Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán - Chương 2: Tổ chức dữ liệu trong hệ thống thông tin kế toán

Chia sẻ: Ghdrfg Ghdrfg | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:22

Thêm vào BST

Báo xấu

823
lượt xem 34
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Chương 2 Tổ chức dữ liệu trong hệ thống thông tin kế toán nhằm mục tiêu giúp sinh viên hiểu các tiếp cận tổ chức dữ liệu để xử lý hoạt động kinh doanh trong hệ thống thông tin kế toán, hiểu được nguyên tắc tổ chức dữ liệu theo mô hình REA(L), hiểu các phương pháp thu thập và xử lý dữ liệu (đọc tài liệu), mã hóa dữ liệu.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán - Chương 2: Tổ chức dữ liệu trong hệ thống thông tin kế toán

Chương 2 Tổ chức dữ liệu trong hệ thống thông tin kế toán 1
Mục tiêu Hiểu các tiếp cận tổ chức dữ liệu để xử lý hoạt động kinh doanh trong hệ thống thông tin kế toán Hiểu được nguyên tắc tổ chức dữ liệu theo mô hình REA(L) Hiểu các phương pháp thu thập và xử lý dữ liệu (đọc tài liệu) Mã hóa dữ liệu 2
Các tiếp cận tổ chức dữ liệu để xử lý hđkd trong htttkt theo kt truyền thống theo hệ quản trị CSDL  Chỉ quan tâm DL tài chính All DL được lưu  DL được lưu ở nhiều loại sổ chi chung, được quản lý tiết, sổ cái => trùng lắp, kg chia bởi hệ quản trị cơ sở sẻ và dùng chung dữ liệu được, có sự mâu thuẫn dữ liệu dữ liệu => tránh trùng lắp, mẫu thuẫn DL, tăng tính kịp thời của theo từng hệ thống ứng DL dụng – xử lý bằng máy DL được lưu phục vụ cho 1 ƯD (1 loại hoạt động) DL trùng lắp, kg chia sẻ và dùng chung dữ liệu được, có sự mâu thuẫn dữ liệu 3
Lưu trữ Quá Dữ liệu Thông tin trình đầu vào Xử lý SXKD đầu ra Kiểm soát - phản hồi •Xác định dữ liệu cần thu thập •Tổ chức thu thập dữ liệu •Tổ chức lưu trữ dữ liệu 4
Nội dung dữ liệu thu thập Theo Nội dung của 1 các chu hoạt động trình Nguồn lực Sự kiện Đối tượng nào? gì? liên quan? ( Resources) ( Event) (Agent) Mô hình REA Dữ liệu thu thập 5
Tổ chức thu thập dữ liệu Yêu cầu thông tin, Các chu trình kinh doanh yêu cầu quản lý, đặc Mô hình REA điểm kinh doanh Xác định các loại Hđộng, Đtượng, Nlực cần thu thập dữ liệu Tài khoản và Các đối Dữ liệu cần thu thập cho tượng từng đối tượng, nguồn lực chi tiết Dữ liệu cần thu thập cho từng hoạt động Chứng từ 6
1 mô hình REA minh họa chu trình doanh thu Resource Event Agent Đặt hàng Hàng hóa KH Xuất kho Tkhoản Nviên Giao Hàng Lập HĐ, ghi sổ Thu tiền 7
Các hoạt động thu thập, ghi nhận dữ liệu AIS thủ công Quá Sự kiện ảnh Ghi hưởng đến Chứng từ sổ Sổ trình báo cáo tài nhật nhật ký SXKD chính ký Báo Lập Sổ cái, Chuyển cáo tài báo sổ chi sổ chính cáo tiết 8
Các hoạt động thu thập, ghi nhận dữ liệu AIS trên nền máy tính Sự kiện của Nhập liệu các quá trình Chứng từ Nhập liệu hoạt động liên SXKD quan Thông tin Cập nhật, truy theo yêu xuất thông tin Các tập tin lưu cầu theo yêu cầu trữ dữ liệu Các đối tượng, nguồn Khai báo lực sử dụng 9
Các hoạt động thu thập, ghi nhận dữ liệu Nhập liệu, ghi nhật ký (recording): Nhập các sự kiện phát sinh theo thời gian vào hệ thống Cập nhật, chuyển sổ (Update): Tác động, thay đổi các dữ liệu lưu trữ (số dư TK, số dư chi tiết KH…) sau khi sự kiện xảy ra Khai báo (Maintenance): Đảm bảo duy trì các dữ liệu về các đối tượng thường sử dụng (Khách hàng, nhà cung cấp, tài khoản, nhân viên…) 10
Lưu trữ dữ liệu AIS thủ công AIS trên nền máy tính Hoạt động Lưu trữ Hoạt động Lưu trữ Ghi nhật ký  Sổ Nhập liệu  Tập tin nhật ký nghiệp vụ Khai báo  Tập tin chính Cập nhật  Tập tin Chuyển sổ  Sổ cái, chính sổ chi tiết 11
Lưu trữ dữ liệu trên tập tin Thực thể Dữ liệu tổng hợp Dữ liệu tham chiếu khách hàng Tên khách Mã KH Địa chỉ Mã số thuế Số dư hàng Chase 29 Lê Duẩn, KHNN-01 430121280-001 574,565,000 Mahattan Q.01 KPMG Việt 115 Nguyễn KHTN-01 430421210-001 300,090,000 Nam Huệ UOB Viet 17 Lê Duẩn, KHTN-02 430011144-001 150,000,000 Nam Quận 01 142 Điện Biên KHTN-03 Anh Tuấn 437821270-001 (234,000,000) Phủ, Q.03 Công Ty 58 Nguyễn Du, Mẫu tin KHTN-04 0302984527 0 Quang Minh Q.01 Công Ty 258 Lê Lợi, KHTN-05 0302657481 100,000,000 12 Thành Công Q.01
Các loại tập tin lưu trữ dữ liệu Tập tin chính (Master File)  Lưu trữ các dữ liệu ít thay đổi về các đối tượng trong, và ngoài hệ thống. VD: Khách hàng, Hàng hóa…  Không chứa các dữ liệu về các sự kiện phát sinh  Các dữ liệu lưu trữ có thể là các dữ liệu tham chiếu hay dữ liệu tổng hợp Tên hàng hóa Mã hàng ÐVT Tài khoản SL tồn XEROX PR-001 Cái 1561 100 HP LASER PR-002 Cái 1561 20 TOSHIBA DESKPRO PC-001 Bộ 1561 150 13
Các loại tập tin lưu trữ dữ liệu (tt) Tập tin nghiệp vụ (Transaction File)  Lưu trữ dữ liệu về các sự kiện : đặt hàng, bán hàng, thu tiền…  Luôn chứa trường NGÀY của SỰ KIỆN, nghiệp vụ  Luôn chứa các dữ liệu về giá cả, số lượng liên quan đến sự kiện Số Ngày Mã Mã KH SL Giá ĐĐH hđơn hđơn hàng 7869 13/4/04 KHTN-01 PC-001 1 10.000.000 345 7869 13/4/04 KHTN-01 PC-002 2 20.000.000 345 7870 15/4/04 KHNN-01 PR-002 3 25.000.000 567 14
Lợi ích của tập tin chính và tập tin nghiệp vụ Giảm thời gian nhập liệu Tránh lưu trữ trùng lắp dữ liệu Tăng cường khả năng kiểm soát dữ liệu Tiện lợi trong các hoạt động bảo quản dữ liệu 15
Phương thức nhập dữ liệu Theo thời gian thực (Real-Time)  Sự kiện được ghi nhận ngay sau phát sinh (vào tập tin nghiệp vụ)  Khi dữ liệu được nhập, sẽ kiểm tra các dữ liệu trong tập tin chính liên quan (khách hàng, hàng TKho…)  Các tập tin chính liên quan được cập nhật ngay  Có thể xem các báo cáo liên quan đến sự kiện (bảng kê, báo cáo số dư KH, HTK, báo cáo tổng hợp…) ngay sau được nhập vào. 16
Phương thức nhập dữ liệu (tt) Theo lô (Batch)  Sự kiện được tập hợp theo lô khi phát sinh (chưa được nhập vào máy)  Tính toán số tổng cộng của lô chứng từ (Số kiểm soát)  Các chứng từ trong lô lần lượt được nhập vào máy  Đối chiếu số tổng của lô (do chương trình tính) với số kiểm soát (tính trước khi nhập liệu), kiểm tra thông tin trên báo cáo kiểm soát lô  Chuyển lô để cập nhập các tập tin chính liên quan  Các báo cáo liên quan đến các nghiệp vụ chỉ xem được khi lô nghiệp vụ đã được chuyển lô 17
Mã hóa các thực thể mang dữ liệu Ý nghĩa  Các thực thể mang các dữ liệu (hoạt động, đối tượng, nguồn lực) sẽ được mã hóa để tạo tính duy nhất, phân biệt giữa chúng với nhau  Việc mã hóa sẽ tiết kiệm thời gian và hạn chế sai sót trong quá trình nhập liệu và truy xuất thông tin liên quan đến các thực thể  Tổ chức các hoạt động, đối tượng, nguồn lực để đáp ứng các yêu cầu quản lý, yêu cầu thông tin 18
Các phương pháp mã hóa Mã trình tự/mã liên tiếp:  Số hóa các đối tượng theo thứ tự liên tiếp: VD: MS sinh viên  Không linh động, hạn chế trong việc thêm, xóa dữ liệu  Không có tính mô tả thuộc tính của dữ liệu Mã khối/nhóm:  Gán 1 nhóm các con số mang một ý nghĩa nhất định: ví dụ mã UPC (universal product codes) bao gồm 5 số đầu là mã nhà SX, 5 số sau là mã sản phẩm. 19 94673-42659: Nhà SX Vinamilk, sản phẩm sữa tươi..
Các phương pháp mã hóa Mã phân cấp:  Gán một nhóm các con số mang ý nghĩa 1 vị trí, phân cấp  Nhóm đứng trước là cấp trên của nhóm liền kề đó  VD; 01-100-1240 Mã cty thành viên-mã phòng KT-mã NV Mã gợi nhớ:  Gán các kí tự và trong nhóm để mang 1 ý nghĩa nhất định  VD: KH-001 Mã khách hàng, số 001 20