Đề tài: Quản lý nhân sự trường Đại học An Ninh Nhân Dân

Chia sẻ: Hoa Nắng Hoa Nắng Aob | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:59

Thêm vào BST

Báo xấu

319
lượt xem 113
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Ngày nay thật khó hình dung một ngành nghề hay một lĩnh vực nào mà CNTT không chen chân vào. Một trong lĩnh vực mà tin học tin học thâm nhập vào sâu và thu được những thàng tựu to lớn đó là lĩnh vực quản lý. Các phần mềm nối tiếp ra đời nhằm quản lý các vấn đề như kế hoạch, nhân sự, kế toán, tài vụ, quản lý hàng hoá đến việc bán hàng....Tin học trong lĩnh vực này đã góp phần đáng kể làm giảm nhẹ công sức tiền bạc, giúp cho các nhà lãnh...

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Đề tài: Quản lý nhân sự trường Đại học An Ninh Nhân Dân

Đề tài: Quản lý nhân sự trường Đại học An Ninh Nhân Dân
MỤC LỤC L ỜI MỞ ĐẦU . ............................................................... ................... 4 C H ƯƠ NG I: T ỔNG QUAN CỦA ĐỀ TÀI................................ ........... 6 I. M ỘT SỐ KHÁI NIỆM VỀ QUẢN LÝ ................................ ........... 6 I I. M ỤC ĐÍCH CỦA ĐỀ TÀI: . ............................... .......................... 6 I II. C Ơ S Ở CỦA ĐỀ T ÀI ................................ ................................ .. 7 IV. BIỆN PHÁP THỰC HIỆN . ............................... .......................... 7 C H ƯƠ NG II. CÁC KIẾN THỨC C Ơ B ẢN . ............................... ...... 8 I. H Ệ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ . ............................... ........... 8 V í d ụ: Ng ư ời, thiết bị đều l à nh ững phần tử . ............................... ........ 8 I I. C Ơ S Ở DỮ LIỆU . ............................... ................................ ....... 1 1 3 . Th ực thể v à liên k ết giữa các thực thể . ............................... ........ 1 1 V í d ụ : Các nhân sự . ............................... ................................ .......... 1 2 C H ƯƠ NG III. TÌM HIỂU B ÀI TOÁN . ............................... ........... 1 3 2 . Yêu cầu của hệ thống hiện tại . ............................... ..................... 1 3 3 . Đánh giá h ệ thống hiện tại . ............................... .......................... 1 4 I I. PHÂN TÍCH H Ệ THỐNG MỚI : . ............................... ............... 1 4 1 . Thông tin vào ................................ ................................ .............. 1 4 2 . Thông tin ra ................................ ................................ ................ 1 5 3 . M ột số biểu mẫu chuẩn . ............................... ............................... 1 5 4 . Nh ững y êu cầu đối với ch ươ ng trình . ............................... .......... 1 5 C H ƯƠ NG IV. PHÂN T ÍCH BÀI TOÁN . ............................... ........... 1 7 I. PHÂN TÍCH D Ữ LIỆU CỦA B ÀI TOÁN ................................ .... 1 7 I I. S Ơ Đ Ồ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG . ............................... ............ 1 8 I II. CÁC S Ơ Đ Ồ D ÒNG D Ữ LIỆU . ............................... ................. 2 0 1 . S ơ đ ồ luồng dữ liệu mứ c ng ữ cảnh . ............................... ............. 2 0 - C ác tác nhân ngoài gi ữ nguy ên . ............................... ....................... 2 0 S ơ đ ồ luồng dữ liệu mức đỉnh. . ............................... .......................... 2 1 S ơ đ ồ luồng dữ liệu chức năng v ào h ồ s ơ . . ............................... ........ 2 2 S ơ đ ồ luồng dữ liệu chức năng thống k ê. . ............................... ........... 2 3 C ÁN B Ộ Q UẢ N LÝ . ............................... ................................ .... 2 3 S ơ đ ồ luồng dữ liệu tra cứu. . ............................... ............................. 2 4 IV. TH ỰC THỂ V À M ỐI QUAN HỆ................................ .............. 2 5 l . Th ực thể "phongban" . ............................... ................................ . 2 8 m . Th ực thể "trinhdonn" . ............................... ............................... 2 9 C H ƯƠ NG V.GIỚI THIỆU VỀ MICROSOFT ACCESS . ................ 3 0 I. GIỚI THIỆU CHUNG . ............................... ................................ 3 0 I I. CÔNG C Ụ MICROSOFT ACCESS . ............................... ........... 3 0 1 . B ảng (Table). . ............................... ................................ .............. 3 0 a . Cách tạo bảng: Gồm các b ư ớc sau:................................ ............... 3 0 b . Đ ặt khoá chính (Primary key): . ............................... ...................... 3 1 2 . Truy v ấn (Query). . ............................... ................................ ...... 3 1
3 . Bi ểu mẫu ( Form) . ............................... ................................ ....... 31 4 . Bá o bi ểu ( Report): . ............................... ................................ ..... 32 5 . Macro: . ............................... ................................ ........................ 33 I II. GIỚI THIỆU VỀ ACCESS BASIC. ................................ .......... 33 1 . Giới thiệu chung : . ............................... ................................ ....... 33 2 . Truy nh ập dữ liệu thông qua D AO . ............................... ............. 34 a . Đ ối t ư ợng (Object) v à t ập hợp đối t ượng (Collection) trong DAO ... 35 M ô hình phân c ấp. . ............................... ................................ ........... 36 b . Tham chi ếu đến các đối t ư ợng: C ó 3 cách . ............................... .... 36 Workspaces . ............................... ................................ ..................... 36 D BEngine . ............................... ................................ ........................ 36 D atabases . ............................... ................................ ........................ 36 R ecordsets . ............................... ................................ ....................... 36 Querydefs . ............................... ................................ .................... 36 T abledes . ............................... ................................ ....................... 36 3 . Th ủ tục và hàm . ............................... ................................ ........... 37 a . Th ủ tục: . ............................... ................................ ....................... 37 T rong đó: . ............................... ................................ ........................ 38 b . Hàm: . ............................... ................................ ........................... 38 c . Th ủ tục sử lý sự kiện: . ............................... ................................ .. 39 E nd Sub . ............................... ................................ ........................... 39 E nd Sub . ............................... ................................ ........................... 39 E nd Sub . ............................... ................................ ........................... 39 4 . Cách t ạo bảng . ............................... ................................ ............. 39 5 . Cách t ạo truy vấn (Query) ................................ .......................... 41 6 . X ử lý các bản ghi của bảng và truy v ấn . ............................... ...... 41 D B_OPEN_TABLE . ............................... ................................ ......... 42 C H ƯƠ NGVI: THIẾT KẾ CH ƯƠ NG TRÌNH . ............................... . 44 I. CÁC B ẢNG . ............................................................... ................. 44 I I. CODE BUIL DER ................................ ................................ ....... 49 I II. CH ƯƠ NG TRÌNH : . ............................... ................................ ... 51 T a nh ấn chuột v ào nút "OK"đ ể v ào ch ươ ng trình . .............................. 51 K ẾT LUẬN . ............................... ................................ .................... 59
L ỜI MỞ ĐẦU X ã h ội ng ày càng phát tri ển, thông tin ng ày càng trở n ên phong p hú, đa d ạng v à ph ức tạp. Sự b ùng n ổ thông tin đ ã th ực sự trở n ên m ột v ấn đề cấp thiết cần giải quyết. Công nghệ thông tin (CNTT) ra đời v à p hát tri ển nhằm sử lý những vấn đề trọng đ ại đó. N gày nay th ật khó h ình dung m ột ng ành ngh ề hay một lĩnh vực n ào mà CNTT không chen chân vào. M ột trong lĩnh vực m à tin h ọc tin h ọc thâm nhập v ào sâu và thu đư ợc những th àng t ựu to lớn đó l à l ĩnh v ực quản lý. Các phần mềm nối tiếp ra đời nhằm quản l ý các v ấn đề nh ư k ế hoạch, nhân sự, kế toán, t ài v ụ, quản lý h àng hoá đ ến việc bán h àng....Tin h ọc trong lĩnh vực n ày đ ã góp ph ần đáng kể l àm gi ảm nhẹ c ông sức tiền bạc, giúp cho các nh à lãnh đ ạo đ ưa ra nh ững quyết định đ úng đ ắn ở tầm vĩ mô cũng nh ư vi mô. N ư ớc ta trong những năm gần đây, lĩnh vực quản lý n ày đ ã đ ư ợc n hi ều công ty phần mềm quan tâm giải quyết nh ư ph ần mềm kế toán A CCNET c ủa công ty Lạc Việt, phầm mềm quản lý khách sạn, kho của c ông ty FPT....Đ ối với các công ty,các trư ờng đại học, các phần m ềm v i ết ri êng cho mình đ ể quản lý ph ù h ợp với đặc tr ưng riêng c ũng l à m ột n hu c ầu không thể thiếu đ ư ợc. Trư ờng Đại học An Ninh Nhân Dân cũng c ó nhu c ầu cấp thiết xây dựng một phần mềm nhằm quản lý nhân sự t rong trư ờng. Để đáp ứng nhu cầu n ên em xây d ựng c hương tr ình “qu ản l ý nhân s ự” của tr ư ờng nhằm tự động hoá các công việc tr ên giúp cho v i ệc quản lý nhanh chóng v à thu ận tiện. H ệ ch ương tr ình Qu ản Lý nhân sự tr ư ờng Đại học An Ninh Nhân D ân em đ ã đ ề cập v à gi ải quyết những vấn đề sau: + Q u ản lý các thông t in v ề hồ sơ (Tên cán b ộ, trú quán...). + Q u ản lý các thông tin về khen th ư ởng (T ên, mã cán b ộ...). + Q u ản lý các thông tin về kỷ luật (T ên, mã cán b ộ ...). + Đ ưa ra các thông tin c ần tra cứu nh ư tra c ứu m ã cán b ộ, họ t ên cán b ộ... + Đ ưa ra các báo cáo về trình đ ộ văn hoá,quá trình lương... + Đ ưa ra các cán b ộ có tr ình đ ộ ngoại ngữ khác nhau.
T rong b ản luận văn n ày, em xin gi ới thiệu một ch ương trình đ ư ợc x ây d ựng bằng phần mềm Microsoft Access. Microsoft Access đ ư ợc c h ọn v ì có th ể tạo ra những giao diện đ ẹp tr ên môi trư ờng Windows, t hân thi ện với ng ư ời sử dụng đồng thời dễ d àng tạo các h àm, các th ủ tục t ho ả m ãn đ ư ợc những y êu c ầu mềm dẻo linh hoạt. M ặc d ù rất cố gắng, nh ưng do h ạn chế về mặt thời gian, vừa khai t hác ph ần mềm Microsoft Access, lại vừa xây d ựng ứng dụng của m ình. P h ần mềm Micorosoft Access là ph ần mềm khá mới mẻ m à em không đ ư ợc học ở tr ư ờng cũng nh ư nh ững kiến thức c òn non y ếu về chuy ên n gành qu ản lý nhân sự n ên b ản luận văn n ày ch ắc chắn c òn nhi ều thiếu s ót. R ất mong đ ư ợc sự góp ý của Thầy C ô, các b ạn để điều chỉnh v à h oàn thi ện ch ương tr ình.
C HƯƠNG I: TỔNG QUAN CỦA ĐỀ TÀI I. M ỘT SỐ KHÁI NIỆM VỀ QUẢN LÝ Q uản lý là m ột khái niệm chung d ùng đ ể chỉ việc điều hành ho ạt đ ộng trong các tổ chức c ơ quan nhà máy, xí nghi ệp... nó đóng vai trò quan trọng là nhân tố quyết định sự tồn tại và phát triển của cơ quan, xí nghiệp. V ới tr ào lưu chung c ủa thế giới hiện nay, phát triển không ngừng c ủa nền kinh tế thị tr ư ờng l àm cho lu ồng khối l ư ợng thông tin trở n ên q uá l ớn điều đó c àng làm cho công tác qu ản lý t r ở n ên khó khăn và ph ức t ạp về mọi ph ương di ện. T heo truy ền thống việc giải quyết các nhiệm vụ quản lý th ường d ựa trên kinh nghi ệm v à tr ực giác của ng ư ời l ãnh đ ạo v à qu ản lý. N hưng ngày nay đ ứng trư ớc nhiệm vụ đầy khó khăn v à ph ức tạp của c ông tác qu ản l ý v ới ph ương pháp c ổ truyền không thể giải quyết kịp n h ững công việc h àng ngày theo ý mu ốn v ì chi ếm quá nhiều thời gian. Đ ó chính là m ột trong những nguy ên nhân gây nên s ự k ìm hãm pháp t ri ển t ài năng sáng t ạo của các nh à qu ản lý. Trói buộc họ v ào các công v i ệc nh àm chán. Trong th ực tế hiện nay để ho àn thành đư ợc nhiệm vụ c hính trị kinh doanh... đ òi h ỏi phải đáp ứng kịp thời thông tin phải đầy đ ủ v à chính xác. Đi ều đó cho thấy có ph ương ti ện máy tính trợ giúp các n hà qu ản lý là h ết sức cần thiết. I I. M ỤC ĐÍC H C ỦA ĐỀ TÀI: V i ệc xây dựng ch ương trình "Qu ản lý nhân sự" của tr ường Đại h ọc An Ninh Nhân Dân nhằm các mục đích nh ư sau: - Q u ản lý hồ s ơ cán b ộ. - C ung c ấp hệ thống thông tin phản ánh có hệ thống, khái quát v à c hi ti ết vấn đề có li ên quan đ ến đội ngũ nhâ n sự trong các ph òng ban c ủa tr ư ờng. T rên cơ s ở thông tin của từng nhân sự trong từng ph òng ban, cán b ộ quản lý thực hiện các công việc sau: + X ây d ựng hệ thống ch ương tr ình l ưu tr ữ, tra cứu nhanh các t hông tin v ới độ chính xác, tin cậy cao trong thời gian n hanh nh ất.
+ C ung c ấp nhanh chóng, đầy đủ chính xác thông tin theo y êu c ầu c ủa cán bộ quản lý, các cấp l ãnh đ ạo có li ên quan. + X em trên màn hình các bi ểu mẫu báo cáo tổng quát hay chi tiết t heo t ừng chức vụ. + C ác đơn v ị gửi báo cáo l ên không ph ải thôn g qua nhi ều công v ăn gi ấy tờ m à ch ỉ cần một đĩa mềm do hệ thống l ưu tr ữ của các số liệu s au đó g ửi l ên trên, h ệ thống sẽ tự động xử lý v à in ra báo cáo. D o đó m ục đích của đề t ài này là xây d ựng c ơ sở dữ liệu thống n h ất cho việc quản lý v à lưu tr ữ những th ông tin v ề cán bộ của tr ư ờng Đ ại học An Ninh Nhân Dân giúp cho việc tra cứu thông tin một cách n hanh chóng chính xác. Chương tr ình cho phép l ưu trữ, thống k ê, tra c ứu, in các báo cáo theo y êu c ầu của cán bộ quản lý. I II. CƠ S Ở CỦA ĐỀ T ÀI D ựa tr ên cơ s ở chủ y ếu sau: - N h ững y êu c ầu cụ thể về công việc của ng ư ời quản lý của từng p hòng ban c ủa tr ư ờng. - N h ững góp ý đề nghị th êm c ủa bản thân để l àm cho vi ệc quản lý n hân s ự đ ư ợc gần gũi với tin học. IV. BIỆN PHÁP THỰC HIỆN X ây d ựng một hệ thống thông tin quản lý h oàn ch ỉnh l à m ột việc l àm h ết sức khó khăn chiếm nhiều thời gian v à công sức cũng nh ư v ề t ài c hính. Thông thư ờng việc áp dụng tin học hoá trong việc quản lý phải d ẫn tới đ òi h ỏi thực hiện h àng lo ạt các biện pháp to lớn về tổ chức cũng n hư thay đ ổi h ình t h ức t ài liệu, bảng biểu, thay đổi c ơ c ấu các cở quan c h ức năng, cách thức kiểm tra... không chỉ ri êng b ộ phận n ào mà ở t ất c ả các bộ phận có li ên quan. C hương tr ình đ ư ợc thiết kế trên môi trư ờng Access, một hệ quản t r ị c ơ s ở dữ liệu mới hiện nay. Với những m ặt mạnh của nó so với phần m ềm khác th ì nó có nhi ều ư u đi ểm v ư ợt trội: Đa dạng, phong phú đặc b i ệt rất ít tốn kém, ph ù h ợp với điều kiện kinh tế đối với các c ơ quan h ành chính có kinh t ế eo hẹp, ph ù h ợp với nghiệp vụ công tác hồ sơ.
CHƯƠNG II. CÁC KI ẾN T H ỨC C Ơ B ẢN I. H Ệ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 1 . Khái ni ệm về hệ thống thông tin - H ệ thống l à m ột tập hợp có tổ chức của nhiều phần tử. V í d ụ: Hệ mặt trời , hệ triết học ... - P h ần tử l à nh ững th ành ph ần hợp th ành h ệ thống tổng thể. Nh ư v ậy phần tử rất đa dạn g th ậm chí rất khác nhau. V í d ụ: Ng ư ời, thiết bị đều l à nh ững phần tử M ột phần tử có thể đ ơn giản hoặc phức tạp. Đặc biệt bản thân một p h ần tử có thể l à m ột hệ thống con. Do vậy các hệ thống th ư ờng có tính p hân c ấp. V í d ụ : Thế giới  Q u ốc gia  T ỉnh/Th àn h ph ố  T h ị x ã  H uy ện... - T ính t ổ chức của hệ thống có nghĩa l à trong h ệ thống tồn tại một t ập hợp các mối r àng bu ộc. V í d ụ : Hệ thống h ành chính thì m ối r àng bu ộc l à s ự phân quyền c ác quan h ệ về đo àn th ể, các quan hệ về nhân sự... C ác quan h ệ đó có th ể là ổ n định lâu d ài ho ặc l à các quan h ệ tạm t h ời. Khi chúng ta quan tâm đến một hệ thống l à chúng ta quan tâm đ ến c ác quan h ệ ổn định lâu d ài.Tuy nhiên các quan h ệ tạm thời không phải l à không quan tr ọng. + K hi chúng ta nói đ ến tính ổn định của hệ thống t hì đ i ều n ày k hông có ngh ĩa l à h ệ thống bất biến. Tính biến động của hệ thống thể h i ện ở hai mặt sau: - S ự tiến triển : Các phần tử của một hệ thống bao gồm chính nó v à các quan h ệ của nó có thể phát sinh tăng tr ư ởng suy thoái hoặc biến m ất.
- S ự hoạt động : C ác thành ph ần cả hệ thống c ùng c ộng tác với n hau nh ằm thực hiện một mục đích chung của hệ thống. T hư ờng những hệ thống biến động l à nh ững hệ thống h ư ớng đích. Đ i ều n ày th ể hiện ở chỗ hệ thống nhận những cái v ào và bi ến đổi ở n h ững cái ra. - H ệ thống ki nh doanh và h ệ thống dịch vụ : l à nh ững hệ thống c ủa con ng ư ời nhằm mục đích kinh doanh, dịch vụ. - C ác h ệ thống con của hệ thống kinh doanh, dịch vụ bao gồm ba h ệ thống con : + H ệ thống nghiệp vụ: Bao gồm ng ư ời, ph ương ti ện, ph ương pháp t r ực tiếp tham gia q uá trình bi ến đổi luồng v ào thành lu ồng ra. + H ệ thống quyết định: Bao gồm ng ư ời, ph ương ti ện, ph ương p háp tham gia vào việc đề xuất các quyết định. + H ệ thống thông tin: Bao gồm ng ư ời, ph ương ti ện, ph ương pháp t ham gia vào quá trình x ử lý thông tin. C á c công vi ệc xử lý th ư ờng l à thu nh ập, kiểm tra, l ưu trữ, t ìm k i ếm, loại bỏ các thông tin, truyền đạt các thông tin... Đây chính cũng l à c ác v ấn đề m à chúng ta c ần quan tâm. 2 . Vai trò và nhi ệm vụ của hệ thống thông tin : H ệ thống thông tin đóng vai tr ò tru ng gian gi ữa b ên trong và bên n goài h ệ thống v à gi ữa các hệ thống con. S ơ đ ồ của hệ thống thông tin. H ệ t h ống t hông tin T hông tin vào T hông tin ra H ệ t h ố ng n ghi ệ p vụ
N hi ệm vụ của một hệ thống thông tin : nhằm thu thập, l ưu tr ữ, k i ểm tra kết xuất, truyền đạt thông tin. P hân lo ại thông tin: Có hai loại thông tin(về m ặt h ình th ức): + T hông tin t ự nhi ên: là nh ững thông tin m à v ẫn giữ nguy ên giá t r ị v à hình th ức nh ư khi đưa thông tin ra. V í d ụ : Tiếng nói, h ình ả nh... + T hông tin có c ấu trúc : l à các thông tin đ ã đ ư ợc l ư ợng tử hoá c h ứ không c òn gi ữ nguy ên hình th ức nh ư k hi nó m ới phát sinh. Nó đ ư ợc g án cho c ấu trúc. V í d ụ : Các file, các loại sổ sách ... C ó nh ững bộ phận chuy ên x ử lý các thông tin tự nhi ên và có các b ộ phận chuy ên x ử lý các thông tin có cấu trúc. 3 . Các b ộ phận hợp th ành của hệ thống thông tin C ác sự k i ện ,các d ữ l i ệu khách quan không t hay đ ổ i đ ư ợ c C ác d ữ l i ệu ph ản ánh c ấu t rúc c ủ a c ơ q uan Dữ liệu C ác x ử lý: v ào cho - Các quy t ắ c x ử lý K ế t qu ả r a T ham s ố c ác x ử lý - Các quy trình,ch ươ ng trình - Các l ư u đ ồ x ử lý C ác d ữ l i ệu ph ản ánh h o ạ t đ ộ ng c ủ a cơ q uan Các sự k i ện hoạ t đ ộng
C ác b ộ phận hợp th ành c ủa một hệ thống thông tin bao gồm hai b ộ phận c ơ b ản: - C ác d ữ liệu: bao gồm tất cả các dữ liệu về thông tin, nh ưng các t hông tin có c ấu trúc đ ư ợc chú ý nhiều h ơn. Kh ối dữ liệu nằm trong sổ s ách, các t ệp trong máy tính, các ch ứng từ t ài li ệu ... - C ác thông tin x ử lý: l à nh ững quá tr ình đ ể xử lý thông tin. Các x ử lý nằm trong các quy định, quy tr ình, công th ức, các quy trình t ự đ ộng, thủ công ... C ác hệ thống thông tin có thể tự động hoá một phần hoặc ho àn toàn. I I. CƠ S Ở DỮ LIỆU 1 . Đ ịnh nghĩa về c ơ s ở dữ liệu: C ơ sở dữ liệu l à t ập hợp thông tin có cấu trúc mi êu t ả về một đối t ư ợng quản lý đáp ứng y êu c ầu ng ư ời d ùng và tho ả m ãn các yêu c ầu s au: - C ơ s ở l à m ột bộ s ưu tập các dữ liệu các tác nghiệp đ ư ợc l ưu gi ữ l ại v à đư ợc các hệ ứ ng dụng của một c ơ quan nào đó s ử dụng. - H ệ quản trị c ơ sở dữ liệu l à ph ần ch ương tr ình có th ể xử lý thay đ ổi dữ liệu của một c ơ s ở dữ liệu. 2 . Các ch ức năng của một hệ quản trị c ơ s ở dữ liệu: - C ho kh ả năng l ưu tr ữ dữ liệu lâu d ài. - K hả năng truy nhập một số lượng lớn dữ liệu một cách có hiệu quả. - Đ ư ợc xây dựng trên m ột mô h ình d ữ liệu qua đó ng ư ời sử dụng c ó th ể quan sát dữ liệu. - C ó m ột ngôn ngữ cấy cao để định nghĩa v à thao tác d ữ liệu. - C ó th ể đồng bộ các truy nhập cạnh tranh khi nhiều ng ười c ùn g s ử dụng c ơ sở dữ liệu. - K h ả năng kiểm tra truy nhập. - K h ả năng phục hồi dữ liệu khi có sự cố xảy ra. 3 . Th ực thể v à liên k ết giữa các thực thể
- T h ực thể l à m ột vật có thể tồn tại v à có th ể phân biệt đ ư ợc. V í d ụ : Ng ư ời , động vật ... - Một nhóm các thực thể giống nhau gọi là các thực thể giống nhau. V í d ụ : Các nhân sự - M ọi th ành viên c ủa tập hợp các thực thể đ ư ợc biểu diễn bởi một t ập các đặc điểm gọi l à t ập các thuộc tính. V í d ụ : Tập thực thể chiến sỹ đ ư ợc đặc tr ưng b ởi: + H ọ v à tên + T u ổi + M ã cán b ộ - Q uan h ệ giữa các tập thực thể l à m ột danh sách có thứ tự của m ột tập thực thể. V í d ụ: Quan hệ giữa R với hai tập (x) (y) viết: x Ry - Q uan h ệ giữa các thực thể cũng l à m ột thực thể.
CHƯƠNG III. T ÌM HI ỂU B ÀI T OÁN I. PHÂN TÍCH H Ệ THỐNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ TR Ư ỜNG ĐẠI H ỌC AN NINH NHÂN DÂN 1 . Ho ạt động của tr ư ờng Đại học An Ninh Nhân Dân: C ác ho ạt động thực tế của công việc quản lý cán bộ l à cơ sở cho v i ệc xây dựng ch ương tr ình, vì th ế em đ ã th ực hiện khảo sát các côn g v i ệc tr ên th ực tế tại trư ờng Đại Học An Ninh Nhân Dân. D o xu th ế của thời đại ng ày nay v ới lực l ư ợng đông đúc về nhân s ự v à sự cần thiết phải quản lý về tất cả mọi vấn đề li ên quan đ ối với t ừng ng ư ời đều do nh à trư ờng quản lý hồ sơ. Ban l ãnh đ ạo tr ư ờng x ét t h ấy quản lý bằng ph ương pháp th ủ công tốn nhiều công đoạn, nhiều n gư ời c ùng làm m ột công việc m à không đ ạt đ ư ợc những kết quả nh ư ý m u ốn, v ì v ậy y êu c ầu cần thiết là ph ải đ ưa công tác qu ản lý cán bộ v ào m áy tính đ ể cải tiến công việc quản lý nhân sự v à đ ưa m ột số nhân sự v ào công tác này chuy ển sang l àm b ộ phận khác để phát huy khả năng n hân s ự v à ch ất l ượng công việc. 2 . Yêu cầu của hệ thống hiện tại Q u ản lý hồ sơ cán b ộ Tr ư ờng Đại Học An Ninh Nhân Dân l à h ết s ức quan trọng v à bí m ật. Bởi v ì ngành Công a n có tính bí m ật nhanh c hóng, chính xác trong công vi ệc quản lý cán bộ l à hàng đ ầu. Khi ch ưa c ó sự trợ giúp của máy tính mọi việc đều l àm th ủ công. Khi có sự thay đ ổi về gia đ ình, c ấp bậc, khen th ư ởng, kỷ luật, chức danh.. . th ì cán b ộ t ổ chức phải qua từng b ư ớc t ìm t ừng ng ư ời để bổ xung sửa đổi cho ph ù h ợp với thực tế. Sau đó lại phải l ưu vào h ồ sơ. V ì v ậy số l ư ợng hồ s ơ n gày m ột tăng, ng ư ời quản lý hồ sơ c ũng phải tăng theo dẫn đến quản lý c án b ộ cũng gặp nhiều khó khăn. K hi lấy ra một hồ sơ cán b ộ do c ấp tr ên yêu c ầu th ì vi ệc t ìm ki ếm g ặp nhiều khó khăn tốn nhiều công sức thời gian. Điều n ày không n h ững gây nhiều trở ngại, ách tắc cho công việc m à còn có th ể xảy ra s ai sót nh ầm lẫn. V ì v ậy qua thời gian thực tập, thực tế tại tr ư ờng Đại h ọc An Ninh v à đư ợc sự nhất trí của ban l ãnh đ ạo tr ư ờng tôi mạnh dạn
x ây d ựng cho tr ư ờng ch ương tr ình “Qu ản lý nhân sự trư ờng Đại học An N inh Nhân Dân” đ ể đ ư ợc áp dụng sau khi xây dựng xong ch ương tr ình. 3 . Đánh giá h ệ thống hiện tại T ừ những công việc ở tr ên ta th ấy rằng h ệ thống hiện tại nếu l àm t h ủ công th ì dù cán b ộ tổ chức có cố gắng v à c ải tiến ph ương pháp làm v i ệc đến đâu đi chăng nữa th ì v ẫn tồn tại những vấn đề sau: - T h ời gian t ìm ki ếm ghi chép quá lớn, khi có thông tin cần thiết t hì th ời gian tổng hợp thông tin rất nhiều không đáp ứng đ ư ợc y êu c ầu. - C ông vi ệc tổng hợp hết sức khó khăn, dễ bị nhầm lẫn. - N hiều khoản mục thông tin v à ghi chép không th ống nhất. - N hi ều ng ư ời l àm m ột công việc thông tin sẽ không nhất quán v à d ễ xảy ra sai sót. - K hi có sự thay đổi đ i ều chỉnh tốn nhiều thời gian. T ừ vấn đề trên và đi ều kiện cụ thể của c ơ quan cho phép vi ệc đ ưa t in h ọc v ào qu ản lý nó sẽ l àm gi ảm đ ư ợc rất nhiều về thời gian ít sai sót, g iúp cho ngư ời l àm công tác qu ản lý có thời gian nghi ên c ứu hoặc n ghiên c ứu học tập v ào nh ững công tác khác . I I. PHÂN TÍCH H Ệ THỐNG MỚI : H ệ thống mới quản lý cán bộ với sự trợ giúp của máy tính, khi có h ệ thống n ày ph ải đáp ứng đ ư ợc y êu c ầu: - Q u ản lý đ ư ợc hồ sơ các cán b ộ. - T h ống k ê đư ợc những t ài li ệu cần thống k ê. - T ra c ứu chính xác k hi có yêu c ầu. - T hông tin vào ph ải đ ư ợc chuẩn hoá dựa tr ên các thông tin có sẵn t i ện lợi cho thao tác r õ ràng, gi ảm đ ư ợc tối đa sai sót. - T hông tin ra ph ản ánh đ ư ợc đối t ư ợng quản lý, nội dung phong p hú và ph ải n êu đư ợc các chủ đề. 1 . Thông tin vào P h ả i chu ẩn hoá đ ư ợc dữ liệu tránh tối đa sai sót nh ư h ọ t ên , t u ổi... l à nh ững thông tin chính v ì chúng rất ít thay đổi trong quá tr ình
q u ản lý hồ sơ cán b ộ tạo thuận lợi cho ng ư ời sử dụng. Cụ thể trong c hương tr ình d ữ liệu đ ư ợc chuẩn hóa v à ki ểm tra khi nhập . T ừ những hoạt động thực tế vấn đề đặt ra cho ch ương tr ình qu ản l ý cán b ộ l à ph ải xây dựng đ ư ợc các chức năng thích hợp tạo điều kiện t hu ận lợi cho công tác quản lý "Nhân sự tr ư ờng Đại học An Ninh Nhân D ân". Tuy nhiên đ ể xây dựng ch ương trình có hi ệu quả c húng ta c ần p h ải t ìm hi ểu kỹ những vấn đề cụ thể m à bài toán đ ặt ra v à cách gi ải q uy ết b ài toán đó. 2 . Thông tin ra S au khi h ệ thống đ ã có d ữ liệu th ì công vi ệc chính của hệ thống l à p h ải thống k ê và báo cáo đư ợc các y êu c ầu của cấp tr ên. T hông tin ra c ủa h ệ thống chủ yếu l à: - B áo cáo danh sách cán b ộ theo tr ình đ ộ. Báo cáo n ày cho ta biết t rình đ ộ cán bộ của nh à trư ờng qua đó cho biết đ ư ợc một số thông tin k hác như: Ch ất l ư ợng công tác của từng cán bộ những ng ư ời đ ược khen t hư ởng, kỷ luật... 3 . M ột số b i ểu mẫu chuẩn N goài vi ệc quản lý hồ s ơ l ý l ịch các cán bộ của từng ph òng ban n hà trư ờng c òn th ư ờng xuy ên yêu c ầu cán bộ quản lý hồ s ơ báo cáo theo b i ểu mẫu chuẩn. 4 . Nh ững y êu cầu đối với ch ương tr ình X u ất phát từ việc t ìm hi ểu hoạt động thức tế tại tr ư ờng Đ ại Học A n Ninh Nhân Dân, tôi xác đ ịnh các y êu c ầu đặt ra cho ch ương tr ình c ủa m ình nh ư sau: a .Yêu c ầu về quản lý hồ sơ cán b ộ: Y êu c ầu về quản lý hồ s ơ cán b ộ nh ư nh ập thông tin về lý lịch của m ột cán bộ thay đổi hoặc đ ưa vào h ồ s ơ lưu c ủa một cán bộ l à n h ững y êu c ầu đầu ti ên và quan trong nh ất của hệ thống quản lý nhân sự. - N h ập dữ liệu ch ương trình s ẽ có một biểu mẫu nhập dữ liệu r iêng và đ ối với những thông tin của bản hồ s ơ l ý l ịch t ương ứ ng với b ảng n ào trong cơ sở dữ liệu th ì bi ểu mẫu nhập dữ liệ u sẽ đ ưa ra b ảng đ ó đ ể ng ư ời nhập dữ liệu l àm vi ệc một cách thuận tiện.
- V ấn đề bổ xung dữ liệu cũng đ ư ợc thực hiện tr ên các bi ểu mẫu n h ập thông tin. Trong các biểu mẫu n ày sẽ có các hộp danh sách giúp c ho ngư ời sử dụng lựa chọn đối t ư ợng bổ xung. - L ưu d ữ liệu: khi không cần l ưu d ữ các thông tin về một cán bộ n ào đó th ì chúng ta có th ể chuyển hồ s ơ đó vào h ồ sơ lưu giúp cho cơ s ở d ữ liệu của chúng ta gọn nhẹ h ơn và ho ạt động có hiệu quả h ơn. Tuy n hiên đ ể khi cần thiết có thể tra cứu đ ược một số thông tin c ơ b ản nhất v ề một cán bộ n ào đó th ì chúng ta s ẽ l ưu l ại một v ài thu ộc tính cá nhân t rong m ột tệp hồ s ơ lưu. - In m ột hồ s ơ cán b ộ: đây cũng l à m ột y êu c ầu quan trọng trong c ông vi ệc quản lý hồ s ơ nhân s ự. Chức năng n ày giúp cho chúng ta có đ ư ợc một bản th ông tin đ ầy đủ về một cán bộ n ào đó khi c ần thiết. Đ áp ứng đ ư ợc nhu cầu liệt k ê d ữ liệu l à ch ức năng không thể t hi ếu của một hệ thống thông tin. Đối với hệ thống quản lý nhân sự th ì c ác yêu c ầu về thông tin bao gồm: - T h ống k ê cán b ộ theo tr ình đ ộ văn hoá. - T h ống k ê các cán b ộ theo từng nghiệp vụ ri êng. - T h ống k ê các cán b ộ theo tr ình đ ộ ngoại ngữ. - C ác th ống k ê các lo ại danh sách khác. b . Nh ững y êu cầu cho phép tra cứu dữ liệu: - N h ững ng ư ời có chức vụ, chức danh, cấp bậc. - N h ững ng ư ời v ào đ ảng. - T ra c ứu danh sách các cán bộ do cấp tr ên yêu c ầu, cá nhân y êu c ầu có li ên quan đ ến hồ s ơ cán b ộ.
C HƯƠNG IV. PHÂN TÍCH BÀI TOÁN I. PHÂN TÍCH D Ữ LIỆU CỦA B ÀI TOÁN - D ữ liệu chủ yếu của b ài toán bao gồm chủ yếu l à các d ữ liệu x oay quanh lý l ịch cán bộ, thô ng tin v ề ph òng ban, ch ức vụ, cấp bậc.. . - C ác d ữ liệu của hồ sơ l ý l ịch cán bộ bao gồm: + M ã cán b ộ + Ả nh. + H ọ đệm + T ên + N gày sinh. + Q uê quán. + T rú quán. + D ân tộc. + T ôn giáo. + Q uốc tịch. + T hành ph ần gia đ ình. + T hành ph ần bản thân. + T rình đ ộ v ăn hóa. + T rình đ ộ ngoại ngữ. + N gày tham gia cách m ạng. + C ấp bậc. + P hòng ban. + C h ức vụ. + C h ức danh. + N gày vào Đ ảng. + N gày vào Đoàn. + C h ứng minh th ư
+ N ăm vào ngành + K hen thư ởng. + K ỷ luật. + S ức khoẻ. + G hi chú C ác thông tin liên quan đ ến các ph ò ng ban: + M ã phòng ban. + T ên phòng ban. C ác thông tin liên quan đ ến cấp bậc h àm: + M ã c ấp bậc + C ấp bậc + N ước ngo ài Đ ối với các thông tin về hồ s ơ cán b ộ có thể nhận thấy rằng có m ột v ài đ ặc điểm cần chú ý sau: - C ác cán b ộ có thể có kiến thức về một v ài lo ại ngoại ngữ khác n hau, như v ậy chúng ta phải thống k ê b ảng ngọai ngữ d ành đ ể l ưu tr ình đ ộ ngoại ngữ của từng ng ư ời. - Q ua quá trình công tác, các hình th ức khen th ư ởng, kỷ luật v à c ác m ối quan hệ gia đ ình c ủa mỗi ng ư ời cũng khác nhau v ì v ậy chúng t a l ưu tr ữ cán bộ v ào b ảng ri êng có quan h ệ một nhiều với bảng chính. - C ác d ữ liệu c òn lại l à có giá tr ị duy nhất đối với một ng ư ời sẽ đ ư ợc l ưu trữ chung trong một bảng chính. - Đ ối với các thông tin về ph òng ban, chúng ta sẽ l ưu trữ trong m ột bảng với t rư ờng khoá chính l à mã phòng ban. Chúng ta nh ận thấy r ằng mỗi ph òng ban sẽ bao gồm nhiều cán bộ do đó mối quan hệ giữa c ác phòng ban trong h ồ sơ cán b ộ của một cán bộ với bảng ph òng ban là m ối quan hệ 1 - n hi ều. I I. SƠ Đ Ồ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG T ừ những y êu c ầu c ủa b ài toán trên, sơ đ ồ phân cấp chức năng cho t a cái nhìn khái quát v ề hệ thống. Đây l à bư ớc phân tích hệ thống về xử
l ý nh ưng là mô h ình bao quát và nó b ỏ qua mối li ên k ết về thông tin g i ữa các chức năng. S ơ đ ồ gồm 3 chức năng chính: - V ào h ồ s ơ - T h ốn g kê - T ra c ứu S ơ đ ồ phân cấp chức năng của hệ thống H Ệ T H ỐNG QUẢN LÝ CÁN B Ộ H Ệ T H Ố NG B ÁO CÁO,TH Ố NG KÊ T RA CỨ U M ậ t kh ẩu N h ậ p d ự l i ệu T rình đ ộ vă n h oá T hoát X em, s ử a C h ức v ụ X oá, l ư u C ấ p b ậ c hàm Q uá trình I n lý l ị ch l ươ ng
I II. CÁC SƠ Đ Ồ D ÒNG D Ữ LIỆU X ây d ựng s ơ đ ồ d òng d ữ liệu nhằm diễn tả tập hợp các chức năng c ủa hệ thống trong mối quan hệ tr ư ớc sau trong tiến tr ình x ử lý trong b àn giao thông tin cho n hau. Đ ây là công c ụ chính của quá tr ình phân tích thiết kế hệ thống v à x ử lý l à cơ s ở để thiết kế phần trao đổi c ơ sở dữ liệu. 1 . Sơ đ ồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh S ơ đ ồ d òng d ữ liệu mức ngữ cảnh đ ược xây dựng ở những giai đ o ạn đầu trong quá tr ình phân tích , nó là cơ s ở khởi đầu cho quá tr ình x ây d ựng s ơ đ ồ d òng d ữ liệu. S ơ đ ồ mức ngữ cảnh. C án b ộ H ệ t h ố ng qu ả n lý cán b ộ Cán b ộ q u ả n lý 2 . Sơ đ ồ luồng dữ liệu mức đỉnh S ơ đ ồ luồng dữ liệu mức đỉnh l à chi ti ết hoá chức năng tổng quát s ơ đ ồ mức ngữ cảnh, gồm : - C ác tác nhân ngoài gi ữ nguy ên - C h ức năn g qu ản lý đ ư ợc phân r ã chi ti ết hoá các mức độ phân rã p h ụ thuộc v ào m ức độ phức tạp của b ài toán. - C ác kho d ữ liệu. C ăn c ứ v ào sơ đ ồ chức năng của hệ thống ta thiết lập luồng dữ l i ệu sau :