Xây dựng hệ thống quản lý và biên tập tạp chí khoa học - giáo dục

TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN HỮU NGHỊ VIỆT - HÀN<br /> <br /> XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VÀ BIÊN TẬP<br /> TẠP CHÍ KHOA HỌC - GIÁO DỤC<br /> DEVELOPING MANAGEMENT AND PUBLISHING SYSTEM<br /> FOR THE JOURNAL OF SCIENCE AND EDUCATION<br /> Lê Nhật Anh(1), Phạm Thị Hồng Hạnh(2)<br /> (1) (2)<br /> <br /> Trường Cao đẳng CNTT Hữu nghị Việt - Hàn; {anhln, hanhpth}@viethanit.edu.vn<br /> <br /> Tóm tắt<br /> Sau hơn 07 tập phát hành, Chuyên đề Khoa học và Giáo dục đã được xuất bản định kỳ<br /> 02 tập một năm. Với số lượng nghiên cứu ngày càng nhiều, công việc xử lý ngày càng lớn, đòi hỏi<br /> sự cần thiết phải ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong quá trình xuất bản, từ gửi bài đến<br /> tổ chức phản biện, qua đó giúp cho việc xuất bản chuyên đề - tương lai sẽ được Nhà trường đầu<br /> tư phát triển thành Tạp chí Khoa học và Giáo dục - ngày càng chuyên nghiệp, tạo sự thuận tiện,<br /> hiệu quả cao cho tác giả, ban biên tập và nhà phản biện.<br /> Từ khóa: Hệ thống thông tin, Xuất bản tạp chí.<br /> Abstract<br /> After more than seven issues, the journal of Science and Education are published twice a<br /> year and the number of articles is increasing. Hence, it’s necessary to have a journal<br /> management and publishing online system. The system has been designed to reduce the time and<br /> energy devoted to the clerical and managerial task for authors, editors and reviews. It assists with<br /> every stage of the refereed publishing process, from submissions through to online publication. As<br /> the result, the publishing process is more professional, convenient and highly effective.<br /> Keywords: Information system, Journal publishing.<br /> 1. Đặt vấn đề<br /> Sau hơn 07 tập phát hành, Chuyên đề Khoa học và Giáo dục của Trường đã để lại nhiều ấn<br /> tượng tốt đẹp, tạo nên những bước đột phá trong phong trào nghiên cứu khoa học, góp phần xây<br /> dựng thương hiệu mạnh cho Trường. Nhận thấy tầm quan trọng của hệ thống quản lý trong việc<br /> xuất bản và biên tập tạp chí, nhất là trong giai đoạn Trường đang triển khai nhanh và mạnh ứng<br /> dụng CNTT vào hoạt động giảng dạy và quản lý, Ban giám hiệu, Hội đồng Khoa học Nhà trường<br /> đã đưa vấn đề này vào định hướng nghiên cứu khoa học. Do vậy, nhóm tác giả đề xuất được thực<br /> 17<br /> <br /> CHUYÊN ĐỀ KHOA HỌC VÀ GIÁO DỤC - 09 (4-2018)<br /> <br /> hiện nhiệm vụ nghiên cứu khoa học này. Với định hướng trong tương lai Chuyên đề được phát<br /> triển thành Tạp chí, để việc quản lý được thuận lợi và hiệu quả, sau khi nghiên cứu, phân tích mô<br /> hình hoạt động xuất bản Chuyên đề của Nhà trường và tham khảo một số hệ thống nhận bài trực<br /> tuyến, nhóm đã xây dựng một hệ thống quản lý và biên tập Tạp chí Khoa học và Giáo dục tương<br /> đối hoàn chỉnh, giúp giảm thời gian và công sức cho các tác vụ hành chính và quản lý gắn với<br /> việc biên tập một tạp chí, đồng thời cải tiến việc lưu giữ hồ sơ và hiệu suất của các quá trình biên<br /> tập. Đây cũng xem như là bước chuẩn bị ban đầu để đảm bảo tốt việc tiến tới xuất bản Tạp chí<br /> Khoa học riêng của Trường sau này.<br /> 2. Phân tích hệ thống<br /> 2.1. Quy trình hiện tại<br /> Với quy trình hiện tại, mỗi năm 2 lần, chuyên viên Khoa học Công nghệ (CV KHCN) của<br /> Phòng Hợp tác quốc tế và Khoa học công nghệ (HTQT&KHCN) sẽ thay mặt Ban Biên soạn<br /> (BBS) chuyên đề ra thông báo nhận bài cho số mới. Sau khi hết hạn nhận bài, CV KHCN sẽ tập<br /> hợp danh sách các bài đã gửi, đề xuất phản biện cho từng bài và trình lên trưởng BBS, nếu được<br /> đồng ý sẽ tiến hành quá trình phản biện, còn không sẽ thay đổi, cập nhật theo yêu cầu.<br /> Người phản biện sau khi nhận được thông tin bài nghiên cứu, sẽ tiến hành phản biện và gửi<br /> phiếu đánh giá. Sau khi CV KHCN nhận được phiếu đánh giá, sẽ gửi thông báo chỉnh sửa theo<br /> yêu cầu cho tác giả. Tác giả nghiên cứu sau khi chỉnh sửa xong sẽ gửi lại cho CV KHCN và<br /> nghiên cứu chỉnh sửa sẽ được gửi lại cho phản biện đánh giá lại, đạt hay không đạt. Quá trình<br /> phản biện có thể diễn ra một hoặc nhiều lần. Kết thúc quá trình phản biện, CV CNKH sẽ lập danh<br /> sách các bài nghiên cứu được phản biện đồng ý, gửi tờ trình lên Hiệu trưởng và Trưởng BBS để<br /> phê duyệt quyết định xuất bản.<br /> Sau khi được đồng ý, sẽ tiến hành các bước tiếp theo để xuất bản tập mới như biên tập bản<br /> in, ký hợp đồng xuất bản với nhà xuất bản, sau khi nhà xuất bản bàn giao, sẽ kết thúc hợp đồng và<br /> tiến hành thủ tục thanh toán.<br /> 2.2. Yêu cầu với hệ thống<br /> Dựa trên quy trình và yêu cầu thực tế trong công tác quản lý, ứng dụng quản lý Tạp chí<br /> Khoa học - Giáo dục hướng tới mục đích đáp ứng những yêu cầu về quản lý, lưu trữ thông tin lý<br /> lịch khoa học của người dùng; Quản lý, lưu trữ thông tin về tạp chí: số, bài nghiên cứu, thông tin<br /> chung; Hỗ trợ quy trình gửi bài và phản biện bài nghiên cứu; Tra cứu thông tin nghiên cứu và<br /> thống kê nghiên cứu.<br /> 2.3. Tác nhân tham gia vào hệ thống<br /> Các tác nhân tham gia vào hệ thống bao gồm:<br /> - Người dùng bình thường: Là người dùng không đăng nhập, chỉ tra cứu thông tin. Sau khi<br /> đăng ký hoặc đăng nhập, người dùng bình thường sẽ trở thành các tác nhân khác dựa trên quyền<br /> được cấp.<br /> 18<br /> <br /> TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN HỮU NGHỊ VIỆT - HÀN<br /> <br /> - Quản trị hệ thống: Người quản trị chung về hệ thống.<br /> - Biên tập viên: Người quản trị cho một tạp chí.<br /> - Tác giả: Người gửi bài đăng tạp chí.<br /> - Phản biện: Người được ban biên tập tạp chí mời phản biện một bài nghiên cứu.<br /> Từ danh sách mô tả các trường hợp sử dụng, biểu đồ use case sử dụng của hệ thống của 3<br /> tác nhân quan trọng gồm biên tập viên, tác giả và phản biện được mô tả như hình dưới đây:<br /> <br /> Biên tập viên<br /> <br /> Hình 1. Use case tổng quan của hệ thống<br /> 19<br /> <br /> CHUYÊN ĐỀ KHOA HỌC VÀ GIÁO DỤC - 09 (4-2018)<br /> <br /> 3. Xây dựng chương trình<br /> 3.1. Tổng quan hệ thống<br /> Ứng dụng được xây dựng trên nền tảng hệ thống VHMIS, sử dụng công nghệ Web, người<br /> dùng thao tác với ứng dụng thông qua các trình duyệt. Dựa trên ý tưởng của mô hình kiến trúc<br /> Microservices (các dịch vụ nhỏ), ứng dụng được tách nhỏ chức năng tùy mục đích, nhờ đó có thể<br /> sử dụng lại các ứng dụng có sẵn hoặc ứng dụng của bên cung cấp thứ 3.<br /> Các tác nghiệp quản lý người dùng, phân quyền, đăng nhập do các dịch vụ có sẵn VHMIS<br /> đảm nhiệm. Việc thông báo bằng email được đảm nhiệm bởi dịch vụ SMTP của server mail<br /> trường. Thông tin lý lịch khoa học của cán bộ giảng viên trong trường được lấy từ ứng dụng Quản<br /> lý Thông tin khoa học trên hệ thống ESYS. Thông qua Hệ thống VHMIS, ứng dụng được tích hợp<br /> sẵn tính năng đăng nhập bằng tài khoản của ESYS và Email trường, nhờ đó không cần phải cấp<br /> mới tài khoản đối với người dùng là cán bộ giảng viên của Trường.<br /> Trang web công khai để quảng bá tạp chí được thiết kế riêng, tích hợp vào Website trường<br /> và thông tin cơ sở dữ liệu được lấy từ hệ thống qua các API được xây dựng kèm.<br /> <br /> Ứng dụng quản lý Tạp chí<br /> <br /> Hình 2. Sơ đồ tổng quan hệ thống<br /> 20<br /> <br /> TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN HỮU NGHỊ VIỆT - HÀN<br /> <br /> 3.2. Hệ thống đề xuất phản biện<br /> Để hệ thống có thể đề xuất phản biện chính xác, chúng tôi áp dụng cách xây dựng danh mục<br /> lĩnh vực đồng nhất với hệ thống quản lý lý lịch khoa học. Việc đồng bộ này sẽ giúp hệ thống có<br /> thể truy vấn các nhà khoa học có khả năng phản biện dựa theo quá trình nghiên cứu khoa học của<br /> họ. Danh mục lĩnh vực được áp dụng gồm 4 cấp, 3 cấp lớn nhất cơ bản dựa trên danh mục BẢNG<br /> PHÂN LOẠI LĨNH VỰC NGHIÊN CỨU KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ của Cục Thông tin<br /> Khoa học và Công nghệ Quốc gia, cấp 4 là cấp chia nhỏ do ban biên tập đặt ra. Việc tìm kiếm<br /> người phản biện phù hợp trước tiên sẽ tìm các nhà khoa học có chung nghiên cứu ở lĩnh vực cấp 4<br /> với bài nghiên cứu, trong trường hợp không thể tìm ra, hệ thống sẽ đề xuất dựa trên lĩnh vực<br /> cấp 3. Với cách xây dựng đề xuất này, cơ bản đã hỗ trợ các biên tập viên rút ngắn thời gian tìm<br /> kiếm. Ngoài ra, để thuận tiện, hệ thống còn cho phép Ban biên tập xây dựng nên danh sách các<br /> chuyên gia cho từng lĩnh vực dựa trên thống kê thủ công, từ đó có thể cho đề xuất chính xác nhất.<br /> <br /> Hình 3. Hệ thống đề xuất chuyên gia có thể mời cho một bài báo thuộc lĩnh vực marketing<br /> 3.3. Xây dựng API<br /> Để đảm bảo tính mở của hệ thống, cũng như chia sẻ thông tin về các tạp chí và cung cấp<br /> công cụ phát triển cho các ứng dụng khác liên quan, ứng dụng Quản lý Tạp chí khoa học còn cung<br /> cấp các API công khai trên nền tảng web theo chuẩn RESTful. Các API được cung cấp từ địa chỉ<br /> https://vhmis.viethanit.edu.vn/research/public-api.<br /> Với mục tiêu cung cấp đầy đủ thông tin cho các ứng dụng thứ 3, các tài nguyên được API<br /> cung cấp bao gồm:<br /> - GET /journal Lấy danh sách các tạp chí.<br /> 21<br /> <br />