bán <br /> hàng của doanh nghiệp (thông tin thứ cấp)<br /> Dòng phản hồi:<br /> Bao gồm tất cả các thông tin về  kết quả và tình hình thực hiện bán hàng thực tế  của doanh  <br /> nghiệp mà giám đốc (ban lãnh đạo) nhận được:<br /> Các báo cáo bán hàng<br /> Các thông tin bổ  sung từ  quan sát trực tiếp, thư  từ, đơn khiếu nại của khách hàng,  <br /> thăm dò dư luận khách hàng, kết quả trao đổi với các đại diện bán hàng<br /> Các thông tin nhận được từ các bộ phận nghiệp vụ khác của doanh nghiệp<br /> Phương pháp đánh giá<br /> <br /> Hình thức đánh giá:<br /> <br /> Đánh giá kết quả bán hàng thường được thực hiện qua hai bước:<br /> Tự đánh giá thành tích của cá nhân và bộ phận<br /> Đánh giá chính thức của lãnh đạo (giám đốc bán hàng)<br /> <br /> Phương pháp cơ bản thường được sử dụng<br /> <br /> So sánh mức bán và các chỉ tiêu liên quan thực tế/kế hoạch; hiện tại/quá khứ<br /> So sánh, xếp hạng thành tích của cá nhân, bộ phận bán hàng với nhau và tỷ trọng trên <br /> tổng thể<br /> Phân tích và đưa ra kết luận về kết quả bán hàng trong mối liên hệ với các yếu tố kích  <br /> thích/kìm hãm (điều kiện thực hiện thực tế) có  ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp <br /> đến kết quả.<br /> <br /> Các chỉ tiêu đánh giá kết quả bán hàng thường được sử dụng<br /> <br /> Doanh số bán hàng<br /> Chi phí bán hàng: Chi phí bán hàng trên doanh số (%)<br /> Lãi gộp<br /> Lợi nhuận ròng<br /> Dự trữ<br /> Số khách hàng mới<br /> Số khách hàng mất đi<br /> Số đơn đặt hàng<br /> Thị phần của doanh nghiệp<br /> Tỷ lệ hoàn thành chỉ tiêu bán:<br /> C = Tổng doanh số bán thực hiện × 100<br />  Tổng doanh số bán theo kế hoạch<br /> Tỷ lệ chiếm lĩnh khách hàng<br /> Bình quân số lượng một đơn vị đặt hàng<br /> D = Doanh số bán × 100<br /> Số đơn đặt hàng<br /> Vòng quay vốn (V1)<br /> V1 = Doanh số (lần)<br /> Tài sản sử dụng<br /> Vòng quay vốn lưu động (V2)<br /> V2 = Doanh số (lần)<br /> Vốn lưu động<br /> Đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng:<br /> Được thực hiện thông qua các ý kiến phản hồi, đóng góp và nhận xét của khách hàng đối với <br /> doanh nghiệp về bộ phận hay cá nhân bộ phận bán hàng. Có thể dùng hình thức tổng hợp từ <br /> sổ  góp ý, điều tra bằng các câu hỏi trực tiếp (hội nghị khách hàng, mời cơm thân mật) hay <br /> gián tiếp (qua điện thoại, phiếu câu hỏi....)<br /> CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN<br /> <br /> Kế  hoạch bán hàng của doanh nghiệp sẽ  được kiểm nghiệm bởi thực tế. Đó là quá trình <br /> triển khai và thực hiện kế hoạch. Quá trình này cũng có thể thực hiện tốt, đạt hoặc vượt kế <br /> hoạch đề ra nhưng cũng có thể các chỉ tiêu được thực hiện thấp hơn so với kế hoạch đề ra.  <br /> Nếu như kế hoạch đã được coi là tương đối chính xác và sát với diễn biến thực tế thì rõ ràng  <br /> trong quá trình thực hiện kế hoạch bán hàng sẽ có nhiều nhân tố  tác động đến làm thay đổi  <br /> các chỉ  tiêu. Các nhân tố  này có thể  là trong nội tại doanh nghiệp hoặc do môi trường kinh  <br /> doanh bên ngoài.<br /> Các nhân tố bên ngoài<br /> <br /> Môi trường kinh doanh mà mỗi chủ thể tồn tại trong đó đều chịu sự chi phối và ảnh hưởng <br /> mạnh mẽ. Nếu một công ty nắm chắc được môi trường kinh doanh của mình thì sẽ  chắc <br /> chắn hơn trong việc bảo đảm các mục tiêu đã đề ra trong chiến lược kinh doanh. Nhưng môi  <br /> trường kinh doanh là luôn biến động, việc nắm bắt là rất khó khăn phức tạp đòi hỏi thường <br /> xuyên liên tục<br /> Các  yếu  tố  thuộc  môi  trường kinh doanh  ảnh  hưởng  tới  kế   hoạch bán  hàng  của  doanh  <br /> nghiệp:<br /> Chính trị và luật pháp: Để thành công trong việc xây dựng và thực hiện kế hoạch bán <br /> hàng, doanh nghiệp phải phân tích, dự đoán về chính trị luật pháp cùng xu hướng vận  <br /> động của nó bao gồm : Sự   ổn định về  đường lối chính trị, đường lối ngoại giao, sự <br /> cân bằng các chính sách của nhà nước, chiến lược phát triển kinh tế xã hội của Đảng <br /> và chính phủ, sự điều tiết và khuynh hướng can thiệp của chính phủ vào đời sống kinh <br /> tế, các quyết định bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng<br /> Các yếu tố  kinh tế  : Bao gồm các nhân tố  tác động đến sức mua của khách hàng và <br /> dạng tiêu dùng hàng hoá quy định phương án đưa ra kế  hoạch bán hàng phù hợp: Sự <br /> tăng trưởng kinh tế, sự thay đổi về  cơ  cấu sản xuất và phân phối, tiềm năng kinh tế <br /> và sự gia tăng đầu tư, lạm phát, thất nghiệp, chính sách tiền tệ, tín dụng, sự phát triển <br /> ngoại thương.<br /> Kỹ thuật và công nghệ: Cơ sở vật chất kỹ thuật của nền kinh tế quốc dân, tiến bộ kỹ <br /> thuật và khả năng ứng dụng tiến bộ kỹ thuật trong hoạt động kinh doanh, chiến lược  <br /> phát triển kỹ thuật công nghệ của nền kinh tế<br /> Yếu tố văn hoá xã hội: Dân số và xu hướng vận động, sự di chuyển dân cư, thu nhập <br /> và phân bố thu nhập của các hộ gia đình, việc làm và vấn đề phát triển việc làm, đặc <br /> điểm tâm lý.<br /> Môi trường tự  nhiên và cơ  sở  hạ  tầng: Nguyên liệu, năng lượng, mức độ  ô nhiễm <br /> cũng như đường xá, phương tiện giao thông, kho tàng, bến bãi, cửa hàng....<br /> Ngoài ra còn có các yếu tố khách quan ở cấp độ vi mô như: Người cung ứng, khách hàng đối  <br /> thủ  cạnh tranh, trung gian thương mại và công chúng cũng tác động đến việc xây dựng và  <br /> thực hiện kế hoạch bán hàng của doanh nghiệp thương mại.<br /> Tóm lại, trong quá trình xây dựng và thực hiện kế  hoạch bán hàng, doanh nghiệp luôn phải <br /> đối đầu với các nhân tố gây tác động xấu đến kết quả. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải  <br /> luôn nghiên cứu, phân tích và xác định được các nhân tố ảnh hưởng để từ đó có thể biến nó  <br /> trở  thành những  ảnh hưởng tích cực, hạn chế  các tác động xấu của nó. Một điều căn bản  <br /> của kế  hoạch là định hướng tốt nhưng việc thực hiện kế hoạch thì phải thực sự  linh hoạt  <br /> tuỳ vào từng thời điểm kinh doanh.<br /> <br /> Các nhân tố bên trong<br /> <br /> Tiềm lực tài chính và ngân sách dành cho công tác lập kế hoạch: Đây là yếu tố tổng hợp  <br /> phản ánh sức mạnh của doanh nghiệp. Căn cứ vào khối lượng vốn (vốn chủ sở hữu, vốn  <br /> huy động....) mà doanh nghiệp xây dựng một kế  hoạch bán hàng phù hợp cùng với khả <br /> năng quản lý, phân phối có hiệu quả nguồn vốn để thực hiện kế hoạch bán hàng đó.<br /> Mặt khác chất lượng kế hoạch còn phụ thuộc vào nhận thức của ban lãnh đạo công ty. Nếu <br /> công tác xây dựng kế hoạch được chú trọng thì ngân sách dành cho công tác lập kế hoạch sẽ <br /> được công ty duyệt chi đầy đủ. Khi ngân sách dành cho công tác lập kế hoạch được cấp đầy  <br /> đủ thì các hoạt động nghiên cứu thị trường sẽ được tiến hành trên diện rộng, việc xử lý kết <br /> quả cũng diễn ra chính xác hơn do có sự hỗ trợ của các phương tiện kỹ thuật hiện đại và hệ <br /> quả tất yếu là kế hoạch cũng được lập một cách chính xác hơn.<br /> Tiềm năng con người của doanh nghiệp: Sự hoàn hảo của cấu trúc tổ chức, tính hiệu quả <br /> của hệ thống quản lý và công nghệ quản lý tác động trực tiếp đến việc xây dựng một kế <br /> hoạch bán hàng hoàn hảo. Chủ  thể  trực tiếp thực hiện kế hoạch bán hàng chính là đội  <br /> ngũ thực hiện công tác bán hàng nhưng chủ thể gián tiếp thực hiện kế hoạch bán hàng là  <br /> những người làm công tác mua hàng, dự  trữ. Như vậy nó đòi hỏi phải có sự  liên kết hỗ <br /> trợ nhau trong quá trình thực hiện giữa các phòng ban, tổ chức nhân viên cụ thể  là phòng  <br /> marketing, phòng kế hoạch vật tư. Do mỗi phòng ban cá nhân phụ trách chịu trách nhiệm  <br />  khác nhau về  công việc của mình nhưng họ  đều phải hướng tới một đích cuối cùng là <br /> mục tiêu của công ty đặt ra trong kế hoạch kinh doanh. Kế hoạch bán hàng sẽ không thực <br /> hiện được nếu mối quan hệ này lỏng lẻo, ai làm việc nấy không có sự thống nhất, đoàn  <br /> kết cùng hướng tới mục tiêu của công ty. Hơn nữa chế độ  thưởng phạt tác động không <br /> nhỏ  đến quá trình thực hiện kế  hoạch bán hàng của công ty. Ngay từ  khi triển khai kế <br /> hoạch bán hàng, nếu như công ty không đề ra chế độ thưởng phạt nghiêm minh cũng như <br /> không có hình thức khuyến khích họ thực hiện phần trách nhiệm của mình thì sẽ dẫn đến <br /> tình trạng các phòng ban, bộ phận, từng nhân viên không nghiêm túc, thờ ơ với công việc.  <br /> Điều này dẫn đến kế hoạch bán hàng không thực hiện được như đã đề ra<br /> Ngoài ra các bộ phận thực hiện kế hoạch bán hàng coi kế hoạch là chuẩn nên trong quá trình <br /> thực hiện luôn lấy kế  hoạch để  áp đặt có khi đi trái với diễn biến của môi trường kinh  <br /> doanh, đây là một kiểu làm việc thiếu suy nghĩ, thiếu sáng tạo dẫn đến công việc kinh doanh <br /> không hiệu quả.<br /> Cụ thể công tác bán hàng bị ảnh hưởng bởi các nhân tố như:<br /> Khả năng tài chính hiện thời, phương án ký kết hợp đồng với các đối tác, phương tiện vận  <br /> chuyển hàng hoá. Kế hoạch bán hàng của công ty không được thực hiện nếu đội ngũ cán bộ <br /> công nhân viên kém linh hoạt, không giành được thế  chủ  động trong ký kết hợp đồng bán  <br /> hàng hoá, khả năng tài chính hạn hẹp không đủ tiền mua hàng từ các nguồn cung ứng để đáp  <br /> ứng yêu cầu của kế hoạch bán hàng, không đủ  cho chi phí quảng cáo, khuyến mại, tiếp thị,  <br /> mở  rộng thị  trường. Bên cạnh đó hệ  thống phương tiện giao thông vận tải dùng trong lưu  <br /> chuyển hàng hoá ít hay lạc hậu dẫn đến việc phân phối hàng không hợp lý và không đúng  <br /> thời điểm. Trình độ  của nhân viên hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ  trước, trong và sau khi <br /> bán cũng tác động đến việc thực hiện kế hoạch đề  ra. Nhân viên bán hàng phải có trình độ <br /> cao trong khâu giao tiếp, hiểu biết về kỹ thuật và luôn coi “khách hàng là thượng đế”.<br />