ỨNG DỤNG TRÍ TUỆ NHÂN TẠO THÔNG MINH VÀO <br />
HỆ THỐNG QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP<br />
Hệ thống quản lý doanh nghiệp đang được ứng dụng ngày càng rộng rãi nhờ những lợi ích <br />
tuyệt vời đem lại trong nhiều mặt (tài chính – nhân sự – bán hàng,…). Bên cạnh đó, việc ứng <br />
dụng những công nghệ hiện đại vào trong hệ thống đã giúp việc quản lý trở nên nhanh <br />
chóng, dễ dàng và chuyên nghiệp hơn bao giờ hết.<br />
<br />
<br />
1. Thế nào là hệ thống quản lý doanh nghiệp<br />
<br />
<br />
Quản lý doanh nghiệp là một quá trình phức tạp và giữ vai trò quan trọng ảnh hưởng đến <br />
hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp. Đây là quá trình người lãnh đạo làm việc cùng các cá <br />
nhân, nhóm cũng như với các nguồn lực khác, bao gồm các tài sản, thiết bị, công nghệ, vốn,<br />
… nhằm đạt được mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp.<br />
Quản lý giúp cho doanh nghiệp cân bằng được lợi ích trong nhiều mặt. Các mục tiêu của <br />
công ty trong các lĩnh vực quản lý tài chính, quản lý nhân sự hay quản lý bán hàng đều có thể <br />
thành hiện thực nếu quản lý doanh nghiệp tốt.<br />
Hệ thống quản lý là tập hợp các yếu tố có liên quan đến nhau hoặc tương tác lẫn nhau trong <br />
một tổ chức, tập thể để từ đó tạo lập nên các mục tiêu, chính sách và các quy trình để đạt <br />
được mục tiêu đó. Một hệ thống quản lý sẽ giải quyết được một hoặc nhiều vấn đề trên <br />
nhiều lĩnh vực, bao gồm các vấn đề liên quan đến tài chính – kế toán, bán hàng, nhân sự, tồn <br />
kho,…<br />
Phạm vi của hệ thống quản lý có thể bao gồm từ một bộ phận, phòng ban cho đến toàn bộ <br />
tổ chức với những chức năng cụ thể được phân quyền cho từng bộ phận hay những chức <br />
năng xuyên suốt toàn tổ chức.Nhìn chung, có thể hiểu, hệ thống quản lý doanh nghiệp là hệ <br />
thống các quy tắc được xây dựng theo một quy trình làm việc chuyên nghiệp để cấp lãnh <br />
đạo, cấp quản lý có thể dựa vào đó để chỉ đạo, kiểm soát và điều hành doanh nghiệp.<br />
2. Vai trò của hệ thống quản lý doanh nghiệp trong một tổ chức<br />
<br />
<br />
2.1 Vai trò trong việc quản lý thông tin<br />
<br />
Hệ thống quản lý giúp cho các thông tin, dữ liệu trong toàn doanh nghiệp được tổng hợp và <br />
lưu trữ một cách đồng bộ. Nhờ sử dụng một cơ sở dữ liệu chung duy nhất trên toàn hệ thống <br />
mà các bộ phận, phòng ban trong toàn doanh nghiệp có thể truy cập kho dữ liệu một cách dễ <br />
dàng và nhanh chóng.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Hệ thống quản lý giúp cho các dữ liệu được lưu hành xuyên suốt trong toàn công ty. Các bộ <br />
phận, phòng ban có thể dễ dàng chia sẻ dữ liệu, thông tin với nhau để phục vụ công việc <br />
một cách dễ dàng thay vì trao đổi thủ công. Tính an toàn, bảo mật thông tin cũng được nâng <br />
cao nhờ quản lý bằng phần mềm, hệ thống thay vì bằng giấy tờ.<br />
2.2 Vai trò trong việc kiểm soát tài chính doanh nghiệp<br />
<br />
Cùng với việc quản lý những thông tin chung cho toàn doanh nghiệp, các thông tin liên quan <br />
đến tài chính cũng được quản lý một cách chặt chẽ và chính xác. Mỗi khi lãnh đạo hay người <br />
quản lý cần tra cứu bất kỳ một thông tin nào liên quan đến tài chính, hệ thống đều cung cấp <br />
một cách chính xác các dữ liệu đã được lưu trữ trên hệ thống.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Bên cạnh việc cung cấp chính xác các thông tin tài chính, hệ thống còn đưa ra những biểu đồ <br />
trực quan như: biểu đồ phân tích doanh thu, biểu đồ phân tích chi phí, lợi nhuận, các chỉ số tài <br />
chính,… giúp chủ doanh nghiệp đánh giá được tình hình tài chính một cách khách quan và hỗ <br />
trợ đưa ra những quyết định phù hợp nhằm tối ưu hóa chi phí cho doanh nghiệp.<br />
<br />
<br />
2.3 Tự động hóa các nghiệp vụ kế toán<br />
<br />
Với hệ thống quản lý, các nghiệp vụ kế toán: hạch toán các hóa đơn điện tử, định khoản các <br />
nghiệp vụ kế toán theo từng loại chứng từ, hạch toán các đơn hàng, hợp đồng,… đều được <br />
thực hiện một cách tự động hóa, giúp cho nhân viên kế toán của doanh nghiệp tiết kiệm <br />
được 60% thời gian nhập và xử lý dữ liệu.<br />
Các công việc liên quan đến tổng hợp báo cáo cũng được thực hiện tự động trên hệ thống, <br />
tiết kiệm tối đa thời gian làm báo cáo. Hơn thế nữa, việc tự động tạo lập và tổng hợp báo <br />
cáo nhờ hệ thống còn giúp giảm thiểu tối đa những sai sót so với nhập liệu thủ công, kịp thời <br />
phát hiện và cảnh báo các chênh lệch để nhân viên xử lý kịp thời, tránh tiêu cực.<br />
<br />
<br />
2.4 Vai trò trong hoạt động nhân sự<br />
<br />
Một hệ thống quản lý sẽ giúp cho doanh nghiệp chuẩn hóa các hoạt động về nhân sự. Với <br />
số lượng nhân sự lớn, rất khó để lãnh đạo có thể kiểm soát chặt chẽ toàn bộ nhân lực của <br />
mình. Nhưng trên hệ thống quản lý, toàn bộ các nghiệp vụ liên quan đến quản trị nhân sự <br />
đều được thực hiện một cách đơn giản và hiệu quả.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Hệ thống giúp doanh nghiệp hoạch định và tiết kiệm nguồn lực nhờ tích hợp các chức năng <br />
giúp quản lý nhân sự về mọi mặt. Từ việc tuyển dụng, tiếp nhận nhân viên cho đến cập <br />
nhật, lưu trữ hồ sơ nhân viên, hợp đồng, chấm công, lương, bảo hiểm,… đều được thực <br />
hiện chặt chẽ mà không tốn nhiều nhân lực và thời gian.<br />
2.5 Quản lý chặt chẽ hàng tồn kho<br />
<br />
Chức năng quản lý kho của hệ thống quản lý giúp doanh nghiệp xác định và nắm bắt nhanh <br />
chóng lượng hàng tồn kho để từ đó có những chiến lược thúc đẩy giải phóng hàng tồn, giảm <br />
nhu cầu lưu động vốn, từ đó góp phần thúc đẩy hiệu quả kinh doanh.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Hệ thống sẽ quản lý tồn kho theo số lô, mặt hàng, mẫu mã hay hạn dùng, giúp hạn chế tối <br />
đa việc hủy hàng quá hạn, hết hàng mà không biết. Việc quản lý tồn kho được diễn ra trên <br />
toàn hệ thống, bao gồm cả các chi nhánh, cửa hàng nhỏ, lẻ,… để doanh nghiệp có chính sách <br />
nhập hàng hợp lý hơn.<br />
<br />
<br />
2.6 Vai trò trong quản lý bán hàng<br />
<br />
Những hoạt động liên quan đến bán hàng cũng sẽ được hỗ trợ tối đa trên hệ thống. Các khâu <br />
trong việc bán hàng, từ thực hiện triển khai các chiến dịch marketing cho đến quản lý thông <br />
tin khách hàng, sản phẩm, chăm sóc khách hàng,… đều được thực hiện trên hệ thống.Với <br />
marketing, hệ thống cung cấp các công cụ để thực hiện nhiệm vụ này, đặc biệt là marketing <br />
qua Email và SMS – hai kênh quan trọng nhất. Việc đánh giá hiệu quả sau mỗi chiến dịch, rút <br />
ra các bài học cũng được thực hiện nhờ vào hệ thống.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Riêng với bán hàng, hệ thống quản lý cho phép lãnh đạo và toàn bộ nhân viên nắm được các <br />
thông tin quan trọng như: tình hình thực hiện mục tiêu doanh số, lịch sử bán hàng, cung cấp <br />
phễu phân tích bán hàng trong từng giai đoạn, đánh giá hiệu quả kinh doanh qua từng sản <br />
phẩm, dự báo doanh số trong tương lai,…<br />
Không chỉ hỗ trợ tốt công tác bán hàng, việc hỗ trợ và chăm sóc khách hàng sau bán cũng <br />
được thực hiện triệt để. Hệ thống cho phép các nhân viên nắm bắt được lịch sử giao dịch, <br />
lịch sử thông tin khách hàng nhằm hỗ trợ khách hàng một cách nhanh chóng, chính xác, chăm <br />
sóc khách hàng trên nhiều kênh, nắm được mọi phản hồi của khách hàng về sản phẩm để hỗ <br />
trợ, phục vụ một cách chuyên nghiệp nhất.<br />
3. Hệ thống quản lý doanh nghiệp ứng dụng trí tuệ nhân tạo thông minh<br />
<br />
<br />
Ứng dụng công nghệ thông minh vào hệ thống quản lý doanh nghiệp là xu hướng thu hút <br />
nhiều người dùng hiện nay. Mới đây, một trong những đơn vị hàng đầu trong ngành phần <br />
mềm Việt Nam – MISA đã cho ra đời ứng dụng quản lý doanh nghiệp AMIS.VN <br />
Mobile.Được biết, ứng dụng quản trị doanh nghiệp AMIS.VN Mobile dùng trên điện thoại <br />
với bước phát triển đột phá khi ứng dụng trí tuệ nhân tạo AI để phát triển tính năng điều <br />
khiển bằng giọng nói.<br />
Vẫn đáp ứng đầy đủ những chức năng trong mọi mặt, từ tài chính – kế toán, nhân sự, bán <br />
hàng nhưng với phiên bản dùng được trên Mobile, việc quản lý sẽ dễ dàng hơn khi được <br />
thực hiện mọi lúc, mọi nơi ngay trên điện thoại di động. Như vậy, các lãnh đạo, quản lý <br />
không cần có mặt tại công ty, doanh nghiệp vẫn có thể quản lý, giám sát mọi hoạt động của <br />
doanh nghiệp, nhân viên.<br />
Bên cạnh đó, hệ thống quản lý doanh nghiệp trên điện thoại của AMIS.VN còn ứng dụng <br />
công nghệ hiện đại thông qua việc phát triển tính năng điều khiển bằng giọng nói. Đây là <br />
một trong những bước tiến đột phá khẳng định sự phát triển mạnh mẽ của nền công nghệ <br />
4.0.Với việc tích hợp trí tuệ nhân tạo điều khiển bằng giọng nói, AMIS cho phép người dùng <br />
sử dụng giọng nói của mình để thực hiện các thao tác:<br />
Tìm kiếm thông tin nhân viên trong toàn doanh nghiệp<br />
Chat, nhắn tin, gọi điện với các nhân viên<br />
Chuyển đổi các giao diện trong hệ thống<br />
Hệ thống quản lý doanh nghiệp ứng dụng trên mobile được phát triển như một mạng xã hội <br />
thu nhỏ trong nội bộ doanh nghiệp. Nhờ vậy, các hoạt động truyền thông nội bộ, xây dựng <br />
văn hóa nội bộ, bao gồm các hoạt động như teambuilding, văn nghệ, thể thao,… cũng được <br />
thực hiện dễ dàng nhờ nhờ truyền đạt tới đầy đủ cán bộ nhân viên trong toàn doanh nghiệp.<br />
Nhưng đáng chú ý nhất phải kể đến có lẽ là hai tính năng Giám đốc tài chính số và Giám đốc <br />
nhân sự số của phần mềm. Hai tính năng này cho phép lãnh đạo nắm bắt mọi thông tin tài <br />
chính (doanh thu, lợi nhuận, chi phí,…) và các biến động về nhân sự một cách tức thời và <br />
chính xác. Với việc điều khiển bằng giọng nói và nhận lại phản hồi cũng bằng giọng nói, <br />
AMIS.VN giống như một người trợ lý thực thụ, phục vụ lãnh đạo trong việc điều hành, <br />
quản trị doanh nghiệp.<br />
Với những lợi ích vốn có của hệ thống cùng với việc ứng dụng công nghệ thông minh, hệ <br />
thống quản lý doanh nghiệp đang ngày càng trở thành một phần không thể thiếu trong hoạt <br />
động của doanh nghiệp. Nó giữ vai trò quan trọng trong việc duy trì và thúc đẩy các hoạt <br />
động của doanh nghiệp, đem lại hiệu quả và lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp trên thị <br />
trường.<br />